Excel Intermediário

Curso intermediário de excel criado pela APR-Condominio de Soluções.

1. Módulo Intermediário EXCEL 2007

2. O QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZER Efetuar cálculos utilizando fórmulas práticas para buscar resultados rápidos e precisos Obter o resultado desejado de uma fórmula ajustando um valor com o uso do recurso Atingir Meta Copiar itens complexos de uma planilha e colar só o que for especificado Resumir de modo interativo grandes quantidades de dados por meio da opção Tabela Dinâmica

3. O QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZER Ocultar linhas, colunas e fórmulas da tabela que não deseja visualizar no momento Utilizar as opções da guia Auditoria de Fórmulas

4. ÍNDICE 1. FUNÇÕES 1.1- HOJE 1.2- PROCV e PROCH 1.3- INDIRETO 1.4- SE, E , OU 1.5- CONT.SES 1.6- DESLOC 1.7- CORRESP

5. ÍNDICE 1.8- Arredondamentos (para cima, para baixo, ARRED) 1.9- SEERRO 1.10- VP 1.11- VF 1.12- PGTO 2. FUNÇÕES DE TEXTO 1.1- NÚM.CARACT 1.2- TIRAR 1.3- REPT

6. ÍNDICE 3. TABELA DINÂMICA 4. EDITAR LISTAS PERSONALIZADAS 5. COLAR ESPECIAL 6. OCULTAR/REEXIBIR 7. ATINGIR META 8. AUDITORIA DE FÓRMULA

7. FUNÇÕES HOJE Ao digitar em uma célula a seguinte fórmula: =HOJE() O Excel retornará a data atual. EXEMPLO: Você pode utilizar essa função para atualizar a data do seu relatório. Veja:

8. FUNÇÕES PROCV Essa função é utilizada para localizar informações, procurando um valor na primeira coluna de uma matriz de tabela e retornando outro valor, situado na mesma linha mas de outra coluna da mesma tabela. A função PROCV realiza uma varredura vertical por toda a matriz em busca do valor a ser localizado. Para a função obter sucesso, o valor procurado deverá sempre estar na primeira coluna do intervalo.

9. FUNÇÕES PROCH A função PROCH localiza informações, procurando um valor na primeira linha da tabela e retornando outro valor, situado na mesma coluna mas de outra linha da mesma tabela. Essa função realiza uma varredura horizontal por toda a tabela em busca do valor procurado Em resumo, as duas funções ( PROCV e PROCH ) tem o mesmo mecanismo de busca porém um na V ertical e o outro na H orizontal)

10. PROCV e PROCH Serão usadas duas tabelas no exemplo:

11. PROCV e PROCH Uma contém dados de junho de 2009 e a outra trás o valor comprado nos últimos 3 meses

12. PROCV e PROCH Vamos incluir uma coluna no segundo relatório (Últimos 3 meses) com os telefones dos clientes que compraram no mês de junho. Para isso precisamos fazer um PROCV “puxando” os números do primeiro relatório (mês atual). A função utilizada será:

13. PROCV e PROCH Valor Procurado: valor que será usado como referência. No nosso exemplo será o numero do CNPJ; Matriz tabela: é o local (tabela) onde o PROCV irá procurar o dado atrelado (numero de telefone) à referencia (CNPJ); Numero índice coluna: é a coluna que contém o valor atrelado. No nosso exemplo é o número 4. Perceba que na coluna 1 temos “Cliente CNPJ” , na 2 “Cliente ABCD” , na 3 “Cliente Status” e na 4 “ Cliente Telefone ”; Procurar Intervalo: é a distinção entre valor exato (FALSO OU 0) e valor aproximado (VERDADEIRO ou 1) no nosso exemplo usamos o ZERO.

14. PROCV e PROCH

15. PROCV e PROCH Agora faremos um PROCH no segundo relatório trazendo apenas o valor comprado do mês que for selecionado. DICA: para isso será utilizada a validação de dados em uma célula que trará a lista com os meses a serem pesquisados.

16. PROCV e PROCH A função utilizada será: Onde: Valor Procurado: valor que será usado como referência. No nosso exemplo será o mês que está na célula com a formatação condicional, note que o símbolo “ $ ” está sendo utilizado para “travar” a célula selecionada, evitando que a seleção “ande” ao se copiar a Função em outro local ;

17. PROCV e PROCH Matriz tabela: é o local (tabela) onde o PROCH irá procurar o dado atrelado (Valor comprado) à referencia (mês); Numero índice linha: é a linha que contém o valor atrelado. No nosso exemplo utilizamos a coluna F para numerar as linhas do relatório e facilitar a busca. Procurar Intervalo: é a distinção entre valor exato (FALSO OU 0) e valor aproximado (VERDADEIRO ou 1) no nosso exemplo usamos o ZERO.

18. PROCV e PROCH Célula com a formatação condicional

19. FUNÇÕES INDIRETO A função INDIRETO transforma um valor de texto em uma referência a uma célula ou intervalo. Isto permite que um valor de texto inserido em uma célula seja interpretado e convertido em uma região qualquer da planilha. Esta função é utilizada quando desejamos mudar a referência a uma célula em uma fórmula sem modificar a própria fórmula. Veja o exemplo a seguir em que temos uma planilha com várias abas e queremos construir fórmulas para transferir dados de uma aba para a outra sem precisar abrir uma por uma. E para isso vamos utilizar a função INDIRETO.

20. FUNÇÕES Observe: BASE é a aba principal a qual vamos inserir os dados presentes nas demais abas. Abaixo estão as abas que vamos trabalhar: Esta é a tabela geral presente na aba BASE, aonde vamos inserir os dados

21. FUNÇÕES Tabela da aba Belo Horizonte: Tabela presente na aba Campinas: Tabela da aba Goiânia:

22. Tabela da aba Rio de Janeiro: Tabela presente na aba Recife:

23. FUNÇÕES Veja as fórmulas utilizadas na aba BASE para que pudesse ser inseridos os dados das demais tabelas: Onde: “’” indica que há espaço entre os dados da referência (no caso: “Belo Horizonte e Rio de Janeiro ); & para concatenar; “ !B2” i ndica a célula da aba (no caso B2) a qual desejamos transferir o dado;

24. FUNÇÕES Veja o resultado obtido na aba BASE: Observe que foram inseridos os dados de todas as abas na aba principal BASE. Com isso podemos perceber que, em uma situação a qual temos grande quantidade de informações e desejamos inseri-las em uma nova tabela, torna-se fácil se for utilizado a função INDIRETO.

25. Funções “SE” , “E” e “OU” A função SE permite trabalhar com expressões condicionais. Neste tipo de expressão é verificado um teste condicional que pode retornará um determinado valor caso a condição do teste seja atendida ou então um outro valor complemente diferente caso essa mesma condição seja falsa. =SE( condição; valor_verdadeiro; valor_falso )

26. A função “ E” permite a construção de expressões lógicas. Neste tipo de função necessariamente todos os argumentos dispostos na expressão devem ser atendidos para que a função retorne o valor Verdadeiro; caso contrário o teste lógico retornará o resultado Falso. EXEMPLO: E(A >=25;B >=25) Funções “SE” , “E” e “OU”

27. Funções “SE” , “E” e “OU” Diferente da função “E” , a função “OU” requer que pelo menos um dos argumentos testados seja verdadeiro para que a expressão lógica devolva o valor VERDADEIRO. Esta função somente devolverá o valor FALSO se todos os argumentos testados forem falsos Os argumentos usados na função OU não são excludentes, ou seja, basta que um dos argumentos seja satisfeito para que a expressão seja considerada verdadeira .

28. FUNÇÕES CONT.SES Essa função possibilita uma contagem de dados dentro de um intervalo, apenas dos valores que satisfazem os critérios informados. EXEMPLO: Veja o exemplo em que usaremos a função CONT. SES para contar apenas os valores que são menores que “>2000” e “<50000” da tabela abaixo

29. FUNÇÃO Utilizamos a fórmula: = CONT.SES (A1:B10;”<2000”;A1:B10;>50000) Onde: A1:B10 é o intervalo que contém os dados; <2000 e >50000 são os critérios estipulados para as condições. Veja o resultado a seguir:

30. FUNÇÕES Observe que foram contados apenas os valores maiores que 2000 e abaixo de 50000 no intervalo A1:B10 . Com isso o resultado retornado foi 5 .

31. FUNÇÕES DESLOC Retorna uma referência para um intervalo de células, que é um número especificado de linhas e colunas de uma célula ou intervalo de células. A referência retornada pode ser uma única célula ou um intervalo de células. Você pode especificar o número de linhas e de colunas a serem retornadas. Com a função DESLOC podemos reduzir ou expandir uma matriz de uma fórmula.

32. FUNÇÕES SINTAXE: =DESLOC( referência ; linhas ; colunas ; altura ; largura ) Onde: referência indica a célula onde será calculado o deslocamento; linhas especifica quantas linhas abaixo ou acima da célula de referência encontra-se a célula de início do intervalo de dados. Lembrando que número positivo indica abaixo, o número negativo indica acima da célula e o número zero indica não há linhas de referência; colunas especifica quantas colunas a esquerda ou a direita da célula de referência encontra-se o início do intervalo de dados; altura e largura especificam quantas células e quantas colunas a função DESLOC abrangerá.

33. FUNÇÕES EXEMPLO: Utilizaremos a função DESLOC para que a soma a ser exibida na célula C1 seja automaticamente atualizada quando for inserido novos dados à tabela com o intervalo de células A1:A9 . Utilizando a seguinte fórmula em C1 : =SOMA(DESLOC(A1;0;0;9;1)) Aparecerá o resultado 240 na célula C1 .

34. FUNÇÕES E se inserirmos novos valores nas células vazias do intervalo A1:A9 o valor da célula C1 ( 240 ) será atualizado. Veja: Observe que foi inserido o número 260 dentro do intervalo A1:A9 para ser somado. Com isso o valor em C1 foi atualizado e passou a ser 500

35. FUNÇÕES CORRESP Essa função retorna a posição que o valor especificado ocupa dentro da matriz. A função CORRESP é utilizada quando se quer saber a posição de um item em uma matriz ao invés do próprio item. Geralmente é usada juntamente com outras funções. EXEMPLO: Para saber a posição que se encontra a informação do cliente “ Carros e Peças ” no Ranking Clientes Top 15 da matriz abaixo, é só digitar na célula desejada a seguinte fórmula: =CORRESP(“Carros e Peças”;A1:A9;0)

36. FUNÇÕES Observe: O resultado da fórmula será: 8

37. FUNÇÕES ARRED Com a função ARRED é possível arredondar um número até uma quantidade especificada de dígitos para cima ou para baixo. SINTAXE: =ARRED( núm ; núm_dígitos ) Onde núm é o número que se deseja arredondar; E núm_dígitos especifica a quantidade de dígitos para o qual você deseja arredondar o número.

38. FUNÇÕES Observe os seguintes quesitos para o uso da função ARRED : Se o número de dígitos for maior que zero, então o número será arredondado para o número especificado de casas decimais; Se o número de dígitos for zero, então o número será arredondado para o inteiro mais próximo; Se o número de dígitos for menor que zero, então o número será arredondado para a esquerda da vírgula decimal.

39. FUNÇÕES ARREDONDAR.PARA.BAIXO É uma função usada para arredondar um número de uma célula para baixo de acordo com o número de casas decimais especificado, podendo chegar a zero. SINTAXE: =ARREDONDAR.PARA.BAIXO( núm ; núm_dígitos ) Onde núm é qualquer número real que se deseja arredondar para baixo; E núm_dígitos   é a quantidade de dígitos para o qual se deseja arredondar

40. FUNÇÕES ARREDONDAR.PARA.CIMA Essa função é utilizada para arredondar um determinado número para cima de acordo com a quantidade de casas decimais indicadas afastando-o de zero. SINTAXE: = ARREDONDAR.PARA.CIMA( núm ; núm_dígitos ) Onde núm   é qualquer número real que se deseja arredondar para cima; E núm_dígitos é a quantidade de dígitos que se deseja arrendondar .

41. FUNÇÕES SEERRO Retorna um valor especificado se uma fórmula gerar um erro; caso contrário, retorna o resultado da fórmula. Use a função SEERRO para capturar e controlar os erros em uma fórmula.  SINTAXE: =SEERRO( valor ; valor_se_erro ) Sendo que: valor : é o argumento verificado quanto ao erro valor_se_erro : é o valor a ser retornado se a fórmula gerar um erro. Os tipos de erros comuns são: #N/D, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NÚM!, #NOME? ou #NULO!

42. FUNÇÕES DE TEXTO NÚM.CARACT Com esta função é possível descobrir o número de caracteres em uma sequência de caracteres de texto sendo eles letras, espaço entre texto ou números. Para isso é só digitar na célula desejada a fórmula indicando a célula que contém o conteúdo a ser analisado (no caso a célula A1 ) . =NÚM.CARACT(A1)

43. FUNÇÕES DE TEXTO TIRAR A função TIRAR remove todos os caracteres do texto que não podem ser impressos. Ela pode ser utilizada em textos importados de outros aplicativos que contêm caracteres que talvez não possam ser impressos no seu sistema operacional, como o de uma linguagem de computador de baixo nível, por exemplo. Essa função TIRAR foi especialmente desenvolvida para remover os 32 primeiros caracteres não-imprimíveis no código ASCII de 7 bits (valores de 0 a 31) do texto. SINTAXE: =TIRAR( texto ) Onde texto é qualquer informação da qual se deseja retirar caracteres não imprimíveis.

44. FUNÇÕES DE TEXTO REPT É uma função que repete um texto um determinado número de vezes. É muito útil para preencher uma célula com uma quantidade de vezes desejada de uma seqüência de caracteres de texto. SINTAXE: =REPT( texto ; núm_veze s) Sendo texto , o conteúdo da célula que se deseja repetir; E núm_vezes é a quantidade especificada que se deseja repetir o conteúdo da célula.

45. TABELA DINÂMICA TABELA DINÂMICA A Tabela Dinâmica é uma ferramenta interativa para análise de dados e tomada de decisões, cruzando informações de maneira rápida e flexível. Através dela você pode resumir várias informações, extrair de maneira rápida e prática diversos dados relevantes utilizando sua função principal de filtragem de dados, e com isso facilitar a visualização e utilização das informações da planilha.

46. TABELA DINÂMICA EXEMPLO Na tabela abaixo consta informações de 3 concessionárias diferentes e para facilitar a visualização dos dados, vamos sintetizá-los utilizando a ferramenta Tabela Dinâmica . Observe: Atenção, devem ser removidos linhas e colunas em branco dos dados que você está usando no relatório de tabela dinâmica. As linhas restantes abaixo dos títulos devem conter itens semelhantes na mesma coluna, ou seja, uma coluna que contém números não deve conter texto, e assim por diante.

47. TABELA DINÂMICA Para isso selecione a tabela que se quer utilizar a ferramenta, em seguida vá até a Guia Inserir , e escolha a opção Tabela Dinâmica , e em seguida clique em Tabela Dinâmica novamente. Feito isso aparecerá a seguinte Caixa de Diálogo: Escolha a opção Nova Planilha se quiser que o relatório seja inserido em uma nova planilha. Por fim, clique em OK . Escolha a opção Selecionar uma tabela ou intervalo e indique o intervalo a ser selecionado para ser inserido na tabela dinâmica.

48. TABELA DINÂMICA Em seguida será inserido em uma nova planilha o relatório de Tabela Dinâmica, onde é possível através da Lista de Campos da Tabela Dinâmica , recriar relatórios, e mover dados mostrando só as informações que se pretende saber. Área de Layout da Tabela Dinâmica Lista de Campos da Tabela Dinâmica, onde se encontram as opções que podem ser adicionadas ou removidas no Relatório.

49. TABELA DINÂMICA Agora vamos utilizar a Tabela Dinâmica para responder a seguinte pergunta: Quanto cada pessoa vendeu? Observe: Selecione as opções: Vendedor e Vendas Resultado da busca:

50. TABELA DINÂMICA Usando o campo Concessionária como um filtro de relatório, você pode ver um relatório separado para a NewCar, CarroZero ou GoodCar, ou ainda ver as vendas para ambas as concessionárias juntas. Para adicionar o campo Concessionária como filtro de relatório, clique com o botão direito do mouse em Concessionária na Lista de Campos da Tabela Dinâmica, clique em Adicionar a Filtro de Relatório.

51. TABELA DINÂMICA Outra forma de inserir o filtro é clicar e arrastar o campo Concessionária para a área Filtro de Relatório. Arraste o campo Concessionária o Filtro de Relatório

52. TABELA DINÂMICA Observe que agora pode-se escolher o filtro para Concessionária, é só escolher a opção clicando na seta. Em seguida abrirá a caixa de diálogo onde aparece a opção para escolha do filtro.

53. EDITAR LISTAS PERSONALIZADAS Clique no botão Office e em seguida “Opções do Excel” Na tela clique “Editar Listas Personalizadas”

54. EDITAR LISTAS PERSONALIZADAS Insira os dados da nova lista no campo “ Entradas de Lista” separando por vírgulas. Em seguida pressione “Adicionar”

55. COLAR ESPECIAL (ALT,C,V,S) O Excel permite colar dados de várias formar distintas usando a opção Colar Especial. Para usar esta ferramenta basta selecionar as células desejadas, copiá-las (CTRL+C) e na hora de colar ao invés do famoso (CTRL+V), pressionar nessa ordem (ALT, C, V, S)

56. COLAR ESPECIAL (ALT,C,V,S) Aparecerá a seguinte caixa com as opções:

57. COLAR ESPECIAL (ALT,C,V,S) Tudo: Cola TUDO!! (valores, formatos, fórmulas, comentários..) gera uma cópia exata da seleção. Fórmulas: Apenas as fórmulas, não leva valores ou formatação como fonte, cor de célula etc. Valores: Apenas os valores, também não leva formatação. Formatos: Cola apenas o formato (moeda, porcentagem, hora etc.) não leva os valores. Comentários: Cola comentários inseridos em células. Validação: Cola validações que tenham sido inseridas em células. Neste caso leva os valores da validação!

58. Tudo Exceto Bordas: Auto explicativo! Cola tudo menos alguma alteração feita nas bordas. Larguras da Coluna: Também Auto explicativo! Cola apenas a largura das colunas selecionadas. Fórmulas e Formatos de Número: Cola fórmulas e formatos e leva o valor. Valores e Formatos de Número: Cola valores e formatos das células selecionadas. COLAR ESPECIAL (ALT,C,V,S)

59. Ignorar em Branco: A opção Ignorar em branco do recurso Colar especial permite copiar dados sobre informações mais antigas, sem que os dados anteriores sejam sobrescritos. No entanto, para que este recurso funcione corretamente é necessário que no intervalo de células, os dados a serem atualizados estejam intercalados com valores em branco . Operação: Permite fazer cálculos matemáticos como adição, subtração, multiplicação e divisão a partir de um número-base que servirá como parâmetro para o cálculo das operações matemáticas sobre os valores já existentes no destino. COLAR ESPECIAL (ALT,C,V,S)

60. Para efetuar a operação desejada, copie a célula que contém o número base, selecione o destino e cole especial marcando a operação (Adição, Subtração, Multiplicação ou Divisão) EXEMPLO: Número Base DESTINO COLAR ESPECIAL (ALT,C,V,S)

61. Transpor: O Excel possui um recurso que no momento de colar determinada lista, ele permite que você mude a ordem dos dados copiados nas células de destino. Ele tem efeito somente se você selecionar um conjunto de duas ou mais células e copiá-las. Existem dois resultados possíveis: se os dados que você copiou estavam em linha, ao colar serão transpostos em colunas, ou senão ocorre o contrário. Se você selecionou os dados em colunas, eles serão transpostos em linhas. COLAR ESPECIAL (ALT,C,V,S)

62. OCULTAR/REEXIBIR OCULTAR LINHAS E COLUNAS Ocultar linhas ou colunas é um recurso, que permite que determinada linha ou coluna não apareça na planilha, mas não significa que foi excluída . Para ocultar linha ou coluna, vá até a Guia Início , no grupo Células clique na opção Formatar , depois selecione Visibilidade e escolha Ocultar e Reexibir depois clique em Ocultar colunas ou Ocultar linhas . Você pode também clicar direto na linha ou coluna que deseja ocultar com o botão direito do mouse, e selecione a opção Ocultar . Ou ainda, utilizar os seguintes atalhos: CTRL + ( Oculta linha selecionada CTRL + SHIFT + ( Exibe novamente linhas ocultas dentro da seleção CTRL + ) Oculta coluna selecionada CTRL + SHIFT + ) Exibe novamente colunas ocultas dentro da seleção

63. OCULTAR/REEXIBIR Outra possibilidade de Ocultar uma linha ou coluna é utilizando o recurso Agrupar presente na barra de ferramentas, na Guia Dados , grupo Estrutura de Tópicos , opção Agrupar .

64. OCULTAR/REEXIBIR Com esta opção é possível escolher as linhas ou colunas que deseja vincular para que possam ser recolhidas (ocultadas) ou expandidas (reexibidas). EXEMPLO: Queremos ocultar a coluna B, para isso vamos selecionar a coluna e usar a opção Agrupar . Veja: Antes: Depois: Atalho para Recolher a Coluna. Atalho para Expandir a Coluna.

65. OCULTAR/REEXIBIR REEXIBIR LINHAS OU COLUNAS Para reexibir uma linha ou coluna depois de tê-la ocultado, selecione a área da tabela próxima a área ocultada e utilize o mesmo caminho de Ocultar, mas selecionando a opção Reexibir.

66. ATINGIR META A ferramenta ATINGIR META é utilizada quando já se sabe o resultado de uma fórmula mas não os valores de entrada necessários para se construir a fórmula e alcançar o resultado. Ao executar a função ATINGIR META , o Excel varia o valor contido em uma célula que você determina, até que a fórmula dependente daquela célula retorne o valor desejado. ATINGIR META

67. ATINGIR META EXEMPLO: Em um orçamento de produção de uma empresa temos o Valor do Produto Primário de R$ 5000,00 e despesas com Insumos e Tributos que totalizam R$ 2000,00. Com isso o Valor do Produto final será R$ 7000,00. Para saber qual deve ser o Valor do Produto Primário necessário para que o Valor do Produto Final seja R$ 6100,00, considerando os insumos e tributos utilizaremos a função ATINGIR META.

68. ATINGIR META Para isso vá até a Guia de Dados , depois selecione o Grupo Ferramentas de Dados , clique em Teste de Hipóteses , e depois escolha a opção Atingir Meta Veja:

69. ATINGIR META Feito isso aparecerá a seguinte caixa de diálogo: Nos campos: Definir célula : insira o valor (célula) do Produto Final; Para valor : o valor que deseja como Produto Final; Alternando célula : o valor do atual Produto Primário. Depois clique em OK.

70. ATINGIR META Logo depois automaticamente aparecerá o novo valor de Produto Primário, para que se tenha o resultado proposto no Valor do Produto Final e uma caixa de diálogo indicando a nova solução. Clique em OK . Observe:

71. AUDITORIA DE FÓRMULAS AUDITORIA DE FÓRMULAS Esta ferramenta contém opções para que você analise as fórmulas da sua planilha. Sendo assim é possível saber as precedências de uma determinada fórmula inserida em uma célula ou até quais as células dependentes a ela através de rastreamentos . Para que a Auditoria de Fórmulas seja feita com sucesso, a célula escolhida deve ter obrigatoriamente uma fórmula, a qual deve apresentar por sua vez pelo menos uma referência de outra célula qualquer na planilha.

72. AUDITORIA DE FÓRMULAS O Grupo Auditoria de Fórmulas está presente na Guia Fórmulas e é composta por várias opções . Veja: Indica as células que utilizam a fórmula da célula selecionada como referência . Permite verificar se a célula selecionada está sendo usada como referência em algum lugar da planilha, por uma fórmula ou até mesmo por uma célula vinculada. Remove todas as setas azuis de rastreamento. Exibe as fórmulas das células ao invés do resultado. Rastreia e indica os erros presentes nas fórmulas. Depura a fórmula avaliando cada parte separadamente. Monitora os valores de determinadas células à medida que são feitas alterações na planilha. Os valores são exibidos em uma janela separada.

73. AUDITORIA DE FÓRMULAS Veja o exemplo abaixo que ilustra a opção Rastrear Precedentes: Antes: Depois:

74. FIM DA APRESENTAÇÃO