Explicación sobre redacción comercial

Información sobre los documentos comerciales, en especial: la carta, memorando y el informe.

1. REDACCIÓN COMERCIAL

2. 2 importancia de la corresponden cia Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

3. Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria. DEFINICIÓN DE CORRESPONDENCIA

4. 4 El secreto de una buena redacción es conseguir propuestas sencillas y que el mensaje sea claro. Ob j eti v o Informar o comunicar: Trasmitir al lector mensajes relativos a su actividad comercial, intereses, proyectos, otros. Convencer o persuadir: Influir sobre el lector para conseguir una reacción positiva al mensaje enviado.

5. Documentos comerciales 5

6. EXISTEN DIFERENTE TIPO DE DOCUMENTOS COMERCIALES 6 Las cartas: - Personal o De cotización. o De venta u oferta. o De cobranza. o Permisos. o Reclamos. o Solicitud es El memorando. El informe.

7. 7 LA CARTA COMERCIAL Es una comunicación escrita cuyo contenido es de carácter comercial y son usadas para realizar compras, ventas, reclamos, solicitudes de permiso… Características fundamentales Claridad: Leer y entender fácilmente el mensaje. Integridad: Incluir todas las ideas y datos importantes. Brevedad: Usar pocas palabras, ser claro y completo. Cordialidad: Adecuado tono del lenguaje. Coherencia: Tener relaciones sintácticas entre los párrafos. Veracidad: Escribir de lo que se tiene certeza o evidencia .

8. CAR T A Es un medio de comunicación escrito que un emisor ( remitente ) envía a un receptor ( destinatario ). Características de una carta La carta debe ser: Es breve y precisa. Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud. Busca dar información completa. Recurre a un vocabulario exacto y cortés. Usa oraciones completas organizadas correctamente. No abrevia las palabras. Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar

9. PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL 9 Membrete Nombre de la compañía Dirección postal y/o física o Teléfono (s) – fax Dirección de correo electrónico o dirección de página web o l ogo Fecha Datos del destinatario El nombre del destinatario. Título personal o profesional del destinatario Título oficial del puesto que ocupa el destinatario Saludo o vocativo Cuerpo o texto de l a carta Introducción Desarrollo de la idea Conclusión Despedida Firma Iniciales mecanográficas

10. 10 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL

11. El estilo bloque: Tiene como característica principal que todos los componentes de la carta parten desde el margen izquierdo. El estilo bloque modificado: La fecha, la despedida y la firma parten desde el centro hacia la derecha.. El estilo semibloque (bloque con párrafos sangrados): Tiene las mismas características del estilo bloque modificado, pero los párrafos están sangrados a cinco espacios. Puntuación de la carta Para la puntuación de una carta se usan dos estilos: puntuación abierta y mixta. La puntuación abierta se caracteriza por la eliminación de los dos puntos (:) después del saludo y de la coma (,) después de la despedida. Este estilo de puntuación ofrece una ventaja de economizar tiempo y esfuerzo. ESTILOS DE LA CARTA

12. 12 MEMORÁNDUM Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, entre otros. Características: Redacción breve y sencilla. Carece de cortesía. Presentación pulcra y ordenada. Serie de formatos

13. 13 PARTES DE UN MEMORÁNDUM Nombre del documento Referencia Fecha E n c a b ez a m i e n to PARA DE Asunto Texto Despedida Remitente Iniciales: ( MM/el)

14. 14 EL INFORME Es un documento oficial mediante el cual una o mas personas, dan cuenta a la autoridad superior o similar sobre un hecho o actividad realizada. Un informe necesita ser: Claro Preciso Detallado El informe debe ser un texto sobrio y objetivo donde el informante nunca expresara opiniones personales o juicios de valor, sino que debe ceñirse a la realidad de los hechos.

15. 15 TIPOS DE INFORME E x po siti v o: Describe y narra los hechos, circunstancias y la situación de las personas. Demostrativa : Demuestra como una acción o conducta es causa de los hechos que exponen. Valorativa: Luego de analizar e interpretar los hechos presenta conclusiones En el informe, la información del referente se ofrece para proponer estrategias, soluciones que puedan resolver un problema: tomar una decisión importante para aumentar la producción de una empresa.

16. 16 . ESTRUCTURA DEL INFORME Encabezamiento o título general Lugar y Fecha Número de Informe Destinatario Asunto Referencia Introducción Texto Anexos Firma Post firma Sello

17. 18 Carta Estilo Bloque Extremo

18. 19 EL CORREO ELECTRÓNICO El correo electrónico es una forma diferente y más rápida de escribir cartas. Una de las grandes ventajas del correo electrónico es la facilidad para enviar un mensaje a varias personas simultáneamente. Sin embargo esta ventaja no está exenta de riesgos. Si adoptamos la costumbre de enviar únicamente los mensajes que son de interés, entonces estaremos seguros de que los receptores los recibirán y los leerán con interés, de lo contrario pasarán a ser eliminados. En estos mensajes es importante ser concretos. Igualmente debemos dar respuesta para que el emisor sepa que su información ha sido recibida.

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