FASES DE LA CONSULTORÍA- parte 1aa.pptx

Consultoría

1. Fases generales del proceso de consultoría

2. Actividades de cada fase .

3. Primeras reuniones La primera reunión debe considerarse como una breve oportunidad para conquistar la confianza del cliente y causarle una impresión favorable. La autoridad del consultor que se reúne con el cliente debe corresponder al mismo nivel.

4. ¿Qué busca el cliente en los primeros contactos? Al elegir un profesional, no solo quiere adquirir un servicio . También quiere una relación de confianza . Analiza la preparación del consultor. Busca que el cliente identifique rápidamente la necesidad que tiene. Conocimiento del tema Que sea una persona concreta Que asuma el compromiso y sienta el problema como propio Busca que después de la reunión el compromiso de entrega de documento con su diagnostico preliminar

5. Fase -Diagnóstico preliminar de los problemas

6. Estructura de la propuesta

7. Estructura de la propuesta del servicio

8. Presentación de la propuesta

9. Contrato de consultoría (debe de contener….) Las partes contratantes Alcance del servicio (objetivos, descripción del trabajo, fecha de iniciación, calendario, volumen de trabajo, etc ) Producto del trabajo e informes (documentos e informes a entregarse al cliente). Aportaciones del consultor y del cliente (tiempo de expertos- personal de la empresa, otras aportaciones) Honorarios y gastos Procedimientos de facturación y pagos

10. Contrato de consultoría (debe de contener….) Responsabilidades profesionales ( tratamiento de la información confidencial, conflictos e intereses, etc ). Derechos de autor Responsabilidad (responsabilidad del consultor por daños causados al cliente, etc ) Empleo de subcontratistas (por el consultor) Terminación o revisión Arbitraje (procedimiento para la solución de controversia) Firmas y fechas

11. FASE 2 DIAGNÓSTICO Objetivo: examinar el problema que afronta y los objetivos que trata de alcanzar el cliente de manera DETALLADA y a FONDO , poniendo al descubierto los factores y las fuerzas que ocasionan el problema e influyen en él, y preparar toda la información necesaria.

12. Fuentes de obtención de datos Registros Acontecimientos y condiciones Recuerdos

13. Puntos a tomar en cuenta de las diferentes fuentes de información Muchos registros no son fiables y dan ideas distorsionadas de la realidad. Puede haber registros distintos sobre mismas actividades La observación es el método que el consultor utiliza para obtener información Las entrevistas son la técnica más utilizada para la revisión de datos

14. Puntos a tomar en cuenta en una entrevista A) Que datos se necesitan B) A quien se debe de entrevistar C) Momento de la entrevista D) Lugar de reunión (proximidad a la actividad objeto de estudio, comodidad del entrevistado, evitar ruido e intervenciones, etc ) E) Como actuar . Generar confianza

15. Acciones para una entrevista eficaz Antes de la entrevista Preparar preguntas que revelen los datos requeridos Informarse del puesto del entrevistado y su personalidad Comunicar al entrevistado el propósito de la entrevista Contemplar a todas las personas que tienen relación con el problema Revisar aspectos culturales que puedan interferir con el proceso de la entrevista

16. Acciones para una entrevista eficaz 2 Durante la entrevista Comenzar la entrevista en una atmosfera relajada y agradable, (romper hielo). Formular preguntas dejando que el entrevistado siga su propia línea de pensamiento, pero que no se aleje del tema. Estimular con otras preguntas. El consultor no debe de interrumpir al entrevistado, tampoco debe mostrarse crítico. Cuando las respuestas sean vagas, se debe insistir de forma grata y sin agresividad hasta que se aclaren por completo. Se deben de anotar los hechos y las opiniones durante la entrevista con acuerdo del entrevistado Dar gracias y dejar abierta la posibilidad de otras entrevista

17. Acciones para una entrevista eficaz 3 Después de la entrevista El Consultor debe de volver a leer las notas de la entrevista, transcribir la información fiable. Si procede, proporcionar al entrevistado un resumen dela información para que lo firme. La información obtenida se debe de utilizar para preparar las preguntas de otras entrevistas.

18. Análisis de los hechos Elaboración de los datos (seleccionar, corregir, verificación de integridad, claridad de registros, presentación, eliminación y corrección de errores y comprobación de criterios aplicados. Clasificación (puede optar por una clasificación múltiple): tiempo, lugar (unidad o dependencia), responsabilidad, estructura, factores determinantes (falta de materia prima, paros de máquina, interrupciones, etc.)

19. Herramientas y técnicas de diagnóstico Diagrama Ishikagua (método de las 5M) Actividad: Aplicar análisis del Diagrama Ishikawa para resolver una la problemática de la empresa Golden Inc. Esta consiste en BAJA RETENCIÓN de empleados.

20. Herramientas y técnicas de diagnóstico Árbol de problemas Actividad: Aplicar análisis del árbol de problemas para resolver una la problemática de la empresa Golden Inc. Esta consiste en BAJA RETENCIÓN de empleados.

21. Herramientas y técnicas de diagnóstico Análisis FODA El análisis FODA es una técnica que se usa para identificar las fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las amenazas del negocio. Actividad: realizar análisis FODA de la empresa donde realizarán el servicio de consultoría.

22. Herramientas y técnicas de diagnóstico CANVAS de negocios Es una herramienta de gestión estratégica que te permite conocer los aspectos clave de tu negocio: cómo se relacionan y compensan entre sí . Para reconocer las deficiencias y analizar el rendimiento. Actividad: Realizar la aplicación de la herramienta CANVAS de negocios para la empresa seleccionada. https://blog.hubspot.es/sales/modelo-canvas

23. Herramientas y técnicas de diagnóstico Diagrama de PARETO P ermite definir las prioridades y enfocarse en conocer las causas raíz para llegar a la  solución de problemas  de forma efectiva. Su función es que las empresas puedan reconocer cuáles son las necesidades más importantes  a las que debería dirigir sus esfuerzos. Actividad: Aplicar el diagrama de Pareto a la empresa que están consultando. https://www.questionpro.com/blog/es/diagrama-de-pareto/

24. Herramientas y técnicas de diagnóstico Técnica de los 5 ¿PORQUÉ? Es una técnica utilizada para llegar de manera gradual y detallada hasta la dinámica, las características y raíz de la falla, obteniendo como resultado una solución real y coherente. Actividad: Aplicar la técnica de los 5 ¿Porqué? a la empresa que están consultando. https://www.questionpro.com/blog/es/diagrama-de-pareto/ Ejemplo: si un tractor o maquinaría no arranca, se pueden presentar y responder estos “porqués”:       ¿Por qué no enciende y arranca? Porque la batería está descargada.       ¿Por qué se descargó la batería? Porque el alternador se averió.       ¿Por qué se averió el alternador? Porque se rompió la banda que le permite girar.       ¿Por qué se dañó la banda? Porque el alternador se pasó del tiempo útil de vida y no se reemplazó cuando era adecuado.       ¿Por qué no fue reemplazado? Porque no se están siguiendo las recomendaciones del fabricante en cuanto a reemplazo de piezas.

25. Herramientas y técnicas de diagnóstico AMEF El  Análisis del Modo y Efecto de Fallas (AMEF) , es un procedimiento que permite identificar fallas en productos, procesos y sistemas, así como evaluar y clasificar de manera objetiva sus efectos, causas y elementos de identificación, para de esta forma, evitar su ocurrencia y tener un método documentado de prevención. El procedimiento AMEF puede aplicarse a: Productos:  detectar posibles fallas en el diseño. Procesos:  detectar posibles fallas en las etapas de producción. Sistemas:  detectar posibles fallas en el diseño del software, aumentando las probabilidades de anticiparse a los efectos que pueden llegar a tener en su funcionamiento. Otros:  cualquier proceso en general en el que se pretendan identificar, clasificar y prevenir fallas mediante el análisis de sus efectos, y cuyas causas deban documentarse.

26. Fase de planificación de medidas ( tercera fase ).

27. Objetivo de la fase de planificación Elaboración de soluciones al problema diagnosticado (interesantes y factibles) Elección entre las soluciones posibles Presentación de propuestas al cliente Preparación para la aplicación de la solución aceptada por el cliente.

28. La planificación y el cliente El consultor debe de estar seguro de que el cliente conoce y esta de acuerdo con el enfoque adoptado y las soluciones. La planificación exige la movilización de las personas mas dotadas de la empresa cliente. El personal del cliente puede realizar gran parte del trabajo de diseño y planificación con apoyo del consultor ( reducir costo del proyecto ). Generar compromiso del cliente Oportunidad de aprendizaje del cliente

29. Técnicas para generación de soluciones Pensamiento creativo Listas de verificación Los seis sombreros pensantes Focus Group Lluvia de ideas Análisis morfológico

30. Establecimiento y evaluación de ideas Seleccionar las ideas más interesantes. Las soluciones establecidas se deben de realizar en estrecha colaboración con el cliente.

31. Presentación de propuestas al cliente Características: Optar por una presentación oral Respaldada por pruebas escritas y/o materiales auxiliares audiovisuales Hacer la presentación solo si se cree que la probabilidad de aceptación es elevada No abrumar con detalles analíticos Ser sinceros con el cliente

32. Situaciones donde es importante la sinceridad

33. Toma de decisión Es el cliente y no el consultor quien debe decidir qué solución se elegirá y aplicará. Un cliente que piensa que se le ha impuesto una solución no será muy activo durante la fase de aplicación. El consultor debe ser consciente de las preferencias personales del cliente y de los factores culturales y de otra índole que influyen en la adopción de decisiones en la organización cliente

34. Fase de Aplicación (cuarta fase).

35. EL PAPEL DEL CONSULTOR EN LA APLICACIÓN

36. Sugerencias para el consultor

37. Flexibilidad y eventualidades Cuanto más compleja e innovadora sea la tarea, mayor será la probabilidad de que el programa de trabajo tenga que ajustarse varias veces durante la fase de aplicación. La terminación de la tarea no debe programarse para el último minuto, hay que reservar cierto tiempo para los ajustes finales. Generar un manual

38. Enseñanza de nuevos métodos y técnicas Es importante tomar en cuenta un necesario un programa de capacitación definido que preceda a la aplicación y que pueda continuar durante sus primeras etapas

39. Mantenimiento y control de la nueva práctica Estrategias para eliminar la “vuelta atrás” Papeleo : Cuando se instala un nuevo procedimiento de documentación, las existencias de los antiguos formularios se destruyen. Normas de funcionamiento Diseños: eliminar antiguas impresiones o registros

40. Procedimientos de control Identificar solo los elementos esenciales en los que aparecen desviaciones importantes y elegir los elementos en que se han de verificar. IMPORTANTE El movimiento del personal es una fuente común de peligro. Si los nuevos miembros del personal no reciben una información adecuada

41. TERMINACIÓN (Quinta y ultima fase )

42. Terminación

43. Retirada del consultor La retirada del consultor significa que el trabajo en el que ha participado: ha quedado completado se interrumpirá se proseguirá, pero sin la ayuda del consultor.

44. Retiradas anticipadas El trabajo del consultor con respecto al proyecto no ha podido completarse el cliente sobreestima su capacidad para acabar el proyecto sin haber sido suficientemente capacitado para ello el presupuesto del cliente no permite que la tarea se termine el consultor tiene prisa por empezar otro trabajo

45. Retiradas tardías El consultor inicia un proyecto técnicamente difícil sin asegurarse de que el cliente tiene una adecuada capacitación para sustituirlo El trabajo está vagamente definido y se descubren nuevos problemas en el curso del cometido El consultor trata de permanecer más tiempo del necesario

46. EVALUACIÓN La evaluación es una parte sumamente esencial de la fase de terminación en cualquier proceso de consultoría. IMPORTANTE Sin una evaluación es imposible determinar si el cometido ha alcanzado sus objetivos y si los resultados obtenidos justifican los recursos utilizados.

47. Aspectos a evaluar

48. Evaluación de los beneficios obtenidos Preguntas: ¿Ha alcanzado el cometido su finalidad? ¿Qué resultados y beneficios concretos ha logrado el cliente? ¿Qué resultados previstos no se han podido alcanzar? ¿Ha conseguido el cometido algunos resultados inesperados y complementarios?

49. Clases de beneficios nuevas capacidades nuevos sistemas nuevas relaciones nuevas oportunidades nuevo comportamiento nuevo rendimiento

50. Evaluación del proceso de consultoría Diseño del contrato Cantidad y calidad del los insumos Modalidad (estilo) de consultoría utilizada La gestión del cometido por el consultor y el cliente