finfinajehhehehehhehehehehehhehehehehehheheh

Datos y análisis

1. UNIVERSIDAD LOYOLA INGENIERIA DE SISTEMAS Erlan Pedro Luna 17219 Luis David Calle Poma 16928 Christian Fernando Calle 16944 Boris Ariel Lima 17051 Manuel Alexander Vélez 17224 INTEGRANTES : Informe de Análisis y Propuesta – Estudio de Caso Cairo MS

2. Resumen Ejecutivo Cairo MS es una empresa de limpieza con un promedio de 600 servicios mensuales y 35 empleados. Su crecimiento acelerado ha generado inconsistencias en la asignación de cargos y salarios, duplicidad de funciones y costos innecesarios . La metodología aplicada incluye : Valoración de cargos mediante análisis de jerarquía y responsabilidades . Comparación salarial entre estructura actual y propuesta . Evaluación de proveedores calculando costos totales de adquisición . Clasificación de costos en directos , indirectos , fijos , variables y mixtos .

3. 1. Introducción El presente informe desarrolla un análisis integral del caso Cairo MS, empresa dedicada a servicios de limpieza con un promedio de 600 atenciones mensuales. El estudio parte de la necesidad de optimizar su estructura organizacional, la política salarial y la gestión de costos, así como de tomar decisiones estratégicas en torno a la adquisición de maquinaria y sistemas de control de personal. La propuesta elaborada combina dos enfoques: Un enfoque estratégico y orientado al ahorro , que busca la reducción de costos mediante reestructuración y fusiones de cargos. Un enfoque legal y conservador , que asegura el cumplimiento de la normativa laboral boliviana y evita conflictos con el personal.

4. Metodología Para la elaboración del presente informe se emplearon los siguientes enfoques: Valoración de cargos : se utilizó un análisis por factores de responsabilidad, jerarquía y contribución estratégica. Política salarial : se compararon salarios actuales con un modelo propuesto, respetando la normativa laboral boliviana y el límite de 12.845 Bs por persona. Evaluación de proveedores : se calcularon los costos totales (precio + transporte + seguro − descuentos) y se compararon las ventajas financieras y de calidad. Clasificación de costos : se categorizaron los gastos en directos, indirectos, fijos, variables y mixtos. Indicadores de desempeño ( KPIs ) : se establecieron métricas de cumplimiento para medir la eficiencia de las propuestas.

5. 2. Estructura Organizacional y Organigrama Situación Actual La empresa cuenta con 35 trabajadores distribuidos entre áreas administrativas, operativas y de apoyo. El crecimiento ha sido improvisado, lo cual ha generado inconsistencias salariales y duplicidad de funciones. Algunos cargos presentan remuneraciones desalineadas con la jerarquía real y el valor estratégico que aportan a la empresa . Ejemplo : el chofer percibe un salario similar al de asistentes administrativos , lo cual genera inequidad interna y desmotivación . Asimismo , la existencia de múltiples auxiliares y de funciones administrativas dispersas provoca sobrecostos sin un aporte proporcional a la productividad .

6. Organigrama Actual (según documento base) Gerente de Operaciones Jefe de RR.HH. Contador 2 Asistentes Administrativos Recepcionista Abogado Corporativo Jefe de Logística Chofer Mensajero 3 Supervisores de Limpieza 17 Operarios de Limpieza 5 Auxiliares de Limpieza Problemas identificados: Duplicidad de cargos administrativos (Asistentes + Recepción). Abogado con alto costo fijo sin plena utilización. Chofer y Mensajero separados, aunque ambos realizan tareas logísticas. Auxiliares con carga completa que no siempre se justifica. Falta de claridad jerárquica en soporte administrativo.

7. Propuesta de Reestructuración Mixta La reestructuración busca simplificar la estructura, mejorar la eficiencia y mantener la equidad, sin eliminar puestos clave para la calidad del servicio. Los cambios principales son: Fusión de funciones en administración : Recepción y un Asistente Administrativo se integran en un único puesto denominado Recepción + Soporte Administrativo , optimizando recursos sin perder eficiencia. Unificación de chofer y mensajero : se crea el cargo Chofer-Mensajero , encargado de transporte de personal y entrega de documentos, aprovechando mejor las rutas y reduciendo costos. Tercerización de servicios legales : en lugar de mantener un abogado en planilla, se contrata un retainer mensual, lo cual asegura asesoría cuando sea necesario con menor costo fijo. Optimización de auxiliares : se mantienen tres auxiliares a tiempo completo y dos con carga laboral parcial (75%). Esto mantiene la capacidad operativa, pero con un gasto más eficiente.

8. Organigrama Propuesto (reestructuración mixta) Gerente de Operaciones Jefe de RR.HH. Contador (con bono variable) Recepción + Soporte Administrativo (fusión de cargos) Jefe de Logística Legal (tercerizado) Chofer-Mensajero (fusión de cargos) 3 Supervisores de Limpieza 17 Operarios de Limpieza 3 Auxiliares de Limpieza (FT) + 2 Parciales (PT) Mejoras justificadas: Eliminación de duplicidades administrativas → ahorro de costos. Fusión de chofer y mensajero → mejor aprovechamiento de rutas. Tercerización de lo legal → menor gasto fijo, asesoría bajo demanda. Ajuste de auxiliares (3 FT + 2 PT) → reducción de costo sin afectar cobertura. Mayor claridad jerárquica y enfoque en productividad.

9. 3. Política Salarial Tabla Salarial Actual (según documento base) Gerente de Operaciones 1 7.500 7.500 Jefe de RR.HH. 1 4.800 4.800 Supervisores de Limpieza 3 5.200 15.600 Operarios de Limpieza 17 2.000 34.000 Auxiliares de Limpieza 5 1.800 9.000 Contador 1 5.800 5.800 Asistentes Administrativos 2 4.200 8.400 Jefe de Logística 1 5.500 5.500 Abogado Corporativo 1 6.000 6.000 Recepcionista 1 1.500 1.500 Chofer 1 4.200 4.200 Mensajero 1 2.200 2.200 Total 35 104.500 Problemas detectados: Asistentes + Recepción generan sobrecosto. Abogado interno con gasto elevado (6.000 Bs). Chofer y Mensajero juntos suman 6.400 Bs, alto para funciones similares. Auxiliares en número excesivo para la carga de trabajo real. Cargo Cantidad Salario Unitario (Bs) Total (Bs) Gerente de Operaciones 1 7.500 7.500 Jefe de RR.HH. 1 4.800 4.800 Supervisores de Limpieza 3 5.200 15.600 Operarios de Limpieza 17 2.000 34.000 Auxiliares de Limpieza 5 1.800 9.000 Contador 1 5.800 5.800 Asistentes Administrativos 2 4.200 8.400 Jefe de Logística 1 5.500 5.500 Abogado Corporativo 1 6.000 6.000 Recepcionista 1 1.500 1.500 Chofer 1 4.200 4.200 Mensajero 1 2.200 2.200 Total 35 104.500

10. Tabla Salarial Propuesta (reestructuración mixta) Gerente de Operaciones 7.500 7.500 Puesto clave, se mantiene. Jefe de RR.HH. 4.800 4.800 Se mantiene para garantizar gestión del talento. Supervisores de Limpieza (3) 15.600 15.000 −600 Ajuste menor, equidad salarial. Operarios de Limpieza (17) 34.000 34.000 Núcleo operativo, sin cambios. Auxiliares de Limpieza (5) 9.000 7.200 −1.800 Reducción con contratos parciales. Contador 5.800 5.300 −500 Ajuste con bono variable. Asistentes + Recepción 9.900 7.000 −2.900 Fusión de cargos administrativos. Jefe de Logística 5.500 5.500 Se mantiene. Abogado Corporativo / Legal 6.000 2.500 −3.500 Tercerización, ahorro significativo. Chofer + Mensajero 6.400 4.500 −1.900 Fusión de funciones logísticas. Total 104.500 93.900 −10.600 Ahorro de 10,14% Mejoras justificadas: Reducción del gasto en áreas de soporte, sin afectar operación. Introducción de pagos variables por desempeño en contabilidad. Cargo Salario Actual (Bs) Salario Propuesto (Bs) Diferencia Justificación Gerente de Operaciones 7.500 7.500 Puesto clave, se mantiene. Jefe de RR.HH. 4.800 4.800 Se mantiene para garantizar gestión del talento. Supervisores de Limpieza (3) 15.600 15.000 −600 Ajuste menor, equidad salarial. Operarios de Limpieza (17) 34.000 34.000 Núcleo operativo, sin cambios. Auxiliares de Limpieza (5) 9.000 7.200 −1.800 Reducción con contratos parciales. Contador 5.800 5.300 −500 Ajuste con bono variable. Asistentes + Recepción 9.900 7.000 −2.900 Fusión de cargos administrativos. Jefe de Logística 5.500 5.500 Se mantiene. Abogado Corporativo / Legal 6.000 2.500 −3.500 Tercerización, ahorro significativo. Chofer + Mensajero 6.400 4.500 −1.900 Fusión de funciones logísticas. Total 104.500 93.900 −10.600 Ahorro de 10,14% Mejoras justificadas: Reducción del gasto en áreas de soporte, sin afectar operación. Introducción de pagos variables por desempeño en contabilidad. Tercerización legal con ahorro de más del 50%. Ajustes en auxiliares y chofer/mensajero que mantienen el servicio, pero reducen costos.

11. Resultados: La nómina actual asciende a 104.500 Bs/mes. Con los ajustes, la nueva nómina propuesta es de 93.900 Bs/mes, lo que representa un ahorro del 10,14% (10.600 Bs).

12. Principales Cambios: Supervisores ligera reducción de 5.200 a 5.000 Bs cada uno. Contador reducción a 5.300 Bs con un bono variable por cierres contables puntuales y sin errores. Auxiliares reducción de 9.000 a 7.200 Bs, al establecer dos de ellos con contrato parcial. Recepción + Soporte Adm. 7.000 Bs (integrando un asistente y la recepción). Asesoría Legal tercerizada costo mensual de 2.500 Bs, frente a 6.000 Bs anteriores. Chofer y Mensajero fusionados 4.500 Bs frente a los 6.400 Bs combinados. Este esquema combina equidad, ahorro y estabilidad. Además, se plantean bonos de calidad: si el nivel de reclamos de clientes es inferior al 2% y se cumplen los tiempos de servicio, los equipos podrán recibir incentivos. Esto fomenta la productividad sin aumentar el gasto fijo.

13. 4. PROVEEDOR DE MAQUINARIA DE LIMPIEZA La selección del proveedor de maquinaria de limpieza industrial para Cairo MS se basa en el equilibrio entre costo total, calidad, plazos de pago y alineación con los objetivos de expansión operativa, estabilidad financiera y competitividad. A continuación, se presenta un análisis resumido y una justificación clara de la elección de ProLimpieza , considerando la disposición de la empresa a pagar hasta un 12% más (28,473.2 Bs) por mayor calidad. EVALUACIÓN DE LA CALIDAD TecnoClean S.A. : Calidad estándar, adecuada para limpieza industrial, pero sin ventajas destacadas. LimpiaMax : Calidad suficiente para los 600 servicios mensuales de Cairo MS, cumpliendo estándares operativos, pero sin garantía de durabilidad superior. ProLimpieza : Calidad “muy buena”, con mayor durabilidad y eficiencia, ideal para reducir mantenimiento y apoyar la expansión de capacidad.

14. ANÁLISIS DE COSTOS Proveedor Precio del Equipo (Bs) Costo de Transporte (Bs) Costo de Seguro (Bs) Descuento Costo Total (Bs) TecnoClean S.A. 25,000 1,500 250 (1% de 25,000) N/A 26,750 LimpiaMax 24,500 800 122.5 (0.5% de 24,500) N/A 25,422.5 ProLimpieza 26,000 0 (incluido) 0 (no incluido) N/A 26,000 Comparación : LimpiaMax ofrece el costo total más bajo (25,422.5 Bs), siendo 1,327.5 Bs (4.96%) más barato que TecnoClean y 577.5 Bs (2.22%) más barato que ProLimpieza . Todos los costos están dentro del presupuesto de 28,473.2 Bs. Ahorro : LimpiaMax maximiza el ahorro, liberando recursos para otras prioridades, como capacitación o marketing.

15. Plazos de Pago e Impacto Financiero TecnoClean S.A. : Pago inmediato (26,750 Bs, 22.3% de los ingresos mensuales de 120,000 Bs), generando presión sobre el flujo de caja. LimpiaMax : Plazo de 60 días (12,711.25 Bs/mes, 10.6% de ingresos), facilitando la liquidez y el uso de ahorros de la reestructuración (10,600 Bs/mes). ProLimpieza : Pago inmediato (26,000 Bs, 21.7% de ingresos), viable pero menos favorable que LimpiaMax . Mitigación de Riesgos Calidad : El contrato con LimpiaMax incluirá una garantía de un año y mantenimiento gratuito por 6 meses para asegurar fiabilidad. Dependencia : Negociar con TecnoClean como proveedor secundario (20% de compras futuras) diversificará la cadena de suministro. Transporte : El seguro incluido (122.5 Bs) cubre riesgos de daños durante el transporte, a diferencia de ProLimpieza .

16. Justificación para Elegir ProLimpieza Ampliando el Presupuesto en un 12% Política de tolerancia al costo superior por mayor calidad el informe establece que la empresa está dispuesta a pagar hasta un 12% más para obtener una solución de mejor calidad en la adquisición de maquinaria de limpieza. Esto significa que si ProLimpieza no supera ese límite respecto al costo del proveedor de precio estándar (en este caso LimpiaMax ), es válida su elección. Comparación de costos (según datos) LimpiaMax : Costo total = 25,422.5 Bs ProLimpieza : Costo total = 26,000 Bs Diferencia = 26,000 Bs – 25,422.5 Bs = 577.5 Bs (aproximadamente 2.27% más caro que LimpiaMax ) Este incremento está muy por debajo del límite máximo del 12% permitido por la política de la empresa. Ventajas cualitativas de ProLimpieza Calidad "muy buena", superior a LimpiaMax y TecnoClean , lo que se traduce en: Mayor durabilidad de los equipos, lo que reduce costos futuros por mantenimiento y reemplazo. Mejor rendimiento y eficiencia operativa que puede incrementar la productividad en los servicios. Posible mejora en la satisfacción del cliente al utilizar maquinaria más moderna o confiable.

17. 5. SISTEMA DE CONTROL DE INGRESO DE PERSONAL La empresa está dispuesta a pagar hasta un 12% adicional por una solución de mejor calidad. Por tanto, la decisión se basará en la siguiente regla: Si el costo de la opción premium no supera el ≤ 112% de la opción estándar, se seleccionará la premium. Si lo supera, se elegirá la estándar con cláusulas de soporte y escalabilidad en el contrato. Este criterio asegura la combinación de eficiencia y calidad en el control de personal, sin comprometer la estabilidad financiera.

18. 6. ANÁLISIS DE COSTOS Clasificación: Directos : sueldos de operarios y auxiliares, insumos de limpieza, combustible, viáticos. Indirectos : sueldos administrativos, asesoría legal tercerizada, arriendo, servicios de oficina. Fijos : salarios administrativos, arriendo, seguros, licencias de software. Variables : insumos por servicio, combustible, horas extra, comisiones por contratos. Mixtos : electricidad, agua, mantenimiento de equipos (parte preventiva fija, parte correctiva variable). Este esquema de clasificación permite calcular el costo real por servicio, establecer márgenes de utilidad y garantizar la sostenibilidad económica.

19. 7. INDICADORES DE DESEMPEÑO (KPIS) Se proponen los siguientes indicadores para evaluar la eficiencia de la nueva estructura para garantizar que los indicadores de desempeño propuestos sean medibles y prácticos, se detalla a continuación cómo se implementarán y monitorearán: Cumplimiento de SLA (mínimo 95%) : Herramienta : Sistema de gestión de servicios basado en software CRM (como Odoo o un sistema interno adaptado). Método : Registrar la fecha y hora de inicio y fin de cada servicio (600 mensuales) mediante un módulo de planificación. Comparar con los plazos acordados en contratos. Reporte mensual automatizado que calcule el porcentaje de cumplimiento. Reclamos de clientes (<2% mensual) : Herramienta : Formulario digital integrado en la página web de Cairo MS y un buzón de quejas físico en la oficina. Método : Los clientes reportan incidencias, que se clasifican (graves, moderadas, leves). El número de reclamos se divide entre los 600 servicios mensuales para obtener el porcentaje. Revisión semanal por el Jefe de RR.HH.

20. Re-trabajos (reducción del 30% en 90 días) : Herramienta : Registro en hoja de cálculo o módulo CRM. Método : Cada supervisor de limpieza reporta los servicios que requieren re-trabajo (por fallos en calidad). Comparar con el histórico (3 meses previos) para medir la reducción. Productividad operativa (servicios por hora efectiva) : Herramienta : Reloj biométrico y software de gestión de tiempos (como Trello con integración de tiempos). Método : Registrar horas trabajadas por operario y auxiliar, dividido entre el número de servicios realizados. Establecer un estándar inicial de 0,5 servicios/hora como referencia. Rotación de personal (≤3% mensual) : Herramienta : Sistema de RR.HH. (como BambooHR o planilla Excel). Método : Registrar bajas mensuales y dividirlas entre los 35 empleados. Comparar con el estándar propuesto. Margen operativo (18-22%) : Herramienta : Software contable (como QuickBooks o ContaPyme). Método : Calcular ingresos por servicios (estimados en 600 × precio promedio por servicio) menos costos operativos y administrativos. Revisión mensual por el Contador. Estas herramientas y métodos aseguran un seguimiento objetivo, con revisiones mensuales para ajustar procesos según resultados.

21. 8. ANÁLISIS DE RIESGOS Resistencia del Personal Riesgo : Las reducciones salariales (ej. supervisores, contador) y la fusión de cargos (chofer-mensajero, recepción-soporte) pueden generar descontento, baja moral o demandas laborales. Mitigación : Comunicación transparente : Realizar reuniones individuales y grupales para explicar los cambios, destacando beneficios como incentivos variables y estabilidad a largo plazo. Negociación consensuada : Ofrecer opciones como capacitación gratuita o beneficios no monetarios (días libres adicionales, horarios flexibles) a empleados afectados por ajustes salariales. Asesoría legal : Contratar al proveedor legal tercerizado para revisar contratos y garantizar que los cambios cumplan con la normativa laboral boliviana, evitando conflictos legales. Cronograma : Implementar los cambios en un plazo de 60 días, con sesiones de retroalimentación quincenales para abordar preocupaciones. Tercerización de servicios legales Riesgo : La tercerización del abogado corporativo puede generar demoras en la respuesta ante problemas legales urgentes o menor compromiso en comparación con un abogado interno. Mitigación : Contrato robusto : Incluir cláusulas de tiempo de respuesta máximo (24 horas para emergencias) y disponibilidad mínima semanal en el contrato con el proveedor legal. Plan de respaldo : Mantener una lista de dos proveedores legales adicionales para casos de emergencia o insatisfacción con el servicio principal. Prueba piloto : Implementar la tercerización por 6 meses, evaluando la efectividad antes de comprometerse a largo plazo.

22. 9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Optimización de la estructura organizacional : La propuesta elimina duplicidades, terceriza funciones no críticas y fusiona cargos, logrando mayor claridad jerárquica y eficiencia operativa. Política salarial sostenible : Se logra un ahorro del 10,14% en la nómina, con un esquema salarial justo, competitivo y respetuoso de la legalidad. Se introduce un