Fondos documentales y sus componentes

Presentación del fondo documental y sus componentes.
Esta presentación toma ejemplos para un mejor entendimiento de la orgaización de los fondos documentales.

1. FONDOS DOCUMENTALES Y SUS
DIFERENTES COMPONENTES

2. TABLA DE
CONTENIDO
Fondo documental
Sección
Sub-sección
Serie
Sub-serie
Unidad documental
Tipos de unidades
documentales

3. FONDO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos
producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones o actividades.
Se entiendo por fondo documental
la agrupación orgánica de
documentos generados por una
institución o persona física o
jurídica en el ejercicio de sus
funciones que constituyen la
expresión del conjunto de las
actividades desarrolladas.

4. FONDO DOCUMENTAL
Los criterios de identificación de
un fondo en los organismos
productores públicos son los
siguientes:
Existencia legal
Funciones propias establecidas
Posición jerárquica dentro de una
estructura administrativa
Autonomía para el desarrollo de
sus funciones
Estructura interna oficialmente
establecida

5. FONDO DOCUMENTAL
Ejemplos
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Fondo: Dirección de Impuestos Y Aduanas
Nacionales –DIAN
Fondo: Empresa de Telecomunicaciones de
Bogotá
Fondo: Función Pública de los Estados Unidos
Mexicanos.

6. SUB-FONDO
El sub-fondo es el
conjunto de documentos
dentro de un
fondo, producido por
una unidad
administrativa
subordinada que posee
cierto grado de
autonomía.

7. SUB-FONDO
Subdivisión del fondo
consistente en un conjunto
de documentos
relacionados entre sí que
corresponde a las
subdivisiones
administrativas de la
institución u organismo que
lo origina, y cuando esto no
es posible, con
agrupaciones geográficas,
cronológicas, funcionales o
similares de la propia
documentación.

8. SUB-FONDO
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de integración
interinstitucional.
Sub-fondo: subsecretaría de calidad y pertinencia.
Sub-fondo: subsecretaría acceso y permanencia.
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.

9. SECCIÓN
Es la división mayor dentro
del fondo y conviene que
concuerde con las
funciones de las
instituciones (se puede
determinar fácilmente en el
Organigrama de la entidad).
Se pueden identificar como
las dependencias de cada
organización.

10. SECCIÓN
Criterios de identificación:
Debe corresponder a funciones establecidas en un
reglamento interno o semejante, delegadas por el
órgano creador cuyo nivel es el fondo.
Debe pertenecer a un sistema de archivos.
Debe estar inserta en una organización capaz de
desarrollar las funciones delegadas.
Debe contar con competencias propias aunque
esté sujeta a otro organismo superior.

11. SECCIÓN
Es un conjunto de documentos relacionados
entre sí que, por lo general, tienen
correspondencia con las subdivisiones
administrativas o las funciones de la
dependencia o entidad que lo origina.
Corresponde a una diferenciación al interior del
fondo.
De conformidad con los Lineamientos, las
Secciones son las subdivisiones del Fondo
identificadas con funciones.

12. SECCIÓN
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de integración
interinstitucional.
Sección: Dirección general de educación y
colegios distritales
Sección: Dirección general de inspección y
vigilancia.

13. SECCIÓN
Ejemplo
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sección: Dirección de contratación
Sección: Dirección de Servicios administrativos
Sección:Dirección financiera

14. SUB-SECCIÓN
Coincide con las actividades
de cada función. Puede
haber varios niveles
decrecientes pero no
conviene que sean más de
dos porque la excesiva
precisión oscurecería la
visión de conjunto.

15. SUB-SECCIÓN
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sub-sección: Oficina de personal
Sub-sección: Oficina de escalafón docente
Sub-sección: Oficina de nómina

16. SERIE
Conjunto de unidades
documentales de estructura
y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo
órgano o sujeto productor
como consecuencia del
ejercicio de sus funciones
específicas.

17. SERIE
Las series se caracterizan por:
Se organizan siguiendo un
tramite administrativo
Los integran un solo tipo o
varios tipos de documentos
Conservan el orden original.
Representan continuidad en
el tiempo
Pueden dividirse por sub-
series

18. SERIE
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sub-sección: Oficina de personal
Serie: Historias laborales
Serie: Contratos

19. SUB-SERIE
La sub-series son el
conjunto de unidades
documentales que forman
parte de una serie,
identificadas de forma
separada de ésta por su
contenido y sus
características específicas.

20. SUB-SERIE
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sub-sección: Oficina de personal
Serie: Historias laborales
Sub-serie:Historias laborales
administrativos
Sub-serie Historias laborales docentes
de planta
Sub-serie Historias laborales docentes
interinos

21. UNIDAD
DOCUMENTAL
Es entendida como una
unión de documentos en
pro de generar una acción
administrativa para que en
su posterior trámite realice
la función con motivo de su
creación.
Una unidad documental
puede ser simple o
compuesta dependiendo de
los documentos que hagan
parte de esta unión.

22. TIPOS DE UNIDADES
DOCUMENTALES
Unidad Documental
Simple: Es la que está
conformada por una sola
tipología, ya que su
función es la misma.
Unidad Documental
compuesta: Es la que
posee variedad de
tipologías
documentales que van
relacionadas con algo
en común, formando
un expediente

23. UNIDAD
DOCUMENTAL
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sub-sección: Oficina de personal
Serie: Historias laborales
Sub-serie: Historias laborales
administrativos
Unidad documental compuesta:
Expediente conformado por hoja de
vida, documento de
identificación, estudios
realizados, memorandos, reconocimientos
, etc.

24. ANGEL GUSTAVO CORDOBA LOZADA
FONDO DOCUMENTAL Y SUS COMPONENTES
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
TEORÍA ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ, NOVIEMBRE 2011