FORMATOS TIPOS DE DOCUMENTOS EN LAS EMPRESAS Y.pptx

Administración de empresas

1. FORMATOS TIPOS DE DOCUMENTOS EN LAS EMPRESAS Y LA ADMINISTRACION Francisco Suriel Perea Perea

2. INTRODUCCIÓN Cada empresa o negocio tiene una forma particular de ordenar su información, y estamos seguros que tu caso no se escapa de dicha afirmación. Sin embargo, son muchos los errores que se pueden cometer por la falta de información o por desconocimiento sobre los tipos de archivos que existen.

3. Textos de organización interna Todos los textos que se utilizan en las comunicaciones internas tienen como objetivo garantizar la coordinación y el buen funcionamiento de la empresa, así como documentar sus relaciones internas.
La mayoría de los textos de organización interna se utilizan varias veces al día, por lo que si las empresas disponen de formatos preestablecidos se agiliza el trabajo y la función de comunicación.

4. Aviso y anuncio Son mensajes breves dirigidos a un colectivo, para anunciar algo o avisar de algún hecho de interés para todos. Normalmente se exponen en el tablón de anuncios de la empresa, en un formato que permita su lectura. No obstante, para trabajadores que utilizan el ordenador, se suele utilizar como medio de comunicación el envío de un correo electrónico, pues es mucho más rápido y asegura la recepción de la información. Deben presentar un lenguaje sencillo y una redacción muy cuidada. Se presentarán en un lugar que sea visible para todos con un diseño y tamaño de letra que sea acorde a la distancia probable de lectura.

5. Comunicado interno o memorándum El mensaje debe ser breve y ágil, para que se comprenda inmediatamente. Si la información que se desea transmitir es compleja, debe desarrollarse como un anexo al propio memorándum. Su estructura es la siguiente: – Nombre del documento: Comunicado interno, nota interna. – Emisor/es (apartado “De”): indicando el cargo. – Destinatario/s (apartado “A”): persona o departamento. – Asunto: síntesis del mensaje. – Mensaje: introducción, exposición y conclusión. – Firma: del emisor, con el nombre y apellidos debajo. – Fecha: lugar, día, mes y año. – Información complementaria: anexos, información ocasional, personas que reciben copia…

6. Informe Es un documento que recoge la descripción de todos los datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto. Además de la información principal, puede incluir gráficos, fotografías, organigramas, así como documentos anexos. También incluye propuestas de actuación,sugiriendo determinadas actuaciones. Una estructura posible sería: – Portada: título del informe, nombre de los redactores, nombre de los destinatarios, fecha. – Introducción: objetivos principales del informe. – Desarrollo: es la parte donde se redacta toda la información objetiva, dividida en apartados. A veces incluye información complementaria como estadísticas, gráficos, tablas, etc. – Conclusiones: análisis e interpretación de los datos contenidos en la exposición. Los informes expositivos no tienen conclusiones. – Recomendaciones. – Anexos. Puede incluirse bibliografía, fuentes consultadas, etc.

7. Convocatoria Es un escrito en el que se cita a una o varias personas para que asistan a una reunión. El documento ha de ser funcional no dando lugar a interpretaciones por parte de las personas interesadas. Se utilizará un lenguaje neutro y conciso, informando del motivo de la reunión, lugar, día y hora. Es obligatorio que conste el orden del día, es decir la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria. Su estructura es: – Título: tipo de reunión (consejo, asamblea, junta...) y nombre del organismo, asociación o grupo que se reúne. – Convocatoria: citación a los destinatarios para que acudan a la reunión,comunicándoles el motivo de la misma precisando la fecha, la hora y el lugar donde se celebrará. – Orden del día: normalmente comienza con la “lectura y aprobación del acta de la sesión anterior” y termina con “ruegos y preguntas”. – Cierre: suele comprender la fecha y el lugar desde el que se convoca y la firma del presidente.

8. Acta Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. Así como la convocatoria es imprescindible para que la reunión se desarrolle conforme al orden del día establecido, el acta es necesaria para que recoja todas las decisiones acordadas. En la reunión, uno de los participantes actuará como secretario y será él el encargado de elaborar el acta, a partir de las notas recogidas durante la reunión. El acta debe remitirse a todos y cada uno de los asistentes lo antes posible. Antes de firmar el documento, su contenido ha de ser aprobado por los asistentes. La aprobación puede hacerse en el transcurso de la propia reunión o puede hacerse en la reunión siguiente, siendo el primer punto del orden del día.

9. Certificado Documento que sirve para constatar un determinado hecho. Normalmente se emite a instancia de quien lo recibe, siendo elaborado por una persona autorizada en la organización. Confirmando diversos hechos tales como resultados académicos, asistencia a un curso,etc. Tienen la siguiente estructura: – Encabezamiento: nombre o logotipo de la empresa que emite el certificado. Si lo emite una persona en nombre de la empresa, deben constar su nombre y cargo. – Cuerpo: comienza con la expresión “Certifica” o “Certifico” y, a continuación, se detalla el hecho o circunstancia que se certifica. – Cierre: con la fecha, en letra, precedida de alguna frase del tipo: “y para que conste a los efectos oportunos, firmo el presente certificado en…”,“y para que conste a los efectos oportunos, y a petición del interesado y a efectos de su presentación en…” – Firma de la persona cuyos datos encabezan el escrito.

10. Portada de fax Este documento es una hoja que acompaña y presenta a un fax y que contiene los datos del emisor y del destinatario. El objetivo de una portada de fax es que este llegue íntegro a su destinatario concreto. Su estructura es la siguiente: – Datos del remitente: tanto de la empresa como de quien lo elabora. Se incluyen números de teléfono y fax, para posibles incidencias. – Datos del destinatario: nombre de la persona y el departamento al que se dirige. – N.o de páginas, incluida la portada, para comprobar que han llegado todas las páginas que se envían. – Mensaje: puede incluir alguna observación, si se desea, así como un saludo o una despedida. – Fecha.

11. Notas de recepción de visitas o Llamadas telefónicas Son notas breves que se utilizan por la persona que atiende el teléfono o atiende una visita para transmitir un mensaje al destinatario correspondiente. Su estructura es muy simple e, incluso, puede ser redactada en un papel en blanco que se dejará al destinatario. No obstante, es recomendable que la empresa diseñe un modelo de hoja que incluya, al menos, el siguiente contenido mínimo: – Destinatario: persona a la que llaman o a quien quieren visitar. – Remitente: persona que ha llamado o ha venido. – Motivo de la llamada o de la visita. – Número de teléfono de quien llama, para devolver la llamada. – Mensaje: breve y claro. Actualmente, muchas empresas, utilizan alguna aplicación informática (por ejemplo, Microsoft Excel) para elaborar estas notas de recepción,

12. Textos protocolarios No tienen una finalidad comercial, son textos formales que se envían por cortesía o deferencia a una persona o un grupo de personas. El lenguaje de los textos protocolarios debe ser sencillo, directo y ajustado con el contenido del mensaje (no será lo mismo felicitar por un nacimiento, que dar el pésame por un fallecimiento). Algunos de los escritos que veremos a continuación pueden redactarse en forma de carta, aunque en la mayoría de los casos se utilizan tarjetas de empresa o tarjetas en blanco. No obstante, para los textos cuya naturaleza lo permite, cada día se utiliza más el formato electrónico, a través del envío de mensajes de correo electrónico o SMS. En todo caso, si se realizan en el formato tradicional, la presentación reviste especial importancia por lo que el papel y el sobre deben ser de calidad.

13. Saluda Es un documento que se utiliza para comunicar, formalmente, alguna información breve, a personas con quien se mantiene o se quiere manteneruna relación comercial. Su estructura suele constar de un encabezamiento con los datos del remitente, el cuerpo del escrito después de la palabra "Saluda" con un tamaño de fuente más grande que el anterior y destacada en párrafo aparte y, finalmente, el cierre, que presenta alguna información o invitación. Además,se puede incluir una despedida final, con una frase formal de cortesía.

14. invitación Documento breve que utiliza la empresa para invitar al destinatario a un acto o celebración. Para este fin puede utilizarse también el Saluda, por lo que sus características generales (tamaño, formato, lenguaje, etc.) son las mismas. Deben personalizarse, bien en el propio escrito, bien en el sobre en el que se incluirán. Suelen incluir la petición expresa de confirmación de asistencia al evento así como, en su caso, la indicación de si se requiere algún tipo de etiqueta o puede vestirse informalmente.

15. Felicitación Las felicitaciones son escritos que dirigidos a personas por motivos diversos, como por ejemplo éxitos en su carrera profesional, nombramiento por un cargo, acontecimientos agradables de la vida personal, fiestas de Navidad, etc. Su estructura es muy simple; comienza con un saludo cordial y de proximidad, sigue con el mensaje propiamente dicho de felicitación por el hecho concreto objeto de la comunicación y termina con una despedida de acuerdo con el tono del saludo.

16. Nota de regalo Es una nota escrita a mano, generalmente en el reverso de una tarjeta de visita, cuya finalidad es acompañar a un regalo que no se entrega personalmente. El texto es muy breve y conciso (por ejemplo, “muchas felicidades”) ya que su fin es únicamente informar de la procedencia del regalo. En concreto, su contenido normalmente incluye unas breves palabras de cortesía acompañadas de la firma del emisor. También suele incluirse el día,mes y año en que se envía y el nombre o logotipo de nuestra empresa,cuando se envían a alguien ajeno a la misma.

17. Pésame Es un mensaje que se utiliza para transmitir el sentimiento que produce el fallecimiento de alguna persona relacionada directa o indirectamente con la empresa. Según la relación que se mantuviera con el fallecido o con los destinatarios del pésame, el tono será protocolario y solemne o más personal y próximo. El pésame siempre será personalizado, pudiendo utilizarse una carta, un escrito tamaño A5 o una tarjeta.

18. Esquela Son mensajes publicados en la prensa para comunicar el fallecimiento de alguien y manifestar el pésame, en nombre de la empresa. Si bien, habitualmente, es la familia quien las publica, pueden ser también insertadas por la empresa, como muestra de condolencia. Lógicamente, el tono debe ser solemne debiendo prestarse especial atención a aspectos como las creencias religiosas.

19. Telegrama Es un mensaje muy breve, sencillo y urgente que se envía mediante el servicio de telégrafos. Como el precio del envío depende del número de palabras utilizadas, estas se reducen al mínimo; por tanto estos escritos tienen un lenguaje especial en el que no se suelen utilizar artículos, preposiciones, etc., para conseguir un texto muy corto. Por ejemplo, si queremos decir “no podremos llegar el día previsto, sino que lo haremos con dos días de retraso, a la misma hora”, en un telegrama diremos “Imposible llegar fecha prevista. Retraso dos días. Misma hora”. Normalmente se redactan en un formulario que existe en las oficinas de correos. Formato debe llevar: – Destinatario: nombre, dirección y número de teléfono. – Texto: como hemos indicado, muy breve y directo. – Emisor: datos personales, domicilio y teléfono.

20. Solicitud Es un documento que contiene una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o varias pretensiones del solicitante con fundamento en un derechosubjetivo o interés legítimo. La solicitud debe estar fundamentada e inicia un procedimiento administrativo a instancia del solicitante; por ello, comúnmente se conoce también a este documento como “Instancia”. Nosotros podemos realizar nuestra solicitud pero tomando en cuenta ciertos requerimientos: Datos personales - Datos del representante Exposicion de hechos - Medio y lugar de presentación Solicitud - Relación de documentos Fecha y firma - Organo o Institucion

21. Denuncia La redacción debe ser clara, concisa y con frases cortas y sencillas. Además, lo más importante es que debe presentar los hechos de forma objetiva. Su estructura es la siguiente: – Datos identificativos del emisor de la denuncia. – Hechos: exposición ordenada y cronológica de los hechos y razonamientos en los que se basa la denuncia. – Documentos adjuntos: relación nominal y numerada de todos los documentos, si los hubiera, que se aportan como fundamento de la denuncia presentada. – Medio preferente y lugar de notificación: el denunciante debe indicar el lugar y medio por el que prefiere recibir la notificación. – Firma. – Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la denuncia.

22. Alegaciones La redacción debe ser clara y sencilla para evitar ambigüedades y facilitar la lectura y comprensión. Deben evitarse también los párrafos excesivamente largos. Se deben presentar sin apreciaciones personales, es decir de una manera objetiva. Su estructura es la siguiente: – Datos identificativos de quien presenta las alegaciones. – Asunto o procedimiento en el que realiza la alegación, especificando, si se conoce, el número de expediente. – Exposición ordenada de los datos, hechos o argumentos que se desea que el órgano competente tenga en cuenta en el momento de resolver. – Relación nominal de los documentos que, en su caso, se aportan. – Lugar, fecha y firma. – Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la alegación.

23. Recurso Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está de acuerdo. Por medio del recurso se solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial. Tiene la siguiente estructura: – Encabezamiento: comienza con la palabra “Recurso”, centrada en el papel. A continuación figuran los datos de la persona afectada por la resolución, que firma el recurso, y que se denomina recurrente. – Interposición de recurso: indicación de la disposición contra la que se está recurriendo, órgano que la dictó, fecha en la que se dictó y fecha en la que se ha notificado. – Alegaciones: se detallan los argumentos por los cuales formulamos el recurso. Cada alegación irá en un párrafo. En el caso de aportar documentación se hará constar en este apartado. – Solicitud: es consecuencia de las alegaciones anteriores y en las que se fundamenta el recurso. – Cierre: lugar, fecha, firma y destinatario.

24. ¡¡¡Gracias por su atención brindada!!!