GESTIÓN DE RECURSOS, PROGRAMA DE GESTIÓN DE RECURSOS

GESTIÓN DE RECURSOS

1. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
Pagina 1 de 27
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ
NORMA NTC-ISO 9001: 2015
NORMA NTC-ISO 14001:2015
NORMA NTC-ISSO 45001:2018
RUC DEL SECTOR HIDRCARBUROS
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
REQUISITOS
DOCUMENTO CONTROLADO
Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en parte sin
previa autorización de la empresa
Elaboró:
 
Coordinador HSEQ
Aprobó:
Gerente
Copia No::
 
 

1

2. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
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TABLA DE CONTENIDO
Objeto
Alcance
Definiciones
1. Gestión de recursos Humanos
2. Infraestructura
3. Ambiente de trabajo
4. Gestión de Compras
5. Mantenimiento Preventivo a Maquinas y Equipos
6. Gestión del Conocimiento
Pág.
3
3
3
4
8
9
10
25
27
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN
COPIA COPIA PARA
FECHA DE
DEVOLUCIÓN
CO1:V6 Coordinador HSEQ
CO2:V6 Director HSEQ
CO3:V6 Administrador
CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
V2 A V3
Cambio de razón social de limitada a
sociedad anónima simplificada y logo
de la empresa
GR-P01
V3 a V4
Se incluyeron Controles para
Proveedores de Alimentos
GR-P-01
V4 a V5
Se aclara la gestión del conocimiento
en la Empresa.
Gestion de Proveedores Externos
(Pagina 19)
GR-F-01.
V5
Se revisa con base en requisitos de la
Norma ISO 45001, no se realizaron
cambios, se cambia fecha de
documento, y se mantiene versión
GR-P-01
V5 a v6
Se Incluye cuadros indicando registros
especiales de proveedores. Pagina 14
a 17
GR-P-01
V6 a v7
Ley 2024 de 2020, “por medio de la
cual se adoptan normas de pago en
plazos justos en el ámbito mercantil y
se dictan otras disposiciones en
materia de pago y facturación” (Ver
Pagina 18)
GR-P-01

3. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
Pagina 3 de 27
OBJETO
Realizar la selección, evaluación del desempeño y entrenamiento del personal que requieran la empresa y elaborar los respectivos
perfiles para el cargo; definir la infraestructura y ambiente de trabajo necesario; garantizar la compra de materiales y el alquiler de
equipos que cumplan las especificaciones técnicas requeridas tanto por el cliente como por la empresa y que sean seguros para el
personal y medio ambiente.
ALCANCE
Este documento es aplicable a todo el personal y/o actividades del proceso del Gestión de Recursos. La gestión de compras, aplica
para la compra de materiales, equipos y servicios que afecten directamente la calidad del servicio, el bienestar de los trabajadores o
el medio ambiente en las obras o en el área Administrativa. Las ordenes de compra se registraran para compras iguales o mayores
a 3.5 salarios mínimo legales mensuales vigentes.
DEFINICIONES
Gestión de Compras: Conjunto de actividades que buscan garantizar la adquisición de materiales, equipo y servicios de excelente
calidad, que cumpla los requisitos del cliente y garanticen la buena prestación del servicio.
Gestión Humana: Conjunto de actividades tendientes a garantizar la buena selección del personal y elevar las habilidades y nivel
educativo del empleado.

4. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
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1 GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES
1
2 P Administrador, Gerente Plan de Calidad
Los requerimientos de personal
están incluidos en el Plan de
Calidad, este se toma como
referencia para determinar que
empleados se necesitan para cada
uno de los proyectos
3 P Secretaria, gerente
Plan de Calidad y requisitos
del cliente
Pull de hojas de vida de la empresa,
archivos de personal de contratos
anteriores, por medio de socios
4 P Secretaria, gerente
Plan de Calidad Requisitos del
cliente
Manual de Funciones y
Responsabilidades
(GR-F-04)
La competencia en HSEQ previa
para el ingreso al personal en la
empresa esta definida en el GR-F-
04 Manual de Funciones y
Responsabilidades; y capacitación
interna descrito en la Matriz de
Capacitación por Persona.
5 P
Gerente , Coordinador
HSEQ
Manual de Funciones y
Responsabilidades
(GR-F-04)
La Organización ha definido la
Competencia del Personal en el
GR-F-04 Manual de Funciones y
Responsabilidades en el cual se
establece la Educación,
Formación , Habilidades,
Experiencia , Autoridad y Rendición
de Cuentas de cada cargo
Requerimiento de
personal
Consecución
de hojas de
vida
Preselección de
candidatos
INICIO
12
Definición de
Competencias

5. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
Pagina 5 de 27
ID
PH
VA
ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOC. DE
REFERENCIA
REGISTRO OBSERVACIONES
6 H
Administrador
Manual de
Funciones y
Responsabilidades
El Gerente o Administrador realiza entrevista, Las
habilidades del personal serán evaluadas en el GR-F-01
Evaluación de Desempeño. Así mismo se identifican las
aptitudes del personal para desempeñar determinado
cargo
7 V
Administrador
Manual de
Funciones y
Responsabilidades
En caso de que algún funcionario no cumpla todo los
criterios de competencia definidos por la Empresa, se
documentara en un acta Reunión el por que fue contratado
y las actividades de Formación a Desarrollar para cumplir
criterios.
8 A
Administrador
Inducción al
SGI HSEQ
Evaluación de
Inducción.
Contrato de
vinculación
laboral
Certificado de
Aptitud Laboral
Listado de
verificación de
Registro de
Recurso Humano
Se realizan exámenes médicos de ingreso descritos en
Procedimientos de Evaluaciones Medicas, luego de
conocer el certificado de aptitud se hacen sus afiliaciones
a ARP, EPS, AFP y se elabora contrato. Se hará la
entrega al trabajador de su Dotación dejando evidencia de
la entrega de la misma. Después de realizados los
exámenes médicos, se deberá verificar que el certificado
de aptitud laboral especifique los exámenes médicos
realizados, de lo contrario solicitar al medico aclaración de
los exámenes médicos que se realizaron.
Nota 1: se deberá hacer seguimiento a los registros de
personal a través del LISTADO DE VERIFICACION DE
REGISTROS DE RECURSO HUMANO.
9 P
Gerente,
coordinador de
HSEQ
Plan de capacitación
(GR-F-02)
Matriz de
Entrenamiento
Control de
capacitación
(GR-F-03)
Al empleado debe dársele a conocer el SGI de la empresa.
Se le debe explicar los peligros y riesgos a los cuales esta
expuesto. Junto con las funciones, responsabilidades en
calidad y HSE para que garantice la buena prestación del
servicio. Además según el cargo que vaya a desempeñar
se debe dar capacitación según la Matriz de
Entrenamiento. Para realizar las capacitaciones el
Instructor deberá usar cuando aplique:
Video beam o PC Portatil
Carteleras, Publicaciones del Sistema, Documentos en
Power Point
Copias de Partes de los documentos como temas de
capacitación.
Entrevista
1
El candidato
es apto
2
Vinculación con
personal
Capacitación del
empleado
3
No
Si

6. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
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Evaluación
satisfactoria
ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. DE REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES
10
H
Jefe inmediato de
cada área .
Coordinador HSEQ
Evaluación del
desempeño
(GR-F-01),
La evaluación del desempeño del
personal se hará cada seis meses, o al
final del proyecto en caso de que la
duración de este sea inferior a 6
meses. Se evaluara Funciones y
Responsabilidades del Personal, así
como cumplimiento de Perfil de
Cargos. Se tendrá evaluaciones de
desempeño por cargo..
11 V
Jefe inmediato de
cada área
Evaluación del desempeño
(GR-F-01)
Evaluación del
desempeño
(GR-F-01)
El Gerente y el Coordinador HSEQ
evalúan los resultados de las
evaluaciones y toman las acciones
correctivas necesarias
12 V Gerente
Evaluación del desempeño
(GR-F-01)
Evaluación del
desempeño
(GR-F-01)
De acuerdo a los resultados de la
Evaluación el empleado deberá tomar
nuevos refuerzos de capacitación en
los temas en que se considere se
encuentre su debilidad
13 A gerente
Evaluación del desempeño
(GR-F-01)
Evaluación del
desempeño
(GR-F-01)
Se considera empleado competente a
aquellos empleados que obtengan una
calificación global de 3.5 en adelante.
Aunque si en algún punto o ítem de la
evaluación se obtuvo un puntaje
inferior a 3.5 deberán igual tomarse
acciones de mejora.
Como evidencia de comunicación de
los resultados a los empleados se
dejara evidencia con la firma del
empleado en la evaluación.
3
Evaluación del
desempeño
Análisis de
evaluación
4
Empleado
competente
5
No
Si

7. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
Pagina 7 de 27
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOC. DE
REFERENCIA
REGISTRO OBSERVACIONES
14 A Gerente y trabajador
Evaluación del
desempeño
(GR-F-01)
Evaluación del desempeño
(GR-F-01)
Evaluación Mejoras
Individuales
(GR-F-17)
El trabajador se compromete con
la empresa a llevar a cabo las
acciones de mejora y asistir a las
capacitaciones y entrenamientos
que hubiera lugar.
En la próxima evaluación se le
hará seguimiento a dichas
acciones
Se establecerán Plan de Mejoras
Individuales a Empleados con
puntajes menores de 3.5.
15
4
Plantear acciones de
mejora
FIN
5

8. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
Pagina 8 de 27
GESTIÓN DE PROFESIONALES SUBCONTRATISTAS
La Contratación del Personal Subcontratista, se realizara de acuerdo a lo definido en el Numeral 1 del Presente
Documento. Es decir de acuerdo a perfil de cargos, y deberá cumplir todo el proceso de Inducción, Selección,
Evaluación medica, etc.
El personal Profesional Contratado por Prestación de Servicios, deberá pagar la seguridad por un IBC Igual al
40% del Valor del Contrato, todos los meses deberá pasar su cuenta de cobro o factura, con la respectiva
evidencia de pago de EPS, FONDO DE PENSIONES y ARL Hasta Riesgo 3.
En el caso de que algún profesional requiera realizar visitas a campo, en estaciones petroleras, o áreas donde se
realicen obras civiles, u obras eléctricas, deberán afiliarse a riesgo V o IV, en este caso el pago lo Realizaría
ASA CONSTRUCCIONES SAS, previa afiliación directa por parte de la empresa a la ARL con el Contrato de
Prestación de Servicios.
Debido a que los Profesionales Subcontratistas, también son un tipo proveedor, pero debido a realizan
actividades misionales de la empresa, no se pueden evaluar con los Criterios del Numeral 4 del presente
documento, por tanto los criterios aplicables son los siguientes:
Selección: Se realizara a través del cumplimiento de Perfil de Cargos, Deberá Pasar Examen Medico de
Ingreso, Inducción y Evaluación de Inducción.
Evaluación y Reevaluación: Se realizara evaluación del Desempeño GR-F-01, la primera será considera
Evaluación, y la Reevaluación de la segunda (semestral) en adelante.
Mejora de Desempeño: Cuando el Subcontratista obtenga un puntaje inferior a 4 pts en la evaluación del
desempeño, se deberá realizar una mejora individual o definir en la misma evaluación del desempeño, las
mejoras que deberá tener el subcontratista y que deberá verificarse en la próxima evaluación del desempeño.

9. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
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GESTIÓN DE PROFESIONALES SUBCONTRATISTAS INDEPENDIENTES
Comunicación con Subcontratista Profesional:
Antes de contratar al subcontratista profesional se le comunicara su perfil de cargos, donde se evidencia su
funciones y responsabilidades, rendición de cuentas, autoridad, y se aclara que se evaluara cada seis meses su
desempeño.
Los Resultados de la Evaluación del Desempeño del Subcontrista se les Comunicara, y la evidencia será la
firma del Profesional de la Respectiva Evaluación del Desempeño.

10. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
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GESTION DEL CONOCIMIENTO
Para asegurar el conocimiento dentro de la organización, ASA CONSTRUCCIONES SAS ha definido:
•Mantener Procedimientos Operativos Documentados
•Antes de cada proyecto definir el Plan de Calidad y los Procedimientos que Aplican al Contrato.
•Definiendo la Competencia Mínima del Personal en el GR-F-04 Manual de Funciones y Responsabilidades, para
que ingrese a la organización y puedan desarrollar correctamente las actividades administrativas y operativas
•Definiendo e Implementado Plan de Capacitación Interno GR-F-02, así como capacitaciones con la ARL y
entidades externas. Se deberá revisarse al inicio de cada año, en el mes de Enero, el Plan de
Capacitación GR-F-02, por parte del Gerente, Representante Copasst y Director HSEQ/Coordinador
HSEQ, se deberá revisar que los temas sean pertinentes, que se incluyan riesgos significativos y
aspectos ambientales y hacer seguimiento a la ejecución del mismo mínimo cada 3 meses, y dejar
evidencia en la casilla de OK y firmado por Gerente, Director HSEQ/Coordinador HSEQ/ Representante
Copasst.
•Aplicación de Normas INVIAS y NSR-10, RETIE 2017, NTC 2050, ASME, API, y las Especificaciones Técnicas y
Requisitos de los Clientes.
•Cuando se presenten cambios en normas o requisitos de los procesos, se deberá documentar estos cambios en
el formato MM-F-01 Oportunidades de Mejora, y aplicar procedimiento de gestión del cambio.

11. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
Pagina 11 de 27
2. INFRAESTRUCTURA
La Empresa para el desarrollo de su alcance social cuenta con la infraestructura adecuada en la parte administrativa e implementa la necesaria
para la ejecución de las diferentes obras, dando cumplimiento como mínimo con los siguientes parámetros.
ALCANCE
EDIFICIOS (Espacios de
Trabajo)
EQUIPOS PARA LOS
PROCESOS
SERVICIO DE
APOYO
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
ÁREA ADMINISTRATIVA
Oficina con área
suficiente para el
desarrollo de las
funciones
administrativas, con
servicios básicos
Computador e impresora con
bases de datos o software para
presupuesto y control de
obras, manejo contable y para
el procesamiento de texto y
hojas de cálculo
Línea telefónica
Equipo de Fax
Internet
Correo electrónico
Los equipos de computo que posee la
organización, se controlará su
mantenimiento preventivo, y los registros
de mantenimiento se llevaran en la Hoja
de vida de equipos GR-F-12
PROYECTOS
Campamento para el
personal técnico de las
obras y para el personal
de los subcontratistas
con servicios básicos de
aseo.
Computador e impresora con
el software o base de datos
requerido en las obras que así
lo amerite.
Herramientas y el equipo
menor en alquiler o comprado.
El equipo que no posee la
Empresa se adquiere por
mediante el sistema de
arrendamiento. Se tendrá la
respectiva valoración de los
riesgos generados por estos
equipos en el HSE-F-01
Panorama de Riesgos y los
aspectos ambientales en el
HSE-F-02 Matriz de Aspectos
Ambientales
ASA CONSTRUCCIONES SAS , utiliza
equipos alquilados, mientras estos sean
usados, deberá realizarse el
mantenimiento cuando estos lo
requieran o de acuerdo a las
indicaciones del proveedor, firmadas en
el contrato de arrendamiento o de
acuerdo a las especificaciones técnicas
del equipo entregadas por el proveedor.
Si no deja ni en el contrato de
arrendamiento o especificaciones
técnicas que aclaren el mantenimiento
de los equipos, el Coordinador HSEQ
deberá determinar la periodicidad del
mantenimiento del equipo. Los equipos
que adquiera o compre la organización,
se controlaran por medio de la hoja de
vida de equipos GR-F-12

12. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
Pagina 12 de 27
ALCANCE EDIFICIOS (Espacios de Trabajo) EQUIPOS PARA LOS PROCESOS RESPONSABLES
ÁREA ADMINISTRATIVA
Temperatura
Implementar y adquirir los elementos necesarios para
mantener una temperatura adecuada en el sitio de trabajo.
Gerente o su delegado
Iluminación
Verificar la iluminación adecuada y necesaria en cada
punto de trabajo.
Gerente o su delegado
Seguridad industrial
Implementar y Mantener las normas y requerimientos
necesarios de la seguridad industrial
Todo el personal de la
empresa
OBRA
Seguridad industrial Implementar y Mantener las normas y requerimientos
necesarios de la seguridad industrial
Todo el personal de la
empresa
Trabajo en áreas de construcción
Uso obligatorio del casco, elementos de protección
personal (EPP) y restricción de personal no autorizado.
Ing Residente
Trabajos en altura
Uso obligatorio del casco y arnés de seguridad, con
restricción de personal no autorizado.
Ing Residente
Trabajos especiales (Instalación de
Aislamiento, Pintura, Trabajos en
excavación, etc.)
Uso obligatorio del casco, EPP y gafas de seguridad, con
restricción de personal no autorizado, Certificados de
Apoyo o Permisos de Trabajo Inspecciones de Áreas de
Trabajo.
Ing Residente
3. AMBIENTE DE TRABAJO
La empresa propendiendo por el bienestar del personal, trata de manejar un ambiente de trabajo adecuado y agradable, buscando así la
prestación del servicio con las mejores satisfacciones tanto para el cliente y los proveedores como para el personal de la empresa, para lo cual ha
definido los siguientes aspectos:

13. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
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5-MANTENIMIENTO PREVENTIVO A MAQUINAS Y EQUIPOS
IdPHVA Actividad Responsable Doc. de
referencia
Registro Observaciones
1 P
2 P Coordinador Administrativo Listado de
Equipos
GR-F-11
Se identifica el equipo a reparar en
listado de equipos
3 P Coordinador Administrativo Listado de
Equipos
GR-F-11
Hoja de vida
de equipos
GR-F-12
Se revisa listado de equipos que
posee la empresa y de acuerdo a
su criticidad funcionamiento se
define programación de
mantenimiento
4 P Coordinador Administrativo Listado de
Equipos
GR-F-11
Hoja de vida
de equipos
GR-F-12
Se inspecciona el equipo se revisa
que partes del mismo están
desgastadas o necesitan
cambiarse y se registran en hoja
de vida.
No: Equipo en buen estado
Si. Realizar cambios de partes,
realizar ordenes de compra.
Inicio
Identificación del
equipos
Planear
mantenimiento del
equipo
Desarme y
revisión general
del equipo
1
¿Hay partes del
Equipo desgastadas?
2
3
NO
Si

14. GESTION DE RECURSOS
Cod: GR-P-01
Versión: 7
Fecha: 14/05/2022
Pagina 14 de 27
Id
PH
VA
Actividad Responsable
Doc. de
referencia
Registro Observaciones
5 H
Mantenimiento
sub.- contratado
Hoja de vida
de equipo
GR-F-12
Se describe en la hoja de vida, cambios
de partes Las partes desgastadas y/o
cambiadas son almacenadas y
dispuestas para su reutilización o para
disponerlas como desecho o venderlas a
las chatarrerías. Además se dan a
conocer los riesgos y Aspectos
ambientales relacionados con las
actividades en el Panorama de Riesgos y
Matriz de Aspectos Ambientales
6 V
Coordinador Administrativo
Hoja de vida
de equipo
GR-F-12
Hoja de vida
de equipo
GR-F-12
Se anota en la columna de
observaciones la causa del porque se
desgasto o sufrió daños partes del
equipo
7 A
Se Hace prueba para verificar que el
equipo fue bien reparado
8 A Operador de equipo
Hoja de vida
de equipo
GR-F-12
En el caso de los equipos críticos, si en
el momento el equipo no es necesario,
debe ponerse a trabajar a modo de
prueba , para evitar daños al equipos o al
personal y trastornó post montajes.
1
Se realizan cambios de
partes desgastadas
Determinar e eliminar
causas de desgaste partes
¿El equipo quedo
Bien reparado?
Actualizar hoja de
vida y
Reensamblar
equipo
Poner equipo en servicio o
equipo disponible
FIN
2
3