Gestión de Archivos y términos comunes.pptx

Orden y la creación de los materiales al iniciar un archivo

1. Gestión de Archivos Es la forma ordenada y segura se determina el orden y la creación de los materiales al momento de iniciar un archivo, se debe tomar en cuenta que el Archivo cuente con los siguientes requisitos: 1. Que sean materiales fáciles de maniobrar o manipular 2. Que se archive en forma ordenada 3. Que se determine un sistema de archivo 4. Que se hagan las anotaciones correspondientes 5. Que el sistema que se utilice ahorre espacio y tiempo 6. El sistema debe ser sencillo y entendible para todos

2. TÉRMINOS MAS COMUNES DE ARCHIVO Archivo ( Conjunto ordenado de documentos) Clases de Archiv o el Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos. Existen otros, como el numérico y el decimal, que por su complejidad y extensión Carpeta  (fólder en algunos países) es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger papeles sueltos.  Carpeta  archivadora. Pestaña Identificación en un archivo, entre ellas las más comunes Pestañas corridas  - Toda la parte de atrás de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente. El rótulo se coloca en el lado derecho de la pestaña. Pestañas cortadas  - Hay carpetas cuyas pestañas aparecen cortadas de dos a cinco posiciones. El número de posiciones depende del sistema de archivar. Pueden tener una pestaña de una mitad, un tercio, un cuarto, o un quinto del ancho de la carpeta. Pestañas reforzadas -  Hay carpetas cuyas pestañas han sido reforzadas doblando el mismo material de la carpeta en su orilla superior. Rótulos  - Las carpetas se rotulan con cédulas llamadas marbetes. Estos marbetes se fabrican en varios colores y vienen engomados en la parte de atrás. Después de rotulados se adhieren a la pestaña de la carpeta. Instrucciones para los marbetes : Mantenga uniformidad al escribir los rótulos de las carpetas. Es preferible usar mayúsculas en la letra inicial de la primera palabra y nombres propios y minúscula en el resto del nombre.

3. CARPETAS DENTRO DE UN ARCHIVO

4. FORMAS DE ARCHIVAR

5. CARPETAS

6. FICHEROS Y CARPETAS