Gestion_Activo_Fijo_Mun _Providencia.ppt

Presentación de activo fijo

1. “GESTIÓN DEL ACTIVO FIJO EN LA
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA”
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
Proceso de Implementación NICSP- CGR Municipal
Fecha 27/06/2018
M. Pilar Fahrenkrog Podlech - Jefe Departamento de Finanzas
Jaqueline Valdés Quijada – Jefe Sección Contabilidad de Bienes
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

2. REGISTRO Y CONTROL DEL ACTIVO FIJO
2
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

3. Estructura Administrativa
3
1.Estructura Organizacional: En el Reglamento de Funciones de la Municipalidad de Providencia se establece que la
Sección Contabilidad de Bienes, dependiente del Departamento de Finanzas de la DAF, tiene como función principal:
 Mantener el registro físico y valorizado actualizado de los bienes inmuebles y muebles ubicados en cada una de las
dependencias municipales y de aquellos entregados en comodato
Actualizar y depreciar los bines de uso, aplicando anualmente, al 31 de diciembre, las actualizaciones
correspondientes a los bines cuyo valor de adquisición sea superior a 3UTM, de acuerdo a lo instruido por la CGR
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

4. Antecedentes:
4
2.Registros de Inventario antes del año 1994: hasta el año 1994 existían registros de Inventario y Activo Fijo en
formato de Fichas de papel por cada uno de los bienes, los que se mantenían en archivos separados por Dirección.
3.Actualización y sistematización de Inventario desde el año 1994: en el año 1994 se contrató un Sistema
Informático (SMC) con el módulo de Inventario, que permitió traspasar los bienes registrados en las fichas de papel a
un sistema computarizado que permitiera el control y registro de todos los bienes inventariables del municipio. Su
implementación tomó alrededor de 1 año y se trabajó principalmente en “poblar” la base de datos nueva e ir
revisando en terreno los bienes de cada unidad.
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

5. PROCEDIMIENTO
5
El Procedimiento para la toma, control y valorización de los bienes de uso municipales se
encuentra establecido en el “REGLAMENTO SOBRE BIENES MUNICIPALES”, cuya última
actualización es del 05/12/2016.
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

6. PROCEDIMIENTO: REGLAMENTO DE BIENES
6
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

7. PROCEDIMIENTO ALTAS DE INVENTARIO
7
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA
ARTICULO 9°: BIENES DE ALTA; La incorporación de un bien a una Dirección Municipal proveniente de una
adquisición, donación o permuta, se realizará a través de la Sección Contabilidad de Bienes dependiente de la
Dirección de Administración y Finanzas quien emitirá el documento ANEXO DE ALTA.

8. PROCEDIMIENTO ALTAS DE INVENTARIO
8
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

9. PROCEDIMIENTO ALTAS DE INVENTARIO
9
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

10. PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN ACTIVO FIJO
10
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA
ARTICULO 21°: La Sección de Contabilidad de Bienes, será responsable de la actualización y depreciación
permanente de los bienes de uso, aplicando anualmente, al 31 de Diciembre, las actualizaciones
correspondientes a los bienes cuyo valor de adquisición sea superior a 3 UTM.

11. PROCEDIMIENTO BAJAS DE INVENTARIO
11
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA
ARTICULO 12°: BIENES DE BAJA: En caso de que un Bien no preste utilidad a la Unidad o dado su mal estado
de conservación resulte inútil su uso para ésta, se deberá solicitar a la Dirección de Administración y Finanzas
su baja mediante el formulario correspondiente.

12. PROCEDIMIENTO TRASLADO DE INVENTARIO
12
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA
ARTICULO 11°: BIENES DE TRASLADO; Cuando un bien sea destinado a una ubicación física distinta a la
original (al interior de la misma Dirección o hacia otra Unidad Municipal) la unidad de origen del bien deberá
comunicar formalmente a la Sección Contabilidad de Bienes, mediante el formulario SOLICITUD DE
TRASLADO, a objeto de mantener actualizado el Registro Control Físico y de reasignar responsabilidades.

13. PROCEDIMIENTO CONTROL Y SEGUIMIENTO DE
INVENTARIO
13
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA
ARTICULO 26°: La Sección Contabilidad de Bienes realizará un “Plan Anual de Visitas Inspectivas” a las distintas Unidades Municipales, a objeto
de confrontar el inventario físico con los registros y certificar el estado en que se encuentran todos los Bienes asignados a cada Unidad.
 
Para el caso en que se detecten diferencias en la visita inspectiva v/s el Registro Control Físico, que no hubiesen sido informadas por la Unidad
Responsable en el Proceso de Actualización semestral del inventario, se responsabilizará a la Unidad respectiva del hecho, debiendo la
Dirección de Administración y Finanzas solicitar al Alcalde la instrucción de una investigación sumaria o sumario administrativo, si no se
ubicaran los bienes.

14. PROCEDIMIENTO DAÑO Y PÉRDIDAS DE BIENES
14
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA
ARTICULO 19°: La pérdida de cualquier bien del inventario municipal, deberá ser informado inmediatamente al Director de
la Unidad, quien a su vez informará por escrito a la Dirección de Administración y Finanzas, Departamento de Finanzas,
Sección Contabilidad de Bienes y en aquellos casos que corresponda (Ej. Equipos Computacionales,
Radiotelecomunicaciones, Vehículos), con copia a la Unidad responsable de administración y control especial de bienes
(Art. 29). La Dirección de Administración y Finanzas informará la correspondiente pérdida al Alcalde, solicitando la
instrucción de la investigación sumaria o sumario administrativo, según la importancia de los hechos a juicio de la
autoridad.

15. DE LAS OBLIGACIONES FUNCIONARIAS
15
ARTICULO 25°: Cada funcionario será responsable de mantener en perfectas condiciones los
bienes a su cargo y/o asignados para el cumplimiento de sus funciones, así como también cada
Jefatura y Director Municipal serán jerárquicamente responsables de cualquier menoscabo
sufrido por los bienes bajo su tutela y deberán velar que los funcionarios de su dependencia
cumplan las normas establecidas en el presente reglamento. Si se detectase alguna anormalidad,
la Jefatura deberá informar de inmediato a la Sección Contabilidad de Bienes.
ARTICULO 27°: Todos los funcionarios, incluidos las jefaturas y Directores municipales, deberán
dar estricto cumplimiento a los procedimientos e instrucciones que imparta este Reglamento,
con el objeto de mantener permanentemente actualizados los inventarios y velar por el debido
resguardo de los bienes de propiedad Municipal y su coordinación con la Dirección de
Administración y Finanzas, Departamento de Finanzas, Sección Contabilidad de Bienes o con la
Unidad a cargo del Control de Bienes Especiales que se detalla en el Artículo 28° siguiente.
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

16. INVENTARIOS ESPEJO
16
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA
TIPO DE BIEN UNIDAD RESPONSABLE
 
Vehículos
 Dirección de Medio Ambiente, Aseo, Ornato y Mantención:
- Departamento de Mantención
 
Equipos de Radiotelecomunicaciones
 Dirección de Emergencias Comunales:
- Departamento de Emergencias Comunales
- Sección de Telecomunicaciones
Equipos Computacionales (Hardware), Bases de Datos
y Software
 Dirección Secpla:
- Departamento de Computación e Informática
 
Bibliotecas
(Libros, enciclopedias, manuales, etc.)
 Dirección Desarrollo Comunitario:
- Departamento Sistema de Bibliotecas

Equipos de Protección contra incendios.
(Extintores)
 Dirección de Emergencias Comunales:
- Oficina Prevención de Riesgo
ARTICULO 30°: En su calidad de administradores, cada unidad deberá emitir y enviar a la Sección Contabilidad de Bienes,
semestralmente al 30 de Junio y 31 de Diciembre de cada año, un inventario actualizado de los bienes bajo su
administración, informando, además, de toda modificación que tenga el inventario a su cargo, procediendo esta Sección a
emitir las correspondientes Altas, Bajas o Traslados definitivos de la Unidad específica afectada con este movimiento en su
“Registro Control Físico”.

17. PROCEDIMIENTO: OTROS
17
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

18. EJEMPLOS OBSERVACIONES SOBRE ACTIVO FIJO
18
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA
Principales observaciones relacionadas con el control interno y examen de
la materia auditada en los municipios expuestas por la CGR en
SEMINARIO DE ACTIVO FIJO EN SECTOR MUNICIPAL en el mes de
septiembre de 2016

19. 1. Falta de reglamentos o políticas internas sobre manejo de
inventarios
División de Análisis Contable - División de Municipalidades
Seminario Activo Fijo Sector Municipal
a) No se especifica un monto mínimo de activación de los bienes, que permita tener un criterio común y
uniformidad en el registro de éstos, con el objeto de dar cumplimiento a lo previsto en el oficio circular N°
60.820, de 2005, de este Organismo Fiscalizador, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la
Nación.
b) El manual no incorpora un procedimiento sobre la determinación e incorporación de la vida útil asignada para
cada bien, lo cual se encuentra consignado en el capítulo II, "depreciación de los bienes de uso", del referido
oficio circular N° 60.820, de 2005, de este Ente de Control.
La municipalidad cuenta con un manual de procedimientos para la sección inventario y bodega que
regula el uso y manejo de stocks y la distribución de bienes en dependencias municipales, aprobado por
decreto alcaldicio N° 263, de 19 de enero de 2012, del cual se desprenden las siguientes situaciones:
El Artículo N°1 del Reglamento sobre
Bienes Municipales, establece que los
bienes muebles no fungibles con un
valor superior a 3 UTM serán
incorporados en la Cuentas Contables
de Adquisición de Activos No
Financieros.
En el Artículo N°24 del Reglamento
se detalla la Tabla Referencial de
Vida Útil de los Bienes de Uso
según su Naturaleza.

20. 2. Falta de un funcionario que controle bienes
División de Análisis Contable - División de Municipalidades
Seminario Activo Fijo Sector Municipal
Se constató que tanto en la entidad municipal como en el Departamento de Educación, no existe un
encargado de inventario y/o activo fijo, como tampoco un sistema de control que mantenga actualizada
la información sobre los bienes de uso, evidenciándose la falta de control sobre la materia.
El Artículo N°1 del
Reglamento establece que la
Sección Contabilidad de
Bienes es la encargada de
registrar los bienes muebles e
inmuebles de la
Municipalidad.
El Artículo N°7 establece el
procedimiento de registro de los
bienes en el sistema computacional
de la Sección y que semestralmente
al 30 de Junio y 31 de Diciembre de
cada año se emitirá el “Inventario
Actualizado”, para revisión y
visación de cada Unidad. El Artículo N°26 establece que la Sección
Contabilidad de Bienes realizará un “Plan Anual de
Visitas Inspectivas” a las distintas Unidades
Municipales, a objeto de confrontar el inventario
físico con los registros y certificar el estado en que
se encuentran todos los bienes asignados a cada
Unidad.

21. 1. Falta de reglamentos o políticas internas sobre manejo de
inventarios
División de Análisis Contable - División de Municipalidades
Seminario Activo Fijo Sector Municipal
c) De igual forma omite el procedimiento relativo al cálculo de la corrección monetaria y de la
depreciación de los bienes, acorde a lo indicado en el mencionado oficio circular N° 60.820, de 2005,
y el dictamen N° 25.406, de 2009, ambos de este origen, sobre la actualización de activos, pasivos y
patrimonio y depreciación de los bienes de uso.
Respecto a las situaciones advertidas en los literales a), b) y c), precedentes, además es dable
puntualizar que éstas no se ajustan a lo dispuesto en el referido numeral 45 de la resolución N°
1.485, de 1996, de este origen.
En los Artículos N°20 al 23 del
Reglamento se detalla procedimiento
de Actualización y Depreciación de los
Bienes de Uso, con ejemplificación
del cálculo.

22. PLAN DE TRABAJO PARA IMPLEMENTAR NICSP
22
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

23. CIRCULARIZACIÓN AL CBR – SII – REGISTRO CIVIL
23
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

24. CONSULTAS A LA CGR
24
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA

25. “GESTIÓN DEL ACTIVO FIJO EN LA
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA”
DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS
Proceso de Implementación NICSP- CGR Municipal
Fecha 27/06/2018
M. Pilar Fahrenkrog Podlech - Jefe Departamento de Finanzas
Jaqueline Valdés Quijada – Jefe Sección Contabilidad de Bienes
MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA