GESTION DE RECURSOS EN LA ADMINISTRACION DE EMPRESAS

GESTION DE RECURSOS

1. PROFESOR : WALTER PADILLA A . EMPRENDIMIENTO

2. TEMA 2 : RECURSOS

3. PROCESOS RELACIONADOS CON LOS RECURSOS “ Los recursos solo se incluyen en el proyecto. Consiste en una relación detallada de todos aquellos elementos que apoyarán al desarrollo de la investigación y pueden ser de tipo: .”

4. Humanos : Son todos los asesores, especialistas, profesores, tutores y demás personas quienes se consideran realizarán aportes de gran importancia para el desarrollo de la investigación.  

5. INSTITUCIONALES: Son todas las empresas, organismos e instituciones de las cuales se requiere apoyo. También se refiere al soporte y apoyo que recibirán los estudiantes para la dedicación de tiempo y esfuerzos a la investigación, por parte de sus jefes en la organización donde laboran.  

6. MATERIALES: Son los recursos de carácter técnico y material que se requieren para el desarrollo del estudio.  

7. ECONÓMICOS: Son aquellas inversiones que serán necesarias para llevar a cabo la investigación. En tal sentido se debe formular un presupuesto en el cual se deben considerar los gastos de personal, materiales y suministros, viajes y servicios requeridos.  

8. Antes de estar en disposición de comenzar con la planificación de recursos de un proyecto, para lo que habrá que tener claras las necesidades en materia de mano de obra, equipos y materiales; suele resultar muy interesante hacer un trabajo previo que facilite la recopilación de la información necesaria, ya que de esta forma se está contribuyendo a minimizar el margen de error. En concreto, se trata de los seis siguientes pasos:  

9. Identificación de la estructura global de proyecto. Cálculo de las estimaciones iniciales. Definición de las necesidades prioritarias en materia de staff. Creación de un borrador del calendario de proyecto. Definición de los entregables y sus criterios de calidad. Planificación financiera.

10. Si bien existen ya muchas opciones de software que facilitan este trabajo, punto de partida para la planificación de recursos , siempre es necesario conocer de dónde proviene cada dato y a qué lugares hay que acudir para extraer la información precisa en cada momento. La lista de tareas es el sustento de la planificación de recursos y su elaboración puede llevarse a cabo, de manera sencilla, llevando a cabo las siguientes acciones: Cómo comenzar con la planificación de recursos: la creación de la lista de tareas

11. Descomposición del trabajo en unidades. Estimación de las unidades de trabajo. Organización de las unidades de trabajo. Previsión del despliegue de recursos. Cálculo en firme del programa de actividades y calendario de proyecto. Creación de un gráfico explicativo de la asignación de recursos y sus fechas de inicio y fin.

12. Una vez finalizadas estas acciones, se puede proceder a la confección del planning propiamente dicho, para lo cual se puede seguir el siguiente procedimiento: Listado de recursos. Especificación de categorías de recursos y sus componentes. Identificación y descripción de los requerimientos asociados en cada caso. Construcción del cronograma de recursos. LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS Y SU CRONOGRAMA

13. Cuando la planificación de recursos se aborda de esta forma, sistemáticamente, es improbable pasar por algo detalles importantes. Si bien, para garantizar el éxito en la gestión, es necesario prestar atención a la implementación del plan de ejecución del proyecto. Para facilitar esta labor hay que repasar que, en el documento elaborado quedan claros los siguientes elementos:

14. Tareas: lista de tareas del proyecto. Porcentaje completado: permite mostrar el grado en que cada tarea ha sido completada. Estado de la tarea: informa sobre posibles retrasos o cancelaciones, pero también de cuando se da por concluida. Fecha de inicio: indica la fecha prevista para el comienzo de la tarea. Fecha estimada de finalización: expresa la fecha prevista para el fin de la tarea. Fecha de finalización real: muestra la fecha en que se completó la tarea. Asignación de tareas: apunta el nombre del propietario o responsable de la tarea. Prioridad de la tarea: establece si es alta, media o baja. Milestone : esta indicación expresa si se trata de una tarea hito. Notas .

15. PROCESOS RELACIONADOS CON LAS ADQUISICIONES Estimar los recursos de las actividades Para cada actividad del Proyecto, estimar los recursos de las actividades del Cronograma implica determinar las personas, equipos y/o materiales necesarios para llevarla a cabo. Qué cantidad de cada recurso se utilizará y cuándo estarán disponibles dichos recursos.

16. EL PROCESO: Estimar los recursos de las actividades se coordina estrechamente con el proceso. Estimar los costes. Previamente, debemos realizar una estimación de la necesidad de recursos y determinar la disponibilidad de los mismos. La duración de una actividad, normalmente, está condicionada al número de recursos disponibles para la realización de la misma, y el número mínimo de recursos necesarios para llevarla a cabo.

17. Este proceso, está directamente relacionado con el proceso de estimar el Coste de las actividades, ya que la mayor parte de los costos del Proyecto quedan determinados por los recursos necesarios para llevarlo a cabo y el coste de los mismos.

18. ENTRADAS Plan de gestión del cronograma Lista de actividades con sus atributos Calendarios de recursos. La información sobre la disponibilidad potencial de recursos también se utiliza para estimar los recursos de las actividades. Además de cuándo pueden estar disponibles, esta información también incluye la consideración de otros aspectos, tales como las diversas habilidades, experiencia y capacidades requeridos para los recursos humanos. Por ejemplo, las ubicaciones geográficas de los que están disponibles. Registro de riesgos . Salida del proceso. Identificar los Riesgos. Determinados eventos asociados al riesgo pueden influir en la selección y disponibilidad de los recursos. Las actualizaciones del registro de riesgos se cuentan entre las actualizaciones de los documentos del proyecto. Factores ambientales . Se refiere a la disponibilidad y habilidades de los recursos de la empresa. Activos de los procesos de la organización . Políticas y procedimientos de recursos humanos, relacionados con el alquiler y/o adquisición de equipos e información histórica relevante.

19. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Juicio de expertos . Expertos con experiencia en planificación y estimación de recursos. Análisis de alternativas . Uso alternativo de recursos con diferentes niveles de capacidad o habilidades, diferentes tamaños y tipología de maquinaria y decisiones de compra, alquiler o fabricación de recursos. Datos de estimación publicados . Índices de producción y costes unitarios de recursos publicados periódicamente por empresas. Estimación ascendente. Consiste en descomponer con mayor detalle, el trabajo necesario para realizar una actividad que no puede estimarse razonablemente, y estimar la necesidad de recursos de la descomposición, sumando luego esta necesidad para obtener un total de recursos necesarios en la actividad. Software de gestión de proyectos. Proporciona soporte para planificar, organizar y gestionar los recursos.

20. SALIDAS Requisitos de recursos de la actividad . La salida principal del proceso es una identificación y descripción de los tipos y las cantidades de recursos necesarios para cada actividad del cronograma de un paquete de trabajo. Estas asignaciones pueden sumarse para determinar los recursos estimados para cada paquete de trabajo de la EDT/WBS, por lo que el nivel de detalle de las asignaciones y requisitos de los recursos puede variar según el área de aplicación. La documentación de los requisitos de recursos de cada actividad puede incluir las bases para la estimación económica de cada asignación. Los supuestos para determinar qué tipos de recursos se necesitan. Su disponibilidad y qué cantidad va a ser necesario utilizar. En el proceso de desarrollo del Cronograma se determina cuándo se necesitará el concurso y disposición de dichos recursos.

21. Estructura de desglose de recursos. RBS ( Resource Breakdown Structure ). Consiste en una estructura jerárquica de recursos, identificados por categoría y tipo, sirve como base para determinar las necesidades de comunicación dentro del Proyecto.

22. Actualizaciones . Sobre todo, seguramente hay que actualizar la lista y atributos de las actividades y también los calendarios de recursos, la cantidad de cada recurso disponible en cada período temporal.    

23. Riesgos Están sujetos a la variabilidad de los lapsos de entrega (en los que influye la productividad, las ausencias imprevistas, las vacaciones…) y la asignación correcta de tareas. Esto no quiere decir que los cronogramas deben hacerse sin margen de tiempo; todo lo contrario. Se trata de establecer lapsos reales y flexibles. Lo importante, ante los riesgos, es cumplir con la cadena de acciones preestablecida, fijada en la línea base, para cumplir los objetivos. Esto quizá propicie un escenario en el que el proyecto no se entregue en la fecha prevista, pero se presentará de la mejor manera posible. Encontrar las relaciones Definición de tareas Hay que saber cuáles son las tareas necesarias para el cronograma de actividades. Por lo general, esta definición se produce cuando los supervisores de las áreas involucradas se reúnen para fijarlas, haciendo una lista que luego se representará en el cronograma. Utilidad del cronograma GRACIAS