Herramientas para el uso de procesador de texto

1. HERRAMIENTAS PARA EL
USO DE PROCESADORES DE
TEXTO
AUTORA : MARíA
VILLEgAS
REPúbLICA bOLIVARIANA DE VENEzUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEfENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITéCNICA DE LA fUERzA
ARMADA NACIONAL
NúCLEO – TRUjILLO
``UNEfA``

2. Barra de menú
Es la barra que contiene todas las aplicaciones de Word.
Esta formada por:
ARCHIVO: En esta opción contiene diferentes aplicaciones en primer lugar
están las referidas a los archivos y en segundo lugar las referidas a las
paginas e impresión de la misma por ultimo esta aplicación permite salir de
Word.
algunas de las opciones de "Archivo"
Nuevo
Permite acceder a una pagina en blanco para trabajar en un nuevo documento.
En este caso el nuevo documento se presenta como : "Documento 2 " en la
barra de titulos.
Abrir
Permite acceder a un documento que ya esta guardado ( en el disco rígido o
en cualquier unidad de disco a que se desee acceder). Al utilizar esta opción
se abre una ventana o cuadro de diálogo en la que es necesario indicar la
ubicación y el nombre del archivo seleccionando con el mouse.
El procesador de textos es una maquina de escribir realmente potente. La
mayor parte de usuarios utilizan esta herramienta para escribir textos, pero,
como veremos tiene muchas más posibilidades. Las Funciones Básicas de
Word son:
Herramientas para el uso de Procesadores de Texto

3. Guardar" y "Guardar como.."
"Guardar": Se utiliza para volver a guardar un documento que fue abierto
ya sea que fue modificado o nó en su contenido, obviamente lo guarda
con el mismo nombre con que fue abierto.
"Guardar como": Esta opción tiene dos posibilidades.
Si el documento es nuevo (no tiene nombre todavía ), permite colocarle
un nombre y darle una ubicación deseada antes de guardarlo.
Si el documento ya tiene nombre , podemos cambiarlo como así también
su ubicación o destino.
Configurar página“
Esta opción contiene los elementos necesarios para determinar las
características de la página a utilizar. Es decir:
Tamaño: Permite seleccionar el tamaño de la hoja en la que se hara la
impresión , se debe indicar el formato de dicha hoja, es decir si es A4,
oficio, carta o tamaño personal cuando se desea trabajar con un papel
que no es Standard ( se coloca el ancho y el largo de dicha hoja).
Márgenes: Cada tamaño de papel viene con márgenes propuestos o
predeterminados por Word, pero se pueden modificar según la necesidad
del trabajo.

4. Orientación: La hoja se puede usar en forma "vertical" u "horizontal"
según la necesidad de espacio que se requiera. Se debe tener en
cuenta que en las impresoras siempre ingresa el papel en forma
vertical pero pueden imprimir en forma horizontal o apaisada.
Vista Preliminar
Permite visualizar el trabajo mostrándolo exactamente como saldrá
impreso teniendo en cuenta el tamaño de papel , los márgenes y la
orientación seleccionados.
Esta opción es muy útil y permite corregir errores o hacer cambios a
último momento antes de imprimir posibilitando el ahorro de papel y
tinta en caso de modificaciones.
Siempre conviene de tanto en tanto hacer una vista preliminar o vista
previa para controlar el desarrollo del trabajo.
Imprimir
En esta opción se pueden especificar todos los parámetros necesarios
para hacer una buena impresión. Ellos son:
Tipo de impresora
Numero de las páginas a imprimir.
Cantidad de copias que se quieren hacer de cada página

5. EDICION
Deshacer Escritura Con esta opción se pueden deshacer
las acciones realizadas en un documento.
Funciona paso a paso cada vez que hacemos "click" en ella .
Es muy útil para reparar errores voluntarios e involuntarios.
Es decir si se ha cometido un error y no se conoce la causa , se puede
reparar fácilmente.
Repetir Escritura Es lo contrario a "deshacer"y avanza en sentido de
recuperar lo deshecho. Se usa cuando se ha deshecho mas de lo
requerido.
Cortar, Copiar y PegarEstas tres opciones están relacionadas entre si y se
utilizan combinando alguna de las dos primeras con la ultima, es decir:
Cortar con Pegar.
Copiar con Pegar.
Antes de conocer como se utilizan veamos el significado de cada una de
ellas por separado.
Cortar: Significa extraer un texto o una imagen para luego colocarla en otro
lugar del documento.
Copiar: Significa hacer una copia exacta de un texto o una imagen para
luego colocarla en algún lugar del documento.

6. Pegar: Hace posible que el texto o la imagen que fue copiada o cortada
aparezca en el lugar indicado por el cursor " I " de Word.
También es necesario conocer el concepto de seleccionar un texto o
una imagen .
Seleccionar : Significa indicarle a Word que parte de un texto o imagen
queremos utilizar para modificar su estado actual.
Como se selecciona un texto
Para seleccionar un texto se debe hacer "clic" con el botón izquierdo
del mouse sobre el comienzo de dicho texto y luego sin soltar la tecla
arrastrar el mouse de izquierda a derecha bajando hasta llegar al final
del mismo. Quedando de esta manera el texto en fondo negro y letras
blancas por ultimo debo soltar la tecla.
Como seleccionar un imagen?
Simplemente haciendo "clic" sobre ella.
Ahora si veamos como se corta o copia un texto o imagen.

7.  Menú "VER"
Barra de herramientas
Esta opción es muy importante por que permite activar o desactivar las
barras de herramientas correspondientes a las diferentes tareas que se
pueden realizar en Word.
Una barra de herramientas es un conjunto de "iconos" donde cada uno
representa una opción , tales opciones son seleccionadas por ser las
utilizadas mas frecuentemente para una determinada tarea.
Haciendo "clic" en VER se despliega un menú que nos muestra todas
las barras de herramientas que posee Word ordenadas por tareas.
Cuando una barra esta activada se observa un tilde al lado de dicha
barra y por lo tanto aparece en la pantalla de Word pudiendo ser
arrastrada con el mouse hasta un lugar que no moleste la visualización
del documento.
Encabezado y Pie de Página: Esta opción que pertenece a "VER" se
utiliza para agregar una leyenda en la parte superior (margen superior )
de la hoja llamada encabezado y también otra en la parte inferior
(margen inferior) llamada pié de página.
Ambas leyendas aparecen en todas las hojas del documento y se
puede ver cuando activamos la "Vista Preliminar“

8. Zoom
Se utiliza para agrandar o achicar porcentualmente el documento
(25% ,50% ,75% ,100% ,120% ,etc.), para así tener una mejor
visualización del trabajo sin que nada cambie realmente es decir el
tamaño de la hoja, letras, márgenes, etc. permanecen invariables.

Menú "INSERTAR"
Insertar símbolo
Esta opción es muy útil para insertar en el texto, donde esta el
cursor "I" de Word , símbolos que no se pueden colocar con
el teclado. Por ejemplo:
√2 (Raíz cuadrada de dos)
En la pantalla aparecen muchos símbolos y haciendo clic en uno de
ellos se los inserta en documento.
Insertar Imagen
Se pueden insertar imágenes de dos formas diferentes, por un lado
mediante la galería de imágenes prediseñadas de Word. Por otro
lado insertando imágenes desde archivo , es decir cualquier imagen
que se encuentre guardada en el disco rígido u otro soporte de
almacenamiento
( disquete, CD, etc.) .

9. Cuadro de texto
Esta opción es útil por ejemplo cuando se esta dibujando en Word y
se desea agregar un texto en algún lugar del dibujo o cerca del
mismo, ya que si desea hacerlo con el cursor de Word de la manera
corriente , se complica por que el área del dibujo no permite el ingreso
para escribir.
FORMATO
Fuente
Se utiliza para seleccionar tipo y tamaño de letra (fuente). Además se
le puede efectos y animaciones como N negrita , K cursiva, bordes
luminosos, etc.
También en esta opción se ofrece la posibilidad de ubicar letras o
números en posición y tamaño diferentes, por ejemplo:
Superíndice: 23
Subíndice: A2
Los tipos de fuentes son muy diversos pero los mas utilizados son :
"Times New Roman" o "Arial".
Los tamaños más comunes para escribir un documento son 12 o 14.
Veamos la ventana de "Fuente".
Numeración y ViñetasTanto la numeración como las viñetas son
elementos que se utilizan para enumerar o listar una serie de párrafos.

10. HERRAMIENTAS
Ortografía y gramática.
Se utiliza para activar la corrección de errores paso a paso en el caso de
que no se haya activado la corrección automática (auto corrección).
La auto corrección corrige mientras se escribe el texto , subraya las
palabras con posible error en color rojo o verde . Dichas palabras se pueden
corregir fácilmente haciendo "clic" con el botón derecho del mouse sobre
dicha palabra y seleccionando la correcta de una lista que aparece en
pantalla.
Idioma:
Se utiliza para configurar el idioma del corrector ortográfico que se encarga
que se encarga luego de revisar cada palabra.
Auto resumen:
Resume automáticamente los puntos clave del documento activo. Puede
utilizar el comando Auto resumen para crear un resumen ejecutivo o un
extracto.
Asistente para cartas.
Contiene diferentes formatos prediseñados de cartas (elegante, profesional,
moderno, etc)
Distribuye los datos de una manera mas conveniente resaltando el aspecto
de la carta, ahorra tiempo y es útil cuando no recordamos bien como se
escribe una carta.

11. TABLAS
La opción tablas permite realizar tablas de todo tipo según la necesidad.
Toda tabla tiene un cierto numero de filas y de columnas que debemos
calcular aproximadamente antes de comenzar el trabajo. De todas
formas si nos falta luego una fila o columna , la podemos agregar muy
fácilmente.
Correspondencia combinada.
La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual
los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en
una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada
para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como
base.
Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar
con dos archivos: Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de
datos, este archivo contiene la información específica de cada
destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que posteriormente
se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro.

12.  
El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta será un
documento de Word que contendrá la información que deseamos
transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarán los
campos de combinación, que son los marcadores donde se ubicará la
información específica para cada uno de los destinatarios.
Formulario
Un formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el
propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre,
apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese
propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente.
Los sobres disponen de opciones para modificar el tamaño del sobre,
la fuente y la posición del texto, en la pestaña Opciones de sobre. Es
interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del resultado.
Además, podremos indicar la orientación del sobre en la bandeja de
entrada, desde la pestaña Opciones de impresión.
Sobres y Etiquetas

13. En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qué tipo de etiquetas vamos a
imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de
etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qué tipo en
concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegimos
cualquiera de ellas, Word ya sabrá sus proporciones y será capaz de imprimir el
texto perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el
listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botón y establecer sus
propiedades.
Tablas de contenido-índice
Es norma de buen hacer que documentos de cierta amplitud se dividan en
capítulos, apartados o epígrafes, y vayan precedidos o concluidos por un
ÍNDICE con la paginación correspondiente.
Microsoft Word posee una opción para generar automáticamente el índice de
una obra, incluyendo y diferenciando los distintos niveles, detectando el
número de la página en la que se encuentra cada nivel y creándoles un
vínculo desde el índice a dicha página.

14. Este índice facilita enormemente la lectura de documentos electrónicos,
siendo muy interesante para la presentación de documentos tipo
proyectos, memorias, planes, informes, apuntes, etc.
Este trabajo se puede hacer con un documento de elaboración propia o
de otra procedencia.
El índice se puede ir generando mientras se está elaborando el
documento o una vez finalizado. Recomendando que sea al finalizar la
redacción de dicho documento cuando se genere el índice pues se
obtiene una visión más global del resultado.
 
Hipervínculo y/o referencias cruzadas.
Use el panel Hipervínculos para insertar referencias cruzadas en el
documento. El texto al que se hace referencia es el texto de destino. El texto
que se genera a partir del texto de destino es lareferencia cruzada de origen.
Al insertar una referencia cruzada en un documento, es posible elegir entre
varios formatos predeterminados, o bien puede crear su propio formato
personalizado. Puede aplicar un estilo de carácter a todo el origen de
referencia cruzada, o bien al texto que compone la referencia cruzada. Los
formatos de referencia cruzada pueden sincronizarse a lo largo de un libro.
El texto del origen de referencia cruzada es editable y puede contener saltos
de línea.

15. Los estilos y plantillas de Windows Presentation Foundation (WPF)
hacen referencia a un conjunto de características (estilos, plantillas,
desencadenadores y guiones gráficos) que permiten a los desarrolladores
y diseñadores crear efectos visualmente atractivos y crear una apariencia
coherente para el producto. Aunque los desarrolladores y los diseñadores
pueden personalizar ampliamente la apariencia de las aplicaciones una
por una, se necesita un modelo robusto de estilos y plantillas para permitir
el mantenimiento y el uso compartido de la apariencia tanto dentro de una
aplicación como entre las diversas aplicaciones. Windows Presentation
Foundation (WPF) proporciona ese modelo.
Otra característica del modelo de estilos de WPF es la separación de la
presentación y la lógica. Esto significa que los diseñadores pueden
trabajar en la apariencia de una aplicación usando solamente XAML, al
mismo tiempo que los desarrolladores trabajan en la lógica de
programación usando C# o Visual Basic.
Esta información general se centra en los aspectos de estilos y plantillas
de la aplicación y no aborda los conceptos de enlace de datos. Para
obtener información sobre el enlace de datos, vea Información general
sobre el enlace de datos.
Estilos y Plantillas

16. Documento maestro

Es un documento que contiene un conjunto de documentos
relacionados. Los documentos maestros permiten organizar y modificar
textos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y
fáciles de controlar.

Subdocumentos.

En un subdocumento se puede trabajar como en cualquier otro
documento de Word: agregar, quitar y modificar textos y gráficos;
comprobar la ortografía; imprimir parte del documento etc. Para trabajar
con el contenido de un subdocumento, ábrelo desde el documento
maestro, cada uno aparece como hipervínculo. Al hacer clic en el
hipervínculo, Word muestra el subdocumento en una ventana de
documentos diferente.
Documentos maestro-sub-documentos

17. Objetos vinculados e Incrustados
Las diferencias principales entre los objetos vinculados y
los objetos incrustados son el lugar en el que se almacenan los
datos y la forma en que se actualizan después de situarlos en
el archivo de destino.
Objeto vinculado
Cuando un objeto está vinculado, sólo se actualiza la información si
modifica el archivo de origen. Los datos vinculados se almacenan en
un archivo de origen. En el archivo de destino sólo se almacena la
ubicación del archivo de origen y se muestra una representación de
los datos vinculados. Utilice objetos vinculados si el tamaño del
archivo es un factor que se debe tener en cuenta.
Objeto incrustado
Si el objeto está incrustado, la información del archivo de destino no
cambia aunque se modifique el archivo de origen. Los objetos
incrustados llegan a formar parte del archivo de destino y, una vez
insertados, ya no forman parte del archivo de origen. Haga doble clic
en el objeto incrustado para abrirlo en el programa de origen.

18. Las tablas de Word no sólo se pueden usar para representar
información en forma tabular. También se pueden usar las celdas
de las tablas para realizar operaciones matemáticas
Tablas y Formulas
Si se ha de realizar algún cambio en aluna celda de una tabla, y
se desea que Word actualice los resultados de una fórmula, se
selecciona la celda en la que se encuentra dicha fórmula y se
pulsa la tecla F9

Las fórmulas se pueden insertar con operadores (+,/,*,-) o bien
con funciones.

19. Macro: Conjunto de acciones realizadas en una hoja de cálculo que
quedan grabadas en Excel de forma que simplemente haciendo clic
en el menú Herramientas, Macro, Ejecutar macro automáticamente se
repite el proceso.
Macros automáticas y grabadas
Para crear una Macro se utiliza el lenguaje de programación VBA,
Visual Basic para Aplicaciones, si bien se puede simplemente grabar
sin tener conocimientos de programación simplemente siguiendo la
secuencia de acciones.
Sirve para automatizar tareas repetitivas que quieras dejar grabadas
porque las realizas con asiduidad.
Algunos ejemplos:
Eliminar filas vacías en los informes de la banca electrónica.
Dar formato a informes externos.
Combinar datos de varios libros de Excel que recibes de otros
departamentos de la empresa.

20. Un cuadro de texto es un elemento típico en las interfaces gráficas en
donde es posible insertar texto.
Los cuadros de texto suelen ser rectangulares, generalmente tienen un
fondo blanco y están vacíos de texto, para que el usuario pueda escribir
en éstos.
Los cuadros de texto suelen utilizarse
En formularios, herramientas y aplicaciones donde se muestra texto,
generalmente editable. Suelen tener también barras de
desplazamiento para que el usuario pueda moverse dentro de textos que
exceden las dimensiones del cuadro.
Cuadro de texto.

21. Inicie Excel.
Escriba los datos siguientes en Sheet1
A1: Manager B1: Employee C1: Amount D1: Year A2: Bob B2: Mark
C2: 1 D2: 1999 A3: Sue B3: Jane C3: 1 D3: 1995 A4: Bob B4: Paul
C4: 1 D4: 1993 A5: Bob B5: Paul C5: 1 D5: 1999 A6: Sue B6: Jane
C6: 2 D6: 1998 A7: Sue B7: Mary C7: 2 D7: 1993 A8: Bob B8: Paul
C8: 2 D8: 2000 A9: Sue B9: Jane C9: 1 D9: 1999 A10: Bob B10:
Paul C10: 1 D10: 1991 A11: Sue B11: Jane C11: 1 D11: 1990
Seleccione la celda A1.
En el menú datos , haga clic en Ordenar.
En el cuadro de diálogo Ordenar , haga clic en el año en la
lista Ordenar por
En la primera lista luego por , haga clic en (ninguno).
En la segunda lista luego por , haga clic en (ninguno).
Haga clic en Aceptar.
Herramientas para el Uso de Hojas de Cálculo
Ordenar columnas con tres criterios

22. La lista está ordenada ahora por año (el campo cuarto o menos
importante).
En el menú datos , haga clic en Ordenar .
En el cuadro de diálogo Ordenar , haga clic en Administrador de (el
campo primero o más importante) en la listaOrdenar por .
En la primera lista luego por , haga clic en empleado (el segundo
más importante campo).
En la segunda lista luego por , haga clic en la cantidad (el tercero
más importante campo).
Haga clic en Aceptar.
Ahora, la lista se ordena primero por el administrador, y a
continuación, por empleado, entonces por cantidad y, a continuación,
por año:A1: Manager B1: Employee C1: Amount D1: Year A2: Bob B2:
Mark C2: 1 D2: 1999 A3: Bob B3: Paul C3: 1 D3: 1991 A4: Bob B4:
Paul C4: 1 D4: 1993 A5: Bob B5: Paul C5: 1 D5: 1999 A6: Bob B6:
Paul C6: 2 D6: 2000 A7: Sue B7: Jane C7: 1 D7: 1990 A8: Sue B8:
Jane C8: 1 D8: 1995 A9: Sue B9: Jane C9: 1 D9: 1999 A10: Sue B10:
Jane C10: 2 D10: 1998 A11: Sue B11: Mary C11: 2 D11: 1993

23. Filtros:
Aplicar filtros es una forma
rápida y fácil de buscar un
subconjunto de datos de un
rango y trabajar con el mismo.
Un rango filtrado muestra sólo
las filas que cumplen
el criterio que se especifique
para una columna. Microsoft
Excel proporciona dos
comandos para aplicar filtros a
los rangos:
Autofiltro, que incluye filtrar
por selección, para criterios
simples
Filtro avanzado, para criterios
más complejos
Filtros avanzados: En
Excel puedes realizar un
filtrado de datos totalmente
personalizado
proporcionando los criterios
que deseas aplicar a la
información. Este tipo de
filtrado es conocido
como Filtro avanzado y en
esta ocasión te mostraré
cómo utilizarlo

24. Las fórmulas en Excel son expresiones
que se utilizan para realizar cálculos o
procesamiento de valores, produciendo un
nuevo valor que será asignado a la celda
en la cual se introduce dicha fórmula. En
una fórmula, por lo general, intervienen
valores que se encuentran en una o más
celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas
están conformadas por operadores de
cálculo, operandos y, con frecuencia, por
funciones. Para introducir una fórmula en
una celda, se debe entrar como primer
carácter el signo igual ( El signo
igual = le indica a Excel que los
caracteres que le siguen constituyen una
fórmula ). Cuando se escribe la fórmula
no se deben dejar espacios en blanco
dentro de la misma
Formulas FUNCIONES:
Esta función también se suele utilizar
conjuntamente con la función SI(). Con ella
también podremos realizar varias preguntas
dentro del Si y la parte que está en el
argumento reservado para cuando la
pregunta es verdadera, sólo se realizará en
el caSILa función SI nos permite realizar una
pregunta lógica, la cual pueda tener dos
posibles resultados Verdadero o Falso y
actuar de una u otra forma según la
respuesta obtenida.YEsta función suele
utilizarse conjuntamente con la función SI().
Nos permite realizar en lugar de una
pregunta varias. Y sólo se realizará el
argumento situado en la parte verdadero del
Si en el momento que todas las respuestas
sean verdaderas

25. Rellenar un formulario   Microsoft Excel incluye plantillas (plantilla: libro que se crea y 
utiliza como base para otros libros similares. Se pueden crear plantillas para libros y 
hojas de cálculo. La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.xlt. La plantilla 
predeterminada para hojas de cálculo se denomina Hoja.xlt.) que automatizan tareas 
comunes como rellenar facturas, informes de gastos y pedidos. Cada vez que se rellene 
uno de estos formularios en pantalla, tendrá la posibilidad de pasar toda la información 
introducida a un nuevo registro en una base de datos asociada a la plantilla del 
formulario. Para utilizar la base de datos, deberá estar instalado el complemento o macro 
automática (complemento de Excel: componentes que se pueden instalar en el equipo 
para agregar comandos y funciones a Excel. Estos programas complementarios son 
específicos de Excel. Otros programas de este tipo que están disponibles para Excel u 
Office son los componentes COM (Modelo de objetos componentes).) Asistente para 
plantillas con seguimiento de datos.
Inclusión de los datos existentes en la nueva base de datos
Cuando configura una nueva base de datos puede que ya haya guardado algunas 
copias del formulario de Excel que contiene información que desearía incluir en la base 
de datos. El Asistente para plantillas puede agregar automáticamente estos datos 
siempre que su ubicación en los libros existentes y en las celdas de la plantilla vinculada 
con la base de datos sea la misma.
Por ejemplo, si indica en el Asistente para plantillas que los datos en la celda D4 de la 
hoja Datos_personales están vinculados con el campo Id de empleado de la base de 
datos, todos los libros existentes con datos que desee agregar a la base de datos 
también deben tener el número de empleado en la celda D4 de la hoja 
Datos_personales.
Formulario con seguimiento de datos (Plantillas)

26. Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear 
una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de la 
ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la 
fórmula SUBTOTALES.
Subtotales con funciones
Los escenarios son parte de una serie de 
comandos a veces denominados herramientas 
de análisis Y si. Un escenario es un conjunto de 
valores que Microsoft Excel guarda y puede 
sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. 
Puede utilizar los escenarios para prever el 
resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede 
crear y guardar diferentes grupos de valores en 
una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a 
cualquiera de estos nuevos escenarios para ver 
distintos resultados.
Crear escenarios       Supongamos, por ejemplo, 
que desea preparar un presupuesto, pero no sabe 
con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá 
definir valores diferentes para dichos ingresos y, 
seguidamente, pasar de un escenario a otro para 
realizar un análisis Y si.

27. La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una 
celda.  Por  ejemplo,  se  puede  permitir  la  entrada  de  una  puntuación  por  letras  con  sólo  las  letras 
comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios 
introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se 
pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones 
para ayudar a los usuarios a corregir errores.
Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones 
proporcionadas por el usuario.
Tipos de datos que se pueden validar
Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:
Números     Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. 
Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula 
para calcular la validez de un número.
Fechas y horas     Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una 
fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.
Longitud     Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo 
de caracteres.
Mensaje de entrada     Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la 
celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que 
se han de introducir en la celda.
Mensaje de error      Este  tipo  de  mensaje  aparece  sólo  cuando  el  usuario  escribe  datos  no  válidos  y 
presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
Mensaje de información     Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que 
proporciona  el  usuario,  incluye  un  icono  de  información,  un  botón Aceptar,  que  introduce  los  datos  no 
válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de advertencia     Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que 
proporciona  el  usuario,  un  icono  de  advertencia  y  tres  botones: Sí introduce  los  datos  no  válidos  en  la 
celda, Noregresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.
Validación de datos y mensajes

28. El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja de cálculo. 
Sin embargo, a veces las reglas de formato integradas no van lo bastante lejos. La adición 
de su propia fórmula a una regla de formato condicional le ayudar a agilizar acciones que 
las reglas integradas no pueden realizar.
Protector de celda
En Microsoft Excel, al proteger 
una hoja de cálculo se 
protegen todas 
las celdas. Si desea proteger 
sólo algunas celdas, siga los 
pasos que 
se indican en este artículo.
Análisis de datos
Excel para Mac proporciona un conjunto de 
herramientas  de  análisis  de  datos 
denominado  herramientas  de 
análisis. Puede utilizar estas herramientas 
que ahorran etapas  al desarrollar análisis 
estadísticos  o  técnicos 
complejos. Proporcionar  los  datos  y 
parámetros  para  cada  análisis. Las 
herramientas  de  utilizan  las  funciones  de 
macros  estadísticas  o  técnicas 
correspondientes  y,  a  continuación, 
mostrar  los  resultados  en  una  tabla  de 
resultados. Algunas  herramientas  generan 
gráficos  y  tablas  de  salida  también. Para 
usar  estas  herramientas,  debe  estar 
familiarizado  con  el  área  específica  de 
estadísticas  o  para  el  que  desea 
desarrollar análisis de ingeniería.

29. Gráficos de Mapas
Los  mapas  de  Power  View 
muestran los datos en el contexto 
geográfico.  Los  mapas  de  Power 
View usan mosaicos de mapas de 
Bing,  de  modo  que  puede  hacer 
zoom  y  crear  panorámicas  igual 
que  con  cualquier  otro  mapa  de 
Bing.  Para  hacer  que  el  mapa 
funcione,  Power  View  tiene  que 
enviar los datos a Bing a través de 
una  conexión  web  segura  para 
geocodificación, de modo que se le 
pide  que  habilite  el  contenido. 
Agregar  ubicaciones  y  puntos  de 
lugares  de  campos  en  el  mapa. 
Cuanto mayor sea el valor, mayor 
será el punto. Cuando agrega una 
serie  de  varios  valores,  obtiene 
gráficos circulares en el mapa y el 
tamaño del gráfico circular muestra 
el tamaño del total.
Auditoria:
Precedentes son celdas que afectan 
el  valor  de  la  celda  inspeccionada. 
Dependientes  son  las  celdas 
afectadas por la celda seleccionada. 
Veamos esto con un ejemplo

30. Formularios. Subtotales
Microsoft Excel puede calcular 
automáticamente valores de 
subtotales y de totales generales 
en una lista. Cuando se insertan 
subtotales automáticos, Excel 
esquematiza la lista para que se 
puedan mostrar y ocultar las filas 
de detalle de cada subtotal.

31. Suma Condicional:
Excel ofrece dos funciones para sumar o 
contar condicionadamente: SUMAR.SI 
(SUMIF en la versión inglesa) y 
CONTAR.SI (COUNTIF). Estas funciones 
aceptan sólo una condición y su uso es 
sencillo.
La cuestión es cómo sumar o contar 
cuándo deben cumplirse varias 
condiciones.
Veamos un ejemplo sencillo de contar con 
una condición. Tenemos una lista de 
nombres, sexo y edades, y queremos 
saber cuántas personas hay en la lista 
mayores de 30 años.
Asistente para búsqueda:
El Asistente para búsquedas es parte de 
una serie de asistentes para complementos 
que Microsoft ha creado mejorar la 
utilización de Microsoft Excel. El Asistente 
para búsquedas le ayuda a escribir fórmulas 
que encontrar el valor en la intersección de 
una columna y una fila de un rango 
rectangular de celdas de una hoja de 
cálculo. 
El complemento que se describe en este 
artículo se proporciona como-es. Microsoft 
no garantiza que se puede utilizar en todas 
las situaciones. Aunque los profesionales 
de soporte técnico de Microsoft pueden 
ayudar con la instalación y la funcionalidad 
existente de este complemento, no 
modificarán el complemento para ofrecer 
otra funcionalidad.

32. http://boj.pntic.mec.es/~egoa0010/tic/02texto.htm
http://www.monografias.com/trabajos59/word/word2.shtml#xbarrah
http://www.aulafacil.com/word-2/Plantilla/curso/Lecc-32.htm
http://www.gobiernodecanarias.org/educacion/3/WebC/ceiplazafra/tutoriales/indice/Indice_TablaContenido.htm
http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms745683(v=vs.110).aspx
http://www.alegsa.com.ar/Dic/cuadro%20de%20texto.php
http://www.laprofedeoffice.org/index.php/tema-11-las-tablas/11-12-las-
formulas-en-las-tablas
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/informacion-general-y-
ejemplos-de-validacion-de-datos-HA001034657.aspx
http://hojasdecalculo.about.com/b/2011/04/11/que-es-una-macro-para-
que-sirve.htm
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS