Horários - Importação de sistemas DCS - H

Horários INOVAR

1. IMPORTAÇÃO DE HORÁRIOS
Versão 2012.422 r10334

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Importação de horários | Versão 2012.422 r10334

Índice

1. Antes de importar os horários ...................................................................................................................... 2
2. Produzir o ficheiro a importar ...................................................................................................................... 3
2.1. Produzir o ficheiro intermédio CSV ............................................................................................................ 3
2.2. Produzir o ficheiro intermédio em programas de horários (Untis, DCS ou Thor) ........................................................ 4
3. Configurar grelhas horárias ......................................................................................................................... 5
3.1. Diferentes grelhas de tempos para um mesmo percurso educativo ....................................................................... 7
4. Notas sobre a importação de horários ............................................................................................................ 8
5. Importar o ficheiro de horários ................................................................................................................... 10
5.1. Selecionar o ficheiro ............................................................................................................................ 10
5.2. Associar dados ................................................................................................................................... 11




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Oliveira de Azeméis, agosto 2022

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1. Antes de importar os horários
• Verificar, nos separadores de [Área Administrativa » Diversos » Ano Letivo], se as datas de início e de fim de cada período estão bem definidas
para os diferentes tipos de ensino, bem como inseridas as outras interrupções letivas como a 2ª e 4ª de Carnaval ou o feriado municipal.
• Garantir que existem as grelhas horárias em vigor na unidade orgânica, caso o ficheiro de horários não inclua a hora de início e de fim de cada
serviço (aula, cargo, ou outra atividade).
• Ajustar, em [Área Administrativa » Turmas » Configurações » Períodos letivos e avaliações] o início e o termo dos períodos letivos das turmas
(por exemplo para as de anos de escolaridade sujeitos a avaliação externa que, regra geral, terminam mais cedo), bem como aplicar a organização
letiva ajustada caso se use calendário semestral.
• Garantir que todas as disciplinas ministradas aos alunos da turma fazem parte do currículo da turma ([Área Administrativa » Turmas » Currículos]),
para poder estabelecer-se uma correspondência com o que consta no ficheiro de horários.
• Ter o número de turnos definidos para as disciplinas que os tenham ([Área Administrativa » Turmas » Currículos]) e, de preferência embora não
seja obrigatório, os alunos já distribuídos pelos mesmos ([Área Administrativa » Turmas » Turnos]).
• Para mais rapidamente associar os cargos a importar e evitar a proliferação de designações distintas que, por vezes, se referem ao mesmo,
verificar e limpar a lista de cargos existentes (por clique no botão de [Área Administrativa » Docente » Atividades/Cargos]).
• Criar previamente os grupos de apoio ministrados por cada docente, para que possam ser correspondidos aquando da importação do ficheiro e
fiquem bem espelhados no horário.
• Ter os docentes criados na aplicação, em [Área Administrativa » Docente]. Nos casos em que sejam novos na escola e tenham já ficha no Inovar
Pessoal, bastará sincronizar a informação, em [Área Administrativa » Diversos » Utilizadores » Gestão utilizadores].
• Garantir que o NIF, associado ao professor no programa de horários, é o correto.
• Associar, no programa de horários, o NIF da unidade orgânica a todos os professores que, no momento da importação, não estejam colocados.
Isso permitirá que as manchas horárias sejam criadas e, aquando da chegada do titular, o serviço possa ser transferido para ele.
• Para evitar a duplicação de atividades no horário dos diretores de turma, deve ignorar-se o cargo de atendimento do diretor de turma na
importação de horários e, depois, definir o respetivo dia e tempo em [Área Administrativa » Turmas » Currículos].
• Sempre que haja coadjuvações ou outro serviço que não seja cumprido em todas as aulas da semana, deve ser criado cargo para o coadjuvante
ao invés de considerá-lo como professor da disciplina. Isto é particularmente importante em cenários como o de "turmas +", "turmas ninho" ou
similares, para não pôr em causa a associação correta dos sumários escritos.

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2. Produzir o ficheiro a importar
O importador opera sobre um ficheiro intermédio. Na generalidade, este é produzido no programa de
horários e, depois, importado para o inovar alunos. Esse ficheiro poderá, contudo, ser gerado sem
recurso a uma ferramenta de horários, caso em que terá de ser criado um ficheiro CSV (campos
separados por virgulas).


2.1. Produzir o ficheiro intermédio CSV
O ficheiro CSV não deverá ter cabeçalhos na 1.ª linha.
Cada linha representa um tempo letivo (ou seja, uma aula com dois tempos deverá ocupar duas linhas)
e tem de ser composta pelos campos seguintes, devendo ser respeitada a ordem indicada:
1.º: professor (nome, NIF ou código que identifique o docente; caso seja o NIF, se ele existir em sistema
o programa reconhece-o e estabelece a correspondência automática);
2.º: ano da turma (no ensino geral, introduzir 1 para 1º ano, …, até 12 para 12º ano e, no caso do ensino
profissional, inserir a designação da turma – por exemplo TT3 para o Técnico de Turismo de 3.º ano);
3.º: turma (nome da turma, por exemplo A para o 5.º A; sendo igual ao que está no Inovar, o programa faz
a correspondência automática)
4.º: disciplina (sigla a constar nos horários);
5.º: sala (número ou designação abreviada do espaço);
6.º: dia da semana (introduzir 2 para 2.ª feira, …, até 6 para 6.ª feira);
7.º: tempo do dia (introduzir 1 para 1º tempo, 2 para o 2º tempo…);
8.º: turno da disciplina (introduzir 1 para 1º turno, 2 para 2º turno…; se não tiver turnos deixar o campo
em branco)
9.º: hora de início da aula (no formato HH:MM);
10.º: hora de fim da aula (no formato HH:MM).

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2.2. Produzir o ficheiro intermédio em programas de horários (Untis, DCS ou Thor)
Os programas indicados têm a funcionalidade de exportação do ficheiro de horários, com o formato
correto, para os programas Inovar, pelo que deve ser procurada e selecionada essa opção, para produzir
o ficheiro necessário à importação.





NOTA:
Quando o ficheiro produzido por essas ferramentas não incluir a informação
sobre hora de início e de fim de cada aula, é preciso configurar previamente,
no inovar alunos, as grelhas horárias em uso em cada escola e para cada
percurso formativo oferecido (ver capítulo 2).

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3. Configurar grelhas horárias
Este é um procedimento necessário apenas nos casos em que o ficheiro intermédio não contém os
campos hora de início e hora de fim (ver capítulo anterior).
Para criar uma grelha de tempos, há que clicar no botão do painel mais à direita de [Área Administrativa
» Diversos » Ano Letivo] (fig. 1). Devem ser criadas tantas grelhas diferentes quantas as em uso na unidade
orgânica de modo a, de seguida, poder associá-las ao conjunto de turmas em que são aplicadas.










A janela aberta na sequência de clicar no botão (fig. 2) permite inserir um nome para cada grelha a
construir. Atribuir nomes sugestivos ajudará a escolher corretamente a grelha a aplicar em cada caso.
Se a opção “Auto.” estiver selecionada, o cálculo de minutos por tempo letivo basear-se-á no número
maior de minutos que existir nesse ano. Assim, se por exemplo existir uma turma com 50 min por tempo
letivo e outra com 45 min, o cálculo será feito pelos 50 minutos. Se ainda não houver turmas configuradas,
o programa assume por defeito a duração de 45 minutos para o tempo letivo.
‘Copiar a última grelha’ cria uma nova, igual à última criada, podendo ser usada nos casos em que há
apenas alterações pontuais a fazer àquela, de forma a ajustá-la ao pretendido.

Fig. 1 Definir grelhas horárias em uso na escola ou agrupamento
Fig. 2 Configurar uma grelha

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Depois de gravadas () estas configurações, é necessário preencher a grelha com as horas de início e de
fim de cada tempo, usando “:” para separar as horas dos minutos. Com a função “Auto.” ativa, o termo
de cada tempo fica automaticamente preenchido.









Criadas as grelhas, há que associar a adequada a cada percurso educativo de cada uma das escolas, em
[Área Administrativa » Diversos » Agrupamento]. Para isso, deve clicar-se na linha de uma escola, depois
na linha de um percurso e, por fim, premir o botão ‘C’ (à direita na fig. 3), para proceder à respetiva escolha
(fig. 4).

Nesta janela, à esquerda seleciona-se a grelha pretendida e à direita a escola, o ano ou as turmas às quais
aplicá-la.
É necessário colocar um visto na opção ‘Atualizar grelha horária das turmas’, para ver refletida na grelha
de tempos das turmas a escolha feita.



NOTA:
No menu de ‘Ajuda’, encontra-se um manual
de apoio à definição dos percursos educativos.
Fig. 4 Escolher a grelha para um conjunto de turmas
Fig. 3 Clicar no botão ‘C’ para cada percurso de cada escola de modo a atribuir a grelha adequada

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3.1. Diferentes grelhas de tempos para um mesmo percurso educativo
No separador ‘Agrupamento’, a aplicação permite associar uma grelha de tempos a cada turma. Caso uma
turma se reja por uma grelha de tempos diferente das restantes, ela poderá ser definida em [Área
Administrativa » Turmas » Horários], por clique no botão ‘T’ (fig. 5).








Através de um duplo clique na célula da hora (fig. 6), o campo fica disponível para alteração.










Figura 5. Inserir grelha de tempos específica de uma turma
Figura 6. Alterar tempos da grelha

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4. Notas sobre a importação de horários
• A importação faz a distribuição de serviço docente. Assim, além de serem construídos os horários, os docentes ficam colocados nas turmas,
associados à(s) disciplina(s) que lecionam (no separador [Área Administrativa » Turmas » Currículos].
• Se, no programa de horários, o docente tiver preenchida a informação sobre o respetivo NIF, a associação no programa inovar será imediata (por
única) e evita ter de procurar-se o nome do docente nos casos em que o programa, pelo nome, não conseguiu estabelecer a correspondência.
• Nos casos em que um professor ainda não esteja colocado sugere-se a atribuição, no programa de horários, de um mesmo “docente” com o
nome da escola/agrupamento e associado ao NIF da unidade orgânica, para que o horário das turmas fique completo, bem como facilitar a exportação
para o MISI (que assim o exige). Aquando da chegada do titular, o serviço pode, de forma simples, ser transferido para ele.
• O importador abrange serviço associado a aulas, mas também a cargos e a apoios, podendo importar-se apenas o primeiro, deixando para uma
segunda fase a importação do segundo.
• A reimportação não substitui dados não alterados. Assim, a título de exemplo, se da primeira importação para a segunda só se tiver passado os
cargos para "Não Importar", nada mais alterando e importando novamente o ficheiro para a mesma semana, nenhuma diferença se notará.
• A importação está concebida de modo a carregar também a informação para as turmas de ensino profissional e de EFA, pelo que todo o serviço
pode ser distribuído de uma só vez.
• Para efetuar-se a importação relativa a cursos EFA, os docentes devem estar previamente associados às respetivas UC/UFCD, pois os dados são
importados por Área de Competências-Chave e não por UC/UFCD.
• O programa lembra-se, no sentido em que a cada novo acesso se mantêm as associações já feitas, podendo prosseguir-se o trabalho a partir daí,
e também com o significado de ser guardado e exibido um histórico de importações que permite ao utilizador escolher o momento em que fez
determinadas associações para prosseguir com as correspondências necessárias à importação.
• O estabelecimento de relações entre os dados do ficheiro intermédio e os constantes da aplicação inovar é o passo mais importante do processo
de importação. Se esses emparelhamentos não estiverem bem feitos a importação produzirá resultados incorretos. É essencial realizar esta tarefa
atentamente e verificar os valores introduzidos.
• Para turmas com disciplinas com funcionamento semestral, há que fazer duas importações, uma para o 1.º intervalo de datas (com uma
disciplina associada) e outra para o seguinte (com a outra disciplina associada). Em alternativa, poderão importar-se ambas as disciplinas e
posteriormente apagar-se uma delas do horário da turma e copiá-lo até ao momento em que há a troca. Aí, deverá alterar-se a disciplina e copiar o
horário até ao final do ano letivo.

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• Para turmas que sejam uma só no programa de horários e duas distintas no programa de alunos, proceder de modo análogo: importar/associar
a turma a uma das turmas do Inovar e, depois, fazer o mesmo mas para a outra.

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5. Importar o ficheiro de horários
O importador está alojado (fig. 7) em [Área Administrativa » Diversos » Auxílios » Importar horários].

5.1. Selecionar o ficheiro

O primeiro passo da importação diz respeito à definição do intervalo de datas para o qual vão trazer-se
os horários (fig. 7). São disponibilizadas opções para definição rápida de intervalos comumente
necessários.
De seguida, deve indicar-se o ficheiro intermédio a importar (fig. 8), numa janela de carregamento
acionada por clique no botão ‘Procurar’ (fig. 7). Encontrado e definido o ficheiro a usar, há que ‘Iniciar a
importação’.





Fig. 7 Aceder ao importador de horários
Fig. 8 Carregar o ficheiro de importação
NOTA:
Qualquer reimportação, para o mesmo intervalo de datas,
substitui o horário que encontrar nesse período de tempo pelo
que vai ser lido do ficheiro intermédio. Horários fora desse
intervalo de tempo não serão alterados.

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5.2. Associar dados
Carregado o ficheiro intermédio e iniciada a importação, é mostrada uma janela (fig. 9), onde é necessário
estabelecer (em três secções distintas) as primeiras relações necessárias à interpretação correta dos dados
sobre professores, turmas e salas contidos no ficheiro a importar.
O importador faz automaticamente as correspondências de que for capaz. Poderá utilizar-se o botão ‘E’
para que o programa procure fazer associações anteriormente impossíveis de estabelecer (por exemplo, o
docente não existia em sistema e foi introduzido entretanto).
Em todas as grelhas de relacionamento existe a opção de ignorar cada entidade, e o efeito será que os
registos relacionados com essa entidade serão ignorados na importação.






Fig. 9 Estabelecer/Verificar correspondências entre a informação do ficheiro e a existente no inovar: docentes, turmas e salas
NOTA:
Todas as associações introduzidas na ferramenta são memorizadas e aplicadas em usos subsequentes pelo que,
normalmente, serão introduzidas apenas uma vez (ressalvando a correção de erros na associação, obviamente).

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Se alguma “turma” corresponder a cargos deverá optar pela associação “turma de cargos”.

Preenchidas as relações anteriores, pode despoletar-se a fase final da importação, pressionando o botão
‘Associar Disciplinas’.
Na nova janela de associação (fig. 10) encontra-se um separador para cada turma (inovar alunos e inovar
profissional) que foi emparelhada na janela anterior.












Analogamente ao descrito anteriormente, são listadas as "disciplinas" encontradas no ficheiro para cada
turma e, na coluna ‘Inovar’, a informação correspondente dentro do programa Inovar. Feitas, ou
completadas, as relações, pode premir-se o botão ‘Aplicar correspondência nas restantes turmas’ para
ativar uma ferramenta que agiliza a introdução das associações, pois faz com que as escolhas feitas no
tabulador visível sejam aplicadas em todos os outros tabuladores (apenas nas linhas em que ainda não foi
escolhida uma relação).
Na coluna das disciplinas podem constar cargos. Nesse caso na coluna ‘Inovar’ deverá selecionar a opção
‘Isto é um cargo’, para que essa “disciplina” passe para o separador ‘Cargos’.
Fig. 10 Estabelecer/Verificar correspondências: disciplinas

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O procedimento para apoios é análogo, havendo que escolher ‘Isto é um apoio’, para que seja listado n o
separador ‘Apoios’.
Os separadores correspondentes às diversas turmas deverão ser percorridos, para garantir que todas as
correspondências foram efetuadas.
Se for caso, em ‘Cargos’ (fig. 11), terminam-se as correspondências relativamente a este serviço.
Deverá associar-se a cada cargo, por analogia com as outras relações estabelecidas, o ‘Cargo Inovar’ e,
quando aplicável, também a ‘Turma Inovar’ correspondente.
Caso ainda não exista o ‘Cargo Inovar’ poderá ser premido o botão ‘criar Cargo’, para criá-lo (fig. 11).





Fig. 11 Estabelecer/Verificar correspondências: cargos
NOTA
Se o ficheiro de horários incluir o atendimento dos diretores de turma aos encarregados de educação deve certificar-se, para prevenir a criação de entradas indevidas, que segue
um dos seguintes procedimentos:
- ou não importa os horários de atendimento;
- ou define, em [Área Administrativa » Turmas » Configurações » Direção de turma], que o horário de atendimento que vier a ser introduzido em [Área Administrativa » Turmas »
Currículos] não deve criar uma mancha.

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Por fim, poderão ser importados os apoios, no separador com o mesmo nome (fig. 12). Essa tarefa exige
que, previamente, os grupos de apoio estejam criados na aplicação, para que possam ser correspondidos
na coluna ‘Inovar’, para cada docente.












O botão que provocará a importação propriamente dita encontra-se no canto inferior direito da janela.
Quando as associações introduzidas forem satisfatórias será altura de recorrer ao botão ‘Importar
horários’.
A ferramenta pede confirmação para o intervalo de datas para o qual importar os horários. Confirmado, o
processo fica finalizado (fig. 13).

Fig. 13 Fazer uma última verificação, terminada a
importação
Fig. 12 Estabelecer/Verificar correspondências: apoios

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