HUONG DAN XAY DUNG KPI minh tham kh.docx

các bạn tham khảo nha

1. Hướng dẫn xây dựng KPI
I. Thông tin chung
Văn bản này qui định và hướng dẫn cách thức chung để xây dựng hệ thống
BSC&KPI tại tất cả các đơn vị của Tổng công ty/Công ty.
II. Sơ đồ các bước thực hiện
Quy trình này gồm 6 công việc chính:
1. Phân bổ mục tiêu của Công ty đến nhóm/cá nhân, xây dựng KPI mục tiêu
2. Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình
thành nền KPI cơ bản
3. So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI tổng hợp, theo nguyên tắc
ưu tiên KPI mục tiêu và lựa chọn KPI cơ bản
4. Hoàn thiện bản Mô tả công việc cho từng cá nhân, trong đó bổ sung thêm phần chỉ
tiêu KPI
5. Xây dựng hệ thống đánh giá KPI để trả lương theo các nguyên tắc:
- Lương mềm = lương theo KPI (x) + lương theo năng lực đóng góp (y)
Mục tiêu 20xx của Công ty

Mục tiêu đơn vị thành viên
Mục tiêu phòng/ban/bộ phận
Mục tiêu nhóm/cá nhân 20xx
Nhật ký công việc
Tổng hợp các công việc cơ
bản theo vị trí làm việc
Xây dựng KPI theo vị trí làm việc
KPI theo mục tiêu cá nhân KPI cơ bản cho vị trí làm việc
KPI tổng hợp cho vị trí làm việc
Mô tả công việc cho vị trí làm việc
Lên kế hoạch đào tạo Đánh giá, khen thưởng, xử phạt

2. - Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá
50%; tỷ trọng cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê
duyệt để sử dụng thống nhất.
- Phần lương theo KPI (x) được chia làm 03 phần: x1 – lương theo KPI; x2 –
lương theo kế hoạch hành động để thực hiện KPI; x3 – quá trình phối hợp với các bộ
phận/cá nhân để thực hiện KPI. Tỷ trọng các phần x1, x2, x3 do lãnh đạo đơn vị đề
xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất.
-Phần lương theo năng lực đóng góp (y) được đánh giá theo 03 nhóm tiêu chí: Kiến
thức, kỹ năng, thái độ hành vi của cá nhân đó tại thời điểm đánh giá. Đánh giá thực hiện
theo 02 hoặc 03 cấp: Tự đánh giá và cấp trên trực tiếp đánh giá và ban giám đốc.
Chi tiết sẽ được hướng dẫn trong qui trình thực hiện.
III. Qui trình thực hiện
STTCông việc Cách thực hiện Mẫu Lưu ý
1Mục tiêu 20xx
của công ty
- Xây dựng sơ đồ chiến lược công ty
gồm 4 mục: tài chính, khách hàng,
nội bộ, học hỏi và phát triển.
- Phân bổ tỷ trọng cho các hạng mục
- Chi tiết các tiêu chí của từng hạn
mục và ảnh hưởng qua lại giữa các
hạng mục
- Phân bổ tỷ trọng cho các hạng mục
và ảnh hưởng qua lại giữa các hạng
mục
BSC-
KPI
(sheet 1)
1Phân bổ mục
tiêu công ty tới
nhóm và cá
nhân
Xây dựng
KPI mục tiêu
- Nhận mục tiêu từ cấp trên trực tiếp;
- Trả lời câu hỏi: làm gì để đạt mục tiêu này
(dựa vào chức năng nhiệm vụ được phân
công);
- Thảo luận nhóm để chọn lại những công
việc chủ chốt nhất cần thực hiện để đạt
mục tiêu;
- Có công việc sẽ có kết quả/hiệu quả, chỉ
số để đo lường kết quả này chính là KPI
mục tiêu.
- Mục tiêu này lại tiếp tục được chuyển
xuống dưới, đến khi nào cảm thấy không
cần thiết chia nhỏ nữa thì dừng lại.
Mẫu
01
Không phải
mục tiêu của
cấp trên nào
cũng cần
triển khai
cho đến tận
cá nhân, mà
cần áp dụng
linh hoạt để
có tác dụng.
Tổng hợp hệ
thống mục tiêu.
Theo dõi và
đánh giá
-Sau khi các bộ phận đăng ký mục tiêu và
trọng số (chia nhỏ) cho các mục tiêu đó
(phần 1: đăng ký mục tiêu) thì phòng nhân
sự sẽ tập hợp lại làm việc với ban giám đốc
để tính các chỉ số cho phần 2: đánh giá và
theo dõi
_-Sau khi hoàn thành hệ thống mục tiêu.
KPI mục tiêu này sẽ ban hành đến các
phòng ban để theo dõi và điều chỉnh theo
KPI cơ bản
BSC-
KPI
(sheet 2)

3. 2Xây dựng
KPI
cơ bản.
- Từ ghi chép nhật ký công việc, hoặc mô
tả công việc hiện có, rà soát lại các hoạt
động cơ bản của từng vị trí làm việc;
- Sau đó dựa vào kết quả/hiệu quả công
việc hình thành các KPI cơ bản;
- Rà soát lựa chọn các công việc chính để
đưa vào KPI cơ bản, tránh tình trạng vụn
vặt.
Mẫu
02
Chỉ lựa chọn
những công
việc rất cần
thiết để đưa
vào KPI cơ
bản
3So sánh KPI
cơ bản và KPI
mục tiêu
Xây dựng
KPI tổng hợp
- So sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ bản:
+ Ưu tiên KPI mục tiêu (lấy toàn bộ
KPI mục tiêu và KPI cơ bản);
+ Nếu KPI cơ bản không trùng với KPI mục
tiêu thì xem xét, chỉnh sửa để đưa vào KPI
tổng hợp.
Mẫu
03
4Cập nhật mới
bản Mô tả
công việc
- Bản mô tả công việc mới, ngoài những
phần truyền thống cập nhật thêm phần các
chỉ tiêu KPI và năng lực đóng góp, bao
gồm:
+ KPI tổng hợp
+ KPI bổ sung (nhiệm vụ bổ sung được
giao thêm trong năm – nếu có); (Mẫu 09)
+ Chỉ số đánh giá việc thực hiện Kế hoạch
triển khai KPI (theo tuần hoặc tháng); (Mẫu
10)
+ Chỉ số đánh giá sự phối hợp với các cá
nhân/bộ phận; (Mẫu 11)
+ Chỉ số hoặc tiêu chí đánh giá năng lực
đóng góp. (Mẫu 12)
Mẫu
04
Mẫu 09
Mẫu 10
Mẫu 11
Mẫu 12
Cấp lãnh
đạo cần xây
dựng KPI bổ
sung theo từng
năm/ quý/giai
đoạn
Hình
thành KPI
trước, còn tỷ
trọng đánh
giá sẽ được
điềuchỉnh bổ
sung vào sau
khi làm xong
hệ thống
lương thưởng
(bước 5)
5Hình thành hệ
thống lương
thưởng
- Muốn làm được hệ thống lương cần:
+ Làm bảng phân loại mức lương và tỷ
trọng lương mềm theo KPI (x) và theo năng
lực đóng góp (y), mẫu 05;
+ Bảng đánh giá thành tích theo vị trí làm
việc (mẫu 06:
+ Thiết lập hệ thống báo cáo (xem chi tiết ở
Mẫu 07).
Mẫu
05;
Mẫu
06
Mẫu
07
6Lên nhu cầu
đào tạo
- Dựa vào mô tả công việc, kế hoạch hành
động, tiếp nhận nhu cầu đào tạo từ thực
tiến của cá nhân để lên nhu cầu đào tạo.
- Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ.
Mẫu
08
IV. Tô chức thực hiện
-Các đơn vị trực thuộc Công ty tổ chức triển khai thống nhất theo các mẫu này, có thể
thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình và gửi báo cáo về
Phòng Tổ chức – hành chính của Công ty để xem xét, trình Ban Giám đốc phê duyệt;
-Ban Giám đốc nên dựa vào chuỗi cung ứng của Công ty, phân chia hệ số thưởng
cho các đơn vị phụ thuộc. Hàng tháng, dựa vào kết quả kinh doanh của Công ty, Ban

4. Giám đốc quyết định phần lương mềm (thưởng KPI) cho toàn công ty và phân bổ
về các đơn vị. Các đơn vị dựa vào tổng số điểm KPI của đơn vị mình để tính ra tiền
thưởng trên một điểm KPI (đánh giá theo mẫu 06), từ đó tính lương mềm cho nhân
viên.
- Về lâu dài, công ty có thể hướng tới khoán lương thưởng và để các đơn vị tự chia.
Mục tiêu cơ bản hướng tới là cán bộ công nhân viên Công ty đến cuối tháng, dựa vào
kết quả kinh doanh có thể tự tính được tiền lương, thưởng của mình.
-Phòng TC-HC nên hình thành nhóm xung kích, bao gồm những cá nhân xuất sắc, am
hiểu BSC& KPI từ các đơn vị, để đảm nhận trách nhiệm giúp Ban Giám đốc triển khai
thành công.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Đơn vị:
Chức danh: Trưởng phòng (G5)
Mã số:
Lần ban hành/Sửa đổi:
Ngày:
Họ và tên
Người viết
…………………………..
Người kiểm tra
………………………
Người duyệt
……………………….
Chữ ký
1. Tóm tắt công việc ( nội dung và mục tiêu chính yếu của công việc )
2. Công việc cụ thể : ( Tổng trọng số là 100)
STT Nội dung
Trọng
số, %
Tần suất
(ngày/ tuần/
tháng)
Tiêu chí đo
lường đánh giá
A Nhóm công việc theo KPI X
IKPI tổng hợp ( của chức danh công việc) X1
- Giảm định mức
X11
- Đảm bảo chất lượng
X12
X13
IIKPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác) X2
IIIKế hoạch hành động X3
IVPhối hợp X4
B Năng lực đóng góp Y

5. V Kiến thức (Y1) Y1
VIKỹ năng (Y2) Y2
VIIHành vi (Y3) Y3
Tổng cộng: = (X+Y) =
X1+X2+X3+X4+…+Y1+Y2+Y3 100
3. Quan hệ trong công việc
3.1. Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN)
Báo cáo trực tiếp Giám sát trực tiếp Đơn vị / cá nhân phối hợp

6. 3.2. Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty)
Đối tượng Bản chất quan hệ
3.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty)
Đối tượng Bản chất quan hệ
4. Phạm vi quyền hạn
Phạm vi quyền hạn trong công việc.
Phạm vi quyền hạn về tài chánh
5. Yêu cầu của công việc về trình độ, kỹ năng cần thiết (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)
• Trình độ văn hoá tốt nghiệp:
 5/12  9/12  12/12  Khác
• Trình độ chuyên môn:
 Trung cấp  Cao đẳng  Đại học  Trên đại học
Chuyên ngành: …………………………………………………………… …………….
Hoặc lĩnh vực tương đương: ………………… …………………………………………
• Trình độ ngoại ngữ : ( Anh văn hoặc  Pháp văn)
 Trình độ A  Trình độ B  Trình độ C  Khác
• Trình độ vi tính:
 Trình độ A  Trình độ B  Đại học CNTT  Khác
• Kinh nghiệm( thời gian đã làm công việc cùng chuyên môn hoặc cùng lĩnh vực) :
 Dưới 1 năm  1 đến 2 năm  2 đến5 năm  Trên5 năm
• Sức khỏe: (yêu cầu khám sức khỏe)
 Bình thường  Có yêu cầu riêng biệt
• Kỹ năng thiết yếu cho công việc (Có thể chọn nhiều kỹ năng) :
 Giao tiếp  Thuyết trình  Soạn thảo văn bản  Phân tích
 Làm việc nhóm  Đàm phán  Quản lý hồ sơ  Tự học
 Tổ chức công việc  Giao việc  Đánh gía nhân viên  Hội họp
 Giải quyết vấn đề  Lãnh đạo  Phỏng vấn  Tư duy
6. Yêu cầu về Điều kiện và môi trường làm việc (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)
• Vị trí làm việc: (Nơi làm việc chủ yếu)

7.  Văn phòng cty/nm  Văn phòng đơn vị  Xưởng  Ngoài trời
 Phòng TN/ điện  Trong dây chuyền  Trên cao  Đi lại nhiều
• Môi trường làm việc
 Bình thường  Nóng, ồn, bụi  Độc hại  Đặc biệt độc hại
• Thời gian làm việc:
 Giờ hành chánh  Ca kíp  Đặc thù  Có tăng ca
• Phương tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thiết sử dụng khi làm việc)
 Công cụ văn phòng Dụng cụ cầm tay  Thiết bị  Thiết bị nặng
• Thể chất: (Hao phí sức lực để thực hiện công việc)
 Nhẹ nhàng Bình thường  Ít nặng nhọc  Nặng
• Hoặc (Hao phí trí óc để thực hiện công việc)
 Đơn giản  Ít suy nghĩ  Suy nghĩ nhiều  Quyết định
• Bảo hộ lao động: (yêu cầu trang bị loại bảo hộ lao động)
 Không  Đồng phục  Bình thường  Chuyên dùng
----------oooOooo----------

8. CÔNG TY…………………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ: …………………………….
Đ ộc l ập – T ự d o – H ạnh p h ú c
Mẫu 06
ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CỦA CÁ
NHÂN
THÁNG: …… NĂM:
……
Họ & tên: Đơn vị/ bộ
phận : Chức danh công việc:. Nhóm
chức danh: G5
STT Nội dung
Trọng
số,%
Chỉ số đo
lường
Thực hiện (%)
Kết quả
(TS*TH)
A Đánh giá theo KPI, X% 50
I
KPI tổng hợp ( của chức danh công việc),
x1
20
X
II
KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác),
x2
3
X
IIIKế hoạch hành động, x3 15 X
IVPhối hợp, x4 12 X
B Năng lực đóng góp, Y% 50
Tự
đánh
giá,
m%
Quản
lý
đánh
giá, n
%
Điểm
trung
bình,
mxn%
V Kiến thức , y1 15 X
VIKỹ năng, y2 15 X
VIIHành vi, y3 20 X
TỔNG:
(X+Y) = (x1+x2+x3+x4) + (y1+y2+y3)
100
xxx (điểm tổng kết, dùng để tính
thưởng)
DUYỆT QUẢN LÝ TRỰC TIẾP NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên)
Ngày: Ngày: Ngày:

9. 1/1
CÔNG TY CP ……………….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM
ĐƠ N VỊ:……………….. Độc l ập – Tự do
– H ạnh phúc
MỤC TIÊU KPI CÁ NHÂN NĂM
Họ & tên: Đơn vị/ bộ phận :
Chức danh công việc:. Nhóm chức danh:
STT Nội dung
Trọng
số
Chỉ số đo
lường
Thực hiện
(%)
Kết quả
(TS*TH)
I
KPI tổng hợp ( của chức danh công việc)
KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác)
Kế hoạch hành động
Phối hợp
II
Năng lực đóng góp Tự đánh giá
Quản lý
đánh giá
Kiến thức
Kỹ năng
Hành vi
Kết quả trung bình
TỔNG 100
DUYỆT QUẢN LÝ TRỰC TIẾP NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên)
Ngày: Ngày: Ngày: