Improve Your Communication Skills_ Present with Confidence; Write with Style; Learn Skills of Persuasion ( PDFDrive ).pdf

communication skill

1. Machine Translated by Google

2. Komunikasi
Tingkatkan milik Anda
Keterampilan
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

3. (c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Keterampilan
Tingkatkan milik Anda
Komunikasi
Alan Barker | Edisi Kedua Revisi
Machine Translated by Google

4. Dicetak ulang tahun 2007 (dua kali)
India
Barker, Alan, 1956–
Dicetak dan dijilid di India oleh Replika Press Pvt Ltd
Pertama kali diterbitkan tahun 2000
Daryaganj
Catatan CIP untuk buku ini tersedia di British Library.
Segala upaya telah dilakukan untuk memastikan bahwa informasi yang terkandung dalam buku ini
akurat pada saat dicetak, dan penerbit serta penulis tidak bertanggung jawab atas kesalahan atau
kelalaian apa pun, apa pun penyebabnya. Tidak ada tanggung jawab atas kehilangan atau
kerusakan yang terjadi pada siapa pun yang bertindak, atau tidak melakukan tindakan, akibat materi
dalam publikasi ini dapat diterima oleh editor, penerbit, atau penulis.
Data Katalogisasi Perpustakaan Inggris dalam Publikasi
525 Jalan 4 Selatan, #241
komunikasi. I. Judul.
E-ISBN 978 0 7494 5911 6
4737/23 Jalan Ansari
2009043350
Terlepas dari transaksi wajar untuk tujuan penelitian atau studi pribadi, atau kritik atau tinjauan,
sebagaimana diizinkan berdasarkan Undang-Undang Hak Cipta, Desain dan Paten tahun 1988,
publikasi ini hanya boleh direproduksi, disimpan atau dikirimkan, dalam bentuk apa pun atau dengan
cara apa pun, dengan izin sebelumnya secara tertulis dari penerbit, atau dalam hal reproduksi
reprografik sesuai dengan syarat dan lisensi yang dikeluarkan oleh CLA. Pertanyaan mengenai
reproduksi di luar ketentuan ini harus dikirimkan ke penerbit di alamat yang disebutkan di bawah ini:
Hak Alan Barker untuk diidentifikasi sebagai penulis karya ini telah ditegaskan olehnya sesuai
dengan Undang-Undang Hak Cipta, Desain, dan Paten tahun 1988.
P. cm.
Revisi edisi kedua tahun 2010
Tingkatkan keterampilan komunikasi Anda / Alan Barker. -- Rev.edisi ke-2.
© Alan Barker 2000, 2006, 2010
New Delhi 110002
Edisi kedua tahun 2006
Data Katalogisasi-dalam-Publikasi Perpustakaan Kongres
651,7--dc22
Pengesetan oleh Jean Cussons Pengesetan, Diss, Norfolk
HF5718.B365 2010
Pandangan yang diungkapkan dalam buku ini adalah milik penulisnya, dan belum tentu sama dengan
pandangan Times Newspapers Ltd.
Catatan penerbit
Philadelphia pada tahun 19147
AS
120 Pentonville Road
London n1 9jn
Inggris
www.koganpage.com
ISBN 978-0-7494-5627-6 -- ISBN 978-0-7494-5911-6 (e-bk) 1. Bisnis
ISBN 978 0 7494 5627 6
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

5. Machine Translated by Google

6. 2 Cara kerja percakapan 21
3 Tujuh cara untuk meningkatkan percakapan Anda 37 1.
Memperjelas tujuan Anda 38; 2. Susunlah pemikiran Anda
39; 3. Atur waktu Anda 46; 4. Menemukan titik temu 49;
5. Melampaui argumen 50; 6. Sering-seringlah
merangkum 53; 7. Gunakan visual 54
1 Apa itu komunikasi? 1
Tentang buku ini vii
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Tiga tingkat pemahaman 11; Percakapan: inti komunikasi
19
Model transmisi 1; Memahami bagaimana kita
memahami 7; Model komunikasi baru 9;
Apa itu percakapan? 21; Mengapa percakapan menjadi
salah? 23; Menempatkan percakapan dalam
konteks 23; Mengerjakan hubungan 25; Menetapkan
struktur 30; Mengelola perilaku 33;
Isi
Machine Translated by Google

7. 7 Membuat presentasi 113
Lampiran: ke mana harus pergi setelah ini 197
6 Wawancara: mengadakan percakapan formal 91
5 Keterampilan persuasi 75
9 Jaringan: percakapan baru 167
8 Menuliskannya 135
Karakter, logika dan semangat 75; Apa ide besarnya? 78;
Menyusun ide-ide Anda 82; Mengekspresikan ide-ide Anda 86;
Mengingat ide-ide Anda 88; Menyampaikan secara efektif 89
Kapan wawancara bukan wawancara? 91; Mempersiapkan
umpan balik 72
wawancara 92; Penataan wawancara 93; Jenis wawancara 95
Memperhatikan 60; Memperlakukan pembicara secara setara 64;
pertanyaan 68; Informasi penjatahan 71; Memberi yang positif
Kemudahan budidaya 65; Mendorong 66; Menanyakan kualitas
4 Keterampilan inkuiri 59
presentasi 116; Mengelola materi 117; Mengontrol penonton 130; Menjaga diri
sendiri 132; Menjawab pertanyaan 133
langkah demi langkah 137; Merancang dokumen 138; Menulis draf
pertama 151; Pengeditan yang efektif 153; Menulis untuk web 160
Ke jaringan atau tidak ke jaringan? 168; Bersiap untuk
Menampilkan diri Anda pada pertunjukan 115; Mempersiapkan
Menulis untuk hasil 135; Membuat membaca lebih mudah 136; Menulis
jaringan 170; Keterampilan percakapan jaringan 181; Menindaklanjuti dan
membangun jaringan Anda 188
vi Daftar Isi
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

8. tetap berhubungan tetapi dapat mengurangi kesempatan kita untuk berbicara satu sama
lain. Banyak dari kita yang menjadi 'pekerja bilik', menghabiskan sebagian besar hari kita
berinteraksi dengan layar komputer.
Komunikasi korporat tentu saja masih bisa berjalan dengan baik
Teknologi-teknologi baru telah membawa berkah yang beragam. TI membantu kita
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Pada tahun 2003, American Management Association menanyakan kepada
anggotanya keterampilan apa yang diperlukan untuk menjadi pemimpin yang efektif.
Keterampilan nomor satu – jauh di depan keterampilan lainnya – adalah komunikasi
(84 persen). Menariknya, nomor dua dan tiga – memotivasi orang lain (56 persen) dan
membangun tim (46 persen) – juga bergantung pada komunikasi yang efektif.
Terlebih lagi, 60 persen eksekutif yang memberikan tanggapan menyatakan kurangnya
kolaborasi sebagai tantangan kepemimpinan puncak mereka.
Manajer kini harus bekerja dengan manajemen matriks dan jaringan, dengan
outsourcing dan kemitraan. Kita harus mempengaruhi orang untuk bertindak, sering
kali tanpa mampu menggunakan kekuasaan atas mereka. Kesuksesan kita, lebih dari
sebelumnya, bergantung pada orang lain.
Manajemen bukan lagi persoalan komando dan kendali.
Jika Anda tidak berkomunikasi, Anda tidak mengelola.
Tentang buku ini
Machine Translated by Google

9. pekerjaan manajemen adalah percakapan; dan kualitas pekerjaan kita bergantung
langsung pada kualitas percakapan kita. Bagaimana kita bisa berkomunikasi dengan lebih
efektif? Bagaimana kita bisa mulai meningkatkan kualitas percakapan kita di tempat
kerja? Buku ini berupaya menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Organisasi kami adalah jaringan percakapan. Satuan dari
efektif. Upaya MD untuk mengkomunikasikan program perubahan perusahaannya yang
terbaru mungkin akan gagal pada rintangan pertama; namun rumor tentang hilangnya
pekerjaan dalam waktu dekat bisa menyebar dengan cepat. Andai saja komunikasi
formal dapat mencapai setengah keberhasilan gosip!
viii Tentang Buku ini
Machine Translated by Google

10. Setelah berpikir sebentar, kebanyakan orang muncul dengan kalimat seperti ini.
Kata 'mentransmisikan' menunjukkan bahwa kita cenderung menganggap
komunikasi sebagai suatu proses teknis. Dan sejarah kata 'komunikasi' mendukung
gagasan itu.
Komunikasi adalah tindakan mengirimkan dan menerima informasi.
Ini adalah pertanyaan yang sering saya tanyakan pada awal kursus pelatihan. Bagaimana
Anda mendefinisikan kata 'komunikasi'?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Definisi ini sangat sering muncul. Tampaknya kita menganggap remeh hal tersebut. Dari
mana asalnya? Dan apakah ini benar-benar menjelaskan cara kita berkomunikasi di tempat
kerja?
Apa itu komunikasi?
1
Model transmisi
Machine Translated by Google

11. Model mereka memiliki lima elemen:
sumber informasi, yang menghasilkan pesan;
Pada tahun 1949, Claude Shannon dan Warren Weaver menerbitkan
versi formal model transmisi (Shannon, Claude E dan Weaver, Warren, A
Mathematical Model of Communication, University of Illinois Press, Urbana,
IL, 1949). Shannon dan Weaver adalah insinyur yang bekerja untuk Bell
Telephone Labs di Amerika Serikat. Tujuan mereka adalah membuat kabel
telepon seefisien mungkin.
sebuah pemancar, yang mengkodekan pesan menjadi sinyal;
Metafora transportasi ini mudah diadaptasi dengan yang baru,
teknologi elektronik abad ke-20. Kita berbicara tentang 'saluran telepon'
dan 'saluran televisi'. Informasi elektronik berbentuk 'bit', disimpan
dalam 'file' atau 'vault'. Kata 'unduh' dan 'unggah' menggunakan metafora
pengangkutan; email menggunakan citra pos.
Tentu saja, kita masih menggunakan kata tersebut dengan cara berikut: jalan raya
dan kereta api adalah bentuk komunikasi, seperti halnya berbicara atau
menulis. Dan kita masih menggunakan gambaran revolusi industri – kanal, kereta
api, dan layanan pos – untuk menggambarkan komunikasi manusia.
Informasi, seperti halnya pengiriman barang, datang dalam 'bagian-bagian'; itu perlu
disimpan, ditransfer, dan diambil. Dan kami menggambarkan pergerakan
informasi dalam istilah 'saluran', di mana informasi 'mengalir'.
Pada abad ke-19, kata 'komunikasi' merujuk pada pergerakan barang dan
manusia, serta informasi.
saluran yang sinyalnya disesuaikan untuk transmisi;
penerima, yang menerjemahkan pesan dari sinyal;
Mereka memperkenalkan elemen keenam, kebisingan: setiap gangguan pada
pesan yang berjalan sepanjang saluran (seperti 'statis' pada telepon atau
radio) yang mungkin mengubah pesan yang dikirim. Elemen terakhir, umpan
balik, diperkenalkan pada tahun 1950an.
tujuan, tempat pesan tiba.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Dan
2 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

12. sumber
pesan
penerima
masukan
pembuat enkode dekoder
saluran
kebisingan
3 Apa itu Komunikasi?
Model transmisinya menarik. Ini menunjukkan hal itu
penerima. Pembuat enkodenya mungkin adalah bahasa yang saya gunakan untuk berbicara
dengan Anda; decoder adalah bahasa yang Anda gunakan untuk memahami saya. Kebisingan
mencakup gangguan apa pun yang mungkin Anda alami saat saya berbicara.
Kami juga menerapkan metafora transmisi pada komunikasi manusia. Kita
'memiliki' sebuah ide (seolah-olah itu adalah sebuah objek). Kita 'menyatakan ide ke
dalam kata-kata' (seperti memasukkannya ke dalam kotak); kita mencoba untuk
'menyampaikan ide kita' (dengan mendorongnya atau 'menyampaikannya'); dan 'penerima' –
mudah-mudahan – 'mendapatkan' idenya. Kita mungkin perlu 'membongkar' ide tersebut
sebelum penerima dapat 'memahaminya'. Tentu saja kita perlu berhati-hati agar tidak terjadi
'kelebihan informasi'.
Dalam sebuah percakapan, otak saya adalah sumbernya dan otak Anda adalah otaknya
Umpan balik akan mencakup tanggapan Anda terhadap apa yang saya katakan: gerak
tubuh, ekspresi wajah, dan sinyal lain yang saya tangkap yang memberi saya gambaran
tentang bagaimana Anda menerima pesan saya.
Untuk telepon, salurannya adalah kabel, sinyalnya adalah arus listrik, dan pemancar serta
penerimanya adalah handset. Kebisingan termasuk keretakan dari kawat. Umpan balik akan
mencakup nada panggil, yang memberitahu Anda bahwa saluran tersebut 'hidup'.
Gambar 1.1 Model komunikasi transmisi Shannon – Weaver
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

13. Jika komunikasi tidak dapat gagal, biasanya komunikasi masih gagal.
Namun apakah model transmisinya akurat? Apakah itu mencerminkan apa
sebenarnya terjadi ketika orang berkomunikasi satu sama lain?
Jika komunikasi tampaknya berhasil sesuai keinginan Anda – ada
yang salah paham.
Jika Anda puas dengan pesan Anda, komunikasi pasti gagal.
Dan, jika hal ini mudah dipahami, mengapa komunikasi – terutama dalam organisasi –
sering kali salah?
Jika sebuah pesan dapat diinterpretasikan dalam beberapa cara, maka
pesan tersebut akan diinterpretasikan dengan cara yang memaksimalkan kerusakan.
Kita semua tahu bahwa komunikasi dalam organisasi sangat tidak
bisa diandalkan. Otto Wiio (lahir tahun 1928) adalah Profesor Komunikasi
Manusia Finlandia. Dia terkenal karena a
Selalu ada seseorang yang lebih tahu dari Anda apa maksud pesan
Anda.
Semakin banyak kita berkomunikasi, semakin banyak komunikasi yang
gagal.
seperangkat pepatah lucu tentang bagaimana komunikasi masuk
Komunikasi biasanya gagal, kecuali karena kecelakaan.
organisasi menjadi salah. Mereka menggambarkan beberapa masalah
dalam penggunaan model transmisi.
Jika komunikasi bisa gagal, maka komunikasi akan gagal.
informasi bersifat obyektif dan dapat diukur: sesuatu yang Anda dan saya akan selalu
pahami dengan cara yang persis sama. Hal ini membuat komunikasi tampak terukur,
dapat diprediksi, dan konsisten: mengirimkan email sepertinya menjadi bukti bahwa saya
telah berkomunikasi dengan Anda. Yang terpenting, modelnya sederhana:
kita dapat menggambar diagram untuk mengilustrasikannya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
4 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Hukum Wiio
Machine Translated by Google

14. Model transmisi juga mengasumsikan bahwa niat dan
komunikasinya terpisah. Pertama kita punya pemikiran; lalu kami memutuskan
bagaimana cara menyandikannya. Pada kenyataannya, kita mungkin tidak mengetahui
apa yang kita pikirkan sampai kita mengatakannya; tindakan pengkodean
adalah proses berpikir. Banyak penulis, misalnya, mengatakan bahwa mereka
menulis untuk mewujudkan ide mereka.
Pesan yang disampaikan melalui pos akan mempunyai pengaruh yang sangat
berbeda dengan pesan yang disampaikan secara lisan, tatap muka. Tanggapan kita
terhadap pesan tersebut akan berbeda jika disampaikan oleh manajer senior atau
kolega. Keadaan pikiran kita ketika mendengar atau membaca pesan tersebut akan
mempengaruhi cara kita memahaminya. Dan seterusnya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
selalu disengaja: bahwa pengirim selalu berkomunikasi untuk suatu tujuan, dan
selalu mengetahui apa tujuan tersebut. Faktanya, sebagian besar komunikasi
manusia memadukan antara kesengajaan dan kesengajaan
tak disengaja. Kita semua tahu bahwa kita banyak berkomunikasi tanpa disengaja,
melalui bahasa tubuh, gerakan mata, dan nada suara.
Model transmisi mengasumsikan bahwa komunikasi adalah
Apa yang salah dengan model transmisinya? Pertama-tama, sebuah pesan berbeda
dari paket dalam hal yang sangat jelas. Ketika saya mengirim parsel, saya tidak
memilikinya lagi; ketika saya mengirim pesan, saya masih menyimpannya. Namun
metafora tersebut memunculkan beberapa masalah lain yang menarik dan lebih
halus.
sebuah pesan; tujuan secara pasif menerimanya. Model tersebut mengabaikan
partisipasi aktif 'penerima' dalam menghasilkan makna komunikasi.
Model transmisinya linier. Sumbernya aktif mengirimkan
Masalah dengan model transmisi
5 Apa itu Komunikasi?
Jalan satu arah
Apakah kita mengomunikasikan apa yang kita inginkan?
Apa konteksnya?
Machine Translated by Google

15. Apa maksudnya semua itu?
6 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
– atau salah satu dari selusin ide lainnya. Penerima harus memahami arti kata-kata
tersebut jika mereka ingin merespons dengan tepat; tetapi kata-katanya mungkin tidak
mengandung makna keseluruhan dari pembicara.
Model penularannya mengabaikan cara pemahaman manusia. Manusia
tidak memproses informasi; mereka memproses makna.
Misalnya, kata 'Saya baik-baik saja' dapat berarti:
Ada paradoks dalam berkomunikasi. Saya tidak dapat berharap bahwa
Anda akan memahami semua yang saya katakan; dan saya tidak dapat
berharap bahwa Anda hanya akan memahami apa yang saya sampaikan
Anda.
'Saya merasa baik-baik saja';
'Saya senang';
(dengan terima kasih kepada Patrick Bouvard)
'Saya merasa tidak enak badan namun kini merasa lebih baik';
Jika kita ingin mengembangkan keterampilan komunikasi, kita perlu
melampaui model transmisi. Kita perlu memikirkan komunikasi dengan cara
baru. Dan itu berarti memikirkan bagaimana kita memahaminya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
'Saya tadinya merasa tidak bahagia, namun kini perasaan tidak bahagia itu berkurang';
'Sebenarnya, saya merasa tidak enak tetapi saya tidak ingin Anda mengetahuinya';
'Saya tidak terluka; tidak perlu membantuku';
'Membantu!'
Machine Translated by Google

16. Memahami bagaimana kita memahami
7 Apa itu Komunikasi?
Otak adalah penggiat jejaring yang hebat; tetapi ini juga merupakan prosesor
yang luar biasa. Komputer saya adalah prosesor serial: ia hanya dapat melakukan
satu hal dalam satu waktu. Kita dapat menggambarkan otak sebagai prosesor paralel.
Pemrosesan paralel memungkinkan otak mengembangkan hubungan
yang sangat dinamis dengan kenyataan. Anggap saja sebagai pemrosesan
'bottom-up' dan 'top-down'.
Otak mengelompokkan neuron ke dalam jaringan yang 'aktif' selama aktivitas mental
tertentu. Jaringan ini sangat fleksibel: kita dapat mengubah jaringan yang ada dan
mengembangkan jaringan baru. Jumlah jaringan saraf yang mungkin ada dalam satu
otak dengan mudah melebihi jumlah partikel di alam semesta yang diketahui.
Pemrosesan dari bawah ke atas: Otak tidak mengenali
berisi 100 miliar neuron (anggaplah neuron sebagai semacam saklar). Kekuatan
otak terletak pada kapasitas jaringannya.
Ia dapat mengerjakan banyak hal sekaligus. Jika satu sirkuit saraf selesai sebelum
sirkuit saraf lainnya, ia akan mengirimkan informasi tersebut ke jaringan lain
sehingga mereka dapat mulai menggunakannya.
Otak manusia adalah sistem paling kompleks yang kita ketahui. Dia
Pemahaman pada dasarnya adalah proses pencocokan pola. Kita menciptakan
makna dengan mencocokkan rangsangan eksternal dari lingkungan kita
dengan pola mental di dalam otak kita.
objek secara langsung. Ini mencari fitur, seperti bentuk dan warna.
Jaringan yang mencari fitur beroperasi secara independen satu
sama lain, dan secara paralel. Pemrosesan 'dari bawah ke atas' terjadi
di bagian otak yang lebih rendah – dan lebih primitif, termasuk batang
otak dan otak kecil. Jaringan saraf di wilayah ini mengirimkan informasi
ke atas, ke wilayah otak yang lebih tinggi: neo-korteks.
Pemrosesan top-down: Sementara itu, level yang lebih tinggi
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
pusat otak – di neo-korteks, yang berada di atas dan di sekitar bagian
bawah otak – melakukan pemrosesan 'top-down': menyediakan
jaringan mental
Machine Translated by Google

17. Otak sering kali harus membuat perkiraan yang diperhitungkan tentang apa itu
telah dirasakan. Informasi yang masuk seringkali kacau, ambigu atau tidak
lengkap. Bagaimana otak saya bisa membedakan suara Anda dari semua kebisingan lain
di ruangan yang ramai? Atau sekuntum bunga
otak. Pemrosesan dari bawah ke atas secara konstan mengirimkan informasi
baru ke atas sehingga wilayah yang lebih tinggi dapat memperbarui dan menyesuaikan
jaringan sarafnya. Sementara itu, pemrosesan top-down secara konstan mengorganisasikan
informasi yang masuk ke dalam pola-pola baru atau yang sudah ada.
dari gambar bunga? Bagaimana cara mengenali nada hanya dari beberapa nada?
Pemrosesan top-down dan bottom-up terlibat dalam proses yang berkesinambungan,
umpan balik timbal balik. Ini semacam percakapan internal di dalam
Ketika elemen yang diproses dari bawah ke atas telah dicocokkan dengan pola yang
diberikan oleh pemrosesan dari atas ke bawah, otak telah memahami apa yang ada di luar
sana.
yang mengatur informasi ke dalam pola dan memberinya makna. Saat
Anda membaca, misalnya, pemrosesan dari bawah ke atas
mengenali bentuk huruf; pemrosesan top-down menyediakan jaringan untuk
menggabungkan bentuk menjadi pola kata-kata yang dapat dikenali.
Ilusi visual menunjukkan bagaimana otak memproduksinya
tebakan yang diperhitungkan. Pada gambar di Gambar 1.2 misalnya, kita tampak melihat
segitiga berwarna putih, padahal gambar tersebut tidak mengandung segitiga. Pemrosesan
otak dari atas ke bawah melengkapi informasi yang masuk dengan menerapkan
pola 'segitiga' – yaitu tebakan terbaik atas apa yang ada di sana. (Segitiga ini dinamai
Gaetano Kanizsa, seorang psikolog dan seniman Italia, pendiri Institut Psikologi
Trieste.)
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Pemrosesan top-down seringkali melengkapi informasi yang masuk dengan menggunakan
pola yang sudah ada sebelumnya. Otak menciptakan model mental: representasi realitas, yang
diciptakan dengan mencocokkan informasi yang tidak lengkap dengan pola yang
dipelajari di otak.
8 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

18. 'Efek apa yang saya alami?'
Tapi kita bisa melangkah lebih jauh. Model pencocokan pola
Pertama-tama, pertanyaan paling penting yang dapat kita tanyakan ketika kita
berkomunikasi adalah:
komunikasi menyarankan tiga prinsip penting.
Kita dapat menyebut proses ini 'penyelesaian persepsi', dan ini tidak terbatas
pada informasi visual. Penyelesaian persepsi menunjukkan bahwa semua
pemahaman adalah 'tebakan terbaik'.
Bagaimana informasi yang kita berikan berhubungan dengan model mental
orang lain? Makna apa yang melekat pada perilaku, kata-kata, gerak tubuh,
dan suara kita?
Apa arti semua ini bagi komunikasi?
Gambar 1.2 Segitiga Kanizsa
Pertama, komunikasi bersifat berkesinambungan. Jika kita selalu
memperbarui pemahaman kita, maka komunikasi harus berkesinambungan
agar efektif: bukan peristiwa yang terjadi satu kali saja, seperti transmisi
radio, namun sebuah proses.
Kedua, komunikasi itu rumit. Apapun kita
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
mengerti, telah dikomunikasikan. Itu berarti segala sesuatu yang kita amati: bukan
hanya kata-kata yang diucapkan seseorang, namun juga musiknya
9 Apa itu Komunikasi?
Model komunikasi baru
Machine Translated by Google

19. Psikologis: siapa Anda dan apa yang Anda bawa ke dalam diri Anda
komunikasi; kebutuhan, keinginan, nilai, dan keyakinan Anda.
Ketiga, komunikasi bersifat kontekstual. Hal ini tidak pernah terjadi
secara terpisah. Makna komunikasi dipengaruhi oleh setidaknya lima konteks
berbeda.
Situasional: konteks sosial di mana kita berada
(Paul Watzlawick, Institut Penelitian Mental, Palo Alto,
Kalifornia)
Kita tidak bisa tidak berkomunikasi.
suara mereka dan tarian tubuh mereka. Beberapa sinyal yang kami kirimkan
memang disengaja; sangat banyak yang tidak. Kita berkomunikasi jika kita sedang
diamati.
Lingkungan: lokasi fisik; furnitur, lokasi, tingkat kebisingan, suhu,
musim, waktu, dan sebagainya.
Budaya: semua perilaku dan aturan yang dipelajari yang mempengaruhi
cara kita berkomunikasi; norma budaya; konvensi nasional, etnis
atau organisasi.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
berkomunikasi; aturan dan konvensi yang berlaku dalam kondisi sosial
yang berbeda (interaksi di ruang kelas atau kantor akan berbeda
dengan interaksi di bar atau di lapangan olahraga).
Relasional: bagaimana kita mendefinisikan satu sama lain dan
berperilaku dalam hubungan satu sama lain; di mana letak
kekuasaan atau status; apakah kita saling menyukai (konteks ini
dapat berubah saat kita berkomunikasi).
Wawasan ini menyarankan model proses komunikasi yang berbeda. Dalam
model ini, kita berada di tengah-tengah dua rangkaian konteks yang saling
terkait, berupaya menemukan titik temu. Apa pun yang kami pahami, kami telah
berkomunikasi satu sama lain.
10 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

20. Anda
(psikologis)
Saya
(psikologis)
situasional
relasional
lingkungan
kultural
Komunikasi adalah proses menciptakan pemahaman
bersama.
Kita memerlukan definisi baru tentang kata 'komunikasi'. Dan itu
Atau dengan kata lain:
Komunikasi menciptakan pemahaman pada tiga tingkatan, masing-masing
mendasari tingkatan di atas (Gambar 1.4).
Gambar 1.3 Model komunikasi kontekstual
sejarah kata itu sendiri memberi kita petunjuk. 'Komunikasi' berasal dari
bahasa Latin communis, yang berarti 'umum', 'bersama'. Itu termasuk dalam
keluarga kata yang mencakup persekutuan, komunisme, dan
komunitas. Saat kita berkomunikasi, kita mencoba mencocokkan makna.
pemahaman (area yang diarsir pada diagram pada Gambar 1.3).
Komunikasi berhasil ketika kita meningkatkan area kesamaan
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
11 Apa itu Komunikasi?
Tiga tingkat pemahaman
Machine Translated by Google

21. Alasan pertama dan terpenting dalam berkomunikasi adalah untuk
membangun hubungan dengan orang lain. Penelitian terbaru
(ditugaskan dari Social Issues Research Center oleh British Telecom)
menunjukkan bahwa sekitar dua pertiga waktu percakapan kita sepenuhnya
dikhususkan untuk topik sosial: hubungan pribadi; siapa melakukan apa
dengan siapa; siapa yang 'masuk' dan siapa yang 'keluar', dan mengapa.
Pasti ada alasan bagus untuk itu.
Sebagai manajer, kita cenderung berfokus pada tindakan sebagai
alasan untuk berkomunikasi. Namun, sebagai manusia, kita biasanya
berkomunikasi karena alasan lain. Dan inilah petunjuk penting untuk
menjelaskan mengapa komunikasi dalam organisasi sering kali salah.
Gambar 1.4 Tiga tingkat pemahaman
Menurut psikolog Robin Dunbar, bahasa berevolusi
sebagai perawatan yang setara dengan manusia, sarana utama ikatan
sosial di antara primata lainnya. Ketika kelompok sosial antar manusia
menjadi lebih besar (rata-rata jaringan manusia adalah sekitar 150,
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Informasi
Tindakan
Hubungan
12 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Hubungan: masalah besar dari obrolan ringan
Machine Translated by Google

22. Manusia dapat menciptakan hubungan baik secara naluriah. Namun
pola tarian alami ini bisa hilang dalam percakapan di tempat kerja; jenis
hubungan lain terkadang mengganggu. Sedikit upaya sadar untuk menciptakan
hubungan baik di awal percakapan dapat membuat perbedaan besar pada
hasilnya.
perilaku verbal;
Tugas pertama dalam percakapan apa pun adalah membangun hubungan baik.
Hubungan baik adalah perasaan bahwa orang lain sama seperti kita.
Membangun hubungan baik adalah proses pencocokan pola. Kebanyakan
pembangunan hubungan terjadi tanpa kata-kata: kita menciptakan hubungan
baik melalui tarian gerakan yang serasi, termasuk orientasi tubuh,
gerakan tubuh, kontak mata, ekspresi wajah, dan nada suara.
Kita mengabaikan kualitas dasar percakapan ini dan membahayakan diri
kita sendiri. Jika kita gagal membangun hubungan yang santai, semua hal lain
dalam percakapan akan menjadi lebih sulit.
Kami menciptakan hubungan baik melalui:
Gosip itu baik untuk kita. Ini memberi tahu kita di mana kita duduk di
jejaring sosial. Dan itu membuat kita rileks. Perawatan fisik merangsang produksi
endorfin – opiat pereda nyeri alami tubuh – mengurangi detak jantung
dan menurunkan stres. Gosip mungkin memiliki efek serupa. Faktanya,
penelitian menunjukkan bahwa gosip penting bagi kesejahteraan sosial,
psikologis, dan fisik kita.
dibandingkan dengan kelompok primata lainnya yang berjumlah sekitar 50
orang), kami memerlukan bentuk interaksi sosial yang tidak memakan banyak
waktu. Kami menemukan bahasa sebagai cara untuk membuat lingkaran
menjadi persegi. Dalam kata-kata Dunbar: 'bahasa berevolusi untuk
memungkinkan kita bergosip' (Grooming, Gossip and the Evolution of Language,
Faber dan Faber, London, 1996).
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
perilaku fisik.
perilaku vokal; Dan
13 Apa itu Komunikasi?
Membangun hubungan baik
Machine Translated by Google

23. Namun menciptakan hubungan baik berarti lebih dari sekadar mencocokkan
bahasa tubuh atau nada suara. Kita juga harus mencocokkan perkataan orang lain, agar
mereka merasa kita 'berbicara dalam bahasa mereka'.
Dr Grahame Brown adalah seorang konsultan medis yang bertanya-tanya
hubungan. Kita dapat memvariasikan pitch (seberapa tinggi atau rendah nada suara), pace
(kecepatan berbicara) dan volume (seberapa keras atau lembut kita berbicara). Bicaralah
dengan cepat dan keras, dan naikkan nada suara Anda, dan Anda akan terdengar tegang
atau stres. Ciptakan musik vokal yang nadanya lebih rendah, lebih lambat dan lembut, dan
Anda akan menjalin hubungan baik dengan lebih mudah.
mengapa sesinya dengan pasien sangat tidak efektif. Dia mulai menyadari bahwa
masalahnya adalah cara dia melakukan wawancara. Ia yakin, memperbaiki
hubungan adalah kunci pengobatan yang lebih efektif.
frase, 'mata membeli'. Jika ada ketidaksesuaian antara perkataan seseorang dan bahasa
tubuhnya, kita langsung percaya apa yang dikatakan tubuhnya. Jadi membangun hubungan
baik harus dimulai dengan memberikan tanda-tanda fisik berupa sikap ramah, santai dan
terbuka.
Musik dari suara adalah faktor kunci kedua dalam pembentukan
Secara luar biasa, kami mempercayai apa yang kami lihat. Dalam penjualan terkenal
Dari ketiga elemen tersebut, perilaku verbal – kata-kata yang kita gunakan – sebenarnya
memberikan kontribusi paling kecil dalam membangun hubungan baik.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Prioritas pertama saya sekarang adalah membangun hubungan baik dengan pasien dalam
waktu singkat yang saya miliki bersama mereka.
14 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Alih-alih terus menerus mengurus dokumen sampai calon pasien yang sakit hati sudah
duduk, lalu menyapa mereka dengan senyum tegang (seperti yang dilakukan kebanyakan dokter),
saya sekarang pergi ke ruang tunggu untuk menjemput pasien bila memungkinkan. Ini memberi
saya kesempatan untuk mengamati secara alami bagaimana penampilan mereka
Membangun hubungan baik: praktik terbaik
seorang dokter
Machine Translated by Google

24. sesuatu dalam situasi bersama Anda untuk dibicarakan; lalu ajukan
pertanyaan yang berkaitan dengan itu. Orang lain tidak boleh
merasa dikucilkan atau diinterogasi, jadi hindari:
berbicara tentang diri Anda sendiri; Dan
menanyakan orang lain pertanyaan langsung tentang
diri.
Bagi kebanyakan dari kita, memulai percakapan dengan seseorang yang tidak kita kenal
adalah hal yang membuat stres. Kita bisa kehilangan kata-kata. 'Memecahkan kebekuan'
adalah keterampilan yang ingin dikembangkan oleh banyak dari kita.
Kuncinya adalah mengurangi ketegangan dalam pertemuan tersebut. Mencari
Penerbitan, Brighton, 2004)
(Dari Griffin, Joe dan Tyrrell, Ivan, Human Gives, HG
Melakukan keduanya akan meningkatkan ketegangan dalam percakapan.
Seperti halnya tidak melakukan apa pun! Jadi ambillah inisiatif. Tenangkan
mereka, dan Anda akan segera rileks.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
mereka berdiri, cara mereka berjalan, dan apakah mereka menunjukkan 'perilaku
nyeri', seperti mendesah atau pincang.
Saya menjabat tangan mereka dengan hangat dan memulai percakapan dalam
perjalanan menuju area konsultasi. 'Hari ini hangat, bukan? Apakah kamu
menemukan jalan ke sini baik-baik saja? Transportasi oke?' Saat kami duduk,
pasien sudah beberapa kali setuju dengan saya. Hal ini berdampak penting pada
hubungan kita selanjutnya – kita sudah menjadi sekutu, bukan musuh…
15 Apa itu Komunikasi?
Selanjutnya, daripada berasumsi pasien datang menemui saya
tentang rasa sakit mereka, saya bertanya kepada mereka untuk apa mereka datang
menemui saya. Seringkali mereka menganggap hal ini mengejutkan, karena mereka
berasumsi bahwa saya mengetahui segala sesuatu tentang mereka dari catatan mereka. Tapi bahkan
Meskipun saya sudah membaca catatan mereka, sekarang saya tidak berasumsi
apa pun. Saya mengajukan pertanyaan terbuka yang dapat memberi saya
informasi paling banyak – fakta-fakta yang penting bagi mereka.
Machine Translated by Google

25. Informasi : menampilkan bentuk
pemikiran kita
Mempelajari seni percakapan
16 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
akan memungkinkan Anda memuji orang lain – secara halus.
dengan.
3. Temukan sesuatu dari apa yang baru saja Anda pelajari itu
5. Ulangi sampai percakapan berlangsung dengan sendirinya.
dua hal berikutnya.
4. Temukan sesuatu dalam apa yang Anda setujui
2. Ajukan tiga pertanyaan – tetapi jangan bertanya lagi sampai Anda selesai
1. Salin bahasa tubuh orang lain untuk membuat 'gambar cermin'.
(Terima kasih kepada Chris Dyas)
Setiap kali kita berkomunikasi, informasi berubah bentuk.
Anak-anak bersenang-senang bermain-main dengan bagaimana informasi dapat berubah
dalam penyampaiannya. Chinese Whispers dan Charades adalah game yang dengan
senang hati mengeksploitasi kemampuan kita untuk salah paham satu sama lain.
Pemahaman – seperti yang telah kita lihat – adalah pencocokan pola mental. 'Ah!'
kita berseru ketika kita telah memahami sesuatu, 'Saya mengerti!' Kita mungkin mempunyai
sudut pandang yang berbeda terhadap suatu masalah dengan rekan kerja kita; kami
sering salah paham satu sama lain karena kami mendekati masalah ini dari sudut
pandang yang berbeda. Jika kita tidak setuju dengan seseorang, kita mungkin mengatakan
bahwa kita memandangnya secara berbeda. Ini semua tentang pola apa yang kita kenali:
pola mana yang cocok dengan model mental kita.
Setelah kami menciptakan hubungan yang santai, kami siap untuk berbagi informasi.
Jadi apa itu informasi dan bagaimana cara kerjanya?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

26. Berrett-Kohler Publishers Inc, San Francisco, edisi pertama, 1992)
Maka, menciptakan pemahaman bersama tentang informasi berarti menampilkannya
dalam bentuk yang dapat dikenali oleh orang lain. Anda bisa menggambar atau diagram.
Lebih baik lagi, Anda bisa mengetahui pola mental apa yang digunakan orang lain – dan
kemudian memasukkan informasi Anda ke dalamnya. Gambar dan model biasanya
menyederhanakan informasi sehingga lebih mudah dipahami.
(Margaret J Wheatley, Kepemimpinan dan Ilmu Pengetahuan Baru,
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Informasi bersifat dinamis.
Informasi bersifat unik sebagai sumber daya karena kapasitasnya
untuk menghasilkan dirinya sendiri. Ini adalah energi surya dari
organisasi – yang tidak ada habisnya, dengan keturunan baru
yang muncul setiap kali informasi bertemu dengan dirinya sendiri.
informasi di dalam kepala kita. Informasi tidak pernah 'ada di luar sana'; itu selalu, dan hanya
selamanya, dalam pikiran kita. Dan bentuk informasi terus berubah, berkembang,
sesuai dengan pemikiran kita.
Informasi adalah bentuk pemikiran kita. Kami menciptakan
Ide memberi makna pada informasi. Sederhananya, sebuah ide mengungkapkan
sesuatu tentang informasi tersebut. Nama bukanlah sebuah ide. Frasa-frasa ini semuanya
adalah nama, namun untuk tujuan kami, ini bukanlah gagasan:
Selain menciptakan hubungan dan berbagi informasi, kami berkomunikasi untuk
mendorong tindakan. Dan kunci dari tindakan yang efektif bukanlah informasi yang akurat,
melainkan ide-ide yang persuasif.
Ketika kita berkomunikasi, kita tidak pernah sekedar menyerahkan
informasi; kita menciptakan makna dari informasi tersebut, dan kemudian membagikan makna
tersebut. Jika lawan bicara tidak dapat memahami maksud kita, maka upaya kita untuk
berkomunikasi telah gagal.
17 Apa itu Komunikasi?
Tindakan: mempengaruhi dengan ide-ide kita
Machine Translated by Google

27. Pasar Asia menjadi tidak stabil.
Bill Freeman sekarang menjadi Direktur Operasi.
Analisis laba menunjukkan peningkatan penjualan bahan habis pakai
selama setahun terakhir.
Komunikasi yang paling efektif membuat ide menjadi eksplisit. Kami
Direktur Operasi.
Untuk mengubahnya menjadi ide, kita harus membuat pernyataan tentangnya:
Pasar Asia;
Analisis keuntungan;
Ide adalah mata uang komunikasi. Kami dibayar untuk ide-ide kami. Saat
kita berkomunikasi, kita bertukar ide. Seperti halnya mata uang, gagasan datang
dalam denominasi yang lebih besar atau lebih kecil: ada gagasan besar
dan gagasan kecil. Kita bisa menyusun yang kecil menjadi satuan yang lebih
besar, dengan cara merangkumnya. Seperti halnya mata uang, ide mempunyai
nilai dan nilai tersebut dapat berubah: beberapa ide menjadi lebih berharga
ketika ide lainnya kehilangan nilainya. Kami menilai kualitas sebuah ide berdasarkan
seberapa bermaknanya ide tersebut.
mungkin mengambil satu ide dan mengadunya dengan ide lain. Kita mungkin
mencari bukti di balik suatu gagasan atau konsekuensi yang ditimbulkannya.
Kita mungkin memperkaya sebuah ide dengan perasaan kita terhadapnya.
Apapun strategi yang kita ambil, tujuan kita berkomunikasi adalah untuk menciptakan
dan berbagi ide.
Ide adalah suatu pemikiran yang dinyatakan dalam sebuah kalimat.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Kalimat-kalimat ini menciptakan makna dengan mengatakan sesuatu tentang
nama. Apa yang kami lakukan sangat sederhana: kami telah menciptakan
kalimat.
18 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

28. Percakapan: inti komunikasi
19 Apa itu Komunikasi?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Percakapan adalah cara utama kita berkomunikasi. Melalui percakapan kita
membangun hubungan, berbagi informasi dan mempromosikan ide-ide kita. Semua
cara kita berkomunikasi – wawancara, presentasi, pertemuan networking, bahkan
dokumen tertulis – merupakan semacam percakapan. Organisasi adalah jaringan
percakapan.
Percakapan adalah cara kita menciptakan makna bersama. Jika kita ingin
meningkatkan keterampilan komunikasi kita, kita bisa mulai dengan meningkatkan
percakapan kita.
Machine Translated by Google

29. Machine Translated by Google

30. Berbicara mungkin menyenangkan, tetapi percakapan di tempat kerja sering kali
sulit. Seorang manajer merangkum masalahnya kepada saya baru-baru ini. 'Jika kita tidak
belajar kembali bagaimana berbicara satu sama lain,' katanya, 'sering dan pada tingkat yang
bermakna, organisasi ini tidak akan bertahan.'
Percakapan adalah tarian verbal. Kata itu berasal dari
Percakapan adalah cara kita membayangkan masa depan.
Percakapan adalah alat manajemen utama kami. Kami berkomunikasi untuk membangun
hubungan dengan kolega dan pelanggan. Kita mempengaruhi orang lain dengan melakukan
percakapan dengan mereka. Kami berkomunikasi untuk memecahkan masalah, bekerja sama,
dan menemukan peluang baru untuk bertindak.
Latin, 'bergerak bersama'. Seperti tarian lainnya, percakapan memiliki aturan dan gerakan
standar. Hal ini memungkinkan orang untuk bergerak bersama secara lebih harmonis,
tanpa saling menginjak atau menyimpang. Jenis percakapan yang berbeda memiliki konvensi
yang berbeda pula. Beberapa di antaranya dipahami secara implisit; yang lain, untuk
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Cara kerja percakapan
2
Apa itu percakapan?
Machine Translated by Google

31. Percakapan permusuhan adalah murni advokasi. Kami mendukung
sudut pandang kami sendiri, secara wajar dan tenang, dan semakin mengakar
pada posisi kami.
Namun percakapan yang murni bersifat penyelidikan juga tidak
memuaskan. Jika kita hanya berkonsentrasi mendengarkan orang lain, kita
berisiko mendapatkan hasil yang tidak jelas – atau tidak ada hasil sama sekali.
Memang benar, beberapa manajer menggunakan keterampilan
penyelidikan – mendengarkan, mengajukan pertanyaan, dan selalu mencari sudut
pandang lain – sebagai cara untuk menghindari keputusan sulit.
Peter Senge, penulis The Fifth Discipline (Random House Business Books,
London, 1993), menggunakan kata 'advokasi' dan 'penyelidikan' untuk
menggambarkan berbicara dan mendengarkan. Berbicara pada dasarnya
adalah sarana yang kita gunakan untuk mendukung sudut pandang kita, ide-
ide kita, pemikiran kita. Mendengarkan adalah proses menyelidiki sudut
pandang, gagasan, dan pemikiran orang lain.
mendengarkan, tidak ada percakapan. Dan kualitas percakapan lebih bergantung pada
kualitas mendengarkan dibandingkan kualitas berbicara.
Advokasi tanpa penyelidikan hanya akan meningkat menjadi konflik. Anda dapat
melihat peningkatan ini terjadi setiap hari. Ini melelahkan dan melemahkan. Ini
menjadi bagian dari budaya di mana para manajer beroperasi. Hal ini bisa sangat
mengecewakan karena para manajer tidak mau melakukan percakapan
sama sekali dan memilih bersembunyi di balik pintu kantor mereka – jika
mereka cukup beruntung untuk melakukan hal tersebut.
Percakapan adalah dinamika berbicara dan mendengarkan. Tanpa
Misalnya dalam presentasi atau rapat, harus dijabarkan secara rinci dan dilatih.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Mereka merupakan perpaduan yang kaya antara berbicara dan mendengarkan, menyatakan
pandangan dan mengajukan pertanyaan.
Percakapan terbaik menyeimbangkan advokasi dan penyelidikan.
22 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Menyeimbangkan advokasi dan penyelidikan
Machine Translated by Google

32. Menempatkan percakapan dalam konteks
Mengapa percakapan menjadi salah?
23 Cara Kerja Percakapan
Kita semua bisa memikirkan percakapan di tempat kerja yang tidak beres.
Semua percakapan memiliki konteks. Itu terjadi karena suatu alasan.
Mencari tahu mengapa mereka melakukan kesalahan mungkin sulit. Percakapan
sangat halus dan terjadi begitu cepat. Hanya sedikit dari kita yang telah dilatih dalam
seni percakapan yang efektif. Percakapan adalah sebuah kecakapan hidup, dan –
seperti kebanyakan kecakapan hidup lainnya – yang biasanya diharapkan untuk
kita kuasai seiring berjalannya waktu.
Sebagian besar percakapan merupakan bagian dari percakapan yang lebih besar:
percakapan merupakan bagian dari proses atau hubungan yang berkembang.
Banyak percakapan yang gagal karena salah satu atau kita berdua mengabaikannya
Secara umum, ada empat area utama yang menyebabkan kegagalan
percakapan:
konteks;
konteks. Jika kita tidak memastikan bahwa kita memahami mengapa
percakapan tersebut terjadi, kita mungkin akan segera salah paham satu
sama lain.
hubungan;
Masalahnya mungkin saja percakapan itu tidak pernah terjadi
terjadi. Salah satu keluhan yang paling sering diajukan terhadap para manajer
adalah bahwa mereka tidak ada untuk diajak bicara: 'Saya tidak pernah bertemu
dengannya', 'Dia tidak tahu apa yang saya lakukan', 'Dia hanya menolak untuk mendengarkan'. Lainnya
struktur;
Inilah empat dimensi percakapan. Dengan melihatnya, kita dapat mulai
memahami dengan lebih jelas cara kerja percakapan, mengapa
percakapan tersebut salah, dan bagaimana kita dapat mulai memperbaikinya.
perilaku.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

33. pada percakapan kita: konstruksi tentang realitas yang menentukan cara kita
memandangnya. Misalnya, saya mungkin memiliki model mental bahwa kita
menjalankan bisnis untuk mendapatkan keuntungan; bahwa perempuan
mempunyai gaya manajemen yang berbeda dengan laki-laki; atau karakter
itu ditentukan oleh serangkaian karakteristik nasional.
Jutaan model mental membentuk dan menggerakkan pemikiran kita, setiap saat.
Kita tidak bisa berpikir tanpa model mental. Berpikir adalah proses
mengembangkan dan mengubah model mental kita.
Asumsi ini berasal dari opini kita tentang apa yang benar, atau tentang apa yang
kita – atau orang lain – harus lakukan. Kami menghadirkan model mental
Yang kurang jelas, namun sama pentingnya, adalah asumsi-asumsi yang kita
bawa ke dalam percakapan. Semua percakapan dimulai dari asumsi.
Jika kita tidak mempertanyakannya, kesalahpahaman dan konflik dapat dengan
cepat muncul. Misalnya, kita mungkin berasumsi bahwa:
kita berdua tahu apa yang kita bicarakan; kita harus
sepakat; kita tahu
bagaimana orang lain memandang situasi tersebut; kita tidak
boleh membiarkan perasaan kita terlihat;
pihak lainlah yang harus disalahkan atas masalah tersebut; kita bisa
sangat jujur; kita perlu
menyelesaikan masalah orang lain; kita benar dan mereka
salah.
tidak memberikan cukup waktu untuk berbincang;
mengadakan percakapan pada waktu yang salah;
berbicara di tempat yang tidak nyaman, sibuk atau bising; kurangnya
privasi; gangguan.
masalah nyata yang menimpa konteks percakapan meliputi:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Namun sering kali, percakapan menjadi konflik antara model mental
ini. Ini adalah percakapan yang bermusuhan, dan ini adalah salah satu alasan
yang paling penting dan mematikan
24 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

34. Faktor kunci: konteks
tenang dan bebas dari gangguan?
Hubungan kita menentukan batasan dan potensi percakapan kita. Kita
berkomunikasi secara berbeda dengan orang asing dan kenalan dekat.
Percakapan adalah cara untuk membangun, memperbaiki atau mengubah
suatu hubungan.
Waktu. Apakah ini waktu yang tepat untuk mengadakan
pembicaraan ini? Apa sejarah di balik percakapan
tersebut? Apakah ini bagian dari proses yang lebih
besar? Tempat. Apakah Anda berbicara di tempat yang nyaman,
kekuatan;
peran;
menyukai.
percakapan?
Asumsi. Apakah Anda berdua memahami asumsi yang Anda mulai?
Apakah Anda perlu menjelajahinya sebelum melangkah lebih jauh?
Tujuan. Apakah Anda berdua tahu mengapa Anda memegang
percakapan menjadi salah. (Anda akan menemukan lebih banyak tentang
percakapan permusuhan di Bab 3.)
status;
Semua faktor ini membantu menentukan wilayah pembicaraan.
Hubungan tidak bersifat tetap atau permanen. Mereka kompleks dan
dinamis. Hubungan kami beroperasi dalam beberapa dimensi, termasuk:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
25 Cara Kerja Percakapan
Mengerjakan hubungan
Machine Translated by Google

35. Status
Kekuatan
26 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Status kami selalu dalam bahaya. Itu tercipta seluruhnya melalui persepsi orang lain.
Itu bisa dihancurkan atau dikurangi dalam sekejap. Menurunkan status seseorang bisa menjadi
cara yang ampuh untuk menggunakan otoritas Anda terhadapnya.
Kekuasaan adalah kendali yang dapat kita gunakan terhadap orang lain. Jika kita bisa mempengaruhi
apa yang kami katakan. Jika kita merasa rendah dalam status dibandingkan orang lain, kita
mungkin menyetujui semua yang mereka katakan dan menekan gagasan kita sendiri. Jika
kita merasa memiliki status yang tinggi dibandingkan dengan mereka, kita mungkin
cenderung mengabaikan apa yang mereka katakan, meremehkan mereka, menyela atau
mengabaikan mereka. Memang, perilaku ini adalah cara untuk membangun atau mengubah
status kita dalam suatu hubungan.
Studies in Social Power, 1959), mengidentifikasi lima jenis basis kekuasaan:
Percakapan mungkin gagal karena batas hubungan status
atau mengendalikan perilaku orang dengan cara apa pun, kita mempunyai kekuasaan
atas mereka. John French dan Bertram Raven (dalam D Cartwright (ed)
Kami memberikan status pada orang lain. Hal ini terlihat dari tingkat rasa
hormat, keakraban, atau kehati-hatian yang kita berikan kepada mereka. Kita memperoleh
rasa status kita sendiri dari status yang kita berikan kepada orang lain. Kami melakukan
semua ini melalui percakapan.
Kita dapat mendefinisikan status sebagai pangkat yang kita berikan kepada orang lain
sehubungan dengan kita. Kami biasanya mengukurnya dengan skala sederhana (ada
yang mungkin mengatakan sederhana). Kita hanya memandang diri kita lebih tinggi atau
lebih rendah statusnya dibandingkan dengan orang lain.
kekuatan koersif: kemampuan untuk menghukum orang lain;
kekuasaan yang sah: diberikan oleh hukum atau perangkat lain
perilaku;
aturan;
kekuatan imbalan: kemampuan untuk memberikan bantuan
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

36. Orang-orang mulai membicarakan bentuk kekuasaan baru.
Menghimpun kekuasaan didefinisikan oleh Kementerian Luar
Negeri dan Persemakmuran sebagai 'kemampuan untuk menyatukan
orang-orang yang tepat'. Ini adalah kekuatan 'penghubung', yang seringkali
menjadi inti dari jaringan yang efektif. Untuk lebih lanjut, lihat Bab 9.
Percakapan sering kali gagal karena menjadi perebutan kekuasaan. Orang
mungkin berusaha menggunakan berbagai jenis kekuasaan pada titik berbeda dalam
percakapan. Misalnya, jika Anda memiliki sedikit kekuasaan untuk memberi penghargaan
terhadap orang lain, Anda dapat mencoba memengaruhi mereka sebagai seorang ahli.
Jika Anda kurang memiliki karisma atau rasa hormat terhadap orang lain, Anda mungkin
mencoba menggunakan otoritas dengan menggunakan kekuasaan yang sah atau memaksa.
Peran adalah serangkaian perilaku yang diharapkan orang dari kita. Peran formal dapat
didefinisikan secara eksplisit dalam uraian tugas; peran informal diberikan kepada kita sebagai
hasil dari pengalaman orang-orang dalam percakapan kita.
atau keterampilan.
Kekuatan referensi sangat efektif. Percakapan bisa menjadi lumpuh ketika salah satu dari kita
dikuasai oleh karisma orang lain.
meniru atau mengidolakan;
kekuatan ahli: berasal dari tingkat pengetahuan tertentu
Kekuatan rujukan: 'karisma' yang menyebabkan orang lain melakukan hal yang sama
Percakapan mungkin gagal karena peran kita tidak jelas atau bertentangan. Kami
cenderung berkomunikasi satu sama lain dalam peran. Jika yang lain
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
orang tahu bahwa peran formal Anda adalah seorang akuntan
27 Cara Kerja Percakapan
Peran
Menghimpun kekuatan: kekuatan yang muncul
Machine Translated by Google

37. penyelidik sumber daya/peneliti di luar tim;
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Ribuan manajer kini telah menggunakan kuesioner Belbin
untuk menempatkan diri mereka di antara kategori berikut:
pakar.
Bahayanya adalah orang-orang mungkin memberi label pada diri mereka sendiri
dengan suatu peran dan mulai bertindak secara eksklusif dalam peran tersebut.
Percakapan kita kemudian dapat dibatasi oleh peran yang kita rasakan.
ketua/koordinator;
pembentuk/pemimpin tim;
'Sebuah tim bukanlah sekelompok orang yang memiliki jabatan,
namun kumpulan individu, yang masing-masing memiliki peran yang dapat
dipahami oleh anggota lainnya.'
pabrik/inovator atau pemikir kreatif;
(Meredith Belbin, Tim manajemen: mengapa mereka berhasil atau
gagal, Heinemann, 1981)
pemantau-evaluator/pemikir kritis;
pekerja tim/pembangun tim;
pekerja/pelaksana perusahaan;
finisher/pemeriksa detail dan pendorong;
Misalnya, mereka akan cenderung berbicara dengan Anda dalam peran tersebut.
Jika mereka tahu bahwa peran informal Anda biasanya adalah pembela, atau
mediator, atau orang bodoh yang berizin, mereka akan menyesuaikan percakapan
mereka dengan peran tersebut. Melihat orang berdasarkan peran sering kali membuat
kita memberi label pada mereka dengan peran tersebut. Akibatnya, percakapan kita
bisa dibatasi oleh model mental kita tentang peran tersebut.
Percakapan bisa gagal karena kita tidak menyukai satu sama lain. Tapi mereka
juga bisa salah karena kami sangat menyukai satu sama lain!
28 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Menyukai
Peran tim Meredith Belbin
Machine Translated by Google

38. Status. Apakah ada perbedaan status yang mencolok di antara keduanya
Anda? Mengapa demikian? Bagaimana perbedaan ini mempengaruhi cara
Anda berperilaku terhadap orang lain? Menurut Anda, bagaimana hal ini
dapat memengaruhi perilaku mereka? Kekuatan.
Dapatkah Anda melihat adanya kekuatan dalam percakapan
tersebut? Kekuatan seperti apa dan ke arah mana? Bagaimana
pengaruh Anda berdua terhadap hubungan kekuasaan? Bagaimana Anda
ingin mempengaruhinya? Peran. Apa peran Anda dalam
percakapan ini? Pikirkan tentang peran formal Anda (mungkin jabatan Anda,
atau posisi kontrak) dan peran informal Anda. Bagaimana orang melihat
tindakan Anda dalam percakapan? Dapatkah Anda merasakan diri Anda
secara alami terlibat dalam peran tertentu dalam percakapan?
Seringkali, hanya ketika orang tersebut bereaksi barulah Anda menyadari bahwa Anda telah
menyusup ke wilayah pribadinya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
hubungan teritorial dalam percakapan. Percakapan yang sukses akan mencari
wilayah bersama, kesamaan di antara kita. Tapi kami menjaga wilayah kami sendiri dengan
hati-hati. Akibatnya, banyak aturan percakapan tentang bagaimana kita meminta dan memberi
izin kepada orang lain untuk memasuki wilayah kita.
Keberhasilan suatu percakapan mungkin bergantung pada apakah Anda memberi
atau meminta dengan jelas izin tersebut. Orang sering kali meminta atau memberi izin
dalam bentuk kode; Anda mungkin hanya menerima petunjuk yang paling halus, atau
merasa terhambat untuk memberikan lebih dari sekedar petunjuk tentang niat Anda.
Keempat faktor ini – status, kekuasaan, peran dan kesukaan – mempengaruhi
Perbedaan sederhana antara suka dan tidak suka tampak kasar. Kita dapat
menganggap orang-orang menarik dalam berbagai cara atau menentang mereka dengan
cara yang mungkin tidak dapat – atau tidak ingin – kita ungkapkan. Rasa suka bisa
menjadi keterikatan emosional atau bahkan hubungan yang utuh; rasa tidak suka dapat
mengubah percakapan menjadi balas dendam atau permainan balas dendam setengah kode
yang penuh rasa ingin tahu.
29 Cara Kerja Percakapan
Faktor kunci: hubungan
Machine Translated by Google

39. Mengapa kita harus mengkhawatirkan struktur percakapan
kita? Bagaimanapun, percakapan seharusnya hidup dan fleksibel. Bukankah
sebuah struktur akan membuat percakapan kita juga terjadi
Mungkin. Namun semua organisme hidup mempunyai struktur. Mereka tidak
dapat tumbuh dan berkembang secara sehat kecuali mereka mematuhi prinsip-
prinsip penataan dasar.
Beberapa percakapan berlangsung secara paralel, dengan masing-masing dari
kita menceritakan kisah kita sendiri atau mengemukakan pendapat kita sendiri
tanpa mengacu pada apa yang dikatakan orang lain. Jika percakapan adalah
sebuah tarian verbal, kita sering mendapati diri kita mencoba menarikan dua
tarian yang berbeda pada saat yang sama, atau saling menginjak-injak.
Percakapan juga memiliki prinsip struktural. Struktur
Banyak percakapan kami yang berantakan. Kami bergegas. Kami mengembara
dari titik ke titik. Kami mengulanginya sendiri. Kita terjebak dalam sebuah alur.
kaku dan tidak nyaman?
kesamaan? Di mana Anda bisa memberikan izin kepada orang lain
untuk memasuki wilayah Anda? Di mana Anda bisa meminta izin
untuk memasukinya?
Menyukai. Bagaimana percakapan tersebut dipengaruhi oleh
perasaan Anda terhadap satu sama lain? Apakah rasa suka
atau tidak suka menghalangi hasil yang produktif?
Wilayah. Dimana batasannya? Apakah kamu menemukan
Percakapan berasal dari cara kita berpikir. Kita dapat menganggap berpikir
sebagai suatu proses dalam dua tahap (lihat juga Gambar 2.1).
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Pemikiran tahap pertama adalah pemikiran yang kita lakukan ketika
kita melihat kenyataan. Pemikiran tahap pertama memungkinkan kita
mengenali sesuatu karena cocok dengan pola mental atau gagasan yang sudah
ada sebelumnya. Ide memungkinkan kita memahami realitas. Hasil dari
pemikiran tahap pertama adalah kita menerjemahkan realitas ke dalam bahasa.
Kami memberi nama suatu objek atau peristiwa; kita mengubah proses fisik
yang rumit menjadi sebuah persamaan; kami menyederhanakan struktur dengan
menggambar diagram; kami memuat lanskap di peta.
30 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Menetapkan struktur
Machine Translated by Google

40. Sensasi; intuisi
Perwakilan
Persepsi
Tahap dua:
Realitas
Tahap satu:
ketentuan.
Pemikiran tahap kedua memanipulasi bahasa yang kita ciptakan untuk
mencapai suatu hasil. Dengan menamai sesuatu, katakanlah, sebuah cangkir, kita
dapat membicarakannya secara masuk akal. Kita dapat menilai
keefektifannya sebagai sebuah cangkir, nilainya bagi kita, bagaimana kita dapat
menggunakannya atau menyempurnakan desainnya. Setelah menyebut
penurunan penjualan sebagai masalah pemasaran, kami mengeksplorasi konsekuensinya dalam pemasaran
Alasan; evaluasi
Tindakan
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Pertimbangan
Bahasa, model, gambar
Gambar 2.1 Dua tahapan berpikir
31 Cara Kerja Percakapan
Machine Translated by Google

41. Kita lebih suka menerima begitu saja persepsi kita. Namun pemikiran tahap
kedua sebanyak apa pun tidak dapat menggantikan pemikiran tahap pertama yang salah
atau terbatas. Pemikiran yang baik memperhatikan kedua tahap tersebut. Percakapan yang
efektif mempunyai tahap pertama dan tahap kedua.
Percakapan yang efektif mengelola struktur dengan:
acak – piala, atau vas, atau piala. Pemikiran tahap kedua kita tentang objek itu akan
berubah secara radikal. Misalkan kita memutuskan bahwa masalah pemasaran mungkin
merupakan masalah produksi, masalah distribusi, atau masalah personalia. Kami akan
mulai berpikir secara berbeda tentang hal ini pada tahap kedua.
memisahkan kedua tahap tersebut;
memeriksa apakah kita berdua mengetahui tahap apa yang sedang kita
jalani; mengajukan pertanyaan yang sesuai untuk setiap tahap.
Kita tidak terlalu pandai dalam berpikir tahap pertama. Kita kebanyakan memberi nama
pada sesuatu tanpa berpikir. Cangkir itu jelas merupakan sebuah cangkir; siapa yang akan
bermimpi menyebutnya dengan nama lain? Masalah pemasaran jelas merupakan masalah
pemasaran – bukan? Hasilnya, sebagian besar percakapan kami menyelesaikan tahap pertama
dalam beberapa detik. Kami melompat ke penilaian.
Misalkan kita menamai cangkir tersebut dengan – untuk mengambil beberapa kemungkinan
Kami sangat pandai dalam pemikiran tahap kedua. Kami memiliki banyak pengalaman
dalam memanipulasi bahasa. Kami sangat ahli dalam hal ini sehingga kami dapat membuat mesin
yang dapat melakukannya untuk kami: komputer adalah manipulator bahasa biner yang
sangat cepat.
Semua percakapan kami mengikuti struktur sederhana ini. Kita tidak dapat membicarakan apa pun
sampai kita menamainya. Sebaliknya, cara kita memberi nama pada sesuatu menentukan cara kita
membicarakannya. Kualitas pemikiran tahap kedua kita bergantung langsung pada kualitas
pemikiran tahap pertama kita.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
32 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

42. rencana?
Setiap tahap percakapan mencakup pertanyaan-pertanyaan kunci. Gunakan
pertanyaan-pertanyaan ini untuk mengembangkan pemikiran Anda di setiap tahap.
Seberapa bermanfaatnya?
Apa yang harus kita lakukan?
Apa lagi yang bisa kita sebut itu?
Pemikiran tahap pertama Pemikiran tahap kedua Apa yang ingin kita capai?
Apa yang kita pikirkan
Bagaimana dengan orang lain
Percakapan tidak pernah sekadar pertukaran kata-kata. Bahasa yang kita gunakan didukung
oleh berbagai macam komunikasi non-verbal: musik suara kita, gerak tubuh
yang kita gunakan, cara kita menggerakkan mata atau menahan tubuh, posisi fisik yang kita
ambil dalam hubungannya satu sama lain.
ini?
Kita memiliki lebih sedikit kendali atas perilaku non-verbal kita
Bagaimana kita mengevaluasinya?
melihatnya?
Apa yang bisa kita lakukan?
Seperti apa itu?
cara kita berbicara. Hal ini mungkin terjadi karena kita telah mempelajari sebagian besar
bahasa tubuh kita secara implisit, yaitu dengan menyerap dan meniru bahasa tubuh orang-
orang di sekitar kita. Komunikasi non-verbal kita terkadang mengatakan hal-
hal kepada orang lain yang kita tidak ingin mereka ketahui. Di bawah tekanan, tubuh kita
membocorkan informasi. Perasaan kita muncul sebagai isyarat.
Apa yang kita lihat?
Mengapa kami tertarik
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Bagaimana lagi kita bisa melihatnya? Peluang apa yang ada
Apa maksudnya?
di dalam?
di sana?
Bagaimana ini cocok dengan kita
Faktor kunci: struktur
33 Cara Kerja Percakapan
Mengelola perilaku
Machine Translated by Google

43. Komunikator yang efektif mengatur perilaku mereka. Mereka bekerja keras
untuk menyelaraskan pesan non-verbal dengan kata-kata mereka. Anda
mungkin merasa bahwa mencoba mengatur perilaku Anda sendiri dengan cara
yang sama adalah tindakan yang tidak jujur: 'bermain-main' adalah bagian yang
belum tentu Anda rasakan. Tapi kita semua bertindak saat kita mengadakan
percakapan. Mengelola perilaku kita berarti mencoba bertindak dengan tepat.
Hal yang paling penting untuk dikelola adalah kontak mata dan gerakan
tubuh. Dengan menjadi lebih sadar akan cara Anda menggunakan mata dan
menggerakkan anggota tubuh, Anda dapat memperkuat efek kata-kata Anda
dan mendorong orang lain untuk berkontribusi lebih penuh dalam percakapan.
Tindakan sederhana seperti menjaga anggota tubuh Anda
terjadi sekaligus: mata, tangan, kaki, posisi tubuh. Kami menafsirkan
pesan-pesan non-verbal secara holistik, sebagai kesan keseluruhan.
Hal ini membuat kesan tersebut kuat namun tidak spesifik, sehingga
kita mungkin tidak dapat mengetahui secara pasti mengapa kita
mendapat kesan seperti itu.
Pesan non-verbal ditentukan secara budaya. Penelitian menunjukkan
bahwa beberapa pesan non-verbal bersifat universal: semua orang
tampak tersenyum ketika mereka bahagia, misalnya. Namun
sebagian besar perilaku non-verbal bersifat spesifik pada suatu
budaya. Banyak kebingungan yang dapat timbul akibat salah tafsir
terhadap pesan-pesan non-verbal di berbagai perbedaan budaya.
Pesan non-verbal bersifat ambigu. Tidak ada kamus yang dapat
mendefinisikannya secara akurat. Maknanya bisa berbeda-
beda menurut konteks, tingkat niat dalam memberikannya,
dan karena mungkin tidak mencerminkan perasaan secara
konsisten.
Pesan non-verbal bersifat multi-saluran. Semuanya adalah
Pesan non-verbal bersifat terus-menerus. Kita bisa berhenti bicara tapi
kita tidak bisa berhenti berperilaku! Bahasa terikat oleh struktur
tata bahasa. Komunikasi non-verbal tidak terstruktur dengan cara
yang sama.
Percakapan sering kali salah karena kita salah menafsirkan pesan non-
verbal. Ada empat alasan utama untuk ini:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
34 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

44. Pertimbangkan pengalaman masa lalu. Kita bisa menafsirkan lebih banyak
Periksa persepsi Anda. Mengajukan pertanyaan. Anda
Cari cluster. Jika Anda menangkap sekelompok pesan non-verbal
yang sepertinya menunjukkan satu perasaan, Anda mungkin bisa
lebih mempercayai interpretasi Anda.
menafsirkan perilaku yang diamati, bukan membaca pikiran seseorang.
Periksa apa yang Anda amati dan pastikan interpretasi Anda akurat.
pesan secara terpisah dari pesan lain, atau dari situasi yang lebih luas.
Tangan terlipat mungkin berarti seseorang memusuhi ide Anda, atau dia
bersikap dingin.
akurat perilaku orang yang kita kenal. Kita tentu melihat perubahan dalam
perilaku mereka. Kami juga menafsirkan pola perilaku dari waktu ke
waktu dengan lebih akurat dibandingkan kejadian tunggal.
Periksa konteksnya. Jangan mencoba menafsirkan secara non-verbal
dan tangan yang diam, atau menatap pembicara dengan mantap saat mereka berbicara,
dapat membuat perbedaan besar dan langsung terhadap kualitas percakapan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
35 Cara Kerja Percakapan
Faktor kunci: mengelola perilaku
Machine Translated by Google

45. Machine Translated by Google

46. percakapan Anda
Tujuh cara untuk meningkatkan
3
4. Temukan titik temu.
5. Melampaui argumen.
6. Sering-seringlah membuat ringkasan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
1. Perjelas tujuan Anda.
3. Kelola waktu Anda.
2. Susunlah pemikiran Anda.
Keberhasilan Anda sebagai manajer bergantung pada kemampuan Anda
melakukan percakapan yang efektif dan produktif. Bab ini membahas tujuh
strategi yang telah terbukti untuk membantu Anda meningkatkan
percakapan Anda.
Jangan merasa bahwa Anda harus menerapkan ketujuh hal tersebut sekaligus.
Ambil satu strategi dan kerjakan selama beberapa hari. (Anda harus memiliki
banyak percakapan untuk dilatih!) Setelah Anda merasa telah
mengintegrasikan keterampilan tersebut ke dalam percakapan Anda,
lanjutkan ke percakapan lainnya.
7. Gunakan visual.
Machine Translated by Google

47. Berikan judul. Jika Anda tahu apa poin utama Anda, nyatakan di awal percakapan.
Surat kabar mengandalkan berita utama untuk menyampaikan pesan berita
dengan cepat. Anda dapat melakukan hal yang sama dalam percakapan Anda:
Yang penting adalah Anda menyatakan tujuan Anda dengan jelas di awal.
Saya telah melihat rencananya dan mendapat beberapa saran.
Ini akan dengan cepat mulai keluar jalur jika salah satu dari Anda tidak jelas ke mana
tujuan Anda. Anda akan menyelesaikan perjalanan secara efektif hanya jika Anda
berdua mengetahui dengan jelas ke mana tujuan Anda.
Saya ingin berbicara dengan Anda tentang…
Bayangkan percakapan sebagai perjalanan yang Anda lakukan bersama.
Tentukan di awal percakapan apa yang ingin Anda capai.
X.
Saya tahu Anda khawatir dengan angka penjualan. Saya punya beberapa
petunjuk yang mungkin bisa membantu.
Tentu saja, Anda mungkin memutuskan untuk mengubah tujuan Anda di tengah
percakapan – sama seperti Anda mungkin memutuskan untuk mengubah arah di tengah
perjalanan. Tidak apa-apa, asalkan Anda berdua tahu apa yang Anda lakukan. Tujuan yang terlalu
spesifik di awal mungkin membatasi kesuksesan Anda di akhir. Masalah ini merupakan inti dari
negosiasi, misalnya: apa yang ingin Anda setujui, dan apa yang tidak bisa dinegosiasikan?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Saya telah mengadakan pertemuan ini untuk membuat keputusan tentang proyek
1. Perjelas tujuan Anda
38 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Berita utama
Machine Translated by Google

48. Berpikir, seperti yang telah kita lihat, dapat dimodelkan sebagai proses dua tahap.
Berpikir tahap pertama adalah memikirkan suatu masalah; pemikiran tahap kedua adalah
memikirkan solusi.
Mereka mencari solusi dan hampir mengabaikan masalahnya.
Anda dapat meningkatkan percakapan Anda secara signifikan dengan memberinya struktur.
Cara paling sederhana untuk menyusun percakapan adalah dengan membaginya
menjadi dua.
Berikan tahap pertama – tahap masalah – perhatian dan waktu sebanyak yang Anda
anggap tepat. Lalu berikan sedikit lagi. Dan pastikan Anda berdua berada pada tahap
percakapan yang sama pada waktu yang bersamaan.
menjelajahi suatu masalah;
menemukan solusi.
Banyak percakapan manajerial melompat ke pemikiran tahap kedua tanpa
menghabiskan cukup waktu pada tahap pertama.
Saat Anda memikirkan judul Anda, tanyakan 'masalah atau solusi?' Anda mungkin
cenderung berasumsi bahwa percakapan apa pun tentang suatu masalah bertujuan untuk
menemukan solusi – terutama jika orang lain yang memulai percakapan tersebut.
Akibatnya, Anda mungkin mendapati diri Anda berupaya mencari solusi tanpa
mendefinisikan atau memahami masalahnya secara akurat. Mungkin orang lain tidak ingin
Anda menawarkan solusi, melainkan membicarakan masalahnya dengannya.
Tujuan secara kasar dibagi menjadi dua kategori:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Mengapa ada desakan untuk mengabaikan masalah ini? Mungkin karena
masalah itu menakutkan. Bertahan dalam suatu masalah – untuk mengeksplorasinya,
mencoba memahaminya lebih jauh, menghadapinya dan menjalaninya selama beberapa saat
– sungguh tidak nyaman. Orang tidak suka hidup dengan masalah yang tidak
terselesaikan. Lebih baik menghadapinya: menyelesaikannya; menyelesaikannya; singkirkan
itu.
Tahan godaan untuk terburu-buru memasuki pemikiran tahap kedua.
39 Tujuh Cara Meningkatkan Percakapan Anda
2. Susunlah pemikiran Anda
Machine Translated by Google

49. Selamat datang (pemikiran tahap pertama). Di awal
pengumpulan informasi. Berkonsentrasilah untuk mencari tahu
sebanyak mungkin tentang suatu masalah, dari sebanyak mungkin sudut
pandang. Bagi Anda berdua, mendengarkan itu penting. Anda
memperoleh pengetahuan dari satu sama lain. Bagian percakapan ini
harus didominasi oleh pertanyaan. Penawaran (pemikiran tahap
kedua). Sekarang, pada langkah ketiga, kita merangkum apa yang telah kita
pelajari dan mulai mencari tahu apa yang harus dilakukan dengan
informasi tersebut. Kami mulai memikirkan bagaimana kami dapat
bergerak maju: pilihan-pilihan yang ada. Penting pada tahap percakapan
ini untuk mengingatkan diri Anda akan tujuan yang Anda tetapkan di
awal.
Pada hari-hari awal saya sebagai seorang manajer, saya diperkenalkan dengan
model percakapan empat tahap sederhana yang masih saya gunakan. Ini membagi
dua tahap berpikir menjadi empat langkah:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
konsekuensi.
percakapan, nyatakan tujuan Anda, atur suasana dan jalin hubungan
Anda: 'Mengapa kita membicarakan masalah ini? Mengapa kita?'
Acquire (pemikiran tahap
pertama). Langkah kedua adalah
masa lalu dan masa kini; masalah
dan solusinya; pemikiran tahap pertama
dan tahap kedua; permintaan dan jawaban; ide
negatif dan ide positif; pendapat
tentang apa yang benar, dengan spekulasi
tentangnya
Hubungkan tahapan percakapan Anda bersama-sama. Menghubungkan
membantu Anda mengarahkan percakapan dengan nyaman. Pemegang percakapan
yang terampil dapat mengarahkan percakapan dengan menghubungkan hal-hal berikut:
40 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
tawon: selamat datang; mendapatkan; memasok; bagian
Machine Translated by Google

50. Empat jenis percakapan
Model empat tahap yang sederhana ini bisa menjadi lebih canggih. Dalam model
yang dikembangkan ini, Anda mengadakan empat percakapan, untuk:
hubungan;
kemungkinan;
peluang; tindakan.
Keempat percakapan ini mungkin merupakan bagian dari satu percakapan
yang lebih besar; hal ini juga dapat terjadi secara terpisah, pada tahapan proses
atau proyek yang berbeda.
Anda mengadakan percakapan untuk menciptakan atau mengembangkan hubungan
Dari percakapan dadakan di koridor hingga wawancara formal, WASP
memberi Anda kerangka sederhana untuk memastikan percakapan tetap pada
jalurnya dan menghasilkan hasil yang praktis.
hasil.
Salah satu tahap perpisahan adalah Anda secara eksplisit menyetujui
apa yang akan terjadi selanjutnya. Apa yang akan terjadi? Siapa
yang akan melakukannya? Apakah ada batas waktunya? Siapa yang
akan memeriksa kemajuannya?
Bagian (pemikiran tahap kedua). Akhirnya, Anda mengerjakan apa yang
telah Anda sepakati. Anda menyatakan secara eksplisit hasil
percakapan: tindakan yang akan dihasilkan dari percakapan tersebut. Intinya
hubungan yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan Anda. Ini adalah
sebuah eksplorasi.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
41 Tujuh Cara Meningkatkan Percakapan Anda
Percakapan untuk hubungan ('selamat datang')
Machine Translated by Google

51. (c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Bisakah kita berdiri bersama?
Siapa kita?
Percakapan untuk menjalin hubungan bersifat tentatif dan terkadang canggung. Seringkali
tindakan tersebut terburu-buru karena dapat memalukan. Pikirkan percakapan
rumit yang Anda lakukan dengan orang asing di pesta: itu adalah contoh percakapan yang baik
untuk menjalin hubungan. Percakapan manajerial untuk hubungan harus
melampaui pertanyaan 'Apa yang Anda lakukan? Kamu tinggal di mana?' pertanyaan. Anda
mendefinisikan hubungan Anda satu sama lain, dan dengan masalah yang ada.
Bagaimana kita berhubungan dengan masalah yang ada?
Apa yang menghubungkan kita?
Bagaimana kita melihat sesuatu?
Percakapan tentang kemungkinan melanjutkan eksplorasi: hal ini mengembangkan
pemikiran tahap pertama. Ia menanyakan apa yang mungkin Anda cari
Apa yang kamu lihat yang tidak bisa aku lihat?
pada.
Apa yang saya lihat namun tidak Anda lihat?
Percakapan tentang kemungkinan bukanlah tentang apakah akan melakukan sesuatu,
atau apa yang harus dilakukan. Ia berupaya menemukan cara baru dalam memandang masalah.
Bagaimana kita bisa memahami satu sama lain?
Dalam hal apa kita melihat sesuatu secara serupa atau berbeda?
Ada beberapa cara untuk melakukan hal ini.
Dimana kita berdiri?
Lihatlah dari sudut pandang baru. Mintalah
penafsiran berbeda mengenai apa yang terjadi.
Percakapan untuk hubungan:
pertanyaan kunci
42 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Percakapan untuk kemungkinan ('dapatkan')
Machine Translated by Google

52. Bisakah kita melihatnya sedikit demi sedikit?
Pikirkan tentang itu.
Apakah ini sebuah masalah?
Seperti apa ini?
Bagaimana kita bisa melihat ini dari sudut yang berbeda?
Tanyakan bagaimana orang lain melihatnya. Bagi
masalah menjadi beberapa bagian. Pisahkan
satu bagian dari masalah dan lihatlah secara rinci. Hubungkan masalah ke dalam
jaringan ide yang lebih luas. Tanyakan seperti apa masalahnya. Seperti apa
bentuknya, atau
Seperti apa rasanya atau tampilannya?
Bisakah kita menafsirkannya secara berbeda?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
merasa seperti?
Percakapan tentang kemungkinan berpotensi menjadi sumber kreativitas: curah
pendapat adalah contoh yang baik. Namun hal ini juga dapat menimbulkan ketidaknyamanan:
mengeksplorasi sudut pandang yang berbeda dapat menimbulkan konflik.
Bagaimana kita bisa melakukan ini?
Apa yang terlihat dari sudut pandang orang lain?
Apa masalahnya?
Apa yang membuat ini berbeda dari sebelumnya?
Apa masalah sebenarnya?
Apa yang kita coba lakukan?
Pernahkah kita melakukan hal seperti ini sebelumnya?
Cobalah untuk membedakan apa yang Anda lihat dari apa yang Anda lihat
Apa yang sebenarnya kita coba lakukan?
Bisakah kita membuat ini lebih sederhana?
43 Tujuh Cara Meningkatkan Percakapan Anda
Percakapan tentang kemungkinan:
pertanyaan kunci
Machine Translated by Google

53. Percakapan untuk peluang ('penawaran')
tujuan.
Dimana kita bisa bertindak?
Anda menilai apa yang Anda perlukan agar tindakan dapat dilakukan: sumber
daya, dukungan, dan keterampilan. Percakapan ini lebih terfokus daripada percakapan
tentang kemungkinan: dalam memilih di antara sejumlah kemungkinan, Anda menemukan
kesamaan
Kemungkinan apa yang kita kembangkan?
Banyak ide bagus yang tidak pernah menjadi kenyataan karena orang tidak memetakan jalur
peluangnya. Percakapan untuk mencari peluang dirancang untuk membangun jalan
seperti itu. Anda memilih apa yang harus dilakukan.
Apa yang bisa kami lakukan?
Percakapan untuk mencari peluang membawa kita ke pemikiran tahap kedua. Ini
pada dasarnya adalah percakapan tentang perencanaan.
Kelola percakapan ini dengan hati-hati. Perjelas bahwa ini bukan waktunya mengambil
keputusan. Dorong orang lain untuk memberi Anda ide. Berhati-hatilah untuk tidak menghakimi
atau mengkritik. Tantang atau selidiki apa yang dikatakan orang lain. Secara khusus,
kelola isi emosional percakapan ini dengan hati-hati. Akui perasaan orang lain dan carilah bukti
yang mendukungnya.
Dimana saja potensi hambatannya?
Bagaimana kita tahu bahwa kita telah berhasil?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Target apa yang kita tetapkan untuk diri kita sendiri?
Jembatan dari kemungkinan ke peluang adalah pengukuran. Di sinilah Anda mulai menetapkan
target, tonggak sejarah, hambatan, ukuran keberhasilan. Bagaimana Anda dapat menilai ketika
Anda telah mencapai suatu tujuan?
Kemungkinan apa yang mungkin terjadi?
44 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Percakapan untuk mencari peluang:
pertanyaan kunci
Machine Translated by Google

54. Percakapan untuk tindakan ('bagian')
Manajer sering mengatakan bahwa mengambil tindakan adalah salah satu aspek
tersulit dalam mengelola sumber daya manusia. 'Pernahkah Anda memperhatikan', kata
salah satu direktur senior kepada saya baru-baru ini, 'bagaimana orang sepertinya tidak pernah
melakukan apa yang telah mereka sepakati?' Menindaklanjuti tindakan yang disepakati dapat
membuang-buang waktu. Percakapan untuk mengambil tindakan adalah langkah pertama dalam
memecahkan masalah ini. Janji yang dihasilkan dari percakapan untuk tindakan harus dicatat.
Percakapan untuk bertindak adalah dinamika antara meminta dan berjanji.
Bentuknya spesifik: Anda meminta orang lain
melakukan sesuatu pada waktu tertentu. Jelaskan bahwa ini adalah permintaan,
bukan perintah.
untuk beraksi.
permintaan:
– Mereka dapat menerima.
akan terjadi. Menerjemahkan peluang menjadi tindakan membutuhkan lebih dari sekedar
kesepakatan; Anda perlu menghasilkan janji, komitmen
Perintah mungkin memberikan hasil langsung, namun jarang
menghasilkan komitmen. Orang
lain mempunyai empat kemungkinan jawaban untuk pertanyaan ini
Di sinilah Anda menyetujui apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukannya, dan kapan melakukannya
Ingat kembali tujuan awal Anda. Apakah sudah berubah? Percakapan untuk mencari
peluang bisa menjadi lebih menarik dengan menempatkan diri Anda di masa depan di mana
Anda telah mencapai tujuan Anda. Seperti apa masa depan itu? Apa yang terjadi di masa
depan ini? Bagaimana Anda bisa merencanakan cara Anda mencapainya? Kebanyakan
orang membuat rencana dengan memulai dari tempat mereka berada dan memperkirakan
tindakan saat ini menuju tujuan yang diinginkan. Dengan melakukan 'perencanaan mundur'
dari masa depan yang dibayangkan, Anda dapat menemukan peluang baru untuk
bertindak.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
– Mereka bisa menolak.
45 Tujuh Cara Meningkatkan Percakapan Anda
Percakapan untuk bertindak: tahapan-tahapan penting
Machine Translated by Google

55. 3. Kelola waktu Anda
Model percakapan empat tahap ini – baik dalam bentuk WASP yang sederhana, atau dalam bentuk
hubungan yang lebih canggih–
kemungkinan–peluang–tindakan – akan membantu Anda dengan baik dalam berbagai percakapan
yang akan Anda lakukan sebagai manajer. Beberapa percakapan Anda akan mencakup keempat
tahap; beberapa akan berkonsentrasi pada satu hal lebih dari yang lain.
pada waktu y').
Percakapan ini hanya akan efektif jika Anda mengaturnya. Keberhasilan setiap
percakapan tergantung pada keberhasilan percakapan sebelumnya. Jika Anda gagal
menyelesaikan percakapan, percakapan akan dilanjutkan di bawah kode berikutnya.
– Mereka dapat membuat penawaran balik ('Saya tidak bisa melakukan itu, tapi saya
bisa melakukan x').
Percakapan menghasilkan sebuah janji ('Saya akan melakukan x untuk Anda
tanggal ('Saya akan memberi tahu Anda paling lambat x').
– Mereka mungkin berkomitmen untuk menerima atau menolak di kemudian hari
Aspek-aspek yang belum terselesaikan dalam percakapan mengenai hubungan,
misalnya, dapat menjadi kemungkinan konflik, agenda tersembunyi, atau 'bentrokan kepribadian'.
Kemungkinan yang tidak dijelajahi menjadi peluang yang hilang. Dan janji untuk bertindak
tanpa komitmen nyata di belakangnya akan menimbulkan masalah di kemudian hari.
Percakapan membutuhkan waktu, dan waktu adalah sumber daya yang tidak dapat
diperbarui. Sangat penting bagi Anda untuk mengatur waktu dengan baik, baik untuk percakapan
maupun dalam percakapan Anda.
Cari tahu berapa banyak waktu yang Anda miliki. Jangan hanya berasumsi bahwa tidak ada
waktu. Jadilah realistik. Jika perlu, buatlah janji temu di
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
46 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mengelola waktu untuk percakapan
Machine Translated by Google

56. Percakapan bisa berjalan terlalu
cepat karena:
Mengelola waktu dalam percakapan
47 Tujuh Cara Meningkatkan Percakapan Anda
sama-sama memperkuat kelompok);
Anda berdua merasa nyaman.
kita terlalu bersenang-senang;
asumsi tidak terbantahkan;
Kebanyakan percakapan berlangsung dengan kecepatan yang berbeda-beda.
Umumnya, percakapan yang efektif mungkin akan dimulai dengan lambat dan semakin
cepat seiring berjalannya waktu. Namun tidak ada aturan nyata mengenai hal ini.
Anda tahu bahwa percakapan berjalan terlalu cepat ketika ada orang
orang berhenti bertanya;
sering menyela satu sama lain, ketika percakapan paralel dimulai, ketika orang-
orang berhenti mendengarkan satu sama lain dan ketika orang-orang mulai menunjukkan
tanda-tanda merasa tidak nyaman.
argumen berkobar.
Sebaliknya, Anda tahu bahwa percakapan akan melambat ketika satu orang mulai
mendominasi pembicaraan, ketika pertanyaan-pertanyaan mengering, ketika orang banyak
berhenti sejenak, ketika tingkat energi dalam percakapan mulai menurun atau ketika
orang-orang menunjukkan tanda-tanda kelelahan.
perasaan mengambil alih;
kita menjadi berorientasi pada solusi;
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
lain kali untuk mengadakan pembicaraan. Pastikan itu adalah waktu yang tepat
kita menyerah pada 'groupthink' (semua orang mulai berpikir
Machine Translated by Google

57. Untuk memperlambat percakapan
Percakapan mungkin berjalan terlalu
lambat karena:
Untuk mempercepat percakapan:
48 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
percakapan menjadi berpusat pada masalah;
Renungkan apa yang dikatakan orang lain daripada membalasnya secara langsung.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Ringkaslah komentar mereka sebelum melanjutkan ke komentar Anda sendiri.
terlalu banyak analisis yang dilakukan;
Kembali ke satu tahap percakapan.
orang lebih banyak membicarakan masa lalu dibandingkan masa depan;
semakin banyak pertanyaan yang diajukan;
Ajukan pertanyaan terbuka: pertanyaan yang tidak dapat dijawab 'ya' atau 'tidak'.
orang-orang mulai mengulangi ucapannya;
Berhenti sebentar. Istirahat.
percakapan mengembara;
Gunakan Tangga Inferensi. (Lihat di bawah.)
Cobalah untuk menyadari seberapa cepat percakapan berlangsung, dan seberapa cepat menurut
Anda percakapan tersebut seharusnya berlangsung. Berikut beberapa taktik sederhana untuk
membantu Anda mendapatkan kembali kendali waktu dalam percakapan Anda.
orang ragu-ragu sebelum mengatakan apa pun.
mengusulkan?'
Dorong untuk mengambil tindakan. 'Apa yang harus kita lakukan?' 'Apa yang kamu
Machine Translated by Google

58. Percakapan adalah cara untuk menemukan titik temu. Anda kebanyakan memulai di wilayah
pribadi Anda sendiri, kemudian menggunakan percakapan tersebut untuk menemukan
batasan dan celah di mana Anda dapat menyeberang ke wilayah orang lain.
Perhatikan bagaimana Anda meminta, dan memberi, izin untuk gerakan ini
Mempercepat mungkin merupakan penyebab kegagalan percakapan yang lebih umum
daripada memperlambat. Cobalah untuk memperlambat percakapan secara sadar dan
berikan waktu yang wajar untuk memikirkan tahap pertama. Teknik ini merupakan bagian
integral dari keterampilan inkuiri, yang akan kita bahas lebih lanjut pada Bab 4.
'Bolehkah saya berbicara dengan bebas tentang…?'.
Carilah implikasi dari apa yang dilakukan orang lain
Mintalah ide-ide baru dan tawarkan ide-ide baru Anda sendiri.
pepatah. 'Apa maksudnya dengan…?' 'Bagaimana pengaruhnya terhadap
rencana kita?' 'Jadi, tindakan apa yang mungkin dilakukan di sini?'
Ringkaslah dan tutup satu tahap percakapan.
berhenti sejenak sebelum
berbicara; sering memalingkan
muka atau menunduk; meminta izin secara eksplisit: 'Apakah Anda keberatan jika saya menyebutkan…?'
Anda tidak boleh melanjutkan sampai orang lain memberikan izinnya. Izin tersebut
mungkin secara eksplisit: 'Silakan katakan apa yang Anda suka'; 'Saya sangat menyambut
baik pendapat jujur Anda'; 'Saya tidak keberatan Anda membicarakan hal itu'. Mungkin ada
tanda-tanda izin lainnya
memberikan komentar secara tentatif;
ekspresikan diri Anda dengan banyak nada ragu-ragu: 'mungkin kita mungkin…',
'Saya kira saya berpikir…', 'Mungkin saja…';
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
terjadi. Jika Anda meminta izin untuk pindah ke wilayah baru, Anda dapat:
49 Tujuh Cara Meningkatkan Percakapan Anda
4. Temukan titik temu
Machine Translated by Google

59. Akibatnya, percakapan mempunyai kebiasaan menjadi
permusuhan. Alih-alih mencari titik temu, orang-orang bertahan di sudut pandang
mereka sendiri dan menganggap setiap gerakan orang lain sebagai serangan.
Percakapan yang bermusuhan menciptakan pertarungan tinju antara
pendapat-pendapat yang bersaing.
cerita (tentang apa yang terjadi, apa yang mungkin terjadi,
mengapa hal itu terjadi);
Kebanyakan orang lebih baik dalam berbicara daripada mendengarkan. Di sekolah,
kita sering mempelajari keterampilan berdebat: mengambil suatu posisi, mempertahankannya,
mempertahankannya, meyakinkan orang lain mengenai nilainya dan menyerang posisi
apa pun yang mengancamnya.
penjelasan (mengapa ada yang salah, mengapa itu terjadi
Salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan percakapan Anda adalah
dengan mengembangkannya melampaui argumen.
Opini adalah ide yang menjadi dingin. Ini adalah asumsi tentang apa
yang seharusnya benar, dan bukan kesimpulan tentang apa yang benar dalam
keadaan tertentu. Pendapat mungkin termasuk:
Sebaliknya, penolakan izin dapat dilakukan secara eksplisit – 'Saya lebih
suka kita tidak membicarakan hal ini' – atau dalam kode. Orang tersebut mungkin
menghindari pertanyaan Anda, menutup jawaban dengan kebingungan, atau
membalas dengan pertanyaan lain. Perilaku non-verbal mereka lebih cenderung
memberi Anda petunjuk tentang perasaan mereka yang sebenarnya: melipat
tangan, duduk bersandar di kursi, menjadi gelisah, menghindari kontak mata.
dalam bahasa tubuh atau perilaku orang tersebut: mengangguk, tersenyum,
mencondongkan tubuh ke depan.
gagal);
biaya orang lain);
generalisasi (untuk menghindari kerepotan berpikir);
melakukan kesalahan (untuk membangun kekuasaan atas orang lain
orang).
pembenaran atas tindakan yang telah dilakukan;
gosip (mungkin untuk membuat seseorang merasa lebih baik
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
50 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
5. Melampaui argumen
Machine Translated by Google

60. pengamatan; di atas, tindakan.
Pada anak tangga kedua, Anda menyimpulkan makna dari kata-kata Anda
Tangga Inferensi adalah model ampuh yang membantu Anda melampaui argumen.
Ini awalnya dikembangkan oleh Chris Argyris (lihat The Fifth Discipline Handbook,
diedit oleh Peter Senge dkk, Nicholas Brealey, London, 1994). Dia menggambarkan
cara orang berpikir dalam percakapan sebagai sebuah tangga. Di bagian
bawah tangga adalah
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Berdebat sebenarnya menghentikan Anda mengeksplorasi dan menemukan ide. Dan kualitas
percakapan dengan cepat memburuk: orang-orang terlalu sibuk membela diri, terlalu takut
dan terlalu lelah berperang untuk melakukan hal yang lebih baik.
Dari pengamatan Anda, Anda melangkah ke anak tangga pertama dengan
memilih data. (Anda memilih apa yang ingin dilihat.)
Percakapan yang bermusuhan menghentikan munculnya kebenaran.
Pendapat seringkali disalahartikan sebagai kebenaran. Setiap kali Anda mendengar
seseorang – mungkin diri Anda sendiri – mengatakan bahwa sesuatu adalah 'fakta
yang sudah diketahui secara pasti', Anda dapat yakin bahwa mereka sedang
menyuarakan pendapatnya.
Anda naik dan turun tangga ini setiap kali Anda mengadakan percakapan. Anda
jauh lebih baik dalam mendaki daripada mundur. Faktanya, Anda dapat melompati semua
anak tangga dalam beberapa detik.
'Lompatan abstraksi' ini memungkinkan Anda bertindak lebih cepat, namun juga dapat
membatasi jalannya percakapan. Yang lebih mengkhawatirkan lagi, model mental
membantu Anda memilih data
pengalaman data serupa. Pada anak
tangga ketiga, Anda menggeneralisasi makna-makna tersebut ke dalam asumsi-
asumsi. Pada
anak tangga keempat, Anda membangun model mental (atau keyakinan) dari
asumsi-asumsi tersebut. Anda bertindak
berdasarkan model mental Anda.
51 Tujuh Cara Meningkatkan Percakapan Anda
Tangga Inferensi
Machine Translated by Google

61. Tangga Inferensi memberi Anda lebih banyak pilihan tentang ke mana harus pergi dalam
percakapan. Ini membantu Anda memperlambat pemikiran Anda.
rencana yang bagus?'
'Menurut Anda, asumsi apa yang mungkin Anda buat?' 'Sudahkah kamu
mempertimbangkan…?' 'Apa
pengaruhnya terhadap…?' 'Apakah ini berarti…?'
Ini memungkinkan Anda untuk:
'Bisakah Anda memberi saya sebuah contoh?' 'Apa yang membuatmu ingin melihatnya
menjadi lebih sadar akan pemikiran Anda sendiri; membuat
pemikiran tersebut tersedia bagi orang lain; tanyakan pendapat mereka.
Yang terpenting, hal ini memungkinkan Anda meredakan percakapan yang bersifat permusuhan
dengan 'turun' dari keyakinan, asumsi, dan opini pribadi, lalu 'naik' ke makna dan keyakinan
bersama.
ini khususnya?'
Kunci untuk menggunakan Tangga Inferensi adalah dengan mengajukan pertanyaan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Hal ini membantu Anda menemukan perbedaan dalam cara berpikir orang, kesamaan apa
yang mereka miliki, dan cara mereka mencapai pemahaman bersama.
Misalnya, jika seseorang menyarankan tindakan tertentu, Anda dapat dengan hati-hati
menuruni tangga dengan menanyakan:
Data apa yang mendasari pernyataan Anda? Apakah kita sepakat
mengenai datanya? Apakah kita
sepakat dengan maksudnya? Dapatkah Anda
menjelaskan alasan Anda? Saat Anda mengatakan [apa yang
Anda katakan], apakah yang Anda maksud adalah [saya menulis ulang kata-
kata tersebut]?
pengamatan di masa depan, yang semakin membatasi jangkauan
pembicaraan. Ini adalah 'lingkaran refleksif'; Anda mungkin menyebutnya pola pikir.
'Mengapa menurut Anda hal ini bisa berhasil?' 'Apa yang membuat ini menjadi
52 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

62. Keunggulan model ini adalah Anda tidak memerlukan pelatihan khusus untuk
menggunakannya. Begitu pula dengan peserta percakapan lainnya. Anda dapat langsung
menggunakannya, sebagai cara praktis untuk mengintervensi percakapan yang
berujung pada perdebatan.
Mungkin keterampilan percakapan yang paling penting adalah keterampilan merangkum.
Ringkasan:
'Apakah saya melewatkan sesuatu?'
Ringkasan sederhana berguna pada titik balik penting dalam percakapan. Pada
awalnya, rangkum poin terpenting atau tujuan Anda. Saat Anda ingin berpindah dari satu
tahap ke tahap berikutnya, rangkumlah apa yang menurut Anda sudah Anda berdua capai
dan pastikan orang lain setuju dengan Anda. Di akhir percakapan, rangkum apa yang telah
Anda capai dan langkah-langkah tindakan yang perlu Anda berdua ambil.
'Apakah Anda melihat ada kekurangan dalam pemikiran
saya?' 'Apakah Anda akan memandang hal ini secara berbeda?' 'Bagaimana
kamu menyusunnya?'
'Apakah asumsi saya valid?'
'Apakah ini akan terlihat berbeda pada situasi yang berbeda?'
Yang lebih hebatnya lagi, Tangga Inferensi dapat membantu Anda menawarkan pemikiran
Anda sendiri untuk diperiksa oleh orang lain. Jika Anda menyarankan rencana tindakan,
Anda dapat bertanya:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
memungkinkan Anda menyatakan tujuan Anda, kembali ke tujuan tersebut dan
memeriksa apakah Anda telah mencapainya;
membantu Anda menyusun pemikiran Anda;
membantu Anda mengatur waktu dengan lebih efektif;
membantu Anda mencari titik temu di antara Anda; membantu Anda untuk
melampaui pemikiran permusuhan.
53 Tujuh Cara Meningkatkan Percakapan Anda
6. Sering-seringlah membuat ringkasan
Machine Translated by Google

63. Tentu saja, ringkasannya harus asli. Hal ini harus didukung oleh semua
isyarat non-verbal yang menunjukkan pengakuan, penghargaan, dan pengertian
Anda. Dan isyarat tersebut akan terlihat lebih asli jika Anda benar-benar mengenali,
menghargai dan – setidaknya berusaha untuk – memahaminya.
Yang masih kurang jelas – namun mungkin yang paling kuat – adalah gambaran kata:
gambaran yang dapat diciptakan orang dalam pikiran satu sama lain dengan kata-kata yang
mereka gunakan.
Mengenali apa yang dikatakan seseorang tidak berarti Anda menyetujuinya. Sebaliknya,
ini menyiratkan bahwa Anda telah mempertimbangkan hal tersebut. Menghargai
perasaan orang lain bukan berarti Anda juga merasakan hal yang sama, namun
menunjukkan bahwa Anda menghargai perasaan tersebut. Dan memahami suatu
keyakinan mungkin tidak berarti Anda membagikannya, tetapi itu berarti Anda menganggapnya
penting. Pemecahan masalah bersama menjadi lebih mudah jika ketiga taktik dasar
peringkasan tersebut diterapkan.
Meringkas berarti menafsirkan kembali gagasan orang lain dalam bahasa Anda
sendiri. Hal ini melibatkan pengakuan atas poin spesifik yang mereka sampaikan,
menghargai posisi yang mereka sampaikan, dan memahami keyakinan yang mendasari
posisi tersebut.
Ada banyak cara untuk mendapatkan gambaran visual percakapan Anda. Cara
yang paling jelas adalah dengan mencoret-coret kertas terdekat atau menggunakan flip chart.
Alat bantu visual yang kurang jelas mencakup gerak tubuh dan ekspresi wajah yang
Anda buat.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Dikatakan bahwa orang-orang mengingat sekitar 20 persen dari apa yang mereka
dengar, dan lebih dari 80 persen dari apa yang mereka lihat. Jika komunikasi adalah proses
membuat pemikiran Anda terlihat, percakapan Anda tentu akan mendapat manfaat dari cara
untuk bisa melihat ide-ide Anda.
54 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
7. Gunakan visual
Machine Translated by Google

64. Peta Pikiran
Peta Pikiran adalah alat berpikir tahap pertama yang
ampuh. Dengan menekankan hubungan antar ide, mereka
mendorong kita untuk berpikir lebih kreatif dan efisien.
Merekam ide-ide Anda di atas kertas
55 Tujuh Cara Meningkatkan Percakapan Anda
Untungnya, teknik seperti itu ada. Ini disebut pemetaan pikiran.
Peta Pikiran adalah alat berpikir tahap pertama yang ampuh.
Untuk membuat peta pikiran:
cukup untuk mengikuti percakapan ke mana pun perginya: sebuah teknik yang
dapat mengakomodasi beragam ide sambil mempertahankan fokus Anda
pada tujuan yang jelas. Jika teknik ini benar-benar dapat membantu Anda
mengembangkan ide-ide baru, itu lebih baik.
ke ide sentral.
Yang benar-benar dibutuhkan tentu saja adalah teknik yang fleksibel
Dengan menekankan hubungan antar ide, mereka mendorong Anda untuk berpikir lebih
kreatif dan efisien.
Mencatat ide-ide dengan cara ini – pada buku catatan atau flip chart – juga
membantu membuat percakapan menjadi lebih demokratis. Begitu muncul di atas
kertas, ide-ide menjadi milik bersama: semua pihak yang terlibat dalam percakapan
dapat melihatnya, menambahkannya, mengomentarinya, dan menggabungkannya.
Menurut pengalaman saya, percakapan hampir selalu mendapat manfaat jika direkam
secara visual. Pola, gambar, diagram, dan coretan yang Anda coret-coret di kertas
membantu Anda mendengarkan, meringkas, dan melacak apa yang telah
Anda bahas. Lebih kreatifnya, mereka menjadi fokus percakapan: dengan
membuat bentuk pemikiran Anda terlihat di halaman, Anda dapat memastikan bahwa Anda
memang berbagi pemahaman.
selembar kertas.
Tuliskan apa pun yang terlintas dalam pikiran Anda dan menghubungkannya
Letakkan gambar visual subjek Anda di tengah dataran
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

65. Variasi peta pikiran adalah dengan menggunakan catatan tempel untuk mencatat
ide. Dengan menempatkan satu ide pada setiap catatan, Anda dapat menyusun catatan
tersebut di dinding atau meja dan memindahkannya untuk menemukan hubungan atau
asosiasi logis di antara ide-ide tersebut. Teknik ini sangat berguna dalam sesi
brainstorming atau percakapan yang bertujuan untuk memecahkan masalah yang
kompleks.
Metafora adalah gambaran gagasan dalam bentuk konkrit. Kata itu berarti 'memindahkan' atau
'membawa'. Metafora membawa makna Anda dari satu hal ke hal lain. Ini memungkinkan
pendengar Anda melihat sesuatu dengan cara baru, dengan membayangkannya
sebagai sesuatu yang lain.
dengan. Rekam percakapan telepon menggunakan peta pikiran dan lihat seberapa baik
Anda menguasai teknik ini. Perluas latihan Anda ke percakapan tatap muka dan undang
orang lain untuk melihat dan berkontribusi pada peta.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Peta Pikiran adalah alat percakapan yang sangat serbaguna. Mereka dapat membantu Anda
dalam situasi apa pun di mana Anda perlu mencatat, mengumpulkan, mengatur, atau
menghasilkan ide. Mereka memaksa Anda untuk mendengarkan dengan penuh perhatian,
sehingga Anda dapat menjalin hubungan yang bermakna; mereka membantu Anda
berkonsentrasi pada apa yang Anda katakan, daripada menulis; dan mereka menyimpan
informasi rumit pada selembar kertas.
Cobalah peta pikiran dalam percakapan yang relatif sederhana untuk memulai
memancar dari pusat. Ide-ide
utama akan cenderung berada di tengah peta; detailnya akan memancar
ke arah tepi. Setiap saluran harus terhubung ke
setidaknya satu saluran lainnya. Gunakan tampilan visual: warna,
pola, highlight. Identifikasi kelompok ide yang telah Anda buat.
Cobalah untuk memiliki tidak lebih dari enam. Berikan masing-masing judul
dan susunlah kelompok-kelompok tersebut ke dalam urutan nomor. .
Tulis satu kata dengan huruf kapital BLOK sepanjang baris
56 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Menggunakan metafora
Machine Translated by Google

66. Metafora menghidupkan makna Anda di benak pendengar.
Jelajahi jawaban Anda atas pertanyaan-pertanyaan ini dan kembangkan gambaran
yang muncul dalam pikiran Anda. Anda harus berada dalam kerangka berpikir yang
tenang dan reseptif untuk melakukan ini: percakapan perlu diperlambat dan direnungkan
pada kemajuannya sendiri. Menemukan metafora merupakan pemikiran tahap pertama,
karena metafora adalah alat untuk membantu Anda melihat kenyataan
Mereka mengalihkan fokus pendengar dan mengarahkan perhatian mereka pada apa
yang ingin dilihat oleh pembicara. Mereka membangkitkan perasaan mereka. Metafora
dapat membangun komitmen Anda terhadap gagasan orang lain dan membantu Anda
mengingatnya.
cara baru.
Jika Anda ingin menemukan metafora untuk membuat pemikiran Anda lebih
kreatif dan percakapan Anda lebih menarik, Anda bisa mulai dengan mendengarkannya
dalam percakapan yang Anda lakukan. Anda akan menemukan Anda menggunakan
banyak metafora tanpa menyadarinya. Jika Anda masih mencari, Anda dapat
mencoba bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan sederhana:
Seperti apa masalahnya? Jika
situasinya berbeda – permainan kriket, kastil abad pertengahan, misi ke
Mars, taman kanak-kanak – bagaimana saya akan menghadapinya?
Anda akan tahu kapan Anda menemukan metafora yang produktif.
Bagaimana orang yang berbeda menangani permasalahan ini: tukang kebun,
politisi, insinyur, penata rambut, dan
Percakapan akan tiba-tiba menjadi menarik (itu metafora!).
aktor?
Anda akan merasakan suntikan energi dan kegembiraan secara tiba-tiba saat Anda
menyadari bahwa Anda sedang berpikir dengan cara yang benar-benar baru.
Jika masalah ini terjadi pada hewan, spesies hewan apa yang akan menjadi
permasalahannya?
Seperti apa situasi ini?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Metafora menggunakan imajinasi untuk mendukung dan mengembangkan ide-ide
Anda.
Bagaimana saya bisa menggambarkan apa yang terjadi seolah-olah hal itu terjadi
di dalam tubuh manusia?
57 Tujuh Cara Meningkatkan Percakapan Anda
Machine Translated by Google

67. Machine Translated by Google

68. Keterampilan penyelidikan
4
Penyelidikan yang terampil sebenarnya membantu orang lain untuk berpikir lebih baik.
Mendengarkan – mendengarkan secara nyata, mendalam, dan penuh perhatian – dapat
membebaskan pemikiran mereka.
memberikan umpan balik positif.
Hanya dengan menyelidiki ide-ide orang lain Anda dapat menanggapinya
dengan jujur dan sepenuhnya. Hanya dengan menemukan model mental dan keyakinan
yang mendasari ide-ide tersebut, Anda dapat menjelajahi lanskap pemikiran mereka.
Hanya dengan mengetahui cara berpikir mereka, Anda dapat mulai membujuk mereka agar
mengikuti cara berpikir Anda.
Keterampilan inkuiri adalah keterampilan mendengarkan. Dan kualitas percakapan Anda
bergantung pada kualitas pendengaran Anda.
memperhatikan;
memperlakukan pembicara secara setara;
menumbuhkan
kemudahan;
mendorong; mengajukan pertanyaan
yang berkualitas; penjatahan informasi;
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Saya telah merangkum keterampilan inkuiri dalam tujuh judul:
Machine Translated by Google

69. Saya pikir, jauh di lubuk hati, kita memiliki dua model mental
mendengarkan. Kita memegangnya begitu dalam sehingga kita hampir tidak
menyadarinya. Dan hal-hal tersebut lebih merusak kualitas pendengaran kita dibandingkan
hal lainnya.
Memperhatikan berarti berkonsentrasi pada apa yang dikatakan orang lain. Kedengarannya
sederhana: bagaimana kita bisa mendengarkan tanpa memperhatikan?
Model mental yang pertama adalah orang mendengarkan untuk berolahraga
Tentu saja, hal ini paling sering terjadi. Kami pikir
kami mendengarkan, namun tidak. Kami menyelesaikan kalimat orang lain. Kami
menyela. Kita mengerang, mendesah, mendengus, tertawa atau batuk.
balasan. Tampaknya ini merupakan gagasan yang cukup masuk akal. Tapi itu salah. Jika
orang mendengarkan sehingga mereka dapat memikirkan apa yang seharusnya mereka
pikirkan, berarti mereka tidak mendengarkan dengan cukup cermat apa yang dikatakan orang lain
Kita mengisi jeda dengan pemikiran, cerita, atau teori kita sendiri. Kami melihat arloji kami atau
berkeliling ruangan. Kami memikirkan hal berikutnya
berpikir. Mereka tidak memperhatikan.
pertemuan, atau laporan berikutnya, atau makan berikutnya. Kami mengerutkan kening, mengetukkan
jari, menghancurkan penjepit kertas, dan melihat sekilas buku harian kami. Kami memberi
saran. Kami memberikan lebih banyak saran.
Model mental yang kedua adalah orang membalas untuk memberitahukan
Banyak hal yang kita dengar saat mendengarkan orang lain adalah milik kita sendiri
Kita memikirkan pikiran kita sendiri padahal seharusnya kita membungkamnya.
Mendengarkan dengan sungguh-sungguh berarti mematikan pemikiran kita sendiri dan
membiarkan pemikiran orang lain masuk.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Memperoleh keterampilan ini akan membantu Anda memberikan rasa hormat dan ruang
yang layak bagi orang lain untuk mengembangkan idenya – untuk membuat pemikirannya
terlihat.
berpengaruh pada mereka. Jika kita memberikan perhatian yang tepat, mereka akan
menjadi lebih cerdas dan pandai bicara. Perhatian yang buruk akan membuat mereka bimbang,
tersandung dan meragukan kesehatan pemikirannya. Perhatian yang buruk
membuat orang semakin bodoh.
60 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Memperhatikan
Machine Translated by Google

70. Mendengarkan. Mendengarkan. Dan kemudian dengarkan lagi. Dan ketika mereka
tidak dapat memikirkan hal lain untuk dikatakan, tanyakan: 'Apa lagi pendapat Anda
mengenai hal ini? Apa lagi yang bisa Anda pikirkan? Apa lagi yang terlintas dalam
pikiran?' Ajakan untuk berbicara lebih banyak dapat menghidupkan kembali otak yang
paling lelah sekalipun.
Menyela adalah gejala paling jelas dari perhatian yang buruk. Ini sangat menarik. Beberapa
setan dalam diri kita tampaknya memaksa kita untuk mengisi jeda orang lain dengan kata-
kata. Seolah-olah gagasan tentang keheningan itu menakutkan.
jangan berasumsi bahwa ini masalahnya. Tunggu sampai mereka bertanya; jika
perlu, tanyakan apa yang mereka inginkan dari Anda. Jangan terburu-buru. Beri mereka
kesempatan untuk menemukan idenya sendiri terlebih dahulu. Memperhatikan dengan cara
ini mungkin akan memperlambat percakapan lebih dari yang Anda rasa nyaman.
Sesuaikan tempo Anda sendiri dengan tempo orang lain. Tunggu lebih lama dari yang
Anda inginkan.
Kebanyakan orang menyela karena mereka membuat asumsi. Berikut
ini beberapa. Lain kali Anda menyela seseorang dalam suatu percakapan, tanyakan pada diri
Anda siapa di antara mereka yang Anda lamar.
Mendengarkan dengan baik berarti membantu orang lain untuk mencari tahu
Tentu saja, orang lain mungkin sebenarnya menginginkan nasihat. Tetapi
ide-ide mereka. Pikiran yang berisi masalah mungkin juga berisi solusi. Solusi mereka
mungkin jauh lebih baik daripada solusi kita karena itu adalah solusi mereka. Memperhatikan
berarti membantu orang lain agar pemikirannya terlihat.
orang lain apa yang harus dipikirkan. Faktanya, model ini menyiratkan bahwa orang akan
berbicara kepada kita hanya karena mereka menginginkan ide-ide kita. Model ini juga salah.
Ide saya lebih baik daripada ide mereka.
Jawabannya lebih penting daripada masalahnya. Saya harus
menyampaikan ide saya dengan cepat dan jika saya tidak menyela, saya akan melakukannya
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
kehilangan kesempatan saya (atau
melupakannya). Saya tahu apa yang akan mereka katakan.
61 Keterampilan Inkuiri
Mengganggu
Machine Translated by Google

71. Begitu Anda berhenti menyela, percakapan akan menjadi lebih tenang. Jeda akan
muncul. Orang lain akan berhenti bicara dan Anda tidak akan mengisi keheningan.
Jeda ini seperti persimpangan. Percakapan telah sampai pada persimpangan jalan.
Anda memiliki sejumlah pilihan tentang ke mana Anda akan pergi selanjutnya. Salah satu
dari Anda mungkin membuat pilihan itu. Jika Anda tertarik untuk membujuk, Anda akan
memanfaatkan kesempatan ini dan menentukan pilihan sendiri. Namun, jika Anda
bertanya, Anda memberikan hak istimewa kepada pembicara untuk menentukan pilihan.
Dengan kata lain, asumsi-asumsi ini ditampilkan apa adanya: lancang, sombong, konyol.
Anda biasanya salah jika berasumsi bahwa Anda tahu apa yang akan dikatakan orang
lain. Jika Anda membiarkan mereka melanjutkan, mereka sering kali akan menghasilkan
sesuatu yang lebih menarik, lebih berwarna, dan lebih pribadi.
Ada dua macam jeda. Salah satunya adalah jeda yang terisi; yang lain
ide daripada saya membiarkan mereka menyelesaikannya.
Menginterupsi akan menghemat waktu.
menulis ulang adalah suatu kemajuan.
Mereka tidak dapat mengembangkan ide ini lebih jauh lagi, jadi sebaiknya saya
menyempurnakannya untuk mereka.
Saya lebih penting daripada mereka. Lebih penting
bagi saya untuk terlihat memiliki kebaikan
Mereka tidak perlu menyelesaikan kalimatnya karena saya
Beberapa jeda diisi dengan pemikiran. Terkadang, pembicara
akan berhenti. Mereka akan terdiam, mungkin tiba-tiba. Mereka akan mencari di tempat
lain, mungkin ke jarak yang lebih jauh. Mereka sibuk bertamasya. Anda tidak diundang.
Namun mereka ingin Anda berada di persimpangan jalan ketika mereka kembali. Anda
merasa terhormat karena mereka memercayai Anda untuk menunggu. Jadi tunggu.
kejadian. Pembicara tidak berhenti tiba-tiba; sebaliknya, mereka tampak memudar.
Anda sedang berdiri di persimpangan jalan di
kosong. Belajarlah untuk membedakan keduanya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Jenis jeda lainnya adalah jeda kosong. Tidak banyak yang terjadi
62 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mengizinkan ketenangan
Machine Translated by Google

72. Dengan bersikap seolah-olah Anda tertarik, terkadang Anda bisa menjadi lebih
tertarik.
Perhatian! Jika Anda benar-benar memperhatikan, Anda akan terlihat seperti
sedang memperhatikan.
Wajah Anda akan menunjukkan kepada orang lain apakah Anda memperhatikannya.
Secara khusus, mata Anda akan berbicara banyak tentang kualitas pendengaran Anda.
Perhatikan orang yang sedang berbicara. Jika Anda mengalihkan
pandangan dari mereka, bersiaplah untuk segera mengalihkan pandangan
Anda kembali ke mereka. (Pembicara mungkin akan sering memalingkan
muka: itulah yang kita lakukan saat berpikir.)
Saat Anda melakukan itu, Anda telah menutup setiap kemungkinan perjalanan yang
mungkin Anda lakukan bersama: Anda mendikte jalan untuk melakukan perjalanan. Pastikan
Anda hanya melakukannya setelah orang lain siap membiarkan Anda memimpin.
Relakskan otot-otot wajah Anda. Cobalah untuk tidak mengerutkan kening. Tidak ada
senyuman kaku.
Tunggu jeda. Jika jedanya kosong, pembicara mungkin akan mengatakannya
dalam beberapa saat. "Aku tidak bisa memikirkan hal lain." 'Itu saja, sungguh.' 'Jadi. Itu dia.
Aku terjebak sekarang.' Coba ajukan pertanyaan ini: 'Dapatkah Anda memikirkan hal lain?'
Tahan godaan untuk melanjutkan pembicaraan dengan mengajukan pertanyaan yang lebih
spesifik.
percakapan bersama, dan tak satu pun dari Anda yang bergerak. Energi sepertinya hilang
dari percakapan. Mata pembicara tidak fokus kemana pun. Jika mereka merasa nyaman
bersama Anda, mereka mungkin fokus pada Anda sebagai isyarat bagi Anda untuk memilih
tindakan yang akan diambil.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
63 Keterampilan Inkuiri
Bagaimana menunjukkan bahwa Anda
memperhatikan
Menunjukkan bahwa Anda memperhatikan
Machine Translated by Google

73. Anda hanya akan dapat bertanya dengan baik jika Anda memperlakukan pembicara secara
setara. Saat Anda membuat hubungan Anda tidak setara, kebingungan akan terjadi.
Jika Anda menempatkan diri Anda lebih tinggi dari mereka dalam status, Anda akan membuat
mereka enggan berpikir baik. Jika Anda menempatkan mereka lebih tinggi dari Anda, Anda
akan mulai membiarkan hambatan Anda mengganggu perhatian Anda terhadap
apa yang mereka katakan.
Menggurui pembicara adalah musuh terbesar kesetaraan
percakapan. Dosa percakapan ini berasal dari cara orang diperlakukan ketika masih
anak-anak – dan cara beberapa orang kemudian memperlakukan anak-anak.
Terkadang anak-anak harus diperlakukan seperti anak-anak. Hal ini diperlukan untuk:
Gunakan dorongan minimal. (Untuk lebih lanjut, lihat di bawah pada
'Mendorong'.)
Mungkin saja pandangan penuh perhatian seperti itu justru menghambat pembicara.
Dalam beberapa budaya, memandang sama dengan menatap dan merupakan tanda tidak
hormat. Anda harus peka terhadap kemungkinan perbedaan individu atau budaya
ini dan menyesuaikan gerakan mata Anda. Umumnya, orang kurang
memperhatikan apa yang mereka dengarkan. Orang yang berbicara akan menangkap
kualitas perhatian Anda melalui mata Anda – mungkin secara tidak sadar – dan kualitas
pemikiran mereka akan meningkat sebagai hasilnya.
Membuat catatan. Jika perlu, mintalah mereka untuk berhenti sejenak saat
Anda membuat catatan.
Pikirkan tentang sudut saat Anda duduk atau berdiri. Enam puluh
derajat memberi mata jalan keluar yang berguna.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
membuat keputusan untuk
mereka; mengarahkan mereka;
64 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Memperlakukan pembicara secara setara
Machine Translated by Google

74. Kebanyakan orang tidak terbiasa dengan kemudahan dan mungkin malah
menentangnya. Mereka begitu terbiasa dengan keadaan mendesak sehingga mereka
tidak dapat membayangkan bekerja dengan cara lain. Banyak organisasi justru
menghilangkan kemudahan di tempat kerja. Kemudahan disamakan dengan kemalasan. Jika
Anda tidak bekerja habis-habisan, dikejar tenggat waktu, dan mengerjakan
50 tugas sekaligus, gaji Anda tidak sepadan. Diasumsikan bahwa pemikiran terbaik terjadi
dalam iklim seperti itu.
Mereka terlalu sibuk melakukannya. Lagi pula, berbuatlah yang membuahkan hasil, bukan?
Bukan ketika orang harus berpikir untuk mendapatkannya. Terkadang, itu
Pemikiran yang baik terjadi dalam lingkungan yang santai. Menumbuhkan kemudahan
akan memungkinkan Anda untuk bertanya lebih dalam, dan menemukan lebih banyak ide.
Perlakukan orang lain secara setara dan Anda tidak akan bisa menggurui mereka.
Jika Anda tidak menghargai ide seseorang, jangan mengadakan percakapan dengannya.
Namun jika Anda menginginkan gagasan yang lebih baik dari gagasan Anda sendiri, jika
Anda menginginkan hasil yang lebih baik dan hubungan kerja yang lebih baik,
berusahalah keras untuk memberikan rasa hormat yang pantas bagi mereka dan
gagasan mereka kepada orang lain.
Ini salah. Urgensi membuat orang tidak bisa berpikir dengan baik.
Ada kecenderungan untuk membawa perilaku menggurui ini ke dalam percakapan dengan
orang dewasa lainnya. Begitu Anda merasa lebih tahu dibandingkan orang lain, atau
memberikan jawaban untuknya, atau menyatakan bahwa pemikirannya tidak memadai, Anda
merendahkannya. Anda tidak bisa menggurui seseorang dan memberikan perhatian
penuh pada mereka pada saat yang bersamaan.
beri tahu mereka apa yang
harus dilakukan; berasumsi bahwa orang dewasa lebih tahu
dibandingkan mereka;
khawatir terhadap mereka;
merawat mereka;
mengendalikan mereka; berpikir untuk mereka.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
65 Keterampilan Inkuiri
Memupuk kemudahan
Machine Translated by Google

75. Bagaimana menumbuhkan kemudahan
Hilangkan gangguan. Cabut teleponnya. Tinggalkan gedung. Barikade
pintunya.
Buatlah diri Anda nyaman. Condongkan tubuh ke belakang, embuskan napas, tersenyumlah,
tampak tajam, dan perlambat ritme bicara Anda.
ruang angkasa.
menyarankan agar mereka mengubah topik pembicaraan;
mencoba meyakinkan mereka tentang sudut pandang Anda sebelum
mendengarkan sudut pandang mereka;
membalas pernyataan mereka secara balas dendam;
atau mendorong mereka untuk bersaing dengan Anda,
Beri ruang. Ruang yang tenang; ruang netral; nyaman
Menumbuhkan kemudahan dalam percakapan sebagian besar merupakan keterampilan perilaku.
Temukan waktunya. Jika situasinya mendesak, tunda pembicaraan.
hasil terbaik hanya muncul dengan tidak berbuat: dengan memperhatikan gagasan orang
lain dengan pikiran yang waspada, nyaman, dan tenteram. Saat Anda merasa nyaman, solusi
terhadap suatu masalah akan muncul seolah-olah secara ajaib.
Ingatlah bahwa pemikiran orang lain sebagian besar merupakan hasil dari pengaruh Anda
terhadap mereka. Jadi jika kamu:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Untuk membebaskan ide-ide orang lain, Anda mungkin perlu melakukan lebih dari sekadar
memperhatikan, memperlakukannya secara setara, dan memupuk kemudahan. Anda mungkin
perlu secara aktif mendorong mereka untuk memberikan idenya kepada Anda.
66 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mendorong
Machine Translated by Google

76. Daya saing adalah salah satu musuh terburuk dari dorongan. Sangat
mudah untuk melakukan ritual menggunakan ide pembicara untuk mempromosikan
ide Anda. Itu semua adalah bagian dari tradisi berpikir permusuhan yang sangat dihargai di
masyarakat Barat.
mengulangi kata-kata kunci.
Perilaku dapat mencakup:
Jika pembicara merasa Anda bersaing dengan mereka dalam percakapan, mereka
tidak hanya akan membatasi apa yang mereka katakan tetapi juga apa yang mereka pikirkan.
Persaingan memaksa orang untuk hanya memikirkan pemikiran-pemikiran yang
akan membantu mereka menang. Demikian pula, jika Anda merasa pembicara mencoba
bersaing dengan Anda, jangan biarkan diri Anda mengikuti kompetisi tersebut. Hal ini
jauh lebih sulit untuk dicapai. Tangga Inferensi (lihat Bab 3) adalah salah satu alat
yang sangat ampuh yang akan membantu Anda meredakan persaingan dalam percakapan
Anda.
condong ke depan;
Daripada bersaing, sambutlah perbedaan poin Anda
pandangan. Dorong pengakuan positif bahwa Anda melihat sesuatu secara berbeda
dan bahwa Anda harus menghadapi perbedaan tersebut jika ingin percakapan dilanjutkan.
memfokuskan kontak mata;
mengangguk-anggukkan kepala.
Pemberi semangat minimal adalah pernyataan dan tindakan singkat dan
suportif yang menyampaikan perhatian dan pemahaman.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
sub-vokalisasi: 'uh-huh', 'mm';
Mereka bisa menjadi:
– Anda tidak mendorong mereka untuk mengembangkan pemikiran mereka. Anda tidak
bertanya dengan benar.
kata dan frasa: 'benar', 'benarkah?', 'Saya mengerti';
67 Keterampilan Inkuiri
Minim pemberi semangat
Machine Translated by Google

77. (c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
dapat memperkuat perilaku pembicara ke arah tertentu: mereka mungkin
mulai mengatakan sesuatu dengan harapan menerima 'hadiah' berupa
pemberi semangat minimal;
dapat mendukung pembicara tanpa menyela mereka;
jika tidak selaras dengan perilaku lain, mungkin mengindikasikan
ketidaksabaran atau keinginan untuk move on;
tunjukkan minat Anda;
bisa menjadi sebuah kebiasaan yang diritualkan, tanpa makna.
mendorong pembicara untuk melanjutkan;
menunjukkan apresiasi pada poin-poin tertentu: kesuksesan, ide
yang dianggap penting oleh pembicara;
Pertanyaan adalah cara paling jelas untuk menyelidiki pemikiran orang lain. Namun
sungguh mengherankan betapa jarangnya manajer mengajukan pertanyaan yang
berkualitas.
menunjukkan pengenalan emosi atau perasaan mendalam.
Pertanyaan tentu saja bisa sarat dengan asumsi. Mereka
dapat digunakan untuk mengarahkan jalannya pembicaraan: a
Potensi masalah:
bisa bermuatan politis. Dalam beberapa percakapan, pertanyaan yang paling penting
tidak pernah ditanyakan karena hal tersebut berarti menantang pusat otoritas. Mengajukan
pertanyaan terkadang tampak seperti mengungkapkan ketidaktahuan yang
tidak dapat diterima. Di beberapa organisasi, menanyakan hal tersebut 'belum selesai'.
Manfaat:
bentuk pengaruh yang halus;
'Mempertanyakan,' kata Samuel Johnson pada suatu kesempatan, 'bukanlah cara
percakapan antar tuan-tuan.'
68 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mengajukan pertanyaan berkualitas
Machine Translated by Google

78. Pertanyaan tertutup. Hanya bisa dijawab 'ya' atau 'tidak'. Pertanyaan
utama. Masukkan jawabannya ke jawaban orang lain
menekankan perbedaan antara ide mereka dan ide lainnya
mulut.
milik rakyat;
Mengontrol pertanyaan. Membantu Anda untuk memimpin dalam
mengolok-olok atau membuat orang lain terlihat bodoh; mengkritik
secara terselubung; mencari
kesalahan;
membuat diri mereka terlihat pintar;
mengungkapkan sudut pandang dalam kode;
memaksa orang lain ke sudut; membuat argumen.
Satu-satunya penggunaan pertanyaan yang sah adalah untuk mendorong rasa ingin tahu.
percakapan.
Pertanyaan membantu Anda untuk:
Pertanyaan menyelidik. Kembangkan pertanyaan sebelumnya, atau gali
mencari tahu fakta;
periksa pemahaman Anda; membantu
orang lain untuk meningkatkan pemahaman mereka; undang orang lain untuk
memeriksa pemikiran Anda sendiri; meminta tindakan.
lebih dalam.
Seluruh daftar pertanyaan tersedia untuk membantu Anda
Pertanyaan terbaik membuka pemikiran orang lain. Pertanyaan yang membantu
orang lain berpikir lebih jauh, mengembangkan ide, atau membuat pemikirannya lebih
terlihat oleh Anda berdua, adalah pertanyaan berkualitas tinggi.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Pertanyaan juga dapat digunakan dengan cara yang tidak mendorong rasa
ingin tahu. Secara khusus, manajer terkadang menggunakan pertanyaan untuk:
bertanya lebih lengkap. Secara khusus, kita dapat menggunakan enam jenis
pertanyaan:
69 Keterampilan Inkuiri
Machine Translated by Google

79. Pertanyaan berkualitas tinggi ini umumnya merupakan pertanyaan 'Bagaimana jika'.
Anda dapat mengajukan pertanyaan dalam bentuk 'Bagaimana jika asumsi ini
tidak benar?' atau dalam bentuk 'Bagaimana jika asumsi sebaliknya benar?'
Bagaimanapun.
Contoh pertanyaan jenis pertama mungkin mencakup:
Ingat juga Tangga Inferensi dari Bab 3. Alat yang ampuh ini dapat memberikan pertanyaan-
pertanyaan yang memungkinkan Anda menyelidiki pemikiran pembicara. Anda juga dapat
menggunakannya untuk mengundang mereka menanyakan tentang Anda.
Pertanyaan dengan kualitas terbaik justru membebaskan pemikiran orang lain.
Mereka menghilangkan asumsi-asumsi yang menghalangi pemikiran dan menggantinya
dengan asumsi-asumsi lain yang membebaskannya. Kuncinya adalah mengidentifikasi
asumsi yang mungkin membatasi pemikiran orang lain. Anda tidak perlu menebak dengan benar:
mengajukan pertanyaan mungkin memberi tahu Anda apakah Anda telah
mengidentifikasinya dengan benar; jika tidak, hal ini mungkin akan membuka pemikiran
pembicara
meminta.
Pertanyaan-pertanyaan terbuka. Tidak bisa dijawab 'ya' atau 'tidak'.
Merefleksikan pertanyaan. Nyatakan kembali komentar terakhir tanpa yang baru
Contoh jenis kedua mungkin termasuk:
Bagaimana jika Anda tidak dibatasi oleh anggaran?
Bagaimana jika pelanggan benar-benar berbondong-bondong
mendatangi kami? Bagaimana jika Anda tahu bahwa Anda penting bagi perusahaan
kesuksesan?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Bagaimana jika Anda menjadi kepala eksekutif besok? Bagaimana
jika saya bukan manajer Anda? Bagaimana jika
Anda tidak dibatasi dalam penggunaan peralatan?
Orang sering kali terhambat dalam mengembangkan pemikirannya karena dua asumsi yang
mendalam. Salah satunya adalah mereka tidak mampu memikirkan sesuatu dengan baik, atau
mencapai sesuatu. Alasan lainnya adalah mereka tidak pantas untuk berpikir dengan baik atau
berprestasi. Mengajukan pertanyaan yang bagus bisa
70 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

80. tengah kalimat mereka.
Jangan memberikan informasi untuk dipamerkan. Anda mungkin tergoda untuk
memberikan informasi untuk menunjukkan seberapa ahli atau mutakhirnya
Anda. Tahan godaan itu.
Jangan menyela. Biarkan pembicara menyelesaikannya sebelum memberikan
informasi baru. Jangan memaksakan informasi ke dalam
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Kesulitannya adalah pemberian informasi mengganggu dinamika mendengarkan dan
bertanya. Beberapa pedoman sederhana akan membantu Anda menjatah informasi yang
Anda berikan.
Atur waktu intervensi Anda. Tanyakan pada diri Anda kapan waktu yang
paling tepat untuk memberikan informasi tersebut. Saring informasinya.
Hanya tawarkan informasi yang menurut Anda akan meningkatkan pemikiran
pembicara. Tahan godaan untuk memperkuat informasi tertentu yang tidak
penting bagi arah pemikiran mereka.
Informasi adalah kekuatan. Terkadang, sebagai bagian dari penyelidikan, Anda dapat
memberikan informasi yang akan memberdayakan pembicara untuk berpikir lebih
baik. Menyembunyikan informasi merupakan penyalahgunaan kekuasaan Anda atas
informasi tersebut.
membantu Anda mendorong orang lain untuk mengatasi hambatan-hambatan ini
dan tumbuh sebagai pemikir yang kompeten.
Jika meminta informasi hanya akan membantu Anda – dan bukan pembicara
Mengikuti nasihat ini mungkin berarti Anda harus mendengarkan tanpa
sepenuhnya memahami apa yang dikatakan pembicara. Anda bahkan mungkin salah paham
untuk sementara waktu. Ingatlah bahwa penyelidikan adalah tentang membantu orang
lain memperjelas pemikirannya.
Meminta informasi kepada pembicara juga merupakan sesuatu yang harus Anda jatah dengan
hati-hati. Anda perlu mengajukan permintaan itu pada waktu yang tepat dan untuk alasan
yang tepat. Memintanya pada saat yang salah mungkin akan menutup pemikiran mereka dan
membuat Anda kehilangan banyak ide berharga.
71 Keterampilan Inkuiri
Informasi penjatahan
Machine Translated by Google

81. Umpan balik negatif mengatakan bahwa kita tidak menyukai mereka, memusuhi mereka,
atau tidak menghargai mereka.
Umpan balik positif mendorong orang lain untuk terus berpikir.
jelas secara sederhana perbedaannya. Umpan balik positif berarti kita menyukai,
menghargai, dan menghargai gagasan pembicara.
Umpan balik negatif biasanya merupakan tanda bahwa kita mengadopsi sesuatu
Umpan balik adalah cara kami memeriksa apakah penyelidikan kami telah
berhasil. Namun umpan balik bisa berbuat lebih banyak. Hal ini dapat mempersiapkan kita
untuk mengubah cara percakapan dari penyelidikan ke persuasi. Ini juga dapat membantu
kita mengakhiri percakapan; merangkum tanggapan Anda terhadap apa yang dikatakan
pembicara dan memberikan landasan percakapan untuk mengambil tindakan.
Jelas bahwa kedua jenis umpan balik ini memiliki implikasi yang lebih luas.
Ada dua jenis umpan balik: positif dan negatif. Dia
– Anda harus mempertimbangkan untuk menunda permintaan Anda. Dalam inkuiri, lebih
penting membiarkan pembicara berpikir daripada memahami sepenuhnya apa yang
dibicarakannya. Hal ini mungkin tampak aneh, namun jika Anda membiarkan pembicara
mengutarakan pemikirannya daripada memberi Anda informasi lengkap, ia mungkin akan lebih
mampu meringkas gagasannya dengan jelas kepada Anda setelah ia selesai.
Umpan balik negatif kemungkinan besar akan membuat mereka berhenti berpikir. Umpan
balik positif juga mendorong pembicara untuk menghargai pemikirannya sendiri;
umpan balik negatif memberi tahu mereka bahwa pemikiran mereka tidak berharga.
Umpan balik positif membuat orang lebih cerdas.
seorang konsultan menyebutnya 'teori norma realitas negatif'. Ini adalah teori yang
menyatakan bahwa hanya sikap negatif yang realistis. Kita melihat teori ini bekerja
setiap hari di surat kabar kita. Berita, menurut definisinya, adalah berita buruk. Ungkapan
'kabar baik' sebenarnya merupakan sebuah kontradiksi.
Kami menerapkan teori ini dalam kehidupan sehari-hari dan dalam percakapan
kami. Menjadi positif berarti menjadi naif dan menyederhanakan; dia
Umpan balik negatif membuat mereka semakin bodoh.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
72 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Memberikan umpan balik yang positif
Machine Translated by Google

82. Kita cenderung menganggap umpan balik sebagai aktivitas yang dilakukan satu kali saja.
Sebenarnya, kita memberikan umpan balik kepada pembicara sepanjang kita mendengarkannya.
Pastikan bahwa umpan balik berkelanjutan yang Anda berikan menunjukkan rasa
hormat Anda terhadap mereka, sebagai manusia dan pemikir, meskipun Anda tidak setuju
dengan gagasan mereka.
Pastikan tanggapan positif Anda lebih banyak daripada tanggapan
negatifnya. Rasio kerja yang baik mungkin lima banding satu: lima komentar positif untuk
setiap komentar negatif. Hal ini terkadang sulit dicapai! Pembicara mungkin tidak
menyampaikan ide yang bagus. Kemungkinan besar Anda hanya dapat melihat apa
yang buruk, atau salah, atau tidak lengkap, atau tidak akurat, tentang ide-ide mereka.
Pelatihan dan pengalaman berpikir kritis selama bertahun-tahun mungkin telah mengajarkan
Anda untuk tidak mengomentari apa yang Anda setujui atau sukai.
yang dikatakan orang itu?' Paksakan diri Anda, jika perlu, untuk menemukannya
Mengingat norma sosial ini, menjadi positif bisa tampak seperti menantang
kenyataan, atau memasukkan gagasan baru dan asing ke dalam gambaran kita.
Sebenarnya, hal positif hanyalah bagian lain dari gambaran kita tentang realitas.
Dengan menambahkannya ke hal negatif, kita melengkapi gambarannya, bukan
mendistorsinya.
Umpan balik terbaik adalah yang tulus, ringkas, dan spesifik. Jika Anda berpura-pura,
mereka akan membuat Anda marah. Jika Anda melanjutkan, mereka akan mencurigai
kejujuran Anda. Jika Anda terlalu umum, mereka akan kesulitan memanfaatkan umpan balik
tersebut.
Setiap kali kita mengatakan 'kita harus realistis', yang kita maksudkan adalah kita harus
menekankan aspek negatif dari situasi tersebut.
membuat kita rentan. Bersikap negatif berarti mendapat informasi lengkap dan terlindung
dari 'pengumban dan anak panah nasib buruk'.
Biasakan bertanya: 'Apa bagusnya ini
keterampilan manajerial, serta keterampilan percakapan. Pujian – yang tulus,
ringkas dan spesifik – lebih membantu Anda mengelola dibandingkan aktivitas lainnya,
karena pujian membantu orang untuk berpikir dan bekerja lebih baik daripada motivator
lainnya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Carilah hal-hal yang positif. Saya pikir ini adalah hal mendasar
73 Keterampilan Inkuiri
Menyeimbangkan apresiasi dan kritik
Machine Translated by Google

83. apa yang dilihat pembicara sebagai isu atau permasalahan utama.
Baru setelah itu Anda harus menyampaikan masukan Anda sendiri.
bagaimana pembicara melihat situasi secara ringkas;
Berikan tanggapan positif Anda sebelum tanggapan negatif.
umpan balik akan menjadi kontribusi tunggal dan panjang. Anda harus
memilih dengan hati-hati kapan harus memberikan tanggapan Anda. Terlalu dini,
Anda mungkin menutup percakapan sebelum waktunya. Terlambat, dan efeknya
mungkin hilang. Jika ragu, Anda dapat menanyakan apakah pantas
untuk memulai masukan Anda atau apakah pembicara ingin melanjutkan.
Bertanya:
untuk izin memberi umpan balik;
Semakin formal percakapannya, semakin besar kemungkinan Anda
jawaban atas pertanyaan itu; maka pastikan untuk memberikan jawaban
tersebut kepada pembicara. Lebih mudah untuk menanyakan pertanyaan ini jika
Anda mengadopsi kebijakan yang mengasumsikan niat konstruktif. Anda
mungkin berasumsi bahwa pembicara tidak berusaha melakukan pemikiran
terbaiknya, atau mencari solusi yang tulus. Faktanya, mereka cenderung
berusaha berpikir sebaik mungkin. Asumsikan bahwa mereka berusaha bersikap
positif, dan berikan umpan balik yang sesuai. Salah satu hasilnya, antara lain,
pembicara akan terpacu untuk bersikap lebih konstruktif.
Perjelas tujuan Anda dan jelaskan bagaimana tanggapan Anda berkaitan
dengan tujuan tersebut. Umpan balik secara alami akan menjadi lebih positif
jika Anda membuatnya berwawasan ke depan: apa yang ingin Anda dan orang
lain capai, apa yang ingin Anda berdua lakukan. Umpan balik negatif terbaik
adalah tentang apa pun yang menghambat kemajuan menuju tujuan.
Anda dapat secara produktif mengabaikan gagasan lain yang tidak Anda
setujui.
Memberi umpan balik pada ide dan informasi, bukan pada orangnya.
Dukung setiap komentar yang Anda buat dengan bukti. Fokus pada ide atau
aspek utama yang menurut Anda akan mengubah situasi menjadi lebih
baik. Jika Anda memuji mereka, kemungkinan besar pembicara akan
menerima kebutuhan untuk mengubah pandangan atau perilakunya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
74 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

84. Kunci persuasi yang efektif adalah memiliki ide-ide yang kuat dan menyampaikannya
dengan baik. Ide adalah mata uang komunikasi.
Aristoteles, kakek retorika, menyatakan bahwa kita dapat meyakinkan dengan dua
cara: melalui bukti yang dapat kita berikan kepada kita.
Informasi saja tidak akan pernah mempengaruhi siapa pun untuk bertindak. Hanya ide yang
mempunyai kekuatan untuk meyakinkan.
Kemampuan untuk membujuk dan mempengaruhi sangat dibutuhkan oleh para manajer.
Hari-hari dimana kita hanya sekedar memberi tahu orang apa yang harus dilakukan dan
mengharapkan mereka melakukannya sudah lama berlalu. Sekarang Anda harus bisa
'menjual ide Anda'.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Kata lama untuk kekuatan ini adalah retorika. Sejak zaman kuno, seni retorika telah
mengajarkan orang bagaimana menyusun dan menyampaikan ide-ide mereka. Hanya sedikit
orang – setidaknya di Eropa – yang mempelajari retorika secara sistematis. Namun, dengan
menerapkan beberapa prinsip sederhana, Anda dapat meningkatkan kualitas persuasi Anda
secara radikal.
Keterampilan persuasi
5
Karakter, logika dan gairah
Machine Translated by Google

85. menarik perasaan penonton terhadap karakter atau reputasi Anda;
Dan
menarik emosi mereka.
menarik alasan mereka;
Nama-nama Aristoteles untuk seruan ini – ethos, logos, dan pathos
Persuasi 'Artistik' terdiri dari tiga daya tarik dengan menggunakan keterampilan
dari pembujuk itu sendiri:
Bukti adalah apapun yang dapat kami tunjukkan untuk mendukung kasus
kami. Kami mungkin menggunakan dokumen atau saksi; saat ini, kita mungkin
menggunakan hasil penelitian atau kelompok fokus.
mendukung kasus kami, dan melalui apa yang disebutnya persuasi
'artistik'.
– menjadi terkenal.
Logika adalah karya pemikiran rasional. Dengan menggunakan logo, kami
menarik kemampuan penalaran audiens kami. Kita membangun argumen,
menciptakan alasan untuk mendukung kasus yang kita buat dan menunjukkan
bahwa alasan tersebut secara logis mendukung kasus tersebut.
Logika hadir dalam dua bentuk: deduktif dan induktif. (Lebih lanjut tentang logika
nanti di bab ini.)
Para ahli retorika menyadari sejak awal bahwa orang-orang dipengaruhi oleh
nafsu dan prasangka serta alasan. Misalnya, kita cenderung memercayai orang
yang kita percayai atau hormati. Etos adalah daya tarik bagi audiens kita
melalui kepribadian, reputasi, atau kredibilitas pribadi. Mengapa pendengar
Anda harus mempercayai apa yang Anda sampaikan kepada mereka? Apa
kualifikasi Anda untuk mengatakan semua ini?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Dimana pengalaman dan keahlian Anda? Bagaimana reputasi Anda
terhadap mereka? Nilai apa yang dapat Anda tambahkan pada argumen
dari pengalaman Anda sendiri? Karakter Anda menciptakan kepercayaan yang
menjadi dasar argumen Anda.
76 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Karakter (etos)
Logika (logo)
Machine Translated by Google

86. Gairah (kesedihan)
77 Keterampilan Persuasi
tidak etis. Dan kita tahu bahwa pembicara dapat menginspirasi audiens untuk
melakukan perilaku yang sangat tidak rasional dan berbahaya dengan
mempermainkan emosi mereka. Namun penyalahgunaan pathos tidak berarti kita
harus menghindarinya. Membujuk tanpa emosi tidak akan efektif, karena hal ini akan
terlihat tidak manusiawi (Pak Spock di Star Trek terus-menerus mengalami masalah ini
ketika mencoba membujuk rekan-rekannya untuk bertindak rasional).
Ketiga kualitas ini – karakter, penalaran, dan gairah
Oleh karena itu, Pathos memiliki reputasi sebagai orang yang tidak jujur atau
– harus hadir jika ingin membujuk seseorang. Proses
Kita cenderung menganggap menarik emosi sebagai sesuatu yang manipulatif.
Tujuan dari pathos haruslah untuk membangkitkan respon emosional yang sesuai
dengan kasus yang Anda perdebatkan. Emosi tidak perlu berlebihan. Jika kita
membiarkan pokok bahasan atau kejadian tersebut membangkitkan emosi penonton,
kita mungkin akan melakukan pathos dengan baik.
Sebagian dari kecurigaan kami muncul dari kenyataan bahwa permohonan ini selalu
dilakukan secara tidak langsung atau curang. Kita bisa mengemukakan argumen atau
kepercayaan kita secara terbuka, tapi kita tidak bisa mengumumkan kepada audiens
bahwa kita akan menarik emosi mereka; mereka akan segera waspada.
Kita juga tidak dapat membangkitkan emosi dengan membicarakannya; kita harus
menghadirkan sesuatu yang eksternal yang akan menggugah emosi. Permohonan
amal, misalnya, mungkin berupaya menggugah orang untuk berdonasi dengan
memperlihatkan gambar anak-anak yang sekarat di rumah sakit, atau hewan dalam
kesusahan. Merasakan emosi tersebut – atau memperlihatkannya – mungkin bisa
membantu, namun penyajian atau deskripsi yang tidak memihak sering kali akan lebih
membangkitkan emosi daripada yang emosional.
Pada akhirnya, manusia mungkin lebih dipengaruhi oleh emosinya daripada hal lain
untuk bertindak. Menarik perasaan mereka – pathos – merupakan elemen penting
dalam setiap upaya untuk membujuk.
upaya untuk membujuk mereka terdiri dari lima elemen kunci:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

87. menyusun ide-ide Anda secara logis;
Tangkap ide-ide yang muncul di benak Anda dan simpan di buku catatan atau file.
Luangkan waktu sebanyak yang Anda bisa untuk aktivitas ini sebelum percakapan
itu sendiri.
Pikirkan baik-baik tentang ketiga pertanyaan ini. Bayangkan Anda hanya punya
waktu beberapa detik untuk menyampaikan pesan Anda. Apa yang akan Anda
sampaikan?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
mengembangkan gaya yang sesuai dalam bahasa yang Anda gunakan;
Setelah menangkap dan menyimpan beberapa ide, tanyakan tiga
pertanyaan mendasar:
mengingat ide-ide Anda;
menyampaikan ide-ide Anda dengan kata-kata, isyarat visual dan
perilaku non-verbal.
'Apa tujuan saya?' Apa yang ingin saya capai? Apa yang ingin saya lihat
terjadi?
'Dengan siapa saya berbicara?' Mengapa saya berbicara dengan orang ini
tentang tujuan ini? Apa yang sudah mereka ketahui? Apa lagi yang perlu
mereka ketahui? Apa yang saya ingin mereka lakukan?
Jika Anda ingin membujuk seseorang, Anda harus mempunyai pesan.
Mulailah dengan mengumpulkan ide. Lakukan percakapan imajiner
Apa yang ingin Anda katakan? Apa ide besarnya? Anda harus tahu ide apa yang
ingin Anda promosikan. Satu gagasan yang mengatur lebih mungkin meyakinkan
pendengar Anda dibandingkan sekelompok gagasan, hanya karena satu gagasan
yang kuat lebih mudah diingat.
di kepala Anda dan catat hal-hal yang mungkin Anda katakan.
mengidentifikasi ide inti;
Ide seperti apa yang paling mungkin meyakinkan mereka? 'Hal terpenting
apa yang ingin saya sampaikan kepada mereka?' Jika saya hanya diberi
waktu beberapa menit bersama mereka, apa yang akan saya
katakan untuk meyakinkan mereka – atau, setidaknya, untuk membujuk
mereka agar terus mendengarkan?
78 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Apa ide besarnya?
Machine Translated by Google

88. Setelah Anda memutuskan pesan Anda, pertimbangkan apakah
Begitu Anda berdiri di tempat yang sama, ada kemungkinan lebih besar bahwa Anda akan
melihat sesuatu dengan cara yang sama. Membujuk mereka akan menjadi jauh lebih
mudah.
menurut Anda itu sesuai untuk tujuan Anda dan pendengar Anda. Apakah kalimat ini
mengungkapkan apa yang ingin Anda katakan? Apakah dalam bahasa yang mudah dipahami
oleh pendengarnya? Apakah ini cukup sederhana?
Orang hanya akan terbujuk oleh ide-ide yang menarik minatnya.
Pendengar Anda hanya akan tertarik dengan pesan Anda karena pesan tersebut menjawab
beberapa kebutuhan atau pertanyaan yang sudah ada di benak mereka.
Sekarang uji kalimat pesan Anda. Jika Anda mengucapkan kalimat ini kepada
pendengar Anda, apakah mereka akan mengajukan pertanyaan kepada Anda? Jika ya,
pertanyaan apa yang akan diajukan? Jika pesan Anda jelas, hal itu akan menimbulkan
salah satu dari tiga pertanyaan berikut:
'Mengapa?'
'Bagaimana?'
Maka, elemen penting dalam menyampaikan pesan Anda adalah menunjukkan
bahwa pesan tersebut berkaitan dengan kebutuhan atau pertanyaan tersebut.
'Yang mana?'
Berikut adalah struktur empat poin sederhana yang akan membawa Anda
pendengar sampai pada titik di mana mereka dapat menerima pesan Anda. Saya
mengingatnya dengan menggunakan huruf SPQR.
Jika Anda tidak dapat membayangkan pendengar Anda menanyakan pertanyaan-pertanyaan
ini, kemungkinan besar mereka tidak akan tertarik dengan pesan Anda. Jadi coba yang lain.
Sekarang cari tahu bagaimana membawa pendengar Anda ke tempat di mana
Jika Anda dapat membayangkan mereka menanyakan lebih dari satu pertanyaan
di atas, cobalah sederhanakan pesan Anda.
mereka akan menerima pesan ini. Anda harus 'membawa mereka ke dalam cara berpikir
Anda'. Ini berarti memulai dari tempat pendengar berdiri dan dengan lembut membimbing
mereka ke tempat yang Anda inginkan.
Cobalah untuk membuat satu kalimat. Ingatlah bahwa Anda tidak dapat
mengungkapkan ide tanpa mengucapkan kalimat. Yang terpenting, ide ini harusnya baru
bagi pendengarnya. Lagi pula, tidak ada gunanya mencoba membujuk mereka tentang
sesuatu yang sudah mereka ketahui atau setujui!
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
79 Keterampilan Persuasi
Machine Translated by Google

89. Masalah
Situasi
Apa masalahnya?
80 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Beritahukan secara singkat kepada pendengar sesuatu yang telah mereka ketahui.
Buatlah pernyataan tentang masalah yang Anda tahu akan mereka setujui.
Mungkin ada yang tidak beres
Masalah tentu saja datang dalam berbagai bentuk dan ukuran. Penting bagi
Anda untuk mengidentifikasi Masalah yang dapat dikenali oleh pendengar. Hal ini
harus secara jelas berkaitan dengan Situasi yang telah Anda siapkan: hal tersebut
menimbulkan ancaman atau menciptakan tantangan di dalamnya.
Hal ini menunjukkan bahwa Anda berada di wilayah mereka: Anda memahami situasi mereka
dan dapat menghargai sudut pandang mereka. Cobalah untuk menyatakan Situasi sedemikian
rupa sehingga pendengar berharap untuk mendengar lebih banyak.
Ada yang berubah
Sesuatu bisa berubah
Anggap saja ini semacam 'Pada suatu ketika…'. Ini adalah sebuah pembuka, sebuah
pernyataan penentu suasana yang mempersiapkan mereka menghadapi apa yang akan datang.
Sesuatu yang baru telah muncul
Sekarang identifikasi Masalah yang muncul dalam Situasi tersebut. Pendengar mungkin
mengetahui tentang Masalahnya; mereka mungkin tidak. Tapi mereka pastinya harus
mengetahuinya! Dengan kata lain, Masalahnya harus menjadi masalah mereka,
setidaknya sama seperti masalah Anda.
Seseorang memiliki sudut pandang yang berbeda
Kami tidak tahu harus berbuat apa
MasalahSituasi
Stabil, setuju Ada yang tidak beres status quo
Ada beberapa hal yang bisa kami lakukan
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

90. Masalah menyebabkan pendengar mengajukan Pertanyaan (atau akan melakukannya, jika mereka
menyadarinya). Sekali lagi, pendengar mungkin menanyakan Pertanyaan atau tidak. Jika ya, Anda
lebih mampu menjawabnya. Jika tidak, Anda mungkin harus hati-hati membuat mereka setuju bahwa
Pertanyaan ini layak untuk ditanyakan.
memilih?
salah
Sesuatu bisa berubah
mengingatkan pendengar Anda akan peluang yang muncul dalam Situasi tersebut.
salah
Apa yang bisa kita lakukan?
atau
mempersiapkannya?
Stabil, setuju Ada yang tidak berstatus quo
sudut pandang yang berbeda
Pertanyaan
Masalah bisa bersifat positif dan juga negatif. Anda mungkin menginginkannya
menyesuaikan diri dengannya?
berapa banyak barang yang kita ambil?
Situasi
Hentikan?
Seseorang memiliki
melakukan
Bagaimana kita
Sesuatu yang baru telah
muncul
Kursus mana yang harus dilakukan
Ada yang berubah
Sesuatu bisa saja terjadi
Bagaimana kita
Apa yang kita lakukan?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
kita bisa lakukan
Bagaimana kita
Kami tidak tahu apa
Apa yang kita lakukan?
Bagaimana kita
Masalah
Siapa yang benar?
Ada sebuah
81 Keterampilan Persuasi
Apa pertanyaannya?
Pertanyaan
Machine Translated by Google

91. 2. Pikirkan SPQR sebagai sebuah cerita. Teruslah bergerak. Menjaga
3. Sesuaikan tahapan cerita dengan kebutuhan pendengar.
mereka. Sampai Anda memahami pesannya, Anda tidak boleh memasukkan
gagasan apa pun yang perlu Anda buktikan.
pesan Anda.
1. SPQR harus mengingatkan pendengar, bukan membujuk
minat pendengar.
SPQR adalah kerangka bercerita klasik. Metode ini juga dikenal sebagai metode yang
digunakan konsultan manajemen dalam pendahuluan proposal mereka. Caranya
adalah dengan membawa pendengar Anda melewati empat tahap dengan cepat.
Jangan tergoda untuk mengisi cerita dengan banyak detail. Saat Anda menggunakan
SPQR, ingatlah tiga poin penting berikut:
Tanggapan atau jawaban Anda terhadap Pertanyaan adalah pesan Anda.
Dengan kata lain, pesan tersebut seharusnya muncul secara alami sebagai jawaban
yang logis dan kuat terhadap Pertanyaan yang muncul di benak pendengar oleh
Masalah tersebut!
Logika adalah metode yang Anda gunakan untuk merangkai ide menjadi struktur yang
koheren. Jadi, Anda harus memiliki sejumlah ide kunci yang mendukung pesan
yang Anda pilih. Idealnya, itu adalah jawaban atas pertanyaan yang Anda
bayangkan akan ditanyakan oleh pendengar saat Anda mengucapkannya
Pastikan mereka menyetujui tiga tahap pertama tanpa kesulitan. Pastikan
Anda memenuhi kebutuhan, nilai, dan prioritas mereka. Letakkan semuanya
sesuai ketentuan mereka.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Tanggapan
82 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Menyusun ide-ide Anda
Machine Translated by Google

92. Berdebat secara deduktif
Menemukan ide-ide kunci Anda
Berdebat secara induktif
83 Keterampilan Persuasi
Jika pesan Anda memancing
pendengar untuk bertanya:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
'Mengapa?'
'Bagaimana?'
Logika deduktif berbentuk silogisme: suatu argumen yang kesimpulannya disimpulkan
dari dua pernyataan (lihat Gambar 5.1). Untuk berdebat secara deduktif:
membuat pernyataan; buat
pernyataan kedua yang berhubungan dengan pernyataan pertama – oleh
Ide utama Anda adalah:
Alasan, manfaat atau penyebab
mengomentari subjek pernyataan pertama, atau apa yang Anda katakan tentang
subjek tersebut;
Metode, cara yang harus dilakukan
nyatakan implikasi kedua pernyataan ini benar secara bersamaan. Kesimpulan ini
adalah pesan Anda.
sesuatu, prosedur
'Yang mana?' Yang ini: item dalam daftar
Ada dua cara untuk mengatur ide secara logis. Mereka dapat disusun secara deduktif,
berurutan, dan induktif, dalam piramida.
Logika induktif bekerja dengan menyatakan suatu ide yang mengatur dan kemudian
menyampaikan sekelompok ide lain yang dirangkum oleh ide yang mengatur
tersebut. Nama lain dari logika semacam ini adalah pengelompokan dan peringkasan.
Machine Translated by Google

93. adalah seorang pria
tidak mungkin
operasional
makhluk hidup
Karena itu,
meningkat jika Anda
bertemu siapa pun
Volume
layak dibelidi Asia
Karena itu,
Laki-laki adalah
keuntungan di Asia adalah
Socrates adalah
Perusahaan mana pun Perusahaan A
Karena itu,
tumbuh
persyaratan
Socrates
volume adalah
bertemu keempatnya
saat ini
ini
layak dibeli
Kamu bukan
Perusahaan A adalahitu membuat a
makhluk hidup
menghasilkan keuntungan
84 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Logika induktif cenderung lebih kuat dalam bisnis dibandingkan logika
deduktif. Logika deduktif membawa dua risiko besar.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Logika induktif menciptakan piramida gagasan (lihat Gambar 5.2). Anda dapat menguji logika
struktur dengan menanyakan apakah ide-ide dalam suatu kelompok merupakan jawaban
terhadap pertanyaan yang ditimbulkan oleh ide ringkasan. (Anda sudah melakukan hal ini
ketika merumuskan pesan Anda.) Pertanyaan itu akan menjadi salah satu dari tiga
pertanyaan: 'Mengapa?', 'Bagaimana?' atau 'Yang mana?'
Gambar 5.1 Beberapa contoh penalaran deduktif
2. Anda mungkin melemahkan argumen Anda sendiri. Setiap tahapan dalam rangkaian
deduktif merupakan ajakan kepada pendengar untuk tidak setuju. Dan
mereka hanya perlu tidak setuju dengan salah satu tahapan agar seluruh
rangkaian runtuh.
1. Hal ini menuntut kesabaran yang sungguh-sungguh dari pihak pendengar. Jika Anda
memasukkan terlalu banyak ide ke dalam rangkaian, Anda mungkin akan menghabiskan
kesabaran mereka hingga mencapai titik puncaknya.
Machine Translated by Google

94. Pribadi
investasi
Pribadi
biaya melakukan
berkembang di semua jurusan
tumbuh di
Reformasi akan Reformasi akan
(Mengapa?)
pensiun adalah
meningkatkan
(Yang mana?)
Pensiun swasta adalah
Reformasi perpajakan akan mewujudkan
tumbuh di tumbuh di
Inggris
pensiun adalah pensiun adalah
bisnis di
wilayah Eropa
Jerman
mengurangi
bekerja
menarik asing
Inggris lebih kompetitif
insentif untuk
Pribadi
SkandinaviaPerancis
Reformasi akan
85 Keterampilan Persuasi
Logika deduktif hanya berguna untuk menentukan apakah sesuatu itu benar.
Logika induktif juga dapat membantu Anda menentukan apakah sesuatu layak
dilakukan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Logika induktif menghindari kedua bahaya ini. Pertama, tidak terlalu membebani
kesabaran pendengar karena gagasan utama – pesan – muncul di awal.
Kedua, piramida lebih kecil kemungkinannya untuk runtuh dibandingkan
rangkaian gagasan yang dirangkai. Urutan ini lebih mudah dibuat daripada
rangkaian deduktif karena Anda dapat melihat dengan lebih jelas apakah ide-ide
Anda yang lain mendukung pesan Anda. Dan pesan tersebut memiliki peluang
bagus untuk bertahan meskipun salah satu gagasan pendukungnya
dihilangkan. Piramida ide memuaskan dahaga kita akan jawaban sekarang dan
bukti di kemudian hari. Mereka memungkinkan Anda untuk lebih kreatif dalam
menyusun ide-ide Anda dan mereka menyampaikan pesan tepat di depan.
Gambar 5.2 Beberapa contoh penalaran induktif
Machine Translated by Google

95. Mengekspresikan ide-ide Anda
86 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Pemrograman neuro-linguistik (NLP) bekerja berdasarkan preferensi sensorik alami
masyarakat dalam menerima informasi.
Bahkan tanpa pelatihan atau belajar, Anda bisa menjadi lebih terbiasa dengan cara
Anda merespons ide dengan indra Anda.
Kata 'gambar' tentu saja mengandung arti yang kuat tentang sesuatu yang visual.
Namun Anda dapat menciptakan kesan melalui salah satu dari lima indera: penglihatan,
pendengaran, sentuhan, penciuman, dan rasa. Beberapa orang akan diyakinkan oleh
gambar; yang lain hanya akan terbujuk jika mereka mendengar kata-kata yang keluar dari
mulut mereka sendiri. Yang lain lagi-lagi hanya akan mengingat dan belajar melalui
sentuhan: mereka adalah orang-orang yang 'langsung' yang menuntut demonstrasi dan
latihan.
Kapan pun Anda berusaha membujuk seseorang dengan sebuah ide, pikirkan bagaimana
panca indera merespons ide tersebut. Cobalah untuk menciptakan kesan ide yang menarik
bagi salah satu indra. Anda akan menemukan bahwa ide tersebut menjadi hidup
secara ajaib.
Memori = gambaran + perasaan
NLP berupaya mengembangkan kesadaran akan preferensi sensorik ini menjadi pendekatan
sistematis dalam berkomunikasi.
Kami tidak ingat kata-katanya. Kita hampir melupakan semua yang dikatakan
orang lain. Namun kita mengingat gambar – khususnya gambar yang membangkitkan kesan
dan perasaan indrawi. Jika Anda dapat menggairahkan imajinasi pendengar Anda melalui
indra dan merangsang perasaan tertentu dalam diri mereka, Anda akan mampu
menanamkan gagasan yang menyertainya dalam ingatan jangka panjang mereka.
Tidaklah cukup hanya memiliki ide-ide yang koheren dan terorganisir secara logis. Anda
harus menghidupkan ide-ide di benak pendengar. Anda harus menggunakan kata-kata
untuk menciptakan gambaran dan perasaan yang akan merangsang indera dan otak mereka.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

96. Cerita
Contoh
Menggunakan metafora
87 Keterampilan Persuasi
Cerita akan bekerja paling baik jika bersifat konkrit dan personal. Ceritakan kisah
otentik Anda sendiri. Mereka akan menampilkan karakter dan hasrat Anda. Mereka juga akan
lebih mudah diingat! Jika Anda ingin menceritakan kisah orang lain, jelaskan bahwa itu bukan
kisah Anda dan ceritakan dengan cepat. Sebuah cerita akan meyakinkan pendengarnya
jika mempunyai maksud yang jelas.
Tanpa tujuan, hal ini bisa menjadi kontraproduktif: pengalihan yang menjengkelkan dan
membuang-buang waktu. Anda mungkin perlu memperjelas: 'dan inti ceritanya adalah…'.
Penggunaan metafora, sebagaimana dibahas dalam Bab 3, adalah teknik mengungkapkan
sesuatu dalam kaitannya dengan hal lain. Metafora memungkinkan Anda melihat sesuatu
dengan cara baru dengan menunjukkan hubungannya dengan orang lain. Metafora yang
paling persuasif adalah metafora yang menarik indera dan pengalaman secara langsung.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Contoh nyata dan penerapan ide membuat kita menanggapi ide dengan lebih serius.
Mungkin lebih mudah untuk membingungkan pendengar Anda dengan berbicara secara
abstrak; tetapi satu contoh yang jelas akan memperjelas gagasan Anda dengan segera.
Cerita adalah contoh khusus. Mereka memberi bobot pada contoh tersebut dengan
menjadikannya bersifat pribadi. Mereka juga mempunyai manfaat dalam menghibur
pendengarnya, membuat mereka tetap dalam ketegangan dan melepaskan respons emosional
dengan wahyu yang mengejutkan. Kebanyakan bujukan dan penjelasan sehari-hari
berbentuk cerita: gosip, lelucon, spekulasi, 'cerita perang', atau rumor biasa.
Contohnya bisa sangat kuat dan langsung meyakinkan.
Mungkin cara paling sederhana untuk menghidupkan sebuah ide adalah dengan
memberikan contoh nyata. Temukan contoh di mana gagasan tersebut telah dipraktikkan,
atau di mana gagasan tersebut telah membuahkan hasil nyata – baik bermanfaat maupun
membawa bencana.
Machine Translated by Google

97. Saat ini, ingatan sepertinya hampir tidak bisa dianggap sebagai keterampilan hidup –
kecuali untuk lulus ujian. Tampaknya teknologi telah mengambil tempatnya. Tidak perlu
diingat: sekadar membaca dan menyimpan email, menerima pesan (suara dan teks) di ponsel,
mencolokkan, menjelajahi, dan mengunduh…
Berikan diri Anda beberapa petunjuk mental yang jelas sehingga Anda dapat menemukan
jalan dari satu ide ke ide berikutnya. Tulis beberapa catatan di kartu atau di punggung tangan
Anda. Gambarlah peta pikiran. Buatlah warna-warni. Jika Anda telah menyusun piramida mental,
gambarlah di selembar kertas dan bawalah bersama Anda. Sediakan sarana untuk
menggambarkan pemikiran Anda saat Anda menjelaskannya: buku catatan, flip chart, papan
tulis. Ajaklah orang lain untuk ikut bergabung: dorong mereka untuk memikirkan
hal ini sebagai bentuk pemikiran mereka.
Memori memainkan peran penting dalam seni retorika pada masa sebelum pencetakan. Tanpa
sarana yang siap untuk membuat catatan atau akses mudah ke buku, mengingat ide dan
hubungannya merupakan keterampilan yang penting. Seluruh sistem memori diciptakan
untuk membantu orang menyimpan informasi dan mengingatnya sesuka hati.
Metafora menciptakan makna. Mereka membakar ide ke dalam pikiran pendengar
Anda (itu adalah metafora!). Mereka membantu pendengar untuk mengingat dengan
menciptakan gambar (atau suara, atau rasa, atau bau) yang dapat mereka simpan dalam
pikiran mereka (saya menggunakan metafora lemari atau perpustakaan untuk menjelaskan
beberapa bagian dari cara kerja pikiran).
Temukan cara untuk mewujudkan ide-ide dari kertas dan masuk ke dalam kepala Anda.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Namun, ingatan tetap memainkan peranan penting dalam meyakinkan orang lain. Jika Anda
tidak dapat mulai membujuk seseorang tanpa setumpuk spreadsheet dan tas berisi desain proyek
sebagai referensi, jangan mulai. Tak seorang pun pernah terbujuk dengan melihat seseorang
membacakan dari setumpuk catatan.
88 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mengingat ide-ide Anda
Machine Translated by Google

98. Pengiriman secara garis besar mencakup tiga jenis aktivitas. Memikirkan tentang
mata;
suara;
tubuh.
Apakah mereka menyukai gaya percakapan yang santai dan informal atau penyampaian yang
lebih formal dan presentasional? Apakah mereka tertarik pada gambaran luas atau ingin
banyak detail pendukung? Apakah mereka ingin bertanya?
Suara Anda akan terdengar lebih persuasif jika tidak terlalu tinggi, terlalu cepat, atau
terlalu pelan. Berusahalah untuk mengatur dan memperkuat pernapasan Anda saat Anda
berbicara. Tarik napas dalam-dalam dan perlahan. Biarkan suara Anda muncul
Bab 2 menunjukkan bagaimana komunikasi non-verbal merupakan komponen penting
dalam menciptakan pemahaman. Saat Anda berusaha membujuk, perilaku Anda akan
menjadi hal yang paling persuasif dalam diri Anda. Jika Anda mengatakan satu hal tetapi tubuh
Anda mengatakan hal lain, tidak ada yang akan mempercayai kata-kata Anda.
cara Anda menggunakan:
Pikirkan tentang gaya penyampaian yang mungkin disukai pendengar Anda.
Penyampaian berarti mendukung ide-ide Anda dengan perilaku yang efektif.
Orang lebih banyak berbicara dengan matanya dibandingkan dengan suaranya. Pertahankan
kontak mata dengan pendengar Anda. Jika Anda berbicara dengan lebih dari satu orang,
sertakan semua orang dengan mata Anda. Fokus pada matanya: jangan melihat ke
dalamnya. Ada dua saat di mana Anda mungkin memutuskan kontak mata: saat Anda
memikirkan apa yang harus Anda katakan selanjutnya; dan ketika Anda melihat catatan, peta
pikiran, atau objek lain yang menjadi perhatian umum.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Menyampaikan secara efektif
89 Keterampilan Persuasi
Kontak mata yang efektif
Menggunakan suara Anda
Machine Translated by Google

99. Pembujuk profesional mengamati perilaku pendengarnya dan diam-diam menirunya.
Jika Anda santai dengan orang lain, pencerminan seperti itu cenderung terjadi secara
alami: Anda mungkin mendapati diri Anda menyilangkan kaki dengan cara yang sama atau
menggerakkan lengan dengan cara yang kira-kira sama. Cobalah secara sadar untuk
menyesuaikan postur dan gerakan Anda dengan orang yang mendengarkan Anda. Lakukan
lebih banyak: memimpin. Jangan duduk diam atau menutup tubuh saat Anda berusaha
membujuk; majukan diri Anda, buka diri Anda dan presentasikan diri Anda beserta ide-ide
Anda.
Wajah Anda, anggota tubuh Anda, dan postur tubuh Anda semuanya akan berkontribusi
terhadap pengaruh total ide-ide Anda terhadap pendengar. Untuk memulainya, cobalah
untuk tidak mengerutkan kening. Jaga agar otot-otot wajah Anda tetap bergerak dan
perhatikan agar otot-otot leher Anda tetap rileks. Gunakan tangan Anda untuk melukis
gambar, untuk membantu Anda menemukan kata-kata yang tepat dan mengekspresikan
diri Anda sepenuhnya.
lebih banyak dari tubuh Anda daripada dari tenggorokan Anda. Perlambat juga laju suara
Anda: Anda akan mudah sekali berceloteh saat Anda sedang bertengkar atau gugup
terhadap reaksi orang lain. Semakin kuat suara Anda, dan semakin terukur penyampaian
vokal Anda, suara Anda akan semakin meyakinkan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
90 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Bahasa tubuh yang persuasif
Machine Translated by Google

100. ditahan karena alasan yang sangat spesifik;
bertujuan untuk mencapai hasil tertentu;
terstruktur dengan lebih hati-hati dan sadar; biasanya harus
mencakup hal-hal yang menjadi perhatian yang telah ditentukan sebelumnya;
dipanggil dan dipimpin oleh satu orang – pewawancara; biasanya dicatat.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Kata 'wawancara' berarti 'melihat di antara kita': wawancara adalah pertukaran
pandangan. Percakapan apa pun – yang dilakukan dengan baik – merupakan pertukaran
yang luar biasa. Wawancara berbeda dari percakapan lain karena:
Setiap manajer mengadakan wawancara. Mampu mengadakan wawancara terstruktur
dengan seseorang untuk mencapai tujuan yang jelas merupakan keterampilan manajerial
yang mendasar.
percakapan resmi
Wawancara: mengadakan a
6
Kapan wawancara bukan
wawancara?
Machine Translated by Google

101. Apa tujuan saya? Apa yang
saya perlukan?
Apa yang ingin Anda capai dalam wawancara? Anda harus memutuskan, karena
Anda akan mengadakan wawancara. Apakah Anda ingin mendisiplinkan anggota
staf karena berisiko mengalami kecelakaan, atau memengaruhi sikap mereka
terhadap keselamatan? Apakah Anda mencoba melepaskan tugas rutin yang
membosankan atau ingin mendelegasikan sebagai cara mengembangkan anggota
tim Anda? Apakah Anda melakukan konseling atau pembinaan?
Persiapkan wawancara dengan mempertimbangkan tiga pertanyaan:
Pikirkan tentang informasi yang Anda perlukan sebelum dan selama
Setiap jenis wawancara akan menuntut berbagai keterampilan dari Anda,
pewawancara. Semua keterampilan penyelidikan dan persuasi yang telah
dieksplorasi sejauh ini dalam buku ini akan berguna pada suatu saat nanti.
Kapan dan dimana?
penilaian;
delegasi;
pelatihan;
penyuluhan.
Bab ini akan membahas empat jenis wawancara berikut:
Menetapkan tujuan yang jelas adalah satu-satunya cara Anda dapat
mengukur keberhasilan wawancara. Dan ini penting jika Anda ingin dapat
menentukan gaya dan struktur wawancara.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Mempersiapkan wawancara
92 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Apa yang saya butuhkan?
Apa tujuan saya?
Machine Translated by Google

102. Kualitas wawancara akan sangat dipengaruhi olehnya
Pikirkan juga tentang iklim yang Anda siapkan untuk orang yang diwawancarai.
Kapan Anda mengusulkan untuk wawancara? Untuk berapa lama? Waktu dalam
sehari sama pentingnya dengan hari yang Anda pilih. Waktu-waktu tertentu dalam
sehari sangat sulit untuk diwawancarai: setelah makan siang, misalnya – atau saat
makan siang! Ingat juga bahwa wawancara yang berlangsung terlalu lama akan
menjadi kontraproduktif.
Mendudukkannya di kursi rendah, di balik meja, menghadap ke jendela yang
cerah, tanpa tempat untuk menaruh secangkir kopi, jelas akan menciptakan suasana
yang tidak menyenangkan.
Anda mungkin juga memerlukan peralatan lain untuk membantu Anda:
buku catatan, flip chart, file, contoh bahan atau mesin. Anda bahkan mungkin
memerlukan saksi untuk memastikan bahwa wawancara tersebut dilakukan secara
profesional dan adil.
lokasi. Anda mungkin menganggap kantor Anda terlalu formal atau
mengintimidasi; di sisi lain, wawancara di tempat umum yang ramai atau di
pub dapat merusak rasa privasi yang seharusnya didorong oleh setiap wawancara.
Anda mungkin memutuskan untuk melakukan beberapa bagian wawancara di
tempat berbeda.
akan membutuhkan. Bidang utama apa saja yang perlu Anda liput? Dalam
urutan apa? Pertanyaan apa yang perlu Anda tanyakan?
wawancara. Pikirkan juga informasi apa yang diwawancarai
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Wawancara, seperti percakapan lainnya, secara alami masuk dalam suatu
struktur. Pewawancara terkadang mencoba memaksakan wawancara untuk
mencapai hasil tanpa memberikan cukup waktu untuk tahap awal.
Setiap wawancara dapat disusun menggunakan struktur WASP yang telah
dibahas di Bab 3. Struktur ini memperkuat fakta bahwa kedua tahapan berpikir itu
penting.
Kapan dan dimana?
93 Wawancara: Mengadakan Percakapan Formal
Menyusun wawancara
Machine Translated by Google

103. wawancara, nyatakan tujuan Anda, atur suasana dan jalin
hubungan Anda. 'Mengapa kita membicarakan masalah ini? Mengapa
kita?' Lakukan apa pun yang Anda bisa untuk membantu orang yang
diwawancarai rileks. Pastikan orang yang diwawancarai
Anda dan orang yang diwawancarai mengerjakan apa yang telah Anda sepakati.
memahami aturan yang Anda tetapkan, dan menyetujuinya.
Nyatakan secara eksplisit hasil wawancara: tindakan yang akan dihasilkan
dari wawancara tersebut. Inti dari tahap perpisahan adalah Anda secara
eksplisit menyetujui apa yang akan terjadi selanjutnya.
Apa yang akan terjadi? Siapa yang akan melakukannya? Apakah ada
batas waktunya? Siapa yang akan memeriksa kemajuannya?
Acquire (pemikiran tahap pertama). Langkah kedua adalah
pengumpulan informasi. Berkonsentrasilah untuk mencari tahu sebanyak
mungkin tentang permasalahan tersebut, sesuai pandangan orang yang
diwawancarai. Tugas Anda adalah mendengarkan. Ajukan pertanyaan hanya
untuk menjaga wawancara tetap pada jalurnya atau untuk mendorong orang
yang diwawancarai lebih jauh ke arah yang bermanfaat. Berhati-hatilah
untuk tidak menghakimi atau menyiratkan bahwa Anda sedang mengambil keputusan.
Bagaimana setelah wawancara? Dalam banyak kasus, Anda mungkin memerlukan
waktu untuk mengatur pikiran dan mengambil keputusan. Memang benar, mungkin tidak
tepat untuk mengambil keputusan – atau memberi tahu orang yang
diwawancarai tentang apa yang telah Anda putuskan – di akhir wawancara itu sendiri.
Orang yang diwawancarai juga mungkin memerlukan waktu untuk merenungkan
wawancaranya. Meskipun demikian, Anda harus memberi tahu orang yang
diwawancarai apa yang Anda harapkan dari langkah selanjutnya dan memastikan
bahwa mereka menyetujuinya.
Penawaran (pemikiran tahap kedua). Sekarang, pada langkah ketiga,
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
wawancara telah berpindah dari informasi
awal.
berkumpul untuk memecahkan masalah bersama. Tinjau opsi untuk
tindakan. Penting pada tahap wawancara ini untuk mengingatkan diri
Anda sendiri tentang tujuan yang Anda tetapkan pada saat itu
Bagian (pemikiran tahap kedua). Akhirnya, buatlah keputusan.
Selamat datang (pemikiran tahap pertama). Di awal
94 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

104. Tinjau kinerja Anda sendiri sebagai pewawancara.
semuanya, apakah Anda mencapai tujuan yang Anda tetapkan sendiri?
Beberapa saat meninjau kinerja Anda sendiri tentu dapat membantu Anda
dalam wawancara selanjutnya.
tindakan yang disepakati oleh orang yang diwawancarai.
Ini adalah pilihan wawancara paling umum yang akan Anda adakan sebagai manajer.
Setiap wawancara dianalisis dalam struktur empat tahap WASP. Apa pun jenis wawancara
yang Anda adakan, gunakan semua keterampilan inkuiri yang telah kita bahas di Bab 4:
tentang apakah akan membuat catatan selama wawancara, kecuali bahwa
pencatatan tidak boleh mengganggu proses mendengarkan orang yang
diwawancarai secara berlebihan.
Apa yang berjalan baik? Apa yang bisa lebih baik? Di atas
Laksanakan tindakan apa pun yang telah Anda sepakati dan tindak lanjuti
Segera buat catatan Anda. Tidak ada aturan umum
memperhatikan;
memperlakukan orang yang diwawancarai secara
setara; menumbuhkan
kemudahan;
mendorong; mengajukan pertanyaan
yang berkualitas; penjatahan
informasi; memberikan umpan balik positif.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Setelah wawancara
95 Wawancara: Mengadakan Percakapan Formal
Jenis wawancara
Machine Translated by Google

105. Mengapa?
Inti dari penilaian yang sukses adalah perbandingan
Hasil manakah yang belum tercapai? Bisakah Anda menyarankan
ke dalam percakapan yang bermusuhan. Bersiaplah dengan Tangga Inferensi (lihat
Bab 3) untuk membawa potensi kontroversi ke dalam pemeriksaan yang lebih cermat terhadap
fakta dan perasaan.
Mempersiapkan wawancara Anda harus
mempelajari deskripsi pekerjaan pemegang pekerjaan dan standar kinerja yang
telah Anda tetapkan. Jika target telah ditetapkan dan ditinjau secara berkala, pikirkan hal
ini dengan hati-hati. Pertanyaan kunci yang perlu ditanyakan pada tahap ini adalah:
Pastikan Anda memberi tahu pemegang pekerjaan apa yang Anda lakukan untuk
mempersiapkan diri dan mengundang mereka untuk melakukan persiapan dengan cara
serupa. Mintalah mereka, jauh sebelumnya, untuk mempertimbangkan kinerja mereka
selama periode penilaian, dan untuk mencatat keberhasilan, kegagalan, dan apa pun di
antaranya!
Hasil apa yang telah dicapai oleh pemegang pekerjaan? Di
bagian manakah pemegang pekerjaan telah melampaui ekspektasi atau
menunjukkan kemajuan nyata?
Wawancara penilaian adalah salah satu wawancara terpenting yang Anda adakan sebagai
seorang manajer. Sangat penting bagi Anda dan pemegang pekerjaan untuk
mempersiapkan diri secara menyeluruh untuk wawancara.
Jangan mematikan penilaian pada tahap awal dengan turun
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Tinjau standar, target, deskripsi pekerjaan, dan lainnya
dua rangkaian ide: ide Anda dan ide pemegang pekerjaan. Tujuan Anda adalah mencapai
pemahaman bersama: kesepakatan tentang kinerja dan potensi pemegang pekerjaan
di masa depan.
Penilaian
96 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Selamat datang
Mengadakan wawancara
Machine Translated by Google

106. Buka wawancara dengan menanyakan pandangan mereka kepada pemegang pekerjaan
dan menahan milikmu sendiri. Tinjau kemungkinan alasan pencapaian atau kekurangan
pencapaian tersebut. Wawancara terbuka dengan memasukkan masalah kompetensi,
keterampilan, pelatihan dan keadaan eksternal.
Pertanyaan pada tahap ini mungkin termasuk:
Daripada mengatakan, misalnya, 'Anda agresif terhadap pelanggan kami', Anda
bisa mengatakan 'Beberapa pelanggan kami sepertinya menganggap perilaku Anda
agresif. Apa pendapatmu tentang itu?' Gunakan perilaku sebagai dasar komentar Anda.
Miliki bukti untuk diserahkan. Bersiaplah untuk menafsirkan kembali bukti dari sudut
pandang pemegang pekerjaan.
Pertanyaan Anda kepada pemegang pekerjaan mungkin mencakup:
berbicara?
Menurut Anda, apa yang paling bisa Anda
lakukan? Di manakah Anda mempunyai masalah
sebenarnya? Seberapa relevan deskripsi pekerjaannya?
Bagaimana perasaan Anda tentang pekerjaan Anda sejak terakhir kali kita melakukannya
aspek kinerja yang Anda berdua lihat. Hubungkan: buat perbandingan dan bicarakan
apa yang telah dicapai dan apa yang belum terjadi. Tetap berpegang pada fakta yang diketahui
dan pastikan Anda menyetujuinya.
Pasokan
Ini adalah bagian pemecahan masalah dari wawancara. Analisis apa yang Anda
temukan, dan fokus pada peluang untuk bertindak,
Apa kelebihan Anda? Di mana Anda pikir
Anda bisa mengembangkannya? Masalah khusus apa
yang pernah Anda alami? Menurut Anda, bagaimana Anda bisa menanganinya
secara berbeda?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Carilah kemungkinan daripada mengucapkan penilaian tertutup.
97 Wawancara: Mengadakan Percakapan Formal
Mendapatkan
Machine Translated by Google

107. Lihatlah kembali elemen-elemen penting dari sebuah percakapan
Jangan mengisi formulir apa pun selama wawancara. Ini akan memakan waktu terlalu
lama dan mengalihkan perhatian Anda dari bisnis Anda yang sebenarnya. Luangkan
waktu untuk mengisi dokumen apa pun dengan hati-hati, setelah wawancara berakhir. Anda
perlu waktu untuk mengumpulkan pemikiran Anda dan merangkumnya dalam pikiran
Anda. Tentu saja, Anda setidaknya harus menunjukkan dokumen yang sudah lengkap
kepada pemegang pekerjaan dan melibatkan mereka dalam perubahan apa pun.
Anda dan pemegang pekerjaan mengonfirmasi persetujuan Anda dan memberikan
pemahaman yang jelas bahwa tindakan ini dicatat dan akan dipantau.
Siapa pun terkadang bisa tampil di bawah par. Biasanya beberapa kegagalan
dapat ditoleransi, namun terus-menerus atau serius
Apa yang dapat kita lakukan untuk mengubah target atau standar kita?
Apakah kita perlu menulis ulang bagian mana pun dari deskripsi pekerjaan?
Bagaimana pekerjaan dapat ditingkatkan? Apakah Anda punya ide?
tindakan di Bab 3. Ingatlah bahwa Anda akan memperoleh lebih banyak
komitmen dari pemegang pekerjaan jika Anda mengajukan permintaan dan mengundang
mereka untuk memberikan tanggapan yang dipertimbangkan.
Pertanyaan pada tahap ini antara lain:
perubahan dan perbaikan. Hasilkan alternatif. Carilah kesepakatan tentang apa yang bisa
dilakukan. Anda mungkin mencari langkah baru menuju target, standar kinerja, atau
bahkan perubahan deskripsi pekerjaan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Anda harus memastikan bahwa Anda melakukan tindakan apa pun yang Anda setujui
dalam wawancara: dukungan, perubahan prosedur, delegasi atau pelatihan. Jika tidak, Anda
melemahkan otoritas Anda sendiri dan kredibilitas proses penilaian itu sendiri.
Dan di lain waktu Anda akan merasa lebih sulit untuk membangkitkan rasa hormat dan
kepercayaan yang menjadi dasar keseluruhan sistem.
Menangani kinerja yang buruk Terkadang
Anda harus menangani kinerja yang buruk.
98 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Bagian
Machine Translated by Google

108. jauh.
Manajemen yang buruk. Pekerjaan yang ada belum mencukupi
Hanya mereka yang bisa berperilaku berbeda, jadi mereka harus memutuskan apa yang harus dilakukan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Apa yang Anda lihat sebagai kinerja buruk belum tentu merupakan kinerja buruk
menjelaskan. Perencanaannya buruk. Pekerjaan tersebut mungkin telah
berubah dengan cara yang tidak masuk akal bagi pemegang pekerjaan.
Sumber daya mungkin kurang. Disiplin mungkin kendur.
kesalahan pemegang pekerjaan. Faktanya, tidak ada gunanya memikirkan kesalahan
atau kesalahan jika Anda mendeteksi kinerja yang buruk. Tentu saja, ini mungkin merupakan
kasus pelanggaran yang sebenarnya; namun kondisi kinerja yang buruk cenderung lebih
kompleks. Seorang manajer yang efektif akan melihat lebih dalam dan tidak langsung
mengambil kesimpulan.
Pertama, tentukan kesenjangannya. Apa standarnya yang tidak ada
Kondisi fisik mungkin membuat bekerja sesuai standar menjadi sangat sulit.
Anda mungkin mengelola pekerjaan dengan buruk – begitu pula manajer
lainnya.
bertemu? Apakah kesenjangan tersebut cukup dan cukup konsisten untuk memerlukan
tindakan?
Kurangnya 'kesesuaian' organisasi. Pemegang pekerjaan mungkin
tidak senang dengan tim, atau tim tidak senang dengan pemegang
pekerjaannya. Apa yang disebut sebagai 'bentrokan kepribadian' mungkin akan
menghalangi, atau rasa keadilan alamiah mungkin disalahgunakan.
Sekarang tentukan kemungkinan penyebab kesenjangan pencapaian.
Keadaan dalam negeri. Mereka mungkin dalam kondisi kesehatan yang buruk atau
Ada tiga alasan utama mengapa para pekerja bisa berkinerja buruk:
menderita ketidakstabilan emosional, karena masalah keluarga atau pribadi.
kekurangan memerlukan tindakan. Menghindari masalah tidak akan menyelesaikan masalah
Setelah mengetahui kesenjangan tersebut dan alasannya, Anda harus bersama-sama dengan
pemberi kerja menyusun rencana untuk menutup kesenjangan tersebut. Di manakah peluang
untuk perbaikan? Bagaimana Anda bisa membantu? Anggaplah bagian wawancara ini
sebagai pemecahan masalah bersama. Temukan tindakan yang dapat disetujui oleh
pemegang pekerjaan.
99 Wawancara: Mengadakan Percakapan Formal
Machine Translated by Google

109. Pendelegasian yang berhasil melibatkan pencocokan tanggung jawab dengan
wewenang. Siapa pun yang mengelola akan mengetahui betapa sulitnya hal ini – begitu
pula orang tua atau pengasuh mana pun.
tugas rutin; tugas
yang memakan waktu – penelitian, pengujian, kegiatan
administratif atau koordinasi; menyelesaikan tugas-tugas
yang dapat didelegasikan sebagai suatu blok pekerjaan; tugas komunikasi –
surat, materi promosi, panggilan telepon.
Delegasi dengan sengaja memilih untuk memberikan wewenang kepada seseorang untuk
melakukan sesuatu yang dapat Anda lakukan sendiri. Ini bukan sekadar 'membagi-bagikan
pekerjaan'. Anda memberi seseorang tanggung jawab: tugas yang harus
dilaksanakan; dan Anda menyerahkan wewenang: kekuasaan untuk membuat keputusan
lain dan mengambil tindakan untuk melaksanakan tanggung jawab.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Catat persetujuan Anda dan jangan lupa untuk menindaklanjuti tindakan yang
telah disepakati.
Mempersiapkan wawancara: menentukan apa yang harus didelegasikan
Tinjau tujuan
Anda sendiri. Sekarang bedakan antara aktivitas yang dapat Anda
delegasikan dan aktivitas yang harus Anda tanggung sendiri. Kandidat delegasi
yang jelas meliputi:
Jelaskan bahwa Anda bersedia membantu.
Mereka mungkin dapat melakukan perbaikan besar secara bertahap.
Delegasikan tugas-tugas yang mungkin membosankan bagi Anda, tetapi terbukti
merupakan tantangan nyata bagi orang lain. Jangan mendelegasikan:
tugas yang sepenuhnya di luar kemampuan dan pengalaman orang yang
bersangkutan;
100 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Delegasi
Machine Translated by Google

110. Carilah minat orang-orang terhadap pekerjaan yang belum pernah mereka lakukan, atau mungkin
mereka menunjukkan kecakapan dalam pekerjaan tersebut dalam situasi
yang tidak biasa (melindungi orang lain, mengatasi krisis).
Carilah kemampuan yang diterapkan di tempat lain: di bagian lain pekerjaan mereka, atau
mungkin di luar pekerjaan.
Profil keterampilan siapa yang paling sesuai dengan kebutuhan?
Pelatihan atau dukungan lebih lanjut apa yang diperlukan?
pemahaman mereka tentang permasalahan tersebut dan bagaimana mereka
memandang diri mereka sendiri sehubungan dengan isu tersebut.
Apakah itu sesuai dengan tanggung jawab lain yang mereka emban saat ini?
Dapatkah mereka melihatnya sebagai peluang untuk tumbuh dan mengembangkan keterampilan baru?
Apa keterampilan, pengalaman, keahlian dan kualifikasinya
diperlukan untuk tugas tersebut?
Setelah memutuskan apa yang akan didelegasikan, ajukan pertanyaan berikut:
masalah strategis, kebijakan, rahasia atau keamanan; tugas yang
melibatkan disiplin terhadap teman sebayanya.
Periksa juga standar kinerjanya. Apakah hal tersebut sesuai atau dapat dicapai?
Apakah pelatihan diperlukan? Memasok. Jelajahi bersama pemegang pekerjaan
peluang untuk mengambil tugas baru ini. Ini adalah pemecahan masalah bersama
Selamat datang. Jelaskan tujuan wawancara. Mulailah dengan membuat permintaan.
'Saya ingin berdiskusi dengan Anda kemungkinan mendelegasikan x.' Jelaskan
tugas yang Anda pertimbangkan untuk didelegasikan, dan mengapa Anda
menganggap orang yang diwawancarai sebagai orang terbaik untuk melakukan
tugas tersebut.
Mengadakan wawancara Seperti
halnya jenis wawancara lainnya, Anda dapat menyusun wawancara untuk
memberikan peluang keberhasilan terbaik bagi diri Anda sendiri.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Jelaskan bahwa posisi mereka terbuka: mereka tidak merasa berkewajiban
sampai mereka memahami dengan jelas pertanyaan yang Anda
ajukan. Mendapatkan. Mintalah pemegang pekerjaan untuk
mengeksplorasi pekerjaan mereka
101 Wawancara: Mengadakan Percakapan Formal
Machine Translated by Google

111. Bagian. Sekarang jadikan permintaan Anda formal. Berikan
skala waktu atau tenggat waktu, serta kondisi kepuasan:
standar atau target yang ingin dicapai, bagaimana Anda akan
memantau kemajuan dan memeriksa keberhasilan.
Tujuan. Tujuan tugas yang luas, yang spesifik
Jelaskan kepada delegasi bahwa mereka mempunyai empat kemungkinan
target, kondisi kepuasan dan rentang waktu harus dibuat eksplisit.
Kebijakan. 'Aturan dan regulasi.' Cara di mana
tanggapan.
Mereka dapat menerima permintaan tersebut dan membuat komitmen. 'SAYA
tugas yang dilaksanakan harus sesuai dengan pedoman
hukum, kontrak, atau kebijakan yang mendasari organisasi
beroperasi. Batasan
wewenang. Ini sangat penting. Delegasi harus mengetahui dengan
jelas dimana kewenangannya
berjanji bahwa aku akan melakukan x pada waktu y.'
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Mereka bisa menolak. Mereka harus bebas untuk mengatakan 'Tidak', dan
pada saat yang sama harus jelas terhadap konsekuensi
penolakannya.
Hasil wawancara ini harus berupa komitmen yang jelas dari delegasi untuk bertindak:
terhadap tugas yang awalnya dimaksudkan untuk didelegasikan, terhadap sebagian
tugas, terhadap tugas lain, atau terhadap penolakan.
Mereka dapat memutuskan untuk berkomitmen nanti. 'Saya akan menghubungi
Anda kembali pada waktu z, ketika saya akan memberi Anda
tanggapan yang pasti.' Mereka dapat membuat penawaran balik. 'Saya tidak
mau melakukan x; namun, saya dapat berjanji kepada Anda bahwa saya
akan melakukan w (atau mungkin sebagian dari x) pada waktu y.'
Dalam menerima tanggung jawab yang baru didelegasikan, delegasi harus
jelas mengenai tiga batasan tindakan mereka:
sekali lagi, melihat pengaturan baru dalam kaitannya dengan cara kerjanya,
bagaimana Anda dapat membantu dan bagaimana orang yang
diwawancarai dapat menjadikan pekerjaan tersebut lebih sesuai dengan keinginan mereka.
102 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

112. apa yang sedang terjadi;
tujuan;
dinamika dan hubungan antara yang dibina dan
Menumbuhkan tanggung jawab adalah tahap kedua dari pembinaan dan melibatkan
pemikiran tahap kedua: memikirkan tentang apa yang harus dilakukan. Jadi pada tahap ini,
pembinaan mendorong pihak yang dibina untuk memikirkan tentang:
Coaching adalah meningkatkan kinerja. Tujuan dari wawancara pembinaan adalah
untuk membantu orang yang dibina berpikir sendiri, menumbuhkan kesadaran yang lebih
besar dan karenanya tanggung jawab yang lebih besar. Menumbuhkan kesadaran
adalah tahap pertama pembinaan dan melibatkan pertimbangan:
gagasan untuk bertindak;
memberikan dukungan apa pun yang Anda atau mereka anggap perlu;
memberikan pelatihan apa pun yang mungkin diperlukan;
tersedia untuk konsultasi atau nasihat; membuat
delegasi diketahui publik.
yang lain;
masalah organisasi yang lebih luas;
perasaan orang yang dibina itu sendiri; ketakutan, emosi, keinginan, intuisi,
kemampuan.
Terakhir, Anda sebagai manajer harus memberikan kepercayaan penuh
kepada delegasi untuk melakukan tugasnya. Jelaskan bahwa Anda akan:
cakupannya dan di mana hal tersebut berakhir: kewenangan apa yang mereka
miliki untuk mempekerjakan atau menggunakan staf, kewenangan
anggaran mereka, sumber daya yang tersedia bagi mereka, akses mereka
terhadap informasi, kewenangan mereka untuk mengambil keputusan tanpa rujukan.
peluang untuk perubahan atau pertumbuhan;
memutuskan apa yang harus dilakukan dan bagaimana
melakukannya; mengambil tindakan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
103 Wawancara: Mengadakan Percakapan Formal
Pelatihan
Machine Translated by Google

113. Mengadakan wawancara Ada
empat bagian dalam proses pembinaan. Struktur wawancara WASP
sekarang menggunakan nama baru, berdasarkan kata GROW:
Penetapan tujuan: untuk sesi ini dan untuk pengembangan
orang yang dibina;
Membawa pelatih menuruni tingkat keyakinan atau asumsi ke
observasi spesifik akan mendorong kesadaran yang lebih luas; menaiki
tangga melalui makna, penilaian dan keyakinan terhadap tindakan akan
memperkuat motivasi dan rasa tanggung jawab untuk tindakan di masa depan.
Analisis realitas: untuk mengeksplorasi situasi saat ini
Selama pemikiran tahap kedua, jenis pertanyaan yang sama dapat berfungsi untuk
memusatkan perhatian pada apa yang akan dilakukan oleh orang yang dibina selanjutnya,
bagaimana, kapan, di mana, dan seterusnya.
Tangga Inferensi adalah alat yang berguna dalam proses ini.
Pertanyaan yang paling efektif adalah pertanyaan yang mendorong orang
yang dibina untuk berpikir sendiri. Pertanyaan-pertanyaan yang menunjukkan
ketidaktahuan atau kepatuhan pelatih tidak akan membantu. Pertanyaan
pelatihan terbaik bersifat terbuka, tidak menghakimi, dan spesifik. Gunakan
pertanyaan 'W': 'Apa? Di mana? Kapan? Siapa? Berapa banyak? Berapa
harganya?' Hindari 'Mengapa?' dan bagaimana?' Mereka cenderung
menyiratkan penilaian, analisis atau kritik: semuanya merupakan bentuk
pemikiran tahap kedua. Jika perlu, 'Mengapa?' bisa menjadi 'Apa alasannya' dan
'Bagaimana?' mungkin lebih baik dikatakan sebagai 'Langkah-langkah apa
saja yang…?'
Peran pelatih adalah mengajukan pertanyaan. Pengajaran akan cenderung
menghasilkan respon yang minimal: tindakan yang dilakukan, namun lebih dari
itu. Mengajukan pertanyaan memusatkan perhatian, meningkatkan kesadaran
dan mendorong orang yang dibina untuk mengambil tanggung jawab.
Mengajukan pertanyaan juga membantu pelatih. Alih-alih terus maju dengan
serangkaian perintah, Pembina dapat menggunakan pertanyaan untuk
mengikuti alur pemikiran orang yang dibina, minat atau antusiasmenya, reaksi
emosionalnya – dan menyesuaikan pembinaannya.
kesulitan dan peluang;
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
104 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

114. Tujuan terbaik untuk dipilih, untuk tujuan praktis, adalah tujuan yang menghasilkan
ketegangan kreatif terbesar antara tujuan dan kenyataan.
Ibarat ketegangan pada karet elastis kencang yang menyimpan energi potensial,
ketegangan kreatiflah yang akan memberikan energi untuk bergerak. Gol manakah
yang paling menggairahkan pelatih? Mana yang paling menghasilkan komitmen?
Sekarang kategorikan berbagai pernyataan 'Bagaimana caranya' ini. Beberapa
akan menjadi 'tujuan akhir'; yang lainnya adalah 'tujuan kinerja', yaitu tingkat kinerja terukur
yang dapat mengarahkan Anda menuju tujuan akhir atau membuktikan bahwa Anda telah
mencapainya. Semuanya mengungkapkan: tetapi Anda hanya dapat memilih satu atau dua
untuk pelatihan langsung.
'Berapa tepatnya jumlah yang Anda peroleh di bawah target?'
yang.
Anggaplah tujuan-tujuan yang dibina sebagai pernyataan yang diawali dengan
'Bagaimana...'. Hasilkan sebanyak mungkin pernyataan 'Cara' baru dari tujuan awal. Hal
ini membantu Anda untuk mengeksplorasi nilai-nilai terdalam dari orang yang dibina,
aspirasi mereka yang lebih tinggi, dan ambisi jangka panjang mereka.
Penetapan tujuan
Tugas awalnya adalah menentukan tujuan pembinaan: menetapkan tujuan Anda,
baik untuk sesi pembinaan itu sendiri maupun untuk masalah kinerja yang sedang dilatih.
Pilihan-pilihan untuk tindakan di masa depan; Apa
yang harus dilakukan: keputusan yang 'sulit' mengenai tindakan, kapan dan kapan
'Apa yang sudah Anda coba sejauh ini?'
'Apa hasilnya?'
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
kenyataan seperti pada tujuan yang jelas. Lihatlah kenyataan dengan tenang di
wajah. Bersikaplah objektif; menghindari penilaian. Daripada menggambarkan
kinerja masa lalu, misalnya, sebagai 'buruk' atau 'tidak memadai', fokuslah pada aspek-
aspek tertentu yang memerlukan perbaikan. Arahkan peserta pelatihan menuruni
Tangga Inferensi dan berikan observasi yang dapat diverifikasi dan terukur:
Ketegangan kreatif sangat bergantung pada persepsi yang jelas
105 Wawancara: Mengadakan Percakapan Formal
Pemeriksaan realitas
Machine Translated by Google

115. 'Hal ini sudah pernah dicoba – dan lihat apa yang terjadi.'
Ingatlah bahwa sebagian besar realitas saat ini adalah realitas batin.
Ikuti kemana kekhawatiran orang yang dibina membawa Anda dan (dengan lembut)
selidiki respons emosional mereka.
Anda dapat mengatasi keberatan ini dengan pertanyaan 'Bagaimana jika':
'Bagaimana jika kita bisa
melakukannya?' 'Bagaimana jika penghalang ini
tidak ada?' 'Bagaimana jika kita bisa membuat mereka
setuju?' 'Bagaimana jika kita menemukan
anggarannya?' 'Bagaimana jika kita mengelola risiko/meminimalkan gangguan/
'Bagaimana perasaan Anda ketika mencoba...?'
'Emosi apa yang muncul ketika Anda membicarakan…?' 'Apakah
ada sesuatu yang kamu takuti?' 'Menurut Anda, apa
yang mungkin menghalangi diri Anda sendiri untuk mencapai lebih banyak
hal?'
Pilihan tindakan Ini mungkin
merupakan bagian paling kreatif dari proses pembinaan. Tujuan Anda di sini
adalah untuk menemukan sebanyak mungkin pilihan tindakan, untuk memilih 'langkah
selanjutnya' yang spesifik dan realistis.
membuatnya lebih sederhana...?'
'Lawan di dalam kepala sendiri' bisa menjadi sangat kuat
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
sensor:
'Kita tidak bisa melakukan hal seperti itu.'
'Itu tidak bisa dilakukan.'
'Mereka tidak akan pernah menyetujuinya.'
'Ini akan menjadi terlalu mahal.'
'Terlalu berisiko/mengganggu/rumit/radikal.' 'Saya tidak punya waktu.'
'Sumber daya apa saja yang kurang?'
'Kapan terakhir kali Anda memeriksa situasi ini?' 'Di
manakah kesulitan sebenarnya?'
106 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

116. ketentuan.
Bagian dari proses pembinaan ini adalah tentang menyusun rencana tindakan yang
terperinci:
Periksa dengan cermat biaya dan manfaat dari tindakan tersebut; sebutkan aspek positif,
negatif dan menariknya. Jangan batasi diri Anda hanya pada satu pilihan saja: mungkin Anda bisa
menggabungkan dua atau lebih pilihan sebagai tindakan yang realistis, atau menjadwalkan pilihan
yang bersifat segera dan lebih lama.
'Apa yang akan kamu lakukan?' 'Kapan
Anda akan melakukannya?'
'Apakah tindakan (atau rangkaian tindakan) ini akan menggerakkan Anda
Biarkan pilihan Anda tetap terbuka:
'Apa lagi yang bisa kamu lakukan?'
'Bisakah kamu melakukannya secara
berbeda?' 'Apakah ada cara lain untuk mencapai target atau sasaran ini?'
'Bagaimana kalau kita mencobanya lagi?'
'Bagaimana jika kita merealokasi sumber daya?'
'Dukungan apa yang Anda perlukan? Di mana kamu bisa menemukannya?' 'Apa
konsekuensi lain dari tindakan ini, dan bagaimana kita mengatasinya?'
Dan penting bagi pelatih untuk mengajukan pertanyaan terakhir:
Merupakan ide bagus untuk mendokumentasikan rencana aksi yang telah disepakati, dan
bahkan menandatanganinya, untuk memastikan bahwa orang yang dibina berkomitmen untuk
melaksanakannya. Buat tanggal peninjauan untuk memantau kemajuan.
tujuan Anda?'
'Hambatan apa yang mungkin harus Anda atasi?' 'Siapa lagi yang
akan terlibat?'
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
'Apa yang saya bisa bantu?'
107 Wawancara: Mengadakan Percakapan Formal
Apa yang harus dilakukan
Machine Translated by Google

117. Konseling selalu bertumpu pada asumsi bahwa konseli mempunyai keterampilan,
pengetahuan dan – jauh di lubuk hati – keinginan untuk mencari solusi. Ini juga
mengasumsikan bahwa keterampilan ini dan
Keterampilan konseling tidak berbeda dengan keterampilan yang Anda gunakan
tanggung jawab. Baik konselor maupun konseli tidak mengetahui jawabannya pada awal
wawancara konseling. Jawabannya muncul dari wawancara itu sendiri.
mencerminkan;
menghadapi.
Konseling bukanlah memberi nasehat. Sebagai seorang konselor, peran Anda adalah
memberikan perspektif berbeda untuk mencoba ide-ide. Orang yang dikonseling (saya kira kita harus
menyebut mereka 'konseli'!) harus menemukan solusinya sendiri dan menerapkan solusinya sendiri.
kualitas terhambat dalam beberapa hal. Hambatannya mungkin tidak lebih dari keyakinan bahwa
konseli tidak tahu apa yang harus dilakukan.
Berbeda dengan pembinaan, Anda tidak membantu mengembangkan suatu keterampilan, namun
membantu menyelesaikan situasi yang dianggap orang tersebut sebagai masalah.
Konseling, seperti halnya pembinaan, membantu seseorang membantu dirinya sendiri.
Konseling, lebih dari wawancara manajerial lainnya, menuntut keterampilan
mendengarkan yang mendalam. Memang benar, Anda mungkin diminta untuk melakukan apa pun
selain mendengarkan. Di luar keterampilan penting mendengarkan, ada dua keterampilan utama
yang diutamakan dalam konseling:
setiap hari ketika orang bercerita tentang masalah mereka. Bedanya, Anda harus
berperilaku profesional; dengan kata lain jujur, konsisten, dan tanpa prasangka. Kontribusi Anda
harus terinformasi dengan baik dan sesuai dengan situasi.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Jika digunakan dengan baik, semuanya akan membantu membuat wawancara
menjadi lebih produktif.
Penyuluhan
108 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Keterampilan konseling
Machine Translated by Google

118. Refleksi
Konselor menggunakan refleksi dalam tiga cara utama. Mereka mencerminkan:
109 Wawancara: Mengadakan Percakapan Formal
'Mungkin Anda bingung.'
Merefleksikan isi Caranya di sini adalah dengan mengulangi apa yang baru saja
dikatakan konseli kepada Anda: 'Anda mengatakan bahwa Anda tidak cukup
tertantang.' Biasanya hal ini menghasilkan elaborasi dari poin yang telah dibuat
dan memberikan jalan ke depan. Mungkin konseli tidak dapat memaksakan diri
untuk mengatakannya, namun mereka akan berbicara dengan lantang mengenai
pokok bahasan tersebut jika Anda membenarkan hal tersebut bagi mereka.
'Anda merasa marah.'
'Sepertinya perhatian Anda terganggu.'
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Merefleksikan perasaan Ini mungkin teknik yang paling berguna, dan
kemungkinan besar akan digunakan pertama kali dalam sesi konseling. Itu
selalu memperjelas masalah yang sedang dibahas dan membantu pembicara
mengetahui bahwa pendengar benar-benar memahaminya. Seringkali tidak lebih
dari beberapa kata:
Merefleksikan kata-kata pembicara Ini adalah teknik yang sangat sederhana dan
efektif, yang memungkinkan Anda mendorong konseli tanpa mengambil
risiko diskusi 'keluar jalur'. Di awal sesi, hal ini dapat 'membuka masalah'; di
lain waktu, menerobos 'blok' dapat membantu. Konselor mendengarkan dengan
cermat kata-kata yang bermuatan emosi, kata-kata yang diberi penekanan yang tidak
semestinya, atau kata-kata yang suara pembicaranya memudar atau hampir
tidak terdengar. Mengulangi kata-kata itu saja dapat menimbulkan efek ajaib.
Ini adalah alat konseling yang sangat penting sehingga ada baiknya melihat
masing-masing alat secara terpisah.
apa yang tampaknya dirasakan orang;
kata-kata mereka, isi perkataan mereka; konten tersirat.
Machine Translated by Google

119. Selamat
Datang Anda perlu membangun sejak awal hubungan yang positif antara
konselor dan konseli. Konseli hampir akan melakukannya
Memperoleh
Beberapa aspek dari masalah ini mungkin 'terkubur': entah karena
konseli tidak mau memunculkannya ke permukaan (karena takut akan
konsekuensinya) atau karena mereka tidak menyadarinya.
Mengadakan wawancara
Keempat tahapan konseling sangat mirip dengan pembinaan.
Menghadapi
Gunakan teknik ini dengan sangat hati-hati. Ini mungkin hanya terdiri dari
110 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Perbedaan utama di antara keduanya adalah masalah penekanannya.
tentu saja merasa rentan dan apa pun yang dapat Anda lakukan untuk membuat mereka
merasa nyaman – untuk menciptakan kepercayaan dan rasa hormat yang mereka perlukan
– sangatlah penting. Tanyakan 'Apa masalahnya?' (seperti yang dilihat konseli), 'Di manakah
“penyumbatan” itu?'
Pembinaan adalah tentang mencapai suatu tujuan dan meningkatkan diri dalam beberapa
cara; konseling pada dasarnya adalah tentang menghilangkan beberapa hambatan
atau kesulitan dan sekadar mampu melanjutkan hidup.
meminta detail konkrit untuk mendukung tuduhan atau ekspresi perasaan yang
tidak jelas. Hal ini mungkin melibatkan menunjukkan kontradiksi yang nyata: antara apa yang
konseli katakan dan apa yang mereka katakan sebelumnya; antara apa yang mereka
katakan dan cara mereka mengatakannya; antara kata-kata dan bahasa tubuh. Ingatlah
bahwa Anda sedang menghadapi persepsi-persepsi untuk menghilangkan kemungkinan
persepsi-persepsi baru. Anda tidak melakukan konfrontasi untuk mengkritik atau merendahkan
konseli dengan cara apapun.
Bantulah mereka untuk mengambil langkah mundur dan memeriksa kemungkinan-kemungkinan
situasi tersebut dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti:
'Mengapa menurut Anda Anda merasa seperti ini?'
'Respon seperti apa yang mungkin Anda dapatkan jika Anda memberi tahu X
tentang hal ini?'
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

120. penyataan. Idenya adalah bahwa dengan melakukan hal ini masalah akan diungkapkan
sebagai suatu tujuan: suatu jalan ke depan yang mungkin ingin diambil oleh konseli.
Pernyataan 'Bagaimana caranya' juga menyiratkan berbagai kemungkinan gerakan: jika
Anda bertanya 'bagaimana' mencapai suatu tujuan, pikiran segera merespons dengan
'baiklah, Anda mungkin… atau Anda mungkin…' dan seterusnya.
Mengubah hambatan menjadi tujuan adalah inti dari proses konseling. Anda
harus menggunakan seluruh keahlian dan kepekaan Anda untuk mengelola bagian paling
penting dari proses ini. Seorang konseli mungkin dengan mudah merasakan tekanan pada
saat ini untuk mengambil kepemilikan atas suatu masalah ketika mereka tidak mempunyai
keinginan untuk melakukannya.
Ajaklah konseli untuk mencoba membingkai masalahnya sebagai 'Bagaimana caranya'
'Seperti apa masalah ini?' 'Jika Andalah masalahnya,
bagaimana perasaan Anda?' 'Dapatkah Anda memikirkan cara lain
untuk mengungkapkan masalah ini?'
Dalam beberapa situasi, Anda mungkin dapat membantu konseli untuk mengubah
masalahnya dengan cara yang radikal. Mereka mungkin melihat masalah sebagai beban
yang harus mereka tanggung, atau hambatan yang harus mereka atasi. Tahapan penting
dalam mengambil rasa kepemilikan atas suatu masalah adalah dengan melihatnya
sebagai sebuah tujuan dimana mereka dapat mengambil tanggung jawab.
Anda dapat mempertimbangkan untuk menjadikan wawancara lebih kreatif pada tahap ini
dengan meminta konseli memikirkan masalahnya dengan cara yang sangat berbeda:
'Siapa lagi yang berkontribusi terhadap masalah ini?' 'Menurut
Anda, bagaimana hal ini bisa terjadi?' 'Apa yang
mungkin menjadi penyebab masalahnya?'
Persediaan
Sekarang Anda harus memberikan beberapa kemungkinan tindakan dan
mempertimbangkan konsekuensinya. Hendaknya konseli beralih dari emosi ke sikap yang
lebih penuh pertimbangan tanpa adanya tekanan
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
111 Wawancara: Mengadakan Percakapan Formal
Machine Translated by Google

121. Jika Anda telah membantu seseorang untuk membuat rencana yang jelas
Pada tahap terakhir wawancara konseling ini, Anda tidak mengajukan permintaan
– lebih dari sekedar permintaan sederhana agar konseli mengambil keputusan. Kini setelah
mereka dapat melihat situasi mereka dengan lebih jelas dan telah mempertimbangkan
berbagai pilihan, mereka perlu mengambil tindakan. Ini mungkin sangat kecil; ini mungkin
merupakan awal dari strategi yang direncanakan. (Banyak masalah saya yang lebih
menegangkan tampaknya akan hilang jika ada rencana yang jelas.)
darimu. Mereka harus memvisualisasikan berbagai hasil dan bagaimana perasaan
mereka terhadap hasil tersebut. Mereka seharusnya merasa lebih dimampukan untuk memilih
tindakan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
termotivasi untuk bertindak, maka konseling Anda telah berhasil. Anda juga dapat
menggunakan tahap wawancara ini untuk membantu konseli merefleksikan keterampilan,
pengetahuan, pengalaman dan kualitas pribadi yang mungkin membantu mereka
melewatinya.
112 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Bagian
Machine Translated by Google

122. Sebuah penelitian baru-baru ini di Amerika menanyakan ketakutan terdalam
mereka kepada orang-orang. Hasilnya menarik. Ini dia, secara berurutan:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
berbicara kepada kelompok;
ketinggian;
serangga dan serangga;
masalah keuangan;
Anggaplah presentasi sebagai percakapan formal. Berbicara kepada kelompok adalah
aktivitas yang sangat menegangkan. Kebanyakan orang menghabiskan waktu berjam-
jam untuk melakukan percakapan. Namun, sesuatu yang aneh tampaknya terjadi ketika
mereka dipanggil untuk berbicara dengan sekelompok orang secara formal. Sejumlah
ketakutan yang tidak masuk akal – dan mungkin tidak begitu irasional – muncul di benak
mereka.
Membuat presentasi
7
Apa yang paling kamu takuti?
Machine Translated by Google

123. bahan; penonton;
dirimu sendiri.
Apa pun yang Anda presentasikan, Anda juga perlu menggunakan semua
keterampilan persuasi yang telah kita bahas di Bab 5:
Anda, sang presenter, adalah inti dari hal ini. Seorang presenter
yang efektif menempatkan dirinya sebagai pusat perhatian. Presenter yang
tidak efektif mencoba bersembunyi di balik catatan, podium, slide, atau
grafik yang dihasilkan komputer. Agar lebih efektif, Anda perlu mengendalikan
tiga elemen inti acara:
mewujudkan ide besar Anda: pesan Anda;
memvalidasi pesan Anda menggunakan SPQR (situasi–
Menurut saya, salah satu penyebab utama kecemasan ini adalah Anda
menempatkan diri pada posisi saat melakukan presentasi. Penonton akan
menilai, bukan hanya ide dan bukti Anda, tapi Anda juga.
Orang mungkin tidak mudah mengingat laporan atau spreadsheet, namun
presentasi dapat memberikan kesan kuat yang bertahan lama. Jika presenter
tampak gugup, tidak kompeten, atau kurang informasi, reputasi tersebut akan
bertahan – setidaknya hingga presentasi berikutnya.
(Dari Buku Daftar, David Wallechinsky)
perairan dalam;
penyakit;
kematian;
penerbangan;
kesendirian; anjing.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
masalah–pertanyaan–jawaban, lihat Bab 5); menyusun
ide-ide Anda secara koheren;
mengekspresikan ide-ide Anda dengan
jelas; mengingat ide-ide Anda;
menyampaikan dengan baik.
114 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

124. Menampilkan diri Anda sendiri
115 Membuat Presentasi
Saat Anda dalam bahaya. Pelepasan adrenalin adalah respons yang berkembang
terhadap ancaman.
Yang kurang bermanfaat, adrenalin juga merangsang ekskresi limbah tubuh.
Adrenalin menyebabkan arteri Anda menyempit, yang meningkatkan tekanan darah
dan menstimulasi jantung. Mengapa merangsang jantung? Untuk memberi
Anda energi ekstra. Kapan Anda membutuhkan energi ekstra?
Ini menurunkan berat badan Anda, memberi Anda sedikit keuntungan saat berlari!
Itu sebabnya Anda ingin segera ke toilet sebelum presentasi.
hormon yang disekresikan oleh kelenjar adrenal Anda (dekat ginjal Anda).
Adrenalin memiliki dua efek lainnya. Ini meningkatkan konsentrasi
Anda – terutama berguna saat membuat presentasi.
Perasaan gugup dan gelisah itu disebabkan oleh adrenalin. Ini adalah sebuah
Pikirkan lebih banyak tentang urusan saraf ini. Apa yang terjadi dalam beberapa
menit dan jam sebelum Anda berdiri dan melakukan presentasi? Apa yang dikatakan
tubuhmu?
demophobia – rasa takut terhadap orang
lain; laliophobia – takut berbicara;
katagelophobia – takut diejek.
Periksa kondisi Anda berdasarkan daftar gejala yang berhubungan dengan
adrenalin berikut:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Kecemasan Anda mungkin lebih disebabkan oleh hubungan Anda dengan
audiens daripada apa yang Anda katakan. Sesaat sebelum Anda hadir, Anda
mungkin mendapati diri Anda menderita satu atau lebih kondisi berikut:
denyut nadi
cepat; pernafasan
dangkal; kejang otot di tenggorokan, lutut dan tangan; mulut
kering;
ekstremitas dingin;
pupil-pupil terdilatasikan;
Machine Translated by Google

125. Anda adalah media di mana audiens akan memahami ide-ide Anda. Anda seharusnya
merasa gugup. Jika tidak, Anda tidak menganggap serius presentasi tersebut dan Anda
berisiko kehilangan konsentrasi.
Triknya bukanlah mencoba menghilangkan rasa gugup, tapi memanfaatkannya. Setelah
Anda memahami bahwa rasa gugup itu wajar, dan memang perlu, hal ini akan
menjadi lebih mudah untuk ditangani.
Kabar terbaiknya adalah rasa gugup siap membantu Anda. Mereka memberi tahu
Anda bahwa presentasi ini penting – dan Anda penting.
Semua orang takut akan hal yang tidak diketahui. Setiap presentasi melibatkan
unsur ketidakpastian, karena bersifat 'hidup'. Anda tidak dapat merencanakan suasana
hati penonton pada hari itu. Anda bahkan mungkin tidak dapat memperkirakan siapa
yang akan berada di sana. Anda tidak dapat merencanakan perkembangan mendadak
apa pun yang memengaruhi proposal atau penjelasan yang Anda berikan. Anda tidak
dapat merencanakan setiap pertanyaan yang mungkin diajukan kepada Anda.
Dan yang terburuknya adalah, betapapun menderitanya Anda, penonton akan
melupakan semua yang Anda katakan! Itu berita buruknya. Kabar baiknya adalah Anda
tidak sendirian. Setiap presenter – bahkan setiap pemain – pasti mengalami rasa gugup.
Banyak aktor dan musisi berbicara tentang kengerian saraf dan faktanya
pengalaman sepertinya tidak pernah membuat mereka lebih baik.
mual.
telapak tangan
berkeringat; penglihatan kabur;
Tentu saja, inilah kekuatan terbesar dari presentasi: Anda dan audiens berada bersama-
sama, di tempat yang sama, pada waktu yang sama.
Anda menghidupkan materi untuk mereka, di sini dan saat ini. Jika tidak ada hal yang
dibiarkan begitu saja, presentasi akan tetap terhenti di lantai.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Triknya adalah mengetahui apa yang harus dibiarkan begitu saja. Jika Anda
dapat mendukung saraf Anda dengan persiapan yang matang, Anda dapat menyalurkannya
116 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mempersiapkan presentasi
Machine Translated by Google

126. Mengelola materi
Banyak presentasi yang gagal, bukan karena presenternya lemah, tapi karena
materinya tidak teratur. Penonton berusaha sekuat tenaga untuk memahaminya,
namun tersesat. Anda harus ingat bahwa mereka akan melupakan semua yang Anda
katakan. Mereka mungkin mengingat lebih banyak tentang apa yang Anda tunjukkan
kepada mereka, tetapi hanya jika itu cukup sederhana. Jangan berharap ada audiens
yang mengingat, dari presentasinya saja, lebih dari setengah lusin ide.
Dalam presentasi, lebih dari jenis komunikasi korporat lainnya, Anda harus
menampilkan bentuk pemikiran Anda.
Bentuk itu hanya akan terlihat jelas jika Anda membuatnya tetap sederhana. Detail
tidak membuat segalanya menjadi lebih jelas; itu membuat segalanya menjadi lebih
rumit. Jika Anda ingin menampilkan bentuk pemikiran Anda, Anda harus mendesainnya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
1. materi; 2.
penonton; 3. dirimu
sendiri.
Dalam setiap kasus, persiapan berarti mengambil kendali. Jika Anda bisa
menghilangkan unsur ketidakpastian di area ini, Anda akan siap menghadapi hal
yang tidak bisa dikendalikan: hubungan instan dan hidup antara Anda dan audiens
Anda.
Anda dapat mempersiapkan diri dalam tiga bidang:
energi gugup ke dalam pertunjukan itu sendiri. Persiapkan dengan baik, dan Anda akan
siap menghidupkan presentasi.
Mengapa Anda membuat presentasi ini? Itulah pertanyaan pertama dan terpenting
yang harus Anda jawab. Yang lainnya – materi yang Anda sertakan, urutannya,
tingkat detail yang Anda bahas,
Mengelola material adalah proses desain (Gambar 7.1).
117 Membuat Presentasi
Menentukan tujuan Anda
Machine Translated by Google

127. piramida
Taruh di kartu
SPQR
Desain visual
Membangun sebuah pesan
Buat struktur:
Analisis audiens Anda
Tentukan tujuan Anda
Berlatih!
Tambahkan bumbu
118 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Apa yang Anda ingin audiens Anda ambil di akhir presentasi? Lebih penting lagi: apa
yang Anda ingin mereka lakukan
berapa lama presentasi akan berlangsung, alat bantu visual apa yang akan Anda gunakan –
akan bergantung pada jawaban Anda atas pertanyaan ini.
Gambar 7.1 Merencanakan presentasi
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

128. Saya pikir jawabannya harus 'satu'. Jika rata-rata penonton
dapat mengingatnya dengan penuh minat
dan antusiasme satu tema utama, ceramahnya sukses besar.
Saya yakin hanya ada satu alasan mengapa Anda harus melakukan presentasi. Ini
mungkin terdengar agak megah, tetapi sebuah presentasi harus menginspirasi
audiens Anda. Mereka ingin tertarik: tergerak, terlibat, tertarik. Tugas Anda adalah
menghidupkan ide-ide Anda dengan perasaan, komitmen, dan semangat Anda
sendiri. Kamu bisa
(Sir Lawrence Bragg, dikutip dalam Max Atkinson, Lend Me Your Ears,
Vermilion Press, London, 2004)
audiens Anda mungkin akan melupakan hampir semua informasi yang
Anda berikan kepada mereka. Jadi mengemas presentasi dengan penuh informasi
hampir pasti kontraproduktif. Jika Anda harus menawarkan informasi rinci kepada
audiens Anda, masukkan informasi tersebut sebagai pendukung
catatan.
Presentasi bukan untuk memberikan informasi. Mengulang:
Mengerjakan? Tujuan Anda adalah memberi tahu mereka segala hal yang perlu mereka ketahui
untuk mengambil tindakan tersebut – dan tidak lebih.
tunjukkan komitmen ini lebih jauh ketika audiens bertanya
Anda bertanya. Keyakinan Anda itulah yang dicari penonton.
memiliki tujuan lain, pilih metode komunikasi lain. Jika Anda hanya
membuat pernyataan dan tidak mencari atau mengharapkan tanggapan apa pun,
Anda sebaiknya menuliskannya. Untuk mengajar atau memberikan instruksi, Anda
perlu menyesuaikan presentasi menjadi aktivitas yang lebih interaktif.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Jadi tujuan Anda haruslah menginspirasi audiens Anda. Jika kamu
119 Membuat Presentasi
Berapa banyak poin yang harus disampaikan?
Machine Translated by Google

129. 'Tujuan dari presentasi ini adalah untuk…'
Pastikan kata kerja setelah kata 'to' itu benar-benar inspiratif!
Tulislah sebuah kalimat sederhana yang diawali:
Presentasi Anda akan berhasil jika audiens merasa bahwa Anda telah berbicara langsung
kepada mereka. Jika Anda dapat menunjukkan bahwa Anda telah menyesuaikan materi
Anda dengan kebutuhan mereka, audiens akan lebih cenderung menerimanya.
Kosongkan pikiranmu;
pilih bahan yang sesuai;
periksa di akhir perencanaan apakah Anda masih menanganinya
satu masalah yang jelas.
ke:
Tuliskan tujuan Anda dalam satu kalimat. Ini membantu Anda
Jadi pikirkan audiens Anda dengan hati-hati
Bagaimana pesan dan materi Anda berhubungan dengan audiens? Relevansi
menentukan apa yang akan Anda teliti, sertakan, dan soroti. Ini juga akan
membantu Anda memutuskan dari mana harus memulai: apa titik masuk
Anda nantinya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
masih banyak lagi yang perlu mereka ketahui?
Apa yang mereka harapkan? Bagaimana sejarahnya, konteksnya, rumornya,
gosipnya?
Berapa banyak yang akan ada?
Berapa kisaran statusnya? Apakah
mereka ingin berada di sana? Seberapa
banyak yang mereka ketahui tentang masalah ini? Bagaimana
120 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Menganalisis audiens Anda
Machine Translated by Google

130. satu gender atau campuran?
Tetapkan arah dan kecepatan
catatan, mengajukan pertanyaan, dll)
Apakah mereka spesialis teknis atau generalis? mereka akan
Jadilah kompeten
Setelah Anda memiliki tujuan dan mengetahui siapa audiens Anda, Anda dapat mulai
merencanakan materi Anda. Mulai
Ketahui barang-barang Anda
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
menginginkan tingkat detail yang berbeda.
Dimanakah mereka berada dalam organisasi? Kelompok kerja yang berbeda
akan mempunyai kepentingan dan cara pandang yang berbeda terhadap
dunia.
Ekspektasi penonton terhadap
dirinya sendiri
Pikirkan juga ekspektasi penonton terhadap presentasi tersebut.
Untuk dipimpin
Untuk bekerja sesuai kecepatan pembicara
Mereka mungkin sering melihat presentasi, atau sangat jarang. Mereka mungkin juga
mempunyai ekspektasi khusus terhadap Anda, sang presenter: mereka mungkin mengenal
Anda dengan baik atau hampir tidak mengenal Anda sama sekali; Anda mungkin memiliki
reputasi yang mendahului Anda.
Secara umum, audiens Anda memiliki ekspektasi tertentu, terhadap Anda dan
dirinya sendiri. Bagaimana Anda akan memenuhi atau melampauinya?
Tentu saja Anda mungkin ingin mengacaukan ekspektasi mereka: namun ini
mungkin sedikit berisiko!
Diberitahu apa yang harus dilakukan (ambil
Harapan audiens terhadap
Anda
Apakah penontonnya muda atau tua? Apakah mereka dominan
Yakin
121 Membuat Presentasi
Membangun pesan
Sesuaikan atau lampaui
ekspektasi audiens Anda
Machine Translated by Google

131. Membuat struktur Segala
sesuatu dalam struktur presentasi harus mendukung pesan Anda.
Jaga agar struktur presentasi Anda tetap sederhana. Penonton akan melupakan
sebagian besar apa yang Anda katakan kepada mereka.
Pastikan mereka mengingat pesan Anda dan beberapa poin penting.
Buatlah pesan Anda sejelas mungkin.
Menyusun pendahuluan Gunakan
SPQR untuk memulai presentasi, mengarahkan audiens dari tempat
mereka berada ke tempat yang Anda inginkan. Ini juga memungkinkan Anda
menunjukkan bahwa Anda memahami situasi mereka dan bahwa Anda ada untuk
membantu mereka. Menggunakan SPQR akan meyakinkan mereka bahwa Anda
telah menempatkan diri Anda pada posisi mereka. Semakin jelas masalahnya
bagi audiens, semakin sedikit waktu yang Anda perlukan untuk SPQR.
menjadi sebuah
kalimat; ungkapkan tujuan
Anda; mengandung satu ide;
tidak lebih dari 15 kata; menarik
perhatian audiens Anda.
Anda mungkin mempertimbangkan untuk meletakkan pesan ini pada slide atau
alat bantu visual lainnya dan memperlihatkannya di dekat awal presentasi. Namun
pesan yang efektif harus melekat dalam pikiran tanpa bantuan apa pun.
harus:
dengan pesan yang jelas. Pesan ini harus memiliki seluruh karakteristik pesan
yang telah kita bahas di Bab 5. Pesan Anda
SPQR juga memungkinkan Anda untuk menunjukkan kredensial Anda
sendiri untuk berada di sana. (Lihat kembali catatan tentang etos di Bab 5.)
Nilai-nilai dan keyakinan Anda adalah apa yang membuat Anda kredibel di
mata audiens: ingat, mereka menilai Anda serta apa yang Anda katakan. Apa
yang membuat Anda memenuhi syarat untuk berbicara mengenai hal ini?
Pengalaman atau keahlian khusus apa yang Anda miliki? Bagaimana Anda
dapat menambahkan nilai pada ide-ide dalam presentasi Anda?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
122 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

132. Karena penonton tidak bisa membaca ulang atau memundurkan untuk mengingatkan
Kebanyakan orang sepertinya mengetahui prinsip tell 'em yang terkenal:
Pengulangan adalah ciri penting dari presentasi yang baik.
Teknik berharga ini adalah salah satu yang harus sering Anda gunakan dalam presentasi
Anda. Bangun pengulangan tiga bagian ke dalam presentasi secara keseluruhan:
beri tahu mereka di awal apa yang akan dicakup oleh keseluruhan presentasi; dan beri tahu
mereka di bagian akhir apa saja yang tercakup dalam keseluruhannya. Gunakan juga teknik ini
dalam setiap bagian presentasi: merangkum di awal dan akhir, sehingga Anda mengarahkan audiens
masuk dan keluar dari setiap bagian secara eksplisit.
poin. Tampilkan piramida secara visual: slide overhead atau PowerPoint, atau flip chart.
Tunjukkan bahwa poin-poin penting ini akan menjadi bagian dari presentasi.
atas apa yang Anda katakan, Anda perlu membangun ingatan mereka dengan mengulangi fitur-
fitur utama presentasi Anda. Fitur utamanya adalah pesan Anda, struktur Anda, poin-poin penting
Anda, dan setiap ajakan bertindak yang Anda sampaikan di akhir. Bertujuan untuk membangun
ingatan audiens pada tidak lebih dari setengah lusin informasi.
Gunakan struktur piramida untuk menguraikan sejumlah kecil kunci Anda
Nilai-nilai dan keyakinan Anda sendiri akan lebih dapat dipercaya jika Anda bisa merangkainya
menjadi sebuah cerita. SPQR memberi Anda strukturnya. Anda dapat memulai presentasi Anda
dengan menceritakan sebuah cerita singkat, memastikan bahwa audiens Anda dapat memahaminya.
Cerita mempunyai cara untuk melekat dalam pikiran lama setelah argumen memudar. Pilihlah
cerita yang menunjukkan nilai-nilai Anda sehubungan dengan masalah yang ada. Waspadai
sentimen umum. Hindari cerita 'menjadi ibu dan pai apel'. Jadikan cerita otentik dan relevan. Dan
buatlah tetap singkat. Anda perlu memberikan waktu sebanyak mungkin untuk ide-ide baru
Anda.
Beri tahu mereka apa yang akan Anda sampaikan kepada
mereka. Beritahu mereka.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Beri tahu mereka apa yang telah Anda katakan kepada mereka.
123 Membuat Presentasi
Membangun piramida
Machine Translated by Google

133. 124 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
untuk mengingatnya, Anda tidak bisa terlalu sering mengulanginya.
jadwal – waktu selesai, istirahat jika perlu; peraturan dan
regulasi – pencatatan, bagaimana Anda akan mengambil tindakan
Jika Anda merencanakan dengan baik, Anda hampir pasti akan menghasilkan
terlalu banyak materi. Anda sekarang harus memutuskan apa yang tidak boleh
dilakukan, dan apa yang dapat Anda tinggalkan jika perlu. Bersikaplah kejam.
Ingatlah bahwa audiens Anda akan melupakan sebagian besar apa yang
Anda katakan. Kembali ke piramida Anda dan pastikan Anda memiliki cukup waktu
untuk membahas setiap poin penting. Singkirkan setiap detail yang akan
memperlambat Anda atau mengalihkan Anda dari tujuan Anda.
pertanyaan;
peralatan 'tata graha' apa pun – keamanan, minuman,
administrasi.
Membuka dan menutup presentasi Setelah isi presentasi
berada di tempatnya, Anda perlu merancang pembukaan dan penutupan
yang akan membantu Anda lepas landas dan mendarat dengan aman. Anda harus
dapat melakukan ini dengan 'autopilot'.
Hafalkan kata demi kata atau tuliskan secara lengkap.
Setelah elemen-elemen ini ada, Anda dapat memutuskan dengan tepat bagaimana
cara memesan barang tersebut. Anda mungkin memutuskan untuk memulai
dengan sesuatu yang mengejutkan atau tidak biasa: memulai dengan sebuah
cerita atau contoh yang mencolok, seolah-olah mengimprovisasi beberapa komentar
tentang tempat atau keadaan langsung dari pembicaraan Anda, mengajukan pertanyaan.
Pembukaan presentasi Anda harus mencakup:
Terkadang ada baiknya untuk berbicara dengan audiens sejak awal sebelum
memulai presentasi.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
memperkenalkan diri Anda – siapa Anda dan mengapa Anda
mengakui penonton – berterima kasih atas waktu mereka dan
mengetahui apa yang mereka harapkan; pernyataan yang
jelas mengenai tujuan Anda atau, lebih baik lagi, tujuan Anda
di sana;
pesan;
Jangan takut untuk mengulangi ide Anda. Jika Anda menginginkan penonton
Machine Translated by Google

134. Menempatkannya di kartu
125 Membuat Presentasi
Presentasi terbaik diberikan tanpa catatan. Namun hanya sedikit orang yang
selalu memiliki kepercayaan diri atau pengalaman untuk mampu mewujudkannya tanpa
bantuan apa pun. Meskipun demikian, catatan apa pun yang Anda buat harus bertujuan
untuk mendukung ingatan Anda, bukan menggantikannya.
aktor berprestasi. Hanya aktor yang dapat membuat bacaannya terdengar meyakinkan
– dan tidak ada yang meminta Anda untuk bertindak. Gunakan kartu. Pengarsipan atau
pengarsipan kartu adalah yang terbaik; gunakan yang terbesar yang bisa Anda temukan.
Kartu memiliki sejumlah keunggulan utama.
Tuangkan ide-ide Anda ke dalam kartu. Ini adalah perangkat memori yang berguna dan akan
membantu Anda menghidupkan presentasi.
Mereka tidak terlalu goyah dibandingkan kertas – tidak berdesir. Mereka
lebih kompak. Mereka memberi
tangan Anda sesuatu yang kuat untuk dipegang. Mereka dapat
ditandai dengan label perbendaharaan untuk mencegah kehilangan
Ucapkan terima kasih kepada penonton atas perhatiannya. Anda juga dapat
secara formal membimbing mereka ke dalam sesi pertanyaan, memberi mereka waktu untuk
bersantai setelah berkonsentrasi dan mungkin mengatur terlebih dahulu 'pertanyaan yang
tertanam' di antara penonton untuk memulai.
Jangan menulis presentasi Anda secara lengkap kecuali Anda seorang
Berikan ajakan untuk bertindak. Tambahkan perasaan: ini adalah tempat bagi
Anda untuk memunculkan kesedihan. (Lihat kembali awal Bab 5 untuk mengetahui
lebih lanjut mengenai hal ini.) Ajakan bertindak harus spesifik: apa sebenarnya yang
Anda ingin audiens lakukan?
Penutupan presentasi merupakan momen yang paling berkesan. Apa pun
yang terjadi, penonton hampir pasti akan mengingatnya! Ini adalah kesempatan
terakhir Anda untuk 'memberi tahu mereka apa yang telah Anda katakan kepada mereka.'
Ringkaslah poin-poin penting dan pesan Anda.
memesan.
Mereka terlihat lebih profesional. Mereka
memaksa Anda untuk menulis catatan singkat saja.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

135. Menambahkan bumbu
126 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Presentasi yang menarik menghidupkan ide-ide. Anda adalah media yang melaluinya
audiens memahami materi. Anda harus membuat presentasi Anda sendiri dan memberikan
aroma pedas kehidupan nyata.
Putar otak Anda untuk apa pun yang dapat Anda gunakan. Pikirkan, masak, impikan
jika perlu. Mencari:
Buatlah kartu-kartu tersebut tetap sederhana untuk dilihat dan dilatih sehingga Anda dapat
mengenalnya.
gambar-
gambar; contoh;
analogi; cerita;
foto-foto;
lelucon (tapi
berhati-hatilah dalam hal ini).
apa yang harus Anda
katakan; apa yang harus Anda katakan untuk mendukung gagasan
utama; apa yang bisa Anda katakan jika Anda punya waktu.
Tambahkan catatan tentang waktu, alat bantu visual, isyarat untuk perilaku Anda sendiri.
Tulis catatan Anda dengan huruf tebal, menggunakan pena atau spidol. Tulislah
hanya pada satu sisi dan beri nomor pada kartu secara berurutan. Termasuk:
Dengan hanya menulis catatan singkat, pemicu dan isyarat pada kartu Anda, Anda memaksa
diri Anda untuk memikirkan apa yang Anda katakan, saat Anda mengatakannya. Ini
berarti Anda akan terdengar lebih meyakinkan. Jelas sekali, audiens Anda hanya
akan menoleransi keheningan tertentu saat Anda memikirkan hal berikutnya yang ingin Anda
katakan. Catatan pada kartu ada untuk memicu poin berikutnya dan membuat Anda terus
bergerak.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

136. Merancang visual
127 Membuat Presentasi
Alat bantu visual mengganggu. Saat Anda menyalakan proyektor atau
Jadikan visual Anda seperti itu: visual. Jika Anda dapat menghindari penggunaan kata-
kata, lakukanlah. Bagaimana cara memasukkan informasi ke dalam bentuk grafik? Apakah
ada gambar yang dapat Anda gunakan untuk mengilustrasikan atau menyarankan apa yang Anda
katakan? Kata-kata adalah untuk didengarkan. Alat bantu visual digunakan untuk melihat.
Sesederhana itu.
Mereka tidak akan mempunyai kesempatan untuk melakukan semua ini jika Anda bersembunyi di
balik alat bantu visual Anda.
Mengerjakan bagian visualnya bisa memakan waktu lebih lama dibandingkan bagian
perencanaan lainnya. Hal yang penting untuk diingat adalah bahwa bantuan apa pun yang Anda
gunakan ada untuk membantu Anda, bukan untuk menggantikan Anda. Anda bukan pengisi
suara yang menyertai presentasi slide; gambar-gambar itu ada untuk mengilustrasikan ide-ide
Anda. Penonton ingin melihat Anda: bertemu dengan Anda, menilai Anda, mengajukan
pertanyaan, mempelajari tentang Anda.
buka flipchart, maka perhatian penonton tertuju pada hal tersebut, bukan pada Anda. Sejumlah
kecil alat bantu visual yang bagus akan mempunyai dampak yang jauh lebih besar dibandingkan
sejumlah besar alat bantu visual yang acuh tak acuh. Jangan terjebak dalam pemikiran bahwa
setiap bagian presentasi harus disertai slide.
Gambar yang paling kuat adalah gambar yang dapat Anda bayangkan dalam imajinasi
audiens dengan kata-kata Anda sendiri. Ada cerita terkenal tentang seorang gadis kecil yang
mengaku dia suka bermain di radio, 'karena gambarnya lebih bagus'. Anda harus bertujuan untuk
menciptakan gambaran seperti itu di benak audiens Anda.
Tujuannya adalah untuk menciptakan gambaran di benak audiens Anda. Jangan biarkan grafik
komputer melakukan semuanya untuk Anda. Dan jangan terjebak dalam pemikiran bahwa meletakkan
teks pada alat bantu visual menjadikannya visual. Audiens Anda menginginkan gambar: gambar
nyata, bukan kata-kata.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

137. jarak enam meter. (Untuk sebagian besar font, ini berarti ukuran
minimum sekitar 24pt.)
Ada perbedaan besar antara memikirkan presentasi Anda dan melakukannya.
Anda mungkin berpikir Anda tahu apa yang ingin Anda katakan, tapi sampai Anda
mengatakannya, Anda tidak benar-benar tahu. Hanya dengan mengucapkannya dengan
lantang Anda dapat menguji apakah Anda memahami apa yang Anda katakan. Latihan
adalah pemeriksaan realitas.
Teks akan terlihat di layar laptop dari a
Latihan juga merupakan pemeriksaan waktu. Waktu bertindak aneh
dalam presentasi. Tampaknya bisa berhenti, terseret dan – lebih sering daripada tidak –
berpacu menjauh. Masalah waktu yang paling sering saya temui pada peserta pelatihan
yang sedang berlatih presentasi adalah mereka kehabisan waktu. Mereka terkejut ketika
saya memberi tahu mereka bahwa waktunya sudah habis dan mereka belum selesai
memperkenalkan diri! Anda harus berlatih untuk melihat berapa lama waktu yang
dibutuhkan. Sadarilah bahwa itu akan terjadi
Tidak lebih dari enam baris teks pada slide mana pun.
Ekspektasi penonton terhadap slide berubah. Kita semua tahu bahwa menghasilkan
slide dengan animasi yang mencolok cukup mudah. Banyak orang menjadi
bosan dengan tayangan slide tanpa akhir yang diisi dengan slide yang dirancang
dengan buruk. Mengacaukan ekspektasi audiens Anda. Gunakan teknologi
dengan segala cara – dan kemudian beralihlah darinya, membangkitkan minat
audiens Anda terhadap minat Anda terhadap subjek Anda. Atau jadilah berani,
dan bekerjalah tanpa slide sama sekali.
Tidak lebih dari enam kata dalam satu baris.
Jika Anda harus memasukkan kata-kata pada slide Anda, kata-kata tersebut harus
mematuhi prinsip desain ini.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
128 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Latihan
6×6×6
Machine Translated by Google

138. Latihan: pedoman umum
129 Membuat Presentasi
Latihlah dengan alat bantu visual setidaknya sekali.
Tujuan akhir dari latihan adalah untuk memberi Anda kebebasan dalam presentasi itu sendiri.
Setelah Anda menjalankan presentasi beberapa kali, Anda akan dapat berkonsentrasi pada elemen
terpenting dari acara tersebut; hubungan Anda dengan penonton.
Berlatihlah dengan catatan Anda. Biasakan untuk melihat ke atas dari mereka.
mungkin baru untuk audiens khusus ini. Mereka belum pernah mendengar cerita atau argumen
Anda sebelumnya. Mereka melakukan perjalanan ini untuk pertama kalinya. Ubah sedikit materi setiap
kali Anda presentasi. Pikirkan cerita baru atau contoh baru.
bekerja sama dengan mereka untuk menjadi lebih baik.
Berlatihlah di venue jika Anda bisa. Jika tidak bisa, cobalah meluangkan waktu di sana,
rasakan nuansa ruangannya.
Latih secara real time: jangan lewatkan sedikit pun.
Berlatihlah dengan seorang teman. Tanyakan kepada mereka apa yang mereka pikirkan dan
mungkin membutuhkan waktu lebih lama dari yang Anda perkirakan: mungkin 50 persen lebih
lama.
Anda juga harus berlatih dengan peralatan apa pun yang Anda inginkan
Presenter yang kurang terlatih menghabiskan terlalu banyak waktu untuk memikirkan apa yang harus
dikatakan. Presenter yang terlatih dengan baik tahu apa yang harus dikatakan dan dapat melakukan
improvisasi sesuai dengan tuntutan saat itu.
menggunakan. Tidak ada yang lebih menegangkan daripada mencoba melakukan presentasi
dengan proyektor atau laptop yang belum pernah Anda lihat sebelumnya. Berlatihlah juga untuk
meningkatkan penggunaan peralatan Anda:
Bicaralah tanpa dukungan. Jangan gunakan visual sebagai buaian. Jangan berbicara
dengan visual. Mereka tidak dapat mendengarmu. Hindari memunggungi penonton.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Cobalah untuk menganggap setiap presentasi sebagai sesuatu yang baru. Bagaimanapun, itu benar
Machine Translated by Google

139. Banyak presenter terlalu berkonsentrasi pada materi sehingga mengabaikan audiens.
Mereka tidak menyadari pesan-pesan yang dikirimkan tubuh mereka. Mereka berpikir keras
tentang apa yang mereka katakan sehingga mereka tidak mempunyai waktu untuk
memikirkan bagaimana mereka mengatakannya.
Anda sedang tampil. Seluruh tubuh Anda terlibat. Anda harus menyadari apa yang
dilakukan tubuh Anda sehingga Anda dapat mengendalikannya, dan juga penontonnya.
Beberapa prinsip dasar akan memastikan bahwa Anda menjaga audiens tetap dalam kendali
Anda.
Anda berbicara lebih banyak dengan mata Anda daripada dengan suara Anda. Mata Anda
memberi tahu audiens bahwa Anda memperhatikan mereka, bahwa Anda percaya diri untuk
berbicara kepada mereka, bahwa Anda tahu apa yang Anda bicarakan, dan bahwa Anda
memercayai apa yang Anda katakan.
Libatkan seluruh penonton dengan mata Anda. Banyak presenter terjebak
dalam fokus hanya pada satu orang: manajer paling senior, kepribadian terkuat,
mungkin hanya seseorang yang sangat mereka sukai.
Jika bisa, bersiaplah untuk melakukan presentasi tanpa alat bantu visual apa pun
semua.
salah.
Jangan biarkan cahaya visual menempatkan Anda dalam kegelapan.
Pastikan Anda mengetahui cara memperbaiki keadaan jika terjadi hal yang tidak diinginkan
Bayangkan sinar mercusuar memancar dari mata Anda dan mengamati penonton. Pastikan
sinarnya masuk ke setiap pasang mata di dalam ruangan. Fokuskan selama beberapa detik
pada setiap pasang mata dan tataplah pandangan mereka. Jangan melihat melampaui
mereka, melalui mereka, atau melampaui kepala mereka. Pilih beberapa wajah yang terlihat
sangat ramah dan kembalilah ke wajah tersebut. Setelah beberapa saat, Anda
bahkan mungkin merasa cukup percaya diri untuk kembali ke beberapa tempat yang
kurang ramah!
Tataplah mata audiens sepanjang presentasi.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Mengontrol penonton
130 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Kontak mata
Machine Translated by Google

140. Gerakan
Wajahmu
Pergerakan
131 Membuat Presentasi
Ini masuk akal. Lengan dan tangan adalah bagian tubuh yang menonjol dan terkadang
tidak terkendali.
Yang penting adalah menemukan gestur yang natural
ruang.
Anda. Jika Anda ahli dalam menggerakkan tangan, jangan memaksakan tangan Anda
untuk diam. Jika Anda biasanya jarang melakukan gerakan balet, jangan memaksakan
diri melakukan gerakan balet. Gunakan tangan Anda untuk melukis gambar dan membantu
Anda mengeluarkan kata-kata. Jaga agar gerakan Anda tetap terbuka, jauh dari
tubuh Anda dan masuk ke dalam ruangan. Jangan menyilangkan tangan di belakang
punggung atau di depan selangkangan, dan jangan terlalu banyak memasukkannya ke dalam
saku. (Sebaiknya kosongkan saku Anda sebelum presentasi agar Anda tidak mendapati
koin atau kunci bergemerincing.)
Animasikan wajah Anda dan ingatlah untuk membuat semuanya sedikit lebih besar dari
aslinya sehingga wajah Anda dapat 'dibaca' di bagian belakang.
Banyak presenter khawatir tentang seberapa banyak atau sedikit isyarat yang mereka berikan.
Bagian wajah Anda yang lain juga penting! Ingatlah untuk tersenyum.
Simpanlah kartu petunjuk di tangan Anda sehingga Anda dapat dengan mudah
meliriknya dan mengarahkan pandangan Anda kembali ke penonton dengan cepat.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Bertujuan untuk keheningan. Ini tidak berarti Anda harus berdiam diri sepanjang
waktu. Bergerak di sekitar ruangan menunjukkan bahwa Anda menjadikan ruang tersebut
milik Anda, dan membantu memberi energi pada ruang antara Anda dan penonton.
Namun gerakan yang berirama dan berulang-ulang dapat mengganggu dan menunjukkan
gerak neurotik seekor macan kumbang di dalam sangkar. Cobalah untuk tidak mengayun
atau mengikat kaki Anda
Machine Translated by Google

141. Menjaga dirimu sendiri
132 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Anda tentu memerlukan waktu sebelum melakukan presentasi yang tenang dan
Sebelumnya, bayangkan diri Anda sedang melakukan presentasi, penonton dengan
penuh perhatian mendengarkan setiap kata Anda, bertepuk tangan di akhir dan
mengajukan pertanyaan yang tajam setelahnya.
Ingatlah bahwa saraf itu ada untuk membantu Anda. Jika Anda telah mempersiapkannya
secara memadai, Anda harus siap menggunakannya untuk menghadapi
ketidakpastian pertunjukan langsung.
Pada beberapa kesempatan, bertemu dengan penonton dan
Terkadang duduk untuk presentasi dapat membantu. Anda bisa berlatih dengan
kursi, atau sandaran kursi, bangku, atau bahkan ujung meja. Pastikan stabil dan cukup
kokoh untuk menahan beban Anda!
terfokus. Saya perlu menghabiskan sekitar 15 menit untuk tidak melakukan apa pun
selain mempersiapkan diri secara mental. Saya menempatkan diri saya di tempat
yang tidak dapat mengalihkan perhatian saya dari presentasi. Memvisualisasikan
kesuksesan sesaat sebelum presentasi berhasil bagi sebagian orang.
Dan Anda masih akan gugup saat momen kebenaran semakin dekat.
simpul! Usahakan kedua kaki berada di lantai sebanyak mungkin dan perlambat gerakan
Anda.
mengobrol dengan mereka sebelum Anda mulai. Ini dapat mencairkan suasana dan
membuat Anda lebih nyaman. Sebenarnya, saya jarang merasa nyaman melakukan hal ini;
bagi yang lain, ini bisa sangat bermanfaat dalam menenangkan mereka dan mempersiapkan
presentasi.
Persiapan yang paling penting adalah pernapasan. Lakukan kontak dengan jenis
pernapasan terdalam, yang bekerja dari perut, bukan dari paru-paru bagian atas. Perlambat
pernapasan, dan buatlah menjadi tenang, teratur, dan kuat. Hal ini menghasilkan
keajaiban bagi suaranya: memberikan kedalaman dan kekuatan, serta menghasilkan
penyampaian yang lebih meyakinkan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Seiring dengan pernapasan Anda, perhatikan otot-otot di sekitar mulut yang
membantu Anda mengartikulasikan. Cobalah memutar lidah atau menyanyikan lagu favorit.
Kunyah makanannya, dan dapatkan milikmu
Machine Translated by Google

142. Menjawab pertanyaan
133 Membuat Presentasi
jangan berbohong. Seseorang di antara penonton hampir pasti akan
memahami Anda.
Ajukan pertanyaan dari seluruh audiens. Dari seluruh bagian
Jawab seluruh penonton. Jangan biarkan pertanyaan menggoda
ragu-ragu di akhir presentasi tentang memecah suasana. Jawab
dengan singkat.
Paksa diri Anda untuk singkat. Jawab dengan jujur.
Anda dapat menyembunyikan informasi, tapi
Anda ke dalam percakapan pribadi. Pastikan audiens telah mendengar
pertanyaannya.
Putuskan kapan harus menjawab pertanyaan. Ini mungkin akan terjadi
pada akhirnya. Namun Anda mungkin lebih suka menjawab
pertanyaan selama presentasi. Hal ini lebih sulit untuk dikelola
tetapi dapat meningkatkan hubungan Anda dengan
penonton. Antisipasi pertanyaan yang paling mungkin
muncul. Ini mungkin 'Pertanyaan yang Sering Diajukan'
yang dapat Anda perkirakan dengan mudah. Hal lain
mungkin timbul karena keadaan tertentu
dari presentasi tersebut. Gunakan 'tanaman'. Mintalah seseorang
untuk bersiap dengan pertanyaan untuk memulai sesi. Penonton terkadang begitu
ruangan dan dari 'area sosial' yang berbeda.
Banyak presenter yang mengkhawatirkan sesi tanya jawab dan presentasi
itu sendiri. Beberapa pedoman dapat membantu mengubah sesi pertanyaan
Anda dari percobaan menjadi kemenangan:
lidah dan bibir benar-benar berfungsi dan menghangat. Latihan yang sangat
sederhana adalah dengan menjulurkan lidah sejauh mungkin ke luar mulut,
lalu mengucapkan sebagian presentasi Anda, mencoba membuat konsonan
sejelas mungkin. Anda hanya perlu melakukan ini selama kurang lebih 30 detik
untuk membangunkan suara Anda dan membuatnya lebih jelas. Tentu saja
Anda akan terlihat konyol saat melakukan ini, jadi sebaiknya lakukan latihan di
tempat pribadi!
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

143. 134 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
memahaminya, membantu audiens mendengarnya, dan memberi Anda
waktu untuk memikirkan jawaban Anda. Berikan
satu jawaban. Buatlah satu poin saja. Sekarang berikan satu
alasan untuk jawaban Anda. Berikan sebuah contoh
yang menggambarkan maksudnya.
Tentu saja, mungkin tidak mudah untuk memikirkan semua ini saat Anda
menjawab sebuah pertanyaan secara spontan. Namun jika Anda memperlambat
dan mencoba memikirkan format sederhana ini, Anda mungkin akan
menjawab dengan lebih ringkas dan jelas.
Format sederhana untuk menjawab pertanyaan Ulangi pertanyaan
jika perlu. Ini
membantu Anda
Jika Anda tidak tahu, katakan saja. Dan berjanjilah apa yang akan Anda lakukan
untuk menjawabnya nanti.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

144. Menuangkannya secara tertulis
Setiap kali kami menulis dokumen bisnis, kami mencari hasilnya.
Itu sebabnya saya lebih memilih istilah 'penulisan fungsional' daripada 'penulisan
bisnis'. Penulisan fungsional memiliki tugas yang harus dilakukan. Ini memiliki kepraktisan
Kita semua tahu tulisan yang efektif ketika kita melihatnya. Ia melakukan tugasnya
dengan jelas dan cepat. Ia menyampaikan apa yang ingin penulis sampaikan; tidak ada
yang menghalangi. Yang terpenting, menulis yang efektif akan membuahkan hasil.
Menulis dengan baik mungkin merupakan bentuk komunikasi yang paling sulit secara
teknis. Hal ini membutuhkan keterampilan, pemahaman dan kreativitas yang tinggi. Dan kita
dinilai berdasarkan kualitas tulisan kita. Ia harus bertindak sebagai duta besar kita saat kita
tidak ada.
tujuan.
Menulis dengan baik dimulai dengan memilih untuk menulis. Anda tidak perlu mencapai
tujuan Anda dengan menulis. Menulis itu lambat dan mahal; bahkan menulis email pun bisa
memakan waktu. Panggilan telepon dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat.
Menulis bermanfaat ketika:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
8
Menulis untuk hasil
Machine Translated by Google

145. Membuat membaca lebih mudah
Dibandingkan dengan berbicara dan mendengarkan, menulis dan membaca berjalan lambat
dan tidak efisien. Sebuah dokumen tidak dinamis; itu statis.
Penulis yang baik berusaha membuat membaca semudah mungkin. Bagaimanapun,
membaca adalah kerja keras. Kita membaca dalam tiga tingkatan:
Sebagian besar manfaat percakapan hilang saat kita menulis.
mencari tahu apa yang penulis ingin katakan; memindai
kalimat untuk mencari gagasan yang lengkap; membaca
setiap kata untuk mengetahui maknanya.
Menulis juga membawa otoritas tertentu yang mungkin tidak dimiliki oleh percakapan. Surat
mungkin lebih mudah mendapat tindakan daripada panggilan telepon karena
terlihat lebih serius atau resmi.
Kesalahpahaman bisa dengan mudah muncul. Jika pembaca mendapatkan sesuatu yang
salah, Anda tidak ada di sana untuk membantu. Yang terburuk, Anda bahkan tidak dapat
memastikan bahwa pembaca akan membaca dokumen tersebut.
Mungkin berguna untuk menulis surat kepada seseorang yang tidak pernah bisa diajak
bicara, meskipun tidak ada jaminan bahwa mereka akan membaca pesan Anda di
antara lusinan atau ratusan pesan yang mereka terima hari itu.
Anda menginginkan catatan permanen;
informasinya rumit; atau Anda ingin menyalin
materi yang sama ke banyak pembaca.
Untuk membuat membaca lebih mudah, Anda harus membantu pembaca pada ketiga tingkatan
tersebut.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Gunakan kata-kata yang paling mungkin dipahami pembaca. Buatlah kalimat
yang lugas. Sampaikan maksud Anda, lalu dukunglah.
136 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Tiga aturan emas menulis
Machine Translated by Google

146. dalam semacam 'aliran kesadaran', menempatkan satu ide demi ide lainnya hingga kita
mencapai kesimpulan. Ini membuat tulisan kita mengalir. Namun kita juga harus berbeda,
memastikan bahwa ide-ide kita menarik perhatian pembaca dan menarik perhatian mereka.
Jika Anda ingin mengatakan sesuatu, selalu usahakan untuk mengatakannya
sesegera mungkin. Kemudian berikan bukti yang mendukung ide Anda.
Menulis paling baik ditangani secara sistematis. Kita semua menghadapi godaan untuk
melakukan semuanya sekaligus: memikirkan apa yang harus dikatakan,
dalam urutan apa, dan bagaimana mengatakannya. Ini adalah resep bencana: kita
menjadi bingung dan frustasi dan tulisan yang muncul berantakan. Seperti halnya
memasak, menulis paling baik dilakukan selangkah demi selangkah.
Aturan emas terakhir adalah yang paling penting. Banyak dari kita menulis
Namun pembaca Anda akan paling memahami kata-kata yang familiar bagi mereka. Jika
mereka mengetahui jargon atau kata-kata abstrak yang panjang, gunakanlah. Jika ragu,
gunakan kata-kata pendek.
Namun satu halaman penuh kalimat pendek akan menimbulkan efek 'penyebaran': banyak
poin tetapi tidak ada koneksi. Kalimat juga berfungsi paling baik jika disusun dengan
baik dan dikelompokkan dalam paragraf.
Demikian pula, kalimat pendek lebih jelas dibandingkan kalimat panjang.
Umumnya, kata-kata pendek lebih mudah dipahami dibandingkan kata-kata panjang.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
mendesain dokumen; menulis draf
pertama; mengedit draf.
Berpikirlah dalam kerangka membangun sebuah dokumen, bukan sekadar
menulisnya. Surat atau dokumen ini mempunyai tugas yang harus dilakukan; Anda harus
merancang dan membangunnya untuk melakukan pekerjaan itu. Proses konstruksi memiliki
tiga langkah:
137 Menuliskannya
Menulis langkah demi langkah
Machine Translated by Google

147. Merancang dokumen
orientasi tujuan;
analisis pembaca;
membuat pesan;
pengorganisasian informasi;
membuat garis besar.
Mulailah dengan mengidentifikasi tujuan dokumen Anda. Bedakan antara tujuan
dokumen dan subjeknya. Apapun yang Anda tulis, Anda harus jelas apa
yang ingin Anda capai.
Kita dapat membagi perencanaan dokumen menjadi lima tahap:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Dalam bab ini, kita melihat ketiga tahap ini dan mengeksplorasinya
Buatlah tujuan Anda sespesifik mungkin. Berhati-hatilah untuk tidak
menciptakan tujuan yang tidak tepat. Misalnya, dokumen tidak dapat dianalisis
atau dievaluasi. Ini adalah proses berpikir. Dokumen tersebut akan menampilkan
produk pemikiran Anda. Ia tidak bisa berpikir!
isu-isu kunci di masing-masingnya. Banyak teknik yang mungkin sudah
Anda kenal. Gagasan menyampaikan pesan tunggal, SPQR (situasi – masalah
– pertanyaan – respons) dan menggunakan struktur piramida untuk mengatur
informasi, semuanya mempunyai tempat dalam bentuk tertulis dengan baik.
Cobalah untuk memisahkan tahapannya. Jika Anda bisa mengambil jeda di
antara keduanya, itu lebih baik. Meminta bantuan rekan kerja di setiap tahap juga
bermanfaat.
138 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Orientasi tujuan
Machine Translated by Google

148. Apa yang Anda ingin pembaca lakukan?
Apa yang Anda ingin dokumen tersebut lakukan?
139 Menuliskannya
mengundang
Cobalah kata kerja ini untuk mengetahui ukurannya.
Saya ingin pembaca melakukannya
Saya ingin dokumen ini
membenarkan
area target untuk tindakan menghadiri
pertemuan melaksanakan
rencana memberikan
masukan setuju dengan
saya memilih dari pilihan
melakukan sesuatu dengan benar
usulkan
permintaan
sarankan
kategorikan
menyelaraskan kembali
strategi, menyetujui
pendanaan, menjawab pertanyaan
mengidentifikasi
konfirmasi
pembaruan
selesaikan tugas tinjau
proposal saya beri saya umpan
balik selidiki suatu masalah
menyarankan
bandingkan
jelaskan
sorotan
menanggapi
meringkas
garis
besar perdebatan
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Apa yang Anda ingin pembaca lakukan setelah membaca dokumen tersebut? Dokumen fungsional menuntut
tindakan dan pelaksanaan
memberitahu
mengumumkan menggambarkan
menjelaskan
informasi untuk membantu mencapainya. Identifikasi tindakan yang Anda ingin pembaca lakukan dan Anda akan lebih
mampu memberikan informasi yang akan membantu mereka mengambil tindakan.
Berikut adalah beberapa saran.
Machine Translated by Google

149. Analisis jumlah pembaca
Pernyataan fungsi
[tindakan yang diusulkan]
Dokumen Anda mungkin beredar ke pembaca luas. Pembaca yang berbeda akan
memiliki harapan, prioritas dan tingkat pengetahuan yang berbeda. Analisis jumlah pembaca
sehingga Anda dapat mengatur informasi dalam dokumen dengan lebih efektif.
sehingga
pembaca. Pembaca utama harus membaca dokumen tersebut. Dokumen ini dirancang
untuk mereka. Pembaca sekunder mungkin hanya melihat sebagian dari dokumen tersebut.
Ini mungkin termasuk manajer Anda, yang mungkin perlu memberi otorisasi sebelum
diedarkan namun tidak akan mengambil tindakan. Pembaca tersier mungkin mencakup orang-
orang yang tidak akan pernah Anda temui tetapi mungkin menggunakan dokumen
tersebut dengan cara yang tidak terduga. Anda harus memuaskan semua pembaca ini.
Namun Anda harus mendesain dokumen tersebut hanya untuk pembaca utama.
[tujuan langsung]
Kategorikan pembaca Anda menjadi primer, sekunder , dan tersier
Saya ingin dokumen ini
Formalisasikan tujuan Anda menjadi pernyataan fungsi. Jika perlu, setujui hal ini dengan
'klien' dokumen tersebut, yaitu orang yang memintanya. Dengan menyetujui fungsi dokumen,
Anda akan tahu persis apa yang diminta dari Anda.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
140 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mengelola ekspektasi pembaca
Machine Translated by Google

150. Segala sesuatu yang ada di dalamnya – materinya, cara penyusunannya, cara
penyajiannya – bergantung pada pesannya.
Pesan adalah satu-satunya poin terpenting yang ingin Anda sampaikan
kepada pembaca untuk mengungkapkan tujuan Anda. Ini bukan judul atau judul. Ini
juga bukan deskripsi tentang apa yang Anda lakukan di dokumen. Pesan
tersebut mengungkapkan tujuan Anda. Pesan dokumen Anda seharusnya:
sebuah kalimat;
mengekspresikan satu ide;
panjangnya tidak lebih dari 15 kata; itu cukup
jelas bagi pembaca; berpusat pada
tindakan.
Dokumen Anda harus menyampaikan satu pesan.
Pesan adalah elemen terpenting dari dokumen.
Tempatkan diri Anda pada posisi pembaca utama dan tanyakan: 'Apa yang
paling meyakinkan saya tentang gagasan ini?'
latar belakang;
prioritas;
kebutuhan atau
kekhawatiran; tempat dalam budaya
perusahaan; hubungan dengan lingkungan eksternal.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Sangatlah penting untuk memeriksa apakah pesan dokumen Anda sesuai: bagi
Anda, bagi pembaca, dan bagi materi Anda. Dalam percakapan, wawancara,
atau presentasi, kita dapat memeriksa apakah kita memenuhi kebutuhan orang lain,
atau kebutuhan audiens.
Mengidentifikasi faktor-faktor kunci persuasif Faktor-
faktor kunci persuasif adalah elemen terpenting dalam keputusan pembaca
untuk memercayai Anda. Mereka mungkin muncul dari pembaca:
141 Menuliskannya
Membuat pesan
Machine Translated by Google

151. Lihat kembali Bab 5 untuk rincian lebih lanjut tentang SPQR. SPQR
potongan-potongan kecil menjadi lebih besar);
urutan dapat:
secara horizontal (mengorganisasi setiap kelompok potongan menjadi sebuah
memesan).
membantu Anda memvalidasi pesan Anda;
memfasilitasi percakapan antara penulis dan pembaca
memperjelas pesan dokumen;
Pengorganisasian informasi seperti ini menciptakan suatu bentuk yang memungkinkan
pikiran pembaca memahami kompleksitas dengan cara yang paling alami.
membentuk inti Pendahuluan dalam dokumen.
Bentuk yang Anda buat adalah piramida.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Pembaca Anda hanya dapat memahami satu informasi dengan jelas dalam satu
waktu. Untuk memahami pesan Anda secara lebih rinci, pertama-tama mereka harus
memecahnya menjadi beberapa bagian, kemudian memahami setiap bagian secara
berurutan. Oleh karena itu, Anda harus mengatur informasi dalam dua dimensi:
Dalam menulis, lebih dari di tempat lain, berkomunikasi dengan baik adalah soal
menampilkan bentuk pemikiran Anda. Bentuk itu terdiri dari ide: kalimat yang Anda tulis.
Anda harus menyusun ide-ide tersebut menjadi bentuk yang koheren sehingga pembaca
dapat melihat dengan jelas.
secara vertikal (memecah pesan menjadi beberapa bagian, mengelompokkan
harapan, di tempat. Saat kita menulis, interaksi itu menghilang. Banyak dokumen
gagal memberikan apa yang diinginkan pembacanya. SPQR adalah satu-satunya cara Anda
dapat memeriksa apakah Anda menghasilkan dokumen yang bermanfaat bagi pembaca.
142 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mengorganisir informasi
Machine Translated by Google

152. Anda harus memiliki setidaknya dua jawaban untuk pertanyaan tersebut. Cobalah untuk
memiliki tidak lebih dari enam. Tuliskan jawaban Anda atas pertanyaan itu sebagai poin-
poin penting. Semua poin penting Anda harus berupa kalimat. Anda harus bisa menyelaraskan
setiap poin kunci ke sekelompok ide di peta pikiran Anda.
Poin-poin penting Anda harus sama.
'Mengapa?'
'Bagaimana?'
Alasan, manfaat, penyebab
Gunakan peta pikiran untuk membantu Anda mengumpulkan informasi, dan prinsip piramida
untuk membantu Anda mengaturnya ke dalam struktur yang koheren.
'Mengapa?'
'Bagaimana?' 'Yang mana?'
akankah hal itu terpancing dalam pikiran mereka? Pertanyaannya harus berupa salah satu
dari tiga:
pemikiran tahap pertama: mengumpulkan informasi;
pemikiran tahap kedua: mengorganisasikan informasi.
Prosedur, langkah-langkah proses
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
'Yang mana?'
Item, kategori, faktor
Meringkas dan mengelompokkan
Bayangkan menyampaikan pesan Anda kepada pembaca. Pertanyaan apa
Pemikiran tahap pertama dan kedua Kita
dapat membayangkan proses pembuatan struktur dokumen
sebagai proses berpikir dalam dua tahap. Kita telah melihat dua tahap
berpikir sebagai cara menyusun percakapan kita (Bab 3). Sekarang
kita dapat menggunakannya untuk membantu kita mengatur materi
untuk sebuah dokumen:
143 Menuliskannya
Menciptakan poin-poin penting
Machine Translated by Google

153. Membangun piramida Hasil dari
proses tanya jawab ini adalah struktur piramida (Gambar 8.1).
Membangun piramida: prinsip-prinsip penting Setiap ide harus berupa
kalimat. Setiap gagasan harus merangkum
gagasan-gagasan yang dikelompokkan di bawahnya. Setiap gagasan dalam
suatu kelompok merupakan jawaban terhadap pertanyaan yang dipicu oleh
gagasan yang diringkas.
Gambar 8.1 Membangun piramida
Untuk setiap poin penting, tanyakan pertanyaan apa yang muncul: 'Mengapa?', 'Bagaimana?'
atau 'Yang mana?' Identifikasi jawaban atas pertanyaan itu dan tuliskan ini sebagai sub-poin.
Ulangi jika perlu untuk setiap sub-poin untuk membuat poin-poin kecil. Untuk setiap
pertanyaan, Anda harus memiliki lebih dari satu jawaban.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
144 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
titik
Pesan
Minor
Inti
Sub-
poin
Sub-
poin
Inti Inti
Sub-
poin
Sub-
poin
Sub-
poin
Minor
Sub-
poin
titik
Minor Minor
titik titik
Machine Translated by Google

154. Anda harus memutuskan bagaimana mengurutkan ide di setiap kelompok. Kamu bisa
peringkat (ukuran, kepentingan, prioritas, relevansi);
langkah-langkah
proses;
kronologi; penalaran logis.
Tidak perlu membuat piramida yang berisi lebih dari empat tingkatan: pesan,
poin kunci, sub-poin, poin minor.
Terkadang urutan ide tidak penting.
menjawab.
mengurutkan ide dalam hal:
sebuah ide tidak memancing pertanyaan dari pembaca; sebuah ide
memicu pertanyaan yang hanya ada satu pertanyaan
Pembangunan piramida selalu dilakukan dengan pembagian. Setiap ide
menimbulkan pertanyaan yang Anda harus memiliki setidaknya dua jawaban – dan
sebaiknya tidak lebih dari enam. Proses pembagian berdasarkan tanya jawab
ini berlanjut hingga sebuah ide gagal memancing pertanyaan dengan banyak
jawaban. Itu bisa berhenti jika:
menulis garis besar.
Garis besar adalah desain dokumen Anda. Ini memberikan gambaran
keseluruhan dokumen dalam bentuk mini. Berikut caranya
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Tahap terakhir dalam perencanaan dokumen Anda adalah membuat kerangka.
Ini mengubah piramida Anda menjadi teks yang dapat Anda kembangkan
menjadi draf pertama.
Mengelola detail
Membangun piramida menciptakan disiplin yang memungkinkan Anda
menentukan berapa banyak informasi yang akan disertakan dalam dokumen
Anda dan bagaimana menyusunnya.
145 Menuliskannya
Membangun garis besar
Machine Translated by Google

155. Tuliskan setiap kalimat poin kunci, beri nomor secara berurutan, dengan
setiap sub-poin dan poin minor diberi nomor di bawah setiap
poin kunci. Gunakan sistem penomoran desimal untuk kejelasan
maksimal:
Merupakan ide bagus untuk memampatkan pesan Anda ke dalam baris
subjek email sehingga muncul di kotak masuk pembaca.
– 1.
menu.
E-mail telah menjadi mode standar dalam berkomunikasi
– 1.1
– 1.1.1 dan seterusnya.
organisasi. Ini cepat, murah dan mudah digunakan. Namun di banyak
organisasi, email dengan cepat menjadi masalah dan bukan solusi. Empat
faktor tampaknya berkontribusi terhadap krisis yang akan datang ini:
Tambahkan judul untuk keseluruhan kerangka, dan judul untuk setiap
poin penting, jika perlu.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Setelah Anda memahami prinsip pembuatan kerangka ini, Anda dapat
menyesuaikannya dengan jenis dokumen apa pun. Di sini kita akan melihat
tiga format dasar: email atau memo, surat dan laporan. Anda akan melihat bahwa
piramida tetap sama dalam setiap kasus, dengan hanya sedikit variasi.
Cukup letakkan pesan Anda di bagian atas, tepat setelah Anda
Menguraikan email atau memo Ini adalah
jenis piramida yang paling sederhana.
sapaan. Buat paragraf pendek – atau bahkan poin-poin sederhana – untuk
setiap poin utama dan akhir, jika perlu, dengan ajakan bertindak: langkah
berikutnya yang Anda ingin pembaca ambil.
Di bagian atas halaman, tulis kalimat pesan Anda, dengan judul
Pesan. Ikuti ini
dengan judul Pendahuluan: SPQR, dinyatakan secara singkat (paling
banyak tiga atau empat baris).
146 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Machine Translated by Google

156. Membuat karya Anda diperhatikan mungkin merupakan masalah terbesar
dalam membuatnya dibaca.
3. Letakkan pesan di baris subjek. Jauh lebih banyak lagi
8. Ingatlah bahwa email bersifat publik. Kebanyakan email bisa
diakses di server pusat. Jangan pernah menulis apa pun yang mungkin
digunakan pengacara untuk melawan Anda.
Kematian percakapan. Banyak dari kita sekarang yang jarang berbicara satu
sama lain; kami mengirim email sebagai gantinya. Akibatnya, email terinfeksi
sebagai pengganti kontak sosial.
berguna untuk memiliki pesan bergaya judul di baris ini daripada judul.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
4. Jangan berteriak. Hindari huruf kapital, garis bawah, dan tebal.
Pekerja bilik yang kesepian menyebarkan gosip dalam
jargon pribadi, dibumbui dengan 'emotikon' dan simbol-simbol samar.
Lebih tergesa-gesa, kurang pengertian. Gaya penulisan di email menjadi
santai hingga kacau. Kotak masuk penuh. Kapan terakhir kali Anda
menyiangi kotak masuk Anda?
Yang terpenting, hindari judul yang bersifat jenaka atau serba guna seperti
'Mendesak' atau 'Baca ini sekarang!'
5. Jangan mengipasi 'api'. Jangan menulis apa pun di email itu
Email sedang menulis. Perlakukan itu seperti Anda memperlakukan jenis tulisan lainnya.
Anda tidak akan mengatakan tatap muka.
6. Hindari emotikon. Jangan gunakan simbol atau singkatan yang
konyol. Pakai bahasa Inggris.
Rencanakan, tulis, edit. Berikut adalah 10 tips lainnya untuk membantu email berfungsi lebih baik
bagi Anda:
2. Minimalkan informasi. Jangan membuat pembaca menggulir
1. Buatlah pesan Anda jelas.
turun.
Informasi yang berlebihan. Survei terbaru menunjukkan bahwa manajer
menerima rata-rata 178 email setiap hari.
7. Edit sebelum dikirim. E-mail sangat cepat sehingga Anda dapat dengan mudah
meluangkan beberapa saat untuk memeriksa arti, ejaan, dan tanda baca.
147 Menuliskannya
Machine Translated by Google

157. Garis besar email
salinan.
Bagaimana kita dapat menyelaraskan pesan-pesan pembicara
utama secara efektif untuk mendukung strategi
perusahaan? Apakah kita mempunyai sumber daya untuk menciptakan informal
dan mungkin satu di akhir. Gaya surat mungkin sedikit berbeda dengan e-mail (lebih
lanjut tentang gayanya nanti), namun selain itu, dan beberapa formalitas tata letak
lainnya, keduanya serupa.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
10. Kosongkan kotak masuk Anda secara teratur. Anda akan membuat sistem – dan
area pameran di foyer?
Jika Anda memiliki masalah lain untuk disampaikan, kirimkan pesan kepada saya. Sampai jumpa
diri Anda sendiri – bekerja jauh lebih efisien.
di sana!
Perihal: pertemuan konferensi, 2 April: isu-isu utama
Gloria
Derek
Bagaimana kita dapat mempromosikan konferensi ini dengan lebih efektif
Ada tiga isu utama yang ingin saya diskusikan pada pertemuan kita hari Jumat.
luar negeri?
9. Jangan mengirim spam. Kirimkan hanya pesan yang harus Anda kirim, kepada
individu yang perlu membacanya. Hindari selimut
Piramida di sini dibingkai oleh jabat tangan: satu di awal,
148 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Menguraikan surat
Machine Translated by Google

158. [logo perusahaan]
Ini adalah pesan utama saya.
Langkah selanjutnya adalah
Dengan hormat
25 Januari 2010
[kalimat pesan]
[titik tindakan]
Poin pertama saya ada di sini.
[menutup jabat tangan]
Pembaca Sidney
Penulis Alan
Rumah Pembaca
[paragraf]
KOTA PEMBACA
…
[Judul pekerjaan]
Poin kedua saya ada di sini.
AB1 2CD
Terima kasih atas surat Anda tertanggal 20 Januari.
Menguraikan Laporan Laporan
cenderung memerlukan kerangka yang paling lengkap, lengkap dengan ringkasan,
pendahuluan, poin-poin bernomor, serta serangkaian sub-poin dan poin-poin kecil.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Sidney sayang
[jabat tangan]
…
Saya harap ini memuaskan.
149 Menuliskannya
Garis besar surat
Machine Translated by Google

159. Garis besar laporan
150 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
2.1 Biaya tenaga kerja 7 persen lebih rendah dibandingkan biaya nasional
Pesan Kita
harus mencari pabrik baru di Gatheringham.
rata-rata.
2.2 Biaya overhead diperkirakan 9 persen lebih rendah dari pada
Perkenalan
Bisnis kami berkembang pesat. Pabrik manufaktur yang ada akan mencapai
kapasitasnya dalam waktu tiga tahun. Kami harus segera memutuskan di
mana akan menempatkan pabrik baru.
tanaman saat ini.
Dokumen ini merangkum temuan-temuan proyek relokasi dan membenarkan
rekomendasinya dalam istilah-istilah strategis.
2.3 Insentif pajak untuk beroperasi di zona ini sangat besar
menarik.
1. Biaya modal di Gatheringham diperkirakan 10 persen di bawah
biaya modal di lokasi terbaik berikutnya.
1.2 Harga tanah rata-rata 13 persen lebih rendah dibandingkan
daerah lain.
1.1 Tawaran kontraktor di wilayah tersebut rata-rata 10 persen di bawah
tawaran di lokasi lain.
2. Biaya operasional di Gatheringham diperkirakan 15 persen lebih rendah
dibandingkan daerah lain.
Membuat kerangka adalah tahapan yang sangat berguna dalam menyusun sebuah
laporan. Anda dapat menggunakan kerangka tersebut untuk memeriksa dengan 'klien'
laporan apakah laporan tersebut berkembang sesuai keinginan mereka, untuk membuat
perubahan pada laporan Anda tanpa harus menulis ulang banyak teks, dan untuk memastikan
bahwa Anda tahu persis apa gagasan utama Anda untuk setiap laporan. bagian. Garis
besarnya sendiri dapat membentuk ringkasan laporan. Ini juga sangat berharga bagi
pembaca yang hanya menginginkan laporan yang mencakup satu lembar A4. Bagi mereka,
garis besarnya adalah laporannya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

160. Menulis draf pertama
151 Menuliskannya
Bayangkan menulis draf pertama dokumen Anda sebagai aktivitas terpisah dari
perencanaan atau pengeditan.
Tinggalkan celah jika perlu. Bertujuan untuk aliran alami. Tulis
dengan suara Anda sendiri. Mengekspresikan diri dengan cara Anda sendiri akan
membantu Anda mengatakan maksud Anda dengan lebih tepat.
Menulis dokumen seharusnya jauh lebih mudah karena kerangkanya sudah lengkap. Pada
dasarnya, Anda perlu memperluas kerangka dengan menambahkan teks, judul, dan –
khususnya untuk laporan – penomoran dan grafik. Rencana kerangka sudah ada,
dan kalimat-kalimat dalam kerangka memberi Anda gambaran jelas tentang apa yang ingin
Anda katakan di setiap paragraf dan bagian.
Jika pembaca Anda bisa 'mendengar' suara Anda, membaca akan menjadi
lebih mudah.
3.1 Area ini berlokasi di pusat pasar kami.
Menulis dengan cepat. Jangan merenungkan kata-kata. Terus berlanjut.
3.2 Infrastruktur lokal berkembang dengan baik.
3. Biaya distribusi akan berkurang setidaknya 7 persen jika dipusatkan di
Gatheringham.
Menulis tanpa interupsi. Cobalah mencari waktu dan tempat di mana Anda
dapat berpikir dan menulis tanpa gangguan. Menulis tanpa mengedit.
Jangan mencoba melakukannya dengan benar pada kali pertama.
Tahan godaan untuk mengedit sambil jalan. Anda akan cenderung terjebak dan
membuang-buang waktu.
Pertahankan rencana garis besar Anda. Gunakan kalimat dari kerangka Anda
untuk memfokuskan apa yang ingin Anda katakan. Jika Anda mendapati diri
Anda menyimpang dari pokok permasalahan, berhentilah dan lanjutkan ke kalimat
berikutnya dalam kerangka.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

161. Alat bantu navigasi
Ringkasan adalah dokumen dalam bentuk mini. Intinya adalah
pesan Anda. Tempatkan ringkasan di awal dokumen – tepat setelah halaman
judul. Garis besar Anda adalah ringkasan yang sudah jadi.
Pendahuluan menjelaskan bagaimana dokumen itu muncul. Intinya adalah
SPQR: informasi latar belakang termasuk masalah yang dibahas dalam dokumen dan
pertanyaan yang dijawabnya.
Gunakan ringkasan di bagian lain dokumen untuk menyampaikan bentuk materi –
yang paling penting, di awal setiap bagian.
ringkasan;
perkenalan; judul;
poin-poin
penting.
Jangan bingung antara dua hal penting ini.
Semua elemen ini akan membantu Anda 'menjual' dokumen tersebut kepada
pembaca Anda.
Dokumen yang efektif berisi alat bantu navigasi untuk membantu pembaca
menemukan jalan mereka. Yang paling penting di antaranya adalah:
metodologi; ucapan
terima kasih; panduan
singkat mengenai dokumen, bagian demi bagian.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Perkenalan mungkin diperluas hingga mencakup:
Judul
Perhatikan baik-baik judul dan judul lain dalam dokumen Anda. Mereka harus
memiliki nilai pemindaian yang tinggi: pembaca harus dapat memperoleh banyak
informasi dari kata-kata yang relatif sedikit. 'Tinjauan keuangan', misalnya,
memiliki tingkat pemindaian yang rendah
152 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Ringkasan dan perkenalan
Machine Translated by Google

162. Pengeditan yang efektif
153 Menuliskannya
Judul harus informatif tanpa terlalu detail.
Tujuan penyuntingan adalah agar draf pertama lebih mudah dibaca.
Dalam sebuah laporan, Anda dapat menyusun judul Anda ke dalam daftar isi.
Periksa untuk melihat apakah judulnya memberikan gambaran konten yang adil
dan tidak terlalu berulang.
Mengedit adalah tentang membuat pilihan. Hal ini berpotensi tidak ada
habisnya karena tidak pernah hanya ada satu cara untuk mengatakan apa yang
Anda maksud. Sangat sulit untuk mengedit karya Anda sendiri. Mintalah rekan kerja
untuk membantu Anda jika Anda bisa. Cobalah untuk menumbuhkan mata
yang polos. Beristirahatlah sebelum mengedit agar Anda lebih siap melihat teks
lagi.
Edit secara sistematis. Mengedit kata demi kata memakan waktu dan mungkin
kontraproduktif. Untuk mengedit secara efisien, kerjakan tiga level terpisah dalam
urutan ini:
Poin-poin Poin-
poin secara visual sangat kuat. Ada bahaya,
oleh karena itu, Anda dapat menggunakannya terlalu banyak. Jangan menggunakannya secara
berlebihan.
paragraf;
kalimat; kata-
kata.
Buatlah titik-titik tersebut secara paralel. Semua item harus memiliki
tata bahasa yang sama.
Mungkin yang terbaik adalah mengedit salinan cetaknya, daripada mengeditnya di layar.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Buatlah poin-poin tersebut konsisten dengan 'platform': teks yang
mengawali daftar.
list perlu diungkapkan hanya sekali.
Memperbaiki 'platform' agar elemen-elemen di dalamnya terulang kembali
nilai. 'Perincian biaya operasional tahun 2006' bekerja lebih baik.
Machine Translated by Google

163. Tempat lain untuk mencari kalimat topik potensial adalah di akhir paragraf. Seringkali kita
menempatkan gagasan terpenting sebagai kesimpulan paragraf. Coba balikkan kesimpulan
itu ke awal paragraf sebagai kalimat topik. Kalimat topik harus masuk akal secara berurutan.
Anda harus dapat membaca semua kalimat topik dan memahami suatu bagian secara
ringkas.
Untuk meminimalkan potensi downtime dan risiko operasional, disarankan
agar kasus bisnis pembelian server cadangan, yang juga dapat digunakan
untuk pengujian sistem, diperiksa secara formal. Kami sekarang sedang
menangani hal ini karena diperlukan keputusan pada akhir bulan Maret untuk
menghindari biaya sewa tambahan atau hilangnya mesin sewaan.
Garis besar tentu saja merupakan sumber kalimat topik yang siap pakai.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Gunakan kalimat topik di awal setiap paragraf untuk meringkasnya. Kalimat
topik membantu Anda memutuskan apa yang akan disertakan dalam setiap paragraf. Anda
dapat menganggap kalimat topik sebagai pesan paragraf. Itu harus:
Perhatikan bagaimana kalimat topik memungkinkan penulis mempersingkat
paragraf dan meningkatkan keterbacaan.
menjadi kalimat yang sepenuhnya gramatikal;
buat satu poin; berisi tidak
lebih dari 15 kata; mengatakan sesuatu yang
baru.
Paragraf menampilkan bentuk pemikiran Anda. Mereka menunjukkan ide-ide utama
individu dan hubungan di antara mereka. Setiap kali Anda mengambil langkah, mengubah
sudut pandang atau mengubah arah, Anda harus memulai paragraf baru.
154 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mengedit paragraf
Membuat paragraf yang efektif
Machine Translated by Google

164. Konstruksi kalimat
155 Menuliskannya
Ikuti aturan '15–25'. Kalimat pesan, kalimat topik, dan kalimat lain yang
mengungkapkan ide besar tidak boleh melebihi 15 kata. Semua kalimat lainnya harus
tetap dalam 25 kata.
memotong kalimat yang panjang menjadi kalimat tersendiri;
memisahkan beberapa kalimat; membangun
kembali kalimat yang rumit; membuat non-kalimat
benar secara tata bahasa; menemukan subjek dan kata kerja yang
kuat.
Kalimat mengungkapkan ide. Mereka akan mengekspresikan ide-ide Anda dengan
lebih kuat jika dikonstruksikan dengan kokoh. Kalimat menjadi lebih lemah jika terlalu
panjang atau susunannya buruk. Selalu bidik kalimat Anda untuk mengatakan apa
yang Anda maksud dan tidak lebih.
Keputusan diperlukan pada akhir bulan Maret untuk menghindari biaya sewa
tambahan atau hilangnya mesin sewaan.
Perkuat kalimat dengan:
meminimalkan potensi down-time;
meminimalkan risiko operasional;
juga digunakan untuk pengujian sistem.
Kami sekarang sedang memeriksa kasus bisnis untuk membeli server
cadangan. Ini bisa:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

165. Hal ini mudah diperbaiki dengan memotong kalimat pada konjungsi –
tetapi, dan – dan menggunakan daftar vertikal:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Tim proyek awalnya berencana untuk mengkonversi data dan
mengimplementasikan sistem di area bisnis yang tersisa pada akhir September
2008. Namun, konversi tersebut tertunda karena perubahan pada:
Awalnya direncanakan bahwa konversi dan implementasi data di
seluruh area bisnis yang tersisa akan dilakukan pada akhir September 2008,
namun karena berbagai masalah, penyimpangan ruang lingkup yang cukup besar,
pergantian personel di tim proyek dan beberapa perubahan jadwal, konversi pun
dilakukan. tidak berlangsung hingga 1 April 2009 dan beberapa
pengguna masih menggunakan bagian dari sistem lama hingga akhirnya terputus
pada Juli 2009.
Sistem ini akhirnya diubah pada tanggal 1 April 2009. Beberapa pengguna
terus menggunakan bagian dari sistem lama hingga terputus pada
bulan Juli 2009.
Bahasa Inggris memiliki kosakata yang sangat banyak. Salah satu alasan utamanya
adalah karena bahasa tersebut merupakan bahasa campuran; banyak ide dapat diungkapkan
dengan dua atau tiga kata. Mungkin karena alasan ini, lebih dari alasan lainnya, bahasa
Inggris sederhana telah berkembang sebagai cara untuk membantu kita memilih kata-kata
terbaik untuk kebutuhan kita.
ruang lingkup proyek; personil
dalam tim proyek; Jadwal.
156 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mengedit kata-kata
Mengedit kalimat yang panjang
Machine Translated by Google

166. Bahasa Inggris Biasa: pedoman penting
157 Menuliskannya
kata kerja pasif; kata
benda abstrak; kata-kata
yang tidak perlu.
Itu mengatakan kebenaran tanpa hiasan. Ini adalah kode praktik, bukan seperangkat aturan yang
kaku.
Kata kerja pasif Kata
kerja dapat bersifat aktif atau pasif. Kata kerja aktif mengungkapkan
apa yang dilakukan subjeknya; kata kerja pasif mengungkapkan penderitaan subjeknya. Kalimat
dengan kata kerja aktif lebih pendek, kuat, dan dinamis dibandingkan kalimat dengan kata
kerja pasif.
Buat rata-rata panjang kalimat Anda 15 hingga 20 kata. Gunakan hanya kata-
kata yang kemungkinan besar akan dibaca oleh pembaca Anda
memahami.
Diperkirakan diperlukan ruang disk tambahan .
Gunakan kata-kata sebanyak yang Anda perlukan.
Gunakan kata kerja yang paling kuat, jelas dan paling spesifik menurut Anda
Kami mengantisipasi bahwa sistem memerlukan disk tambahan
ruang angkasa.
Bisa.
Beri tanda baca dengan jelas dan sederhana.
Katakan apa yang Anda maksud. Menjadi positif; hindari ekspresi standar
dan rumus yang membosankan.
Mengelola kosakata Kata- kata tertentu
menyebabkan masalah tertentu dalam keterbacaan. Berikan perhatian khususnya pada:
Bahasa Inggris Biasa membantu pembaca mana pun untuk memahaminya pada bacaan pertama.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

167. Kedua mesin tersebut dikonfigurasi secara berbeda, sehingga membuat latihan
menjadi lebih kompleks.
Manfaat dari pengaturan ini adalah penghematan biaya konsultasi dan kesempatan bagi
pengguna baru untuk mempelajari sistem dalam situasi yang bermakna pada
saat yang sama ketika mereka mempelajari pekerjaan mereka.
Ada beberapa perbedaan konfigurasi antara kedua mesin yang menambah tingkat
kerumitan pada latihan ini .
Mewujudkan tulisan Anda sendiri adalah proyek jangka panjang. Di Sini
Anda bisa, dengan kata kerja atau kata sifat. Jika Anda hanya dapat mengganti kata benda
abstrak dengan sekelompok kata yang lebih pendek dan konkrit, pertimbangkan untuk
mempertahankannya.
Pengaturan ini menghemat biaya konsultasi dan memungkinkan pengguna baru
mempelajari sistem sebagai bagian dari pembelajaran di tempat kerja.
Cobalah untuk mengurangi penggunaan kata benda abstrak. Gantilah, jika
Kata benda konkret menyebutkan benda-benda yang ada secara fisik di dunia (meja,
wanita, pena, mobil, pohon); kata benda abstrak menyebutkan ide, konsep, atau
kualitas yang tidak dapat dirasakan secara fisik (pertumbuhan, kesadaran, pelatihan,
pemasaran, kemungkinan).
adalah beberapa pedoman untuk mengarahkan Anda ke arah yang benar:
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
158 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mengembangkan gaya yang mudah dibaca
Tulisan yang bagus menjadi hidup dalam pikiran Anda. Tidak ada yang
menghalangi penulis dan pemahaman Anda. Tulisan yang efektif adalah tulisan yang
transparan.
Kata benda abstrak
Kata benda menyebutkan nama benda, orang, waktu, tempat, atau kualitas.
Kata-kata yang tidak perlu
Beberapa kata tidak memberikan kontribusi apa pun terhadap makna. Anda
mungkin menggunakannya karena kedengarannya bagus, atau karena Anda tidak tahu
harus berkata apa selanjutnya. Hapus mereka.
Machine Translated by Google

168. 159 Menuliskannya
nomor, dan nama, sehingga tulisan Anda menjadi lebih personal. Gunakan kata
kerja yang mempunyai arti tertentu dan hindari kata kerja yang tidak bermakna banyak
(dapatkan, laksanakan, laksanakan, berikan, laksanakan, laksanakan, pindahkan, lakukan).
Buatlah menjadi konkrit. Berikan contoh nyata. Dan gunakan jargon dengan hati-hati.
Bersikap positif
Tulisan fungsional terbaik adalah tulisan berwawasan ke depan dan berpusat pada
tindakan. Hindari menulis terlalu banyak tentang apa yang telah terjadi, apa yang belum
terjadi, apa yang seharusnya terjadi, atau apa yang salah.
Spesifik Bertujuan
untuk tepat dan tidak samar-samar. Hindari generalisasi. Menggunakan
Katakan apa yang Anda maksud.
Berkonsentrasilah pada apa yang ingin Anda katakan, bukan pada bagaimana mengatakannya.
Bayangkan tanggapan pembaca. Jika Anda hanya punya waktu beberapa detik untuk
menyampaikan maksud Anda, apa yang akan Anda katakan? Bersikaplah tulus, dan hindari
'perancah': tulisan apa pun yang merujuk pada fakta yang Anda tulis ('Dalam laporan
ini, saya akan…').
Gaya bersifat pribadi. Memilih cara menulis ibarat memilih cara berpakaian. Meningkatkan
gaya Anda tidak berbeda dengan meningkatkan selera berpakaian Anda. Lihatlah ke
sekeliling; tirulah apa yang Anda kagumi; bertujuan untuk keanggunan fungsional daripada
flamboyan yang berlebihan.
ucapkan apa yang Anda
maksud; spesifik;
menjadi positif;
menghilangkan penyumbatan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
dibawah tekanan. Hilangkan hambatan-hambatan sehingga makna mengalir dengan
leluasa. Kapan pun Anda bisa, ubah kata kerja pasif menjadi aktif
Sebaliknya, tulislah tentang proposal, tindakan di masa depan, dan apa yang Anda
lakukan. Buatlah janji yang pasti dan hindari bahasa yang emosional.
Menghilangkan sumbatan
Tulisan yang bagus mengalir seperti air di dalam pipa. Kata-katanya seharusnya
Machine Translated by Google

169. Selain itu, pembaca telah memilih:
alat bantu navigasi yang
jelas; bukti kredibilitas penulis; dan gaya informal.
Kunci penulisan web yang efektif adalah menganggap pembaca Anda sebagai
pengunjung, bukan sebagai rekan jangka panjang. Membaca buku atau laporan
memerlukan tingkat komitmen dari pembaca Anda yang tidak dituntut oleh membaca
web.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Menulis untuk web dalam banyak hal sama seperti menulis untuk media lainnya.
Namun, sejumlah fitur utama membuat membaca di layar menjadi pengalaman
yang berbeda dibandingkan membaca di kertas.
Penelitian menunjukkan bahwa pengguna web merasa paling bahagia ketika teks
web ringkas, dapat dipindai, dan obyektif. 'Ringkas' berarti teks tersebut
mengatakan apa yang perlu dikatakan dan tidak lebih. 'Dapat dipindai' berarti ide-ide
besar menonjol; paragraf-paragrafnya tidak terlalu panjang; dan kata-kata kuncinya
mudah untuk dipilih. 'Objektif' berarti penulis cenderung menghilangkan perasaannya
sendiri dari teks. Pembaca menginginkan informasi ketika mereka menggunakan
web; pendapat dan perasaan cenderung menghalangi.
Memahami fitur-fitur tersebut akan membantu Anda menghasilkan teks yang lebih
berguna untuk situs web dan dokumen berbasis web.
satuan, dan kata benda abstrak menjadi kata benda konkrit. Hapus
kata-kata yang tidak perlu dan hilangkan kata-kata klise. Beri tanda baca pada
bahasa yang berlebihan dan hubungkan kalimat-kalimat Anda dengan hati-hati.
Menulis untuk web
160 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Kualitas utama teks web
Memikirkan tentang pembaca Anda
Machine Translated by Google

170. Memotong dan menumpuk
161 Menuliskannya
mereka menemukan.
Merancang dan menulis halaman web adalah masalah memuaskan sebanyak
mungkin pengunjung jenis ini. Perlu diingat slogan yang diciptakan oleh seorang penulis
web yang giat: 'tutup pintunya, mereka datang melewati pagar'. Dengan kata lain,
pengunjung halaman Anda bisa datang dari mana saja: halaman beranda, mesin
pencari, atau link dari halaman lain di bagian dunia maya yang sangat berbeda.
Pembaca bersedia menelusuri – dan benar-benar membaca apa
Memotong dan menumpuk secara efektif melapisi materi sehingga pembaca
dapat melihat semua yang ada di situs dengan mudah dan juga melihat sedetail
yang mereka inginkan.
detik.
Pengguna ingin melakukan sesuatu (seperti membeli produk atau
mendaftar komunitas web) atau mencari informasi praktis.
Pemirsa tetap berada di halaman tidak lebih dari beberapa orang
Berbagai jenis pengunjung menginginkan hal yang berbeda dari halaman web
yang mereka kunjungi.
Potong dan susun materi Anda untuk memenuhi kebutuhan pemirsa, pengguna,
dan pembaca. Chunking dan stacking adalah variasi dari peringkasan dan
pengelompokan, teknik struktural yang dibahas sebelumnya dalam bab ini.
Selain itu, sebagian besar halaman web akan mendapat manfaat
dari fitur ini.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Chunking berarti memecah informasi menjadi bagian-bagian
yang dapat dikelola dan seukuran layar.
Menumpuk berarti mengelompokkan potongan-potongan ke dalam beberapa kategori.
Machine Translated by Google

171. Isyarat untuk bertindak
162 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Isyarat tindakan mencegah pemirsa melarikan diri, membantu pengguna melakukan apa
yang ingin mereka lakukan, dan mendorong pembaca untuk menjelajahi halaman lebih
jauh.
Ada berbagai tindakan yang mungkin Anda ingin pembaca lakukan.
Misalnya, Anda mungkin ingin mereka:
mencari informasi; berkontribusi
pada forum diskusi; membeli sesuatu;
menghubungi
seseorang; pindah ke
halaman lain.
per paragraf. Buat
hyperlink ke halaman lain. Seharusnya tidak ada halaman
tanpa hyperlink untuk membawa Anda ke tempat lain – meskipun hanya
kembali ke halaman depan atau halaman beranda.
Berikan informasi pendukung kurang dari 100 kata
Buat judul yang memberitahukan lokasi Anda saat ini. Tulis kalimat
pesan. Kami telah bertemu pesan sebelumnya – dan pesan ini sama seperti
pesan yang dapat Anda buat di dokumen lainnya.
Jelaskan secara eksplisit tindakan apa yang dapat dilakukan pembaca. Apa pun yang
Anda ingin mereka lakukan, pastikan tindakan Anda tetap sederhana: klik sesedikit
mungkin, dengan instruksi paling dasar.
Insentifnya tidak harus berupa finansial! Sekadar memberi tahu pembaca informasi apa
yang dapat mereka temukan dengan mengambil tindakan mungkin sudah cukup.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Selalu tulislah seolah-olah Anda sedang berbicara langsung dengan pembaca,
dengan menggunakan kata 'Anda'. Dan memberikan insentif untuk mengambil tindakan.
Machine Translated by Google

172. Anda dapat membuat perbedaan. Tandatangani petisi kami untuk menyelamatkan
anggrek pemakan lalat Meksiko.
Hyperlink adalah inovasi yang kuat dalam penulisan web. Tidak seperti judul konvensional, judul
ini mempunyai dua fungsi: membantu pembaca menemukan jalan keluar dan bertindak sebagai
transportasi untuk membawa mereka ke sana. Hyperlink mungkin:
Ikut serta dalam kuis tundra utara kami dan mainkan untuk mendapatkan hadiah
menarik!
Judul adalah kandidat paling penting untuk hyperlink. Mereka harus bertindak seperti tanda keberangkatan
dan kedatangan di bandara – memberi tahu pembaca ke mana harus pergi dan mengumumkan kapan
mereka telah tiba.
Untuk bantuan bagi pengunjung lanjut usia atau penyandang cacat, kirimkan
nomor telepon Anda kepada kami dan kami akan menghubungi Anda 24 jam sebelum
kedatangan Anda untuk mendiskusikan kebutuhan Anda.
kata kunci dalam teks; nama dalam
teks; atau instruksi: 'Pergi ke zona
semi tropis'.
Isi formulir ini untuk mendapatkan informasi terkini secara rutin mengenai kegiatan
Proyek Paradise.
Klik di sini untuk mengetahui lebih lanjut tentang tanaman merambat Malaysia.
Hyperlink sering kali menggunakan uraian singkat untuk memberikan sedikit detail tentang apa
yang dijanjikan oleh judul tersebut – dan mendorong pembaca untuk membukanya.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
163 Menuliskannya
Hyperlink
Isyarat untuk bertindak: beberapa ide
Machine Translated by Google

173. Pembuatan bunga taman
Setelah Anda membuat halaman web Anda dapat dipindai dan obyektif, Anda perlu
membuatnya singkat. Bekerja pada tiga tingkatan: paragraf, kalimat, dan kata.
Bagaimana teknologi dapat membantu dan menghambat konservasi
Simpan seluruh teks dalam satu layar. Meringkaskan,
Rekayasa lingkungan
Bagaimana para peternak menciptakan bunga favorit kami
Temukan beberapa kisah paling aneh di dunia tentang pohon dan bunga
Tumbuhan dalam mitos dan cerita rakyat
buat paragraf pendek yang tidak lebih dari 100 kata, dan gunakan kalimat topik –
mungkin dicetak tebal – di awal setiap paragraf, sebagai ringkasan yang dapat
dipindai.
Konstruksi kalimat sama pentingnya dengan panjang kalimat.
Pastikan kalimat Anda sesederhana mungkin: hindari kumpulan ide yang rumit, kata
kerja pasif, dan ekspresi yang berlebihan. Umumnya, usahakan panjang kalimat Anda
tidak lebih dari 25 kata atau sekitar dua baris teks.
Selalu menulis dalam bahasa Inggris standar yang sederhana. Anda menulis untuk
khalayak global. Hindari sensasi pemasaran, jargon promosi, dan bahasa periklanan.
Gunakan daftar di mana pun Anda bisa. Tentu saja dapat berupa daftar hyperlink
untuk membantu pembaca bernavigasi dengan lebih mudah.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
164 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Hyperlink: beberapa ide kata-kata
Singkatnya
Machine Translated by Google

174. peluang untuk menjadikannya 'ramah web'. Beberapa fitur desain sederhana dapat
membuat perbedaan besar.
Buat ringkasan di bagian atas dokumen – panjangnya tidak lebih dari setengah layar.
Cantumkan judul bagian di bagian atas dokumen. Buat tautan di dalam dokumen. Jelas
kandidat untuk tautan adalah judul dalam daftar Anda di bagian atas dokumen. Tautan
bermanfaat lainnya adalah tautan permanen ke bagian atas dokumen. Buat judul dan judul
utama terlihat di layar pembuka – tidak hanya di halaman pembuka yang dicetak.
Hindari terlalu banyak menyorot (dan jangan pernah menggunakan garis bawah
kecuali untuk link). Jangan menggunakan terlalu banyak warna (dan jangan pernah
menggunakan warna biru, merah atau ungu kecuali untuk link). Dan buat kolom tidak lebih
dari setengah lebar layar. Mereka lebih mudah untuk dipindai daripada teks yang tersebar di
seluruh lebar layar.
Terkadang, Anda ingin memasukkan dokumen yang diproduksi secara tradisional
ke situs web sebagai dokumen arsip. Ambil
Jadikan cetakan Anda mudah dibaca. Font sans serif (seperti Arial, Verdana,
Tahoma atau Univers) umumnya lebih mudah dibaca di layar. Gunakan font minimal
12pt dan lebih tinggi jika memungkinkan.
Jaga agar elemen visual dokumen Anda tetap sederhana. Gunakan desainer jika
Anda bisa.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
165 Menuliskannya
Membuatnya terlihat bagus
Mengubah dokumen konvensional menjadi
halaman web
Machine Translated by Google

175. Machine Translated by Google

176. memanfaatkan orang lain demi keuntungan Anda sendiri; atau
menempatkan orang pada tempatnya.
Penggiat jejaring yang efektif memahami bahwa tidak seorang pun dari kita dapat mencapai
tujuan kita sendirian; bahwa kita membutuhkan orang lain untuk memenuhi ambisi dan
impian kita. Kita semua adalah bagian dari komunitas yang berkontribusi terhadap
kesejahteraan kita. Jaringan adalah alat untuk membantu kami menciptakan
komunitas tersebut.
bukan:
penjualan;
Mungkin kata tersebut memiliki reputasi yang buruk karena orang salah
memahami apa itu jaringan – atau seharusnya begitu. Jaringan adalah
Jaringan adalah nama baru untuk ide lama. Kata itu mungkin membuat kita merasa ngeri;
namun, banyak dari kita yang semakin menyadari bahwa jaringan adalah bagian
penting dalam bisnis. Sebuah survei yang dilakukan oleh Common Purpose pada tahun 2008
menemukan bahwa 68 persen pemimpin bisnis memperkirakan aktivitas jaringan
mereka akan meningkat dalam lima tahun ke depan. Jumlah tersebut meningkat menjadi 75
persen di kalangan pemimpin bisnis muda, berusia antara 25 dan 44 tahun.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
9
Jaringan: yang baru
percakapan
Machine Translated by Google

177. Ke jaringan atau tidak ke jaringan?
168 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Pada tahun 1980, Mary-Scott Welch menerbitkan Jaringan: Yang Hebat
Berjejaring sebagai aktivitas bisnis sejak awal dikaitkan dengan feminisme. Mungkin
perkembangannya terkait dengan pendekatan bisnis yang kurang maskulin dan individualis,
yang mana kerja sama lebih diutamakan dibandingkan persaingan.
Jaringan adalah ide yang sangat lama dan juga sangat baru. John Donne menulis
'Tidak ada manusia yang merupakan sebuah pulau' pada tahun 1624; namun bahasa
jejaring sosial baru mulai muncul sekitar 60 tahun terakhir. Menurut Kamus Bahasa Inggris
Oxford, kata 'network' – yang berarti sekelompok orang yang saling berhubungan – pertama
kali muncul pada tahun 1946. Kata 'networker' dan 'networking', yang mengacu pada aktivitas
kelompok-kelompok tersebut, tidak muncul di media cetak sampai 1976.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Jaringan bisa bersifat strategis atau spontan. Jaringan strategis direncanakan;
jaringan spontan terjadi secara kebetulan. Yang terbaik, jaringan strategis mempersiapkan
kita untuk momen penemuan yang spontan.
Cara Baru Wanita Maju. Ditulis, menurut berita kematiannya di The New
York Times, 'di era ketika lebih banyak perempuan bersaing untuk mendapatkan
pekerjaan yang secara tradisional didominasi oleh laki-laki', Networking
juga memasukkan penggunaan kata 'jaringan' yang pertama kali dicatat
sebagai kata kerja: 'buku ini' , tulis Ms Welch, 'akan menunjukkan cara
membangun jaringan'.
Melalui hubungan yang kita bangun, kita memperoleh manfaat dari jaringan. Kita dapat
menemukan sumber daya baru dan informasi baru; kita dapat menemukan bantuan untuk
maju dalam karier kita. Kita dapat menemukan cara baru untuk memberikan kontribusi.
Jaringan adalah seni membangun dan mempertahankan
hubungan yang saling menguntungkan.
Machine Translated by Google

178. Ada dua cara untuk melakukannya: cara saya, dan cara Anda. -ku
Jaringan yang efektif bergantung pada tiga kualitas utama: 'mentalitas kelimpahan'; kemurahan
hati; dan timbal balik.
Setiap orang mempunyai sesuatu yang unik untuk ditawarkan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Kelimpahan. Orang dengan 'mentalitas kelangkaan' mengalami kesulitan
cara adalah cara yang benar.
Semua orang memikirkan dirinya sendiri.
berbagi, karena mereka merasa bahwa mempertahankan sumber daya mereka – properti,
pengetahuan, hubungan – sangat penting bagi kesuksesan mereka.
Orang-orang dengan 'mentalitas kelimpahan' memahami bahwa sumber daya manusia –
pengetahuan, kecerdasan, imajinasi – menghasilkan lebih banyak jika dibagikan.
Mentalitas kelimpahan
Kemenangan berarti kesuksesan yang membawa manfaat bersama bagi semua.
Kemungkinan pertumbuhan dan perkembangan tidak terbatas dan
umum bagi semua orang.
Mentalitas kelangkaan
Kesuksesan orang lain berarti kita telah melewatkan satu hal
Kemenangan berarti kesuksesan dengan mengorbankan orang lain.
peluang.
Ada tiga cara untuk melakukannya: cara saya, cara Anda, dan cara yang lebih baik.
'Mentalitas kelimpahan' perlu dipupuk. Kita harus mengusahakannya. Sangat mudah untuk
tergelincir ke dalam mentalitas kelangkaan. Mengembangkan mentalitas berkelimpahan
berarti mengorbankan sesuatu milik kita: kekuasaan, keamanan, kepastian. Namun manfaatnya
sangat besar: mentalitas berkelimpahan dapat membuat kita tidak terlalu takut dan lebih
percaya diri.
169 Jaringan: Percakapan Baru
Apa yang membuat jaringan menjadi efektif
Kelangkaan dan kelimpahan
Machine Translated by Google

179. Timbal balik. Timbal balik adalah pengakuan yang tidak dapat dilakukan oleh siapa pun di antara kita
Jaringan menempatkan kita pada posisi yang tepat. Betapapun sopannya kita membahas topik
ini, hal pertama yang ingin kita ketahui tentang seseorang adalah siapa mereka: bukan sekadar
nama, namun identitas. Kita mencari sesuatu yang bisa kita kaitkan, sesuatu yang bisa kita kenali dan
rasakan nyaman. Apakah kita orang pertama yang memberikan informasi, atau orang pertama
yang bertanya, akan sangat membantu jika kita mempunyai a
bertahan hidup tanpa bantuan orang lain. Semua hubungan manusia didasarkan pada gagasan memberi
dan menerima; kesuksesan jaringan sangat bergantung pada timbal balik. Manusia tampaknya
'terprogram' untuk melakukan timbal balik; jika saya memberi Anda sesuatu, Anda hampir pasti akan
merasa berkewajiban untuk menawarkan saya sesuatu sebagai balasannya. Karena pencapaian manusia
bergantung pada kerja sama, kita perlu menemukan cara untuk saling percaya; dan timbal balik
memberikan mata uang kepercayaan. Pemberianku kepadamu menunjukkan bahwa kamu bisa
memercayaiku, dan merupakan undangan bagimu untuk menawarkan sesuatu sebagai balasannya,
sehingga aku bisa mulai memercayaimu.
Kemurahan hati. Dengan mentalitas berkelimpahan, kita lebih mudah memberi tanpa syarat. Kita
bisa memberikan perhatian kepada orang lain; dan, seperti yang telah kita lihat di Bab 4, perhatian adalah
inti dari mendengarkan secara efektif. Kita juga bisa memberikan informasi dengan lebih mudah
dan tidak terlalu egois.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Seperti halnya keterampilan komunikasi lainnya, jaringan strategis cenderung bekerja lebih baik bila
kita mempersiapkan diri dengan baik. Penggiat jejaring yang efektif tahu mengapa mereka
menghadiri acara networking. Mereka tahu apa yang ingin mereka capai. Berjejaring bisa melelahkan, jadi
memiliki rencana akan membantu Anda mengevaluasi kesuksesan dan memutuskan kapan Anda
bisa beristirahat.
Mempersiapkan jaringan
170 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Mempersiapkan diri
Machine Translated by Google

180. tentang?
9. Apa yang membuatmu bangga dengan dirimu sendiri?
10. Apa yang membuat Anda berbeda dari orang lain?
Nilai-nilai kita tercermin dalam pencapaian kita.
Merek kita adalah apa yang diketahui orang lain tentang kita. Itu bukan kepribadian kita, atau
misi hidup kita. Ini lebih dekat dengan reputasi, tetapi lebih cepat. Merek kita
adalah pesan yang ingin kita sampaikan kepada orang lain tentang diri kita sendiri.
5. Apa yang Anda kagumi dari orang lain?
Pencapaian adalah pokok pembicaraan sederhana, membuka kemungkinan baru untuk
percakapan; itu adalah bukti pengalaman
6. Apa yang Anda ingin orang katakan tentang Anda di tempat Anda
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Anggaplah merek Anda berada 'di permukaan'. Kualitas lainnya
duduk di bawah permukaan: keyakinan, nilai, sikap Anda. Anda tidak perlu
menampilkannya, Anda mungkin tidak ingin menampilkannya, dan mungkin tidak pantas
untuk menampilkannya. Tapi merek Anda menyarankannya.
pesta ulang tahun ke 75?
7. Siapa pahlawanmu?
8. Satu hal tentang diri Anda yang paling Anda sukai
1. Apa yang penting bagi Anda?
3. Apa yang menempatkan Anda 'dalam zona'?
2. Jika Anda tidak harus bekerja, apa yang akan Anda lakukan?
4. Masalah besar apa yang ingin Anda selesaikan?
'naskah' jelas yang dapat kita manfaatkan untuk menampilkan diri kita dengan jelas dan
mudah kepada orang lain.
ingin berubah?
171 Jaringan: Percakapan Baru
Menemukan nilai-nilai inti Anda
Bangun merek Anda
Machine Translated by Google

181. Tidak selalu mudah untuk mengingat semua yang telah kita capai, dan tidak
selalu jelas bagaimana pencapaian kita dapat membantu orang lain. Jika Anda membuat
daftar pencapaian Anda, pencapaian tersebut akan siap di latar belakang untuk Anda
gunakan.
dilatih di
Terserah Anda untuk mengakui dan merayakan pencapaian
Anda. Lagi pula, hanya Anda yang tahu apa itu! Dan ketika Anda mulai berbicara
tentang apa yang telah Anda capai, Anda akan mulai berbicara dengan penuh semangat
tentang sesuatu yang Anda pedulikan: selalu merupakan kesenangan yang menular
dalam percakapan.
Kita terlalu sering memperkenalkan diri kepada orang lain sehingga hal itu bermanfaat
memikirkan bagaimana melakukannya dengan baik. Pengenalan diri yang
mengembangkan hubungan baik dan membangkitkan minat dapat menjadi salah satu
aset jaringan terbesar kita.
kursus
alami dengan
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Catat siapa diri Anda:
– dan bagaimana keterampilan ini dimiliki
keluarga atau hubungan
membantu Anda mencapai:
keberhasilan
sukses di
proyek kerja
pendidikan atau pelatihan
kegiatan olahraga
pandai
berpengalaman dengan
dan keahlian yang mungkin dicari orang lain; mereka memberi sinyal nilai kepada
orang lain tanpa perlu menjelaskannya.
sukarela atau kerja komunitas.
172 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Keahlian dan prestasi: daftar periksa
Ciptakan perkenalan diri
Machine Translated by Google

182. Latih berbagai bentuk kata dan lihat mana yang memicu minat dan intrik. Yang mana
yang mengekspresikan 'merek' Anda: nilai-nilai dan sikap Anda, serta apa yang Anda
lakukan?
tentang cara Anda berbisnis? Hal apa yang benar-benar
Anda sukai?
Melibatkan
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Gunakan bahasa yang familiar, bukan jargon atau
istilah teknis. Bicarakan tentang apa yang Anda lakukan
dan bagaimana orang lain mengalaminya. Yang terpenting, tetap
gunakan kata kerja: kata-kata 'melakukan' itu akan membuat
Anda hidup dalam pikiran orang lain.
Tetap
singkat
Pengenalan diri Anda tidak perlu waktu lama lagi
Waspadai godaan untuk meminta maaf atas keberadaan
Anda! Senyum; gunakan kontak mata yang jelas dan
stabil; hindari kata-kata seperti 'hanya' dan 'hanya' ('Saya hanya
seorang sekretaris'; 'Saya di sini hanya karena manajer
saya meminta saya untuk datang'). Orang-orang akan
mengingat kehangatan Anda, energi Anda, dan perilaku Anda
lebih dari kata-kata yang Anda gunakan.
dari lima detik. Temukan judulnya
Berlatihlah di depan cermin, atau bersama teman. Apakah Anda
terlihat bersungguh-sungguh dengan apa yang Anda katakan?
Menyediakan
merangkum apa yang Anda lakukan dalam satu kalimat.
Jadilah Apa yang membedakan Anda dari orang lain? Apa
Gunakan kata kerja Nyatakan apa yang Anda lakukan – bukan siapa diri
Anda. Perkenalan Anda akan lebih dinamis dan tidak terlalu
ambigu. 'Saya berspesialisasi dalam cedera ringan di unit A&E'
jauh lebih menarik daripada 'Saya seorang perawat'. 'Saya
menjalankan kursus pelatihan keterampilan komunikasi'
menyelesaikan ambiguitas 'Saya seorang pelatih'.
berbeda khas tentang apa yang Anda lakukan? Apa yang tidak biasa
Kembangkan pengenalan diri yang Anda rasa nyaman.
kait
173 Jaringan: Percakapan Baru
Pengenalan diri Anda: daftar periksa
Machine Translated by Google

183. Jika Anda mengumpulkan sumber daya ini sebelum acara, Anda akan lebih baik
menggunakannya selama acara.
Jika Anda ingin dianggap profesional, Anda perlu berpenampilan profesional dan berperilaku
profesional.
Seperti halnya jenis komunikasi lainnya, kita memiliki sumber daya dalam tiga bidang utama
yang dapat membantu kita. Sumber daya visual mencakup cara kita berpenampilan dan
berperilaku; sumber daya vokal kita adalah suara kita dan bagian tubuh kita yang
mendukung produksi suara; dan sumber verbal adalah kata-kata yang kita gunakan.
Warna yang lebih gelap umumnya bekerja lebih baik daripada warna
yang lebih terang: warna tersebut menyembunyikan noda dan
mempercantik bentuk tubuh dengan lebih efektif; dan mereka cenderung
memberi kesan otoritas. Jika ragu, berdandanlah untuk acara ini; mudah untuk menyesuaikan diri
Latihan membuat sempurna. Berlatihlah menjadi percaya diri dan
profesional; pikirkan tentang bagaimana menunjukkan antusiasme dan energi Anda.
Cobalah pengenalan diri Anda di setiap kesempatan. Tanyakan kepada kolega tepercaya
bagaimana kabar Anda. Anda adalah konsultan hubungan masyarakat terbaik bagi diri
Anda sendiri. Anda tahu apa yang Anda tawarkan, dan betapa bagusnya itu. Anda harus
membuatnya terlihat.
Pikirkan tentang lemari pakaian Anda. Membangun koleksi pakaian
iklan yang terang-terangan.
Banyak di antara kita yang merasa tidak nyaman untuk 'meniup terompet sendiri'. Tapi kita
tidak perlu bermain dengan keras atau riuh! Orang-orang perlu mengetahui apa yang Anda
tawarkan, sehingga mereka dapat memanfaatkan bakat Anda. Keyakinan yang tenang dan
keyakinan diri sering kali lebih efektif daripada
Belilah beberapa pakaian berkualitas baik yang dapat Anda padu padankan,
daripada banyak pakaian berkualitas rendah.
yang mewakili nilai-nilai Anda sendiri dengan elegan dan sederhana.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
174 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Kumpulkan sumber daya Anda
Sumber daya visual
Machine Translated by Google

184. Kualitas suara Anda juga penting. Volume, kecepatan, dan nada adalah tiga
elemen inti suara kita; kita secara naluriah membaca banyak hal tentang
seseorang dari persepsi kita terhadap tiga dimensi vokal ini.
Buatlah diri Anda didengar. Anda mungkin akan berbicara
Tampaknya penting; dan berpenampilan menarik merupakan tanda rasa hormat terhadap
orang yang ditemui.
melawan celoteh suara-suara lain. Arahkan suara Anda dengan jelas ke arah
lawan bicara; jika mereka terlihat berusaha keras untuk mendengarkan Anda,
bantulah dengan menaikkan volume sedikit.
Perhatikan dandanan. Kondisi sepatu, kuku, dan rambut Anda penting. Anda
bertemu orang-orang dari dekat. Bahkan ada baiknya memikirkan tentang
napas Anda.
Hati-hati dengan sopan santunmu. Cara Anda berdiri, bergerak, dan melakukan
kontak mata, semuanya mengungkapkan sesuatu tentang Anda. Perhatikan
postur tubuh. Hal terbaik yang bisa Anda tunjukkan adalah senyuman.
Gunakan aksesori dengan bijak. Pelajari bagaimana ekstra dapat menyatukan
citra Anda. Perhiasan, dasi, syal, tas, kotak – semuanya mungkin
memproyeksikan merek Anda lebih kuat daripada pakaian Anda. Koordinasi
adalah kuncinya. Pendekatan mix 'n' match mungkin menunjukkan
gambaran orang yang lengah.
berpakaian berlebihan, tapi tidak banyak yang bisa kita lakukan saat itu juga
untuk mengganti pakaian yang kurang.
Pelan - pelan. Artikulasikan dengan jelas dan jangan berceloteh. Kata-kata yang
terburu-buru akan menunjukkan kegugupan atau kurangnya minat.
Turunkan nada bicara Anda. Suara yang tipis dan bernada tinggi menunjukkan
kurangnya otoritas atau kepercayaan diri. Tidak mudah mengubah nada suara
Anda secara meyakinkan; tetapi jika Anda bernapas dalam-dalam dan
merata, dan merasakan suara Anda meninggi dari tengah tubuh, bukan dari
tenggorokan yang menyempit, nada suara Anda akan bertambah kuat
dan – ya, tubuh!
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Gunakan teknik pernapasan yang disebutkan dalam Bab 7.
175 Jaringan: Percakapan Baru
Sumber daya vokal
Machine Translated by Google

185. Seperti halnya sumber daya lainnya, kita perlu mempersiapkan suara kita agar dapat
bekerja dengan baik. Berlatih dalam situasi bersahabat; periksa bagaimana kabar Anda
dengan kolega dan teman yang pendapatnya Anda percayai.
Di antara sumber verbal Anda adalah perkenalan diri dan komentar serta pertanyaan yang
membangun hubungan. Dengarkan juga kata-kata yang digunakan orang lain dan
sesuaikan kosakata Anda dengan kosakata mereka. Mengulangi kata-kata sebenarnya
yang digunakan seseorang dapat membantu membangun hubungan baik dengan sangat
cepat, jika dilakukan secara halus.
saat anda berbicara (semua huruf yang bukan A, E, I, O atau U). Gunakan bibir
dan lidah Anda dengan baik.
Kartu tersebut harus mencerminkan 'merek' Anda. Apakah desainnya sesuai
dengan keinginan Anda? Lakukan warna dan tipografi
Gunakan aksen Anda sendiri. Mencoba memalsukan suara yang bukan
Bicaralah dengan jelas. Pastikan semua konsonan jelas
milikmu, atau mengubah suara alamimu, tidak diperlukan. Banggalah dengan
suara Anda: itu adalah komponen penting dari identitas Anda. Jika
aksen Anda jelas atau kuat, orang mungkin harus bekerja lebih keras untuk
menyesuaikan diri dengan suara Anda. Jadi:
Waspadai juga kebiasaan 'uptalk' yang menjengkelkan: kecenderungan yang
menjalar untuk mengakhiri kalimat penjelasan dengan infleksi ke atas,
seolah-olah sedang mengajukan pertanyaan. (Nama mewahnya adalah 'terminal
bertingkat tinggi'.)
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Kartu nama Anda adalah jejak yang Anda tinggalkan. Tugasnya adalah mewakili Anda dalam
ingatan seseorang setelah Anda selesai berbicara. Jika mereka ingin bertemu dengan
Anda lagi, kartu Anda adalah sarana yang mereka gunakan untuk melakukannya. Kartu Anda
– semoga – akan menjadi pengingat permanen akan Anda; masuk akal untuk
melakukannya dengan benar.
176 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Apakah Anda punya kartu?
Sumber daya verbal
Machine Translated by Google

186. Kartu nama dapat melakukan lebih dari sekedar mewakili Anda. Mereka
sendiri bisa menjadi sumber percakapan.
Bagaimana dengan kebalikan dari kartunya? Ini mungkin
merupakan tempat yang berguna untuk memasang slogan yang
mengembangkan merek atau gaya Anda. Anda dapat membiarkannya kosong,
atau diberi garis yang tidak jelas, untuk mendorong orang
membuat catatan tentang percakapan Anda.
Jika Anda baru mengenal pasar kerja, atau sedang berada di antara pekerjaan, bersusah
payah membuat kartu baru yang berisi rincian kontak Anda. Menyerahkan kartu berisi informasi
yang sudah ketinggalan zaman bukanlah ide yang baik – dan akan memberikan kesan yang
lebih buruk jika informasi tersebut dicoret atau ditimpa dengan tergesa-gesa. Anda mungkin
merasa tidak nyaman menawarkan alamat Anda kepada orang asing; nomor
telepon dan alamat email sudah cukup.
lebih profesional daripada segumpal kartu di dada Anda
Manfaatkan ruang. Jangan mengacaukan kartu dengan gambar
atau fitur desain yang tidak diperlukan.
Kualitas membayar. Pilih kartu yang tahan lama dan berkualitas baik.
Hampir pasti kartu Anda akan dicetak secara profesional, jika Anda
mampu membelinya.
Informasi penting harus mudah dilihat. Nama Anda, perusahaan Anda, dan
detail kontak harus dicantumkan.
sarankan nilai dan gaya Anda? Apakah mereka kompatibel dengan situs web
atau blog Anda, jika ada?
Miliki persediaan kartu kosong. Mereka berguna untuk mencatat informasi
penting (menyiapkan pena juga merupakan ide bagus!). Anda dapat
menggunakannya sendiri, dan menawarkannya kepada kontak malang yang
tidak perlu membuat catatan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Putuskan bagaimana cara menyimpan kartu Anda. Seorang pemegang kartu terlihat
177 Jaringan: Percakapan Baru
Permainan kartu
Machine Translated by Google

187. Dan itu masih bisa menjadi kerja keras. Jaringan itu melelahkan dan bisa melemahkan. Lagi
pula, kebanyakan dari kita bertemu dengan beberapa orang baru setiap hari; tetapi hanya
sedikit dari kita yang merasa wajar jika bertemu lusinan orang baru dalam beberapa jam. Setiap
pertemuan baru adalah sebuah peluang, namun juga sebuah tantangan. Kita semua
perlu menjaga diri kita sendiri sebelum mengikuti acara networking berikutnya.
Betapapun baiknya kita mempersiapkan diri, kita mungkin masih kurang percaya diri untuk
memasuki ruangan yang penuh dengan orang asing. Untuk melawan hal-hal negatif, kita sering
kali memikirkan skenario-skenario kecil di kepala kita tentang semua hal yang mungkin
salah (atau pernah salah di masa lalu), mungkin dengan harapan bahwa hal ini akan
mempersiapkan kita lebih baik dalam menghadapi saat-saat bahaya. Apa yang sebenarnya
kami lakukan adalah melatih kegagalan.
Kegagalan latihan adalah kontraproduktif. Sebagai permulaan, terlebih lagi
Bagaimana dengan kartu suvenir? Ini adalah kartu, berukuran persis
sama dengan kartu nama, berisi informasi berguna terkait bisnis atau pekerjaan
Anda. Konsultan TI mungkin memberikan kartu berisi perbaikan komputer
instan yang tidak banyak diketahui orang; seorang pelatih mungkin menawarkan
tip terbaik untuk bidang utama yang mereka latih.
Kartu suvenir membuat Anda lebih berkesan; mereka membangun merek Anda;
dan itu bertindak sebagai hadiah gratis instan. Mereka bahkan mungkin memicu
respons timbal balik yang tidak disadari.
Beberapa orang bahkan membawa dua pemegang kartu: satu untuk kartu mereka
sendiri, yang lain untuk kartu yang mereka terima. Orang-orang mungkin
terkesan melihat kartu mereka disimpan dengan hati-hati dalam wadah yang
elegan.
saku. Pemegang kartu yang mewah juga bisa menjadi bahan pembicaraan.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
178 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Jagalah batin Anda
Membangun kepercayaan diri Anda
Machine Translated by Google

188. 1. Buatlah diri Anda nyaman, di ruangan yang tenang, dan pejamkan mata.
Hapus semua gangguan. (Dengan sedikit latihan, Anda akan
mampu melakukan latihan ini di mana saja. Bersikap baiklah pada
diri sendiri sejak awal.)
2. Bayangkan sebuah pesawat televisi. Letakkan di seberang ruangan dan
nyalakan.
berlatih sukses. Ini bukanlah 'berpikir positif'; hal ini adalah menjalankan skenario di
kepala kita, dengan cara yang sangat disiplin, agar kita bisa berperilaku sukses.
3. Di layar televisi, putar video diri Anda
Jika Anda harus membuat gambaran mental tentang hal-hal yang tidak beres, setidaknya
gunakan sudut pandang yang tidak terikat. Bayangkan melihat video diri Anda yang
berperilaku seperti ini di layar televisi. Bayangkan memperlambat video; periksa dengan
cermat perilaku Anda dan nilai apa yang dapat Anda lakukan secara berbeda. 'Membingkai
ulang' dengan cara ini cenderung menghilangkan muatan emosional dari skenario mental
Anda.
Tentu saja, pilihan yang jauh lebih baik daripada mengulangi kegagalan adalah dengan melakukannya
Kedua, semakin sering Anda menjalankan skenario buruk ini, Anda mungkin akan
semakin merasa stres. Ketika Anda stres, Anda tidak bisa belajar, sehingga Anda akan lebih
sulit mengubah perilaku.
Anda berlatih kegagalan, semakin baik kemungkinan Anda gagal.
berkinerja baik pada pertemuan jaringan. Tonton videonya dengan
cermat dan perhatikan apa yang 'Anda' lakukan. Anda dapat memutuskan
apa yang Anda tonton; modifikasi penampilan yang Anda bayangkan
sampai Anda merasa nyaman (bersemangat, bersemangat, atau
terinspirasi).
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
4. Sekarang sesuaikan videonya agar benar-benar menarik. Perbesar suaranya;
memperbesar ukuran layar. Banyak orang berpendapat bahwa menjadikannya
dalam ukuran sebenarnya, penuh warna, 3D, dengan suara surround
adalah yang terbaik.
179 Jaringan: Percakapan Baru
Latihan sukses
Machine Translated by Google

189. Mengidentifikasi tujuan
Sadarilah apa yang Anda lakukan, penampilan Anda, suara Anda, dan perasaan
Anda.
Apa yang ingin saya peroleh? Apa yang ingin saya berikan?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
6. Sekarang melangkah keluar lagi dan ubah sudut pandang Anda sedikit ke masa
depan setelah kejadian tersebut. Sekarang Anda mengingatnya kembali,
mencatat dan memikirkan apa yang telah Anda lakukan dengan baik. Perhatikan
bagaimana perasaan Anda tentang hal itu sekarang.
Jadikan jawaban Anda positif. Jawabannya harus memotivasi
Anda menuju, bukan menjauh dari sesuatu.
7. Kembali ke sekarang. Bekukan bingkai video pada satu titik
di mana Anda dapat dengan mudah mengingat gambar tersebut. Gambar
tersebut akan menjadi jalur akses Anda ke dalam video, sehingga Anda dapat
memutarnya kembali kapan pun Anda mau.
Bagaimana saya tahu kapan saya sudah mendapatkannya? Bagaimana saya tahu kalau saya
sudah memberikannya?
Tuliskan secara spesifik bukti yang memberi tahu Anda bahwa Anda telah mencapai
tujuan Anda. Informasi apa yang akan Anda miliki? Janji apa yang akan Anda buat, atau janjikan?
Apakah tujuanku benar-benar milikku?
Sekarang setelah Anda mempersiapkan diri, Anda perlu menetapkan tujuan yang jelas untuk
acara networking. Mengapa Anda hadir secara spesifik? Untuk mendapat teman baru?
Untuk mencari ide-ide baru? Untuk menciptakan hubungan baru yang mungkin menjadi
pelanggan baru?
Ada gunanya memikirkan tujuan Anda dalam kaitannya dengan apa yang Anda inginkan,
Sudahkah Anda memilih tujuan ini? Apakah itu sesuatu yang Anda miliki
dan apa yang ingin kamu berikan. Jawablah pertanyaan-pertanyaan ini dengan cermat;
tuliskan jawaban Anda.
5. Sekarang, masuklah ke dalam film sehingga Anda melihat aksinya melalui
mata Anda sendiri, seolah-olah Anda sudah berada di sana.
180 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Tentukan tujuan Anda sendiri
Machine Translated by Google

190. Tidak ada satu cara untuk melakukan hal ini. Beberapa orang tidak bisa menolak
Lihatlah kembali catatan tentang membangun hubungan baik di Bab 1. Mulailah dengan
positif atau netral. Mengeluh tentang makanan adalah salah satu cara untuk menjalin
kontak, tetapi tak lama kemudian Anda mungkin akan setuju bahwa segala sesuatu tentang
acara tersebut adalah bencana. Hindari topik yang bersifat emosional seperti agama dan
politik – setidaknya sebagai permulaan – dan berhati-hatilah dengan asumsi yang
menghubungkan seseorang dengan emosi.
Betapapun kerasnya Anda mempersiapkan diri, akan tiba saatnya Anda harus berangkat.
Anda harus masuk ke ruangan dan mulai berbicara dengan seseorang.
Kemana tujuan ini akan membawa Anda? Bagaimana tujuan acara networking
Anda berhubungan dengan nilai-nilai, strategi, dan 'merek' Anda? Apakah Anda bersedia
mengambil tanggung jawab yang akan diberikan oleh pencapaian tujuan tersebut?
Menyerahkan apa yang mungkin harus Anda korbankan untuk mewujudkan tujuan tersebut?
Apakah Anda nyaman dengan tujuan ini?
dimulai dengan komentar lucu; yang lain menggunakan kalimat yang sudah lazim seperti:
'Apakah kita pernah bertemu sebelumnya?' atau 'Apa yang membawamu ke sini?' Yang
penting adalah Anda melakukannya. Membuat kontak.
Apa konteksnya?
dimulai? Terkadang kami menetapkan tujuan oleh manajer kami. Jika demikian,
pastikan Anda puas dengan apa yang diminta untuk Anda capai; bernegosiasi jika
perlu, sehingga Anda merasa memegang kendali atas tujuan Anda. Berhati-hatilah juga untuk
hanya menetapkan tujuan Anda sendiri. Kami terkadang menetapkan tujuan untuk orang lain:
'Saya ingin Peter menawari saya tempat di timnya'; 'Saya ingin Marilyn menerima tawaran
dukungan proyek saya'. Berkonsentrasilah pada perilaku Anda sendiri, bukan pada tindakan
orang lain.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Keterampilan percakapan
jaringan
181 Jaringan: Percakapan Baru
Membangun hubungan baik
Machine Translated by Google

191. Menjaga percakapan tetap berjalan
182 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Jadilah rentan. Orang lain mungkin saja begitu
Gunakan nama orang lain satu atau dua kali selama
Kapan Anda memulai bisnis ini?
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
merasa sama gugupnya dengan Anda; mengakui kekhawatiran Anda
sendiri – terutama jika Anda pergi duluan – sebenarnya mengungkapkan rasa
percaya diri dan merupakan hadiah gratis yang sangat bagus untuk memulai
percakapan.
percakapan. Beberapa orang cenderung lebih baik dalam melakukan hal
ini dibandingkan yang lain; menurut pengalaman saya, orang Amerika
lebih mahir daripada orang Eropa dalam memasukkan nama Anda ke
dalam percakapan. Ini mungkin terasa sedikit canggung atau salah, tetapi
ini akan membantu Anda mengingat namanya.
Kemungkinan besar Anda tidak akan mengingat orang tersebut
nama dalam beberapa menit pertama percakapan Anda. Terlalu banyak hal lain
yang akan terjadi. Beberapa trik sederhana akan membantu sebuah nama melekat.
Pada tahap awal percakapan, cobalah untuk lebih banyak mendengarkan daripada
berbicara. Jadilah orang pertama yang mengajukan pertanyaan; lalu dengarkan jawabannya.
Gunakan nama mereka pada perkenalan pertama.
Pastikan pertanyaannya terbuka, dimulai dengan salah satu dari enam huruf 'W'.
Apa pekerjaanmu?
Hai, saya Megan.
Minta lagi namanya jika perlu. Mengambil kesulitan untuk
Megan, hai. Senang bertemu denganmu. Saya Tony.
meminta adalah hadiah lain yang akan dihargai.
lain. 'Apakah kamu sudah menikah?' bisa menjadi pembuka yang memalukan – karena
saya mengetahui biaya saya beberapa malam sebelum menulis bab ini.
Di mana Anda bertemu sebagian besar klien Anda?
Machine Translated by Google

192. Bergabung dengan kelompok
183 Jaringan: Percakapan Baru
Bagikan sesuatu tentang diri Anda. (Ingat aturan di Bab 1: tidak lebih dari tiga
pertanyaan sebelum Anda melakukan tindakan lain.) Cobalah untuk menghubungkan
komentar Anda dengan apa yang mereka katakan. Jika Anda merasa nyaman, alihkan percakapan
untuk mulai mendiskusikan tujuan Anda berada di sana – dan mungkin tujuan Anda dalam
percakapan ini.
Ringkaslah dan parafrasekan. Periksa pemahaman Anda tentang apa yang dikatakan
orang lain; ini membuat Anda tetap fokus, memberi Anda waktu memikirkan hal lain untuk dikatakan,
dan menunjukkan bahwa Anda mendengarkan.
Siapkan pertanyaan itu di benak Anda saat Anda mendengarkan: Anda telah menyelesaikan
langkah selanjutnya dalam percakapan dan dapat sedikit bersantai!
Cara lain untuk menjaga percakapan tetap berjalan adalah dengan melibatkan orang
lain.
Bagaimana Anda memulainya?
Sekarang dengarkan komentar yang akan menghasilkan pertanyaan lain.
Hati-hati dengan pertanyaan 'Mengapa?' Sulit untuk tidak terdengar seperti seorang interogator yang
menggunakan kata itu, betapapun kerasnya Anda berusaha.
Siapa hubungan Anda dengan organisasi tuan rumah?
Chris, datang dan bergabunglah dengan kami. Kami hanya berbicara tentang…
Saya tahu siapa yang harus Anda temui. Izinkan saya mencoba mencari Firoze…
'Mengoper bola' dengan cara ini dapat membuat rileks atau meningkatkan percakapan.
Ini juga bisa menjadi cara yang baik untuk mengakhiri percakapan dengan sopan: setelah
memperkenalkan orang satu sama lain, Anda bisa pamit dan melanjutkan.
Mendekati sekelompok orang sedikit berbeda dengan mendekati individu. Orang sering
kali khawatir tentang cara masuk ke dalam percakapan grup yang sedang berlangsung – dan
apakah akan melakukannya. Mampu 'membaca' grup sangat membantu.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

193. 184 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
berada di awal satu.
untuk memasuki ruang baru.
Gunakan kontak sebelumnya. Setiap orang yang Anda ajak bicara di awal acara
berpotensi menjadi 'penggabung' di kemudian hari: gunakan salah
satunya sebagai penghubung jika Anda ingin bergabung dengan grup.
Maaf, saya tidak bermaksud menyela, tapi saya mendengar Anda berbicara
tentang…
Maafkan saya karena menyela, tetapi apakah saya benar dalam berpikir
bahwa…
Menilai ketatnya kelompok. Seberapa dekat orang-orang berdiri satu sama
lain? Bagaimana kontak mata mereka? Dapatkah Anda melihat sebuah
pembukaan, atau apakah grup tersebut menyiarkan eksklusivitasnya
dengan mengabaikan seluruh ruangan?
Memanfaatkan patah tulang. Percakapan jarang bertahan
Maaf menerobos masuk, tapi bolehkah saya bertanya tentang apa yang Anda
katakan?
melampaui tiga orang. Kelompok yang terdiri dari empat orang atau lebih akan
menjadi penonton, mendengarkan satu orang yang dominan, atau kelompok
kecil yang sedang dalam proses pemisahan dari kelompok utama. Anda
bisa bergabung dengan penonton; atau Anda dapat mencari dua orang yang
sedang berbicara dan dengan lembut menyindir diri Anda sebagai
orang ketiga.
'Bermain sebagai tuan rumah' adalah cara brilian untuk membagi kelompok. Ambil sebotol
anggur atau sepiring camilan dan sirkulasikan. Tuan rumah yang berperan adalah a
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Menyingkirkan orang yang tersesat. Tidak semua orang dalam kelompok
akan sepenuhnya 'berada dalam lingkaran'. Temukan seseorang yang
berada di ujung tanduk – mungkin mereka tampak seolah-olah ingin mencari
alasan untuk move on – dan dekati mereka.
kontak; menanggapi apa yang dikatakan seseorang dengan senyuman dan
anggukan. Ajukan pertanyaan sebagai kontribusi pertama Anda: ini cara yang
baik untuk memasuki percakapan tanpa bersikap terlalu kasar.
Gunakan waktu mendengarkan untuk membangun kehadiran Anda. Buat mata
Minta izin. Temukan berbagai cara untuk meminta izin
Tiba lebih awal. Salah satu cara terbaik untuk mengelola kelompok adalah dengan
Machine Translated by Google

194. Pilih seseorang yang sendirian!
Menutup pembicaraan
185 Jaringan: Percakapan Baru
Jangan pernah meninggalkan seseorang secara tiba-tiba. Cara sederhana untuk keluar dari a
percakapan adalah menghubungkan orang tersebut dengan orang lain di ruangan itu.
Buatlah perkenalan; pastikan sudah macet (apakah mereka benar-benar saling bertukar
komentar lebih dari satu?); dan pergi. Alternatifnya, gunakan alasan yang masuk
akal untuk keluar. Mungkin Anda mengharapkan rekan kerja untuk datang; mungkin ada
seseorang yang perlu Anda ajak bicara sebelum mereka pergi.
Ini adalah strategi sederhana untuk menutup percakapan. Namun pikirkan lebih
dalam sebelum Anda menggunakannya.
Sebelum Anda menyadarinya, Anda akan menjadi pusat percakapan
kelompok yang brilian.
Apakah percakapan telah berjalan dengan baik, atau belum berakhir, berhati-hatilah untuk
menutupnya dengan baik. Kesan akhir yang kita buat hampir sama pentingnya dengan
kesan pertama.
Salah satu cara untuk mengatasi masalah pembobolan kelompok adalah
dengan memulai kelompok Anda sendiri. Carilah seseorang yang sendirian
dan terlihat tidak nyaman. Dekati mereka dengan ramah dan lembut; bagikan
kerentanan Anda sendiri. Gunakan kesempatan ini untuk melatih semua
keterampilan percakapan Anda. Menarik perhatian orang lain; perkenalkan
kontak baru Anda kepada seseorang yang sudah Anda kenal.
cara yang bagus untuk membangun hubungan baik. Anda membuat orang merasa
nyaman; Anda menawarkan hadiah (selalu merupakan cara yang bagus untuk membuat
orang tertarik pada Anda); Anda dapat memperkenalkan orang satu sama lain. Menjadi
tuan rumah juga membantu Anda: memberi Anda otoritas tertentu (atau setidaknya
melakukan sesuatu), dan memberi Anda kendali. Anda bisa menilai kapan harus tetap bersama
seseorang dan kapan harus move on.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Di Bab 3, kita melihat struktur percakapan WASP: selamat datang,
peroleh, suplai, bagian. Pastikan bahwa
Machine Translated by Google

195. Bertukar kartu
186 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Jelajahi kemungkinan dan peluang. Bagaimana orang ini dapat membantu
Anda? Jangan takut untuk berbagi kebutuhan dan tujuan Anda.
Etiket bertukar kartu nama menjadi lebih canggih dalam beberapa tahun terakhir.
Kartu nama adalah hadiah; perlakukan mereka seperti itu dan Anda tidak akan salah.
Pintu mungkin terbuka dalam percakapan yang sebelumnya tidak Anda sadari.
Pertanyaan 'Siapa yang kamu kenal siapa…?' bisa menjadi pertanyaan jaringan yang kuat.
Ingatlah bahwa Anda berjejaring untuk meminta, bukan menuntut. Meskipun
prospeknya bagus, jangan dijual.
Jaga kartu Anda dalam kondisi baik. Ini berlaku untuk kartu yang Anda terima
dan juga milik Anda. Pemegang kartu nama adalah ide yang bagus; satu untuk Anda
sendiri, satu untuk kartu yang ditawarkan. Jika seseorang memberi Anda hadiah,
apakah Anda akan langsung memasukkannya ke dalam saku?
Berikan kartu Anda dengan hormat. Pilih kepada siapa Anda menawarkan kartu Anda
Tahap perpisahan dalam percakapan harus selalu melibatkan tindakan
tertentu. Banyak tindakan yang bisa mengakhiri percakapan. Anda
bisa:
ke. Berikan kartu Anda saat diminta; meminta kartu adalah sebuah pujian, jadi
perlakukanlah seperti itu. Minta izin untuk menawarkan kartu Anda. Jika Anda
memberikan kartu Anda dengan hormat, Anda akan menanamkan rasa hormat pada diri
sendiri. Yang terpenting, jangan tinggalkan tumpukan kartu di atas meja.
mengundang orang tersebut untuk bertemu orang lain;
Terima kartu dengan hormat. Orang yang menawarkan juga memberikan
pujian, dengan memercayai Anda dengan detail kontak mereka.
Perlakukan kartu itu sebagai hadiah. Ambillah dengan hati-hati; Lihat itu; membacanya (dengan lantang,
memberikan hadiah berupa informasi (atau makanan, atau minuman…);
tukar kartu.
setuju untuk bertemu lagi; atau
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
percakapan mencakup setiap tahap sebelum melanjutkan. Apa yang bisa Anda suplai?
Sudahkah Anda mempromosikan diri dan pekerjaan Anda dengan jelas? Apa kebutuhan
orang lain? Tanyakan: 'Bagaimana saya dapat membantu mereka?', 'Siapa yang saya
kenal yang mungkin menarik bagi mereka?'
Machine Translated by Google

196. Cina
Timur Tengah
Etiket internasional dalam kartu
nama
Jepang
187 Jaringan: Percakapan Baru
kiri.
Mintalah satu sisi kartu nama Anda diterjemahkan ke dalam bahasa Cina dan
dengan tulisan berwarna emas, karena itu dianggap membawa
keberuntungan. Jika perusahaan Anda sudah berdiri sejak lama, ada baiknya
mencantumkan tahun berdirinya di kartu. Saat menawarkan kartu, Anda harus
melakukannya dengan keduanya
Orang-orang semakin menyadari bahwa kartu nama ditangani secara
berbeda dalam budaya yang berbeda. Sebuah situs web menawarkan saran
berikut.
tangan.
bertemu, siapa yang memperkenalkan Anda, informasi menarik, menyetujui tindakan
tindak lanjut. Namun, Anda tidak boleh menulis di kartu nama di hadapan orang
lain. (Kecuali mereka memberi Anda izin untuk melakukannya, tentu saja.)
Selalu tunjukkan kartu Anda dengan tangan kanan Anda, bukan tangan Anda
Ada baiknya Anda membuat catatan di kartu nama: di mana Anda
mungkin); memberikan pujian atau komentar positif (“Desain yang sangat menarik”; “Ah,
sepertinya Anda berbasis di London”). Simpanlah kartu itu dengan hormat, mungkin
hanya setelah Anda berpisah.
Memberi dan menerima kartu nama di Jepang merupakan hal yang
bersifat seremonial. Status penting di Jepang jadi pastikan status Anda
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

197. (http://www.worketiquette.co.uk/business-card-etiquette-in-various-
countries.html)
Jangan sia-siakan peluang yang telah Anda kerjakan dengan susah payah. Setelah Anda
melakukan kontak dengan orang lain, pikirkan bagaimana Anda dapat memanfaatkan
kontak tersebut. Tinjau kartu dan catatan Anda di akhir acara. Catat dalam buku harian Anda
rencana tindak lanjut yang jelas atau segera. Jangan biarkan kartu berdebu di dalam
casing Anda!
Bisnis di India sangat menekankan pada prestasi akademis. Kartu nama
Anda harus mencantumkan kualifikasi universitas yang Anda miliki,
atau penghargaan apa pun lainnya. Seperti di Timur Tengah, selalu
gunakan tangan kanan saat menawarkan kartu nama.
judul menonjol pada kartu. Dan, meskipun memberikan kartu Anda dengan
satu tangan dapat diterima, pastikan Anda menerimanya dengan kedua tangan.
Simpan di atas meja di depan Anda. Jika Anda bertemu dengan beberapa orang
sekaligus yang semuanya telah memberikan kartunya kepada Anda, simpan
semua kartu di atas meja di depan Anda sampai rapat selesai. Tempatkan
mereka di depan Anda sesuai urutan tempat duduk orang, untuk membantu
Anda mengingat nama mereka.
Temukan cara mengatur kontak jaringan yang Anda rasa nyaman. Baik dalam bentuk
kartu atau elektronik, sistem Anda harus melakukannya
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Merekam kontak
India
188 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Menindaklanjuti dan membangun
jaringan Anda
Machine Translated by Google

198. Undang mereka untuk melakukan kontak. Ini mungkin makan siang; atau panggilan
telepon; atau acara lain di mana Anda bisa bertemu di tempat netral.
Cara yang sangat baik untuk terhubung kembali adalah dengan meminta bantuan.
Jika ada sesuatu yang dapat dilakukan oleh kontak tersebut untuk membantu Anda,
undanglah mereka untuk menawarkannya. Senang rasanya diminta memberikan sesuatu.
Pastikan Anda menyeimbangkan permintaan Anda dengan penawaran reguler. (Lihat catatan
di 'Netbank', di bawah.)
Sertakan hadiah. Lanjutkan percakapan yang Anda adakan dan tawarkan apa pun
yang menurut Anda menarik. Biasanya, ini berupa informasi lebih lanjut: dokumen (brosur,
buletin elektronik), tautan, atau rincian kontak orang lain.
Salah satu hadiah paling berharga yang dapat kita tawarkan dalam bisnis adalah kontak
dengan orang lain. Kemurahan hati cenderung menghasilkan kemurahan hati.
Tindak lanjuti dengan cepat. Kirim email dalam waktu 24 jam. Ini adalah
kesopanan umum dan juga memasukkan Anda ke dalam sistem email mereka.
Jadikan email pribadi; tidak ada round robin dan tidak ada penyalinan.
Hindari kelelahan dan gangguan. Jika seseorang tidak membalas, kelola kontak
selanjutnya dengan hati-hati. Rencanakan 'dorongan' lebih lanjut selama beberapa
minggu atau bulan.
Memiliki kontak tidak ada gunanya jika Anda tidak menggunakannya. Ada banyak cara
untuk terhubung kembali dengan orang yang Anda temui.
memungkinkan Anda menemukan detail kontak dengan sedikit kerumitan. Ini juga
harus mudah untuk ditinjau dan disesuaikan. Jika Anda dapat menyelaraskan sistem
Anda dengan sistem lain yang Anda gunakan untuk data pribadi – penyelenggara
pribadi Anda, arsip email Anda – itu akan lebih baik.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
189 Jaringan: Percakapan Baru
Meminta bantuan
Berhubungan kembali dengan orang-orang
'Menggabungkan titik-titik'
Machine Translated by Google

199. Trik dalam membuat peta jaringan ini adalah dengan berkonsentrasi
(Sosiolog Mark Granovetter menciptakan ungkapan 'kekuatan ikatan yang lemah' untuk
menangkap gagasan ini.)
Anda dapat membuat peta jaringan di atas kertas, atau menggunakan perangkat
lunak seperti MindManager atau The Brain. Dengan diri Anda berada di pusat peta, buatlah
tautan ke berbagai kategori: 'Keluarga', 'Komunitas', 'Pendidikan', 'Pekerjaan', 'Musik', 'Klub',
'Teman', dan seterusnya. Sekarang tambahkan individu ke kategori tersebut yang Anda
kenal secara pribadi: orang-orang yang Anda rasa senang menelepon. Tambahkan tautan ke
orang-orang yang Anda kenal, atau orang-orang yang memiliki ikatan lemah dengan
Anda. Anda dapat mulai menambahkan catatan, kode warna, dan efek visual lainnya
untuk mengembangkan pola atau kelompok kontak (MindManager memiliki banyak fungsi
untuk membantu Anda).
Bayangkan jaringan Anda sebagai sebuah organisme. Ia hidup, terus berubah bentuk
dan menyesuaikan diri dengan lingkungan Anda: keadaan pribadi Anda, pola kerja
Anda, ambisi dan keinginan Anda. Seperti organisme apa pun, ia harus sehat untuk bertahan
hidup dan
Anda bisa melangkah lebih jauh. Membuat peta jaringan Anda (atau jaringan!) mungkin
membantu Anda mendapatkan nilai lebih darinya. Secara khusus, mereka dapat
membantu Anda menemukan hubungan silang antara orang-orang di berbagai bagian
kehidupan Anda.
ikatan yang lemah. Orang-orang yang memiliki ikatan kuat dengan Anda akan cenderung
memiliki minat, keahlian, dan kontak yang sama dengan Anda. Masyarakat dengan ikatan
yang lemah memiliki akses terhadap informasi, sumber daya, dan manusia baru;
merekalah yang akan paling membantu Anda mengembangkan dan memperkaya jaringan Anda.
detailnya: alamat email saja sudah cukup. Jika Anda tidak yakin, tanyakan
kepada orang ketiga apakah mereka senang jika rinciannya disampaikan.
Aturan umumnya adalah bermurah hati dengan hati-hati. Tawarkan kontak yang aman
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
190 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Menjaga koneksi tetap hidup
Membangun peta jaringan
Machine Translated by Google

200. Tinjau jaringan Anda secara rutin: mungkin setahun sekali. Periksa rincian kontak dan
bersihkan sistem; memindahkan orang; membuat koneksi baru. Tanyakan bagaimana Anda dapat
meramaikan kontak yang telah 'tidur' selama beberapa waktu; pikirkan tentang bagaimana
hubungan baru dapat membantu Anda dengan cara baru.
akun?
Secara khusus, carilah 'konektor'. Penghubung memiliki apa yang disebut Pangeran Charles
sebagai 'kekuatan yang menyatukan'. Mereka adalah orang-orang yang dapat bertindak sebagai
mediator atau 'perantara yang jujur', yang menghubungkan orang-orang satu sama lain demi
keuntungan bersama. Tanyakan bagaimana konektor bisa
Terakhir kali mereka meminta bantuan Anda, apakah Anda melakukannya?
Jika menurut Anda rekening bersih Anda dengan seseorang sangat rendah, lakukan
deposit.
membantu Anda memenuhi suatu kebutuhan, dan apa manfaatnya bagi mereka.
Temukan sesuatu yang dapat Anda lakukan untuk orang tersebut.
Kami memiliki 'akun bersih' dengan semua orang di jaringan kami. Sama seperti
rekening bank sungguhan, rekening bersih kita dengan orang bisa dalam bentuk
kredit atau penarikan berlebih. (Setiap kali kita mengatakan 'Saya berhutang pada
Anda', atau 'Saya berkewajiban', kita menandakan perlunya menyeimbangkan rekening
bersih kita dengan seseorang.)
Jangan meminta apa pun kepada mereka.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Diane Darling menyarankan bahwa cara terbaik untuk memeriksa saldo bersih
kita dengan seseorang adalah dengan mencoba melakukan penarikan.
melakukan hal itu?
Saat Anda perlu menelepon mereka, apakah Anda akan merasa nyaman
Sudah berapa lama sejak Anda memasukkan sesuatu ke dalam
tumbuh: perlu diberi makan, dirawat, berolahraga – dan dipangkas sesekali.
191 Jaringan: Percakapan Baru
Bank Net
Machine Translated by Google

201. Gunakan fasilitas organisasi Anda. Sebagian besar organisasi memiliki jaringan
karyawan, dan grup berbasis sosial atau aktivitas yang dapat Anda gunakan untuk mendapatkan
teman baru dan kontak yang berguna. Dipandu oleh minat Anda, dan jaringan dari pusat Anda.
Hindari apa pun yang tampak dangkal atau tidak nyaman.
Atur acara networking. Jika Anda bertanggung jawab untuk mengadakan acara di
mana orang-orang akan berjejaring, Anda dapat melakukan banyak hal untuk memudahkan
orang-orang bertemu.
Jaringan adalah bisnis yang proaktif. Menunggu telepon berdering bukanlah cara yang tepat.
Keluarlah dan latih keterampilan komunikasi Anda; tempatkan diri Anda; membuat
dirimu dikenal.
Sukarelawan. Ajukan diri Anda untuk berbicara di rapat atau konferensi. Tawarkan
untuk memimpin rapat dan bergabung dengan komite.
Ingatlah bahwa deposito mengumpulkan 'bunga bersih'. Setoran kecil dapat
dengan cepat menghasilkan keuntungan yang lebih besar.
Mulai jaringan Anda sendiri. Jika suatu bidang kepentingan atau konstituen
tampaknya kurang terwakili dalam organisasi Anda, mulailah membangun jaringan baru.
Pikirkan tentang siapa yang mungkin membantu Anda menjalankannya; mencari sponsor di tingkat
senior; mempromosikan jaringan dengan berani. Penting untuk diingat bahwa jaringan tidak boleh
dilihat sebagai sesuatu yang memecah-belah atau eksklusif. Intinya adalah menyatukan
orang-orang, bukan memisahkan mereka.
mereka membantu Anda dengan 'pinjaman bersih'?
Identifikasi orang-orang yang berada dalam 'kredit bersih' dengan Anda. Bisa
Menjadi seorang penulis: editor buletin dan majalah sering kali putus asa mencari penyedia
salinan baru.
Lintas batas. Lihatlah lebih jauh dari organisasi Anda, ke organisasi lintas
industri, dan kelompok yang memiliki kepentingan intelektual atau profesional yang sama. Lihatlah
peta jaringan Anda dan pikirkan tentang organisasi yang terhubung dengan orang-orang yang
Anda kenal – dan khususnya dengan ikatan lemah Anda.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
192 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Sukarela
Machine Translated by Google

202. Jaringan kecepatan: sebuah proposal
Menjelajahi
193 Jaringan: Percakapan Baru
4. Acara akan dibagi dua. Pertama, setiap orang mengambil a
5. Kemudian setiap orang mengambil gilirannya untuk berdiri dan mengatakan
siapa mereka, apa yang mereka lakukan dan informasi apa yang ingin
mereka dapatkan dari acara tersebut. Sekitar 40 detik masing-masing harus
melakukannya.
3. Juga keluar – saran apa pun bahwa ini adalah acara sosial. Ini adalah bisnis.
Sebagai permulaan, ini akan dilakukan pada siang hari, agar tidak
mengganggu waktu malam yang berharga bersama keluarga dan teman.
Akhirnya, saatnya jaringan kecepatan. Nama, pangkat, nomor seri, kartu
nama – semuanya dipertukarkan dalam slot lima menit, dengan bel kecil yang
menandakan waktunya berjabat tangan dan melanjutkan perjalanan.
2. Begitu juga dengan anggur putih hangat.
nomor, buku catatan, dan pena.
1. Kata 'jaringan' akan dilarang.
Erica Munro adalah seorang penulis yang memahami pentingnya jaringan
namun membenci kata tersebut. Dalam sebuah artikel lucu di situsnya, dia
menyarankan cara sederhana untuk membuat jaringan menyenangkan. Ini
dirancang berdasarkan prinsip kencan kilat dan akan berjalan seperti ini:
6. Yang lainnya membuat catatan.
Penggiat jejaring yang efektif cenderung menyimpang. Mereka menggunakan setiap
kesempatan untuk melatih keterampilan jaringan mereka dan mencari hubungan baru.
7. Setelah semua orang selesai, peserta menuju ke orang atau orang-orang
yang mungkin berguna bagi mereka.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

203. Beberapa percakapan kita yang paling berkesan bisa dilakukan bersama
orang asing saat bepergian. Sesuatu tentang ruang netral di bandara atau stasiun
kereta api memudahkan kita menjangkau orang-orang. Berikut beberapa tips
memanfaatkan waktu perjalanan sebaik-baiknya.
Bawalah buku atau pemutar musik. Ini menunjukkan bahwa Anda tidak
putus asa untuk berbicara – dan menawarkan jalan keluar jika orang tersebut ternyata
sulit atau membosankan. Buku juga bisa menjadi pembuka percakapan.
Ini adalah cara yang bagus untuk memecahkan kebekuan. Tapi jangan
mengharapkan imbalan apa pun!
Gunakan 'aturan tiga kaki'. Setiap orang dalam jarak satu meter dari Anda adalah
berpotensi menjadi rekan percakapan. Hal ini karena mereka memasuki apa yang Edward
T Hall sebut sebagai 'ruang pribadi' kita: ruang yang biasanya kita sediakan untuk teman-teman kita.
Jalani satu hari dengan memperhatikan siapa yang masuk ke ruang pribadi Anda. Bersiaplah untuk
melakukan kontak mata dan mengatakan 'halo'. Temukan komentar ramah yang mungkin memicu
percakapan. Jangan memaksa orang lain untuk berbicara dengan Anda, atau
menempatkan mereka di bawah kewajiban apa pun kepada Anda. Berikan, dan lihat apa yang terjadi.
Perhatikan apa yang berhasil dan lanjutkan.
kembali.
Tidak punya tujuan. Menampilkan tujuan ketika berjejaring biasanya mematikannya.
Jaringan yang efektif adalah tentang memberi tanpa memikirkan imbalan apa pun. Jika Anda
tidak mendapat hasil apa pun, lanjutkan. Namun dalam banyak kesempatan, memberi memang
memberi Anda a
Tawarkan bantuan – bagasi, petunjuk arah, informasi berguna.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Hormati ruang pribadi orang lain – terutama ketika ruang tersebut
terbatas (terutama penting di pesawat!).
Saat Anda duduk di dekat orang lain, tersenyumlah dan sapa mereka.
Perhatikan tanggapan mereka.
194 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
Kereta api dan pesawat
Machine Translated by Google

204. Menunjukkan ketertarikan. Ajukan pertanyaan dan tunjukkan penghargaan
Di mana lagi cara ini bisa berhasil?
dari jawabannya. Kita semua senang merasa bahwa kita telah mengajari
seseorang sesuatu!
Seperti apa hal ini jika diterapkan pada sektor bisnis yang benar-benar
berbeda?
Kita sering membutuhkan bantuan hanya untuk melihat situasi kita dengan cara yang segar.
Temukan cara baru untuk membuat suara Anda didengar. Orang-orang kini tetap berhubungan
melalui berbagai cara: situs jejaring sosial, email, pesan instan, blogging… Pikirkan tentang
bagaimana Anda dapat menggunakan media elektronik untuk mempromosikan pesan Anda
dan menawarkan hadiah yang berguna kepada orang-orang di jaringan Anda.
Secara teratur melihat sesuatu secara berbeda. Ini bukan sekadar 'berpikir di luar
kotak'. Gunakan beberapa disiplin sederhana untuk mendorong pemikiran Anda ke bidang baru.
Sengaja ajukan pertanyaan kunci, seperti:
Siapa saja teman tepercaya di jaringan Anda yang dapat membantu Anda mendapatkan
perspektif baru?
Bagaimana saya bisa memandang hubungan ini?
Ikuti kebahagiaanmu. Apa yang benar-benar menarik minat Anda? Apa yang intuisi
Anda katakan? Jika Anda tidak bertindak berdasarkan firasat Anda, Anda tidak akan
pernah tahu apakah ada sesuatu di sana.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Bagaimana mereka melihat saya?
Siapa lagi yang tertarik dengan hal ini?
Apa yang tidak mereka ketahui tentang saya?
Bagaimana lagi saya bisa menyampaikan ide ini?
Perhatikan bahasa tubuh. Jika orang tersebut tidak tertarik untuk berbicara,
tubuhnya akan memberitahu Anda demikian.
195 Jaringan: Percakapan Baru
Machine Translated by Google

205. Sepuluh perintah jaringan yang efektif
196 Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Anda
5. Mintalah apa yang Anda inginkan.
7. Lanjutkan bila perlu.
4. Bagikan; jangan menimbun.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
3. Hormatilah hubungan Anda.
6. Promosikan diri Anda secara profesional.
2. Jadilah diri sendiri.
1. Anda mendapatkan apa yang Anda berikan.
10. Perluas wawasan Anda.
9. Tindak lanjut.
8. Catat semua kontak Anda.
Machine Translated by Google

206. indeks2.html.
Saya juga menemukan halaman David Chandler berguna: http://www.aber.
ac.uk/media/Documents/short/trans.html#N.
Keempat prinsip komunikasi didasarkan pada gagasan Donnell King. Temukan
mereka di: http://www.pstcc.edu/facstaff/dking/
telah kita jelajahi dalam buku ini.
Penjelasan paling lengkap yang saya temukan tentang model komunikasi Shannon–
Weaver ada di situs web Mick Underwood yang luar biasa (dan pemenang
penghargaan): http://www.cultsock.ndirect.co.uk/
typepad.com/distributed_intelligence/. Berikut adalah beberapa pemikiran tentang
buku dan sumber daya lain yang akan mengembangkan gagasan tersebut lebih jauh
Komunikasi berlangsung terus-menerus, dan kami tidak pernah selesai belajar bagaimana
meningkatkannya. Blog saya mengupas isu-isu dan peristiwa-peristiwa yang berkaitan
dengan materi dalam buku ini. Anda dapat menemukannya di: http://justwriteonline.
interpr.htm.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
dari sini
Lampiran: ke mana harus pergi
Bab 1: Apa itu komunikasi?
Machine Translated by Google

207. Tangga Inferensi karya Chris Argyris paling baik ditemukan dalam The Fifth
Discipline Fieldbook, diedit oleh Peter Senge dan lainnya (Nicholas Brealey, London,
1994).
Untuk informasi lebih lanjut tentang peta pikiran, lihat Use your Head karya Tony Buzan
(BBC, London, 1974).
Time to Think karya Nancy Kline (Ward Lock, London, 1999) adalah studi
menarik tentang mendengarkan secara mendalam.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Buku Peter Senge The Fifth Discipline (Random House, London, 2nd edn, 2006)
menghubungkan percakapan dengan teori sistem. Dialogue and the Art of Thinking
Together karya William Isaac (Currency Books, New York, 1999) merupakan studi
terdepan dalam bidang percakapan.
Pemikiran tahap pertama dan kedua adalah gagasan yang mendasari karya Edward
de Bono. Lihatlah Berpikir Lateral dalam Manajemen (Penguin, London, 1982). Keempat
jenis percakapan tersebut berasal dari karya Michael Wallacek, yang mungkin
dipengaruhi oleh Werner Erhard.
London, 1998) membahas asal mula komunikasi pada aktivitas primata.
Kepemimpinan dan Sains Baru karya Margaret Wheatley (Berret-Koehler, San
Francisco, 1992) membawa wawasan dari teori kuantum dan kompleksitas untuk
mendasari gagasan informasi.
Buku Steven Mithen Prasejarah Pikiran (Phoenix,
198 Lampiran
Bab 3: Tujuh cara untuk meningkatkan
percakapan Anda
Bab 2: Cara kerja percakapan
Bab 4: Keterampilan penyelidikan
Machine Translated by Google

208. Bab 7: Membuat presentasi
Bab 8: Menuliskannya
Bab 6: Wawancara: mengadakan
percakapan formal
Bab 5: Keterampilan persuasi
199 Lampiran
Alan Barker's How to be Better at Managing People (Kogan Page, London,
2000) membahas semua jenis wawancara ini, dan jenis percakapan manajerial
lainnya, secara lebih mendalam.
Buku Max Atkinson Lend Me Your Ears (Vermilion, London, 2004)
mengambil pendekatan baru terhadap subjek presentasi dan
penulisan pidato.
Untuk informasi lebih lanjut tentang pembinaan, Coaching for
Performance karya John Whitmore (Nicholas Brealey, London, 1992) adalah teks
utama. Mentoring Reg Hamilton (Industrial Society, London, 1993) berisi
beberapa materi yang berguna tentang konseling.
Aristoteles yang Membujuk karya Peter Thompson (Kogan Page, London, 1999)
menghubungkan retorika klasik dengan teknik bisnis modern dengan
cara yang menghibur. Untuk informasi lebih lanjut tentang piramida, lihat Prinsip
Piramida karya Barbara Minto (Pitman, London, 1987).
Alan Barker's Writing at Work (Industrial Society, London, 1999) adalah
panduan komprehensif untuk menulis dokumen bisnis.
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Machine Translated by Google

209. Bab 9: Jaringan: percakapan baru
200 Lampiran
(c) Halaman Kogan 2011 Terbatas, Semua Hak Dilindungi Undang-Undang.
Dua buku yang menggunakan pendekatan saling melengkapi dalam jaringan
adalah Brilliant Networking karya Steven D'Souza (Pearson Education, Harlow, 2008),
dan Power Networking oleh Donna Fisher dan Sandy Vilas (Bard Press, Atlanta, AS, 2000).
Machine Translated by Google