Indian post office

www.safeecollege.com

2.  
 
 
INDIA POST 
 
 
Our Mission 
 
To provide high quality mail, parcel and related services in India  and  throughout   the   world ;   to be 
recognized  as  an  efficient  and  excellent  organisation  exceeding  the  expectations  of  the  customers, 
employees and the society; to perform the task by: 
 
 Total dedication to understanding and fulfilling customer's needs   
 
 Total   devotion   to   providing efficient   and reliable services, which customers consider to be 
value for money. 
 
 Total   commitment to providing challenging and rewarding career for every employee.  
 
 Total recognition of the responsibilities as a part of the social, industrial and commercial life of the 
country. 
 
 Total enthusiasm to be forward looking and innovative in all areas.  
 
 
Our Vision 
 
India Post shall be a socially committed, technology driven, professionally managed and forward looking 
organisation. 
 
Quality Policy 
 
India Post aims to provide high quality mail, parcel and related services in India and throughout   the  
world and to be recognized as an efficient and excellent organisation exceeding the expectations of the 
customers, employees and the society; to perform the task by: 
 
 
 Total dedication to understand and fulfill customer's needs. 
 
 
 Total   devotion   to   providing efficient   and reliable services as per well laid service quality 
norms, which customers consider to be value for money. 
 
 
Each outlet of Department of Posts would strive to serve the customers as per the quality norms. 
 
 
 
 
 
 

3.  
Our Customers 
 
 
  All citizens of India and users of postal service all over the world. 
 
 
  Institutions  like  Banks,  Educational  Institutions, Medical  and  Health  related  institutions, 
religious institutions and others who have significant mail related requirements. 
 
 
  Private  businesses  that  require  document  and  parcel  related  mail  services  to  facilitate  their 
traditional business as well as e-commerce. 
 
 
  Government  organizations  at  the  Centre  and  States  including  ministries,  departments, 
commissions, independent bodies, public sector units and other public authorities. 
 
 
  Non-governmental organizations. 
 
 
  Our suppliers of equipment and stationery. 
 
 
  Others. 
 
 
Our Services 
 
The Department of Posts provides various services depending on customer requirements to extend the 
benefit  of  its  huge  network  in  the  area  of  Communication  Services (Letters,  Postcards  etc.), 
Transportation  Services  (Parcels,  Logistics  Post), Financial  Services  (Savings  Bank,  Money  Order, 
International Money Transfer Service, Public Private Partnership for extending financial service outreach 
through the post office network, Postal Life Insurance and  Premium Value added Services (like Speed 
Post, Business Post, Retail Post). We provide the communication, transportation and Banking Services in 
all  places  in  the  country.   We  provide  our  premium  services  in  identified  locations  as  per  customer 
requirements and infrastructure availability. 
 
Our Commitment to Customers. 
 
I We will treat our customers with courtesy and a helpful attitude. 
 
I  We will provide services as per quality specifications drawn out taking customer expectations 
and infrastructure availability into account. 
 
I We will make basic postal and financial services available and accessible to all citizens of the 
country. 
 
I We  will  take  good  care  of  our  customers  and  respond  to  their  enquiries  and  complaints 
promptly. 
 
 
 
 
 
 
 

4.  
Service Specifications 
 
Delivery norms for communication and transportation services. 
 
MAIL DESTINATION  DATE OF DELIVERY 
Within city/town/district  Within 2 days after day of posting 
Inter-metro  Within 2 days after day of posting 
Within state  Within 3 days after day of posting 
Inter-State Capital  Within 3 days after day of posting 
Inter – State  Within 3-5 days after day of posting 
 
In  case  of  hilly  and  remote  areas  longer  time  may  be  required  as  per  specific  local  conditions  and 
availability of means of transmission of mail.  In case of parcels and registered articles one extra day may 
be required.  We aim to deliver 90% of the mail within the norms subject to correct addressing and other 
requirements being fulfilled by the customer. 
 
Financial Services 
 
Type  Savings Activity  Post office  Time Frame 
Head post office  Same day 
Opening of account 
Sub Post office  Same day 
Application  given  at  P.O 
where account Stands 
Within  10  working 
days 
Transfer of account 
Application  given  at 
transferee P.O. 
Within  20  working 
days 
Head Post Office  Same day 
Sub Post office 
Within  2  working 
days 
Closure/premature  closure  of 
account 
Branch Post Office 
Within  7  working 
days 
With nomination 
Within  10  working 
days Settlement  of  deceased  claim 
case  Without  nomination  but 
with proof of succession 
Within  30  working 
days 
Issue of duplicate passbook  
Within  7  working 
days 
Saving Account 
Return of passbook (received for 
insert posting) 
 
Within  10  working 
days 
Head post office  Same day 
Sub Post Office  Same day 
Issue of certificate 
Extra  Departmental  Post 
Office 
 
Certificates 
Transfer of KVP/NSC 
Application at Post Office 
of registration 
Within  10  working 
days 

5.   Application  at  other  Post 
Office 
Within 20 days 
Issue of Duplicate Certificate 
Office of issue 
Other Office 
Within 15 days 
Within 30 days 
Office of issue  Same day 
 
Encashment of IVP/KVP/NSC 
Other Office 
Within  30  working 
days 
 
 
Insurance Services: Postal Life Insurance 
 
 
Premium Services 
 
Type Of Service  Day Of Delivery 
Speed Post  1-3 days depending upon distance/ destination 
Express Post  2-4 days depending upon destination 
e-Post  1 day between e-Post centres 
 
Feedback 
The above Citizen’s Charter is proposed to be adopted by India Post.  We would like to take your views 
into  account  as  customers  of  the  organisation.   You  may  send  your  inputs to  the  address/e-mail  ID 
mentioned above. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Issue of acceptance letter  Within 1 month when all formalities are completed 
Issue of Policy Bond  Within 1 month when all formalities are completed 
Inter- Circle transfer of policies  Within 15 days when all formalities are completed 
Settlement  of  claims  on  maturity  completed  in 
all respects 
Within 30 days when all formalities are completed 
Settlement of claim on death with nomination Within 3 months when all formalities are completed 
Paid up value  Within 1 month when all formalities are completed 
Loan for policies  Within 1 months when all formalities are completed 

6.  
Expectations from our customers 
 
 
To enable us to provide our services in a smooth manner we request our customers to ensure the 
following:- 
 
 
 
To stand in a queue at the assigned counter for the service they avail. 
 
 
 
 
To fill up requisite forms related to the service in legible handwriting or clear print before coming to the 
counter. 
 
 
To affix correct amount of postage on the articles they book or post. 
 
 
To pack articles posted in the prescribed manner. The information regarding the way to pack and protect 
the articles can be obtained from the Inquiry Counter or Customer Care Centres at the post offices. 
 
 
To ensure that contraband or prohibited goods are not sent. 
 
 
For articles weighing more than 200 grams, the packing should be in such a way as to allow its opening 
and security check before re-closing effectively. 
 
 
To write and complete address on mail including House No., Name of Street, Locality, City, District, PIN 
Code of both the addressee and the sender legibly. 
 
 
To ensure that the size of the article strictly conforms to the laid down standards. 
 
 
To provide telephone numbers of addressee in case of premium services. 
 
 
To post letters early in the day so that it can be sent out on the same day. 
 
 
To handover greeting cards during the peak season at the counter or in the appropriate letterbox provided 
for the purpose. 
 
 
To pre-sort the mails according to the delivery post office, town or district and prepare separate bundles 
to ensure speedier transmission. 
 
 
To use postbox or postbag facility at the delivery post office if a bulk recipient of mail. 
 
 
To have mail box on the ground floor if residing in a multistoried building. 
 
 
To inform about change in address. 
 
 
In case of all financial transactions, insist on having a receipt before leaving the counter whether at the 
time of opening a new account or handing over your passbook for interest posting. 

7.  
 
In case transaction through agents, to check the authenticity of their agency. 
 
 
To pay attention to your passbook by keeping it up-to-date. 
 
 
To make nominations properly and promptly. 
 
 
 
visit our websites  for further details :- 
Department’s website: www.indiapost.gov.in 
Citizen’s Charters: www.indiapost.gov.in/CitizesCharter.html 
Online grievances: www.indiapost.gov.in 
 
 
In case customers have any complaint in relation to our services:- 
 
 
They can approach the post office concerned for a response thereto and if required give a complaint in 
writing to the Postmaster for further enquiry and response through the concerned customer care centres. 
 
Approach the customer care centre whose details are available with the post office of their locality 
directly by sending a letter by post with the details of their complaint. 
 Register the complaint online at the website: www.indiapost.gov.in 
 
Write to the Sr. Superintendent of Post Offices/Superintendent of Post Offices if no reply is received 
within a period of one month from the date of making a complaint. 
 
Write to the Postmaster General/Chief Postmaster General of the Region/Circle if no reply is received 
even after writing to the Divisional Head. 
 
Write to the Deputy Director General (PG&QA), Dak Bhavan, Sansad Marg, New Delhi –110001 if no 
reply is received from field units. 
 
In all cases, complaints are received and acknowledged on the same day by the post office/customer care 
centre concerned. 
 
In case the enquiry takes more than a month for conclusion, the customer would get an interim reply from 
the customer care centre along with the expected time by which the final response can be given to 
him/her. 
 
 
Time norms for settlement of complaints 
 
Acknowledgement of complaints submitted in person  Same day 
Acknowledgement of complaint sent by post 
Within 1-7 days of receipt of the complaint 
depending on delivery norms 
Settlement  of  complaints  of  all  kinds/  interim  reply  with 
expected time for settlement of complaint 
Within one month of receipt of complaint 
 
 
  
  
 
 

8.  
Post Office Savings Schemes 
 
  
  
    
Scheme 
Interest 
(%) 
Minimum  
 Investment 
(Rs.) 
Maximum  
 Investment 
(Rs) 
Features  Tax Breaks 
National Savings 
Certificate  
8.00
a
  100   No limit   6-year tenure  
Section 80C 
benefit  
Public Provident 
Fund  
8.00
b
  500   70,000   15-year term; tax-free returns 
Section 80C 
benefit 
Kisan Vikas Patra  8.41
b
   100   No limit  
Money doubles in 8 years, 7 
months 
No tax 
benefit 
Monthly Income 
Scheme  
8.00   1,000 
Single A/c: 3 
lakh  
Joint A/c: 6 
lakh  
6-year tenure; monthly returns  
No tax 
benefit  
  
Time Deposits  
6.25-
7.50  
200   No limit  Available for 1, 2, 3, 5 years  
No tax 
benefit  
Recurring 
Deposits  
7.50
c
   10   No limit   5-year tenure 
No tax 
benefit 
Senior Citizens 
Saving Scheme 
9.00
d
  1,000  15 lakh  
5 year tenure; minimum age 55; 
also available with public sector 
banks 
No tax 
benefit  
                 
Sec 80C benefit: Investments up to Rs 1 lakh in specified securities (maximum of Rs 70,000 in PPF) 
qualify for deduction   
 
        a
  Compounded half-yearly  
 
     
b 
 Compounded yearly 
 
     
c 
 Compounded quarterly 
 
     
d
  Payable quarterly 
 
  
  
  
  
  
 
 
 
 
 
 
 

9.  
 
Postal Life Insurance 
 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 
 
  
Postal Life Insurance was started in 1884 as a welfare measure for the employees of Posts & Telegraphs 
Department under Government of India dispatch No. 299 dated 18-10-1882 to the Secretary of State. Due 
to popularity of its schemes, various departments of Central and State Governments were extended its 
benefits. Now Postal Life Insurance is open for employees of all Central and State Government 
Departments, Nationalized Banks, Public Sector Undertakings, Financial Institutions, Local Bodies like 
Municipalities and Zila Parisads, Educational Institutions aided by the Government etc 
 
Rural Postal Life Insurance  
  
On 24th March, 1995, the benefits of Postal Life Insurance were extended to rural populace of the country 
under the banner of Rural Postal Life Insurance. 
 
Postal Life Insurance Schemes 
 
SANTOSH ( ENDOWMENT ASSURANCE )  
SURAKSHA (WHOLE LIFE ASSURANCE )  
SUVIDHA ( CONVERTIBLE WHOLE LIFE ASSURANCE )  
SUMANGAL ( ANTICIPATED ENDOWMENT ASSURANCE )  
YUGAL SURAKSHA ( JOINT LIFE ENDOWMENT ASSURANCE )  
CHILDREN POLICY 
   
Rural Postal Life Insurance Schemes 
GRAM SANTOSH ( ENDOWMENT ASSURANCE )  
GRAM SURAKSHA (WHOLE LIFE ASSURANCE )  
GRAM SUVIDHA ( CONVERTIBLE WHOLE LIFE ASSURANCE )  
GRAM SUMANGAL ( ANTICIPATED ENDOWMENT ASSURANCE )  
GRAM PRIYA ( 10 YEARS RPLI ) 
CHILDREN POLICY 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

10.  
 
  
Distribution of Mutual Funds and Securities 
 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 
 
 
The Post Office has traditionally been a distributor of financial services, from money orders to banking 
services.  The  Post  Office  Savings  Bank  is  the  largest  retail  bank  in  the  country,  operating  from  over 
150,000 branches. In the last financial year alone, the POSB collections stood at Rs. 200,000 crores. Over 
the  years the Post Office has  also added to its  distribution network and today, apart from its physical 
locations spread over the length and breadth of the country, it also boasts of a dedicated VSAT network 
connecting  over  1200  post  offices  via  satellite.  These  post  offices  are  evenly  distributed  throughout 
almost  all  the  districts  of  the  country.  Further  additions  are  planned  in  the  current  financial  year,  but 
already the Post Office enjoys a reach unparalleled by any other institution or bank in the country - a fact 
that makes it an extremely exciting distribution network. Keeping this in mind, a sustained training effort 
is also underway to ensure behavioural and financial skill upgradation. 
       
On 22
nd
 January 2001, India Post in partnership with IDBI-Principal
 launched a scheme for distribution of 
mutual  funds  through post  offices.  A  pilot  project  was  started  from  the four  cities  of  Delhi,  Mumbai, 
Kolkata  and  Patna.  Thereafter  from  15
th
  June  2001  onwards,  the  scheme  was  extended  to  cover  post
offices in all major capital and other cities all across the country. From July 2001 onwards, the scheme 
was also extended to include distribution of Prudential ICICI and SBI Mutual Funds. The funds of the last 
two organizations are currently distributed from 42 post offices at Bangalore, Chandigarh, Chennai, Delhi 
and Mumbai. 
  
You can also purchase ICICI Safety Bonds and RBI Govt Relief Bonds through the Post Office, while 
IDBI FlexiBonds will be added to the portfolio very shortly. 
  
Easy steps for investing through the Post Office: 
  
1.  At each designated post office one counter has been earmarked (usually on a non-exclusive basis) to  
receive the Mutual Fund applications; 
 
2.  An investor can approach the designated post office counters or the concerned postmaster for 
application forms and literature on the tyoes of fund schemes available through the post office; 
 
3.  Thereafter he can hand the application forms duly filled along with requisite amount in the form of a 
demand draft/cheque to the counter staff. No cash will be accepted; 
 
4.  The Postal Assistant at the counter checks the form to see that it is complete and is accompanied by the 
payment. He will then stamp the attached receipt and return it to the investor; 
 
5.  The counters accept the application forms from 1000 to 1500 hrs. only;