INTRODUCCION SISTEMAS DE INFORMACION Y GESTION DOCUMENTAL - copia.ppt

SISTEMAS DE INFORMACION Y GESTION DOCUMENTAL, EL ARCHIVO DE LA EMPRESA SON LOS SOPORTES O EVIDENCIAS DE LA EMPRESA.

1. INTRODUCCION SISTEMAS DE INFORMACION Y
GESTION DOCUMENTAL .

2. SISTEMAS DE INFORMACION Y GESTION
DOCUMENTAL
•Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de recursos
(personas, tecnología, procesos, y datos) que interactúan entre sí para
recopilar, procesar, almacenar y distribuir información. Los SI pueden
clasificarse en:
•Sistemas operacionales: Ayudan en las actividades diarias de la
organización, como los sistemas de procesamiento de transacciones.
Ejemplos:
Sector Financiero
Cajeros automáticos: Registran depósitos, retiros y transferencias.
Plataformas bancarias en línea; procesan pagos y movimientos en tiempo
real.
Sector Comercial
Punto de venta (Pos):Registran ventas en supermercados o tiendas.
Sistemas de facturación electrónica: Generan y almacenan facturas
digitales.
•.

3. •Sistemas de soporte a decisiones: Apoyan la toma de decisiones, proporcionando información relevante
y análisis.
•Ejemplos:
Finanzas
Sistemas que evalúan riesgos crediticios antes de otorgar préstamos.
Plataformas que simulan inversiones y proyectan rendimientos.


Comercio y marketing
Herramientas de análisis de clientes para definir promociones y estrategias de ventas.
•Sistemas que predicen tendencias de consumo a partir de datos históricos.
•Sistemas ejecutivos: Orientados a los directivos, brindan información relevante para la toma de decisiones
estratégicas.
•Sistemas de información de gestión (MIS): Ayudan a los mandos medios a gestionar eficientemente los
recursos organizacionales.
SISTEMAS DE INFORMACION Y GESTION DOCUMENTAL

4. SISTEMAS DE INFORMACION Y GESTION DOCUMENTAL
•Sistemas ejecutivos: Orientados a los directivos, brindan información
relevante para la toma de decisiones estratégicas.

Ejemplos:
Sector financiero
Tableros de control (dashboards) que muestran indicadores como liquidez,
rentabilidad, riesgo y crecimiento de cartera.
Comercio y retail
Plataformas que consolidan datos de ventas totales, participación de mercado y
desempeño por región.

5. SISTEMAS DE INFORMACION Y GESTION DOCUMENTAL
•Sistemas de información de gestión (MIS): Ayudan a los mandos medios
a gestionar eficientemente los recursos organizacionales.
Ejemplos:

Finanzas y contabilidad
Sistemas que generan informes mensuales de ingresos, gastos y balances.
Reportes de flujo de caja para la planificación financiera.
Producción y operaciones
Informes sobre niveles de inventario y rotación de productos.
Reportes de productividad de planta y costos de producción.

6. SISTEMAS DE INFORMACION Y GESTION DOCUMENTAL
IMPORTANCIA Y APLICACIONES:
La gestión documental se refiere a la organización, almacenamiento, y
administración de documentos dentro de una entidad o empresa. Los sistemas de
información son fundamentales para la gestión documental porque:
•Optimización del acceso a la información: Permiten que los documentos
sean fácilmente accesibles por los usuarios autorizados.
•Mejora en la eficiencia: Automatizan tareas como la clasificación y
búsqueda de documentos, lo que ahorra tiempo y recursos.
•Seguridad: Los SI ayudan a proteger los documentos mediante controles
de acceso y copias de seguridad.
•Cumplimiento normativo: Aseguran que la organización cumpla con las
regulaciones y normativas vigentes en cuanto a almacenamiento y
tratamiento de documentos.
• 

7. SISTEMAS DE INFORMACION Y GESTION
DOCUMENTAL
•Infraestructura tecnológica para la gestión de documentos
 
La infraestructura tecnológica es el conjunto de componentes
tecnológicos que permiten la creación, almacenamiento, gestión y
protección de los documentos. Esta infraestructura incluye:
•Hardware: Servidores, discos duros, dispositivos de
almacenamiento, etc.
•Software: Sistemas de gestión documental (DMS), bases de
datos, herramientas de digitalización, etc.
•Redes de comunicación: Internet, intranets y redes locales
que permiten el intercambio de documentos.
•Seguridad informática: Firewalls, encriptación, sistemas de
autenticación, etc., que protegen los documentos digitales.

8. SISTEMAS DE INFORMACION Y
GESTION DOCUMENTAL
•La infraestructura debe ser adecuada para el volumen y
tipo de documentos que maneja una organización, así
como para las necesidades de accesibilidad y seguridad

9. SISTEMAS DE INFORMACION Y
GESTION DOCUMENTAL
Normatividad en la gestión de documentos
 
•La normatividad hace referencia a las leyes y regulaciones que
rigen la manera en que los documentos deben ser gestionados,
almacenados y eliminados. Algunos de los marcos normativos más
relevantes incluyen:
•Leyes de protección de datos personales: Como la GDPR en
Europa o la Ley de Protección de Datos Personales en otros países.
•Normas de archivo: Como la ISO 15489, que establece las directrices
para la gestión de documentos y archivos.
•Normativas fiscales y legales: Que exigen la retención de ciertos
documentos por un tiempo determinado, como facturas, recibos,
contratos, etc.
•La implementación de estas normativas es crucial para garantizar la
legalidad, seguridad y eficiencia en la gestión documental.