Kỹ năng trao đổi thành công Leader-Member.pptx

Communication

1. Kỹ năng trao đổi với member

2. M ục đích và mục tiêu M ục đích Hiểu các kỹ năng cơ bản cần thiết khi trao đổi với member C ó thể sử dụng những kỹ năng cơ bản này trong công việc của mình M ục tiêu Thử giải quyết các tình huống giao tiếp khó

3. Các kỹ năng giao tiếp

4. Giao tiếp rõ ràng, cụ thể, ngắn gọn Thay vì nói "Cố gắng làm tốt hơn", Hãy nói "Tôi đánh giá cao sự nỗ lực của bạn trong dự án gần đây. Để cải thiện hơn nữa, hãy tập trung vào việc hoàn thành báo cáo đúng hạn và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu."

5. Giao tiếp rõ ràng, cụ thể, ngắn gọn Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu. Tránh dùng từ ngữ mơ hồ, khó hiểu. Cấu trúc câu rõ ràng, logic.

6. Giao tiếp rõ ràng, cụ thể, ngắn gọn Sử dụng "tôi" thay vì "bạn": Tránh làm cho đối phương cảm thấy bị tấn công. Tránh ngôn ngữ tiêu cực: Sử dụng những từ ngữ tích cực và xây dựng. Cụ thể hóa vấn đề: Tránh những câu nói chung chung, mơ hồ.

7. Sử dụng ngôn ngữ tích cực Thay vì nói "Bạn đã làm sai" Hãy nói "Chúng ta hãy cùng nhau tìm cách cải thiện kết quả này."

8. Minh bạch trong giao tiếp Thông báo rõ ràng về mục tiêu, kế hoạch và các thay đổi trong công ty.

9. Lắng nghe tích cực Tập trung vào người nói: Duy trì giao tiếp bằng mắt, gật đầu và đưa ra những phản hồi không lời. Đặt câu hỏi mở: Khuyến khích người nói chia sẻ thêm. Tránh ngắt lời Tổng kết: Tóm tắt lại những gì bạn đã nghe để đảm bảo rằng bạn hiểu đúng.

10. Tôn trọng quan điểm của người khác Đặt mình vào vị trí của họ: Cố gắng hiểu tại sao họ lại nghĩ như vậy. Tránh tranh cãi: Tìm điểm chung và tập trung vào việc giải quyết vấn đề. Thừa nhận những điểm đúng của họ: Điều này giúp giảm căng thẳng và tạo ra bầu không khí tích cực.

11. Linh hoạt trong giao tiếp Điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với từng cá nhân và tình huống cụ thể.

12. Cung cấp phản hồi kịp thời Đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên một cách thường xuyên và công khai những đóng góp tích cực của họ. Tập trung vào hành vi chứ không phải con người.

13. Khen thưởng và công nhận Thực hiện việc động viên, đề nghị công ty khen thưởng cho những thành viên xuất sắc

14. Khuyến khích sự tham gia Tổ chức các buổi họp nhóm thường xuyên, tạo không gian cho mọi người đưa ra ý kiến và giải quyết vấn đề cùng nhau.

15. Xây dựng mối quan hệ tin cậy Quan tâm đến cuộc sống cá nhân của nhân viên và tạo cơ hội để họ kết nối với nhau bên ngoài công việc.

16. Giải quyết xung đột một cách xây dựng Tạo điều kiện cho các bên liên quan bày tỏ quan điểm của mình và tìm ra giải pháp chung.

17. Giải quyết xung đột một cách xây dựng Xác định vấn đề Tìm hiểu nguyên nhân: Điều gì đang khiến cuộc trò chuyện trở nên khó khăn? Phân biệt cảm xúc và sự thật: Đừng để cảm xúc làm mờ đi vấn đề. Tập trung vào giải pháp: Thay vì đổ lỗi, hãy cùng nhau tìm cách giải quyết.

18. Các chú ý cá nhân

19. Giữ bình tĩnh Hít thở sâu: Giúp bạn bình tĩnh và tập trung hơn. Tránh phản ứng ngay lập tức: Dành thời gian suy nghĩ trước khi trả lời. Nhắc nhở bản thân: Mục tiêu của cuộc trò chuyện là gì?

20. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể Duy trì giao tiếp bằng mắt. Sử dụng cử chỉ tay phù hợp. Giữ tư thế tự tin. Điều chỉnh giọng nói Điều chỉnh âm lượng, tốc độ và ngữ điệu phù hợp với từng tình huống.

21. Tìm kiếm sự giúp đỡ Người hòa giải: Nếu xung đột quá lớn, hãy nhờ một người thứ ba trung lập giúp đỡ. Chuyên gia: Đôi khi, bạn cần sự hỗ trợ của chuyên gia, chẳng hạn như nhà tâm lý học.

22. Học hỏi từ kinh nghiệm Phân tích tình huống: Điều gì đã xảy ra? Bạn có thể làm gì khác? Tìm kiếm những bài học: Áp dụng những bài học này vào các tình huống tương tự trong tương lai.

23. Cách thuyết phục cấp dưới

24. Xây dựng mối quan hệ tin cậy Lắng nghe tích cực: Luôn dành thời gian lắng nghe ý kiến, quan điểm của cấp dưới. Tôn trọng: Đối xử với cấp dưới một cách tôn trọng, công bằng và công khai. Thấu hiểu: Cố gắng hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và khó khăn của cấp dưới. Giao tiếp mở: Tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người có thể thoải mái chia sẻ ý kiến.

25. Truyền đạt rõ ràng, minh bạch Ngôn ngữ đơn giản: Tránh sử dụng những thuật ngữ chuyên môn quá phức tạp. Cụ thể, rõ ràng: Đưa ra những chỉ dẫn cụ thể, dễ hiểu. Sử dụng ví dụ: Minh họa bằng những ví dụ thực tế để giúp cấp dưới dễ hình dung. Kiểm tra sự hiểu biết: Đảm bảo rằng cấp dưới đã hiểu rõ yêu cầu của bạn.

26. Lãnh đạo bằng ví dụ Làm gương: Bản thân bạn cần là một tấm gương về sự chuyên nghiệp, tận tâm và trách nhiệm. Sẵn sàng giúp đỡ: Luôn sẵn sàng hỗ trợ cấp dưới khi họ gặp khó khăn. Linh hoạt: Sẵn sàng thay đổi cách làm việc để phù hợp với tình hình.

27. Chú ý cá nhân Kiên nhẫn: Thay đổi cần thời gian, hãy kiên nhẫn và kiên trì. Tích cực: Luôn giữ thái độ tích cực và lạc quan. Cởi mở: Sẵn sàng lắng nghe và tiếp thu ý kiến đóng góp từ cấp dưới.

28. Workshop

29. Workshop Bạn sẽ làm thế nào để cấp dưới có thể hoàn thành dự án Khải: Hỗ trợ training, tài liệu, công cụ, kinh nghiệm Tạo cảm giác thoải mái, gắn kết, hỏi thăm Định hướng mục tiêu dự án, cá nhân member Dung: Tạo mối quan hệ thân thiện gần gũi Cung cấp kiến thức cần thiết Chia sẻ kinh nghiệm bản thân Hướng dẫn cẩn thận, đầy đủ, tỉ mỉ về công cụ, specs, tài liệu Luôn sẵn sàng hỗ trợ khi các bạn cần Member Xây dựng tính kỷ luật và tự giác: mtg, tài liệu Tạo ra các quy chuẩn: testcase, QA, bài tập

30. Workshop Ví dụ trả lời Lắng nghe: Hỏi cấp dưới về những khó khăn mà họ đang gặp phải. Động viên: Nhắc nhở họ về tầm quan trọng của dự án và những lợi ích mà họ sẽ nhận được khi hoàn thành. Phân chia công việc: Chia nhỏ công việc thành những phần nhỏ hơn, dễ quản lý. Hỗ trợ: Cung cấp cho họ những tài nguyên cần thiết và sẵn sàng hỗ trợ khi họ gặp khó khăn.

31. Một số tình huống giao tiếp khó

32. Workshop Nguyên nhân và cách giải quyết xung đột trong công việc là gì?

33. Xung đột trong công việc Nguyên nhân: Bất đồng về ý kiến, phân công công việc không rõ ràng, cạnh tranh nội bộ. Cách giải quyết: Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ: Cố gắng hiểu rõ quan điểm của mỗi bên để tìm ra điểm bất đồng. Giao tiếp trực tiếp: Tổ chức một cuộc họp để mọi người cùng nhau thảo luận và tìm ra giải pháp. Tìm kiếm sự giúp đỡ của người thứ ba: Nếu không thể tự giải quyết, hãy nhờ đến sự trợ giúp của cấp trên hoặc một người trung lập. Tập trung vào mục tiêu chung: Nhắc nhở mọi người về mục tiêu chung của nhóm để cùng nhau hướng tới. Tập trung vào vấn đề chứ không phải con người

34. Workshop Nguyên nhân và cách giải quyết khi bị khách hàng claim là gì?

35. Giao tiếp với khách hàng khó tính Nguyên nhân: Khách hàng không hài lòng về sản phẩm/dịch vụ, thái độ phục vụ, hoặc đơn giản là có tính cách khó gần. Cách giải quyết: Lắng nghe tích cực: Cho khách hàng cơ hội để bày tỏ sự không hài lòng của họ. Đồng cảm: Thể hiện sự thấu hiểu và chia sẻ cảm xúc của khách hàng. Xin lỗi: Nếu có lỗi từ phía công ty, hãy thành thật xin lỗi. Tìm giải pháp: Đề xuất các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề của khách hàng.

36. Workshop Khó khăn và cách giải quyết khi giao tiếp với người có tính cách khác biệt là gì?

37. Giao tiếp với người có tính cách khác biệt Nguyên nhân: Sự khác biệt về tính cách, quan điểm sống, lối suy nghĩ. Cách giải quyết: Tôn trọng sự khác biệt: Nhận thức rằng mọi người đều có những điểm mạnh, điểm yếu và cách nhìn nhận khác nhau. Tìm điểm chung: Tìm những điểm chung để tạo ra sự kết nối. Điều chỉnh cách giao tiếp: Thay đổi cách giao tiếp để phù hợp với từng người.

38. Workshop Nguyên nhân và cách giải quyết khi giao tiếp trong tình huống căng thẳng là gì?

39. Giao tiếp trong tình huống căng thẳng Nguyên nhân: Áp lực công việc, deadline gấp, xung đột cá nhân Cách giải quyết: Giữ bình tĩnh: Hít thở sâu, thư giãn và tránh đưa ra quyết định vội vàng. Ngôn ngữ cơ thể: Duy trì ngôn ngữ cơ thể cởi mở và thân thiện. Tìm kiếm sự hỗ trợ: Chia sẻ cảm xúc với đồng nghiệp hoặc người thân.

40. Workshop Các khó khăn và cách giải quyết khi giao tiếp thông qua văn bản là gì?

41. Giao tiếp qua văn bản Khó khăn : Dễ hiểu nhầm ý, thiếu ngữ điệu và cảm xúc Cách giải quyết: Rõ ràng và súc tích: Trình bày thông tin một cách ngắn gọn, dễ hiểu. Sử dụng dấu câu: Sử dụng dấu câu để nhấn mạnh ý và tránh hiểu lầm. Kiểm tra lại trước khi gửi: Đọc lại thông điệp để đảm bảo không có lỗi chính tả và ngữ pháp.

42. Tổng kết

43. Tổng kết Giao tiếp với member cũng như tất cả các giao tiếp khác cần sự chân thành, lắng nghe, đứng ở vai trò của member để suy nghĩ. Đồng thời leader luôn ý thức về sự phát triển của member để có các feedback, thúc đẩy phù hợp Nếu leader gặp khó khăn trong một vài tình huống, có thể tìm sự giúp đỡ từ PM Làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất và bạn sẽ có được sự hợp lực của member