Komunikasi Melalui Surat Menyurat Dalam Perusahaan- Bisnis

Media Komunikasi Surat Menyurat Dalam Perusahaan- Bisnis

1. Komunikasi Melalui Surat (KORESPONDENSI) SUROSO, S.Kom ., M.I.Kom ., M.B.A.

2. Penulisan Direct Request PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST Pada bagian awal , sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci , yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan .

3. Organisasi Direct Request Mencangkup : Pembuka Harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembacadengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut Penjelasan Rinci Membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca . Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan , terutama jika permintaan kita menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks . Seperti spesifikasi secara teknis , dimensi , dan kegunaan dari suatu produk . Penutup Sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus , lengkap dengan batas waktunya , dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil . Untuk mempermudah pembaca , cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon , jam kerja , dan petugas yang dapat dihubungi .

4. Permintaan Informasi Rutin Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini : ( 1) Apa yang ingin diketahui , ( 2) mengapa hal tersebut perlu diketahui , ( 3) mengapa hal ini dapatmembantu .  Dalam kaitannya dengan direct request , permintaan dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis .

5. Permintaan didalam Organisasi Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis , seperti memo. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan , antara pimpinan dengan karyawan , antara pimpinan dengan supervisor  atau antara supervisor dengan karyawan . Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang  jelas mengenai alasan penulisan , kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan tindakan yang dikehendaki .

6. Permintaan ke Luar Organisasi Sebagai seorang pelaku bisnis , tentunya kita perlu berkomunikasi dengan para pelanggan , pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis yang akan digunakan untuk memperoleh informasi . Disamping itu , kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat kabar .

7. MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN Surat Pengaduan ( claim letter ) dan Surat Penyesuaian ( Adjustment letter )  berkaitan erat dengan masalah kepuasaan pelanggan ( customer satisfaction ) terhadap suatu produk atau jasa .

8. Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini : Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan , sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya . Lampirkan informasi pendukung , seperti faktur pembelian Untuk lebih memperkuat surat pengaduan , kita harus memberikan bukti-bukti atau dokumen-dokumen pendukung . Sehingga dapat memperkuat surat pengaduanyang kita buat . Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional Dalam membuat surat pengaduan , coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak bersifat emosional . Permintaan tindakan khusus Dalam surat pengaduan yang kita buat , perlu dukemukakan apa harapan atau keinginan kita dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut .

9. Surat Undangan Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung . Dalam hal ini , pendekatan langsung mencakup tiga komponen ,  yaitu : Ide pokok ( main idea ). Penjelasan rinci ( explanations ) . Penutup ( close courtsey ).

10. Surat Pesanan dan Reservasi Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting , yaitu : Pernyataan rinci apa yang kita pesan Metode pengirimannya Cara pembayarannya Permintaan Kredit Ada dua tahap yang perlu anda Perhatikan dalam memperoleh kredit , yaitu 1). Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada 2). Mengirimkan / melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut . Dalam surat permohonan kredit , disamping data pribadi Anda , jenis usahanya , dan jumlah ( besarnya ) kredit yang diminta , juga harus didukung dengan berbagai dokumen penting dan prospek bisnis Anda di masa depan .

11. Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Secara Rutin Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan , pengiriman produk kepada pelanggan , pemberitahuan kebijakan insentif bagi semuakaryawan , pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan , atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan / pegawai yang berprestasi baik , merupakan kegiatan kegiatan rutin dalam dunia bisnis . Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif

12. Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin Dengan pendekatan langsung untuk menulis pesan-pesan rutin , mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan . Selanjutnya , pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan pendekatan tanya-jawab (ask-questions approach) , seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk , harga produk , dan lain-lain yang lebih detail. Pada bagian akhir dari permintaan akhir pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan , apresisasi / penghargaan , dan tindakan khusus yang diinginkan .

13. Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif Ide-ide Pokok yang Jelas Hampir semua komunikasi bisnis mempunyai dua tujuan mendasar yaitu (1) menyampaikan informasi dan (2) mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan pembaca atau paling tidak membuat mereka mau menerima pesan-pesan yang disampaikan.   Penjelasan Rinci Bagian pertengahan suatu dari suatu permintaan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill merupakan bagian yang penting dan memiliki porsi bahasan terbesar serta perlu penjelasan yang cukup rinci. Penutup Surat Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik. Yang tidak boleh dilupakan adalah akhiri bagian penutup surat dengan suatu pernyataan sikap keramahan dan kesopanan sebagai sebuah bentuk apresiasi (penghargaan, penghormatan) yang diberikan kepada orang lain.

14. Pesan-pesan Good News dan Goodwill Good News Pada umumnya , surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung (direct approach) . Namun tidak menutup kemungkinan , sesuatu yang menyenangkan atau menggembirakan pihak lain diungkapkan dengan pendekatan tidak langsung (indirect approach), terutama jika penyampaian pesannya dilakukan secara lisan . Goodwill Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis . Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat kepada karyawan / pegawainya atau pihak lain, seperti : naik pangkat atau jabatan .

15. Surat Konfirmasi Pesan Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima .

16. Menjawab Permintaan Informasi a. Menjawab Permintaan Dengan Penjualan Potensial Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial (potential sales), terdapat tiga tujuan utama yg perlu diperhatikan , yaitu (1) memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan ; (2) mendorong penjualan yang akan datang ; dan (3) memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru . b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi dapat dilakukan dengan (1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap dan (2) memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan .  

17. Menangani Permintaan Kredit Rutin Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional . Pembangunan ekonomu dalam berbagai bidang yang mulai dibangun kembali pasca krisis moneter tak dapat dilepaskan dengan masalah perkreditan . Oleh karena itu kredit merupakan sutau hal yang sudah bisa dalam suatu masyarakat , kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin , seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan referensi kredit (credit reference)

18. Persetujuan Kredit (Credit Approval Letters) Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Pembukaan surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut . Bagian pertengahan surat persetujuan kredit mencakup beberapa hal , antara lain batas maksimal jumlah kredit yang diberikan , lama dan jumlah angsuran per bulan , tanggal rekening dikirim , beban administrasi dan bunga , tanggal jatuh tempo dan konsekuensi lainnya yang berkaitan dengan masalah kredit tersebut . Oleh karna itu merupakan dokumen resmi , surat perjanjian persetujuan kredit harus dicek benar-benar baik dari sisi penulisan kata, kalimat penggunaan tanda baca secara tepat , tingakat akurasi , kelengkapan isi / subtansi pesan maupun kejelasannya .

19. Memberikan Referensi Kredit D ua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi antara lain : 1. Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan. 2. Nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat

20. Surat R ekomendasi dan P emberitahuan Surat rekomendasi (recommendation letters) bagi kalanga tertentu bukanlah hal yang baru , apalagi dalam dunia bisnis . Pemebrian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki yang dimiliki posisi suatu perusahaan . Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakterisitik , antara lain : Nama lengkap permohonan(untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja) Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan permohonan. Penulisan sedang menjawab suatu permohonan atau asat inisiatifnya sendiri. Hakikat hubungan antara penulis dan permohonan. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

21. Penulisan Bad News Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad-News Ketika memberikan tanggapan atas keluhana pelanggan , pemomunikasian permasalahan tentang pesanan , atau memeberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negative. A da 3 hal yang perlu diperhatikan : Penyampaian bad-news Penerimaan pesan tersebut Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audien, disamping itu perlu juga dijaga citra organisasi/perusahaan sebaik mungkin.

22. Menciptakan audience-centered tone Nada atau intonasi anda dalam menyampaikan bad-news maupun memberikan konribusi yang cukup penting bagi efektifitas penyampaian pesan-pesan bisnis . Hal tersebut mempunyai tiga tujuan spesifikasi : Membantu audiens anda mengerti bahwa bad-news menggambarkan suatu keputusan yang tegas. Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adil. Menbantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaa n .

23. Memilih P erencanaan O rganisasi Pendek a tan tak langsung Dalam pendekatan tak langsung ada 4 bagian penting yaitu : Pembukaan M enetapkan audiens pada situasi netral melalui pertanyaan tanpa beban bagi audiens anda . Dalam penulisan paragfar pembukaan , ada beberapa hal yang perlu dihindari . Alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif M enyajikan alasan yang efektif , hal tersebut akan dapat membantu audiens menyadari bahwa keputusan anda adil maupun logis . Pernyataan bad-news M engemukakan keputusan yang diambil seperti keputusan menolak lamaran kerja , menolak permintaan kredit , pemutusan hubungan kerja (PHK) dan sebagainya . Penutup yang positif dan bersahabat M emberikan kata penutup yang bersifat positif,hangat,bersahabat dan lebih menyenangkan .

24. Pendekatan Langsung Suatu pendekatan langsung dapat diterapkan jika : Penerima pesan lebih menyukai pesan ke pon yang dituju Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan. Pesan disampaikan secara empati.

25. MENGOMUNIKASIKAN INFORMASI DAN JAWABAN NEGATIF Bad News Tentang Produk Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para pelanggan ( misalnya kenaikan harga produk atau penarikan produk ), lebih baik digunakan pendekatan tak langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral , didukung dengan alasan yang logis , baru disampaikan pesan bad-news serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat . Lain halnya , jika ingin menyampaikan bad-news tentang produk seperti kenaikan harga produk , pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung ( direct approach ).

26. 2. Penolakan Kerja Sama Dalam dunia bisnis , menjalin kerja sama dengan pelaku bisnis lain merupakan hal yang seharusnya dilakukan untuk memperkuat jaringan pemasaran suatu perusahaan . Namun , dalam praktiknya bisa terjadi suatu penolakan kerja sama bilamana bentuk kerja samanya merugikan pihak lain . 3. Penolakan Undangan Bila harus mengatakan “ tidak ” atas suatu undangan teman bisnis , dapat menggunakan pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung . Penggunaan kedua pendekatan tersebut sangat bergantung pada seberapa dekat hubungan Anda dengan pihak lain.

27. PENYAMPAIAN BAD-NEWS KE PELANGGAN Ada tiga hal yang perlu diperhatikan , yaitu : Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale). Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin. Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca tidak kehilangan minat.

28. 1. Bad-news tentang Pesanan Dalam kaitannya dengan penulisan bad-news kepada pelanggan ( customers ), paling tidak ada jenis bad-news yang bisa disampaikan kepada pelanggan , yaitu : Hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau Sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut . 2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan Dalam melakukan penolakan atas surat pengaduan (claim letters) yang diajukan oleh pelanggan , sebaiknya perlu menghindari penggunaan bahasa yang mempunyai dampak negatif bagi mereka . Secara umum , untuk menjawab penolakan surat pengaduan , dapat menggunakan perencanaan organisasional pesan dengan pendekatan tak langsung , yang menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat . 3. Mengganti Produk Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi . Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti , Anda dapat mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan . Jika ragu-ragu , dapat mengirimkan surat kepada pelanggan disertai cara pemesanannya . Pendekatan yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan penggantian suatu produk adalah menggunakan pendekatan tak langsung . 4. Tidak Memenuhi Pesanan Kadang kala Anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun dengan produk pengganti (unfillable orders). Apabila hal ini terjadi , tugas Anda adalah menyatakan secara tegas bahwa Anda tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan . Pendekatan yang diterapkan adalah pendekatan tak langsung .

29. Bad News Tentang Orang 1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi Pada prinsipnya , penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi dapat dilakukan dengan pendekatan langsung dan tak langsung . Hal- hal yang perlu diperhatikan adalah kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut , dan nyatakan secara ringkas serta jelas . 2. Penolakan Lamaran Pekerjaan Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan , pendekatan langsung dapat digunakan . Namun untuk menolak surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan , dapat digunakan pendekatan tak langsung . 3. Surat Penolakan Kredit Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit , dapat menggunakan pendekatan tak langsung . Pada bagian awal nyatakan secara netral , kemudian berikan penjelasan secukupnya , termasuk adanya fakta-fakta pendukung . Selanjutnya pada bagian akhir surat , dapat menyampaikan kata penutup yang hangat dan bersahabat .

30. Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif Pesan-pesan persuasif dimulai dengan melakukan , yaitu : Analisis Audiens Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens . Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, lakukan analisis audiens lalu susun suatu pesan yang dapat memenuhi kebutuhan mereka . Pertimbangan Perbedaan Budaya Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens , tetapi juga akan membantu bagaimana mereka memandang Anda . Memilih Pendekatan Organisasional Anda perlu memilih pendekatan organisasional yang tepat berdasarkan kemungkinan reaksi audiens terhadap pesan yang Anda sampaikan . Dalam hal ini dapat menggunakan pendekatan tak langsung ( indirect approach ) dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif . Akan tetapi , jika audiens objektif atau jika mereka lebih suka mendengar pesan-pesan yang disampaikan secara segera , pendekatan organisasional yang tepat adalah pendekatan langsung ( direct approach ).

31. MENGEMBANGKAN PESAN-PESAN PERSUASIF Menetapkan Kredibilitas Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan Anda . Kalau kredibillitas Anda di hadapan audiens diragukan , mereka akan cenderung skeptis dan tidak akan menerima begitu saja setiap apa yang Anda sampaikan . Salah satu cara untuk meumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta . Semua bentuk dokumen , statistik , jaminan dan hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas . Kerangka Argumentasi Ketika telah cukup mengumpulkan berbagai fakta , bukti , dan temuan lainnya , Anda telah siap untuk membuat kerangka argumentasi . Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Disire , and Action )

32. Memilih Daya Pemikat Kebanyakan pesan-pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika ( logical appeals ) dan daya pemikat yang emosional ( emotional appeals ) untuk melakukan persuasi audiens . Keseimbangan keduanya tergantung pada empat faktor penting , yaitu (1) Tindakan yang diharapkan , (2) Harapan audiens , (3) Tingkat resistensi yang harus diatasi , dan (4) Seberapa jauh dapat menjual ide/ gagasan tersebut pada audiens . a. Pemikat Emosional Untuk melakukan persuasi terhadap audiens , dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional tersebut sangat kuat . b. Pemikat Logika Ketika memikat logika audiens , gunakanlah salah satu dari tiga jenis alasan berikut ini : 1. Analogi Analogi adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti spesifik pula. 2. Induksi Induksi (Induction) adalah memberikan alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum. 3. Deduksi Deduksi (Deduction) adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang spesifik. c. Pertimbangan Etika Dalam pemhaman yang positif , persuasi dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman meraka dalam berbagai hal . Tunjukan suatu perhatian kepada audiens dengan mengadopsi sikap audiens dengan perhatian yang jujur untuk dapat memenuhi kebutuhan dan minat mereka .

33. Menulis Permintaan Persuasif Permintaan Persuasif untuk Tindakan P embuka , mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa Anda mengetahui sesuatu yang sangat diharapkan pembaca . Pada bagian pertengahan , gunakan kalimat yang mampu menarik minat dan harapan pembaca . Selanjutnya akhiri tulisan dengan suatu permintaan atau permohonan tindakan spesifik . Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian Kebanyakan surat pengaduan ( claim letters ) dimulai dengan penyampaian pesan-pesan rutin . Namun demikian , dapat juga dengan cara menulis surat pengaduan persuasif dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian pembaca .

34. PENULISAN PESAN-PESAN PENJUALAN DAN PERMOHONAN DANA Ada dua jenis pesan-pesan persuasif, yaitu surat penjualan ( sales letters ) dan surat permohonan bantuan dana ( fundraising letters ). Perbedaan P esan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang berorientasi pada laba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar mengeluarkan sejumlah uang atas produk mereka sendiri . Di lain pihak , pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi nirlaba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar memberikan bantuan dana atau lainnya kepada pihak lain. Persamaan Keduanya bersaing untuk bisnis dan kepentingan publik . Selain itu , juga berusaha melakukan persuasi kepada pembaca untuk mengeluarkan uang atau waktu untuk menghasilkan suatu nilai tertentu yang ditawarkan .

35. Perencanan Pesan-Pesan Penjualan Salah satu tujuan ketika merencanakan pesan-pesan penjualan adalah untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk . Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan , diantaranya melalui pengiriman surat , brosur , sample, kartu , telepon , surat elektronik dan iklan media masa dan elektronik .

36. Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-Pesan Penjualan Menarik Perhatian Salah satu teknik untuk menarik perhatian audiens adalah dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan paragraf , menekankan contoh produk terbaru , memberikan ilustrasi , dan memberikan solusi dari suatu masalah . Membangun Minat M enempatkan titik penjualan utama dalam paragraf awal Meningkatkan Hasrat Mengungkapkan manfaat utama bagi pembaca dalam kata-kata atau gambar , grafik atau bagan yang lebih menarik . Memotivasi Tindakan Memilih media penyampaian surat penjualan kepada pembaca yang memungkinkan mereka memberikan tanggapan atas surat tersebut .

37. Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana , yaitu : Harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik. Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang disumbangkan kepada pihak lain. Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan. Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca.

38. THANK YOU