La comunicación urgente en la empresa

1. Objetivo de la unidad de trabajo: adquirir los conocimientos y destrezas precisos para la
explotación de los equipos necesarios en la comunicación urgente en la empresa.

La Comunicación urgente en la Empresa



Tiempo estimado 13 periodos.
Comunicar es llegar a compartir algo de nosotros mismos. Es decir, es una
cualidad racional y emocional específica del hombre que surge de la necesidad de
ponerse en contacto con los demás, cuando intercambia ideas que adquieren
sentido o significación de acuerdo con experiencias previas comunes. Varios
autores1 definen este fenómeno llamado comunicación. Según Ferrer (1994:25),
Consiste en la creación de significados compartidos a través de procesos
simbólicos.

Se denominan comunicaciones urgentes aquellas que tienen como finalidad
transmitir órdenes, noticias o avisos que interesan que lleguen al destinatario en el
menor tiempo posible.

Estas comunicaciones se transmiten a través de teletipo, medios informáticos o
telefónicos, ondas de radio y de satélite de comunicación.

Caracterización de una comunicación urgente.
La comunicación que actualmente aplican las empresas con sus audiencias,
podríamos definirlas como: comunicación que busca ser eficaz en sus objetivos;
comunicación que valora y estudia en detalle a sus públicos; comunicación
altamente proactiva, multimedial e integrada en sus soportes.

2. Objetivo de la unidad de trabajo: adquirir los conocimientos y destrezas precisos para la
explotación de los equipos necesarios en la comunicación urgente en la empresa.
El desafío actual está en sumar un nuevo elemento, éste basado en una
comunicación urgente de ser pensada y aplicada con estrategias
Las posibilidades de resolución mediante recursos internos y externos ante
una urgencia comunicativa.
COMUNICACIÓN INTERNA:
El miembro de la organización puede encontrarse estresado, ya sea por
problemas personales, laborales, económicos u otros; una manera de ayudarle en
su desenvolvimiento cotidiano, será mejorando su trato y su ambiente laboral;
ya que una buena opinión del trabajador sobre su empresa, traerá de la
mano una buena comunicación, motivación y producción para lograr un
mejor ambiente laboral, en donde habrá menos rumores, menos conflictos o
menos ausentismo del personal.
Lo que se busca es que todos los trabajadores se sientan protagonistas y no sólo
espectadores, ya que al conocer lo que hace y lo que piensa hacer la
organización, se sentirán que forman parte de ella; es decir, que todos y cada uno
de los que forman parte de la organización trabajen más a gusto poniendo lo mejor
de sí en todas las tareas que realicen.
Alternativas internas: El teléfono. El fax. El contestador automático. El
correo electrónico.
El teléfono:
¿Qué es el teléfono?
El teléfono es un instrumento que permite
trasmitir señales mediante señales eléctricas, muy
novedoso que sirve para comunicarnos a muy largas o
cortas distancias desde tu casa con un teléfono en
cualquier lugar con un celular mediante un satélite.
Por lo general el teléfono utiliza dos circuitos: el circuito de conversación que
es la parte analógica y el circuito de marcación que se encarga de la marcación
y las llamadas.
El teléfono es un objeto que nos acompaña siempre en la comunicación haciendo
mucho más fácil la comunicación, ha ido tomando diferentes formas a lo largo de
su historia ha ido reduciendo su tamaño e incluso se ha hecho portátil (celular) y la
forma de llamar ahora es más fácil.
Hay dos tipos de teléfono:

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 Teléfono fijo: es el teléfono no móvil que se encuentra en casa y solo puede
hacer llamadas.
 Teléfono móvil: Es portátil, lo puedes a llevar a distintas partes y los Smartphone
con ellos no solo puedes llamar también puedes navegar por internet,
tomar fotos, video etc.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos94/telefono/telefono.shtml#ixzz3FmZHbp5p
Fax
Fax (abreviación de facsímil), a veces
llamado telecopia, es la
transmisión telefónica de material
escaneado impreso (tanto texto como
imágenes), normalmente a un número
de teléfono conectado a una impresora o
a otro dispositivo de salida. El
documento original es escaneado con una máquina de fax, que procesa los
contenidos (texto o imágenes) como una sola imagen gráfica fija, convirtiéndola en
un mapa de bits, la información se transmite como señales eléctricas a través del
sistema telefónico. El equipo de fax receptor reconvierte la imagen codificada, y la
imprime en papel.
http://es.wikipedia.org/wiki/Fax
La ventaja del fax es que independiza de la hora del día, diferencias de tiempo, y
de empresas de servicio.
Funciona por medio de los sistemas telefónicos. Se cobra por minutos.
Es un sistema nacional e internacional.
Algunas ventajas de usar este sistema son:
Los documentos enviados y/o recibidos pueden almacenarse en el disco duro.
Los documentos pueden exportarse a formatos gráficos estándar y enviarse por
correo electrónico.
Ahorro de papel: los documentos recibidos solo se imprimen si es necesario. Los
documentos salientes se imprimen directamente desde un editor de texto.
El contestador automático:

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Un contestador automático es un dispositivo
para responder automáticamente
llamadas telefónicas y grabar mensajes dejados
por personas que llaman a un determinado
número, cuando la persona llamada no puede
atender el teléfono. A diferencia del correo de
voz, que es un sistema centralizado o
intercomunicado que realiza una función similar,
un contestador automático está instalado en la propiedad del cliente, al lado o
incorporado a su teléfono. Mientras los primeros contestadores usaban tecnología
de cinta magnética, los aparatos más modernos usan memorias solid state. Las
cintas magnéticas son todavía utilizadas en muchos dispositivos de bajo costo
aunque ya cuesta encontrarlas en las tiendas especializadas.


Correo Electrónico
Es un sistema que utiliza la tecnología de computo, es decir,
almacena y distribuye, por medios electrónicos, mensajes.
Este sistema no necesita utilizar papel en los comunicados.
Proporciona un rápido y eficiente canal para enviar y recibir
mensajes, además de ser muy económico.
A través de procesos informáticos transmite, con gran
velocidad, textos, datos, imágenes y voces que van desde la
pantalla de un ordenador a otro. Permite enviar un mismo mensaje a varios
contactos a la vez.
Para conseguir este tipo de comunicación se necesita:
Ordenador que procesa y almacena datos
Un programa especial que ejecute las ordenes
Red de comunicación (Internet o red casera o de oficina)
Terminarles que creen mensajes y los reciben

Alternativas externas: Las mensajerías. El telegrama. Clases. El burofax.

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¿Sabes Para Qué Sirve un Burofax?
Un fax o una carta certificada no sirven de mucho a efectos legales; por eso, se
suele recurrir al Burofax. Con él puedes dejar constancia de que has realizado una
comunicación por escrito, en una fecha y con un contenido preciso, y de que,
además, la ha recibido su destinatario. Así, por ejemplo, te servirá para
comunicar cambios en las condiciones de un contrato de alquiler, actualizaciones
de renta o avisos de renovación o de extinción, según seamos inquilinos o
propietarios. También puedes utilizarla para reclamar una deuda y que el deudor
no pueda alegar que la ignoraba o que no se le reclamó extrajudicialmente. Y,
además, es útil para que no se te pase el plazo para emprender una acción legal
(reclamaciones por daños y perjuicios dirigidas a particulares, comunidades de
propietarios o una compañía de seguros).
En el ámbito laboral también se usa para comunicar a la empresa la intención de
solicitar una reducción de jornada o una excedencia. La empresa, a su vez, puede
recurrir a él para comunicar un despido o la modificación de las condiciones
laborales.
¿Cómo se envía? Para mandar un Burofax que sirva de prueba legal con todas
las garantías, es preciso llevar a una oficina de Correos una fotocopia y el original
de la carta que queremos enviar. También se puede enviar desde el portal
de correos. Hay que aportar la dirección postal del destinatario (si es una
empresa, la que aparezca como domicilio social en las facturas o en los
contratos). Además, en Correos debes rellenar un impreso; allí se quedan con el
documento original y entregan al remitente una copia certificada.
Muy rápido: una de las ventajas del Burofax es que es rápido: se entrega en el
mismo día o al día siguiente. De hecho, igual que en las cartas certificadas, se
realizan dos intentos de entrega, y si no localiza el destinatario, éste tiene la
opción de recogerlo en la oficina de Correos.

Las Mensajerías
La Mensajería Instantánea es un punto intermedio entre los sistemas de chat y los
mensajes de correo electrónico, las herramientas de mensajería instantánea, son
programas regularmente gratuitos y versátiles, residen en el escritorio y, mientras
hay una conexión a Internet, siempre están activos.
El servicio de mensajería instantánea ofrece una ventana donde se escribe el
mensaje, en texto plano o acompañado de iconos o "emoticons" (figura que
representan estados de ánimo), y se envían a uno o varios destinatarios quienes

6. Objetivo de la unidad de trabajo: adquirir los conocimientos y destrezas precisos para la
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reciben los mensajes en tiempo real, el receptor lo lee y puede contestar en el
acto.
El telegrama
Un telegrama es un documento para
comunicación escrita rápida, puede ser
ordinario o urgente, la tarifa por el servicio se
cobra de acuerdo al número de palabras
contenidas en el texto del mensaje.



Alternativas contratables en el exterior ante la inexistencia de ellas en la
propia empresa.
Los recursos materiales, en definitiva, son los medios físicos y concretos que
ayudan a conseguir algún objetivo. El concepto es habitual en el ámbito de
las empresas y de los gobiernos.

El éxito de cualquier organización depende de la correcta gestión de todos los
tipos de recursos. Es importante señalar que para el correcto funcionamiento y
desarrollo de una empresa, es necesario que exista un equilibrio entre las
proporciones de sus recursos, dado que el exceso puede ser tan contraproducente
como la escasez.

Medios y recursos precisos: Equipamiento. Soportes. Consumibles.
Recursos externos precisos, humanos y físicos. Dificultad de explotación y
conocimientos precisos.
Una de las actividades más apasionantes y a menudo más complejas en el ámbito
de la ingeniería es el proceso de definición, diseño y desarrollo de un producto o
una máquina a partir de unas funciones y unas prestaciones previamente
establecidas.

Equipamiento:

7. Objetivo de la unidad de trabajo: adquirir los conocimientos y destrezas precisos para la
explotación de los equipos necesarios en la comunicación urgente en la empresa.
Se refiere a la especificación minuciosa de las características individuales de cada
uno de los muebles, equipos, instrumental y material requeridos para el
funcionamiento de la institución.
Soporte:
Un soporte es un nivel de precio por debajo del actual, en el que se espera que la
fuerza de compra supere a la de venta, por lo que un impulso bajista se verá
frenado y por lo tanto el precio repuntará. Normalmente, un soporte corresponde a
un mínimo alcanzado anteriormente.
Consumibles:
 Son los elementos que acaban agotándose y hay que recambiar.
 El que se gasten no supone una avería en la función que realiza.
 No sólo se entiende como consumible los elementos que se gastan,
también los que se desgastan.
Recursos externos precisos humanos y físicos:

Todos tenemos “algo que ver” con los recursos humanos. Si bien los temas se
abordarán desde la empresa o institución y no desde el individuo, este
conocimiento será útil a todos más allá de la especialidad o profesión que
posean y los ayudará a enfrentar diversas situaciones relacionadas con la
gestión de personal.

LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

La tarea de la administración consiste en: Integrar y coordinar los recursos
organizacionales, tales como; personas, materiales, dinero, tiempo, espacio, etc.
para alcanzar los objetivos definidos de la manera más eficaz y eficiente posible.

 RECURSOS EN LA EMPRESA

Para el logro de los objetivos de toda organización, se requiere de una serie de recursos.

8. Objetivo de la unidad de trabajo: adquirir los conocimientos y destrezas precisos para la
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Recursos
Son elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán
alcanza sus objetivos.

TIPOS DE RECURSOS




 Recursos físicos o materiales

Aquí quedan comprendidos el dinero, las
instalaciones físicas, la maquinaria, los
muebles, las materias primas, etc.


 Recursos Financieros

Se refiere al dinero en forma de capital, flujo de caja, (entradas y salidas),
créditos, financiación, inversiones, etc.
 Recursos mercadológicos (comerciales o marketing)

Constituyen los medios por los cuales las organizaciones, localizan entran
en contacto e influyen en los clientes o usuarios. Promoción, publicidad,
desarrollo de nuevos productos, fijación de precios, estudios de mercado,
etc.

9. Objetivo de la unidad de trabajo: adquirir los conocimientos y destrezas precisos para la
explotación de los equipos necesarios en la comunicación urgente en la empresa.
 Recursos técnicos

Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos, organigramas, instructivos,
sofwares etc.

 Recursos humanos
No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo,
sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad:
Conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes,
actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc.



Tiempo de comunicación de cada alternativa.
Los medios de comunicación alternativa han tenido gran auge a partir del
desarrollo de las nuevas tecnologías, en especial del internet; sin embargo, esta
comunicación ha acompañado a la historia de la humanidad desde los orígenes de
las civilizaciones con sistemas dominantes. Sabemos que la comunicación
humana depende de los factores económicos, políticos y sociales, y la
comunicación alternativa no es la excepción. Por su parte, pareciera ser la opción
que surge de y para la comunidad; se origina en las mentes de individuos que
inspirados por la realidad, proponen una mirada ajena a la del poder, que por lo
regular resulta más crítica que la difundida por los medios tradicionales y
controlados. Es así como se visualiza, que la comunicación alternativa es
resultado de un proceso social alternativo, que difiere en forma, función y
contenido al proceso social propuesto por el sistema dominante, generalmente
guiado por la relación del gobierno y los medios de comunicación tradicionales. El
gran acierto de los medios alternativos es que nacen a partir de la visión de los
propios individuos, aquéllos que en su diario existir son participes de la realidad
social.
Contenido preciso de cada alternativa y presentación en los casos de
comunicación escrita.

10. Objetivo de la unidad de trabajo: adquirir los conocimientos y destrezas precisos para la
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11. Objetivo de la unidad de trabajo: adquirir los conocimientos y destrezas precisos para la
explotación de los equipos necesarios en la comunicación urgente en la empresa.
Valoración de la aplicación de cada opción dada a la realidad empresarial.

Hablamos de un mercado cada día más exigente que lleva a las empresas a
demandar nuevas habilidades y competencias para sus empleados con el fin de
obtener mejores resultados de forma más eficiente, aumentando la productividad y
la competitividad de sus negocios.

Hoy en día se necesita conocimiento técnico y experto. La experiencia, habilidad
en las técnicas de negociación y cualidades interpersonales como la Proactividad
o la capacidad de adaptación son algunas de los aspectos más valorados en los
directivos y mandos intermedios. Sin olvidarnos de las relaciones con las
personas, sabiendo persuadir, animar y motivar.
La suma de estas habilidades, junto a la formación específica, podría detallarlas
en estos 10 puntos:
1. Capacidad de adaptación: permitiendo una mejor integración y relación de los
equipos de trabajo, clientes y proveedores. Alta tolerancia a los cambios y pronta
adaptación a ellos.
2. Idiomas, al menos inglés. Según la posición, se podrán necesitar otros.
3. Capacidad de innovación y creatividad. Tener claras las ideas. Cuestionar
los límites de lo que nos rodea y tener la capacidad de generar nuevas realidades.
4. Lealtad: las personas con experiencia dentro de la empresa son la
rentabilización de una inversión que ya se ha realizado.

12. Objetivo de la unidad de trabajo: adquirir los conocimientos y destrezas precisos para la
explotación de los equipos necesarios en la comunicación urgente en la empresa.
5. Polivalencia: un empleado con habilidades en diferentes campos y que pueda
desempeñar trabajos en diversos puestos puede abarcar más fases dentro del
proceso de producción y, por tanto mejor coordinación de diversas áreas.
6- Organización, planificación y capacidad de asumir riesgos. Tener
orientación a resultados pero, a la vez, saber reconciliarse con la posibilidad de un
fracaso.
7. Proactividad: tomando iniciativas en el desarrollo de proyectos creativos y
asumir las responsabilidades que esos proyectos implican, siempre rodeándose
de positividad y optimismo intentando ver siempre el vaso medio lleno.
8. Capacidad de trabajo: concentrar las energías en su tarea y llevarla a cabo
aunque ello implique más esfuerzo de lo normal.
9. Capacidad de negociación: para alcanzar negociaciones y mejorar las
condiciones costo – beneficio.
10. Habilidades interpersonales: muy necesarias para mantener una
comunicación interna fluida, un ambiente laboral agradable y motivador, así como
un alto nivel de trabajo en equipo, sabiéndolo gestionar y coordinar. Asimismo
optimizar el talento.
Las relaciones con clientes y proveedores también se ven beneficiadas con un
trabajador con buenas aptitudes para las relaciones sociales. Sin olvidarnos
que deben saber manejar las percepciones que todos los demás tienen de ellos.
Cumplimiento de las exigencias en cuanto a fondo, forma y pla zos en
situaciones de urgencia comunicativa
Las habilidades más demandadas han cambiado mucho y ahora se valora
especialmente el conocimiento de las nuevas tecnologías e Intenet,
imprescindibles en casi cualquier ámbito profesional. Siguiendo las tendencias de
2010, algunas de las habilidades y capacidades más valoradas por las empresas
serán:
- El trabajo en equipo: hoy en día casi nadie trabaja solo. Las empresas están
formadas por grandes equipos que han de saber compenetrarse y que tendrán
que trabajar juntos día a día. Por eso, la capacidad de trabajar en un equipo y
la gestión de equipos son de las habilidades más demandadas por las empresas.
- La flexibilidad, la movilidad y la polivalencia para adaptarse a entornos
cambiantes: las empresas demandan a los empleados que pueden asumir tareas
imprevistas y asumir trabajos no programados. Los profesionales flexibles son
muy valorados, porque ahora más que nunca
- Toma de decisiones y el espíritu emprendedor: las empresas buscan
trabajadores proactivos, que sepan hacer frente a los problemas que surjan día a
día. Además se valora la iniciativa y la ilusión de comenzar nuevos proyectos.
El espíritu emprendedor es una cualidad excelente.

13. Objetivo de la unidad de trabajo: adquirir los conocimientos y destrezas precisos para la
explotación de los equipos necesarios en la comunicación urgente en la empresa.

- Trabajo bajo presión: vivimos en un mundo que avanza muy deprisa, en el que
la efectividad y la gestión del tiempo son aspectos muy importantes en el trabajo.
Las compañías valoran a los candidatos que hacen sus tareas a contrarreloj y
pueden hacer frente a situaciones imprevistas, sin que tenga demasiadas
repercusiones en su trabajo diario.


- Especialización: ya no sirve sólo con tener una Licenciatura o
una Diplomatura a secas. La especialización es la clave del éxito si queremos
encontrar trabajo. Las empresas no buscan a profesionales con conocimientos
generales en un área, sino personas que estén especializadas en un ámbito
específico. Los estudios de postgrado o masters, suelen representar una ventaja
competitiva