La escritura en ambitos profesionales

comunicación escrita

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Harari, A. (2015). Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com
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INTRODUCCIÓN A LA COMUNICACIÓN ESCRITA
LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO PROFESIONAL
Dado que resulta indispensable que los estudiantes finalicen sus
estudios universitarios con aptitudes y competencias para desempeñar
un cargo y/o profesión de forma exitosa, la escritura correcta no es algo
que deba verse como opcional. Para un profesional es inexcusable
escribir con errores y por ello hay que atender a las cuestiones tratadas
en este texto, y a muchas otras más.
Comunicarse por escrito en forma clara y efectiva es una aptitud
necesaria en casi todos los niveles y funciones de una organización.
Lamentablemente, es frecuente hallar errores de escritura en cartas de
presentación, currículums vitae, e-mails laborales, memorándums,
circulares, actas, informes, gacetillas, proyectos, etc.
Las generaciones que han nacido y crecido con el uso de fuentes de
información y de comunicación como Internet, teléfonos celulares,
laptops, iPod, etc., tienen una tendencia a obviar ciertas reglas de
escritura al momento de comunicarse por estos medios.
Omisión de mayúsculas en nombres propios o comienzos de
oración.
No concordancia entre sustantivo y adjetivo, o sustantivo y verbo.
Ausencia de signos de puntuación básicos (la coma o el punto).
Abreviatura arbitraria de palabras (incluso las cortas, como que).
Todas estas anomalías gramaticales a veces se trasladan, penosamente,
a los escritos profesionales, repitiendo errores y fallos que son
consentidos en la comunicación virtual de las redes sociales o en los
mensajes de texto que se le envía a un amigo.
Hoy en día se exigen respuestas rápidas, instantáneas, con muchas
abreviaturas, debido a la reducción del tiempo que se emplea o a la
limitación del número de caracteres. La celeridad de la comunicación a
través de estos medios electrónicos demanda una reacción más rápida
por parte de los interlocutores, por lo que, lo primero que se sacrifica es
la escritura correcta.
En la escritura de un e-mail, o de un mensaje de texto (SMS), o de un
comentario en una red social, parecen olvidar el uso correcto de las
normas gramaticales y, más específicamente, las ortográficas, aunque
también se cometen algunas de las siguientes faltas:
En el mundo profesional es injustificable
no cuidar los errores de escritura
Las reglas de escritura tienden a obviarse por el uso de tecnología
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Gradualmente fueron apareciendo abreviaturas que pertenecen a una
jerga común, propias de estos canales de comunicación; se fueron
descartando las acciones de revisar y corregir los textos; se advierte
cierta ausencia de retórica y una reducción considerable de la sintaxis...
Amén del nivel de alfabetización y de las facultades que tenga cada uno
para elaborar otro tipo de escritos, estas son licencias y actitudes que se
han ido adquiriendo al momento de emplear muchas de estas
herramientas.
El gran problema está en que si esos errores, que se aceptan en los
espacios virtuales informales, se trasladan a otros ámbitos (como el
laboral, por ejemplo), se corre el riesgo de perder algo más que una
buena nota en un trabajo práctico o un examen.
Muchos jefes de personal de pequeñas y grandes empresas reciben a
diario currículums solicitando trabajo, y gran parte de ellos,
seguramente, rechaza solicitudes por problemas ortográficos.
Es por ello que conviene conocer algunos aspectos de los textos escritos
que puedan presentarse en el mundo profesional, ya sea la escritura de
un curriculum vitae, una carta de presentación, un newsletter, un house
organ, un blog, y hasta un e-mail.
Currículum vitae (CV)
El concepto currículum vitae, que muchas veces se lo conoce sólo como
currículum o simplemente CV, refiere al conjunto de experiencias de
un sujeto, en especial las laborales, educacionales y vivenciales. El CV
resulta un requisito casi ineludible a la hora de presentarse para acceder
a un puesto de trabajo, dado que se vuelcan allí las características
personales del aspirante, así como sus habilidades y actitudes para lograr
ese trabajo. Un CV por sí solo no consigue un empleo, pero sí resulta la
llave para acceder a una entrevista laboral.
¿Qué incluir en un CV? Si bien puede haber gran cantidad de modelos,
hay datos que, en mayor o menor medida, no deben faltar. Veamos
cuáles:
1. Datos personales
Nombre y apellido
Nacionalidad
Nro. de documento
Fecha de nacimiento
Estado civil
Dirección y teléfono/s
Dirección de e-mail
2. Experiencia profesional / laboral
Nombre de las empresas en las que se trabajó
Tiempo de permanencia
Puesto/s ocupado/s
Logros y objetivos cumplidos
CAPÍTULO 6. LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO PROFESIONAL
Tener errores de escritura en el CV puede ser motivo
para no ser elegido
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INTRODUCCIÓN A LA COMUNICACIÓN ESCRITA
3. Formación académica
Estudios cursados (obviar primaria y secundaria)
Título conseguido
Institución otorgante
Año de inicio y finalización
4. Estudios extraoficiales
Seminarios, talleres, cursos o estudios relevantes, que se
relacionen directa o indirectamente con el puesto al que se aspira,
consignando nombre del taller, horas de duración, título conseguido
(si aplicara).
5. Idiomas
Consignar los idiomas dominados, indicando el nivel general
alcanzado: bajo, medio o alto.
También se puede separar según el nivel de la tarea: escritura (alto),
conversación (medio), lectura (medio).
6. Informática
Consignar los programas dominados (software), indicando el nivel
y, si corresponde, título o certificado obtenido.
7. Otros datos (sólo si aplica al puesto)
Dependiendo el puesto, consignar:
si se cuenta con vehículo propio y carnet de conducir,
disponibilidad horaria,
experiencia en el extranjero, etc.
Es importante atender a cuestiones paratextuales (tipografías, tamaños,
colores, disposición de la información, diseño general, íconos) para
lograr un CV atractivo y que sobresalga del resto (según el puesto: no es
lo mismo el de diseñador que el de abogado). También puede sumar la
inclusión de una pequeña foto del rostro (4 x 4 cm aprox.)
Modelos de CV con diseño
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Algunas recomendaciones importantes para lograr un buen CV:
Debe ser breve, hasta 2 páginas.
Si tiene más de 1 hoja, conviene numerarlas.
No mentir en ninguno de los aspectos. Todo lo que se incluya debe
ser 100% comprobable.
Atraer la atención mediante el diseño, según sea el empleo
solicitado (más serio para puestos relacionados con la economía,
abogacía, finanzas, medicina; más expresivo para diseño, publicidad,
cine, moda, teatro, cocina).
Usar originales impresos y no fotocopias. Entregar el CV en una
carpeta de base opaca y tapa transparente, o bien un folio
transparente, del tamaño de la hoja (idealmente, A4).
No incluir aspectos negativos de la trayectoria (por ej., mencionar
que se renunció al anterior empleo por mala relación con el jefe).
Carta de presentación
Habiendo concluido con la confección del CV, en la mayoría de los casos
se requerirá redactar una carta de presentación dirigida al potencial
empleador, con la posibilidad de explayarse y llamar su atención. En
este caso, este escrito debe anteceder al CV (pero no abrocharlo al
mismo), ya sea que se envíe por correo tradicional, se entregue en mano
o se mande por correo electrónico (en cuyo caso, la carta será el cuerpo
del mail y el CV irá como archivo adjunto, idealmente en formato .pdf).
La finalidad principal de este texto es conseguir una entrevista en
persona, por lo que debe ser adecuada y eficaz, ya sea que se esté
respondiendo a una demanda laboral, o bien se esté enviando una auto-
candidatura.
En esta carta no se deben repetir datos o informaciones que ya están en
el CV, sino que debe dar cuenta del interés del candidato por el puesto
al que aspira y la empresa que podría ser su empleadora.
¿Qué se debe incluir en esta carta? Principalmente lo siguiente:
Nombre y apellido del aspirante
Dirección, teléfono/s y correo electrónico
Nombre y cargo del receptor o Gerente de RRHH
Lugar y fecha
Primer párrafo: saludo, motivo del envío del CV, lugar donde se vio
el aviso.
Segundo párrafo: cualidades distintivas (profesionales y
personales), por qué se tiene interés en ese puesto y qué se puede
aportar a la empresa, dados los propios logros.
Tercer párrafo: ponerse a disposición para una cita o reunión.
Despedida y firma.
Veamos un texto posible como ejemplo, obviando los datos de los
nombres de emisor y receptor:
Buenos Aires, 8 de noviembre de 2014.
Estimado Sr.:
A través de su página web he tenido noticia de la existencia de
una vacante como DISEÑADOR GRÁFICO para su empresa.
Como podrá apreciar en el CV que acompaño, tengo una
amplia experiencia en las funciones que se le exigen al candidato,
dado que las he desempeñado durante varios años en mi anterior
empleo. Acceder a esta posición es muy importante para mí, pues
supondría conseguir el objetivo profesional que me propongo en
este momento, dado el liderazgo que tiene su empresa en el mercado
latinoamericano del diseño.
Agradeciendo por anticipado su atención y poniéndome a su
entera disposición para concertar una cita cuando Ud. lo requiera,
reciba un cordial saludo de mi parte.
P. Arius
Pablo Arias
CAPÍTULO 6. LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO PROFESIONAL
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INTRODUCCIÓN A LA COMUNICACIÓN ESCRITA
E-mail (Correo electrónico)
El e-mail no sólo es la aplicación de Internet más vasta, es una
herramienta básica y económica muy útil para entrar en contacto, difundir
informes, dar instrucciones, realizar pedidos, dar a conocer productos,
servicios o ideas, presentar reclamos, establecer relaciones públicas,
efectuar autorizaciones, etc. Escribir un e-mail es una práctica cotidiana
y hasta constante en varios puestos de trabajo, y muchos de ellos suelen
tener todo tipo de errores y falencias al construirlos.
Veamos algunas recomendaciones para tener en cuenta en mensajes
empresariales o medianamente formales:
No olvidar incluir un asunto o subject apropiado y breve, que sea
representativo del tema a tratar.
Atender al nivel de comunicación: no es igual la forma de dirigirse
por escrito con compañeros cercanos, que con un superior o con un
desconocido.
Tener en cuenta el saludo inicial: Estimado Sr. o Sra. (a un director,
un ejecutivo, un nuevo cliente o un desconocido); Buen día, Sr. Quiroga
/ Buen día, Sr. Jorge / Buen día, Jorge (a un superior o un jefe); Hola
Ariel / ¿Qué tal, Ariel? (a un compañero).
Si el destinatario no nos conoce, presentarse con nombre, apellido
y cargo: Estimado Juan Pérez, mi nombre es Pablo Gómez, supervisor
del área comercial de Concepto S.A.… etc., etc.
Ser claro, directo y conciso, sin perder la cordialidad y el respeto
por el interlocutor: Me contacto por... / El motivo de mi mensaje es… /
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para presentarle… / Me comunico
con Ud. para hacer una solicitud por el puesto de…
No escribir TODO EN MAYÚSCULAS, es menos legible y en el mundo
virtual significa estar gritando.
Evitar abreviaturas, emoticones y palabras inapropiadas o con
exceso de confianza.
Una vez concluido el cuerpo principal del mensaje, agradecer el
tiempo dispensado en la lectura y despedirse, propiciando un pronto
contacto: Agradecido desde ya, y a la espera de su respuesta, lo saluda
atte. / Desde ya, muchas gracias por su atención. Quedo a la espera de
su contacto. Atte. / Cordialmente, lo saluda…
Configurar una firma institucional automática, para que aparezca
al finalizar el mensaje:
Pablo Gómez
Supervisor del Área Comercial
Concepto S.A.
(5411) 4555-5555 int. 2020
[email protected] Cuidar la ortografía y la gramática, atendiendo especialmente a la
colocación de tildes, el uso correcto de signos de puntuación y las mayúsculas donde corresponda. Ser sobrios en la cuestión paratextual: no colorear el fondo ni
agregar dibujos y colores innecesarios. Usar tipografía simple y legible, negro o azul para el texto y fondo blanco. Si es necesario resaltar una palabra o frase,
subrayarla, usar negrita o itálica.
Al finalizar, leer todo el mensaje antes de enviarlo (en lo posible,
en voz alta), y corregir errores en los que se haya incurrido y reparar en no haber omitido ninguna información. Si es un mensaje de suma importancia, hacer que algún compañero o superior lo lea, para verificar su construcción y comprensión. Si precisamos colocar a alguien “copiado” (CC…), no está mal hacerlo
saber en el final del cuerpo del mail, antes del saludo final: Pongo en
copia a María Silva para su conocimiento… / Copio a María Silva para
que esté al tanto… Cuando intercambiamos varios e-mails con la misma persona sobre
el mismo tema, conviene no borrar las respuestas anteriores ni cambiar el Asunto, para seguir el hilo de los mensajes a lo largo de las horas, días o semanas.
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perseguido es difundir noticias y artículos de interés y, eventualmente,
dado que puede incluir publicidad, es factible que permita generar logros
económicos por medio del ofrecimiento de productos y servicios. Es
una comunicación destinada a un grupo concreto con intereses comunes:
una lista de usuarios o suscriptores que se interesa por el tema que
atañe a la organización emisora.
Newsletter (Boletín informativo)
El newsletter digital es una publicación periódica, similar a una pequeña
revista o boletín, que una empresa o institución envía por e-mail a
aquellos que se suscribieron al mismo. Los lectores variarán en función
de qué tipo de compañía se trate, ya sea una medicina prepaga, una
editorial, una tarjeta de crédito, una institución educativa, una marca
de ropa, un club deportivo, un complejo teatral, etc.; por lo tanto, los
receptores podrán ser clientes, pacientes, espectadores, proveedores,
distribuidoras, alumnos y profesores, socios, deportistas, etc. El finModelo de newsletter de empresa de medicina prepaga
Para lanzar newsletters, la empresa debe poseer una lista de contactos,
una cuenta de correo electrónico, uno o varios redactores y una
herramienta o servicio de envío de esos boletines (una empresa
especializada en marketing interactivo o e-marketing, por ejemplo).
Saber escribirlos es central para lograr los objetivos propuestos, es por
ello que presentaremos algunas sugerencias:
CAPÍTULO 6. LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO PROFESIONAL
Modelo de e-mail ofreciendo servicios
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INTRODUCCIÓN A LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Describir y exponer con claridad y brevedad los beneficios que los
suscriptos pueden esperar.
Prescindir de largos bloques de texto.
Escribir lo más importante primero, utilizando un lenguaje formal
pero ingenioso, que atraiga la atención del suscripto.
Moderar su periodicidad: ni todos los días, ni muy espaciado (de 1
a 4 por mes, aunque depende de cada empresa).
Elegir un buen diseño, equilibrando la cantidad de texto e imagen;
no “taponar” con gráficos para no saturar la vista del receptor. Hay
plantillas que se pueden bajar gratis de internet.
Se los puede numerar, ponerle la fecha del día o el mes (si es
mensual) y bautizarlas con un nombre acorde, del tipo Info-news, o
Sport Noticias, etc.
En el asunto del e-mail de envío se pueden colocar los datos
objetivos de ese boletín (Newsletter Nº 26 Generación X - 1 de marzo
de 2015) o bien el titular más significativo que contenga ese envío
(50% de descuento en entradas para sábados y domingos de julio). House organ (Revista interna)
Así como el boletín informativo se erige como contacto de la empresa
con sus suscriptores y clientes, el house organ es el que une a la
compañía con sus empleados: es un órgano de difusión de información
institucional cuyo destinatario principal es el personal. Su objetivo es
mejorar la imagen empresarial y mostrar los logros y proyectos de
diferentes sectores, profundizando, de este modo, el sentido de
pertenencia de los empleados, haciendo que estos se sientan cómodos
e identificados con los objetivos de la organización.
El house organ permite reunir diferentes sectores en un único ámbito,
pudiendo ofrecerles a todos los empleados un mismo espacio de
comunicación; de esta forma, logra hacer más intensos los lazos entre
ellos y con la institución. En esta revista se pueden comunicar diversas
notas:
las compras de nuevos equipos de trabajo,
la inauguración de nuevas sucursales,
fechas de asambleas y actos,
reportajes a directivos y al personal,
datos sobre capacitaciones,
guías de trámites en RRHH,
beneficios de la obra social,
nuevos productos, servicios, normativas,
concursos internos,
datos de la nueva dotación que se incorpora al staff,
nacimientos, matrimonios, fallecimientos,
notas sobre salud y recreación,
agenda cultural,
correo de lectores, etc.
Su formato más usual es el de publicación impresa, del tipo revista
institucional, para llegar a sectores del personal que, por edad, por tipo
de trabajo que no requiere el uso de computadora, o por falta de recursos
informáticos, no accede a Internet.
Modelo de newsletter de empresa de cupones de descuento
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Está en cada empresa ver qué tipo de información priorizar en esta
publicación, labor que se le encarga a un sector de la corporación para la
edición. En grandes compañías puede haber un área de comunicación
interna, a veces ligada a la Gerencia de Recursos Humanos. En otras
organizaciones se contratan servicios especiales externos (especialistas
en comunicación, diseño gráfico y editorial, redacción) para realizar un
análisis previo y luego determinar el estilo a seguir por la revista de
comunicación interna. Además, en función del presupuesto disponible,
se determina qué frecuencia darle a la publicación, qué tamaño y calidad
de papel, qué cantidad de páginas y de ejemplares, etc.
La ventaja de estas publicaciones es que, al ser impresas, pueden ser
trasladadas y leídas fuera del espacio laboral, permitiendo que su
impacto se amplíe al entorno social y familiar de los empleados. También,
como permanecen en el tiempo, es importante que sus contenidos sean
perdurables y tengan la suficiente profundidad e interés para ser leídas
en cualquier momento.
Para que el house organ sea efectivo, conviene atender principalmente
a su nombre, su tamaño, su diseño con colores corporativos, la calidad
de las imágenes y el texto, la división en secciones fijas y reconocibles,
y muy en especial, que el contenido tenga en cuenta a los empleados,
principales destinatarios de la publicación.
Modelo de house organ de empresa mexicana
CAPÍTULO 6. LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO PROFESIONAL
Modelo de house organ de empresa de minera chilena
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INTRODUCCIÓN A LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Blog (bitácora)
El fenómeno de los blogs ha ido creciendo a lo largo de los últimos años,
y ha ganado terreno en diversos ámbitos.
Podemos definirlo como un sitio web frecuentemente actualizado, en
el que los contenidos aparecen en orden cronológico inverso (es decir,
que los últimos aparecen primero), pudiendo contener tanto textos
como imágenes u otros elementos multimedia, ya sean audios, videos,
animaciones, etc.
Básicamente, un blog es una herramienta de comunicación e intercambio
entre personas que comparten intereses comunes, produciendo un
feedback que se alimenta con intercambios constantes.
Sus características básicas son:
Actualización periódica (diaria, semanal)
División en posts o entradas, ordenadas cronológicamente de forma
inversa, o sea, se ubica primero la más reciente, debajo está la anterior
a esa, y así sucesivamente
Posibilidad de ingreso de comentarios por parte de los lectores,
permitiendo intercambio de opiniones, feedback entre autor y lector,
foros de discusión, etc.
Las características básicas de una entrada de un blog son:
Título
Texto
Fecha de publicación
Autor
Enlace de comentarios
Enlace permanente propio
Clasificación por medio de etiquetas
Al margen de lo descripto, muchas de las características y
funcionalidades presentes en los blogs vendrán determinadas en gran
medida por el sistema utilizado de gestión y publicación de contenidos.
Modelo de blog sobre cine
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