Liderança de reuniões

A reunião
Porquê reunir
Tipos de reunião
Como tornar uma reunião produtiva - O papel do líder
Antes - preparar
Durante - Gerir
Após - acompanhar
Erros a evitar
Controlar comportamentos

1. Liderança de reuniões 20 abril 2015 Luis da Conceição Chora Palminha 1

2. Liderança de reuniões O que vamos abordar A reunião Porquê reunir Tipos de reunião Como tornar uma reunião produtiva - O papel do líder Antes - preparar Durante - Gerir Após - acompanhar Erros a evitar Controlar comportamentos 2

3. As pessoas comportam-se de forma diferenciada diante da realidade , mas quando estão agrupadas realizam ações que nunca fariam sozinhas. 3 Liderança de reuniões

4. 4 Liderança de reuniões … um encontro de pessoas para um objetivo comum. … uma importante ferramenta de comunicação. … um facilitador de tomada de decisão. … fundamental para provocar a mudança e obter soluções nas organizações. Reunião é … … um meio que promove o crescimento coletivo, a melhoria das metas e do entendimento. … o momento em que as competências de trabalho em equipa ficam mais claras .

5. 5 Liderança de reuniões Porquê reunir? Envolver e integrar pessoas. Reforçar a comunicação de uma mensagem. Recolher sugestões sobre um determinado tema. Mobilizar e transmitir entusiasmo. Objetivo da reunião Decidir sobre um assunto. “Vender” uma ideia ou solução. Alinhar a equipa para a ação.

6. 6 Liderança de reuniões Tipos de reunião Reuniões informativas Damos e recebemos informação. Há troca de experiências Reuniões de Tomada de Decisão Que problema? Que soluções possíveis? Qual a melhor solução? Reuniões de avaliação ou acompanhamento Avalia a implementação da solução escolhida. Momento para alterar prioridades, afetar recursos.

7. Liderança de reuniões Como tornar uma reunião produtiva – O Papel do Líder 3 Questões a colocar antes de avançar para uma reunião ? Será mesmo necessária? O que vai acrescentar ? Mais motivação, maior produtividade? Há alternativas para discutir o assunto ou transmitir a informação ? 7

8. 8 Liderança de reuniões Como tornar uma reunião produtiva – O Papel do Líder Antes Preparar Durante Gerir Após Acompanhar

9. Antes Definir o objetivo Pontos a abordar Tempo para cada ponto Resultado esperado Quem participa Verificar logística e meios Divulgar a convocatória Liderança de reuniões Como tornar uma reunião produtiva – O Papel do Líder 9

10. Escolher participante para “secretariar” a reunião Promover um ambiente agradável Fazer cumprir a agenda Manter o foco Promover a discussão Decidir- escolher a melhor decisão e escrevê-la Delegar- ações, atribuir responsáveis e definir calendário Liderança de reuniões Como tornar uma reunião produtiva – O Papel do Líder Durante 10

11. Enviar a ata Sucinta , objetiva e compreensível Decisões tomadas Responsáveis pelas ações Calendário de execução Liderança de reuniões Como tornar uma reunião produtiva – O Papel do Líder Após 11

12. 12 A reunião não era necessária Foi realizada pelos motivos errados Foram convocadas as pessoas erradas Falta de controlo da reunião A reunião está a ser bem conduzida? Estamos a obter os resultados esperados? Há muita discussão sobre o tema Atenção excessiva ao detalhe Argumentos repetitivos e jogos de poder. Há pouca discussão sobre o tema Retenção de informação e monopolização do debate Pessoas que estão caladas durante toda a reunião Pessoas conflituosas. Liderança de reuniões Erros a evitar

13. 13 Liderança de reuniões O papel do líder - Controlar comportamentos Não o conteste, seja hábil. Diga sim, mas… fique calmo. Seja simpático. Motive-o com perguntas fáceis Controle o tempo, evite divagações Questione-o com serenidade. Passe a pergunta para o grupo Faça-o com cautela. Pergunte sobre a sua atividade. Leve o diálogo para o que lhe interessa. Sabidão Falador Positivo Conflituoso Acanhado Perguntador Desinteressado É um ponto de apoio. Dê-lhe voz. Deixe-o por conta do grupo, s erá absorvido por ele.

14. 14 Liderança de reuniões “Um CEO não pode ser comparado a um maestro porque não lê a partitura; é antes um líder de um grupo de jazz que coordena a criatividade de cada músico”. Jonh S. Clarverson Boston Consulting Group

15. 15 Boas reuniões Muito obrigado! Liderança de reuniões

16. Programa Universidades 2015 16