Módulo 4. Herramientas de gestión de proyectos unidad 2 (1).pptx

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1. Módulo 4. Herramientas de gestión de proyectos

2. Unidad 2. Herramientas para gestión de proyectos La industria del software se ha caracterizado por acompañar a todas aquellas actividades que están en auge, y ha generado herramientas y aplicaciones para dar soporte a dicho crecimiento. La gestión de proyecto no escapa a esta tendencia. La variedad, calidad y especialización de este segmento brinda la posibilidad de utilizar estas plataformas para profesionalizar la gestión.

3. Tema 1. Gestión de proyectos: categorías de herramientas Hay una gran diversidad de herramientas en el mercado. Las podemos encontrar clasificadas en distintos tipos. Hoy en día, la gestión de proyectos digitales se apoya en una variedad de plataformas versátiles que integran funcionalidades como coedición, automatización de tareas, gestión de tiempos, vistas múltiples y soporte para trabajo colaborativo en tiempo real o asincrónico. ​​​​​Entre las herramientas más utilizadas se encuentran Trello, Asana, ClickUp, Monday.com, Notion y Jira, cada una con características particulares según el nivel de complejidad requerido. Estas plataformas permiten crear tableros con tareas, asignarlas a miembros del equipo, establecer fechas límite, monitorear avances mediante dashboards personalizados y automatizar procesos repetitivos. ​​​​​​​Además, algunas de ellas han incorporado inteligencia artificial para sugerir asignaciones óptimas, prever retrasos o generar resúmenes automáticos, lo cual mejora la eficiencia en entornos laborales híbridos y distribuidos.

4. Ahora bien, en líneas generales, se puede decir que las herramientas de gestión se organizan en tres grandes grupos: Programas para individuos. Un proyecto personal, como el de mantener nuestras cuentas al día, puede trabajarse con estas aplicaciones. Se establecen con base en las siguientes pautas: Contar con un detalle o lista de tareas. Calendarios. Pagos o costos.

5. En general, se distribuyen bajo un usuario único o unos pocos conectados. En esta categoría, encontraremos aplicaciones para tomar notas que han migrado a la forma de proyecto. Algunos ejemplos son: Google Keep, Trello, Evernote o Basecamp. Estas aplicaciones han comenzado a funcionar en pequeñas empresas o en aquellos roles en los que se trabaja como freelance y se necesitaba de opciones para el trabajo colaborativo, por ejemplo, para compartir notas y documentos.

6. Proyectos colaborativos específicos. Esta es una de las categorías que más ha evolucionado a causa del advenimiento de las aplicaciones en la nube. Se accede a través del navegador web, y se ven todas las funciones que provee la aplicación. Las que adquirieron mayor popularidad son aquellas que incluyen almacenamiento y administración de documentos: wikis, procesos, blogs, reportes automáticos, etc. En este segmento, la que más se destaca es Jira, pero hay otras aplicaciones como Asana, G Suite y Slack, que evolucionan día a día y perfeccionan sus integraciones y conexiones. Estas aplicaciones permiten llevar el proyecto de manera detallada. La conexión entre los usuarios es el eje principal que las caracteriza.

7. Herramientas integradas. La gestión de proyectos se ha convertido en una función permanente en muchas industrias. Por este motivo, muchos proveedores de software han agregado las facilidades de proyectos a su función natural. De esta manera, nos encontramos con plataformas que soportan la gestión con los clientes (CRM), la facturación (ERP), etc. Al adicionar estas facilidades, han permitido a todos los proyectos, relacionados o no con la actividad principal de la empresa, conectarse entre sí. De esta forma, podemos relacionar objetivos de operativos con entregables de proyecto y viceversa. Suites como Salesforce, Insightly y WORKetc permiten canalizar la gestión de proyectos dentro de su paquete de opciones.

8. Principales funciones de la aplicación WORKetc

9. Tema 2. Gestión de proyectos: principales aplicaciones El ámbito de trabajo ha cambiado con el paso del tiempo. En la actualidad, se presentan muchas situaciones en las que compañeros de trabajo, jefes y proveedores se encuentran ubicados en distintos lugares. Esta forma de trabajo distribuido ha generado que el e-mail y las llamadas no alcancen para administrar de manera eficiente la cadencia de un proyecto o la operación de una empresa. Las herramientas para proyectos colaborativos online son las que actualmente apalancan todos estos escenarios modernos de trabajo.

10. Herramientas para la gestión de proyectos colaborativos: ventajas Las herramientas para proyectos colaborativos son las que, actualmente, impulsan los nuevos escenarios de trabajo y aportan sustanciosos beneficios. Las principales ventajas de las herramientas para proyectos colaborativos son:

11. Movilidad: la accesibilidad desde el celular es un factor clave en estos tiempos, ya que permite revisar las tareas desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Comunicación: al contar con la totalidad de los canales de comunicación (chat, e-mail, plataformas, foros, etc.), se genera una multicanalidad que permite a todos los miembros comunicarse con facilidad. Recordatorios: el manejo de fechas y alarmas es una de las principales fortalezas. Se pueden programar notificaciones de todo tipo, de manera simple y directa. Documentos compartidos: todas las actividades poseen archivos de soporte que pueden ser revisados, almacenados y compartidos de manera muy simple. Debate: la posibilidad de comentar actividades, documentos y tareas suele generar debates digitales. Bien aprovechados, aportan gran valor al crecimiento del proyecto y de los movimientos de la empresa. Productividad: establecer tareas y prioridades hace que el equipo se focalice y no se desconcentre. Control y seguimiento: la trazabilidad es fundamental en un contexto de muchas actividades. Estas aplicaciones permiten controlar tareas, tiempos y avances de cada recurso. Para los puestos de decisión y para los mismos colaboradores, constituye una excelente manera de conocer si se cumple en tiempo y forma con lo requerido en función del objetivo propuesto.

12. Otra ventaja clave de estas plataformas es que permiten una visualización clara del avance del proyecto, asignación dinámica de tareas y colaboración fluida entre integrantes. Por ejemplo, herramientas como Monday.com y ClickUp ofrecen tableros con etiquetas de estado, indicadores de prioridad y vistas tipo calendario, Gantt o cronograma. También integran funciones de automatización para enviar recordatorios, mover tareas de etapa automáticamente o generar alertas ante desvíos. Esto facilita la toma de decisiones en tiempo real, mejora la transparencia del proceso y reduce la necesidad de supervisión constante.

13. Herramientas para gestión de proyectos colaborativos: alternativas Esta categoría tiene una gran variedad de alternativas.

14. Las mejores herramientas de gestión de proyectos (tabla comparativa)

15. Comparativo de herramientas de distintas categorías Aplicación Categoría Seguimiento de tareas Porfolio de proyectos Procesos Administración de recursos Seguimiento de tiempos Jira Colaborativa Si Si Si Si Si Project Management Colaborativa Si Si Si Si Si Clarizen Integrada Si Si Si Si Si Asana Colaborativa Integrada Si No No Si No Basecamp Individuos Si No No Si Si Trello Individuos Si No No Si Si

16. Inteligencia artificial aplicada a la gestión de proyectos En 2025, muchas herramientas de gestión han incorporado capacidades de inteligencia artificial (IA) para anticipar problemas, optimizar tareas y mejorar la planificación, anticipar riesgos y sugerir acciones proactivas. Algunas de las funciones más destacadas incluyen: Predicción de fechas de entrega según historial de tareas y carga de trabajo. Asignación automática de tareas basada en disponibilidad y competencias. Resumen de reuniones o tareas pendientes, usando procesamiento de lenguaje natural. Alertas inteligentes por retrasos o cuellos de botella.

17. Por ejemplo, Notion AI y ClickUp AI permiten generar descripciones de tareas automáticamente, redactar actualizaciones de estado o resumir reuniones. Copilot , integrado en Microsoft Planner , sugiere reordenamientos de tareas según plazos, dependencias y disponibilidad del equipo. Estas funciones, además de ahorrar tiempo operativo, permiten detectar cuellos de botella, equilibrar cargas de trabajo y tomar decisiones basadas en datos históricos. La IA se convierte así en una aliada clave en la mejora continua de la gestión de proyectos digitales.