Management of change / change management

management of change

1. PENGURUSAN PERUBAHAN

2. OBJEKTIF PEMBELAJARAN Menyatakan faktor perubahan Menyatakan jenis-jenis perubahan Menyatakan prinsip pengurusan perubahan Menyatakan strategi perubahan

3. PENGENALAN Perubahan pasti berlaku untuk setiap organisasi Perubahan adalah satu keperluan dan setiap organisasi pasti akan menghadapinya, mahu atau tidak mahu. Perubahan adalah agenda khas dalam pengurusan di alaf baru. Perubahan terpaksa dilakukan kerana wujudnya globalisasi, negara tanpa sempadan, peningkatan teknologi komputer dan internet di hujung jari dan persaingan antara kelompok atau negara semakin meningkat Carnall (1991)

4. DEFINISI The process of moving from one system to another. (Gillies, D. A. 1994), Process of making something different from what is was. (Sullivan & Decker, 2001)

5. Faktor Perubahan Di antara faktor-faktor yang sering menjadi punca perubahan terpaksa dilakukan ialah :- Faktor Teknologi Gaya Hidup Persaingan Perubahan Dasar Politik Perubahan Struktur Ekonomi Perubahan Pasaran Buruh

6. Jenis-Jenis Perubahan Tiga jenis perubahan umum menyebabkan kesan yang berbeza kepada pengurus, warga kerja dan hasil kerja iaitu; i) Perubahan Penyesuaian (Adaptive Change) ii) Perubahan Inovatif (Innovative Change) iii)Perubahan Inovatif Radikal (Radically Innovative Change

7. 1. Perubahan Penyesuaian ( Adaptive Change ) Proses melakukan semula amalan yang biasa dilakukan. Perubahan dilakukan akibat daripada amalan dengan cara yang salah atau kurang sempurna. Amalan /kerja lebih masa juga dikategorikan dalam perubahan penyesuaian. Biasanya tidak menakutkan pekerja kerana sudah arif dalam pekerjaan yang mereka lakukan itu. Perubahan kecil dalam kerja/pertambahan waktu bekerja yang tidak keterlaluan dapat diterima oleh pekerja. Mudah difahami oleh pekerja bawahan.

8. 2. Perubahan Inovatif ( Innovative Change) Lebih kompleks, memerlukan kos dan wujud ketidakpastian. Pekerja mengalami kebimbangan dalam melaksanakan tugas. Bidang kerja yang dilakukan biasanya tidak pernah dilakukan sebelum ini. Walaupun perubahan jenis ini boleh difahami keperluannya, tapi terpaksa bermula dari awal dan agak lambat untuk direalisasikan.

9. 3. Perubahan Inovatif Radikal ( Radically Innovative Change) Perubahan yang sangat kompleks, memerlukan kos yang tinggi dan mewujudkan ketidakpastian pada tahap yang tinggi. Sangat sukar dilakukan dan boleh menimbulkan ketakutan. Kumpulan pengurusan sendiri pun kadangkala merasa tidak yakin perubahan seperti ini dapat dilaksanakan. Tidak dapat diurus dengan baik dan boleh mengucar-kacirkan budaya organisasi sedia ada. Biasanya berlaku disebabkan perubahan dasar secara mengejut dan perubahan perlu dilaksanakan serta merta.

10. Prinsip Pengurusan Perubahan 1. Menguruskan Unsur Kemanusiaan Secara Sistematik Pengurus mengumpul data, merancang dan memikirkan implementasi disiplin kerja sebelum membuat perubahan strategi, sistem atau proses kerja. Kesan akibat perlu difikirkan dari aspek kemanusiaan dan langkah yang sistematik untuk menanganinya, disediakan terlebih dahulu secara sistematik.

11. 2. Bermula Dari Atas Pengurus organisasi mestilah terlebih dahulu menunjukkan kesediaan untuk melakukan perubahan, kebolehan melaksanakan perubahan dan menunjukkan sokongan kepada orang lain yang akan turut sama berubah. Kenyataan perubahan hendaklah seragam dan tidak mengelirukan. Kegagalan pengurus menunjukkan komitmennya dalam perubahan akan menjuruskan usaha kearah kegagalan.

12. 3. Melibatkan Setiap Peringkat Perubahan tidak akan berjaya sekiranya ada lapisan di dalam organisasi tidak dilibatkan dalam usaha perubahan tersebut. Setiap lapisan individu di dalam peringkat organisasi perlu merasa bertanggung jawab ke atas perubahan yang telah direncanakan pihak atasannya. Pengurus mesti memastikan setiap individu di dalam organisasinya mempunyai fungsi dan tugas tertentu yang perlu dilakukan. Ini akan menyebabkan seluruh warga organisasi merasa terlibat dan penting kepada organisasinya.

13. 4. Pengurusan Perubahan Secara Formal Perubahan perlu dibuat secara formal, bertulis dan berhala tuju. Visi dan matlamat perlulah dibentuk dan dituliskan agar dapat dirujuk dan dilihat oleh semua. Perubahan sukar dijayakan jika hanya disuarakan dan tidak akan di anggap satu kemestian atau keperluan organisasi. Sebaliknya akan dianggap sebagai pandangan peribadi pengurus sahaja.

14. 5. Membentuk Pemilikan Pengurus perlu membuat semua pihak rasa mempunyai hak ke atas organisasi mereka. Setiap jabatan terlibat dengan perubahan perlu dipupuk rasa tanggung jawab ke atas output yang diharapkan. Jadikan ianya matlamat setiap jabatan dan berikan sokongan dalam mencapai matlamat tersebut.

15. 6. Membuat Penjelasan (Komunikasi) Komunikasi dari atas ke bawah perlu jelas dan perlu diulang dan diperhaluskan berulang kali agar setiap warga organisasi faham dan dapat mengikutinya dengan yakin.

16. 7. Menyelami Budaya Organisasi Selami budaya organisasi yang memerlukan perubahan itu terlebih dahulu. Supaya pengurus boleh; menilai tahap kesediaan organisasi untuk berubah, mendapatkan masalah utama jika perubahan bakal berlaku, mengenal pasti konflik di dalam organisasi mendapatkan faktor yang boleh mempengaruhi organisasi.

17. 8. Membentuk Dan Memimpin Budaya Pengurus mesti bijak dalam membentuk dan memimpin budaya organisasi yang baru. Sesuaikan budaya organisasi dengan perubahan yang ingin dilakukan. Budaya sedia ada yang baik dikekalkan, gabungkan dengan budaya yang baru dibentuk ( combining cultures ). Memperkasakan budaya tersebut. Guna individu berpengaruh di dalam organisasi atau aktiviti organisasi.

18. 9. Bersedia Untuk Segala Kemungkinan Pengurusan yang baik harus sentiasa bersedia menghadapi segala kemungkinan yang bakal berlaku. Pemantauan berterusan ke atas impak perubahan diperlukan agar kepincangan dalam pengurusan dapat dikenal pasti lebih awal dan dapat diatasi sebelum menjadi lebih parah.

19. 10. Berkomunikasi Terus Kepada Individu Untuk memaksimumkan kemahiran dan kebolehan pekerja, mereka perlukan motivasi yang tinggi. Hati dan perasaan warga organisasi perlu dijaga. Dekati warga organisasi, kenali mereka dan berkomunikasilah secara langsung dengan mereka. Pengurus dan ketua jabatan perlulah bersikap jujur dan telus dengan warga organisasinya.

20. STRATEGI PERUBAHAN 3 kategori iaitu; 1. Empirical-Rational 2. Power Coercive 3. Normative-Re education

21. Empirical-Rational Guna dapatan kajian terkini sebagai bukti maklumat berdasarkan fakta untuk menyokong perubahan

22. Power Coercive Berasaskan aplikasi kuasa dengan autoriti yang sah, kuasa ekonomi, atau pengaruh politik ke atas agen perubahan. Agen perubahan guna autoriti mereka dan kuasa yang sah untuk memaksa sub-ordinates untuk berubah.

23. Normative-Re educative Fokus kepada penjelasan dan pengubahsuaian tabiat, sikap, dan nilai dan mendidik yang baru. Agen perubahan mendapat kuasa melalui kemahiran interpersonal dan perhubungan Agen perubahan guna role model untuk mendidik orang

24. Cara Untuk Menangani Perubahan 1. Sokongan Perancang dan penggubal dasar mestilah menyokong segala usaha inovasi yang dibentuk. Mereka yang menentukan dasar, harus memberikan kemahiran, tunjuk ajar dan garis panduan dalam melaksanakan dasar yang dibentuk. Pemantauan perlu dilakukan agar usaha perubahan itu berjalan seiring dari atas hingga ke peringkat akar umbi.

25. 2. Struktur Organisasi Struktur organisasi mestilah bersedia untuk mendapatkan sumbangan yang optimum dari semua individu di dalam organisasi. Tujuan - setiap permasalahan dan pemantauan dapat dilihat dengan lebih jelas, telus dan tidak perlu melalui sistem birokrasi yang melampau. Komunikasi lebih yang efektif akan menjadi lebih mudah. Pengurus perlu mengeluarkan mana-mana tahap atau lapisan struktur yang dirasakan tidak perlu.

26. 3. Budaya Kebanggaan Pengurus mestilah menyemai budaya kebanggaan ke dalam organisasinya. Bertujuan melahirkan rasa sayang dan bangga terhadap organisasi sendiri. Mesti sentiasa mencanangkan dan menonjolkan kejayaan dan pencapaian yang telah mereka kecapi, pengurus akan lebih dihormati dan akhirnya memudahkan proses perubahan dilakukan.

27. 4. Hebahan Rancangan Perubahan Sebelum memulakan proses perancangan perubahan, hebahan hendaklah dibuat. Tujuan - supaya seluruh warga organisasi, individu dari dalam dan luar organisasi memberikan cadangan dan sumbangan idea sebelum perancangan akhir dilaksanakan. Setiap cadangan perlulah dianalisis kerana tidak semua cadangan sesuai untuk direalisasikan. Pandangan setiap lapisan warga organisasi perlu didengari terlebih dahulu. Tolak secara berhemah cadangan yang tidak baik dan diberikan rasional.

28. MODEL-MODEL PERUBAHAN

29. Go to slides

30. Model-Model Perubahan Model Lewin Tiga peringkat proses pengurusan perubahan iaitu:- ** Peringkat pencairan(Unfreezing) Mencipta sebanyak mungkin motivasi untuk perubahan. Individu disarankan menggantikan tingkah laku yang lama kepada sikap dan dan budaya yang disarankan oleh pihak pengurusan. pengurus boleh mewujudkan rasa tidak selesa di kalangan kakitanganya terhadap keadaan atau situasi semasa mereka dan akan merasakan keperluan terhadap perubahan.

31. 2. ** Peringkat perubahan(Changing/moving) Perubahan yang berlaku melibatkan penerimaan maklumat baru, semua pihak didedahkan kepada konsep baru dan lebih telus atau melihat pada situasi dari sudut pandangan yang berlainan. 3. **** Peringkat pembekuan semula(Refreeze ) Peringkat menstabilkan perubahan. Pergolakan perlu dibekukan atau dihapuskan. Pengukuhan kelakuan baru .

32. Menolak Perubahan Halangan perubahan berkaitan organisasi keseluruhan : Struktur pentadbiran yang tidak sesuai Misi dan visi yang tidak jelas untuk dijadikan panduan membina strategi. Komunikasi maklumat yang lemah Prasarana di dalam organisasi Mandat yang diberikan tidak selari dengan tanggungjawab

33. Menolak Perubahan ( resistence to change) Halanganperubahan dibahagi kepada dua kumpulan, iaitu ‘ 1 . Halangan berkaitan faktor manusia . Halangan pemikiran (minda) Halangan tabiat Halangan pengetahuan dan kemahiran 2. . Halangan secara organisasi

34. faktor-faktor halangan kepada sesuatu perubahan 1.Halangan secara individu i.Menggugat comfort zone Sikap dan tingkahlaku manusia -Mengakibatkan individu berasa tidak selesa atau bimbang. Individu tersebut merasakan jika perubahan dibuat dia tidak boleh penuhi kehendak perubahan contoh minum pagi sebelum menjalankan tugas

35. ii. Perubahan Ekonomi – menjejaskan ekonomi individu mempunyai andaian bahawa perubahan akan menjejaskan pendapatannya. Ia menjadi bimbang jika tidak mampu melaksanakan kerja mengikut standard yang baru terutamanya jika bayaran gaji dibuat berdasarkan produktivit

36. iii. Perubahan sosial - mendapat rakan baru, perubahan tempat iv. Pemikiran pessimistic ( pemikiran negatif ) individu biasanya cenderung memikirkan halangan yang negatif

37. 2. Halangan secara organisasi i.Apabila organisasi memerlukan perubahan ia bimbang kestabilan yang dirasai akan terjejas. ii.Memfokus perubahan kepada satu unit / bahagian iii.Persepsi ancaman kepada kepakaran kumpulan tertentu

38. Menangani Penentangan Richard Mauer (1996)- strategi-strategi sebagai panduan asas manangani penentangan: Kekalkan fokus yang jelas Fahami suara dan kehendak sebenar individu yang menentang perubahan Hormati mereka yang menentang perubahan. Anggap penentangan sabagai pandangan individu dari sudut yang berbeza. Bertenang. Ketahui niat mereka yang sebenar. Libatkan proses pelaksanaan perubahan bersama dengan penentang. Mulakan bersama, ubah cara atau pendekatan dan cari tema-tema dan kemungkinan-kemungkinan baru.

39. cara-cara mengatasi halangan kepada sesuatu perubahan 1. Komunikasi dan pembelajaran i.Halangan boleh dikurangkan melalui komunikasi ii. Komunikasi boleh dilaksanakan melalui perbincangan bersemuka, memo, pembentangan kumpulan atau laporan iii. Percambahan fikiran

40. iv. Rundingan – agen perubahan juga boleh mengatasi halangan perubahan. Perundingan adalah paling sesuai apabila halangan perubahan disebabkan oleh individu yang berkuasa dalam organisasi v. Manipulasi merujuk kepada usaha mengubah pendirian seseorang. Disebabkan pemimpin beliau adalah berperanan penting dalam membuat keputusan perubahan .

41. 2. Penglibatan – semua peringkat atasan akan menyebabkan pihak yang terlibat menyumbang kepakaran dan ini akan mengurangkan halangan 3. Kemudahan - belanjawatan, tenaga kerja,masa,

42. 4. Sokongan – agen perubahan juga boleh menawarkan kemudahan dan sokongan untuk mengurangkan halangan. 5. Kuasa – contoh mencadangkan peluang kenaikkan pangkat dan laporan penilaian pestasi yang buruk.

43. SEKIAN TERIMA KASIH