Manual de Procedimientos para Administración de Caja Chica enero 2025.pdf

ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA

1. MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
ADMINISTRACION DE
CAJA CHICA

La Paz - Bolivia

2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA i
ares | Diaconia Qo

MP/ADMAS

ERENCIA NACIONAL DE FINANZAS Y OPERACIONES | 2de12

INSTANCIAS RESPONSABLES DE LA VERSION VIGENTE DEL DOCUMENTO

Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

Reunión — Ordinaria de
Directorio

Subgerencia Nacional
Administración

9 | Comité de Activos y Pasivos

HISTORIAL DE VERSIONES

Aprobación de Directorio

Fecha — Resolución

Versión Descripción del

os para Administración de Caja
Chica aprobado por Director en Reunion Ordinaria

Wodifeacion aprobada por Dreclore en Reunion
11 |Orémara:

Actualización de cargos y adecuación del contenido en
concordancia con la Pollica para la Administración de
Caja Chica
Adecuación alos tomates insttucionales de la Entidad.
~ Adecuación del documento normativo los formatos
institucionales.

2 |. Se modifica el punto Condiciones General
procedimientos por la baja de la Política para
Administración de Caja Chica.
1022024 | 2252024 - Se aclaran las Instancias para el control de caja
chica.
= Adición del procedimiento Asignación de
21122024 | Responsable por Suplencia, que detlla la operativa
para la transferencia de Caja chica de titular al
“Suplente de caja chica.

2220

2510208

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3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA.

ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA
[menos
ERENCIA NACIONAL DE FINANZAS Y OPERACIONES | 3de12
CONTENIDO
1. OBJENVO.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES

4. CONSIDERACIONES GENERALES
4.1 Limite y Autorización de Gastos

42 Control de Caja Chica...

5 PROMIBICIONES.

6. PROCEDIMIENTOS... one
6.1. Apertura de Caja Chica y Designación de Responsable
6.2 Asignación de Responsable por Suplencia,
6.3 Uso y Reembolso de Gastos.
6.4 Reposición de Efectivo y Ciere Anual de Caja Chica...
7. ANEXOS.

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4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA.
ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA

[menos
RESPONSABLE: GERENCIA NACIONAL DE FINANZAS Y OPERACIONES | 4de12

1. OBJETIVO

Establecer los procedimientos para la administración (apertura, manejo y cierre) de caja chica en
concordancia con las disposiciones establecidas en Diaconia FRIF — IFD (en adelante
denominado entidad)

2, ALCANCE
El documento es aplicable a todo el personal de la entidad desde la asignación hasta el cierre de
caja chica.

3. DEFINICIONES

Para fines del presente documento el detall de definiciones se encuentra detallada en el Anexo.
1

4. CONSIDERACIONES GENERALES
Los recursos provistos para Caja Chica során única y exclusivamento para efectuar gastos
menores urgentes que pueden ser suelos o no de facturación relativos a bienes, servicios y otros
que se requieran para el normal y eficiente funcionamiento de las operaciones de la entidad como

+ Gastos de refrigerios.

+ Compra de material de limpieza.

+ Servicios básicos de la entidad, (energía eléctrica, agua, teléfono, gas), siempre y
‘cuando no supere el 20% del fondo asignado.

«+ Poajos, pasajos, gasolina, para vehículos de propiedad de la entidad.

+ Gasolina para vehículos ajenos a la entidad para fines institucionales, con autorización
del Jefe de Sucursal para Agencia y en Oficina Nacional por el Subgerente Nacional de
Adminisración/ Encargado de Administración.

+ Pormantenimiento de oficinas (gastos menores).

+. Material de escrtoio y papelería en caso de que no sea provista porel almacén central.

+ Gastos de fotocopias y de fotografías, que no puedan ser atendidos por la Agencia ola
Oficina Central.

+ Gastos por envio de documentación institucional a oficinas del interior (correos,
transporte terrestre o aéreo).

+ Gastos do medicamentos básicos de botiquin de primeros auxilios.

+ Otros gastos menores que no estan provistos y sean de urgencia.

Para la administración y control de cada caja chica se determinan tres instancias:

Sucursales

Responsable de Caja Chica lagi a cargos comes:
(TiularSuplente Diiagac a cargos operat
Inmediato Superor del solani
(Gerente, Subgerente, ete,
Encargado), en caso de que el

Responsable de la aprobación

‘el usode recursos de Caja | (ele de Sucursal Jefe de | sofctante seaun Mensajero esto
Chica ‘Agencia! Supervisor Operatvo | gasto podrá ser autorizado por
"Aomınisratvo) in Analia! Asistonte

eminiaatvo,

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tes pr ae tpt otter damen aay arcas eae de etal ees
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5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA.

ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA
[menos
ERENCIA NACIONAL DE FINANZAS Y OPERACIONES | 5de12
RE Sn ET
a EE de Ana
come ee [és

A Limite y Autorización de Gastos

Los pagos destinados a satisfacer un gasto o compra menor en su totalidad mediante Caja Chica

o deberán exceder del 20% del importe asignado a la caja chica, en caso de tener gastos por

importas mayores so debe procadar de acudo a la Pola para Adquisción de Bienes y
ii

4.2 Control de Caja Chica

a), Todas las Cajas Chicas deben sujetarse al menos a un arqueo sorpresivo por cuatrimestre
siendo el total de arqueos sorpresivos mínimamente 3 veces al año, no habiendo limites para
realizaos y en espacios donde existan cámaras de seguridad, bajo responsabilidad del
Responsable de verficación y control o personal que éste delegue y según Anexo 2.

b) El personal de la Subgerencia Nacional de Operaciones o Subgerencia Nacional de
Administración podrán, en cualquier momento, hacer arqueos que consideren necesarios
para determinar una administración adecuada de Caja Chica.

e) El personal de la Gerencia Nacional Auditoría Interna pocrá realizarlos arqueos y controles
‘que vean convenientes a los Fondos de Caja Chica de las Sucursales y Agencias, asi como
la Oficina Nacional de acuerdo con el Plan Anual de Trabajo.

5. PROHIBICIONES
El personal de la entidad debe abstenerse de realizar operaciones que desvirtien a finalidad de
caja chica, no se podrán realizar gastos con los recursos de caja chica para:
Abrir cuentas corrientes o cajas de ahorro.
Otorgar préstamos a empleados o personas particulares.
Realizar compra y venta de moneda extranjera,
Comprar activos fos para la entidad.
Amortización de operaciones crediicias u otras operaciones financieras particulares.

No serán cubiertos los gastos que efectúen el personal en dias inhábiles (feriados y domingos),
que no estén comprendidos dentro del periodo de alguna comisión oficial, salvo en aquellos casos
nos que se cuente con la justificación y autorización del inmediato superior jerárquico (Gerente
o Subgerente de Área)

6. PROCEDIMIENTOS

6.1 Apertura de Caja Chica y Designación de Responsable
a), Se autorizará la designación del responsable de Caja Chica a dos empleados para cada
agencia (itlary suplente) y en Oficina Central será sujeto a análisis bajo un criterio uniforme:

¿e administración
Descripción

Subgerenie Nacional |, | Propone anvalmente mediante nota interna o cuando,

‘de Adminisracón se requiera la apertura y asignación de elecivo de

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6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA i

DOTE] casio: | wrmowoe | vemo: | aorta
MES PONS BL GERENGA HAGO. DE PAS Y OPERACIONES

Cala Chica, estableciendo montos y lies do gasto
porcada Caja Chica

Nota: La asignación es revisada de manera anual y/o
Quando exista la necesidad,

Recibo y revisa la propuesta de manera anual ©

cuando se lo requiera, existe observaciones sota

Gerente Nacional de la conección y retorna a la etapa 1, caso contrario
Finanzas y coninéa según etapa siguiente.

Operaciones Aprueba la propuesta, rma el documento en sonal de
3 | contormidad o envía correo eletrónco, entrega el | OUTLOOK
mismo para su designación.

Recibo documentos y solia el Istado de personal
a | (Hr y/o suplente) para Sucursales y Agencias | gp

cominua con la etapa 6 y paralelamente con la
Encargado de quieto etapa.

Administración Elabora Istado de personal desgnado on Ofna
5 | Cental considrar incso a) y gestona el VoBo del
Subgerente Nacional de Adminisración y continua.

er
= labora y ento liado sgae dosguaónds
CP [orion ce ean chee dle Y tono

‘considera inc a).

Enva por coreo eischäne, la designación de
responsables de caja chica ur y supent de Ofeina
7 | Carl detalando los monts y lios aprobados por | OUTLOOK

Encargado de caja chica,
Admiisración Roalza la publicación ena página ina del sado
a | de responsables de caja chica ula y suplente en | PAGINA
Sucursales y Agencias detatando los límites y montos | WEB.
decada caja chica
Encargado de
Aminisiración (para ¡Coordina con el Encargado de Soporte a Usuarios y
Oficina ‘Aplicaciones para el rogsro en el sistoma SAL y a
Conrah/Analsta en | 9 | designación de responsables de Caja Chica ttlaro | SAI
Operaciones (para Suplente, de acuerdo con el reporte Listado de
Agencias y responsables de Caja chica tular y suplente
Secursales]

ocio Feinde do designación y roaliza ls gestones
10 | para el desembolso de fondos de acuerdo al Manual
de Procedimientos para Admiisración de Tesoreria.

Ti [Roco por coreo olecrónco a nota intema de | ouriooK

Responsable de Caja Reposición de Fondos de Caja Chica.
‘chica Roira los fondos de ventanita de Cajas do Ta Agencia
12 | procede de acuerdo al Manual de Procodmientos para

oncién de Caja y Plataorma.

13 | Custodia ol ofectvo, on la caja metálica asgnada,

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7. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA.

ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA
MP/ADMAS
|ERENGIA NACIONAL DE FINANZAS Y OPERACIONES. Te 12
Responsable Etapa Doser Sistema(s)

Regia en el Sislema SAI el ngreso de elacivo à
caja y genera el comprobante Ingreso de Caja
14. | Reposición de Caja chica

Fin do! Procedimiento

6.2 Asignación de Responsable por Suplencia

a), La suplencia de cajas chica cursará según la apreciación y necesidad del Responsable de
veriicación y contol o cuando el Responsable de Caja Chica titular salga con baja médica o
vacaciôn (mayor o iguala 3 días) rote o desvinculación,

Rosponsable Etapa Sistema(s)
1 | Reakza el cien de caja chica por reposicion para| ay
Responsable de caja realza el vaspaso de fondos al nuevo responsable
hia titular) 3 | Reatza ia errega del efecive sobrante como sal y
arqueo de caja chica,
Recibe y revisa que el MOD entregado este acorde al
Responsable decaja | ¿ | monto fendido en el came, en caso de exsir
chica suplente) ‘bservaciones retoma a la elapa 2, caso contrario
coninua con a suient otapa
Responsable deca |, [Regisva el taspaso en el ssioma y alla] gg
‘hic (ia) aulorzacién
Recibo sold y valda que el monte delalado en el
arqueo cocida Gon el monto de sistema on caso de
Responsable de | | exisbr observaciones retoma a la elapa 2, caso

Vericacón y Control Contrario aprueba eltaspaso de fondos

Fin del Procedimiento

6.3 Uso y Reembolso de Gastos
a) Los respaldos son minimamente los siguientes:
- Factura o Recibo
‘Copia del Formulario de Pedido de Fondos de Caja chica cuando corresponda
Planila de gastos (s corresponde)

b)_ No se realizará reposiciones de facturas ni recibos correspondiente a otros meses, además
las facturas deben corresponder al mes en curso y estar registradas a razón social de
DIACONÍA FRIF-IFD con NIT 1020601026.

e) En caso de facturas que relejen centavos menores a 0,10ctvs este deberá ser reembolsado
‘al monto redondeo inferior, cuando el solicitante tenga más de una factura en un solo
reembolso de fondos este deberá sumarse y electuar el redondeo total.

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8. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA i
ns | Diaconia >

DOTE] casio: | wrmowoe | vemo: | aorta
MES PONS BL GERENGA HAGO. DE PAS Y OPERACIONES

Página

Determina una necesidad y sota la autorización de

Soictame 4. | ast condon de sens uso ya memboso) on
Er

CRIER ‘alia los gatos de sever on a necesidad del

En Goleta en caso de quel slams ra

spracen cause | 2 | ondos sues a renden través do valo do caja

euros de Caja ca coimas con a site etapa, caso contra

Soninua con a etapa].

Regis los datos dol requerimiento de fondos a an el

Solctante 3 | Formularo prempreso de Pedido de Fondos de Caja
‘chica (vale) y solia viso bueno.

ocio y rovsa ls datos dal formulaio on caso de

tener observaciones solcia la corrección y relorna a

Responsable dela Ia etapa, caso contro ima el Formula Pedido de
aprobación del uso de | 4 | Fondos de Caja Chica (ale) en señal de visto bueno
recursos de Caja y entrega el mismo
Cnca

Nota: EI eecivo maximo para proporcionar será del
20% del importe asignado ala caja chica.

eco y entega el Fomulaño Pedido de Fondos de
Soictane 5 | Gaia cha (vale) orginal y se queda con la copia para

presantar al momento de la rendición de fondos.

Vera que los datos y frmas del Formular Pedo
de Fondos de Caja Chica (vale) estén completas y si
| Soresponde la entrega de londos, en caso de ext

Responsable de ‘Sbservaciones solia la conección y feloma a la
ee ‘etapa 9, caso conta continua con la Sguiento
apa,

7 _ | Enioga al solctante recursos de la Caja Chica con
¿argo a rendicion de cuentas
Efecióa los gastos con la adquisición del bien ©
sanici, en caso de requerir incremento en el monto
8 | asignado continua con la siguiente etapa, en caso de
‘ue los recurso no fueron Ulizados continua con la
‘etapa 10,caso contrario coninua eon la etapa 11
Sola incremento de monto asignado, si reguero
9 | fondos a rendir retorna ala etapa 9, caso contre
coninua con a etapa”.
Entrega o vale, jusilicando on ol reves Tos mais
porlos cuales no fue utlizado dicho fondo con el VoBo
10 | det Responsable de Verlicación y Conte

Solctante

Fin del Procedimiento
Soñctala ira on a factura orecbo de page (en caso
11. | dono conta con factura),

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9. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA.
ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA

Cd

USOINTERNO | código:

Went: | zeman

Página

RESPONSABLE: GERENCIA NACIONAL DE FINANZAS Y OPERACIONES.

Nota: La rendción de fondos por vale debe ser
máximo en 48 horas a parir de la entrega de los

Responsable de a
aprobación del uso de
recursos de Caja
Chea

Recibe factura o recibo de pago, revisa los dats,
montos lite de gasto por caja chica. si comesponde
vera que el plazo de reposición no exceda las 48
horas, on caso do our observaciones solcta su
Corrección y continua con la siguiente etapa, caso
‘entrar contínua con a etapa 14,

Solcitame

“Corie las observaciones en la Factura o Recibo y
reloma ala etapa 11

Responsable dea
aprobación del uso de
recursos de Caja
Chea

Firma en el reverso de la factura yl recibo en señal
de visto bueno, y entrega los documentos,

Solctante

Cuentas en caso do contar con el Formulario de
Pocito de Fondos de Caja chica (valo),

Nota: Las facturas no deben tener bornes y/o
enmiendas, si existen observaciones el solctante
asumir los impuestos de Loy.

visa ls respaldos presentados según NEED y BJ.
y tersa que el gasto realizado se encuentre dentro de
los gastos permitidos

Verlica que no exceda el plazo de repasiion y WS
montos limite de gasto por ceja chica, en caso de
‘xis observaciones soteta la cortección y retoma a
la etapa 13, caso contar continua con la siguiente
tap

Responsable de Caja

Valda Ta soiolud de fondos es a vavés del
Formulario de Pedido de Fondos de Caja chica (vale),
si no cuenta con el Formulare procede con la
reposición del electo considera inc €.

‘chica

Cusioda la documentación según inciso a) y realza
al regis en el Sstoma SAL modulo de Caja Chica y
genera el Comprobante de Egreso de ca.

Sistema SAT
Modulo
Caja chica

20

Verlica en el sistema SAI que no so encuontre dentro
del limite de gastos del 90% del monto total de caja
‘chica asignado.

Nota: En caso de oncontarse on límit de gastos
‘conn con el procedimiento Reposición de lectivo
Cala Chica, caso conrano Fin del Procedimiento.

Sistema SAI
= Modul
Cajachica

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10. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA.
ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA

MP/ADMAS

6.4 Reposición de Efectivo y Ci

re Anual de Caja Chica

a), Para solita la reposición de fondos o cada cierre de gestion debe presentar mínimamente
la siguiente documentación

Comprobante de egreso de Caja chica (emitido por el registro del gasto) con el visto
‘bueno del Responsable de verificación y control

Factura y/o recibos.

Formulario de Pedido de Fondo de Caja Chica (vale) cuando corresponda,

Arqueo de Caja

Control de Tope de Caja.

Extracto de Caja,

Reporte del Libro de Compras IVA

Recibos internos o Planilla de gastos, cuando corresponda

Comprobante de depósito en caja, cuando corresponda.

à “Genera del Sistema SAI os Repories de contalde | ai

Ingresa al Sistema y regir el Arqueo de Caja Chica | SAI -Modulo
1 | de acuerdo con el one de eectvo Fisica y general | de — Caja
“Comprobante Argueo de Caja Chica

Tope por Caja y Extracto de Caja.
Prepara la documentación considerar incso a) y
ntrega los mismos para su visto bueno.

Responsable do | {| on la rogosición do un determinado gasto, solita la
verificación y contol

Recibe documentación y vaida que los gastos
efectuados se encuentren enmarcados dentro los
‘gastos permitidos, en caso de euisir observaciones

Corrección o en caso de rechazo del gasto indica las
modidas a seguir, y continua con la Sguieni etapa
‘on caso de no existe observaciones coninua con la

etapa 6.

Responsable de Caja |, | Roalza la conección yo elimina ol registro y retoma
chica ala etapa 2.

Solita el elacivo y realza el arqueo sico, en caso

Responsable de | | do exstr observaciones coninua con la Siguiente

verificación y control

tapa, caso contrario continua con a etapa 1.

Responsable de Caja | 7
ica

Elabora y envia informe de fatantes o sobranes de
aja chica detallando las causas.

Nota: En caso de que el sotrante o fatante sea por
<erenca por redondeo no aplica la elaboración del
inorme.

Subgerente Nacional
Ge Adminisvaciony | y | Recibe el Informe de fatantes o sobrantes de caja
Subgerente Nacional

“de Operaciones

ca

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11. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA.
ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA

Diaconia@>

"USO INTERNO.

caigo:

MPAONOS | Vene: | 22202

RESPONSABLE: GERENCIA NACIONAL DE FINANZAS Y OPERACIONES.

Subgerente Nacional

ea

art a | beteminaeinstye as accones a omar

Resporsaio ce | 19 | Comunica ación comasiva y soca ol depósio
verensony conto alto (santo o ata)

Rosa ol depts alain porscbrato tano
votants dela ena cuando sea mayor og.
A 00e. yon lcomprooano
Responsable de Caja | yy sa
‘ica Nota: La reposiin dl ec fan so reza | NETBANK

{on fondos propos del tunonara rsporsabe Y
fostosoments 2 realza 01 giro del ges y
Foren de eco en item SAL

37 Rise conne de apio on ca pu Sr

Response de raisin

vertescony contol |, | Ema los dacamantos an sont de coniomidad y
‘ows a sooumeracin
esponsabiede Cai | 4, [Recto y envia o entega la documenacón para
chee. ‘rear fa Conecta apepacion conte
Roche y eva conecta apropiación dla
sena an unción al comprante de Egreso de cla

Encargado e $ que sendos de Caja Cha gastados se hayan
Comabidadámista | ,s | tarado corecumomo sogin Thos Go Mowmento| yy
“émanant siocdosan el modu SA sonsioooservacores

Conta sole carecainy connu spin etapa saure,
ito conver reten I epoca y conus con
‘apa 20.
Responsabe de aa | 16 | peata a coroccén y slot a atozacón.

Resporeabe de | 7 | Autoriza la modieacon del rego en el Sama | Sn AT
vonteacón y eon Si oda
O A E EN

Fr totem de zac

Fesporsablede | 9 [Fra entrega la documents (compraban de

vemtcony cono! groso de ca cia) y roma aa 12
Coorana con a Supgeronca Nacional do Finanzas y
sm comunicacón ema do rpocicun de cla

Pei arch 20 | chica, en caso de cierre anual de caja chica continua

Cena Anal Fra

Conable.
u | Sota rozar e capte del sudo de Caja Chin
er eones

Responsable de Cala | p> | Resa el depónto y recegcona el comprate

depósito de Caja.

nr amater pro un ech de OACOMA FR FD yen sr trie vado opero ero frs
ot parda sv ps q ren iman tdo orden ando ect mera un so
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12. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA.
ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA

ez

caigo:

MPAOMOS | Vigomto: | 23122024

RESPONSABLE: GERENCIA NACIONAL DE FINANZAS Y OPERACIONES.

FRogisa los datos del comprobante do cajas en

23 [sistema SAI, modulo caja chica y genera sa
Comprobante de egreso del sistema.
“Adjunia el compr@bante a la documentación para
“archivo y genera el reporte de Control Topo por caja

24 | verficando el sado en cero.
Fin del Procedimiento
Fecbe por coreo o en fico nota intema de

25 | reposición de caja chica ‘OUTLOOK
atra os fondos de cajas d la enidad y cusioda al | Sistema SAT

26 | leciwo y registra el ingreso de eleciwo a caja en el | : modulo caja
Sistema SAL chica

a

‘Generals comprobantes de Ingreso a Caja.

Fin del procedimiento

A kmior
Anexo 1 —

novo 2 = Pla ta Ara de Ca Chica

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