Manual de procesos

1. Uso de técnicas para el diseño de manuales de procesos Docente Colaborador: Lcdo. Deljannison Avila

2. ``Cuando no se puede volver atrás debemos buscar la mejor manera de seguir adelante´´ Anónimo

3. Manual: U n manual es una recopilación en forma de texto, el cual recoge de una manera detallada y minuciosa todas las indicaciones que deben seguirse al realizar una actividad, de forma sencilla, fácil de comprender, y a la ves permita a su lector desarrollar adecuadamente lo propuesto sin temor a cometer errores. Definiciones

4. Proceso: E s la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Es lo que realmente se debe hacer. Definiciones

5. Procedimiento: E l procedimiento es la gestión del proceso. Es el como se debe hacer. Definiciones

6. Manual de procedimiento: E s el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de la funciones de una unidad administrativa, o mas. El manual además incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Definiciones

7. Diagrama de proceso: Es una representación grafica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza, además incluye toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Definiciones

8. Diagrama de flujos: S e define como un método para describir gráficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto, mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples, denotando las actividades del proceso y su respectiva secuencia. Definiciones

9. En cualquier organización en donde se aplique correctamente el uso de los manuales de procesos y procedimientos, se podrá determinar claramente los errores e inconvenientes al: - Evitar confusiones en las responsabilidades. - Establecer normas únicas. - Optimizar los controles. - Establecer procedimientos. - Facilitar inducción, adiestramiento y capacitación. ¿Por que y Para Que?

10. Consideraciones generales para la elaboración de un manual

11. La documentación contribuye a: - Lograr la conformidad con los requisitos de los triunfadores y mejora la atención. - Proveer la formación adecuada. - Proporcionar evidencias objetivas. - Evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema. Sistema de Documentación:

12. - Encabezado. - Introducción. - Objetivo. - Alcance. - Definiciones. - Referencias. - Autoridades y responsabilidades. - Procedimiento. - Diagrama de Flujo. Partes Fundamentales de un Manual :

13. El encabezado es utilizado para identificar cada procedimiento. Encabezado ALDEA UNIVERSITARIA ``LAS TRES RAÍCES´´ REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: CODIGO ELABORADO POR PAG.

14. Brinda información general del procedimiento que permite resumir el contenido y la naturaleza del mismo. Introducción

15. Muestra el propósito del procedimiento en cuestión. Objetivo

16. Define las instancias, unidades y/o departamentos a los que será aplicable el procedimiento. Alcance

17. En este apartado se incluye un glosario con la definición de aquellos términos que requieran de una explicación para su fácil comprensión. Definiciones

18. Son utilizadas en el caso que se requiera mencionar algún documento o persona específicos sobre el cual se respalde el procedimiento. Referencias

19. Se hace mención de las personas sobre las cuales recae la responsabilidad de velar por el cumplimiento adecuado del procedimiento. Autoridades y Responsables

20. Se debe realizar una descripción sistemática de las actividades que se documentan cada vez que se requiera, y deber hacerse: - Redacción simple. - En tiempo presente. - Cada actividad descrita enumerada. - Se debe describir el responsable de cada actividad. - Letra arial 12, espacio doble o 1,5. - Titulo en negrita, la descripción no. Descripción del procedimiento

21. Diagrama de Flujo

22. - Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones. - Facilitar la comprensión del proceso. - Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras. - Representa los controles en el proceso. Objetivos del Diagrama de Flujo

23. - Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo. - Permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer. -Mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización. - Son herramientas muy valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la organización. Ventajas del Diagrama de Flujo

24. - De uso, permite facilitar su empleo. - De destino, permite la correcta identificación de actividades. - De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión. - De interacción, permite el acercamiento y coordinación. - De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad. - De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados. Características del Diagrama de Flujo

25. Simbología utilizada en los diagramas

26. Simbología utilizada en los diagramas

27. GRACIAS POR SU ATENCION