Manual de usuário gestor - web - SISQUAL.pdf

hapvida

1. PÚBLICO
PÚBLICO
Manual do usuário gestor – SISQUAL
WEB

2. PÚBLICO
PÚBLICO
Este manual tem
como objetivo
explicar ao gestor o
funcionamento do
SISQUAL®.

3. Introdução
O WorkForce Management (WFM) é um módulo de um sistema de solução de planejamento e gestão de
recursos humanos com foco no planejamento e dimensionamento de escalas de trabalho.

Com a proposta de obter um planejamento mais dinâmico e humanizado, o WFM auxilia o gestor na tomada
de decisão e o permite visualizar se sua operação está de acordo com as demandas requeridas. Além disso,
por ser totalmente integrado, é possível acompanhar em tempo real se as marcações de ponto dos
colaboradores estão corretas conforme escala e até mesmo como está o saldo do banco de horas.
Desta forma, este documento descreve as funcionalidades do sistema com o objetivo de fornecer o passo-a -
passo para uma utilização eficaz, sendo:
• Como acessar e visualizar a escala de trabalho (Cockpit de Operações);
• Como visualizar os horários e ausências dos colaboradores;
• Como trocar os horários ou dias de folga de forma pontual;
• Como inserir treinamento e comentários;
• Como trocar de equipe ou quadro;
• Como realizar as tratativas de ponto; e
• Como ter a visão gerencial das tratativas.

4. PRIMEIROS PASSOS
2.1 LOGIN
Baixe o portal do gestor seguindo o passo a passo abaixo.
1.Identifique o processador de sua máquina.
Pressione a tecla Windows no teclado, depois digite “sistema” e
tecle Enter. Agora verifique o processador (baseado em x32 ou
x64) em Tipo de Sistema.
Se a tecla Windows não estiver disponível no teclado, com o
mouse clique no ícone do Windows, localizado no canto inferior
esquerdo da tela, depois digite “sistema” e tecle
Enter. Agora verifique o processador (baseado em x32 ou x64)
em Tipo de Sistema.
2. Acesse o link correspondente ao processador de sua
máquina e instale a aplicação.
x32: https://wfm.hapvida.com.br/wfm/APP2/default.htm
x64: https://wfm.hapvida.com.br/wfm/APP2/x64/default.htm
Para acessar:
① - Digite o Usuário (seu usuário é o login de rede);
② - Digite a Senha de Acesso (sua senha é o seu CPF).
É recomendado que, após primeiro acesso, seja alterada a
senha.

5. PRIMEIROS PASSOS
2.1.1 Tela Principal
Esta é a tela principal do WFM – Sisqual. Nela é possível escolher as tarefas diárias mais comuns e
acessar o módulo de gestão e planejamento de escalas.

6. PRIMEIROS PASSOS
2.1.2 Tarefas Diárias
É composta por um conjunto de atalhos com as principais funcionalidades para gestão.

7. PRIMEIROS PASSOS
2.1.2 Tarefas Diárias
•Empregados: Visualização das informações cadastrais genéricas de cada colaborador, como nome completo,
código/matrícula, número de PIS e CPF, datas de nascimento e admissão, ciclo, carga horária, função,
departamento, entre outros.
•Marcações: Visualização de marcações de ponto por colaborador.
•Ausências: Visualização e tratativa de ausências do colaborador, podendo ser por motivo de atrasos ou faltas.
•Tempo extra: Visualização e tratativa de horas a mais do colaborador, podendo ser considerada como banco de
horas ou hora extra.
•Processar: Ferramenta para processar dados atualizados em um determinado menu em toda a base do sistema,
como alteração de dados cadastrais, de horários, entre outros.
•Monitor de empregados atrasados: Painel que exibe quais colaboradores estão atrasados e quais devem
chegar de acordo com o horário de entrada de cada. Ao lado do nome, há telefones para contato e tempo de
atraso.
•Documentos: Lançamento de documentos referentes às ausências do colaborador (atestados, certidão de
casamento, certidão de óbito etc.).

8. 3 COCKPIT DE OPERAÇÕES
Para acessar as escalas de trabalho, clique no menu “Cockpit de operações”.
3.1 Acesso
Nesta tela, o gestor deverá escolher o quadro
para visualizar a escala de trabalho, onde:
① - Selecionar o Mês/Ano que se pretende
visualizar;
② - Caso a lista de locais seja extensa ou haja
necessidade de encontrar um colaborador
específico, com o filtro “Quadro”, digite o nome ou
código do quadro desejado. Ou, com o filtro “Por
funcionário”, digite o código de matrícula do
colaborador;
③ - Você conseguirá visualizar neste campo
todos os quadros que têm permissão/acesso.
Selecione na árvore o quadro que deseja
acessar;
④ - Lista com os últimos quadros acessados.

11. 3.2 Visualizações na escala
Quando abrimos o cockpit de operações, automaticamente os horários dos colaboradores são exibidos com uma legenda.
Para alterar a visualização, vá na aba “Ver” e, dentro do campo “Legenda”, escolha a visualização.
3.2.1 Legenda dos horários
•Normal: Legenda por turno
(Manhã, Tarde e Noite).

12. •Mínima: Três primeiros dígitos do horário.

13. •Extensa Resumo: Apenas horário de entrada e saída.

14. 3.3 Troca pontual de horário e folgas
Dentro do cockpit,
selecione a data em que
deseja trocar o horário e,
com um duplo clique com
o botão esquerdo, escolha
o horário desejado ou a
opção folga.
Escolhido o horário, dê um duplo clique no mesmo e salve a alteração em base
e, depois, gravar.

15. 3.3 Troca pontual de horário e folgas
OBS.: Reforçando que toda alteração manual permanece sublinhada.
Caso falte algum horário, o RH deverá ser acionado para realizar a criação.

16. 3.4 Troca de equipe/quadro por dias selecionados
Para trocar o colaborador de equipe
por um período pré-determinado,
ainda no Cockpit de Operações,
selecione o colaborador e escolha a
data da alteração.
Para abrir o rol de opções a executar,
clique com o botão direito do mouse
sobre a data a ser alterada.
Clique em “Quadro/Equipa” e “Mudar
de equipe para dias selecionados”.
3.4.1 Troca de equipe

17. Escolha a data fim da troca de equipe e qual equipe deverá ficar.

18. Clique em “OK” para salvar a alteração.

19. Cabe salientar que, quando existe troca de equipe, o gestor permanece o mesmo.
Visualização do colaborador em duas equipes.

20. Para trocar o colaborador de quadro por um período pré-determinado, selecione o colaborador e escolha a data da alteração.
Para abrir o rol de opções a executar, clique com o botão direito do mouse sobre a data a ser alterada.
Clique em “Quadro/Equipa” e “Mudar de quadro para dias selecionados”.
3.4.2 Troca de quadro

21. Escolha a data fim da troca, qual quadro deverá ficar e qual equipe.
Clique em “OK” para
salvar a alteração.
Cabe salientar que,
quando existe troca
de quadro, o gestor
será responsável pelo
colaborador no
período em que este
estiver alocado no
seu quadro.

22. Visualização do colaborador em duas equipes.

23. Para inserir uma ausência no cockpit, selecione o dia desejado e, com um duplo clique com o botão esquerdo do
mouse, selecione a aba “Ausências”.
3.5 Inserir Ausência

24. Dentro da aba, escolha a ausência desejada.

25. A opção de inserir comentários é visível apenas ao gestor. Para inserir, clique no dia selecionado e, com o botão direito
do mouse, selecione “Comentário”.
3.6 Inserir Comentário

26. Escreva a anotação que desejar e clique em “OK”.

27. Para visualizar, passe o mouse em cima do dia comentado ou clique para visualizar na caixa de informações.

28. 4 PLANOS
Realizados os ajustes necessários no seu planejamento, devemos liberar a escala aos
colaboradores.
A gravação de um plano inicial é primordial para situações como:
• Liberar a escala para o colaborador via portal;
• Planejamento da escala através do auxílio de indicadores de modo a pagar
corretamente as horas extras e cumprir requisitos legais;
• Responder às ocorrências do dia-a-dia de forma eficiente;
• Gestão de todas as atividades referentes à equipe e tempos de trabalho;
• Planejamento para requerimento de benefícios, onde o gestor tratará todos os
dados para monitoração e apoio ao setor que realizará a compra.
4.1 Plano Inicial

29. A compra assertiva dos benefícios, o planejamento do tempo de trabalho e de horas extras, por exemplo,
dependerá dessa atividade.
Com a escala pronta, clique em “Gravar
Plano”.

30. Uma janela será exibida, escolha a opção “Plano Inicial” e, em seguida, opção “Gravar”.
O plano inicial é a primeira escala salva, programada conforme o horário contratual do colaborador.

31. Perceba que uma mensagem será exibida confirmando a gravação do plano inicial.

32. O plano alterado deverá ser criado se houver alteração na escala. Somente poderá ser gravado um plano alterado
se na escala já existir um plano inicial.
4.2 Plano Alterado

33. Uma janela será exibida, escolha a opção “Plano Alterado” e, em seguida, a opção “Gravar”.
Perceba que uma mensagem será exibida confirmando a gravação do plano alterado.
Após realizar o
ajuste necessário no
seu planejamento,
devemos liberar a
escala atualizada
aos colaboradores
.

34. O plano final deverá ser criado quando o período de ponto estiver encerrado.
Somente poderá ser gravado um plano final se na escala já existir um plano inicial/alterado.
Após realizar o ajuste do seu planejamento, devemos finalizar a escala dos colaboradores.
4.3 Plano Final
A gravação de um plano final é primordial para:
• Liberar a escala final corretamente para o colaborador via portal;
• Salvar a escala dos colaboradores de modo que, caso exista alguma
modificação indevida, as informações já consolidadas não sofram alterações;
• Ter visibilidade das ocorrências de ponto.

35. 4.3 Plano Final

36. Uma janela será exibida, escolha a opção “Plano Final” e em seguida, opção “Verificar
Indicadores”.

37. Uma janela será exibida informando ocorrências de ponto, se não houver pendências, clique em “Gravar”.

38. Perceba que uma mensagem será exibida confirmando a gravação do plano final.

39. 5 TRATATIVA DO ESPELHO DE PONTO
Com o WFM, o gestor da equipe será o responsável por tratar as ausências e horas excedentes dos colaboradores.
5.1 Acesso ao espelho de ponto
Para realizar a tratativa de
ponto (falta de marcações,
horas a menos e horas a mais),
acesse o espelho de ponto, no
Cockpit de Operações, clique
com o lado direito do mouse
sobre o nome do colaborador
e escolha a opção “Espelho de
Ponto”.
Perceba que será exibida
uma nova janela contendo as
marcações.

40. Interpretação das marcações:
Marcações na cor preta:
Marcação originada do
terminal (relógio); Marcações
na cor azul: Marcação
inserida manualmente pelo
gestor; Marcações com fundo
na cor amarela: Sugestão de
marcação.
A sugestão de marcação se
refere ao apontamento
automático realizado pelo
sistema com base no horário
cadastrado (contratual) do
colaborador.

41. Após selecionar a opção “marcações” você terá a visão abaixo.
No lado direito do visor, será aberto o campo “Pedido colaborador” onde irá constar as solicitações.
•Para simular um pedido de marcação, selecione o pedido e selecione o botão Simular Pedidos;•O pedido do colaborador pode ser aprovado ou recusado;
•Para aprovar, selecione o botão Gravar;
•Para recusar, selecione o botão Recusar Pedidos.
5.1.1 Visualizando os pedidos – Justificativa de marcações

42. 5.1.2 Após realizar as ações demonstradas, o sistema gera uma mensagem de confirmação. Insira um
comentário na aprovação/reprovação. Em seguida, selecione o botão Ok.

43. Com base no planejamento e nas marcações de entrada e saída, o sistema mostrará se existem horas a menos
(ausências) ou horas a mais (horas extras) a serem tratadas.
5.2 Erros de marcações (espelho de ponto)
Não existe uma ordem para realizarmos as tratativas das ausências ou horas extras.
Porém, antes de realizar as
tratativas, todas as
marcações deverão estar
corretas, (apenas
marcações pares) pois, desta
forma, o sistema mostrará
apenas as pendências de
ponto.

44. Após conferir se todos os registros de marcações estão corretos, o sistema criará uma
lista de ausência/falta do colaborador, dependendo do registro de frequência.
5.2.1 Classificação de ausências do colaborador
Clicando em “Ausências” uma
nova janela será exibida.

45. O registro em “verde”,
conhecido como tolerância, é
classificado automaticamente
de
acordo com as regras da
instituição e não é possível
alterar.
Observe que temos algumas
ocorrências para realizarmos
a tratativa desses
atrasos/faltas.

46. Por padrão, todas as ausências não tratadas encontram-se no estado ÑD = Não definido. Para
justificar uma ausência, deve-se selecionar a coluna “Outros” para que a justificativa seja inserida.

47. Selecione a justificativa e clique no símbolo [+] para que a justificativa seja adicionada.

48. Após, clique em “Sair” e grave a alteração.

49. •Para simular um pedido de ausência, selecione o pedido e selecione o botão Simular Pedidos;
•Para aprovar, selecione o botão Gravar;
•Para recusar, selecione o botão Recusar Pedidos.
5.2.2 Visualizando os pedidos – Justificativa de ausências

50. Mostrar como é inserido as ausências dentro do calendário de ausências, foco em casamento, paternidade e eleição:

51. Após conferir se todos os registros de marcações estão corretos, o sistema poderá criar uma lista de horas extras do
colaborador dependendo do registro de frequência.
5.2.3 Classificação das horas excedentes do colaborador

52. Clicando em “Horas Extras” uma nova janela será exibida.
O registro em “verde”, conhecido
como tolerância, é classificado
automaticamente de acordo com
as regras da instituição e não é
possível alterar.
Por padrão, toda hora extra não
tratada encontra-se no estado ÑD
= Não definido. Para justificar
uma hora extra, deve-se
selecionar a coluna “Banco de
Horas (+)” ou “Pago”, sendo:
• Banco de Horas: O saldo
positivo que é inserido no banco
de horas do colaborador;
• Pago: A hora extra é paga em
folha de pagamento.

53. Após selecionar a opção “horas excedentes” no ponto de
situação, esta será a sua visão.
•Na tela de classificação de horas excedentes está disponível
uma coluna com a justificativa do colaborador, pois é
obrigatório que o colaborador a realize junto ao portal do
colaborador.
•Falar do “EXIBIR PEDIDOS DE COLABORADORES”
A justificativa não deve impedir de que as horas sejam
contabilizadas para banco de horas, porém será utilizada como
indicador das horas realizadas com e sem a aprovação do
gestor.
•Após a visualização e se necessário reclassificação,
obrigatório que selecione todas as horas para
Banco de
Horas através do flag.
5.2.4 Visualizando os pedidos – Justificativa de horas excedentes do colaborador

54. 6 VISÃO GERENCIAL DAS TRATATIVAS
6.1 Ponto de Situação
O PONTO DE SITUAÇÃO foi
criado para o gestor ter
visibilidade das ocorrências
que necessitam de
tratativas, como os erros de
marcações, horas a menos e
horas a mais. Com o formato
de listagem, o gestor não
terá a necessidade de
acessar pontualmente cada
colaborador, pois nesta tela
há a relação de todos.
Para acessar, clique em
“Ponto de situação”.

55. Após clicar em ponto de situação, uma nova janela de filtros será exibida.
O filtro ajudará
visualizar as
ocorrências de ponto
por quadro ou
colaboradores. Então,
selecione o período
desejado e escolha o
filtro “Quadro” ou
“Colaboradores” e
clique em “Procurar”.
Na sequência,
selecione os quadros
ou colaboradores que
deseja e clique em
“OK”.

56. A janela abaixo será exibida.
Na lateral esquerda, clique em “Ausência/Tempo extra por justificar”.

57. O gestor terá visibilidade de todas as ocorrências de seus colaboradores (ausências, horas extras
e erros de marcações).
Recapitulando:
• Erros de marcações: Falta de registro de ponto (por algum motivo o colaborador deixou de
realizar a marcação);
• Ausências: Ocorrências de atrasos ou faltas;
• Horas extras: Ocorrências de horas excedentes (o colaborador terá as horas/minutos lançados
em banco de horas).
Clicando com o lado direito do mouse sobre qualquer uma das ocorrências (erros de marcação,
ausências ou horas extras), o sistema exibe um navegador indo direto para a ocorrência
apresentada para que ela possa receber a tratativa.

58. Apenas para reforço, o intuito dessa tela é o gestor ter visão do que ele precisa tratar.

59. 6.2 Estado da Gestão de Tempos
Assim como o ponto de situação, o ESTADO DA GESTÃO DE TEMPOS foi criado para o gestor ter visibilidade
das ocorrências que necessitam de tratativas (erros de marcações, horas a menos e horas a mais).
6.2.1 Gestão de tempos do colaborador
Ambas as telas apresentam os mesmos dados, porém o estado da gestão de tempos é de forma mais visual.
Os indicadores de tratativas são
exibidos em gráficos no formato de
pizza (%), o que auxilia no
apontamento de tratativas
concluídas e pendentes.
Para ter acesso a essa
visualização, clique em “Estado da
gestão de tempos”.

60. Após clicar em “Estado da gestão de tempos”, uma nova janela de filtros será exibida.
O filtro ajudará visualizar as
ocorrências de ponto por
quadro ou colaboradores.
Então, selecione o período
desejado e escolha o filtro
“Quadro” ou “Colaboradores” e
clique em “Procurar”. Na
sequência, selecione os
quadros ou colaboradores que
deseja e clique em “OK”.

61. De acordo com a estrutura hierárquica, é possível navegar e ter visibilidade em percentagens do que foi tratado
ou necessita de tratativa.
A navegação através da
estrutura hierárquica
proporciona identificar quais
colaboradores não estão com a
tratativa 100%, sendo:
Círculo vermelho: Existe
tratativa para aquele colaborador.
Círculo verde: As tratativas
foram executadas
corretamente.

62. 7. Como realizar o download e explicar o que é gerado em cada relatório

63. PÚBLICO
PÚBLICO
Onde há vida,