Manual Usuario de manejo de balance semestral de la contraloria

temas de fiscalización y balance semestral

1. Contraloría General de la República
del Perú


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Manual del Sistema de
Balance Semestral



Rol: Encargado de Registro de
Información

2. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
Manual del Rol : Encargado de Registro de Información

2

SUBGERENCIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Versión 1.0.0
ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN 3
2 OBJETIVOS Y ALCANCE 3
2.1. Objetivos 3
2.2. Alcance 3
2.3. Definiciones y Abreviaturas 3
2.3.1. Definiciones 3
2.3.2. Abreviaturas 3
3. BARRA DE HERRAMIENTAS / BOTON ES PRINCIPALES DEL SISTEMA 4
4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA 5
4.1. Descripción de acceso al sistema 5
4.1.1 Solicitud de Acceso al Sistema 5
4.1.2 Autentificación del Usuario 6
4.1.3 ¿Olvidó su Contraseña? 9
4.1.4 Página Principal del SCA 10
4.1.5 Página Principal del SBRF 11
4.2. Balance Semestral 12
4.3. Planificación 13
4.3.1. Planificación - Acuerdos 13
4.3.2. Planificación – Actividades 15
4.4. Ejecución 17
4.4.1. Ejecución – Gasto 17
4.5. Resultados 20
4.5.1. Resultados - Logros 21
Se tiene las opciones para Logros: 21
4.5.2. Resultados - Dificultades 21
Se tiene las opciones para Dificultad: 21
4.5.3. Resultados - Recomendaciones 22
Se tiene las opciones para Recomendación: 22
4.5.4. Resultados - Recomendaciones 23
Se tiene las opciones para Actas e Informes: 23

3. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
Manual del Rol : Encargado de Registro de Información

3

MANUAL DE USUARIO

1 INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como propósito guiar al usuario con rol de Encargado de Registro
de Información durante el proceso operativo del Sistema de Balance Semestral de Recursos
de Fiscalización (en adelante SBRF) el sistema informático da soporte a los procesos
comprendidos en la Resolución de Contraloría N° 266-2022-CG: Balance Semestral de los
regidores municipales y consejeros regionales sobre el monto destinado al
fortalecimiento de la función de fiscalización.

2 OBJETIVOS Y ALCANCE
2.1. Objetivos
Este manual tiene como finalidad dar a conocer al usuario las características y
funcionalidades del SBRF. Por lo tanto, se ha desarrollado de acuerdo con los
requerimientos establecidos una interfaz amigable para el usuario.

2.2. Alcance
El alcance de este manual es explicar la funcionalidad de los módulos a los que puede
acceder el usuario con rol Encargado de Registro de Información; tal como: Balance
Semestral, Planificación, Ejecución y Resultados.

El presente manual está orientado a un perfil “Básico”.

2.3. Definiciones y Abreviaturas
2.3.1. Definiciones

1. Filtro
Facilita la búsqueda de un subconjunto de datos según criterios
establecidos dentro de un rango de datos. El filtrado oculta
temporalmente los registros que no desea mostrar.
2. Grilla
Tabla que muestra todos los registros o el resultado de un filtro.

2.3.2. Abreviaturas
CGR : Contraloría General de la República del Perú
SBRF : Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
SCA : Sistema Central de Aplicaciones

4. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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3. BARRA DE HERRAMIENTAS / BOTONES PRINCIPALES DEL SISTEMA

Botón Descripción

Permite agregar un nuevo registro.

Permite editar un registro seleccionado.

Permite eliminar un registro seleccionado.

Permite guardar un nuevo registro o actualizar un
registro seleccionado para editar.

Permite guardar un nuevo registro.

Permite retornar a la página anterior o cancelar
alguna acción.

Permite retornar a la página anterior o cancelar
alguna acción.

Permite ejecutar la búsqueda de registro(s), mediante
los criterios seleccionados o filtros.

Botonera de la paginación. Permite mostrar grupos
de 10 registros en una grilla o tabla.

Permite limpiar los filtros o criterios de búsqueda.

Permite vincular personas o integrantes a un registro.

Permite desvincular personas o integrantes a un
registro.

Permite descargar un documento adjunto.

Permite eliminar un documento adjunto a un registro.

El botón x en una ventana modal, permite cerrar la
misma.

Permite ampliar el formulario para adjuntar un grupo
de documentos.

5. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
Manual del Rol : Encargado de Registro de Información

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4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

4.1. Descripción de acceso al sistema
El ingreso al sistema es mediante el enlace:
https://apps1.contraloria.gob.pe/SIBAREF/login.aspx


Figura 1 Acceso al sistema


4.1.1 Solicitud de Acceso al Sistema
El Encargado de Registro de Información solicita su acceso mediante el
formulario de solicitud, dando clic al botón:



Figura 2 Acceso al sistema

El formulario se compone de las siguientes partes:

• Tipo de documento: Lista seleccionable.
• Número de documento: editable.
• Fec. Nacimiento: Se puede digitar o seleccionar del calendario
• Primer apellido

6. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
Manual del Rol : Encargado de Registro de Información

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- Si tipo de documento es DNI entonces es no editable, sino es
editable.
• Segundo apellido
- Si tipo de documento es DNI entonces es no editable, sino es
editable
• Nombres
- Si tipo de documento es DNI entonces es no editable, sino es
editable
• Correo electrónico: editable.
• Teléfono de referencia: editable.
• Entidad: autocompletable, se escribe el nombre de la entidad y el
sistema muestra las entidades que van cumpliendo con lo digitado.
• Rol: seleccionar Encargado de Registro de Información
• Cargo: editable
• Fec. Cargo: Fecha de Inicio del cargo.
• eCasillas: Indica si el solicitante tiene o no casilla electrónica, de no tener
el sistema muestra un mensaje en caso que desee configurar su casilla
electrónica.
• Documento de sustento: se abre una ventana para seleccionar en sus
carpetas el documento que sustenta su solicitud.


Figura 3 Sugerencia para configurar su Casilla Electrónica.



Figura 4 Mensaje de un registro de solicitud correcta


4.1.2 Autentificación del Usuario
Una vez que el Encargado de Registro de Información, tenga aprobada su
solicitud de acceso o el Administrador haya registrado su usuario, debe
ingresar al sistema dando clic al botón:

Este botón re direccionará a la página de autentificación del SCA, donde se
solicita ingresar el usuario y contraseña. Ver figura siguiente.

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Figura 5 Autentificación en el SCA

Los campos correspondientes a la Figura 2, son los siguientes:
➢ Usuario: Dato de entrada, que permite ingresar el usuario asignado.
En este caso la letra “U” +código de usuario ejemplo: U60488.
➢ Contraseña: Dato de entrada que permite ingresar la contraseña.
En este caso es la contraseña utilizada en el Sistema Central de
Aplicaciones en adelante SCA,

A continuación, se detallan los pasos a seguir para acceder al sistema:
➢ Ingrese el nombre de usuario asignado en el campo Usuario.
➢ Ingrese el dato de contraseña, en el campo Contraseña.
➢ Seleccione la opción “Ingresar”.


Si el usuario no ingresa dato alguno y selecciona la opción “Ingresar”, el
sistema emitirá las alertas para el ingreso de datos. Ver figura siguiente.

8. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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Figura 6 Campos en blanco

Si el usuario ingresa un nombre de usuario que no exista o es incorrecto, el
sistema emitirá el mensaje de no acceso. Ver figura siguiente.


Figura 7 Usuario errado

Si el usuario ingresa el código de seguridad incorrecto (CAPTCHA), el
sistema mostrará el siguiente mensaje. Ver figura siguiente

9. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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Figura 8 Código de verificación incorrecto

4.1.3 ¿Olvidó su Contraseña?
En esta opción el usuario podrá realizar el procedimiento de Olvido de
contraseña. Ver figura siguiente



Figura 9 Acceso directo a Olvido de Contraseña

✓ Esta opción invocará el formulario de olvido de contraseña del SCA. Ver
figura siguiente.

10. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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Figura 10 Formulario de Olvido de Contraseña del SCA

✓ El formulario pedirá el ingreso de:
1. Código de usuario
2. DNI del usuario
3. Código Captcha

✓ Luego dar clic al botón Generar nueva contraseña. Ver figura siguiente.

Figura 11 Genera nueva Contraseña del SCA

4.1.4 Página Principal del SCA
Una vez ingresados, con éxito, los datos en la autentificación del usuario, el
sistema mostrará la Página Principal del SCA, en donde el usuario deberá hacer
clic en el ícono que se muestra en la imagen siguiente:

Figura 12 Seleccionar ícono para ingresar al SBRF

11. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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4.1.5 Página Principal del SBRF
Una vez ingresado al sistema, se muestra la pantalla principal:

Figura 13 Página Principal

a. Acceso a las opciones del menú. En esta zona el usuario podrá visualizar de
manera rápida los módulos a los que tenga acceso, de acuerdo con el rol
seleccionado. Ver figura siguiente.


Figura 14 Acceso al menú

b. Datos del usuario. El sistema mostrará los datos del usuario como Entidad, rol,
Nombres y Apellidos en la parte superior de la página principal. Ver figura siguiente.


Figura 15 Página Principal - Datos del usuario

c. Salir. Ubicada en la parte superior derecha de la pantalla, aparece al hacer clic en
el nombre del usuario, permite cerrar la sesión de usuario en el sistema. Ver figura
siguiente.


Figura 16 Página Principal - Salir

d. Manuales de usuario. En esta sección se podrá observar los manuales de
usuario. Ver figura siguiente.

12. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
Manual del Rol : Encargado de Registro de Información

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Figura 27 Página Principal – Manuales de usuarios


4.2. Balance Semestral
Pemite crear un balance o seleccionar uno para visualizar la información registrada
en el Planeamiento, Ejecución y Resultados.


Figura 18 Balance Semestral

Cuenta con dos secciones: Filtros y la grilla de resultados.

La sección de filtros tiene los siguientes controles:

• Entidad, bloqueado a la entidad del Encargado de Registro de Información.
• Año, se pueden filtrar los balances por año.
• Periodo, se pueden filtrar los balances por periodo según el año
seleccionado anteriormente.
• Estado, se pueden filtrar los balances por su estado.

Una vez definido los criterios de búsqueda, se presiona el botón


Figura 19 Resultado de una búsqueda

Esta sección muestra las acciones:
• Nuevo Balance Semestral, permite al rol registrar el Balance en caso no se
haya creado.

13. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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Figura 29 Creación del Periodo de Balance
- Se selecciona el año registrado por el Administrador, y su periodo.
Una vez seleccionado los datos se presiona el botón .
• Editar, permite seleccionar un balance y recuperar la información de su
periodo: Planificación, Ejecución y Resultados. Habilitándose


4.3. Planificación
La planificación se compone de dos módulos: Los acuerdos que están asociados a
las entidades y las actividades de fiscalización relacionada a los acuerdos y al
balance.

4.3.1. Planificación - Acuerdos
Se compone de dos secciones: los filtros de búsqueda y la grilla de
resultados.

La sección de filtros tiene los siguientes controles:

• Tipo, lista si es acuerdo de fiscalizción o fiscalizción individual
• Nro Acuerdo, se digita el número del acuerdo
• Descripción, se digita la descripción del acuerdo.
• Tipo de fecha, lista los tipos de fecha que se pueden filtrar
• Fechas Desde y Hasta, son los rangos para el tipo de fecha seleccionado.

Una vez seleccionado los criterios de búsqueda se presiona el botón
y la grilla muestra los resultados.

La sección resultados tiene las siguientes opciones:

• Registro de nuevo acuerdo, se presiona el botón el sistema
mostrará el formulario modal para completar el registro de un nuevo
acuerdo:

14. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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Figura 20 Formulario de registro de Acuerdo

o Tipo, puede ser Fiscalización Individual o Acuerdo de Fiscalización.
o N° Acuerdo, en caso que se seleccionó en tipo Acuerdo de
Fiscalización, se ingresa en número del Acuerdo.
o N° de Documento de iniciativa de fiscalización, en caso que se
seleccionó en tipo Fiscalización Individual, se ingrea el número del
documento.
o Descripción de Acuerdo de Fiscalización, detalle del Acuerdo de
fiscalización.
o Descripción del Asunto Fiscalización Individual, detalle de la
Fiscalización Individual.
o Integrantes, se vincula o desvinculan integrantes relacionados al
Acuerdo, para ello se debe seleccionar el integrante, el tipo de
comisión y presionar agregar. En caso que el tipo se otro, se digita
el nombre de esa comisión:

o Fecha de Sesión, se selecciona o digita dd/mm/yyyy la fecha de
sesión para Acuerdo de fiscalización.
o Fecha de iniciativa de fiscalización individual, se selecciona o digita
dd/mm/yyyy la fecha de iniciativa para Fiscalización Individual.
o Fecha de inicio programado, se selecciona o digita dd/mm/yyyy la
fecha de inicio programado.
o Fecha de fin programado, se selecciona o digita dd/mm/yyyy la
fecha fin programado.
o Observaciones, se ingresa las observaciones.
o Comentarios, se ingresa los comentarios.
o Acta, se adjunta el acta del acuerdo.
o Completado el formulario se presiona el botón .

15. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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Figura 21 Formulario de Agregación de Integrantes

o Integrantes, muestra los consejeros regionales/regidores
municipales registrados en el sistema (que tienen acceso al
sistema).
o Tipo de Comisión, permite seleccionar el tipo de Comisión, en caso
que se desee vincular una que no exista se escoje otros y se digita
el nombre. En caso que no pertenezcan a una comisión se
selecciona Ninguna.
o Para desvincular un integrante, se selecciona el registro y presiona
el botón

• Editar acuerdo, para editar un acuerdo, se selecciona de la grilla de
resultados el registro a editar y se presiona el botón el sistema
muestra el formulario de actualización. Finalizada la edición se presiona el
botón
• Eliminar un acuerdo, se selecciona el registro a eliminar y se presiona el
botón el sistema solicitará confirmación de la acción.


4.3.2. Planificación – Actividades

Figura 22 Planificación - Actividades
Se compone de dos secciones: los filtros de búsqueda y la grilla de
resultados.
La sección de filtros tiene los siguientes controles:



Figura 23 Filtros para Actividades

16. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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• Acuerdos / Fiscalización Individual, filtro por tipo
• Sistema Administrativo, es una lista de los sistemas administrativos
• Tema vinculante, lista asociado al tema de la actividad
• Tipo, es una lista de la naturaleza de lo que se va a fiscalizar: obra,
serivico, proyecto, etc.
• Actividad de fiscalización, filtro de la descripción de la actividad.

Una vez seleccionado los criterios de búsqueda se presiona el botón
y la grilla muestra los resultados.

La sección resultados tiene las siguientes opciones:

• Registro de una nueva actividad, se presiona el botón el sistema
mostrará el formulario modal para completar el registro:


Figura 24 Registro de una Actividad
o Acuerdos de fiscalización / Fiscalización individual, se selecciona el
acuerdo.
o Descripción de la actividad de Fiscalización.
o Fecha inicio programada, se selecciona o digita dd/mm/yyyy la
fecha de inicio.
o Fecha fin programada, se selecciona o digita dd/mm/yyyy la fecha
fin.
o Código Único, se ingresa el código único de la actividad.
o Responsable, lista los funcionarios vinculados en el acuerdo
seleccionado.
o Sistema Administrativo, lista los sistemas administrativos.
o Tema Vinculado, lista los temas como conflictos de interés, peritaje
fraguado, etc.
o Tipo de objeto, lista los tipos: bienes, obras, proyectos, etc.
o Confidelcial, indica si la actividad tiene un carácter de confidencial.
o Para registrar la actividad se presiona el botón

• Editar actividad, se selecciona de la grilla de resultados el registro a editar y
se presiona el botón el sistema muestra el formulario de
actualización. Finalizada la edición se presiona el botón
• Eliminar una actividad, se selecciona el registro a eliminar y se presiona el
botón el sistema solicitará confirmación de la acción.

17. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
Manual del Rol : Encargado de Registro de Información

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4.4. Ejecución
4.4.1. Ejecución – Gasto

Figura 25 Ejecución - Gasto


Se compone de dos secciones: la matriz de actividad y la grilla de
resultados.
La matriz de actividad tiene las siguientes opciones:


Figura 26 Matriz de actividades y opciones de constancias

• Ítem, el número de actividades
• Acuerdo
• Actividad, código y tema vinculado
• Estado, indica el estado de la actividad:
o Firmado, que la actividad se ha firmado para sus gastos
o Constancia Generada, indica que se ha generado la constancia
pero aún no ha sido firmada.
o Pendiente, que la actividad no ha generado constancia.
• Búsqueda, es un campo que permite filtrar por palabra sobre cualquier
texto de la grilla.
• : botón que permite la descarga de una constancia
firmada. Se activa cuando el registro esta con estado: Firmado.

Al seleccionar un registro de la matriz de actividades, la grilla de resultados
filtra los gastos de la actividad seleccionada.

18. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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La sección resultados tiene las siguientes opciones:

• Registro de un nuevo gasto, se presiona el botón el sistema
mostrará el formulario modal para completar el registro:


Figura 27 Registro de un gasto
o Actividad, lista las actividades registradas en el Planeamiento.
o Tipo Gasto, lista los tipos de gasto. Dependiendo de la selección se
muestran u ocultan campos para registrar el gasto:


Figura 28 Campos para el tipo de Gasto: Encargo Interno


Figura 29 Campos para el tipo de Gasto: Órdenes de Compra/Servicios

19. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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Figura 30 Campos para el tipo de Gasto: Otros Gastos


Figura 31 Campos para el tipo de Gasto: Pasajes


Figura 32 Campos para el tipo de Gasto: Viáticos

Una vez completado el formulario, se puede adjuntar hasta 5 documentos,
para ello se presiona en


Figura 33 Adjuntar documentos

20. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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• Editar gasto, se selecciona de la grilla de resultados el registro a editar y se
presiona el botón el sistema muestra el formulario de actualización.
Finalizada la edición se presiona el botón
• Eliminar un gasto, se selecciona el registro a eliminar y se presiona el
botón el sistema solicitará confirmación de la acción.


4.5. Resultados

Figura 34 Resultados de las Actividades de Fiscalización

Se compone de dos secciones: la matriz de actvidades y las pestañas de: Logro,
Dificultades, Recomendaciones y Actas e Informes.

La matriz de actividades tiene los siguientes campos:

• Ítem, el número de actividades
• Acuerdo
• Actividad, código y tema vinculado
• Estado, indica el estado de la actividad:
o Firmado, que la actividad se ha firmado para sus resultados
o Constancia Generada, indica que se ha generado la constancia
pero aún no ha sido firmada.
o Pendiente, que la actividad no ha generado constancia.
• Búsqueda, es un campo que permite filtrar por palabra sobre cualquier
texto de la grilla.
• : botón que permite la descarga de una constancia
firmada. Se activa cuando el registro esta con estado: Firmado.

Al seleccionar un registro de la matriz de actividades, la grilla de resultados
filtra los Logros, Dificultades, recomendaciones y actas de la actividad
seleccionada.

La sección de resultados, muestra agrupado los campos de Logro, Dificultades,
Recomendaciones y Actas e Informes:

21. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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4.5.1. Resultados - Logros

Figura 35 Resultados - Logros

Se tiene las opciones para Logros:
• Registro de un nuevo Logro, se presiona el botón el sistema mostrará
el formulario modal para completar el registro:


Figura 36 Registro de un Logro

o Acuerdo de fiscalización / Fiscalización individual, seleccionable.
o Actividad de fiscalización, seleccionable.
o Observaciones, se digita el logro.

• Editar logro, se selecciona de la grilla de resultados el registro a editar y se
presiona el botón el sistema muestra el formulario de actualización.
Finalizada la edición se presiona el botón
• Eliminar un logro, se selecciona el registro a eliminar y se presiona el botón
el sistema solicitará confirmación de la acción.


4.5.2. Resultados - Dificultades

Figura 37 Resultados - Dificultades

Se tiene las opciones para Dificultad:
• Registro de una nueva Dificultad, se presiona el botón el sistema
mostrará el formulario modal para completar el registro:

22. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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Figura 38 Registro de una Dificultad

o Acuerdo de fiscalización / Fiscalización individual, seleccionable.
o Actividad de fiscalización, seleccionable.
o Observaciones, se digita la dificultad.

• Editar dificultad, se selecciona de la grilla de resultados el registro a editar y
se presiona el botón el sistema muestra el formulario de
actualización. Finalizada la edición se presiona el botón
• Eliminar una dificultad, se selecciona el registro a eliminar y se presiona el
botón el sistema solicitará confirmación de la acción.


4.5.3. Resultados - Recomendaciones

Figura 39 Resultados - Recomendaciones

Se tiene las opciones para Recomendación:
• Registro de una nueva Recomendación, se presiona el botón el
sistema mostrará el formulario modal para completar el registro:

Figura 40 Registro de una Recomendación

o Acuerdo de fiscalización / Fiscalización individual, seleccionable.
o Actividad de fiscalización, seleccionable.

23. SBRF – Sistema de Balance de Recursos de Fiscalización
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o Observaciones, se digita la recomendación.

• Editar recomendación, se selecciona de la grilla de resultados el registro a
editar y se presiona el botón el sistema muestra el formulario de
actualización. Finalizada la edición se presiona el botón
• Eliminar una recomendación, se selecciona el registro a eliminar y se
presiona el botón el sistema solicitará confirmación de la acción.

4.5.4. Resultados - Recomendaciones

Figura 41 Resultados – Actas e Informes
Se tiene las opciones para Actas e Informes:
• Registro de un nuevo Actas e Informes, se presiona el botón el
sistema mostrará el formulario modal para completar el registro:

Figura 42 Registro de un Actas e Informes

o Acuerdo de fiscalización / Fiscalización individual, seleccionable.
o Actividad de fiscalización, seleccionable.
o Tipo de documento, lista seleccionable.
o N° de documento, se ingresa el número del documento.
o Fecha de documento, se selecciona o digita dd/mm/yyyy la fecha
del documento.
o Documento de sustento, se adjunta un pdf.

• Editar Acta e Informe, se selecciona de la grilla de resultados el registro a
editar y se presiona el botón el sistema muestra el formulario de
actualización. Finalizada la edición se presiona el botón
• Eliminar un Acta e Informe, se selecciona el registro a eliminar y se
presiona el botón el sistema solicitará confirmación de la acción.