Mapa Conceptual Comunicaciones escritas y correspondencia.pdf

comunicaciones escritas y correspondencia

1. Hace referencia a la
asignación de áreas,
cargos y
responsabilidades
según una estructura
jerárquica delimitada
en la que se
identifican roles,
funciones y autoridad.
Este tipo de organización
permite la creación de
vínculos personales y
sociales, es totalmente
paralela a la
organización formal de la
empresa, es espontánea y
debe ser observada y
tenida en cuenta a la hora
de tomar decisiones
1 2
ORGANIZACIÓN
FORMAL
ORGANIZACIÓN
INFORMAL
Sobre: es la cubierta
donde se presenta la
carta o documento
para su envío
posterior.
Papel: es el material
utilizado para la
escritura del mensaje.
Acta
Carta
Certificado
Constancia
Circular
Informe
Memorando
Contrato
ELEMENTOS FÍSICOS DE
LAS COMUNICACIONES
ESCRITAS Y
CORRESPONDENCIA
TIPOS DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Conservación de
documentos: Conjunto de medidas
tomadas para garantizar el buen
estado de los documentos.
Conservación documental:
conjunto de medidas de
conservación, preventiva y
conservación restauración
adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los
documentos análogos de archivo.
Conjunto de estrategias y medidas
de orden técnico, político y
administrativo orientadas a evitar o
reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando
su integridad y estabilidad.
Conjunto de acciones y estándares
aplicados a los documentos durante
su gestión para garantizar su
preservación en el tiempo.
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS Y
DOCUMENTAL
CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y
PRESERVACIÓN
A LARGO PLAZO
EL ARCHIVO DE COMUNICACIONES ESCRITAS Y
CORRESPONDENCIA
ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN
DE LA EMPRESA
La estructura y organización de la
empresa es importante para definir los
procesos y procedimientos asociados
con la gestión documental, registro de
documentos y manejo de archivo. Se
divide en 2 tipos de organización.
DOCUMENTOS, CLASIFICACIÓN Y
SISTEMA DE REGISTRO
CARACTERÍSTICAS
Lenguaje claro, concreto y apropiado.
Frases cortas y comprensibles.
Con reglas ortográficas y gramaticales.
El mantenimiento del archivo tiene como función
principal prevenir la perdida de información y
degradación de sus soportes a causa de las
condiciones deficientes de mantenimiento a nivel
locativo y de infraestructura.
El mantenimiento del archivo está asociado con
cuatro conceptos claves que son:
IDENTIFICADA POR SER
Organización jerárquica1.
Organización espontánea2.
REGISTRO
Lugar donde se centraliza la
entrada o salida de documentos.
PROGRAMA DE PREVENCIÓN
Y MANTENIMIENTO
Identificar y valorar los riesgos
Establecer un plan de contingencia con
metas y recursos.
Preparar un plan de emergencia.
Capacitación
Evaluación de funcionalidad
Definir acciones en caso siniestro.
Definir acciones para la evaluación de
daño.
Registro general: de
entrada y salida.
Registro auxiliar.
Registro de archivo.
CLASES DE
REGISTRO
FUNCIONES DEL
REGISTRO
Facilitar la localización de un determinado
escrito o documento.
Servir de prueba sobre el envío e
ingreso de un documento a una entidad.
Localizar el lugar concreto donde se halla
el documento o escrito y su destino final.
Consultar los datos más significativos
de un documento sin necesidad de
buscar el documento directamente.
GESTIÓN DEL RIESGO Y
MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO