Memoria de residencia en ingenio la gloria
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Dec 09, 2016
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About This Presentation
Tesis de residencia
Slide Content
EVALUACION DEL PROCESO DE COMPRAS IMPLEMENTADO EN
INGENIO LA GLORIA, S.A. PARA EL MEJORAMIENTO
CONTINUO DE SUS PROCESOS.
INFORME TECNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL
Carrera:
LICENCIATURA EN ADMINISTRACION
Presenta:
ESTRELLA HERNANDEZ LEAL
No. Control: 12881708
Úrsulo Galván, Ver., Diciembre de 2016.
TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO
Instituto Tecnológico de Úrsulo Galván
INGENIO LA GLORIA, S.A. PARA EL MEJORAMIENTO
CONTINUO DE SUS PROCESOS.
INFORME TECNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL
Carrera:
LICENCIATURA EN ADMINISTRACION
Presenta:
ESTRELLA HERNANDEZ LEAL
No. Control: 12881708
Úrsulo Galván, Ver., Diciembre de 2016.
TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO
Instituto Tecnológico de Úrsulo Galván
I. INTRODUCCIÓN
La residencia profesional, es una estrategia de carácter curricular, que permite al
estudiante incorporarse profesionalmente al sector productivo, en este caso el
presente trabajo se realizó en el Ingenio la Gloria, a través del proyecto “Evaluación
Del Proceso De Compras Implementado En Ingenio La Gloria, S.A. Para El
Mejoramiento Continuo De Sus Procesos.
El objetivo de este trabajo es detectar y corregir las deficiencias que afectan el
proceso de compras que maneja esta empresa, para así proponer una solución
viable, mediante el análisis y evaluación de las mismas
Conocer el proceso de compras que opera en el ingenio la Gloria, y de todas las
actividades que se llevan a cabo durante el mismo, pueden ser de fracaso o éxito de
la empresa, puesto que la mayoría de las actividades giran en relación de este
departamento, y aún más en el periodo de zafra, que es cuando se realizan compras
inesperadas, por alguna falla que pueda haber en el proceso debido a que algún
equipo o refacción pueda sufrir una descompostura, es de inmediato que el personal
de compras tiene que agilizarse para contactar al proveedor que surtió este equipo
para que de inmediato le resuelva este imprevisto ya que debido a las fallas como
este la producción tiene que parar.
Toda empresa no importando su actividad o giro, necesita realizar ciertas compras,
ya sea para adquirir ciertos insumos/materiales, mobiliario y equipo para poder llevar
a cabo sus actividades, en este caso el ingenio la Gloria, realiza compra de equipos,
refacciones, químicos, combustibles y aceites, para el área de fábricas, en el periodo
de reparación y/o en zafra, por otro lado también se efectúan compras de material y
artículos de oficina, así como también equipo de cómputo para las oficinas y demás,
necesarias para realizar sus actividades administrativas.
En el ingenio la Gloria S.A, las compras juegan un papel importante dentro de esta
empresa, tanto en periodo de zafra como de reparación, siendo esta la más importante
ya que el área de fábrica obtiene el materia y equipo necesario para efectuar la
reparación de maquinaria y equipo así también como la adquisición de químicos para
el procesamiento de la caña de azúcar y tener como resultado, la azúcar y demás
La residencia profesional, es una estrategia de carácter curricular, que permite al
estudiante incorporarse profesionalmente al sector productivo, en este caso el
presente trabajo se realizó en el Ingenio la Gloria, a través del proyecto “Evaluación
Del Proceso De Compras Implementado En Ingenio La Gloria, S.A. Para El
Mejoramiento Continuo De Sus Procesos.
El objetivo de este trabajo es detectar y corregir las deficiencias que afectan el
proceso de compras que maneja esta empresa, para así proponer una solución
viable, mediante el análisis y evaluación de las mismas
Conocer el proceso de compras que opera en el ingenio la Gloria, y de todas las
actividades que se llevan a cabo durante el mismo, pueden ser de fracaso o éxito de
la empresa, puesto que la mayoría de las actividades giran en relación de este
departamento, y aún más en el periodo de zafra, que es cuando se realizan compras
inesperadas, por alguna falla que pueda haber en el proceso debido a que algún
equipo o refacción pueda sufrir una descompostura, es de inmediato que el personal
de compras tiene que agilizarse para contactar al proveedor que surtió este equipo
para que de inmediato le resuelva este imprevisto ya que debido a las fallas como
este la producción tiene que parar.
Toda empresa no importando su actividad o giro, necesita realizar ciertas compras,
ya sea para adquirir ciertos insumos/materiales, mobiliario y equipo para poder llevar
a cabo sus actividades, en este caso el ingenio la Gloria, realiza compra de equipos,
refacciones, químicos, combustibles y aceites, para el área de fábricas, en el periodo
de reparación y/o en zafra, por otro lado también se efectúan compras de material y
artículos de oficina, así como también equipo de cómputo para las oficinas y demás,
necesarias para realizar sus actividades administrativas.
En el ingenio la Gloria S.A, las compras juegan un papel importante dentro de esta
empresa, tanto en periodo de zafra como de reparación, siendo esta la más importante
ya que el área de fábrica obtiene el materia y equipo necesario para efectuar la
reparación de maquinaria y equipo así también como la adquisición de químicos para
el procesamiento de la caña de azúcar y tener como resultado, la azúcar y demás
derivados de esta. De igual manera las demás áreas del ingenio, como son las
administrativas, las cuales necesitan ciertos materiales y equipo de oficinas para llevar
acabo las actividades correspondientes.
Durante la elaboración del presente trabajo se observó la falta de clasificación de los
proveedores por el medio de contacto ya que no tienen un orden adecuado y esto
hace que el procedimiento de compras genere atrasos en los procesos.
Como también se detectó que la firma de pedidos por parte del usuario no lleva un
control actualizado, carece de procedimientos más lentos en el proceso de compras,
puesto que lo llevan a cabo mediante el registro en una libreta.
administrativas, las cuales necesitan ciertos materiales y equipo de oficinas para llevar
acabo las actividades correspondientes.
Durante la elaboración del presente trabajo se observó la falta de clasificación de los
proveedores por el medio de contacto ya que no tienen un orden adecuado y esto
hace que el procedimiento de compras genere atrasos en los procesos.
Como también se detectó que la firma de pedidos por parte del usuario no lleva un
control actualizado, carece de procedimientos más lentos en el proceso de compras,
puesto que lo llevan a cabo mediante el registro en una libreta.
II. JUSTIFICACIÓN
La realización de este proyecto de residencia se justifica desde diversos ámbitos, ya
que aporta grandes beneficios a diferentes aspectos como los que se mencionan a
continuación.
Académica:
La residencia profesional es desarrollada mediante la realización de un proyecto,
permitiendo con esto la incorporación de alumno al campo laboral de una forma sencilla,
puesto que durante el desarrollo de esta se cuenta con asesoría de un asesor interno y
asesor externo.
Productivo:
En este proyecto permitirá contribuir en gran parte a poner en práctica los conocimientos
adquiridos en la licenciatura, así como el desarrollo y práctica de nuevas habilidades y
capacidades, puesto que en ambiente laboral se tiene nuevas experiencias y además
de que amplían más nuestros conocimientos de un área específica.
Socioeconómica:
El impacto socioeconómico de este proyecto de residencia en la empresa denominada
ingenio la gloria, s.a. hace hincapié en la reducción de costos en los materiales e insumos
a requerir durante el periodo de reparación, debido a que través de esto se selecciona al
proveedor con la mejor propuesta, es decir que cumpla con los tiempos, costos y calidad
requerida. Por lo tanto una buena elección de proveedor que cumplan con estas
características hará una empresa más eficiente.
La realización de este proyecto de residencia se justifica desde diversos ámbitos, ya
que aporta grandes beneficios a diferentes aspectos como los que se mencionan a
continuación.
Académica:
La residencia profesional es desarrollada mediante la realización de un proyecto,
permitiendo con esto la incorporación de alumno al campo laboral de una forma sencilla,
puesto que durante el desarrollo de esta se cuenta con asesoría de un asesor interno y
asesor externo.
Productivo:
En este proyecto permitirá contribuir en gran parte a poner en práctica los conocimientos
adquiridos en la licenciatura, así como el desarrollo y práctica de nuevas habilidades y
capacidades, puesto que en ambiente laboral se tiene nuevas experiencias y además
de que amplían más nuestros conocimientos de un área específica.
Socioeconómica:
El impacto socioeconómico de este proyecto de residencia en la empresa denominada
ingenio la gloria, s.a. hace hincapié en la reducción de costos en los materiales e insumos
a requerir durante el periodo de reparación, debido a que través de esto se selecciona al
proveedor con la mejor propuesta, es decir que cumpla con los tiempos, costos y calidad
requerida. Por lo tanto una buena elección de proveedor que cumplan con estas
características hará una empresa más eficiente.
III. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Detectar y corregir las deficiencias que afectan el proceso de compras para el
mejoramiento continuo de sus procesos.
3.2 OBJETIVO ESPECÍFICO
Revisar el manual de procedimientos para conocer cómo se desarrolla el proceso
de compras en el ingenio la gloria.
Detectar y corregir deficiencias en el proceso de compras
Auxiliar en el desarrollo de actividades afines a este departamento para llevar a
cabo el proceso correctamente.
3.1 OBJETIVO GENERAL
Detectar y corregir las deficiencias que afectan el proceso de compras para el
mejoramiento continuo de sus procesos.
3.2 OBJETIVO ESPECÍFICO
Revisar el manual de procedimientos para conocer cómo se desarrolla el proceso
de compras en el ingenio la gloria.
Detectar y corregir deficiencias en el proceso de compras
Auxiliar en el desarrollo de actividades afines a este departamento para llevar a
cabo el proceso correctamente.
IV. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
4.1) NOMBRE DE LA EMPRESA Y/O RAZON SOCIAL
El ingenio la gloria, s.a. es una empresa de giro industrial, perteneciente al sector privado.
Este se dedica a la producción de azúcar y alcohol en sus diferentes presentaciones.
4.2) DOMICILIO DE LA EMPRESA
Se Encuentra Ubicado En La Congregación De La Gloria Mpio. De Úrsulo Galván, Ver.
4.1) NOMBRE DE LA EMPRESA Y/O RAZON SOCIAL
El ingenio la gloria, s.a. es una empresa de giro industrial, perteneciente al sector privado.
Este se dedica a la producción de azúcar y alcohol en sus diferentes presentaciones.
4.2) DOMICILIO DE LA EMPRESA
Se Encuentra Ubicado En La Congregación De La Gloria Mpio. De Úrsulo Galván, Ver.
Ingenio la gloria S. A.
4.3) ORGANIGRAMA GENERAL
DIRECTOR
SUBDIRECTOR GENERAL
DIRECTOR TECNICO
GERENCIA GENERAL
CHOFER SECRETARIA
GERENTE
ADMINISTR
ATIVO Y
FINANCIERO
SUPTE
FÁBRICA DE
ALCOHOL
JEFE DE
LABORATORIO
DE FÁBRICA
JEFE DE
RELACIONES
INDUSTRIALES
SUPTE
GENERAL
DE
FÁBRICA
OBRAS Y
PROYECTOS,
ENC.DE
OBRAS Y
PROYECTOS
SUPTE.
GENERAL DE
CAMPO
Figura 1: Organigrama De La Empresa
4.3) ORGANIGRAMA GENERAL
DIRECTOR
SUBDIRECTOR GENERAL
DIRECTOR TECNICO
GERENCIA GENERAL
CHOFER SECRETARIA
GERENTE
ADMINISTR
ATIVO Y
FINANCIERO
SUPTE
FÁBRICA DE
ALCOHOL
JEFE DE
LABORATORIO
DE FÁBRICA
JEFE DE
RELACIONES
INDUSTRIALES
SUPTE
GENERAL
DE
FÁBRICA
OBRAS Y
PROYECTOS,
ENC.DE
OBRAS Y
PROYECTOS
SUPTE.
GENERAL DE
CAMPO
Figura 1: Organigrama De La Empresa
4.4) BREVE DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
El ingenio la gloria, S. A. está situado en la parte sur de la costa de Veracruz,
aproximadamente a 35 kilómetros del puerto de Veracruz.
El Ingenio La Gloria, S.A. nació de lo que fuera un trapiche que producía piloncillo y
aguardiente en el año 1917.
En el año 1919 se hicieron las adecuaciones necesarias para producir por primera vez
azúcar y alcohol con un tandem de molinos marca Fulton y Mirles, contando con una
capacidad diaria de molienda de 60 Toneladas, logrando así en el año de 1940 una
molienda diaria de 1,200 toneladas de caña.
En el año de 1947 se formó la sociedad denominada Ingenio La Gloria, S.A. y en 1950
se instaló un tandem de 4 molinos para obtener una molienda de 2,400 toneladas de caña
en 24 horas.
El 6 de octubre de 1980 la iniciativa privada lo entrego al gobierno federal, integrándose
a la Comisión Nacional de la Industria Azucarera.
El ingenio la gloria, S. A. está situado en la parte sur de la costa de Veracruz,
aproximadamente a 35 kilómetros del puerto de Veracruz.
El Ingenio La Gloria, S.A. nació de lo que fuera un trapiche que producía piloncillo y
aguardiente en el año 1917.
En el año 1919 se hicieron las adecuaciones necesarias para producir por primera vez
azúcar y alcohol con un tandem de molinos marca Fulton y Mirles, contando con una
capacidad diaria de molienda de 60 Toneladas, logrando así en el año de 1940 una
molienda diaria de 1,200 toneladas de caña.
En el año de 1947 se formó la sociedad denominada Ingenio La Gloria, S.A. y en 1950
se instaló un tandem de 4 molinos para obtener una molienda de 2,400 toneladas de caña
en 24 horas.
El 6 de octubre de 1980 la iniciativa privada lo entrego al gobierno federal, integrándose
a la Comisión Nacional de la Industria Azucarera.
En noviembre de 1988 el Ingenio es desincorporado del sector oficial al ser adquirido por
Promotora Industrial Azucarera S.A. de C.V. y siendo administrado por Servicios
Azucareros Integrales S.A. de C.V.
Finalmente en Agosto de 1993 pasa a manos de Grupo Azucarero del Trópico quienes lo
modernizan fuertemente para aumentar su productividad.
En ingenio la gloria calidad significa rebasar las expectativas de nuestros clientes,
proporcionándoles productos que cumplan los requisitos establecidos, trabajando
siempre con un sistema de mejora continua que nos permita ser uno de los mejores en
el mercado.
Promotora Industrial Azucarera S.A. de C.V. y siendo administrado por Servicios
Azucareros Integrales S.A. de C.V.
Finalmente en Agosto de 1993 pasa a manos de Grupo Azucarero del Trópico quienes lo
modernizan fuertemente para aumentar su productividad.
En ingenio la gloria calidad significa rebasar las expectativas de nuestros clientes,
proporcionándoles productos que cumplan los requisitos establecidos, trabajando
siempre con un sistema de mejora continua que nos permita ser uno de los mejores en
el mercado.
4.5) Misión
Satisfacer con calidad, ética y honestidad todas las necesidades y expectativas:
De nuestros clientes, en cuanto a productos y servicios.
• De nuestros empleados, en relación a su desarrollo profesional y personal.
• De nuestros accionistas, en materia de rentabilidad, productividad y crecimiento.
• De la sociedad, en función de generar un equilibro sano entre la productividad
empresarial, las actividades sociales y culturales, el medio ambiente y la creación
de empleos.
4.6) Visión
Llegar a ser el complejo agroindustrial azucarero más eficiente y rentable del país, que
genere siempre de manera sustentable, progreso y bienestar para todos los agentes que
participan directa o indirectamente en el desarrollo del negocio.
4.7) Valores:
Ética.
Servicio.
Calidad.
Lealtad
Trabajo en equipo.
Pasión
Sustentabilidad
Satisfacer con calidad, ética y honestidad todas las necesidades y expectativas:
De nuestros clientes, en cuanto a productos y servicios.
• De nuestros empleados, en relación a su desarrollo profesional y personal.
• De nuestros accionistas, en materia de rentabilidad, productividad y crecimiento.
• De la sociedad, en función de generar un equilibro sano entre la productividad
empresarial, las actividades sociales y culturales, el medio ambiente y la creación
de empleos.
4.6) Visión
Llegar a ser el complejo agroindustrial azucarero más eficiente y rentable del país, que
genere siempre de manera sustentable, progreso y bienestar para todos los agentes que
participan directa o indirectamente en el desarrollo del negocio.
4.7) Valores:
Ética.
Servicio.
Calidad.
Lealtad
Trabajo en equipo.
Pasión
Sustentabilidad
4.1 DESCRIPCIÓN DEL ÁREA
DEPARTAMENTO DE COMPRAS INGENIO LA GLORIA, S. A.
El departamento de compras es el encargado de recibir los requerimientos de las
necesidades de los departamentos de las diversidades áreas del ingenio, tanto
administrativas como de fábrica.
Toda compra u orden ya sea de servicio o trabajo deberá contar con una previa
requisición registrada en el sistema (SIGA).
Esta requisición debe de contar con código de partida presupuestal, departamento
y persona que lo requiere.
Se debe contar con una autorización del jefe de departamento.
Una requisición no podrá tener más de una partida presupuestal.
Si la requisición en turno rebasa el presupuesto anual asignado, no podrá
tramitarse la orden de compra y se requerirá de una autorización especial. Ver
procedimiento de autorizaciones de desviaciones presupuestales.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS INGENIO LA GLORIA, S. A.
El departamento de compras es el encargado de recibir los requerimientos de las
necesidades de los departamentos de las diversidades áreas del ingenio, tanto
administrativas como de fábrica.
Toda compra u orden ya sea de servicio o trabajo deberá contar con una previa
requisición registrada en el sistema (SIGA).
Esta requisición debe de contar con código de partida presupuestal, departamento
y persona que lo requiere.
Se debe contar con una autorización del jefe de departamento.
Una requisición no podrá tener más de una partida presupuestal.
Si la requisición en turno rebasa el presupuesto anual asignado, no podrá
tramitarse la orden de compra y se requerirá de una autorización especial. Ver
procedimiento de autorizaciones de desviaciones presupuestales.
El departamento de compras está comprometido por cuatro elementos que son: el jefe
de compras, tres auxiliares de compras; los cuales son los encargados de llevar a cabo
las operaciones necesarias para proveer a la empresa de los insumos o materiales
necesarios para llevar a cabo sus actividades y procesos. Este departamento es auxiliado
por el departamento de servicios administrativos, los cuales se encargan de realizar las
compras menores, es decir aquellas que no rebasan en monto mayor a los $5,000.00,
pasado este monto el departamento de compras efectúa dichas adquisiciones. Hay que
mencionar que el departamento de servicios administrativos auxilia al departamento de
compras en la recolección de algunos paquetes de materiales en paquetería, ya que en
algunas ocasiones los proveedores que surten a la empresa no pueden traer dicha
mercancía hasta las instalaciones del ingenio, ya que son cosas pequeñas que no
convienen pagar flete, para su traslado.
Por otro lado el departamento de compras es auxiliado por el departamento de
presupuestos, para efectuar los depósitos necesarios para cubrir los adeudos a los
proveedores, esto de acuerdo a las condiciones de pago, las cuales pueden ser a crédito
o a contado, mixto, ya sea 50% crédito y 50% contado, o en su caso pago con aviso de
embarque de mercancías.
Por otro lado este departamento es dependiente de la gerencia general, administrativa y
financiera, ya que son estos quienes aprueban la compra de los materiales e insumos a
requerir por los usuarios de cada área o departamento de la empresa. En caso de que el
monto de la compra sea mayor a los $100,000.00, los dueños de la empresa son quienes
los autorizan y dan el visto bueno para su compra.
de compras, tres auxiliares de compras; los cuales son los encargados de llevar a cabo
las operaciones necesarias para proveer a la empresa de los insumos o materiales
necesarios para llevar a cabo sus actividades y procesos. Este departamento es auxiliado
por el departamento de servicios administrativos, los cuales se encargan de realizar las
compras menores, es decir aquellas que no rebasan en monto mayor a los $5,000.00,
pasado este monto el departamento de compras efectúa dichas adquisiciones. Hay que
mencionar que el departamento de servicios administrativos auxilia al departamento de
compras en la recolección de algunos paquetes de materiales en paquetería, ya que en
algunas ocasiones los proveedores que surten a la empresa no pueden traer dicha
mercancía hasta las instalaciones del ingenio, ya que son cosas pequeñas que no
convienen pagar flete, para su traslado.
Por otro lado el departamento de compras es auxiliado por el departamento de
presupuestos, para efectuar los depósitos necesarios para cubrir los adeudos a los
proveedores, esto de acuerdo a las condiciones de pago, las cuales pueden ser a crédito
o a contado, mixto, ya sea 50% crédito y 50% contado, o en su caso pago con aviso de
embarque de mercancías.
Por otro lado este departamento es dependiente de la gerencia general, administrativa y
financiera, ya que son estos quienes aprueban la compra de los materiales e insumos a
requerir por los usuarios de cada área o departamento de la empresa. En caso de que el
monto de la compra sea mayor a los $100,000.00, los dueños de la empresa son quienes
los autorizan y dan el visto bueno para su compra.
Actividades que realiza el departamento de compras
Jefe de compras:
Supervisa que se cumplan los procedimientos y políticas establecidas para las
compras por el personal del departamento.
Atender a los proveedores vía telefónica y en forma personal.
Revisar la documentación relacionada con las compras en general.
Seguimiento a los pedidos colocados.
(IMF", 2001)
Revisar reportes de las existencias de productos básicos en el periodo de zafra
(combustible, lubricantes, productos químicos, bolsas de azúcar e hilos).
Revisar el reporte de las existencias de productos básicos en la fábrica de
alcohol.
Revisar las solicitudes de recursos financieros para el pago a proveedores, así
como su distribución.
Coordinar los trabajos eventuales con el personal del departamento.
Jefe de compras:
Supervisa que se cumplan los procedimientos y políticas establecidas para las
compras por el personal del departamento.
Atender a los proveedores vía telefónica y en forma personal.
Revisar la documentación relacionada con las compras en general.
Seguimiento a los pedidos colocados.
(IMF", 2001)
Revisar reportes de las existencias de productos básicos en el periodo de zafra
(combustible, lubricantes, productos químicos, bolsas de azúcar e hilos).
Revisar el reporte de las existencias de productos básicos en la fábrica de
alcohol.
Revisar las solicitudes de recursos financieros para el pago a proveedores, así
como su distribución.
Coordinar los trabajos eventuales con el personal del departamento.
Realizar el trámite de la compra desde su inicio hasta que el material llegue al
almacén general.
Revisar que la requisición esta solicitada por género de material.
Revisar que la requisición contenga todas las firmas de las autorizantes.
Llevar el control de las requisiciones recibidas.
Imprimir solicitud de cotización.
Abrir expediente por requisición.
Controla expediente por requisiciones.
Prepara expediente para su cotización.
Envía solicitud de cotización al proveedor.
Elabora tabla comparativa.
Elabora pedido.
almacén general.
Revisar que la requisición esta solicitada por género de material.
Revisar que la requisición contenga todas las firmas de las autorizantes.
Llevar el control de las requisiciones recibidas.
Imprimir solicitud de cotización.
Abrir expediente por requisición.
Controla expediente por requisiciones.
Prepara expediente para su cotización.
Envía solicitud de cotización al proveedor.
Elabora tabla comparativa.
Elabora pedido.
Auxiliar de compras 2
Realizar el trámite de la compra desde su inicio hasta que el material llegue al
almacén general.
Prepara material para su cotización
Envía solicitud de cotización al proveedor.
Elabora tabla comparativa.
Elabora pedido.
Envía por correo electrónico los pedidos autorizados a los proveedores y confirma
su recepción.
Imprime relación de pedidos colocados y los envía a los departamentos
involucrados en forma general.
Auxiliar de compras 3
Realizar el trámite de la compra desde su inicio hasta que el material llegue al
almacén general.
Realizar el trámite de la compra desde su inicio hasta que el material llegue al
almacén general.
Prepara material para su cotización
Envía solicitud de cotización al proveedor.
Elabora tabla comparativa.
Elabora pedido.
Envía por correo electrónico los pedidos autorizados a los proveedores y confirma
su recepción.
Imprime relación de pedidos colocados y los envía a los departamentos
involucrados en forma general.
Auxiliar de compras 3
Realizar el trámite de la compra desde su inicio hasta que el material llegue al
almacén general.
Prepara material para su cotización
Envía solicitud de cotización al proveedor.
Elabora tabla comparativa.
Elabora pedido.
Auxilia al jefe de compras.
Envía solicitud de cotización al proveedor.
Elabora tabla comparativa.
Elabora pedido.
Auxilia al jefe de compras.
Organigrama del departamento de compras
En el departamento se encuentra a cargo, la Sra. Amelia Ordaz carrasco, Vicenta
Beristaín Ruiz, Angélica Saldaña Pérez Y Gladys Domínguez Domínguez asignadas a
los siguientes puestos que a continuación se muestran en el organigrama de este
departamento.
Figura 2: Organigrama del departamento de compras.
Jefa de departamento de compras
(Amelia Ordaz carrasco)
Auxiliar de compras
(Vicenta Beristaín
Ruiz)
Auxiliar de compras
(Angélica Saldaña Pérez)
Auxiliar de compras
(Gladys Domínguez
Domínguez)
En el departamento se encuentra a cargo, la Sra. Amelia Ordaz carrasco, Vicenta
Beristaín Ruiz, Angélica Saldaña Pérez Y Gladys Domínguez Domínguez asignadas a
los siguientes puestos que a continuación se muestran en el organigrama de este
departamento.
Figura 2: Organigrama del departamento de compras.
Jefa de departamento de compras
(Amelia Ordaz carrasco)
Auxiliar de compras
(Vicenta Beristaín
Ruiz)
Auxiliar de compras
(Angélica Saldaña Pérez)
Auxiliar de compras
(Gladys Domínguez
Domínguez)
4.2 ALCANCES Y LIMITACIONES
El proyecto de residencia denominado proceso de compras para suministrar a las
diversas áreas del ingenio la gloria, es desarrollado en el departamento de compras
de dicha empresa, la cual es la responsable de suministrar los insumos, materiales,
equipos y servicios necesarios a la empresa para así llevar a cabo todos los procesos
con el único fin de satisfacer las necesidades de sus clientes con el posicionamiento
de sus productos, el cual es el azúcar y derivados en sus diferentes presentaciones.
Este proyecto de residencia referente al proceso de compras en un ingenio, en este
caso el de la gloria, es con el fin de poner en práctica los conocimientos adquiridos en
la escuela, ya que la teoría es completamente distinta a la práctica, además de se
pretende verificar si el proceso de compra ejecutado en esta empresa se está llevando
tal y como se encuentra estipulado en su manual de procedimientos y diagrama de
flujo, por lo que de encontrar alguna deficiencia se propondrá una acción correctiva
para que este sea ejecutado correctamente y no haya atraso en los demás procesos
de la empresa. Hay que recalcar que la empresa ingenio la gloria está certificada con
la norma ISO 9001:2000 y el proceso de compra se encuentra como un proceso de
apoyo en el sistema de gestión de la calidad para esta empresa.
Algunas limitaciones para la realización de este proyecto es que hay un poco de
hermetismo en el manejo de la información, debido a que la empresa es privada,
además de que se encuentra certificada, el manejo de la información se encuentra
muy controlado, por todas las áreas de la empresa y más por el departamento de
gestión de la calidad.
El proyecto de residencia denominado proceso de compras para suministrar a las
diversas áreas del ingenio la gloria, es desarrollado en el departamento de compras
de dicha empresa, la cual es la responsable de suministrar los insumos, materiales,
equipos y servicios necesarios a la empresa para así llevar a cabo todos los procesos
con el único fin de satisfacer las necesidades de sus clientes con el posicionamiento
de sus productos, el cual es el azúcar y derivados en sus diferentes presentaciones.
Este proyecto de residencia referente al proceso de compras en un ingenio, en este
caso el de la gloria, es con el fin de poner en práctica los conocimientos adquiridos en
la escuela, ya que la teoría es completamente distinta a la práctica, además de se
pretende verificar si el proceso de compra ejecutado en esta empresa se está llevando
tal y como se encuentra estipulado en su manual de procedimientos y diagrama de
flujo, por lo que de encontrar alguna deficiencia se propondrá una acción correctiva
para que este sea ejecutado correctamente y no haya atraso en los demás procesos
de la empresa. Hay que recalcar que la empresa ingenio la gloria está certificada con
la norma ISO 9001:2000 y el proceso de compra se encuentra como un proceso de
apoyo en el sistema de gestión de la calidad para esta empresa.
Algunas limitaciones para la realización de este proyecto es que hay un poco de
hermetismo en el manejo de la información, debido a que la empresa es privada,
además de que se encuentra certificada, el manejo de la información se encuentra
muy controlado, por todas las áreas de la empresa y más por el departamento de
gestión de la calidad.
V. FUNDAMENTO O MARCO TEÓRICO
EVALUACION DEL PROCESO DE COMPRAS IMPLEMENTADO EN INGENIO LA
GLORIA, S.A. PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE SUS PROCESOS.
5.1 COMPRAS
El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de
piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque),
por lo que nacen las compras y las ventas.
En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la
administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control
de compras maduro.
En México, dicha administración era inaceptable y lacerante en cuanto a su manejo, ya
que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca
pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas,
negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo
que realizaba el llamado departamento de compras.
Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban
con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que
realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y en general.
EVALUACION DEL PROCESO DE COMPRAS IMPLEMENTADO EN INGENIO LA
GLORIA, S.A. PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE SUS PROCESOS.
5.1 COMPRAS
El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de
piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque),
por lo que nacen las compras y las ventas.
En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la
administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control
de compras maduro.
En México, dicha administración era inaceptable y lacerante en cuanto a su manejo, ya
que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca
pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas,
negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo
que realizaba el llamado departamento de compras.
Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban
con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que
realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y en general.
La organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar
y de control.
Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que
deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos más en otras funciones afines.
Pero cuando los empresarios quieren hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos más sobre el área, resulto ser un verdadero desastre: los modelos
norteamericanos de funciones, flujograma y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en
departamentos de abastecimiento, proveeduría, suministros y hasta de adquisiciones en
México. Todos ellos conforman la actividad misma de compras.
Por lógica, las personas encargadas de estos departamentos eran prácticas, no contaban
con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que
realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la
organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y
de control.
Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que
deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos más en otras funciones afines.
y de control.
Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que
deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos más en otras funciones afines.
Pero cuando los empresarios quieren hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos más sobre el área, resulto ser un verdadero desastre: los modelos
norteamericanos de funciones, flujograma y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en
departamentos de abastecimiento, proveeduría, suministros y hasta de adquisiciones en
México. Todos ellos conforman la actividad misma de compras.
Por lógica, las personas encargadas de estos departamentos eran prácticas, no contaban
con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que
realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la
organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y
de control.
Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que
deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos más en otras funciones afines.
Empezó, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos más sobre el área, resulto ser un verdadero desastre: los modelos
norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en
departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta
de adquisiciones en México. Todos ellos conforman la actividad misma de compras,
involucrarlos más sobre el área, resulto ser un verdadero desastre: los modelos
norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en
departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta
de adquisiciones en México. Todos ellos conforman la actividad misma de compras,
5.1.1 DEFINICIÓN DE COMPRAS E IMPORTANCIA.
La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de
conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o
servicio de la calidad corr (COMPRAS, 2001)ecta, al precio correcto, en el tiempo correcto
y en el lugar correcto; siendo hasta aquí la definición usada por los libros especializados,
y, la palabra “correcto (a)”, se puede sustituir por las de “adecuado”, “justo” y/o “preciso”.
Sim embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y
ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones,
aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas
como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definición personalizada
de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar
supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos
(materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre
el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para
garantizar su cumplimento de las condiciones pactadas; y , en términos de
mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o
mercancía.
Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda
la actividad industrial, comercial y de servicios siendo estas; la participación del
departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra,
la fijación del precio de venta, la operación de la inversión, y , los costos y sustitución de
materiales.
La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de
conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o
servicio de la calidad corr (COMPRAS, 2001)ecta, al precio correcto, en el tiempo correcto
y en el lugar correcto; siendo hasta aquí la definición usada por los libros especializados,
y, la palabra “correcto (a)”, se puede sustituir por las de “adecuado”, “justo” y/o “preciso”.
Sim embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y
ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones,
aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas
como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definición personalizada
de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar
supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos
(materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre
el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para
garantizar su cumplimento de las condiciones pactadas; y , en términos de
mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o
mercancía.
Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda
la actividad industrial, comercial y de servicios siendo estas; la participación del
departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra,
la fijación del precio de venta, la operación de la inversión, y , los costos y sustitución de
materiales.
FORMATOS DE COMPRAS
Una requisición de compra es una autorización al Departamento de Compras con el fin
de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el
Departamento que requiere los bienes o servicios.
La requisición de compra puede ser emitida por cualquier área de la empresa tal como:
Producción, Marketing, Almacén, Logística, etc.
CONTENIDO DE UNA REQUISICIÓN DE COMPRAS
1. Nombre del solicitador
2. Departamento del solicitante
3. Centro de costos del solicitante
4. Número de proyecto
5. Nombre del artículo
6. Código o número del artículo
7. Cantidad solicitada
8. Proveedor o sugerencia del mismo
9. Fecha de entrega requerida
La requisición de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser
usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorización de
pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios
La requisición es un documento que se requiere antes de la generación de una orden
de compra, por lo general es elaborada por los jefes de almacén.
Una requisición de compra es una autorización al Departamento de Compras con el fin
de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el
Departamento que requiere los bienes o servicios.
La requisición de compra puede ser emitida por cualquier área de la empresa tal como:
Producción, Marketing, Almacén, Logística, etc.
CONTENIDO DE UNA REQUISICIÓN DE COMPRAS
1. Nombre del solicitador
2. Departamento del solicitante
3. Centro de costos del solicitante
4. Número de proyecto
5. Nombre del artículo
6. Código o número del artículo
7. Cantidad solicitada
8. Proveedor o sugerencia del mismo
9. Fecha de entrega requerida
La requisición de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser
usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorización de
pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios
La requisición es un documento que se requiere antes de la generación de una orden
de compra, por lo general es elaborada por los jefes de almacén.
FIGURA 3: FORMATO DE REQUISICIÓN DE COMPRA
FIGURA 4: FORMATO DE ORDEN DE COMPRA
FIGURA 4: FORMATO DE ORDEN DE COMPRA
5.1.2 PARTICIPACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA OBTENCIÓN
DE UTILIDADES.
La obtención de utilidades es el objetivo primordial de compras de toda empresa, por lo
tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar estas en la medida que se
realice una buena compra.
Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son
bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se
obtendrá un margen de utilidad mayor.
5.1.3 FIJACIÓN DEL PRECIO DE COMPRA
Algunos proveedores sostiene el precio solo por un tiempo determinado, ya que las
materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual
debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el
dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de
momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.
Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un ajuste brusco de la
relacion peso-dólar afectan al producto comprado, debido a que el precio de venta del
material que se pretende adquirir aumentara en proporción a la cantidad de materiales
de importación que lleve en si dicho producto; por ejemplo, si se compone de un 30% de
material de importación, el comprador no aceptaría un aumento del 80%; por otra parte,
DE UTILIDADES.
La obtención de utilidades es el objetivo primordial de compras de toda empresa, por lo
tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar estas en la medida que se
realice una buena compra.
Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son
bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se
obtendrá un margen de utilidad mayor.
5.1.3 FIJACIÓN DEL PRECIO DE COMPRA
Algunos proveedores sostiene el precio solo por un tiempo determinado, ya que las
materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual
debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el
dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de
momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.
Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un ajuste brusco de la
relacion peso-dólar afectan al producto comprado, debido a que el precio de venta del
material que se pretende adquirir aumentara en proporción a la cantidad de materiales
de importación que lleve en si dicho producto; por ejemplo, si se compone de un 30% de
material de importación, el comprador no aceptaría un aumento del 80%; por otra parte,
en la negociación debe considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno
como ayuda o parea las transacciones comerciales.
Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun
cuando en la fabricación de estos no intervengan productos de importación, esto asegura
que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos.
5.1.4 LA OPERACIÓN EFICIENTE DE LA INVERSIÓN
El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales
adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las
entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar
de mantener solo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un
coeficiente de seguridad razonable para no caer en costos de almacenamiento que están
constituidos por el interés sobre la inversión, la obsolencia y los costos de espacio.
5.1.5 COSTOS Y SUSTITUCIÓN DE MATERIALES
Las compras representan un renglón en costos que puede ser controlables por el
departamento de compras, debido a que estos pueden incrementarse o disminuirse,
dependiendo de la habilidad del comprador.
Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, atreves de la experiencia
del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda de manera que se
como ayuda o parea las transacciones comerciales.
Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun
cuando en la fabricación de estos no intervengan productos de importación, esto asegura
que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos.
5.1.4 LA OPERACIÓN EFICIENTE DE LA INVERSIÓN
El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales
adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las
entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar
de mantener solo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un
coeficiente de seguridad razonable para no caer en costos de almacenamiento que están
constituidos por el interés sobre la inversión, la obsolencia y los costos de espacio.
5.1.5 COSTOS Y SUSTITUCIÓN DE MATERIALES
Las compras representan un renglón en costos que puede ser controlables por el
departamento de compras, debido a que estos pueden incrementarse o disminuirse,
dependiendo de la habilidad del comprador.
Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, atreves de la experiencia
del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda de manera que se
pueda forzar una disminución en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen,
por pagos al contado y descuentos comerciales.
Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento de compras
está en posición de introducir nuevos materiales en sustitución de otros, lo que puede
repercutir en abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.
Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios tecnológicos
múltiples, que lo que hoy es novedad, dentro de poco tiempo va ser obsoleto, porque ya
habrá algo mejor; por tal motivo, es importante mantenernos al día para buscar nuevas
alternativas, y sobre todo, ser el eslabón, permitiendo que los proveedores que ofrecen
nuevos materiales adecuados al proceso, puedan ser aprobadas, evaluando así, la
conveniencia de hacer ese cambio en función de un ahorro en el precio, disminución de
la cantidad a usar del proceso, ser un producto de línea con el proveedor y no una
especialidad.
por pagos al contado y descuentos comerciales.
Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento de compras
está en posición de introducir nuevos materiales en sustitución de otros, lo que puede
repercutir en abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.
Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios tecnológicos
múltiples, que lo que hoy es novedad, dentro de poco tiempo va ser obsoleto, porque ya
habrá algo mejor; por tal motivo, es importante mantenernos al día para buscar nuevas
alternativas, y sobre todo, ser el eslabón, permitiendo que los proveedores que ofrecen
nuevos materiales adecuados al proceso, puedan ser aprobadas, evaluando así, la
conveniencia de hacer ese cambio en función de un ahorro en el precio, disminución de
la cantidad a usar del proceso, ser un producto de línea con el proveedor y no una
especialidad.
5.2 MEJORAMIENTO CONTINÚO
El mejoramiento continuo es el conjunto de todas las acciones diarias que permiten que
los procesos y la empresa sean más competitivos en la satisfacción del cliente.
La mejora continua debe formar parte de la cultura de la organización, convirtiéndose en
una filosofía de vida y trabajo. Esto incidirá directamente en la velocidad del cambio.
Para que se produzca el cambio cultural requerido, es necesario que:
Las personas estén convencidas de los beneficios que les brinda la mejora.
La Alta Dirección motive a todas las personas, les brinde procedimientos y
técnicas, así como el poder de decidir y actuar para poder realizar los cambios que
se requieran.
5.2.1 MEJORAMIENTO CONTINUO DE LOS PROCESOS .
A través de los años los empresarios han manejado sus negocios trazándose sólo metas
limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir,
planean únicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos de
calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios.
El mejoramiento continuo es el conjunto de todas las acciones diarias que permiten que
los procesos y la empresa sean más competitivos en la satisfacción del cliente.
La mejora continua debe formar parte de la cultura de la organización, convirtiéndose en
una filosofía de vida y trabajo. Esto incidirá directamente en la velocidad del cambio.
Para que se produzca el cambio cultural requerido, es necesario que:
Las personas estén convencidas de los beneficios que les brinda la mejora.
La Alta Dirección motive a todas las personas, les brinde procedimientos y
técnicas, así como el poder de decidir y actuar para poder realizar los cambios que
se requieran.
5.2.1 MEJORAMIENTO CONTINUO DE LOS PROCESOS .
A través de los años los empresarios han manejado sus negocios trazándose sólo metas
limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir,
planean únicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos de
calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios.
Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías
de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus
productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una
filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta
implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite
visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la
innovación que llevarán a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los
costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los
clientes.
Asimismo, este proceso busca que el empresario sea un verdadero líder de su
organización, asegurando la participación de todos que involucrándose en todos los
procesos de la cadena productiva. Para ello él debe adquirir compromisos profundos, ya
que él es el principal responsable de la ejecución del proceso y la más importante fuerza
impulsadora de su empresa.
Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un departamento
determinado como en toda la empresa, se debe tomar en consideración que dicho
proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio
que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de
sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de
desempeño logrado.
de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus
productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una
filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta
implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite
visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la
innovación que llevarán a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los
costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los
clientes.
Asimismo, este proceso busca que el empresario sea un verdadero líder de su
organización, asegurando la participación de todos que involucrándose en todos los
procesos de la cadena productiva. Para ello él debe adquirir compromisos profundos, ya
que él es el principal responsable de la ejecución del proceso y la más importante fuerza
impulsadora de su empresa.
Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un departamento
determinado como en toda la empresa, se debe tomar en consideración que dicho
proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio
que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de
sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de
desempeño logrado.
5.2.2 IMPORTANCIA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede
contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.
A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el
mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben
analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda
mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que
las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes.
5.2.3 ACTIVIDADES BÁSICAS DE MEJORAMIENTO.
De acuerdo a un estudió en los procesos de mejoramiento puestos en práctica en
diversas compañías en Estados Unidos, Según Harrington (1987), existen diez
actividades de mejoramiento que deberían formar parte de toda empresa, sea grande o
pequeña:
Obtener el compromiso de la alta dirección.
Establecer un consejo directivo de mejoramiento.
Conseguir la participación total de la administración.
Asegurar la participación en equipos de los empleados.
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede
contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.
A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el
mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben
analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda
mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que
las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes.
5.2.3 ACTIVIDADES BÁSICAS DE MEJORAMIENTO.
De acuerdo a un estudió en los procesos de mejoramiento puestos en práctica en
diversas compañías en Estados Unidos, Según Harrington (1987), existen diez
actividades de mejoramiento que deberían formar parte de toda empresa, sea grande o
pequeña:
Obtener el compromiso de la alta dirección.
Establecer un consejo directivo de mejoramiento.
Conseguir la participación total de la administración.
Asegurar la participación en equipos de los empleados.
Conseguir la participación individual.
Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de los
procesos).
Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.
Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas.
Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia de
mejoramiento a largo plazo.
Establecer un sistema de reconocimientos.
Obtener el compromiso de la Alta Dirección
El proceso de mejoramiento debe comenzase desde los principales directivos y progresa
en la medida al grado de compromiso que éstos adquieran, es decir, en el interés que
pongan por superarse y por ser cada día mejor.
Establecer un consejo directivo de mejoramiento
Está constituido por un grupo de ejecutivos de primer nivel, quienes estudiarán el proceso
de mejoramiento productivo y buscarán adaptarlo a las necesidades de la compañía.
Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de los
procesos).
Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.
Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas.
Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia de
mejoramiento a largo plazo.
Establecer un sistema de reconocimientos.
Obtener el compromiso de la Alta Dirección
El proceso de mejoramiento debe comenzase desde los principales directivos y progresa
en la medida al grado de compromiso que éstos adquieran, es decir, en el interés que
pongan por superarse y por ser cada día mejor.
Establecer un consejo directivo de mejoramiento
Está constituido por un grupo de ejecutivos de primer nivel, quienes estudiarán el proceso
de mejoramiento productivo y buscarán adaptarlo a las necesidades de la compañía.
Conseguir la participación total de la administración
El equipo de administración es un conjunto de responsables de la implantación del
proceso de mejoramiento. Eso implica la participación activa de todos los ejecutivos y
supervisores de la organización. Cada ejecutivo debe participar en un curso de
capacitación que le permita conocer nuevos estándares de la compañía y las técnicas de
mejoramiento respectivas.
Asegurar la participación en equipos de los empleados
Una vez que el equipo de administradores esté capacitado en el proceso, se darán las
condiciones para involucrar a los empleados. Esto lo lleva a cabo el gerente o supervisor
de primera línea de cada departamento, quien es responsable de adiestrar a sus
subordinados, empleando las técnicas que él aprendió.
Conseguir la participación individual
Es importante desarrollar sistemas que brinden a todos los individuos los medios para
que contribuyan, sean medidos y se les reconozcan sus aportaciones personales en
beneficio del mejoramiento.
Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de los procesos)
El equipo de administración es un conjunto de responsables de la implantación del
proceso de mejoramiento. Eso implica la participación activa de todos los ejecutivos y
supervisores de la organización. Cada ejecutivo debe participar en un curso de
capacitación que le permita conocer nuevos estándares de la compañía y las técnicas de
mejoramiento respectivas.
Asegurar la participación en equipos de los empleados
Una vez que el equipo de administradores esté capacitado en el proceso, se darán las
condiciones para involucrar a los empleados. Esto lo lleva a cabo el gerente o supervisor
de primera línea de cada departamento, quien es responsable de adiestrar a sus
subordinados, empleando las técnicas que él aprendió.
Conseguir la participación individual
Es importante desarrollar sistemas que brinden a todos los individuos los medios para
que contribuyan, sean medidos y se les reconozcan sus aportaciones personales en
beneficio del mejoramiento.
Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de los procesos)
Toda actividad que se repite es un proceso que puede controlarse. Para ello se elaboran
diagramas de flujo de los procesos, después se le incluyen mediciones, controles y bucles
de retroalimentación. Para la aplicación de este proceso se debe contar con un solo
individuo responsable del funcionamiento completo de dicho proceso.
Desarrollar actividades con la participación de los proveedores
Todo proceso exitoso de mejoramiento debe tomar en cuenta a las contribuciones de los
proveedores.
Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas
Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solución de
problemas relacionados con los productos, deben reorientarse hacia el control de los
sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y así evitar que se presenten problemas
Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia de
mejoramiento a largo plazo
Cada compañía debe desarrollar una estrategia de calidad a largo plazo. Después debe
asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda la estrategia de manera que
sus integrantes puedan elaborar planes a corto plazo detallados, que aseguren que las
actividades de los grupos coincidan y respalden la estrategia a largo plazo.
diagramas de flujo de los procesos, después se le incluyen mediciones, controles y bucles
de retroalimentación. Para la aplicación de este proceso se debe contar con un solo
individuo responsable del funcionamiento completo de dicho proceso.
Desarrollar actividades con la participación de los proveedores
Todo proceso exitoso de mejoramiento debe tomar en cuenta a las contribuciones de los
proveedores.
Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas
Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solución de
problemas relacionados con los productos, deben reorientarse hacia el control de los
sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y así evitar que se presenten problemas
Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia de
mejoramiento a largo plazo
Cada compañía debe desarrollar una estrategia de calidad a largo plazo. Después debe
asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda la estrategia de manera que
sus integrantes puedan elaborar planes a corto plazo detallados, que aseguren que las
actividades de los grupos coincidan y respalden la estrategia a largo plazo.
Establecer un sistema de reconocimientos
El proceso de mejoramiento pretende cambiar la forma de pensar de las personas acerca
de los errores. Para ello existen dos maneras de reforzar la aplicación de los cambios
deseados: castigar a todos los que no logren hacer bien su trabajo todo el tiempo, o
premiar a todos los individuos y grupos cuando alcancen una meta con realicen una
importante aportación al proceso de mejoramiento.
5.2.4 NECESIDADES DE MEJORAMIENTO
Los presidentes de las empresas son los principales responsables de un avanzado éxito
en la organización o por el contrario del fracaso de la misma, es por ello que los socios
dirigen toda responsabilidad y confianza al presidente, teniendo en cuenta su capacidad
y un buen desempeño como administrador, capaz de resolve r cualquier tipo de
inconveniente que se pueda presentar y lograr satisfactoriamente el éxito de la compañía.
Hoy en día, para muchas empresas la palabra calidad representa un factor muy
importante para el logro de los objetivos trazados. Es necesario llevar a cabo un análisis
global y detallado de la organización, para tomar la decisión de implantar un estudio de
necesidades, si así la empresa lo requiere.
Resulta importante mencionar, que para el éxito del proceso de mejoramiento, va a
depender directamente del alto grado de respaldo aportado por el equipo que conforma
la dirección de la empresa, por ello el presidente está en el deber de solicitar las opiniones
de cada uno de sus miembros del equipo de administración y de los jefes de
departamento que conforman la organización.
El proceso de mejoramiento pretende cambiar la forma de pensar de las personas acerca
de los errores. Para ello existen dos maneras de reforzar la aplicación de los cambios
deseados: castigar a todos los que no logren hacer bien su trabajo todo el tiempo, o
premiar a todos los individuos y grupos cuando alcancen una meta con realicen una
importante aportación al proceso de mejoramiento.
5.2.4 NECESIDADES DE MEJORAMIENTO
Los presidentes de las empresas son los principales responsables de un avanzado éxito
en la organización o por el contrario del fracaso de la misma, es por ello que los socios
dirigen toda responsabilidad y confianza al presidente, teniendo en cuenta su capacidad
y un buen desempeño como administrador, capaz de resolve r cualquier tipo de
inconveniente que se pueda presentar y lograr satisfactoriamente el éxito de la compañía.
Hoy en día, para muchas empresas la palabra calidad representa un factor muy
importante para el logro de los objetivos trazados. Es necesario llevar a cabo un análisis
global y detallado de la organización, para tomar la decisión de implantar un estudio de
necesidades, si así la empresa lo requiere.
Resulta importante mencionar, que para el éxito del proceso de mejoramiento, va a
depender directamente del alto grado de respaldo aportado por el equipo que conforma
la dirección de la empresa, por ello el presidente está en el deber de solicitar las opiniones
de cada uno de sus miembros del equipo de administración y de los jefes de
departamento que conforman la organización.
Los ejecutivos deben comprender que el presidente tiene pensado llevar a cabo la
implantación de un proceso que beneficie a toda la empresa y además, pueda
proporcionar a los empleados con mejores elementos para el buen desempeño de sus
trabajos. Se debe estar claro, que cualquiera sea el caso, la calidad es responsabilidad
de la directiva.
Antes de la decisión final de implantar un proceso de mejoramiento, es necesario calcular
un estimado de los ahorros potenciales. Se inician realizando un examen detallado de las
cifras correspondientes a costos de mala calidad, además, de los ahorros en costos; el
proceso de mejoramiento implica un incremento en la productividad, reducción de
ausentismo y mejoramiento de la moral. Es importante destacar que una producción de
mejor calidad va a reflejar la captura de una mayor proporción del mercado.
Para el logro de estos ahorros, durante los primeros años, la empresa tendrá que invertir
un mínimo porcentaje del costo del producto, para desarrollar el proceso de
mejoramiento; luego de esta inversión, el costo de mantenimiento del programa resultará
insignificante.
5.2.5 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
Este proceso de mejoramiento continuo nos ofrece grandes beneficios, entre ellos se
destacan a continuación algunas de sus ventajas, no obstante, si no se observan
determinados aspectos pudieran aparecer algunas desventajas que darían al traste con
nuestras aspiraciones.
implantación de un proceso que beneficie a toda la empresa y además, pueda
proporcionar a los empleados con mejores elementos para el buen desempeño de sus
trabajos. Se debe estar claro, que cualquiera sea el caso, la calidad es responsabilidad
de la directiva.
Antes de la decisión final de implantar un proceso de mejoramiento, es necesario calcular
un estimado de los ahorros potenciales. Se inician realizando un examen detallado de las
cifras correspondientes a costos de mala calidad, además, de los ahorros en costos; el
proceso de mejoramiento implica un incremento en la productividad, reducción de
ausentismo y mejoramiento de la moral. Es importante destacar que una producción de
mejor calidad va a reflejar la captura de una mayor proporción del mercado.
Para el logro de estos ahorros, durante los primeros años, la empresa tendrá que invertir
un mínimo porcentaje del costo del producto, para desarrollar el proceso de
mejoramiento; luego de esta inversión, el costo de mantenimiento del programa resultará
insignificante.
5.2.5 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
Este proceso de mejoramiento continuo nos ofrece grandes beneficios, entre ellos se
destacan a continuación algunas de sus ventajas, no obstante, si no se observan
determinados aspectos pudieran aparecer algunas desventajas que darían al traste con
nuestras aspiraciones.
VENTAJAS
Posibilita la identificación, tratamiento y solución de los problemas y/o el
aprovechamiento de oportunidades.
Permite eliminar o atenuar las debilidades y afianzar e incrementar las fortalezas.
Analizar los procesos, renovar y actualizar los mismos, permitiéndole a las
organizaciones ser más competitivas, eficaces y eficientes.
Obtener mejoras a corto plazo, no sólo en la parte productiva o de servicio sino en
la administrativa también.
Aunque no es un método para disminuir productos defectuosos, posibilita su
disminución, ahorrando materias primas y materiales, por lo que reduce los costos,
para la organización y para los clientes.
Permite el ajuste de los procesos con el desarrollo tecnológico, incrementando la
productividad.
Posibilita la identificación, tratamiento y solución de los problemas y/o el
aprovechamiento de oportunidades.
Permite eliminar o atenuar las debilidades y afianzar e incrementar las fortalezas.
Analizar los procesos, renovar y actualizar los mismos, permitiéndole a las
organizaciones ser más competitivas, eficaces y eficientes.
Obtener mejoras a corto plazo, no sólo en la parte productiva o de servicio sino en
la administrativa también.
Aunque no es un método para disminuir productos defectuosos, posibilita su
disminución, ahorrando materias primas y materiales, por lo que reduce los costos,
para la organización y para los clientes.
Permite el ajuste de los procesos con el desarrollo tecnológico, incrementando la
productividad.
DESVENTAJAS
Para la obtención de resultados tangibles es necesario que los cambios se realicen
en toda la organización.
En múltiples ocasiones es imprescindible hacer inversiones de consideración.
Si no se observan las medidas adecuadas, con celeridad y oportunidad el proceso
se puede tornar muy largo para la consecución de los resultados deseados.
Para la obtención de resultados tangibles es necesario que los cambios se realicen
en toda la organización.
En múltiples ocasiones es imprescindible hacer inversiones de consideración.
Si no se observan las medidas adecuadas, con celeridad y oportunidad el proceso
se puede tornar muy largo para la consecución de los resultados deseados.
5.3 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DE UN DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.
Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de
la empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el
producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y
disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.
Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de
nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad
de materiales o artículos, mejora de adquisición y distribución.
5.3.1 LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS SON:
Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar
satisfactoriamente las necesidades de producción.
Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
COMPRAS.
Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de
la empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el
producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y
disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.
Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de
nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad
de materiales o artículos, mejora de adquisición y distribución.
5.3.1 LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS SON:
Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar
satisfactoriamente las necesidades de producción.
Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
Localizar nuevos materiales y productos.
Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad
adecuada de los artículos.
Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que
estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales
que pudiesen afectar a la organización.
Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.
Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa,
que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de
producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus
necesidades.
Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos,
producción, contabilidad etc.) que soliciten sus servicios.
Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.
Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad
adecuada de los artículos.
Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que
estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales
que pudiesen afectar a la organización.
Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.
Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa,
que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de
producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus
necesidades.
Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos,
producción, contabilidad etc.) que soliciten sus servicios.
Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.
Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que
requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras
de los proveedores potenciales.
Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos
establecidos.
Puntualizar normas de conducta moral.
Obtener utilidades para la empresa.
5.3.2 EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las
necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de
solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su
gestión.
Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar
decisiones que pueden afectar a la economía de la empresa.
requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras
de los proveedores potenciales.
Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos
establecidos.
Puntualizar normas de conducta moral.
Obtener utilidades para la empresa.
5.3.2 EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las
necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de
solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su
gestión.
Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar
decisiones que pueden afectar a la economía de la empresa.
Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de
selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de
la empresa que suministrará el producto.
Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican
algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo
deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de
compraventa o pedido en firme).
Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido
todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en
el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La
empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar
el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un
precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal
es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar
una decisión final se necesita información o repuestas de otras empresas.
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de
selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de
la empresa que suministrará el producto.
Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican
algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo
deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de
compraventa o pedido en firme).
Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido
todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en
el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La
empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar
el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un
precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal
es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar
una decisión final se necesita información o repuestas de otras empresas.
5.3.3 TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y estas pueden ser:
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir viene de uso
(Ordenador, maquina, mobiliario, vehículos...); es decir, no compramos materiales
para transformar o artículos para la venta.
La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la
decisión de compra es consulta con los usuarios del bien.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a
medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar
en artículos básicos o con algunos tipos de mercancías. También podemos
anticipar la compra cuando se anuncia subida del precio de un producto.
Compras estacionales
(Serrano, 2011)
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender
la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace
partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.
Las compras tienen su origen en las necesidades y estas pueden ser:
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir viene de uso
(Ordenador, maquina, mobiliario, vehículos...); es decir, no compramos materiales
para transformar o artículos para la venta.
La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la
decisión de compra es consulta con los usuarios del bien.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a
medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar
en artículos básicos o con algunos tipos de mercancías. También podemos
anticipar la compra cuando se anuncia subida del precio de un producto.
Compras estacionales
(Serrano, 2011)
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender
la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace
partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.
Compras rutinarias.
Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de
mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una
inversión de bajo riesgo.
Compras de oportunidad.
La compra de oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar
a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo
dará un beneficio extra.
Compras de urgencia.
Estas compras no suelen ser gran volumen y generalmente se realiza para cubrir
necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución
estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene
que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se
dispone de tiempo para comparar presupuestos.
Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de
mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una
inversión de bajo riesgo.
Compras de oportunidad.
La compra de oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar
a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo
dará un beneficio extra.
Compras de urgencia.
Estas compras no suelen ser gran volumen y generalmente se realiza para cubrir
necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución
estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene
que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se
dispone de tiempo para comparar presupuestos.
5.4 PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS
Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de
la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de
bienes y servicios. Los proveedores se puede encontrar en:
Guía telefónicas, páginas web.
Organismos oficiales.
Asociaciones empresariales y profesionales.
Prensa y revistas especializadas.
Feria y exposiciones del sector.
Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para
obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan
son:
Entrevistarse con los representantes del proveedor: Estos son los vendedores de
la empresa suministradora que visitan al comprador.
Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de
la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de
bienes y servicios. Los proveedores se puede encontrar en:
Guía telefónicas, páginas web.
Organismos oficiales.
Asociaciones empresariales y profesionales.
Prensa y revistas especializadas.
Feria y exposiciones del sector.
Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para
obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan
son:
Entrevistarse con los representantes del proveedor: Estos son los vendedores de
la empresa suministradora que visitan al comprador.
Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se
encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que se concentran
las fábricas de determinados productos.
Visitar exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances
de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.
Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece
el fabricante en una ciudad cuando la empresa esta muchos kilómetros de ella y
quiere tener una representación en el mercado central.
Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de
una marca extranjera aprecios razonables.
encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que se concentran
las fábricas de determinados productos.
Visitar exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances
de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.
Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece
el fabricante en una ciudad cuando la empresa esta muchos kilómetros de ella y
quiere tener una representación en el mercado central.
Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de
una marca extranjera aprecios razonables.
5.5 ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE LAS NECESIDADES
Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de
compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado
“boletín de compras”; en él se detalla las características del material que necesita y
cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación
antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o
información de los materiales. El proceso es el seguimiento:
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación
antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o
información de los materiales. El proceso es el siguiente:
Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo
mínimos.
Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se
compra por primera vez.
Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo
proveedor.
Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.
Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de
compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado
“boletín de compras”; en él se detalla las características del material que necesita y
cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación
antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o
información de los materiales. El proceso es el seguimiento:
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación
antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o
información de los materiales. El proceso es el siguiente:
Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo
mínimos.
Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se
compra por primera vez.
Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo
proveedor.
Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.
Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que
solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
5.6 SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO
La fase de petición de ofertas y presupuestos, dentro del proceso de compras, es una
práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
Cuando inicia por primera vez la actividad
Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.
Para ampliar la cartera de proveedores.
Para responder a la publicidad recibida.
Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un costo económico, nos
aseguraremos de enviar la solicitud solo a proveedores cuya repuesta incluya una oferta
de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.
solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
5.6 SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO
La fase de petición de ofertas y presupuestos, dentro del proceso de compras, es una
práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
Cuando inicia por primera vez la actividad
Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.
Para ampliar la cartera de proveedores.
Para responder a la publicidad recibida.
Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un costo económico, nos
aseguraremos de enviar la solicitud solo a proveedores cuya repuesta incluya una oferta
de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.
Además, dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen
factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos.
Estos factores son:
El tipo de producto
La cantidad solicitada en cada periodo.
La a de la tienda.
Los servicios ofrecidos por el proveedor.
5.6.1 ¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos de contactar por
carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La
información gira entorno a tres aspectos:
Condiciones económicas
Precio por unidad y por lote.
Descuento comercial
Gastos de envases y embalajes.
Gastos de transporte y seguro
factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos.
Estos factores son:
El tipo de producto
La cantidad solicitada en cada periodo.
La a de la tienda.
Los servicios ofrecidos por el proveedor.
5.6.1 ¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos de contactar por
carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La
información gira entorno a tres aspectos:
Condiciones económicas
Precio por unidad y por lote.
Descuento comercial
Gastos de envases y embalajes.
Gastos de transporte y seguro
Forma de pago
Recargo por aplazamiento del pago.
Características técnicas
Calidad
Instalación y montaje
Tiempo de garantía
Formación de los usuarios
Repuestos y mantenimiento postventa.
Servicio postventa
Plazo de entrega
Revisión de precios
Otros servicios.
Recargo por aplazamiento del pago.
Características técnicas
Calidad
Instalación y montaje
Tiempo de garantía
Formación de los usuarios
Repuestos y mantenimiento postventa.
Servicio postventa
Plazo de entrega
Revisión de precios
Otros servicios.
5.7 CONTROL INTERNO DE COMPRAS
Concepto
Plan de organización de contabilidad y funciones de empleados y procedimientos
coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así
como promover la eficiencia de operaciones de adquisición de compra.
Principios
1. Separación de funciones de adquisición, pagos y registro de compras.
2. Ninguna persona que interviene en la compra debe tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados que intervienen en compras, será de complemento y no de
revisión.
4. La función de registro de operaciones de compra será exclusiva del departamento de
contabilidad.
Objetivos
1. Prevenir fraudes en compras por favoritismos, confabulación, etc.
2. Localizar errores administrativos y financieros.
3. Obtener información segura, oportuna y confiable de compras.
Concepto
Plan de organización de contabilidad y funciones de empleados y procedimientos
coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así
como promover la eficiencia de operaciones de adquisición de compra.
Principios
1. Separación de funciones de adquisición, pagos y registro de compras.
2. Ninguna persona que interviene en la compra debe tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados que intervienen en compras, será de complemento y no de
revisión.
4. La función de registro de operaciones de compra será exclusiva del departamento de
contabilidad.
Objetivos
1. Prevenir fraudes en compras por favoritismos, confabulación, etc.
2. Localizar errores administrativos y financieros.
3. Obtener información segura, oportuna y confiable de compras.
4. Promover la eficiencia del personal de compras.
Bases del control interno.
1. Requisición de compra: cuando se necesitan las mercancías, materiales, etc. Se
formula una requisición de compras por triplicado, numerada progresivamente
donde constara cantidad, clase, calidad y especificación de las mercancías,
materiales, etc. Ahora bien, el original es para el departamento de compras,
duplicado para archivo o contabilidad y triplicado para el departamento que la
emitió.
2. Autorización de compra: en ocasiones, resulta práctico que el departamento de
finanzas o funcionario de alta gerencia autorice cada compra, formando la
requisición correspondiente, generalmente para efectos de control o presupuesto.
3. Cotización de precios de compra: el departamento de compras, una vez recibida
y autorizada la requisición de compra, consulta su archivo de proveedores, donde
determinara, dirección, precios, condiciones, fechas de entrega, así como la
información necesaria para formular la orden de compra y pedido al proveedor
seleccionado.
4. Orden de compra y pedido al proveedor: una vez seleccionado el proveedor se
procede a formular la orden de compra o pedido al proveedor, donde se anotara
el nombre, dirección, condiciones, fechas del pedido y, etc., así como cantidad,
calidad, clase y precios.
Bases del control interno.
1. Requisición de compra: cuando se necesitan las mercancías, materiales, etc. Se
formula una requisición de compras por triplicado, numerada progresivamente
donde constara cantidad, clase, calidad y especificación de las mercancías,
materiales, etc. Ahora bien, el original es para el departamento de compras,
duplicado para archivo o contabilidad y triplicado para el departamento que la
emitió.
2. Autorización de compra: en ocasiones, resulta práctico que el departamento de
finanzas o funcionario de alta gerencia autorice cada compra, formando la
requisición correspondiente, generalmente para efectos de control o presupuesto.
3. Cotización de precios de compra: el departamento de compras, una vez recibida
y autorizada la requisición de compra, consulta su archivo de proveedores, donde
determinara, dirección, precios, condiciones, fechas de entrega, así como la
información necesaria para formular la orden de compra y pedido al proveedor
seleccionado.
4. Orden de compra y pedido al proveedor: una vez seleccionado el proveedor se
procede a formular la orden de compra o pedido al proveedor, donde se anotara
el nombre, dirección, condiciones, fechas del pedido y, etc., así como cantidad,
calidad, clase y precios.
Ahora bien el departamento de compra emite la orden y pedido numerados
progresivamente, por cuadruplicado, original para el proveedor, duplicados sin precios,
para recepción en almacén, triplicado para contabilidad, para efectos de control y registro
en cuentas de orden, el cuadruplicado se queda en el departamento de compras,
archivándolo en unión de la requisición de compras que le dio origen, con las indicaciones
penitentes. En ocasiones, si existe en la empresa departamento de tráfico en relación a
compras.
Recepción de mercancías y materiales: almacén, una vez que recibe la copia del pedido
del proveedor, hará los preparativos para la recepción de mercancías y materiales.
Cuando se reciben las mercancías, se comprobara clase, cantidad, calidad, y demás
características contra la requisición y pedido de compra por un lado, y contra la remisión
de mercancías del proveedor.
Una vez comprobadas y verificadas, se formula la nota de entrada al almacén por
cuadruplicado, debidamente numeradas progresivamente. Original para el departamento
de compras, duplicado para contabilidad, triplicado para el departamento de tráfico y el
cuadruplicado para el almacén tráfico y el cuadruplicado para almacén; tanto el original
como las copias estarán firmadas por las personas que intervienen.
Revisión y autorización de la factura de compras: cuando el proveedor envía la factura y
copias, tanto el departamento de compras como el de contabilidad proceden a verificarlas
como sigue:
progresivamente, por cuadruplicado, original para el proveedor, duplicados sin precios,
para recepción en almacén, triplicado para contabilidad, para efectos de control y registro
en cuentas de orden, el cuadruplicado se queda en el departamento de compras,
archivándolo en unión de la requisición de compras que le dio origen, con las indicaciones
penitentes. En ocasiones, si existe en la empresa departamento de tráfico en relación a
compras.
Recepción de mercancías y materiales: almacén, una vez que recibe la copia del pedido
del proveedor, hará los preparativos para la recepción de mercancías y materiales.
Cuando se reciben las mercancías, se comprobara clase, cantidad, calidad, y demás
características contra la requisición y pedido de compra por un lado, y contra la remisión
de mercancías del proveedor.
Una vez comprobadas y verificadas, se formula la nota de entrada al almacén por
cuadruplicado, debidamente numeradas progresivamente. Original para el departamento
de compras, duplicado para contabilidad, triplicado para el departamento de tráfico y el
cuadruplicado para el almacén tráfico y el cuadruplicado para almacén; tanto el original
como las copias estarán firmadas por las personas que intervienen.
Revisión y autorización de la factura de compras: cuando el proveedor envía la factura y
copias, tanto el departamento de compras como el de contabilidad proceden a verificarlas
como sigue:
El departamento de compras compara unidades, precios clase, calidad, etc., contra la
copia del pedido de compra, nota de remisión y copia de la factura de proveedor, sellando
la copia de la factura.
a) Fecha de recepción de mercancías.
b) Fecha del pedido
c) Fecha de la promesa de entrega del proveedor.
d) Firma de quien verifico.
El departamento de contabilidad, con la copia de factura verificada por compras, pedido,
al proveedor y de nota de entrada al almacén, procederá a verificar los cálculos,
ajustándola con el proveedor por concepto de descuentos, fletes, acarreos, etc., y
sellándola, donde constara:
a) Número de la póliza de contabilidad.
b) Firma de quien autoriza el pago de factura.
c) Numero de cheque a favor de proveedor.
d) Firma de quien verifico.
copia del pedido de compra, nota de remisión y copia de la factura de proveedor, sellando
la copia de la factura.
a) Fecha de recepción de mercancías.
b) Fecha del pedido
c) Fecha de la promesa de entrega del proveedor.
d) Firma de quien verifico.
El departamento de contabilidad, con la copia de factura verificada por compras, pedido,
al proveedor y de nota de entrada al almacén, procederá a verificar los cálculos,
ajustándola con el proveedor por concepto de descuentos, fletes, acarreos, etc., y
sellándola, donde constara:
a) Número de la póliza de contabilidad.
b) Firma de quien autoriza el pago de factura.
c) Numero de cheque a favor de proveedor.
d) Firma de quien verifico.
Registro de compra: contabilidad con la factura verificada, requisición, pedido y nota de
entrada al almacén, procede al registro correspondiente, cargando la cuenta de almacén
si tiene procedimiento de inventario perpetuo, compra si tiene procedimiento analítico y
la cuentas de mercancías generales si tiene procedimiento global, en todo caso,
con cargo a la cuenta impuesto al valor agregado por acreditar, con abono a proveedores.
Al efectuar el pago, se cargan proveedores con abono al banco.
Ajustes a compras, las compras pueden objeto de ajuste por concepto de:
a) Devoluciones sobre compras: la tramitara el departamento de compras, expedirá
nota de devolución de mercancías por cuadruplicado con numeración progresiva,
original para el proveedor, duplicado para contabilidad y triplicado para el almacén
y cuadruplicado para el departamento de compras.
b) Rebajas sobre compras: con la intervención de departamento y vigilancia de
departamento de finanzas o funcionario encargado para ello, con la información
correspondiente a contabilidad.
c) Descuentos sobre compras: igual que las rebajas intervendrá el departamento de
compras y vigilancia del departamento de finanzas o funcionario encargado para
ello, con la información correspondiente a contabilidad.
entrada al almacén, procede al registro correspondiente, cargando la cuenta de almacén
si tiene procedimiento de inventario perpetuo, compra si tiene procedimiento analítico y
la cuentas de mercancías generales si tiene procedimiento global, en todo caso,
con cargo a la cuenta impuesto al valor agregado por acreditar, con abono a proveedores.
Al efectuar el pago, se cargan proveedores con abono al banco.
Ajustes a compras, las compras pueden objeto de ajuste por concepto de:
a) Devoluciones sobre compras: la tramitara el departamento de compras, expedirá
nota de devolución de mercancías por cuadruplicado con numeración progresiva,
original para el proveedor, duplicado para contabilidad y triplicado para el almacén
y cuadruplicado para el departamento de compras.
b) Rebajas sobre compras: con la intervención de departamento y vigilancia de
departamento de finanzas o funcionario encargado para ello, con la información
correspondiente a contabilidad.
c) Descuentos sobre compras: igual que las rebajas intervendrá el departamento de
compras y vigilancia del departamento de finanzas o funcionario encargado para
ello, con la información correspondiente a contabilidad.
VI. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Durante el periodo que en que se realizó la residencia profesional se llevaron a cabo
una serie de actividades a fines de este departamento y al proyecto desarrollado.
6.1 INSTRUCTIVO DE LAS ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
1- Se envía las requisiciones al departamento de compras los días martes de cada
semana, si es urgente se envían en cualquier día de la semana. Para la recepción
de requisiciones.
2- Revisa que la requisición este solicitada por genero de materias que contengan
el sello de “sin existencia en almacén”, además de los siguientes datos:
a) Fecha
b) Partida
c) Cantidad
d) Unidad de medida
e) Descripción del material
f) Costo estimado
g) Fecha de requerimiento del material
h) Firma.
Si la requisición esta correcta, se da de alta y se envía a cotizar por lo menos a tres
proveedores seleccionados del catálogo de proveedores.
3- Cuando ya se tienen las cotizaciones completas, se elabora el cuadro
comparativo, ene l que se selecciona al proveedor con las siguientes
consideraciones:
Durante el periodo que en que se realizó la residencia profesional se llevaron a cabo
una serie de actividades a fines de este departamento y al proyecto desarrollado.
6.1 INSTRUCTIVO DE LAS ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
1- Se envía las requisiciones al departamento de compras los días martes de cada
semana, si es urgente se envían en cualquier día de la semana. Para la recepción
de requisiciones.
2- Revisa que la requisición este solicitada por genero de materias que contengan
el sello de “sin existencia en almacén”, además de los siguientes datos:
a) Fecha
b) Partida
c) Cantidad
d) Unidad de medida
e) Descripción del material
f) Costo estimado
g) Fecha de requerimiento del material
h) Firma.
Si la requisición esta correcta, se da de alta y se envía a cotizar por lo menos a tres
proveedores seleccionados del catálogo de proveedores.
3- Cuando ya se tienen las cotizaciones completas, se elabora el cuadro
comparativo, ene l que se selecciona al proveedor con las siguientes
consideraciones:
a) Mejor precio
b) Calidad
c) Tiempo de entrega
d) Condiciones de pago
e) Libre abordo
f) Servicio
4- Órdenes y compras mayores de 100,000 pesos se envían a el corporativo para
autorización, menores a 100,000 únicamente pueden ser autorizadas
Por gerencia administrativa y general del ingenio.
5- Los días lunes de cada semana se realiza un corte de pedidos colocados, se
imprime la relación del sistema gerencial administrativo y se envían a los
siguientes departamentos:
a) Contabilidad-relación y pedidos originales
b) Presupuestos-relación
c) Auditoría técnica de fábrica-relación
d) Gerencia administrativa y financiera- relación
e) Gerencia general – relación
6- Una vez por semana se le da seguimiento a los pedidos colocados, revisando
en el sistema gerencial administrativo el surtimiento, se clasifican en forma
manual, como sigue:
a) Surtidos totales
b) Surtidos parciales
c) Pendientes de surtir.
b) Calidad
c) Tiempo de entrega
d) Condiciones de pago
e) Libre abordo
f) Servicio
4- Órdenes y compras mayores de 100,000 pesos se envían a el corporativo para
autorización, menores a 100,000 únicamente pueden ser autorizadas
Por gerencia administrativa y general del ingenio.
5- Los días lunes de cada semana se realiza un corte de pedidos colocados, se
imprime la relación del sistema gerencial administrativo y se envían a los
siguientes departamentos:
a) Contabilidad-relación y pedidos originales
b) Presupuestos-relación
c) Auditoría técnica de fábrica-relación
d) Gerencia administrativa y financiera- relación
e) Gerencia general – relación
6- Una vez por semana se le da seguimiento a los pedidos colocados, revisando
en el sistema gerencial administrativo el surtimiento, se clasifican en forma
manual, como sigue:
a) Surtidos totales
b) Surtidos parciales
c) Pendientes de surtir.
A continuación se hará una descripción detallada de las actividades
desempeñadas en mi estancia en la residencian profesional, en el departamento de
compras en las oficinas administrativas del ingenio La Gloria, S.A.
En este departamento me desempeñe como auxiliar de compras, entre las principales
actividades que desempeñe fueron: atender telefónicamente a los proveedores, solicitar
cotizaciones de los materiales e insumos requeridos a los proveedores, esto se hace
mediante la transmisión de una solicitud de cotización por vía correo electrónico, a los
proveedores que surten el material, hay que recalcar que antes de la realización esta
actividad es necesario abrir expediente a la requisición de insumos, para sí
posteriormente obtener la solicitud de cotización. Después de recibir las cotizaciones
solicitadas distintitos proveedores, se elabora el cuadro comparativo para elegir al
proveedor que tenga un buen precio, calidad y tiempo de entrega.
Gestionar la autorización de pedidos para realizar la orden de compra, esto se hace
mediante la firma y visto bueno de la jefa de compra, jefes de área, así como también de
los altos mandos de la empresa, como lo son la gerencia general, administrativa y
financiera. Autorizados por ellos se procede a pasar las ordene de compra por vía correo
electrónico al proveedor elegido. Hay que tener en cuenta que cuando una orden compra
rebasa los 100 000.00 hay que ser enviada al corporativo de la ciudad de México para
que los dueños lo autoricen, ya que casi la mayoría de las ordenes de compras enviadas
al corporativo de México rebasan el monto antes mencionado, que provienen de área de
fábrica, los cuales consisten en la compra de refacciones para los molinos, calderas,
centrifugas etc., son necesarias para poner en marcha la fábrica. Así también se
elaboraban contratos a los contratistas que realizan los trabajos de construcción de
nuevas áreas necesarias para la ampliación de la fábrica, debido a que se han estado
adquiriendo nuevos equipos.
desempeñadas en mi estancia en la residencian profesional, en el departamento de
compras en las oficinas administrativas del ingenio La Gloria, S.A.
En este departamento me desempeñe como auxiliar de compras, entre las principales
actividades que desempeñe fueron: atender telefónicamente a los proveedores, solicitar
cotizaciones de los materiales e insumos requeridos a los proveedores, esto se hace
mediante la transmisión de una solicitud de cotización por vía correo electrónico, a los
proveedores que surten el material, hay que recalcar que antes de la realización esta
actividad es necesario abrir expediente a la requisición de insumos, para sí
posteriormente obtener la solicitud de cotización. Después de recibir las cotizaciones
solicitadas distintitos proveedores, se elabora el cuadro comparativo para elegir al
proveedor que tenga un buen precio, calidad y tiempo de entrega.
Gestionar la autorización de pedidos para realizar la orden de compra, esto se hace
mediante la firma y visto bueno de la jefa de compra, jefes de área, así como también de
los altos mandos de la empresa, como lo son la gerencia general, administrativa y
financiera. Autorizados por ellos se procede a pasar las ordene de compra por vía correo
electrónico al proveedor elegido. Hay que tener en cuenta que cuando una orden compra
rebasa los 100 000.00 hay que ser enviada al corporativo de la ciudad de México para
que los dueños lo autoricen, ya que casi la mayoría de las ordenes de compras enviadas
al corporativo de México rebasan el monto antes mencionado, que provienen de área de
fábrica, los cuales consisten en la compra de refacciones para los molinos, calderas,
centrifugas etc., son necesarias para poner en marcha la fábrica. Así también se
elaboraban contratos a los contratistas que realizan los trabajos de construcción de
nuevas áreas necesarias para la ampliación de la fábrica, debido a que se han estado
adquiriendo nuevos equipos.
Otras de las actividades en las que estuve auxiliando, fue en la verificación en almacén,
de la recepción de mercancías solicitadas a través de la orden de compra al proveedor,
para cerciorarse que están se cumplan con las características solicitadas, de lo contrario
se hace una carta para la devolución de estas.
Por otro lado también se auxilió en la trasmisión de la orden de compra (pedidos) para
que el proveedor pudiese surtir en la fecha establecida en el formato de la orden de
compra, y no se generen atrasos en las actividades de la empresa. Después de la
transmisión de los pedidos se van ordenando por periodos, en esta caso el ingenio la
Gloria S.A., maneja tres periodos, los cuales son Reparación, Inversiones y Zafra, para
posteriormente enviar una copia de los pedidos colocados a cada área solicitante y
mantener al tanto al usuario de que se ha dado seguimiento a su requisición de
materiales.
También se auxilió en la entrega de facturas al área de contabilidad, así como también la
entrega de la solicitud de recursos gestionados para el pago a proveedores por parte del
departamento de presupuesto.
El auxiliar en estas actividades sirvió para verificar si en realidad se está cumpliendo con
el proceso de compras establecido por la empresa para ese departamento.
En el ingenio la Gloria S.A, se cuenta con un sistema, de administración gerencial
azucarero, denominado SIGA, en el cual se encuentra dividido en cuatro secciones entre
las cuales tenemos, control de adquisiciones (compras), autorizaciones electrónicas de
documentos cuentas por pagar, formatos de uso común, este sistema se acceso atreves
de una clave de usuario asignada a cada integrante del departamento.
En el cual se hace tramite de altas requisiciones, para así poder abrirle expediente y
posteriormente imprimir la solicitud de cotización; así también realizar vaciado de preciso
de los productos o servicios cotizados al sistema para generar así los cuadros
de la recepción de mercancías solicitadas a través de la orden de compra al proveedor,
para cerciorarse que están se cumplan con las características solicitadas, de lo contrario
se hace una carta para la devolución de estas.
Por otro lado también se auxilió en la trasmisión de la orden de compra (pedidos) para
que el proveedor pudiese surtir en la fecha establecida en el formato de la orden de
compra, y no se generen atrasos en las actividades de la empresa. Después de la
transmisión de los pedidos se van ordenando por periodos, en esta caso el ingenio la
Gloria S.A., maneja tres periodos, los cuales son Reparación, Inversiones y Zafra, para
posteriormente enviar una copia de los pedidos colocados a cada área solicitante y
mantener al tanto al usuario de que se ha dado seguimiento a su requisición de
materiales.
También se auxilió en la entrega de facturas al área de contabilidad, así como también la
entrega de la solicitud de recursos gestionados para el pago a proveedores por parte del
departamento de presupuesto.
El auxiliar en estas actividades sirvió para verificar si en realidad se está cumpliendo con
el proceso de compras establecido por la empresa para ese departamento.
En el ingenio la Gloria S.A, se cuenta con un sistema, de administración gerencial
azucarero, denominado SIGA, en el cual se encuentra dividido en cuatro secciones entre
las cuales tenemos, control de adquisiciones (compras), autorizaciones electrónicas de
documentos cuentas por pagar, formatos de uso común, este sistema se acceso atreves
de una clave de usuario asignada a cada integrante del departamento.
En el cual se hace tramite de altas requisiciones, para así poder abrirle expediente y
posteriormente imprimir la solicitud de cotización; así también realizar vaciado de preciso
de los productos o servicios cotizados al sistema para generar así los cuadros
comparativos, los cuales determinaran a que proveedor elegir para el surtido de la
requisición atreves del pedido. Los pedidos serán autorizados por el jede de compras, el
jefe del departamento solicitante, el gerente general y el gerente administrativo y
financiero. Para posteriormente enviarlo al proveedor, por vía de correo electrónico, para
su pronto surtido en las fechas especificadas en este.
Como se mencionó anteriormente, se manejaba un programa llamado SIGA (Sistema
Gerencial Azucarero), el cual se describe a continuación.
Figura 5: Pantalla Del Sistema Para Buscar Información De Proveedores
requisición atreves del pedido. Los pedidos serán autorizados por el jede de compras, el
jefe del departamento solicitante, el gerente general y el gerente administrativo y
financiero. Para posteriormente enviarlo al proveedor, por vía de correo electrónico, para
su pronto surtido en las fechas especificadas en este.
Como se mencionó anteriormente, se manejaba un programa llamado SIGA (Sistema
Gerencial Azucarero), el cual se describe a continuación.
Figura 5: Pantalla Del Sistema Para Buscar Información De Proveedores
Figura 6: Pantalla Solicitud De Cotizaciones
Figura 7: Pantalla Del Sistema, Para Captura De Cotizaciones De Los Proveedores.
Figura 7: Pantalla Del Sistema, Para Captura De Cotizaciones De Los Proveedores.
Figura 8: Generación De Cuadro Comparativo Y Visualización Del Cuadro Generado
Figura 9: Generación De Pedidos
Figura 9: Generación De Pedidos
Figura 10: Historial De Pedidos Fincados
VII. RESULTADOS
Mediante la aplicación de un cuestionario al personal del departamento de compras, así
como también almacén, contabilidad y a través de la propia observación del residente, se
determinó que el proceso de compras que se opera en el ingenio La Gloria, S.A. tiene
oportunidades de mejora, misma que a continuación se harán mención.
Compras Costos y Gastos
Preguntas No
aplica
Si No Comentarios acerca de
las contestaciones
Se ha centralizado la función de compras
en un departamento separado de los
demás departamentos
x
Hace este departamento todas las
compras de:
x En su mayoría. Solo
que el departamento
VII. RESULTADOS
Mediante la aplicación de un cuestionario al personal del departamento de compras, así
como también almacén, contabilidad y a través de la propia observación del residente, se
determinó que el proceso de compras que se opera en el ingenio La Gloria, S.A. tiene
oportunidades de mejora, misma que a continuación se harán mención.
Compras Costos y Gastos
Preguntas No
aplica
Si No Comentarios acerca de
las contestaciones
Se ha centralizado la función de compras
en un departamento separado de los
demás departamentos
x
Hace este departamento todas las
compras de:
x En su mayoría. Solo
que el departamento
1. Materia primas y refacciones.
2. Subcontratos para la terminación
de productos para otros
fabricantes,
3. Abastecimiento
4. Activos fijos.
5. Papelería y útiles de escritorio.
6. Publicidad
7. Servicios
8. Pasajes del Personal
de servicios
administrativos realiza
compra que no
rebasen los cinco mil
pesos.
Se hacen todas las compras sobre la
base de requisiciones o solicitudes
escritas, o en su caso mediante cedulas,
programas, relaciones de órdenes de
producción preparadas por otros
departamentos.
x Se realizan en base a
la solicitada por el
usuario a través de una
requisición de
materiales e insumos.
En caso afirmativo, se aprueban por
escrito. Las peticiones de compra por
empleados responsables de tales
departamentos.
x Si a través el
recibimiento de la
requisición autorizada
por el jefe de cada
área.
¿Cuándo la contratación de servicios se
hace por otros departamentos? ¿Se da
la aprobación final por algún funcionario
responsable?
x Si a través del
departamento de
compra y servicios
administrativos.
¿aprueba el consejo de administración
las erogaciones de importancia
extraordinaria ya sea en cada caso
x A prueba de cada
compra que rebase un
importe de $ 100,
000.00 en adelante,
2. Subcontratos para la terminación
de productos para otros
fabricantes,
3. Abastecimiento
4. Activos fijos.
5. Papelería y útiles de escritorio.
6. Publicidad
7. Servicios
8. Pasajes del Personal
de servicios
administrativos realiza
compra que no
rebasen los cinco mil
pesos.
Se hacen todas las compras sobre la
base de requisiciones o solicitudes
escritas, o en su caso mediante cedulas,
programas, relaciones de órdenes de
producción preparadas por otros
departamentos.
x Se realizan en base a
la solicitada por el
usuario a través de una
requisición de
materiales e insumos.
En caso afirmativo, se aprueban por
escrito. Las peticiones de compra por
empleados responsables de tales
departamentos.
x Si a través el
recibimiento de la
requisición autorizada
por el jefe de cada
área.
¿Cuándo la contratación de servicios se
hace por otros departamentos? ¿Se da
la aprobación final por algún funcionario
responsable?
x Si a través del
departamento de
compra y servicios
administrativos.
¿aprueba el consejo de administración
las erogaciones de importancia
extraordinaria ya sea en cada caso
x A prueba de cada
compra que rebase un
importe de $ 100,
000.00 en adelante,
concreto o por medio de partidas
globales
esta será autorizada
por los dueños de la
empresa además del
gerente y subgerente.
¿Se envía el plan de adquisiciones de
mobiliario de este último del de
transporte, a la secretaria de
presidencia?
x Por otro lado se
elabora un
presupuesto anual
para la adquisición de
material y equipo para
la planta y sus oficinas.
¿Se cerciora el departamento de
compras de que los proveedores
señalados específicamente por los que
firman las adquisiciones, son tan buenos
o mejores que otros abastecedores en
los que respecta a calidades, precios,
fechas de entrega. Etc.?
x Para esto se elaboran
cuadros comparativos
para elegir al
proveedor que ofrezca
el mejor precio,
calidad, etc.
En las compras de importancia ¿se
piden cotizaciones a dos o más
proveedores?
x En todas compras se
piden de 3 cotizaciones
en adelante, solo en
fabricante se elabora
una.
¿Se hacen un escrito las órdenes de
compra a los proveedores, indicando
calidades, precios, fechas de entrega,
etc.?
x Existe un formato
especificado para la
realización de esta.
¿Se firman las órdenes de compra? Por
personas autorizadas ¿Quiénes?
x Jefa de compras,
usuario, Gerente y
subgerente.
globales
esta será autorizada
por los dueños de la
empresa además del
gerente y subgerente.
¿Se envía el plan de adquisiciones de
mobiliario de este último del de
transporte, a la secretaria de
presidencia?
x Por otro lado se
elabora un
presupuesto anual
para la adquisición de
material y equipo para
la planta y sus oficinas.
¿Se cerciora el departamento de
compras de que los proveedores
señalados específicamente por los que
firman las adquisiciones, son tan buenos
o mejores que otros abastecedores en
los que respecta a calidades, precios,
fechas de entrega. Etc.?
x Para esto se elaboran
cuadros comparativos
para elegir al
proveedor que ofrezca
el mejor precio,
calidad, etc.
En las compras de importancia ¿se
piden cotizaciones a dos o más
proveedores?
x En todas compras se
piden de 3 cotizaciones
en adelante, solo en
fabricante se elabora
una.
¿Se hacen un escrito las órdenes de
compra a los proveedores, indicando
calidades, precios, fechas de entrega,
etc.?
x Existe un formato
especificado para la
realización de esta.
¿Se firman las órdenes de compra? Por
personas autorizadas ¿Quiénes?
x Jefa de compras,
usuario, Gerente y
subgerente.
¿Se requiere que las órdenes de compra
que excedan de ciertos límites e
importes seas aprobadas y firmadas por
algún funcionario superior? Descríbase?
x Si por el dueño de la
Empresa
¿Están pre numeradas por la imprenta
las órdenes de compra? En caso
negativo ¿Cómo se controlan las forman
en blanco?
x La empresa cuenta con
un sistema que va
enumerando de
acuerdo al área que lo
solicita
¿se manda copias de las órdenes de
compra a los departamentos de
contabilidad y de recibo de mercancía
(almacén)
x Si físicamente y
electrónicamente.
¿Las copias se mandan al departamento
de contabilidad muestran en todos los
casos cantidades, precios, condiciones,
descuentos, etc.?
siempre
¿se notifica al departamento de personal
encargado de las compras el recibido de
materia primas, materiales, refacciones,
etc. Describiendo en las entradas si los
efectos recibidos están o no completos y
en buena condiciones y en su caso las
reclamaciones que deben hacerse?
x El encargo del almacén
general se encarga de
avisar al departamento
de compra de recibido
de mercancías.
Se usan notas de cargo para:
a) Mercancías devueltas
b) Faltantes
c) Reclamaciones a los
proveedores.
x Área de contabilidad
las realiza, así como
también almacén
general.
que excedan de ciertos límites e
importes seas aprobadas y firmadas por
algún funcionario superior? Descríbase?
x Si por el dueño de la
Empresa
¿Están pre numeradas por la imprenta
las órdenes de compra? En caso
negativo ¿Cómo se controlan las forman
en blanco?
x La empresa cuenta con
un sistema que va
enumerando de
acuerdo al área que lo
solicita
¿se manda copias de las órdenes de
compra a los departamentos de
contabilidad y de recibo de mercancía
(almacén)
x Si físicamente y
electrónicamente.
¿Las copias se mandan al departamento
de contabilidad muestran en todos los
casos cantidades, precios, condiciones,
descuentos, etc.?
siempre
¿se notifica al departamento de personal
encargado de las compras el recibido de
materia primas, materiales, refacciones,
etc. Describiendo en las entradas si los
efectos recibidos están o no completos y
en buena condiciones y en su caso las
reclamaciones que deben hacerse?
x El encargo del almacén
general se encarga de
avisar al departamento
de compra de recibido
de mercancías.
Se usan notas de cargo para:
a) Mercancías devueltas
b) Faltantes
c) Reclamaciones a los
proveedores.
x Área de contabilidad
las realiza, así como
también almacén
general.
¿Qué departamento o departamentos
hacen tales notas de cargo?
Contabilidad y almacén
general.
Se notifica a la contaduría y otros
departamentos interesados (tales como
el de facturación, almacenes, etc.)
a) Embarques directos a los clientes.
b) Embarques de los proveedores a
otros de los proveedores o en
almacenes generales de
depósito. Fabricantes para
terminar productos de la
compañía.
c) Embarques que quedaban
almacenados en bodegas.
x Si ara el control de
pago de renta, de
bodegas de envió de
productos y devolución
de materiales.
¿se lleva un registro adecuando de
órdenes de compra no surtidos en su
totalidad por los proveedores?
descríbase
x Se separa los
expedientes de los
materiales no surtidos
y se checa con el
usuario, y en caso de
que ya no se requiera
se realiza una carta de
cancelación.
Se reciben todos los efectos
comprobados por un departamento de
recepción de adquisiciones.
x Almacén General.
Se inspeccionan en este departamento
los afectos adquiridos para determinar la
x Se verifica junto con el
proveedor.
hacen tales notas de cargo?
Contabilidad y almacén
general.
Se notifica a la contaduría y otros
departamentos interesados (tales como
el de facturación, almacenes, etc.)
a) Embarques directos a los clientes.
b) Embarques de los proveedores a
otros de los proveedores o en
almacenes generales de
depósito. Fabricantes para
terminar productos de la
compañía.
c) Embarques que quedaban
almacenados en bodegas.
x Si ara el control de
pago de renta, de
bodegas de envió de
productos y devolución
de materiales.
¿se lleva un registro adecuando de
órdenes de compra no surtidos en su
totalidad por los proveedores?
descríbase
x Se separa los
expedientes de los
materiales no surtidos
y se checa con el
usuario, y en caso de
que ya no se requiera
se realiza una carta de
cancelación.
Se reciben todos los efectos
comprobados por un departamento de
recepción de adquisiciones.
x Almacén General.
Se inspeccionan en este departamento
los afectos adquiridos para determinar la
x Se verifica junto con el
proveedor.
condición en que se reciben, se cuenta,
se mide y se pesan
Se coteja por el departamento de
recibido las cantidades y descripciones
de los efectos recibidos contra las
órdenes de compra o contra aviso o
documentación que haga a esta.
x
Se usan notas de entrega x
Se firman notas de entrega
Se firma a mano y se fecha. Están
enumerados por la imprenta y se
controlan debidamente.
Están enumerados a
través del sistema que
se mane en la empresa
¿Si no se usan notas de entrega, se lleva
en su lugar algún registro de efectos
recibidos?
Se envía copias de la notas o de la
documentación que se haga sus veces.
a) A los compradores.
b) Al departamento de contabilidad
directamente.
c) A los encargados de llevar
(inventarios, contantes
directamente).
x A todos
Conserva el departamento de
recepciones un registro permanente y
cronológico de todas las entradas.
x Si llevan un registro
diario.
Informan prontamente el departamento
de recepciones acerca de faltantes,
rechazos, etc.
x
se mide y se pesan
Se coteja por el departamento de
recibido las cantidades y descripciones
de los efectos recibidos contra las
órdenes de compra o contra aviso o
documentación que haga a esta.
x
Se usan notas de entrega x
Se firman notas de entrega
Se firma a mano y se fecha. Están
enumerados por la imprenta y se
controlan debidamente.
Están enumerados a
través del sistema que
se mane en la empresa
¿Si no se usan notas de entrega, se lleva
en su lugar algún registro de efectos
recibidos?
Se envía copias de la notas o de la
documentación que se haga sus veces.
a) A los compradores.
b) Al departamento de contabilidad
directamente.
c) A los encargados de llevar
(inventarios, contantes
directamente).
x A todos
Conserva el departamento de
recepciones un registro permanente y
cronológico de todas las entradas.
x Si llevan un registro
diario.
Informan prontamente el departamento
de recepciones acerca de faltantes,
rechazos, etc.
x
a) A los compradores.
b) A la contaduría.
Se cancela inmediatamente las órdenes
de compra por motivo de reducción,
ambos de proyectos.
x
Si se compran materiales con exceso a
las cantidades normales de consumo, en
prevención por un alza de precios
¿deben tales compras ser aprobadas en
este aspecto específico por alguien
distinto al comprador ordinario? ¿Por
quién?.
x Solo se compra
conforme se necesita,
es decir de acuerdo a
los requerido por el
usuario.
Hay controles adecuados para
salvaguardar que se hagan compras
excesivas.
x
Se confrontan la documentación de
embarques contra la lista de empaques
de aprobar el pago de fletes.
x
Exciten controles adecuados para el
recibo de efectos cuyas cantidades no
pueden verificarse fácil y prontamente
como el caso de piedra, carbón, chatarra
y otros materiales a granel.
x
Se controlan los gastos de los
departamentos administrativos mediante
el uso de presupuestos departamentales
detallados.
x anualmente.
Evita el sistema en uso la posibilidad de
que la mercancía recibida se incluya en
x
b) A la contaduría.
Se cancela inmediatamente las órdenes
de compra por motivo de reducción,
ambos de proyectos.
x
Si se compran materiales con exceso a
las cantidades normales de consumo, en
prevención por un alza de precios
¿deben tales compras ser aprobadas en
este aspecto específico por alguien
distinto al comprador ordinario? ¿Por
quién?.
x Solo se compra
conforme se necesita,
es decir de acuerdo a
los requerido por el
usuario.
Hay controles adecuados para
salvaguardar que se hagan compras
excesivas.
x
Se confrontan la documentación de
embarques contra la lista de empaques
de aprobar el pago de fletes.
x
Exciten controles adecuados para el
recibo de efectos cuyas cantidades no
pueden verificarse fácil y prontamente
como el caso de piedra, carbón, chatarra
y otros materiales a granel.
x
Se controlan los gastos de los
departamentos administrativos mediante
el uso de presupuestos departamentales
detallados.
x anualmente.
Evita el sistema en uso la posibilidad de
que la mercancía recibida se incluya en
x
los inventarios antes de registrar el
pasivo correspondiente.
Permiten el registro de compras u otros
establecidos por la negociación fijar el
monto del pasivo no incluido en el
balance general por concepto de
facturas de compras, gastos, costos
correspondientes al ejercicio, pero
recibidas después de la clausura de
libros.
Existen controles adecuados para el
registro del impuesto al valor agregado.
x
Que función revisa el impuesto al valor
agregado en cada factura de compras,
costo, gastos.
x
Permite los registros fijos el pasivo no
incluido en el estado de situación
financiera o balance general, por el
concepto de I.V.A. del ejercicio por
facturas recibidas después del balance.
x
Tabla1: Cuestionario aplicado a los departamentos de compras, almacén y
contabilidad, para verificar que control llevan en la actividades correspondientes a
la compra de materiales, desde la negociación hasta la entrega al almacén, así
como también el pago de dichos materiales.
pasivo correspondiente.
Permiten el registro de compras u otros
establecidos por la negociación fijar el
monto del pasivo no incluido en el
balance general por concepto de
facturas de compras, gastos, costos
correspondientes al ejercicio, pero
recibidas después de la clausura de
libros.
Existen controles adecuados para el
registro del impuesto al valor agregado.
x
Que función revisa el impuesto al valor
agregado en cada factura de compras,
costo, gastos.
x
Permite los registros fijos el pasivo no
incluido en el estado de situación
financiera o balance general, por el
concepto de I.V.A. del ejercicio por
facturas recibidas después del balance.
x
Tabla1: Cuestionario aplicado a los departamentos de compras, almacén y
contabilidad, para verificar que control llevan en la actividades correspondientes a
la compra de materiales, desde la negociación hasta la entrega al almacén, así
como también el pago de dichos materiales.
De acuerdo a la tabla anterior, como se considera el desempeño del departamento de
comprar, en lo que respecta a las actividades respetivas al proceso de compras.
Criterio de evaluación D A B E
Atención al proveedor y
al usuario
x
Elaboración de solicitud
de cotización, cuadros
comparativos y pedidos
x
Compra de material
(envió de pedidos al
proveedor)
x
Pago a proveedores x
Elaboración de pedidos
colocados
x
Envió de pedidos
colocados al almacén
general
x
Archivar reporte de
entrada al almacén
x
Tabla 2: Evaluación del desempeño del departamento de compras. Él lo que a
mí respecta al desempeño del departamento de compras, con respecto a las
actividades que realiza considero que son buenas, no puedo decir que excelente.
Puesto que hay actividades que se pueden mejor todavía.
D: Deficiente
A: Aceptable
B: Bueno
E: Excelente
comprar, en lo que respecta a las actividades respetivas al proceso de compras.
Criterio de evaluación D A B E
Atención al proveedor y
al usuario
x
Elaboración de solicitud
de cotización, cuadros
comparativos y pedidos
x
Compra de material
(envió de pedidos al
proveedor)
x
Pago a proveedores x
Elaboración de pedidos
colocados
x
Envió de pedidos
colocados al almacén
general
x
Archivar reporte de
entrada al almacén
x
Tabla 2: Evaluación del desempeño del departamento de compras. Él lo que a
mí respecta al desempeño del departamento de compras, con respecto a las
actividades que realiza considero que son buenas, no puedo decir que excelente.
Puesto que hay actividades que se pueden mejor todavía.
D: Deficiente
A: Aceptable
B: Bueno
E: Excelente
APORTE AL PERFIL DE EGRESO.
OBJETIVO GENERAL
Formar profesionales competentes en la creación, dirección e innovación de
organizaciones, que enfrenten desafíos en un entorno globalizado, con visión
emprendedora, ética, humana y de responsabilidad social.
Proponer soluciones creativas que generen ventajas competitivas para resolver
problemas de las áreas funcionales en las organizaciones, utilizando
procedimientos, técnicas y herramientas de la ingeniería.
Actuar como agente de cambio en las organizaciones, en respuesta a las
necesidades del entorno.
Utilizar procesos de comunicación efectivos en las organizaciones y su entorno.
Diseñar e implementar estrategias para optimizar los procesos de las áreas
funcionales de la organización
Diseñar y gestionar procesos productivos y de servicios que respondan a las
necesidades del entorno.
OBJETIVO GENERAL
Formar profesionales competentes en la creación, dirección e innovación de
organizaciones, que enfrenten desafíos en un entorno globalizado, con visión
emprendedora, ética, humana y de responsabilidad social.
Proponer soluciones creativas que generen ventajas competitivas para resolver
problemas de las áreas funcionales en las organizaciones, utilizando
procedimientos, técnicas y herramientas de la ingeniería.
Actuar como agente de cambio en las organizaciones, en respuesta a las
necesidades del entorno.
Utilizar procesos de comunicación efectivos en las organizaciones y su entorno.
Diseñar e implementar estrategias para optimizar los procesos de las áreas
funcionales de la organización
Diseñar y gestionar procesos productivos y de servicios que respondan a las
necesidades del entorno.
VIII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
9.1 CONCLUSIÓN.
Al haber culminado el proyecto de residencia en el ingenio la Gloria, S.A. se logró una
aportación significativa para el departamento de compras y en general para la empresa,
ya que las actividades realizadas en esta ayudaron a agilizar el proceso de compras y
más en este periodo de reparación 2016, que fue cuando mayor trabajo hubo, ya que se
hicieron modificaciones en la fábrica.
En este periodo de residencia, se estuvo desarrollando el proyecto llamado, “Evaluación
Del Proceso De Compras Implementado En Ingenio La Gloria, S.A. Para El Mejoramiento
Continuo De Sus Procesos”, en el cual se auxilió hacer todas las actividades y trámites
para surtir a la empresa de los materiales, equipos y combustibles necesarios ´para sus
actividades primordiales que son las que les auxilian en la generación de utilidades a la
empresa. De igual manera las actividades desarrolladas como residente ayudaron a la
empresa a disminuir costos en personal y por consiguiente a generar mayores utilidades.
Como conclusión, la revisión del manual del departamento de compras se verifico que se
estuviera ejecutando tal y como se encuentra establecido, se pudo observar que si se
está realizando tal y como lo estipula, solo que existen un poco de atraso a la hora de
enviar a cotizar precios puesto que algunos proveedores dan mal su correo electrónico o
la información mal proporcionada ya que a veces los números telefónicos del contacto
los cambian o no están actualizados y el proveedor no informa a la empresa su cambio,
lo mismo sucede con sus datos fiscales, razón por la cual se generan atrasos en el
proceso de pago a proveedores.
9.1 CONCLUSIÓN.
Al haber culminado el proyecto de residencia en el ingenio la Gloria, S.A. se logró una
aportación significativa para el departamento de compras y en general para la empresa,
ya que las actividades realizadas en esta ayudaron a agilizar el proceso de compras y
más en este periodo de reparación 2016, que fue cuando mayor trabajo hubo, ya que se
hicieron modificaciones en la fábrica.
En este periodo de residencia, se estuvo desarrollando el proyecto llamado, “Evaluación
Del Proceso De Compras Implementado En Ingenio La Gloria, S.A. Para El Mejoramiento
Continuo De Sus Procesos”, en el cual se auxilió hacer todas las actividades y trámites
para surtir a la empresa de los materiales, equipos y combustibles necesarios ´para sus
actividades primordiales que son las que les auxilian en la generación de utilidades a la
empresa. De igual manera las actividades desarrolladas como residente ayudaron a la
empresa a disminuir costos en personal y por consiguiente a generar mayores utilidades.
Como conclusión, la revisión del manual del departamento de compras se verifico que se
estuviera ejecutando tal y como se encuentra establecido, se pudo observar que si se
está realizando tal y como lo estipula, solo que existen un poco de atraso a la hora de
enviar a cotizar precios puesto que algunos proveedores dan mal su correo electrónico o
la información mal proporcionada ya que a veces los números telefónicos del contacto
los cambian o no están actualizados y el proveedor no informa a la empresa su cambio,
lo mismo sucede con sus datos fiscales, razón por la cual se generan atrasos en el
proceso de pago a proveedores.
8.2 RECOMENDACIONES
Se recomienda que el personal del departamento, tenga clasificado a los proveedores
por el medio de contacto de correo electrónico para que asi cada mes manden una
circular que les recuerde que hicieron modificaciones en sus números telefónicos, cambio
de domicilio y de más datos respecto a este, lo informen a la empresa para que no le
generen atrasos en los procesos.
Por ultimo en lo que respeta la firma de pedidos por parte de los usuarios, se debe llevar
un control actualizado puesto que en el que actualmente manejan, carece de
procedimiento que hace más lento el proceso, puesto que lo llevan a cabo mediante al
registro en una libreta, mi recomendación es que para la firma de cada periodo se haga
llamar al usuario para que vengan personalmente al departamento a firmarlos. En caso
de urgente ya se llevaría especialmente a la oficina de este para su firma.
Se recomienda que el personal del departamento, tenga clasificado a los proveedores
por el medio de contacto de correo electrónico para que asi cada mes manden una
circular que les recuerde que hicieron modificaciones en sus números telefónicos, cambio
de domicilio y de más datos respecto a este, lo informen a la empresa para que no le
generen atrasos en los procesos.
Por ultimo en lo que respeta la firma de pedidos por parte de los usuarios, se debe llevar
un control actualizado puesto que en el que actualmente manejan, carece de
procedimiento que hace más lento el proceso, puesto que lo llevan a cabo mediante al
registro en una libreta, mi recomendación es que para la firma de cada periodo se haga
llamar al usuario para que vengan personalmente al departamento a firmarlos. En caso
de urgente ya se llevaría especialmente a la oficina de este para su firma.
IX. FUENTES DE CONSULTA.
"Calameo", A. C. (2001). ALDIA LOGISTICA. Obtenido de
http://es.calameo.com/read/000891188aa4f8c7be2e9
Benaque, J. L. (18 de 02 de 2006). Gestiopolis. Obtenido de http://www.gestiopolis.com/administracion-
de-compras/
Carmona, A. P. (20 de 04 de 2015). Meet Logistics. Obtenido de La importancia de la Funcio de Compras:
https://meetlogistics.com/cadena-suministro/funcion-de-compras/
COMPRAS, L. D. (2001). Administracion de Logistica. Obtenido de
http://files.uladech.edu.pe/docente/18174193/Curso%20Administraci%C3%B3n%20de%20Logis
tica%20Presencial/CONTENIDO_8.pdf
Coronel, L. (19 de marzo de 2015). Prezi. Obtenido de Planificacion de Compras:
https://prezi.com/vlwpedee4p6x/planificacion-de-compras/
Fernandez, J. A. (14 de 11 de 199). Control Interno Operativo Area Compras. Obtenido de
http://pdfs.wke.es/5/1/4/2/pd0000015142.pdf
Grinenco, N. (18 de Enero de 2001). Galicia "Buenos Negocios". Obtenido de Claves de la Compras:
http://www.buenosnegocios.com/notas/521-5-funciones-clave-compras
Harrington, J. (1993). Gestiopolis. Obtenido de Pasos para el Mejoramiento Continuo:
http://www.gestiopolis.com/pasos-para-el-mejoramiento-continuo/
Horna, A. A. (Enero de 2008). Tesis en Ciensas Empresariales. Obtenido de
http://www.administracion.usmp.edu.pe/wp-
content/uploads/sites/9/2014/02/ManualBreveIEA2010.pdf
IMF", C. M. (2001). Business School. Obtenido de http://www.imf-
formacion.com/blog/logistica/compras/funciones-jefe-compras/
Mattenet, R. (29 de sep de 2001). Achilles. Obtenido de Objetivos específicos de la función de compras:
https://www.achilles.com/es/spain-es/2123-objetivos-especificos-de-la-funcion-de-compras
Mejora, G. (11 de 02 de 2010). Procedimiento de Compras. Obtenido de Solicitud de Ofertas y
Presupuesto: http://www.uco.es/serviciosgenerales/Archivo/Procesos/24%20SER-N5-01-
M%20COMPRA%20Y%20ALMACENAMIENTO%20DE%20MATERIAL.pdf
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Pareiro, J. (2005). B/Virtual. Obtenido de Compras:
http://webquery.ujmd.edu.sv/siab/bvirtual/Fulltext/ADCS0000699/C1.pdf
Pestana, T. (22 de Octubre de 2012). SapBusinessOne.es. Obtenido de Gestion de Compras:
http://www.sapbusinessone.es/blog/item/importancia-de-la-gestion-de-compras-en-la-empresa
Serrano, J. E. (2011). Gestion de Aprovisionamiento. Obtenido de
https://books.google.es/books?id=jabS4x3L2oEC&pg=PA19&lpg=PA19&dq=Las+compras+especi
ales+tienen+lugar+cuando+hay+que+adquirir+bienes+de+uso+(Ordenador,+maquina,+mobiliari
o,+veh%C3%ADculos...);+es+decir,+no+compramos+materiales+para+transformar+o+art%C3%A
D
Tropico, G. A. (6 de Octubre de 1947). Ingenio La Gloria. Obtenido de
http://www.gat.com.mx/nuestrosIngenios.html
http://webquery.ujmd.edu.sv/siab/bvirtual/Fulltext/ADCS0000699/C1.pdf
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https://books.google.es/books?id=jabS4x3L2oEC&pg=PA19&lpg=PA19&dq=Las+compras+especi
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o,+veh%C3%ADculos...);+es+decir,+no+compramos+materiales+para+transformar+o+art%C3%A
D
Tropico, G. A. (6 de Octubre de 1947). Ingenio La Gloria. Obtenido de
http://www.gat.com.mx/nuestrosIngenios.html
X. ANEXOS
Figura 11: Memorándum que se envía a la jefa de compras para la solicitud de
materiales.
Figura 11: Memorándum que se envía a la jefa de compras para la solicitud de
materiales.
Figura 12: Formato De Requisición.
Figura 13: Formato De Cuadro Comparativo.
Figura 14: Atendiendo A Proveedores Telefónicamente Y Checando Algunas Dudas
De Las Cotizaciones Recibidas.
Figura 15: Buscando En El Expediente Un Pedido Para Verificar Que Tanto Vario El
Precio De Un Material.
De Las Cotizaciones Recibidas.
Figura 15: Buscando En El Expediente Un Pedido Para Verificar Que Tanto Vario El
Precio De Un Material.
Figura 16: Revisando Las Cotizaciones Enviadas Por Los Proveedores.
Figura 17: Regresando De Fábrica Después Haber Recolectada Las Firmas.
Figura 17: Regresando De Fábrica Después Haber Recolectada Las Firmas.
Figura 18: Carta De Liberación De Residencia Profesional.
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