Microsoft PowerPoint Online

Instituto Universitario de Seguros - Computación 0-301 - Microsoft PowerPoint Online

1. Instituto Universitario de Seguros
Unidad Programática Computación 0-301 – Docente Carlos González Quintero – Mayo 2021
Se autoriza su uso público
Microsoft PowerPoint Online.


Cómo crear una Presentación con PowerPoint Online de Microsoft
Si no tenemos Office instalado en el ordenador o estamos en otro PC donde no tenemos la suite de Microsoft, entonces podemos
echar mano de Office.com, la versión web de Office que podemos usar de forma gratis para crear PowerPoint online. Eso sí, hay
que tener en cuenta que al ser una versión gratis y online hay algunas funciones que podemos echar en falta. Una vez que tengamos
nuestra presentación terminada, podemos descargarla en el equipo, compartirla con cualquier persona o guardarlo en OneDrive.
Una de las opciones que ofrece Microsoft en su versión 2016 de Office es la existencia una versión gratuita online llamada Office
Online que incluye: PowerPoint Online, Excel Online, PowerPoint Online, One Note Online, Outlook, Contactos, Skype,
Calendario, Sway y Docs.com.

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Esto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin necesidad de instalar la suite Office de
pago en el equipo.
Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario que las personas con las que compartimos los archivos los
descarguen y modifiquen en su ordenador, para luego volver a subir la versión modificada. Pueden editar en tiempo real su
contenido y el propietario del archivo dispondrá siempre de la información actualizada.
En la versión PowerPoint Online hay menos funciones que en la versión PowerPoint de escritorio. Por ejemplo, hay menos
transiciones y animaciones disponibles, no permite usar diccionarios personalizados, ni sinónimos, ni convertir a documentos PDF,
etc. Aunque para ser justos hay que decir que PowerPoint Online sí permite las funciones más comunes de PowerPoint y para la
mayoría de las ocasiones resulta suficiente. Teniendo en cuenta que es gratuito la valoración es muy positiva.

¿Cómo entrar en PowerPoint Online?
Si dispones de una cuenta Microsoft tienes acceso de forma gratuita a OneDrive y a todas las aplicaciones de Office en su versión
web, incluida PowerPoint Online. Podrás crear presentaciones PowerPoint desde la nube, usando un navegador web y sin tener
instalado Microsoft PowerPoint en tu ordenador. Además dispondrás de la última versión actualizada de la aplicación.
Para entrar en PowerPoint Online debes ir a la página web de Office.com, Si no tienes cuenta deberás crearte una desde el
botón Obtener Office. Si tienes cuenta haz clic en Iniciar sesión y después de dar tu usuario y contraseña aparecerá una pantalla
similar a la que ves a continuación.

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Una vez ya sabemos entrar en PowerPoint Online vamos a ver cómo usarlo. La pantalla de Web PowerPoint App tiene el siguiente
aspecto.

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Como ves se ejecuta dentro del navegador, en este caso Chrome, pero también funciona con otros navegadores (Firefox, Internet
Explorer, Edge, ...)

El diseño de la pantalla de la versión Online es prácticamente idéntico a la versión de escritorio, salvo por el hecho de que incluye
menos funciones.

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El nombre de la presentación aparece en la parte central superior, en esta imagen es Literatura.
El tipo de archivo es el mismo (.pptx), por lo que podemos abrir una presentación en ambas versiones.
Al Guardar como una presentación podemos elegir entre guardar una copia en OneDrive desde Guardar como, Cambiar el
nombre, Descargar una copia en nuestro ordenador en formato PowerPoint o Descargar como ODP en nuestro ordenador en
formato ODP (formato compatible con software libre), como muestra la siguiente imagen

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Observa que en la última línea dice ¿Dónde está el botón Guardar? y nos avisa que en PowerPoint Online no hay
botón Guardar porque se guarda automáticamente cada vez que lo modificamos.

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El hecho de ejecutarse en la nube tiene varias ventajas y algunos inconvenientes. Algunas ventajas ya las hemos citado, se puede
ejecutar desde cualquier navegador web conectado a internet y no hay que instalar nada en tu ordenador. Otras ventajas son que no
hay que preocuparse de actualizar el programa, ni de que se infecte con virus. Tampoco gastaremos espacio de nuestro disco duro
para almacenar el programa y los archivos. También es muy fácil compartir documentos con otros usuarios.

Una desventaja de la versión Online es la dependencia de la velocidad de la conexión. Con velocidades de conexión altas no hay
ningún problema ya que PowerPoint Online responde rápidamente. Pero cuando la velocidad es baja puede haber algún problema
ya que cada acción que realizamos la estamos enviando a través de internet a un servidor, y esto siempre se traduce en tiempo de
espera. Aparte de la velocidad de nuestra conexión, también interviene la disponibilidad del servidor de Microsoft, si este responde
lentamente, de poco servirá que nuestra conexión sea rápida.

Por ello, si en el ordenador tienes instalado PowerPoint 2016, es mejor que las grandes modificaciones las realices desde ahí, y no
desde la versión online. Al visualizar un archivo que está online, en OneDrive, tienes la opción de Abrir en PowerPoint. De forma
que editarás el archivo en local (en tu ordenador), pero los cambios se guardarán en la versión online (en internet) y estarán
disponibles en la red para que el resto de personas autorizadas accedan a ellos.

Incluso si no disponemos de ordenador, también podemos acceder a una versión para teléfonos inteligentes (smartphones) como
veremos en este tema con las aplicaciones de Office para móviles (PowerPoint App, ..)

Otra desventaja es la menor cantidad de herramientas disponibles. La versión online de office no está pensada para sustituir a la
aplicación de escritorio, sino para complementarla.

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Funciones
Hemos dicho que PowerPoint Online no tiene todas las funciones de PowerPoint escritorio pero las funciones más habituales sí
están incluidas. Para la mayoría de los documentos tendremos suficiente con lo que nos ofrece PowerPoint Online. Podemos
cambiar el formato del texto incluyendo, negrita, cursiva, cambiar el color, el tamaño, el tipo de letra, alinear los párrafos, sangrías,
viñetas, insertar imágenes, tablas, vínculos, transiciones y animaciones básicas, ...

Sin embargo, las vistas Clasificador de diapositivas, Página de notas y Patrón no están disponibles en PowerPoint Online, no
podremos reproducir contenido de audio y vídeo (aunque se conserva en el archivo), tampoco podremos abrir presentaciones
cifradas con contraseña, ni mostrar las reglas y cuadrículas, la función Reemplazar no está disponible, no se pueden modificar los
temas, ni los fondos de página, se puede revisar la ortografía pero no la gramática, no se pueden usar diccionarios personalizados, las
correcciones automáticas se pueden deshacer pero no se pueden personalizar, y algunas opciones avanzadas de las tablas y las
imágenes no están disponibles en PowerPoint Online.

Compartir documentos
Al igual que sucede en PowerPoint versión escritorio, la función compartir está muy bien resuelta en PowerPoint Online, es muy
fácil compartir una presentación con otros usuarios, sólo hay que dar su nombre de usuario. Para compartir ir a Archivo y
elegir Compartir, se mostrará una pantalla como esta para elegir la forma de compartir.

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