Modul Panduan Penyusunan Berkas Administrasi.pdf

123

1. Modul Kesalahan Umum
Dalam Pengisian Dokumen Persyaratan Administrasi

2. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
1. Cover Laporan Desa 2024


Tidak perlu di tambah alamat atau garis border lagi dsb
Cukup yang ada sesuai template saja
Cek Kembali Nama desa,kecamatan,kabupaten, Logo Kabupaten dan tahun

3. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
2. Surat Pengantar Laporan 2024


1. Tanggal Laporan
• Batas minimal: 31 Desember 2024.
• Batas maksimal: 31 Maret 2025.
2. Surat Pengantar
• Harus mengacu pada Pergub Nomor 14 Tahun 2021.
3. Nomor Surat
• Satu surat hanya boleh menggunakan satu nomor (tidak boleh ganda/ulang).
4. Tujuan Surat
• Ditujukan kepada Gubernur sesuai ketentuan.
5. Tanda Tangan dan Cap
• Wajib menggunakan tanda tangan dan cap basah/asli.
• Diperbolehkan menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) jika tersedia.
6. Nama Desa
• Pastikan penulisan nama desa sesuai dengan dokumen resmi.
7. Nama Kepala Desa
• Harus sesuai dengan KTP.
• Penulisan gelar diperbolehkan.
8. Nilai Realisasi
• Harus dikurangi dengan SiLPA apabila terdapat SiLPA.
9. Kop Surat
• Pastikan setiap dokumen yang menggunakan kop surat sesuai dengan
ketentuan resmi.

4. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
3. SPTJB Laporan Desa 2024


1. Kelengkapan Dokumen
• Dokumen wajib memuat 3 poin utama sesuai dengan Petunjuk Teknis (Juknis).
2. Tanda Tangan, Cap, dan Materai
• Dokumen harus dibubuhi tanda tangan asli/basah, cap resmi, serta materai
sesuai ketentuan.
3. Penempatan Materai
• Materai tidak boleh menutupi nama Kepala Desa dan Tulisan Lainnya
4. Tanggal Laporan
• Tanggal minimal: 31 Desember 2024.
• Tanggal maksimal: 31 Maret 2025.
5. Nama Kepala Desa
• Ditulis sesuai dengan KTP.
• Pencantuman gelar diperbolehkan.
6. Nilai Realisasi
• Wajib dikurangi dengan SiLPA apabila terdapat SiLPA.
7. Kop Surat
• Pastikan setiap dokumen yang menggunakan kop surat telah sesuai dengan
ketentuan resmi.
8. Nomor Surat
• Satu surat hanya boleh menggunakan satu nomor (tidak boleh ganda/ulang).

5. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
4. Laporan Realisasi Desa 2024


1. Nilai Realisasi
• Harus sama dengan nilai yang tercantum pada surat laporan.
• Wajib dikurangi dengan SiLPA apabila terdapat SiLPA.
2. Tanda Tangan dan Cap
• Dokumen harus dibubuhi tanda tangan asli/basah dan cap resmi.
• Diperbolehkan menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) apabila tersedia.
3. Nama Kepala Desa
• Harus sesuai dengan data pada KTP.
• Pencantuman gelar diperbolehkan.

6. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
5. Foto 0%, 50% dan 100% 2024


1. Keaslian Foto → dipastikan foto asli, bukan hasil editan.
2. Koordinat/GPS Maps Camera → wajib ada di setiap foto.
3. Foto 0% dan 100% → wajib dilengkapi GPS Maps Camera dan waktu
pemotretan.
4. Tanggal Foto → harus jelas terbaca dan sinkron dengan timeline kegiatan.
5. Foto Laporan 2024 → selain dokumentasi fisik kegiatan, juga harus ada:
• Foto konten/Baliho
• Foto kegiatan BPD.
• Foto kegiatan Posyandu.
• Lebih baik lagi ada foto penyerahan uang ke TPAPD.
6. Kegiatan Non Reguler & Kompetitif → wajib ada foto progres 0%, 50%, 100%
dengan koordinat/GPS Maps Camera.

7. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan

8. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan

9. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan

10. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
6. Cover Permohonan Desa 2025



Tidak perlu di tambah alamat atau garis border lagi dsb
Cukup yang ada sesuai template saja
Cek Kembali Nama desa,kecamatan,kabupaten, Logo Kabupaten dan tahun

11. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
7. Surat Permohonan Desa 2025


1. Nomor Surat
• Satu surat hanya boleh menggunakan satu nomor, tidak boleh ganda atau
diulang.
2. Tanda Tangan dan Cap
• Wajib menggunakan tanda tangan asli/basah dan cap resmi.
• Diperbolehkan menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) apabila tersedia.
3. Nama Kepala Desa
• Harus sesuai dengan KTP.
• Pencantuman gelar diperbolehkan.
4. Tujuan Surat
• Surat harus ditujukan kepada Gubernur sesuai ketentuan.
5. Penulisan Angka dan Terbilang
• Pastikan angka dan terbilang sama serta tidak terjadi selisih.
6. Nama Rekening Desa
• Harus sesuai dengan surat referensi bank yang berlaku.
7. Kop Surat
• Setiap dokumen yang menggunakan kop surat harus sesuai dengan ketentuan
resmi.

12. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
8. Ringkasan APBDES 1B Sumber Dana APBD 2025


1. Jenis APBDes : Perubahan APBDes/Perkades sebelum perubahan
2. Harus terdapat kolom semula dan menjadi
3. Perhatikan kode rekening
4. Di TTD dan cap asli

13. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan

14. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan

15. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
9. RAB dan DED


1. RAB Manual dan RAB Siskeudes → keduanya wajib ada.
2. Tanda Tangan dan Cap → harus ada tanda tangan basah dan cap dari:
• Kepala Desa
• TPK
• Dinas Teknis
3. Kesesuaian Angka → rincian anggaran di RAB Manual dan RAB Siskeudes
harus sama.
4. Tanggal dan Bulan → periksa kesesuaian penulisan harus sinkron
5. DED (Detail Engineering Design) → harus dilampirkan gambar DED.
6. BPJS → disesuaikan dengan pagu anggaran.

16. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan

17. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan

18. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan

19. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
10. Surat Referensi Rekening Bank


1. Wajib menggunakan Surat Referensi Bank
2. Di Cap dan TTD bank

20. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
11. KTP Kepala Desa


Terlihat jelas/Bisa di baca dengan baik

21. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
12. SPTJM Permohonan Desa


1. Kelengkapan Dokumen
• Dokumen wajib memuat 4 poin utama sesuai dengan Petunjuk Teknis (Juknis).
2. Tanda Tangan, Cap, dan Materai
• Dokumen harus dibubuhi tanda tangan asli/basah, cap resmi, serta materai sesuai ketentuan.
3. Penempatan Materai
• Materai tidak boleh menutupi nama Kepala Desa dan tulisan lainnya
4. Nama Kepala Desa
• Ditulis sesuai dengan KTP.
• Pencantuman gelar diperbolehkan.
5. Kop Surat
• Pastikan setiap dokumen yang menggunakan kop surat telah sesuai dengan ketentuan resmi
6. Perhatikan Judul Surat
7. Nomor Surat
• Satu surat hanya boleh menggunakan satu nomor (tidak boleh ganda/ulang).

22. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
13. Foto 0% Infrastruktur


1. Foto harus jelas (tidak blur).
2. Wajib ada GPS Maps Camera serta tanggal pemotretan.
3. Foto 0% tahun 2025:
• Di atas foto tercantum judul “Foto 0%”.
• Dicantumkan juga lokasi kegiatan.

23. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
14. Surat Keterangan 1. Di cek sesuai isi surat
2. Disesuaikan dengan kebutuhan desa masing-masing
3. Setiap dokumen yg ada kop surat nya, mohon juga dicek kesesuaiannya
15. Peraturan Desa yang Berkenaan dengan Penataan Lingkungan dan atau Pengelolaan Persampahan di Desa


WAJIB PERDES

24. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
16. Peraturan Desa dan atau Berita Acara Musdes Khusus Pembentukan Koperasi Merah Putih


Akta atau minimal Berita Acara Musdes terkait pembentukan Koperasi Merah Putih

25. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
17. Surat Pernyataan akan menggunakan Transaksi Non Tunai


1. Judul Surat → pastikan sesuai isi dan jelas.
2. Cap, Tanda Tangan Basah/Asli, dan Materai → wajib ada.
3. Nama Kepala Desa → tidak boleh tertutup materai.
4. Nama Kepala Desa → harus sesuai dengan KTP (gelar diperbolehkan).
5. Kop Surat → pastikan sesuai format yang berlaku.
6. Penempatan Materai → Materai tidak boleh menutupi nama Kepala Desa dan tulisan lainnya

Redasksional apabila sudah mengimplementasikan :
Dengan ini menyatakan dengan sebenarnya bahwa saat ini Pemerintah (Nama desa, Kecamatan, kabupaten)
Sudah mengimplementasikan layanan transaksi non tunai.

26. No Jenis Dokumen Hal yang perlu di perhatikan
18. Surat Pernyataan akan menggunakan digitalisasi layanan administrasi pemerintahan Desa


1. Judul Surat → pastikan sesuai isi dan jelas.
2. Cap, Tanda Tangan Basah/Asli, dan Materai → wajib ada.
3. Nama Kepala Desa → tidak boleh tertutup materai.
4. Nama Kepala Desa → harus sesuai dengan KTP (gelar diperbolehkan).
5. Kop Surat → pastikan sesuai format yang berlaku.
7. Penempatan Materai → Materai tidak boleh menutupi nama Kepala Desa dan tulisan lainnya

Redasksional apabila sudah mengimplementasikan:
Dengan ini menyatakan dengan sebenarnya bahwa saat ini Pemerintah (Nama desa, Kecamatan, kabupaten)
Sudah mengimplementasikan digitalisasi layanan administrasi pemerintahan Desa.