Notulen en verslag vergadering

AatjeManon 17,027 views 75 slides Feb 05, 2012
Slide 1
Slide 1 of 75
Slide 1
1
Slide 2
2
Slide 3
3
Slide 4
4
Slide 5
5
Slide 6
6
Slide 7
7
Slide 8
8
Slide 9
9
Slide 10
10
Slide 11
11
Slide 12
12
Slide 13
13
Slide 14
14
Slide 15
15
Slide 16
16
Slide 17
17
Slide 18
18
Slide 19
19
Slide 20
20
Slide 21
21
Slide 22
22
Slide 23
23
Slide 24
24
Slide 25
25
Slide 26
26
Slide 27
27
Slide 28
28
Slide 29
29
Slide 30
30
Slide 31
31
Slide 32
32
Slide 33
33
Slide 34
34
Slide 35
35
Slide 36
36
Slide 37
37
Slide 38
38
Slide 39
39
Slide 40
40
Slide 41
41
Slide 42
42
Slide 43
43
Slide 44
44
Slide 45
45
Slide 46
46
Slide 47
47
Slide 48
48
Slide 49
49
Slide 50
50
Slide 51
51
Slide 52
52
Slide 53
53
Slide 54
54
Slide 55
55
Slide 56
56
Slide 57
57
Slide 58
58
Slide 59
59
Slide 60
60
Slide 61
61
Slide 62
62
Slide 63
63
Slide 64
64
Slide 65
65
Slide 66
66
Slide 67
67
Slide 68
68
Slide 69
69
Slide 70
70
Slide 71
71
Slide 72
72
Slide 73
73
Slide 74
74
Slide 75
75

About This Presentation

Dag notulist,
notuleren en een verslag van een vergadering maken lijkt dan toch niet zo simpel. Daarom een aantal voorbeelden van een verslag van een vergadering. Ook de nodige uitleg die je als notulist bijbrengt om te leren notuleren zodat je notulen schitteren.
Veel succes met deze notulen van d...


Slide Content

Notuleren bij
vergaderingen
1

De volledige
verantwoordelijkheid voor jouw
onthouden ligt in het
onderwijzen –
mijn onderwijzen.
2

Inhoudstafel
Inleiding
Agenda & Uitnodiging
Notulen - Verslagen
Houding voorzitter - notulist -
deelnemer
Vergadering: Taken voor - tijdens -
na
Verdere lectuur
Bijlage: voorbeelden
3

INLEIDING
4

Wij vergaderen?
5

Wij vergaderen?
Arbeidskost vergaderen in
Nederland
+25 miljard euro/jaar
Zou dit in België anders zijn?
6

Waarom Vergaderen?
Altijd met een bepaald doel!!!
(bijdrage aan de continuïteit van
een bedrijf of organisatie)
7

VergaderContext
Soort van
vergadering/
gesprek
Functie van
verslag
Doel van
vergadering/
gesprek
Verslagvorm
8

Soort Vergadering:
Inhoudelijk: informeren, mening
vormen/discussiëren, voorstel
bespreken/probleem oplossen,
besluit vormen, brainstormen, beleid
bepalen en evalueren/voortgang
bewaken
Rationeel: motiveren en
enthousiasmeren
1
9

Vergaderdoelen:
BOB-model
2
10

BOB-model
I ‘meeweten’  beeldvormingsfase
(veel vragen stellen)
II ‘meedenken’  oordeelsvorming
(criteria bespreken)
III ‘meebeslissen’  besluitvorming
(knoop doorhakken)
IV ‘doel’  planningsfase (uitvoering)
2
11

Bespreekschema
Inleiding over het onderwerp :
◦Waarom op agenda?
◦Wat moet worden bereikt
Verstrekken van beloofde informatie door de
voorzitter
Ruimte voor de deelnemers om vragen te
stellen ter verduidelijking
Extra informatie van de deelnemers over het
onderwerp en stellen van vragen
Samenvatting door de voorzitter van alle
relevante informatie
Figuur 7. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel informatie-overdracht
2
12

Bespreekschema
Inleiding over het onderwerp
◦Waarom op agenda
◦Wat moet worden bereikt
Deelnemers lanceren ideeën
Vaststellen criteria waaraan ideeën moeten
worden getoetst
Toetsing van ideeën, bijvoorbeeld op
haalbaarheid en uitvoerbaarheid
Samenvatting door voorzitter van de discussie
en de haalbare en uitvoerbare ideeën
Figuur 8. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel ideeënginerering
2
13

Bespreekschema
Inleiding over het onderwerp
◦Waarom op de agenda
◦Wat moet worden bereikt
Deelnemers geven hun mening
Deelnemers komen tot (liefst) een gedeelde
mening
Samenvatting door voorzitter van de discussie
en de gedeelde mening (indien bereikt)
Figuur 9. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel meningsvorming
2
14

Bespreekschema
Inleiding over het onderwerp
◦Waarom op de agenda
◦Wat moet worden bereikt
Vaststelling van de criteria waaraan het
besluit moet worden getoetst
Toetsing van de mogelijke besluiten aan de
criteria
Deelnemers nemen een besluit
Samenvatting door de voorzitter van de
discussie en het genomen besluit (indien
bereikt)
Figuur 10. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel besluitvorming
2
15

Centrale Vragen of vragen
Functie voor de notulist:
voor: maakt duidelijk welke een
antwoord behoeven
tijdens: controlemiddel (bespreking en
afronding specifiek agendapunt )
na: hulpmiddel bij selectie relevante
gegevens voor verslag
2
16

Centrale Vragen of vragen
Verband centrale vraag en
vergaderdoel:
informerende centrale vraag
ideeënvormende centrale vraag
meningvormende centrale vraag
besluitvormende centrale vraag
2
17

Functies Verslagen
1. Bewijsstuk
2. Geheugensteun voor deelnemers
3. Informatiebron voor niet-
deelneemers
4. Verbindingsschakel in
vergaderreeks
3
18

Verslagvorm
Uitvoerig verslag (woordelijke
samenvatting gesprekken, citaten,
opmerkingen, pro’s en contra’s)
chronologisch, per spreker
Beknopt verslag (per agendapunt
essentie gesprek
ABA-verslag (Agendapunt - Beslissing -
Actie)
4
19

Eisen Notulist
Pro-actief (heeft de touwtjes in
handen)
Doelgericht (notullen voldoen aan
alle eisen)
Begint bij het begin (planning)
Win-Win denken
(kwaliteitsproduct)
Onbevooroordeeld (luisteren -
open)
Ontwikkelen (nieuwe
20

Suc-6-factoren
1. Bereid u grondig voor (agenda,
afspraken)
2. Bewaak goede
notuleeromstandigheden
3. Luister eerst en ga dan schrijven
4. Benut tijdens notuleren laptop
5. Zorg voor juiste taalgebruik in
het verslag
6. Krijg voldoende uitwerktijd
21

WWWWWH-methode
22

AGENDA
EN UITNODIGING
23

Beredeneerde Agenda
In samenspraak met de voorzitter/
gespreksleider
wie deelnemers zijn
welke onderwerpen besproken
per agendapunt: gesloten, halfopen, open,
besloten
per agendapunt: vergaderdoel (info-
overdracht, ideeën-genereren,
meningsvorming, besluitvorming)
per agendapunt: tijdsbepaling
per agendapunt: welke stukken er zijn
begin en eindtijd vergadering (+pauze)
24

Agenda-indeling
In een agenda staan de volgende vaste onderdelen :
◦De aanduiding ‘agenda’
◦Een omschrijving van het soort vergadering
◦De plaats, de begin- en eindtijd van de vergadering
◦De agendapunten
1.Opening
2.Vaststellen van de agenda
3.Verslag (notulen) van de vorige vergadering
4.Ingekomen stukken
5.Mededelingen
6.Lijstje van de te bespreken punten
7.Wat verder ter tafel komt
8.Rondvraag
9.Sluiting
◦De naam van de secretaris
◦De aanduiding ‘secretaris’
◦Eventuele bijlage(n)
25

Agenda
26

NOTULEN
VERSLAGEN
27

Eisen Notulen
Volledig (essentiële zaken)
Feitelijk (geen gevoelens)
Kernachtig (uitvoerig: chronologisch
of per spreker <-> beknopt <->
ABA-verslag)
Logisch opgebouwd (begin: agenda)
Eenduidig (verslag op 1 manier te
begrijpen)
Correct (foutloos Nederlands)
28

Kop Notulen
1. woord Notulen
2. soort vergadering
(ledenvergadering,
commissievergadering)
3. datum, locatie en tijdstip
vergadering
4. lijstje aanwezigen, voorzitter,
notulist
5. lijstje afwezigen
29

Soorten Notulen
uitgebreide notulen: chronologisch
of per spreker
korte notulen (samenvatting of
beknopt verslag)
Actie -of besluitenlijst
30

Functie Verslag
Bewijsstuk: sprekersverslag of
kernverslag
Geheugensteun voor deelnemers:
besluitenlijst en actieverslag
Informatie voor niet-deelnemers:
combinatie van kernverslag,
besluitenlijst en actie-lijst
Verbindingsschakel in
vergaderreeks: Besluitenlijst,
actielijst en projectvoortgangslijst
31

Sprekersverslag
Kenmerken:
Samenvatting per spreker
Alle sprekers bij naam genoemd
Chronologische volgorde
Voor breder publiek dan eigen vergadergroep
Na naam van elke spreker volgt een werkwoord
‘de heer Peters vindt ...’
32

Sprekersverslag
Voordelen:
Interpretatie beperkt zich tot samenvatting
Samenwerking met voorzitter is niet broodnodig
Nadelen:
Veel uitwerkingstijd
Noodzakelijk stenobeheersing of bandopname
Veel leestijd voor de deelnemers
33

Kernverslag
Kenmerken:
Samenvatting per onderwerp: beknopt
Lopende zinnen
Een logische volgorde binnen agendapunten
Namen van actienemers
Voor deelnemers en niet-deelnemers aan de
vergadering
Geschikt voor verslaglegging van
telefoongesprekken
34

Kernverslag
Voordelen:
Overzichtelijk voor de lezer
Beperkte uitwerkingstijd
Beperkte leestijd
Nadelen:
Zelf structuur aanbrengen per agendapunt
Samenwerking voorzitter  noodzakelijk
Kennis vergaderonderwerpen  nodig
35

Besluitenlijst
Kenmerken:
Weergave genomen besluiten naar datum
Soms enige verslag vergadering
Vooral bij hoger managementsniveau
Soms aanvulling op sprekers-/kernverslag
Combinatie met actielijst is mogelijk
Vormgeving in tabel
Bij te werken via laptop
36

Besluitenlijst
Voordelen:
Duidelijkheid over genomen besluiten
Gemakkelijk bij te houden
Handig naslagwerk en geheugensteun
Vluchtpogingen  onmogelijk
Nadelen:
Onduidelijkheid over weg naar besluit
37

Actielijst
Kenmerken:
Acties staan centraal
Weergave acties met datum, actienemer en
deadline van uitvoering
Soms enige verslag vergadering/gesprek
Aanvulling op sprekers-/kernverslag is mogelijk
Combinatie met besluitenlijst is nodig
Vormgeving in tabel
38

Actielijst
Voordelen:
Geheugensteun voor de actienemers
Voortgang is te controleren
Handig naslagwerk
Nadelen:
Zeer beperkte informatie
Bijhouden is noodzakelijk
39

Projectvoortgangslijst
Kenmerken:
Geheugensteun voor projectgroepleden
Inzicht in voortgang van projecten en/of
projectteams
40

Projectvoortgangslijst
Voordelen:
Actueel overzicht voor projectleider en
projectgroepleden
Handig naslagwerk
Snel bij te werken vanuit kernverslagen van elk
projectteam
Nadelen:
Alleen begrijpelijk voor projectbetrokkenen
41

Combinatie:
Sprekersverslag en kernverslag
Kernverslag en actielijst
Besluiten- en actielijst
42

Wijze van Registreren
Snelschrift  sprekersverslag,
kernverslag
Kolommen-methode  kernverslag,
besluitenlijst, actielijst,
projectvoortgangslijst
Mindmap-methode  kernverslag,
besluitenlijst, actielijsten en
projectvoortgangslijst
Piramide-methode 
sprekersverslag en kernverslag
43

Snelschrift
Kernwoorden noteren
Woorddelen weglaten
Afkortingen gebruiken
Symbolen gebruiken
Tips: maak een eigen lijst (vooral
bij telefoongesprekken)
44

Kolommenmethode
Sprekersverslag  4 (naam spreker/
hoofdzaken/ details, concrete
toelichtingen, cijfers/acties)
Kernverslag  3 (onderwerp,
probleemstelling/ bespreking voorstellen,
toelichting, argumenten, pro vs contra/
resultaten bespreking, conclusies,
besluiten, acties)
Besluiten- en/of actielijst  3 (onderwerp/
45

Kolommenmethode
Discussies  4 (naam spreker/mening/
argumenten/details,concrete
toelichting)
Evaluaties  5 (onderwerp/bevindingen
positief/ bevindingen negatief/
leerpunten, conclusies/afspraken,
acties)
Telefoongesprekken  3 kolommen
46

Kolommenmethode
voorbeelden in bijlage
47

Mindmap-methode
48

Piramide-methode
49

Hulpmiddelen
Laptop
Bandrecorder
Standaardformulieren
50

HOUDING
Voorzitter,
Notulisten,
Deelnemers
51

Vergaderpartners
Notulist
Voorzitter Deelnemers
Samenspel
52

Samenspel
Inhoud
Procedure Interactie/Proces
Ijsberg
53

ZBMO-methode
54

DAS-model vr Notulisten/
Voorzitter
Machtsstreven
Introvert
Extravert
Geborgenheid
55

Combinatie
Type notulist Type voorzitter Tips voor de
samenwerking
Sociaal Afstandelijk Benut zijn ordelijke
eigenschappen na afloop van
het overleg om uw
aantekeningen verder te
structureren. Vraag dus
feedback op de structuur.
Afstandelijk Sociaal Sta open voor contact, wat de
samenwerking ten goede
komt tijdens het overleg.
Zorg met uw e!ciëntie voor
orde en structuur in de
voorbereiding op een
overleg.
Dominant Sociaal Ken uw rol als notulist. Neem
tijdens het overleg niet de
sturende rol van de
voorzitter over. Benut uw
dominante eigenschappen
door uw voorzitter te
attenderen op zijn rol en
taak. Maak ook zeker heldere
afspraken!
56

Combinatie
Type notulist Type voorzitter Tips voor de
samenwerking
Sociaal Dominant Benut de kracht van de
voorzitter in ‘grote stappen,
snel thuis’. Vraag de
voorzitter om feedback op
het vlak van beknopt
schrijven. Heb ik me tot de
kern beperkt?
Afstandelijk Dominant Laat u niet overblu"en door
de voorzitter. Maak op een
rustige en zakelijke wijze uw
wensen kenbaar.
Dominant Afstandelijk Voorkom een lange
discussie over wat hoofd-en
bijzaken zijn. Maak er geen
persoonlijke strijd van maar
neem de beslissing vanuit
het doel van het agendapunt
of de kenmerken van het
soort verslag.
57

Assertieve Notulist
“Als ik zeg dat ik niet kan volgen, vinden
ze me vast dom.”
“Als ik vraag om het punt samen te
vatten, wordt de voorzitter wellicht
boos.”
“Het is onbeleefd om iemand van het
managementteam in de rede te vallen.”
“Het is mijn taak om mijn mond te
houden en niet om vragen te stellen.”
C  R  Sub-Assertief gedrag?
58

Deelnemers
Luisteren: oppervlakkig, selectief,
actief, tot niveau van
denkpatronen
Spreken: expliciet instemmen,
vragen om informatie, geven
informatie, informatie
samenvatten, geven mening,
anderen overtuigen van uw
standpunt
59

Vergaderproblemen:
Oorzaken en maatregelen
Oorzaak Maatregelen
1. Afdwalen van het onderwerp 1. Vaker en sneller interveniëren,
deelnemers wijzen op het doel van de
bijeenkomst
2. De agendapunten worden te diepgaand
besproken
2. Eventueel buiten de vergadering
aandacht aan het onderwerp schenken,
actie : details noteren als aandachtspunten
die later uitgezocht worden.
3. Deelnemers beschikken niet over
voldoende kennis van het onderwerp
3. Deelnemers verzoeken zich beter voor te
bereiden door zich meer te verdiepen in het
onderwerp, of : besluiten andere, meer
deskundige deelnemers uit te nodigen.
4. De agenda is te vol gepland 4. Beter voorbereiden : minder punten op
agenda zetten of meer tijd nemen
5. De procedures worden niet nageleefd :
bijvoorbeeld door te laat beginnen
5. Beter voorbereiden: ruimte en
hulpmiddelen in orde maken, deelnemers
aanspreken op laat-kom-gedrag of ander
gedrag dat afwijkt van de afgesproken
procedure.
60

Vergaderproblemen:
Oorzaken en maatregelen
Oorzaak Maatregelen
6. Procedures niet e"ectief 6. Beter voorbereiden : stukken vooraf
versturen en laten lezen, eventueel
gedurende de vergadering procedures met
betrekking tot beeldvorming,
oordeelsvorming, en besluitvorming
aanpassen
7. Deelnemers beschikken over
onvoldoende beslisbevoegdheid
7. Beter voorbereiden : deelnemers vooraf
informeren over hun beslisbevoegdheid
8. Niet goed luisteren of concentreren 8. Afspraken maken met lawaaimakers als
tuinmannen en telefooneigenaren, sprekers
verzoeken hun informatieve bijdrage goed
af te stemmen op de kennis van de groep,
deelnemers duidelijk maken dat
vergadertijd geen leestijd is en dat dit ook
niet het moment is om tweegesprekken te
voeren
9. Conflicten 9. Conflicten bespreekbaar maken, ruimte
geven voor het uiten van emoties, eventueel
pauze inlassen, of met hulp van een
onpartijdige derde buiten de vergadering
oplossen
10. Manipulatief gedrag 10. Kort en krachtig afkappen.
61

Deelnemers:
Persoo
n-
lijkheid
Kenmerken Notuleerstrategie
Haardvuur-
verteller
• Breed van stof
• Veel anekdotes en
voorbeelden
• Wacht op de kern van het verhaal, die aansluit bij
het doel van het agendapunt. Is het doel van het
agendapunt besluitvorming, concentreer u dan op
de mening in zijn verhaal.
•Spreek met de voorzitter en signaal af waaruit blijkt
dat een anekdote relevant is voor het verslag.
Sfeerjager• Veel waardering voor
het relationele doel.
• Humoristische
bijdragen.
• Persoonlijke anekdotes.
•Opmerkingen over ko!e
verzorgen en het overleg
daarvoor onderbreken of
verlaten.
• Emotionele
onderbrekingen.
• Bij humoristische en persoonlijke bijdragen hoeft u
niet te notuleren.
• Bespreek vooraf met de voorzitter hoe uitgebreid u
het relationele doel van de vergadering moet
notuleren. In heen klantgesprekken staat het eerste
deel vaak in het teken van bijpraten. In sommige
organisaties is een compacte vermelding daarvan in
het verslag voldoende. In andere organisaties blijft
het achterwege. Datzelfde geldt voor de felicitatie-
en gebakronde in vergaderingen.
• Emotionele onderbrekingen vinden spontaan
plaats. Bespreek na de vergadering met de voorzitter
wat u hierover vastlegt. Waarom zou u extra zout in
de wonden strooien?
62

Deelnemers:
Persoon
-
lijkheid
Kenmerken Notuleerstrategie
Ordepikker• Rol van de voorzitter overnemen.
• Voorstel doen voor
ordeverandering. Een voorbeeld :
het besluitvormingsproces is bijna
afgerond en de deelnemer gaat
terug naar de brainstormfase.
Door deze vertraging is er geen
tijd meer om een besluit te
nemen.
• Notuleer deze uitingen alleen als de andere
vergaderaars deze uitingen onderstrepen en
de voorzitter deze bevestigt.
• Toets bij de voorzitter hoe u een
ordeverandering moet notuleren.
Structuur-
breker
• Doorbreken van de agenda :
“Kunnen we dit agendapunt niet
verplaatsen naar…?”
• Een bokkensprong naar het
verleden maken, bijv. aanhaken
op een afgerond agendapunt, een
eerder genomen beslissing weer
ter discussie stellen.
• Tijdens de rondvraag grote
verhalen vertellen of ‘nieuwe
agendapunten’ opwerpen.
• Uitstapjes maken die niet op de
agenda staan.
• Notuleer deze uitingen alleen als de andere
vergaderaars deze uitingen onderstrepen en
de voorzitter deze bevestigt.
• Spreek met de voorzitter een signaal af
waaruit blijkt dat de structuurwijziging of
het verhaal relevant is voor het verslag.
63

Deelnemers:
Persoon
-lijkheid
Kenmerken Notuleerstrategie
Herhaler • Samenvatten wat de vorige
spreker heeft gezegd.
• In andere woorden een andere
deelnemer herhalen.
• Bespreek met uw voorzitter hoe hij deze
vergaderaar bijstuurt.
• Volsta met “Anita deelt de mening van
Johan.”
• Concentreer u bij herhaling in andere
woorden op eventuele aanvullende relevante
informatie.
Pietje Precies• Veel details vertellen.
• volledig willen zijn.
• Lange aanloop naar de kern
van het betoog.
• Concentreer u vooral op het wat (bijv.
mening en argumentatie) en hoe nu verder.
Luister selectief naar de aanleiding,
voorgeschiedenis, achtergronden, eerdere
ervaringen, cijfers en andere details.
• Notuleer uit zijn bijdrage de kern die
aansluit bij het doel van de vergadering of
het agendapunt en de verslagvorm.
• Spreek met de voorzitter een signaal af
waaruit blijkt dat bepaalde details relevant
zijn voor het verslag.
64

Deelnemers:
Persoonlij
k-heid
Kenmerken Notuleerstrategie
Metafoor • Veel metataal gebruiken : “voordat ik
mijn mening geef, moet ik eerst een
kader schetsen.”
• Vanuit metaniveau praten : “sommigen
hebben vooral voorkeur voor een
cliëntenborrel, anderen staan achter een
cliëntendag. Ik wil daar nog een derde
invulling naast zetten.”
• Luister actief naar deze
persoonlijkheden. De metataal
is zeer bruikbaar voor de
structuur in uw aantekeningen.
• Neem de metataal en
signaalwoorden over :
conclusie, mening, kader,
derde, tot slot, aanvullend, et
cetera.
65

Denkpatronen (De Bono)
Denkhoed Associatie Denkpatroon
Wit Maagdelijkheid
Objectiviteit
Zoeken naar feiten, cijfers, informatie
Rood Praten vanuit het hartVertellen vanuit gevoelens, emotie, ingevingen,
intuïtie
Zwart Negatief oordeel
Advocaat van de
duivel
Waarschuwen, voorzichtig, inschatten waarom
iets niet zal werken, oog hebben voor de
gevaren die op de loer liggen, benadrukken van
negatieve aspecten.
Geel Zonneschijn Alternatieve suggereren, andere ideeën
onderzoeken, benadrukken van interessante
punten die tot voorstellen en plannen leiden,
interesse in nieuwe invalshoeken
Groen Vruchtbaar Alternatieve suggereren, andere ideeën
onderzoeken, benadrukken van interessante
punten die tot voorstellen en plannen leiden,
interesse in nieuwe invalshoeken
Blauw Koel en onder
controle
Plannen, denken over het denken, het proces en
de structuur, samenvattingen geven.
66

DE VERGADERING
67

Vergaderpartners
Notulist
Voorzitt
er
Deelnemers
Samenspel
68

Taken Voorzitter
Voor vergadering Tijdens
vergadering
Na vergadering
•Zorgen voor heldere agenda
(informerende titels,
vergaderdoel, centrale
vraag, beschikbare tijd)
• Zorgen voor geordend
verloop van vergadering
• agenda volgen
• agendapunten
afhandelen volgens
bijbehorend
bespreekschema
Beantwoording van vragen
notulist (indien nodig)
Op tijd leveren van stukkenDoelgerichte discussies Controle van notulen
(gevoelige zaken?)
Helderheid over soort
notulen
Correcte procedures Toezicht op toesturen
notulen van betrokkenen
Goede werkplek Helder taalgebruik Controle van gemaakte
afspraken
Bekendheid
besluitvormingsprocedure
Goed vergaderklimaat
Inhoudelijke ondersteuning
(indien nodig)
Duidelijkheid over wie wat
moet doen en wanneer
Beantwoording vragen
notulist (indien nodig)
Ruimte voor notulist om
vragen te stellen
69

Taken Deelnemer
Voor vergadering Tijdens
vergadering
Na vergadering
Agenda bestuderen Zich houden aan agenda Notulen controleren
Stukken lezen Agendapunten afhandelen
volgens bijbehorend
bespreekschema
Nadenken over opmerkingen
naar aanleiding van notulen
van vorige vergadering
Weten wat men wil
inbrengen tijdens
vergadering
Geen zijpaden bewandelen
Naar elkaar luisteren
Ordevoorstellen indienen
(indien nodig)
Helder formuleren
Vragen notulist
beantwoorden (indien nodig)
en mee notuleren indien
gewenst
70

Taken Notulist
Fase I Voorbereiding
Voorbereiden notulen Inlezen
Vragen stellen
Indeling notuleerpapier kiezen
Fase II Tijdens de vergadering
Aantekeningen maken Luisteren
Selecteren en samenvatten
Vragen stellen
Informatie ordenen
Schrijven
Fase III Na de vergadering
Direct na de vergadering
Notulen uitschrijven
Informatie selecteren en aanvullen
Aantekeningen ordenen
Formuleren
Document opmaken
71

LECTUUR
72

Ter ondersteuning
Kernachtig Notuleren, een
stappenplan
Noteer je dit even?
Heldere gespreksverslagen
schrijven
 De voorbeelden in deze slides
komen uit deze 3 boekjes
73

VEEL SUCCES!
74

BIJLAGE
 Voorbeelden
75