Oficios de concepto

1. DEFINICION DE OFICION.
El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente
oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las
diferentes dependencias públicas o privadas. El oficioes un tipo de
documento que sirve para comunicar disposiciones,consultas, órdenes,
informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de
invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas
redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas,
municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre
otras.
IMPORTANCIA DEL OFICIO
El oficio es importante porque es el principal documento que circula sirve
como medio de comunicación escrita, con las dependencias públicas,
comentando buenas comentando buenas relaciones humanas y
administrativas.
CARRACTERISTICA
El oficio cumple determinadasfunciones, informa, solicita, resuelve, etc.
EXTERNAS:
Titulo.
*Tamaño de texto
*Recursos gráficos.
*Tamaño de la hoja.
*Subtítulos.
*Numeraciones
*Colores.
INTERNAS:
*Precisión
*Claridad y coherencia: vocabulario ideas comprensibles .
*Objetividad y ex pesificación tener razones fijas.
*Propiedades textuales.
CLASES DE OFICIO
Oficial Individual, El oficio individual es el que se escribe y selo envía a
una persona, el mismo que debe ser escrito en forma clara y concisa.
Oficio Circular, El oficio circular tiene un mismo contenido, mismo que
es personal a varias personas destinatarias.
Oficio de Trascripción, Este tipo de oficio se va a conocer lo que otros
oficios dicen, lo que comunica para los fines pertinentes.
ESTRUCTURA DEL OFICIO
1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar
de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2. 2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que
el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del
número de expedición; separada por una línea oblicua, a
continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras
mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.
3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de
acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo
y el lugar, de la persona a quien se dirige.
4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra:
ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con
claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita
mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a
cuyo contenido se quiere dar respuesta.
6.-Cuerpo o texto.
7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad,
cortesía. Existen, también, expresiones conocidas.
8.-Firma y pos-firma. Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Post-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello
respectivo:
9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del
remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con
minúsculas.
10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio,
como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
11.-Distribución. Se usa, generalmente, en losoficios múltiples;
porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes
va dirigido el oficio.
TIPOS DE OFICIO
Oficio Simple o Directo.- Este tipo de documento se utiliza cuando
el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en
caso de una invitación, una petición, agradecimiento o
información,He eventos o actividades culturales o deportivas.
También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar
algún servicio.

3. Oficio Múltiple.Es un documento que se usa cuando un mismo tema
o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón
las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio,
dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de
destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además
esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.
DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de
oficio.
TRANSCRIPCION DE OFICIO
Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como
se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el
fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en
otros casos del mismo oficio.
ÁREA DE DIFUSIÓN
El oficio define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una
institución; y Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la
entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección
dentro de una entidad o institución
PARA FIRMAR OFICIOS
Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la
máxima autoridad de la institución o por quien hace sus reses.
Abandonando asuntos específicos del trabajo. Los oficiosde
circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos
directivos en la institución.

4. EJEMPLOS

Oficio No 94 REAR CECIB CC
Campana Cocha, 26 de julio de 2011


Licenciado
Víctor Torres
JEFE DE PLANEAMIENTO DE LA DIPEIB N
Presente,


En calidad de Director de la Red Escolar Autónoma Rural de Centros
Educativos Comunitarios intercultural Campana Cocha, con Acuerdo
Ministerial No Intercultural Campana Cocha, con Acuerdo
Ministerial No 462 de 10 de julio 2010, solicito visto bueno para la
renovación de contrato de los maestros que detallo en cuadro adjunto.


Atentamente,




Prof. Carlos Sánchez
DIRECTOR DE LA RED

5. MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y COMUNICION

Tena, 8 de julio del 2011


Sección, DEPARTAMENTO FINANCIERO
Asunto. Adquisición de Maquinaria


Señores
DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS
Presente,


Señores Directores
Con fecha de 02 de julio hemos recibido el oficio N. 440 del DEPARTAMENTO DE
EQUIPOS con la disposición que nos permitimos transcribir con el objeto de que se
le défiel cumplimiento. Para agilitar los tramites de adquisición de maquinarias y
más equipos del programa, caminos vecinales del presente año, se le solicita
presentar sus informes a más tardar hasta el 20 de este mes.
Requerimos los informes de los departamentos a su cargo, hasta el 15 del presente
mes, ya que solo con ellos podemos elaborar el nuestro adjunto enviamos
formatos correspondientes.
Agradecemos su inmediata atención.

Atentamente,



EC. Gorge López
DIRECTOR FINANCIERO



Adj. Formato de informes

6. REPUBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA


Sección, JEFATURA GENERAL DE EDUCACION MEDIA
Asunto. Pase Administrativo

Quito, 24 de julio del 2011


Señora
DIRECTORA DE LA ESCUELA NAPO
Tena,


Señora Directora.

Para su conocimiento y más fines, comunico a usted que la Sra. Lic. Bertila Carmen
Vinuesa Gómez profesoras de la Escuela de su dirección, ha pasado a presentar
servicios profesionales en el Colegio Ángel Polibio Chávez de esta Ciudad, y que
seguirá constando en el rol de pagos de esa Escuela hasta cuando se cree la partida
respectiva en el presupuesto en el mencionado Colegio.


Atentamente,




Dr. Jacinto Pérez Lasco
DIRECTOR GENERAL DE EDUCACION