OPCIONES DE ESTRUCTURA DE DEPARTAMENTALIZACÍON - copia.pptx

TODO LO RELACIONADO CON LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

1. Jhosuard Andrés García Perea Lewis Orejuela Hurtado Didier Fernando Benitez Palacios Jorge Luis Murillo gil Yoimar Palacios Rivas

2. INTRODUCCION. El funcionamiento de las organizaciones supone la ejecución de sus procesos y actividades de una manera sistemática, es decir, siguiendo ciertos patrones que conlleven al logro de sus objetivos. No obstante, la preocupación de los directivos normalmente se orienta al cumplimiento de metas de producción y ventas que garanticen la rentabilidad y estabilidad de la empresa, o visto de otro modo, dirigen sus esfuerzos a la obtención de resultados tangibles.    

3. En la práctica, esta forma de ver a la organización sin considerar el cómo se hacen las cosas, los roles del personal, las normas que se deben cumplir, origina muchas veces trastornos que pueden ir de una simple falla hasta un caos total en las operaciones, dependiendo de la magnitud de la organización. El presente trabajo describe de una manera resumida una unidad de organización y métodos, desde el punto de vista exclusivamente formal, comenzando por una definición del área, para luego presentar algunas razones que justifiquen su incorporación dentro de la estructura de la organización.

4. JUSTIFICACION. En toda empresa, existen situaciones generadas por el desarrollo de las operaciones diarias, que conducen a pensar que existen anomalías o simplemente que “no funcionan las cosas”. Cuando se está en presencia de dichas situaciones, se habla de “inoperancia” ya simple vista pueden apreciarse: Excesiva tramitación de documentos roles no definidos o desconocidos insuficiente delegación de funciones deficiencias estructurales cargas desigualmente distribuidas muchas unidades o personas realizando actividades similares.

5. Con el objeto de identificar las falencias y debilidades de determinado sector, es útil distinguir los diferentes indicadores que ayuden a encontrar las causas de las anomalías. Son innumerables los indicadores que se pueden observar en las empresas, como por ejemplo los que se mencionan a continuación: Pérdida de material, tiempo y energía daño frecuente de la maquinaria operaciones “cuello de botella” transportes largos y riesgosos condiciones de trabajo peligrosas altos costos de operación exceso de horas extras   En tales situaciones, es necesario que exista una unidad que se encargue de investigar, analizar y proponer planteamientos que conduzcan a solucionar las anomalías para el logro de la eficiencia en las operaciones. De ahí, la importancia de la existencia de la unidad de  

6. OBJETIVO GENERAL:   Identificar los patrones básicos de la departamentalización, así como sus ventajas y desventajas. Explicar los tipos de modelos que se utilizan en las estructuras organizacionales.         OBJETIVO ESPECÍFICO:   Examinar las estructuras de organización de la Empresa. Analizar los ejemplos de organigramas. Estudiar los tipos de modelos de organización por departamentalización

7.   RELACIONES.   La unidad de organización y métodos depende directamente de la dirección superior de la empresa. En la práctica, esto se traduce por la subordinación a la Junta Directiva o a la dirección general. En algunos casos es posible observar la ubicación de esta área dentro de otras, tales como Administración, Control y Finanzas, Auditoría Interna, etc. Sin embargo, de acuerdo al alcance de su gestión, no es recomendable la inserción de este departamento en otras áreas. Por otra parte, es necesario tener en cuenta que la intensidad de la acción de la unidad está relacionada, entre otras cosas, con el nivel jerárquico que ocupe. Por ello, es común observar que la unidad de organización y métodos mantiene relaciones de asesoramiento con los diferentes niveles directivos de la empresa.

8. ESTRUCTURA Y DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN .   La decisión de implantar esta unidad, recae en la alta gerencia de las empresas quienes deben evaluar los costos asociados por tal incorporación frente a los beneficios generados y que redundarán a largo plazo en operaciones realizadas en forma eficiente, mayor rendimiento, incremento de la imagen corporativa, y en definitiva, garantía de una supervivencia en un entorno altamente competitivo Las organizaciones son en nuestra sociedad, instituciones dominantes y la base de la vida como la conocemos, comenzando por la familia, continuando por las empresas, gobiernos, iglesias y otras. Es así que todo lo que conocemos se encuentra basado en una estructura, un diseño, el cual puede cambiar y adecuarse al tiempo en que transcurre.

9. ORGANIZACIÓN: Es una unidad social dentro de la cual las personas alcanzan relaciones estables entre sí, orientadas a facilitar el logro de un conjunto de objetivos o metas. PROCESO DE ORGANIZACIÓN: Se define como la creación de la estructura de una organización. Este proceso de organizar tiene por finalidad permitir a los trabajadores realizar sus funciones con eficacia y eficiencia, para así alcanzar las metas de la empresa. Por esto, los propósitos de realizar un proceso de organización son los de dividir el trabajo en tareas, asignarlos a departamentos específicos, junto con sus responsabilidades. Además, permite establecer las relaciones entre sus componentes, las líneas formales de comunicación y la autoridad.

10. DEPARTAMENTALIZACIÓN. Es la base sobre la cual los empleos se agrupan para el logro de metas organizacionales, teniendo en cuenta que toda organización tiene una forma propia y específica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo. Departamentalización funcional: Agrupamiento de las actividades y trabajos, de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en las empresas. Las funciones de ingeniería, maestranza, administración y ventas, son separadas en distintos departamentos, con la principal ventaja de la eficiencia que se obtiene al reunir, en unidades comunes, las especialidades de las personas que poseen habilidades, conocimientos y orientaciones similares. Este tipo de departamentalización presenta ventajas cuando hay tareas especializadas

11. DISEÑOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN MODERNOS. La estructura organizacional es esencial en todas las organizaciones, define los elementos y características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras. En este sentido, las empresas deben contar con una estructura organizacional de acuerdo con todas los procesos, actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos.

12. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES PLANAS. A partir de los años noventa, diferentes compañías u organizaciones, especialmente norteamericanas, europeas han venido presentando transformaciones en sus estructuras administrativas, como consecuencias de los retos que han venido imponiendo el nuevo reto de los negocios y la vida en general. Estos cambios orientados a garantizar la supervivencia y la competitividad de las organizaciones son cada vez más una exigencia en lugar de una opción para la administración de la organización de toda su índole. En síntesis, las estructuras organizacionales plana se caracterizan por un número reducido de niveles jerárquico.  

13. Comunicación más fluida entre empleados y directivos : Al situarse prácticamente al mismo nivel, la comunicación entre los diferentes miembros de la empresa es mucho más directa y no necesita de los intermediarios clásicos de las organizaciones verticales, que ralentizan las comunicaciones y dificultan las relaciones entre empleados y directiva. Reducción de costes de gestión : La organización plana permite reducir los costes de gestión en cuanto a tiempo y dinero, ya que no existen diferentes niveles o un exceso de departamentos que necesiten herramientas complejas para comunicarse entre sí. Libertad y autonomía de los empleados : Los empleados tienen mayor libertad y autonomía en la toma de decisiones, lo que redunda positivamente en su satisfacción. Muchos empleados rinden mucho mejor sin tener la presión de un supervisor encima constantemente.

14. SECTORES ECONÓICOS. La esencia de la organización plana La   organización   plana hace referencia a un tipo de estructura organizativa que se caracteriza por tener muy pocos niveles (incluso ninguno) de intervención de gestión entre el personal y la dirección de la empresa. La filosofía de esta variedad estructural es que los trabajadores son mucho más productivos cuando están directamente involucrados en la toma de decisiones y no supervisados de cerca por diversos superiores. En realidad, esta estructura sólo es factible en empresas medianas y pequeñas o en departamentos individuales que integran organizaciones más grandes. Los teóricos apuntan que cuando las organizaciones comienzan a tener un tamaño considerable pueden tener estructuras simplificadas, pero no planas. Las empresas se vuelven más planas cuando están orientadas hacia la productividad.

15. La estructura organizacional horizontales eliminan jerarquías y barreras ente los departamentos y entre ellos y adoptan un sistema de administración basado no en funciones departamentales si no en funciones predeterminadas en cada cargo de departamento entendiendo en este caso no como cada fase o etapa por la que pasa, la producción de un bien o servicio si no como el conjunto de actividades inter requeridas para desarrollar un proyecto desde la generación de la idea hasta la obtención de los resultado con la participación de equipos interdisciplinarios, y transfuncionales. La sociedad pide que los procesos internos se simplifiquen y las  relaciones tiendan a ser menos jerárquicas y más colaborativas . La  estructura organizativa horizontal  es aquella en la que se han eliminado la mayoría de los mandos medios y sus funciones, con lo que la alta dirección está en contacto directo con los trabajadores. Tienen una corta cadena de mando y un amplio abanico de control de gestión. El organigrama horizontal representa una cultura empresarial basada en el proceso de trabajo y no en un mando de poder jerárquico. Gráficamente, el organigrama horizontal se estructura de izquierda a derecha, representando equipos de trabajo auto responsables capaces de tomar ciertas decisiones sin tener un rango de responsabilidades tan marcado. ESTRUCTURAORGANIZACIONALES HORIZONTALES.

16. También conocidas como diseño de estructuras por equipos transfuncionales, este es un tipo de diseño de estructura organizacional en el que toda la organización o compañía se estructura por grupos o equipos de trabajo. Es ampliamente utilizada por compañías japonesas y de resiente uso en compañías norte Américas y europeas. Se trata de estructuras en las cuales los grupos o equipos se compones de personas que tienen varias especializaciones funcionales y se reúnen como equipo para desarrollar actividades de proyecto. Estos diseños de estructuras son flexibles y los grupos o equipos de renuevan de manera permanente. Un ejemplo de este tipo de estructura organizacional es el de una compañía que organiza las actividades por proyectos. ESTRUCTURA ORGANIZACIONALES POR EQUIPO.

17. De acuerdo con el Daft, el diseño de estructura organizacional por redes es uno de los diseños mas resiente en la forma de organizar el trabajo en la empresas, e incluye el concepto de coordinación horizontal y de actividad más allá de las fronteras de organización, esta estructura se utiliza cuando una empresa su contrata varias de sus operaciones principales a otra compañías y la coordinación de dichas actividades se realiza desde su sede principal, con el apoyo de las tecnologías de información y las comunicaciones. La condición fundamental que debe cumplir su estructura es que debe compactar el plano, es decir, cubrirlo por completo sin dejar superficies vacías intermedias. De ahí que se empleen triángulos y cuadrados o derivados de estos, ya que sus ángulos son submúltiplos de 360º. ESTRUCTURA POR REDES O MODULARES.

18. Gracias al gran desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC hoy en día se suele hablar de organizaciones virtuales, es decir organizaciones sin instalaciones físicas que llevan a cabo sus actividades totalmente descentralizadas o contratadas, y de esta forma tienen una estructura que consiste en un diseño de división del trabajo altamente empoderado. Delegación otorgamiento de autonomía a los trabajadores para ser realizados sin necesidad de una oficina con instalaciones físicas y fundamento en el uso de las TIC. La frecuencia y el encuentro físico con las personas son ocasionales. La evolución dinámica de las tecnologías de la información está causando nuevas formas del pensamiento y actividades del hombre, por tanto, incide en todos los campos del conocimiento humano. En el presente trabajo se expresan conocimientos básicos para la comprensión y la descripción de la empresa virtual desde el enfoque tecnológico y el papel que le corresponde en los esquemas globalizadores; no obstante, se expresa la aportación de nuevos conocimientos que enriquecen la comprensión y aplicación de este esquema tecnológico empresariales para el devenir histórico. ESTRUCTURA CON ENFOQUE VIRTUAL.

19. ESTRUCTURA CON ENFOQUE VIRTUAL.

20. En la parte superior de la pirámide organizacional de la empresa se encuentra el gerente general, quien tiene a su cargo al gerente técnico y al gerente de ingeniería. Hacia la línea de la gerencia de ingeniería, se encuentra encargado de las áreas de diseño y de asesoría y capacitación. El departamento de diseño cuenta con personas que son parte de la organización al igual que el área de asesoría, ya que la realiza el gerente de ingeniería y en caso de ser necesario, con la ayuda de algún inspector perteneciente al área de servicios. Es preciso señalar que las funciones del gerente general, gerente de ingeniería, diseño, asesoría y capacitación las realiza la misma persona. Por el lado de la gerencia técnica, se observa que éste tiene como colaboradores a un staff de asesores en seguridad, contabilidad, bienestar y jurídico, siendo el de seguridad el único que es integrante permanente de la organización, el resto de ellos, son asesores externos. También el organigrama entregado, describe que el gerente técnico tiene a su cargo a los jefes de las distintas áreas como la de servicios, fabricación, montaje, calidad, ventas y administración. Cabe aclarar que la gerencia técnica y ventas, las realiza una persona, al igual que el encargado de calidad y jefe administrativo. ¿QUE ES UN ORGANIGRAMA? .

21. Organigramas informativos:  Esquema simplificado de toda la organización, con la información más relevante. A disposición de todo el público. Refleja la estructura básica de la empresa. Organigramas analíticos:  Información más detalla y específica de la organización. Tienen como finalidad analizar y ayudar a detectar problemas, como fugas de presupuesto, distribución, relaciones entre departamentos, etc. Organigramas formales:  Requiere aprobación previa y representan el modelo de funcionamiento planificado o formal de la empresa. Organigramas informales:  Son aquellos no aprobados por la organización. Organigrama jerárquico:  Refleja el poder o control dentro de la empresa en un diseño piramidal de mayor a menor. Facilita la comunicación entre superior y subordinado y es visualmente muy claro, aunque más rígido a la hora de definir las funciones de cada trabajador.

22. Organigrama matricial:  Es habitual en empresas con más de un director o más de un responsable de proyecto o más de un superior por departamento o trabajador. Permite incluir relaciones interdepartamentales, aunque puede hacer confusa la gestión de responsabilidades. Organigrama plano:  Deja solo dos roles: directivos y empleados, quitando los mandos intermedios. Refleja una relación más directa y proporciona más autonomía a los trabajadores. Organigrama general:  Especifica los cargos hasta llegar a los departamentos. Organigrama integral:  Va un paso más lejos y entra en todas las unidades administrativas . Organigrama funcional:  Especifica todos los puestos que existen en la empresa y puede añadir las tareas que dependen de cada rol.

23. Organigrama clásico: En este organigrama vemos una dirección general, la cual está al mando de 3 subdirecciones que, a su vez, contienen al mando 2 departamentos. Cada dirección y departamento posee sus propios  empleados .

24. Organigrama específico: En este organigrama vemos la representación específica del departamento de  finanzas ,  con sus 3 supervisores al mando y sus empleados.

25. ORGANIGRAMA DE CODECHOCÓ

26. De las investigaciones realizadas, los resultados obtenidos y las sugerencias realizadas, se puede concluir lo siguiente: Para realizar una buena investigación es necesario contar con el apoyo de toda la organización a estudiar, debido a que, si bien es cierto que la autorización y la primera información se obtiene de la cúpula, la mayor cantidad de información entregada por los trabajadores en forma directa. La propuesta de mejora debe realizarse en base a los objetivos de crecimientos de la empresa y tomando en cuenta la estructura inicial que presenta, debido a las relaciones laborales ya formadas dentro de la organización. Considerando la estructura que presenta la realidad de la empresa, se puede concluir que la existencia de una alta centralización y amplitud de control en el área de la gerencia técnica, puede causar una alta rigidez y poca adaptabilidad a las contingencias. Este alto grado de amplitud de control tiene como consecuencia un mayor riesgo en la dirección de la empresa en el caso de ausencia del principal referente de estas áreas, por lo que siempre es aconsejable disminuir el grado de amplitud de control. CONCLUSIÓN.

27. Con referencia al aspecto administrativo es recomendable delegar funciones de control a funcionarios que estén capacitados y comprometidos con los objetivos de la empresa. Como propuesta de reestructuración, es aconsejable no modificar en forma completa una organización, debido a la resistencia natural al cambio, por lo cual es posible tomar en cuenta las funciones que se realizan en forma habitual, sugerir la continuidad de ellas y resolver la parte en que se centran los problemas. Para el buen funcionamiento de la organización, en caso de no contar con la máxima autoridad, cualquiera sea el motivo, se debe tener un encargado o bien un equipo de respaldo que pueda tomar decisiones y así continuar con el normal funcionamiento de la empresa.

28. Gracias por su atención