Organización de eventos Y Banquetes 1-2.pdf

Organización de eventos Y Banquetes 1-2.pdf

1. ORGANIZACIÓN
DE
EVENTOS
Y
BANQUETES
Lcdo. Daniel Moreno MsC.

3. EventosSociales
Loseventossocialessonreunionesplanificadas
conelpropósitodesocializar,celebrarocasiones
especiales,compartirinteresescomuneso
promoverrelacionesinterpersonales.Estos
eventospuedenvariarentamaño,formatoy
naturalezasegúnlaocasiónylaspreferenciasde
losorganizadoresyparticipantes.

4. Características
InteracciónSocial:Loseventossociales
proporcionanunentornopropiciopara
interactuarconotraspersonas,yaseapara
establecernuevasconexiones,fortalecer
relacionesexistentesosimplemente
disfrutardelacompañíadeamigosy
familiares.

5. CelebraciónoConmemoración:Muchos
eventossocialestienenunpropósito
específicodecelebrarunaocasiónespecial,
comocumpleaños,bodas,graduaciones,
aniversarios,entreotros.Tambiénpueden
sereventosmásgenerales,comofiestasde
findeañooreunionessocialesregulares.

6. DiversidaddeTemasyFormatos:Loseventos
socialespuedenabarcarunaampliagamade
temasyactividades,desdecenasformalesy
baileseleganteshastapicnicsinformalesy
actividadesalairelibre.Estopermiteadaptarse
adiferentespreferenciasculturales,gustos
personalesyocasionesespecíficas.

7. AmbienteRelajadoyAmigable:Engeneral,los
eventossocialessecaracterizanporun
ambienterelajadoyamigable,dondese
fomentalaparticipaciónactivaysebuscaque
losinvitadossesientancómodosy
bienvenidos.

8. Clasificación
Loseventossocialessepuedenclasificarde
diversasmaneras,segúndiferentescriterios:
PorOcasiónEspecial:Cumpleaños,bodas,
aniversarios,graduaciones,bautizos,entreotros.
PorTemática:Fiestastemáticas,eventosculturales,
reunionesdeportivas,actividadesalairelibre,etc.

9. PorFormalidad:Eventosformales(comocenas
degalaorecepcionesdiplomáticas)yeventos
informales(comobarbacoasoreunionesde
amigos).
PorParticipantes:Eventosexclusivospara
adultos,eventosfamiliares,eventospara
niños,etc.

10. DescripcióndeEventosSociales
Bodas:Celebracióndelmatrimonioentredos
personas,generalmenteincluyeceremoniareligiosa
ocivilseguidadeunarecepciónconcomida,bailey
entretenimiento.
Cumpleaños:Celebracióndelaniversariodel
nacimientodeunapersona,puedevariardesdeuna
reunióníntimahastaunagranfiesta.

11. ReunionesFamiliares:Encuentrosentremiembrosdeuna
mismafamiliaparacompartirtiempojuntosyfortalecerlazos
afectivos.
Cenas/Formales:Eventosmáselegantesyceremoniosos,que
puedentenerobjetivosespecíficoscomorecaudaciónde
fondos,eventoscorporativosogalasbenéficas.
FiestasTemáticas:Eventosdondeseeligeuntemaespecífico
paraladecoración,lavestimentaylasactividades,como
fiestasdedisfraces,fiestasdedécadaspasadas,etc.

12. ReglasdeCortesíaparaAnfitrioneseInvitados
Anfitriones:
Asegurarsedequelosinvitadossesientanbienvenidosycómodos.
Proporcionarsuficientecomida,bebidayentretenimientoparalosinvitados.
Estaratentoalasnecesidadesdelosinvitadosyresolvercualquierproblema
quesurjaduranteelevento.
Expresaragradecimientoalosinvitadosporsuasistenciaalfinaldelevento.

13. Invitados:
Responderalainvitacióndentrodelplazoestablecido.
Llegarpuntualmentealevento.
Seguircualquiercódigodevestimentaespecificado.
Mostrargratitudhaciaelanfitriónporlainvitaciónylos
esfuerzosparaorganizarelevento.
Evitarcomportamientosinapropiadosodisruptivosduranteel
evento.
Estasreglasdecortesíasonfundamentalesparagarantizarque
loseventossocialessedesarrollendemaneraarmoniosayque
todoslosparticipantesdisfrutendeunaexperienciapositiva.

14. ProyectodeClase:
ActividaddelProyecto:
-Dividirseen2grupos(porafinidad)yplanificarlaorganizacióndeun
eventosocialficticio.
-Cadagrupopuedeelegiruntipodeeventosocialytrabajarjuntospara
crearinvitaciones,planificarelmenú(sicorresponde),diseñarla
decoraciónyestablecerunpresupuestosimulado.
-realizarunainvestigacióndetalladasobresuhistoria,evolución,
característicasprincipalesysuimportanciacultural.(presentarenformato
deinvestigación#1)
-Lapróximasemanapresentaránsuplanificaciónalrestodelaclase,
explicandolasdecisionestomadasylasconsideracionesdetrásdeellas.
-Realizarunaguíadereglasdecortesíadeanfitrioneseinvitados

15. UNIDAD 2

16. 2.LaOrganizaciónIntegraldeEventos
Laorganizaciónintegraldeeventosesunprocesocomplejoqueinvolucrala
planificación,coordinación,yejecucióndeunaseriedeactividadespara
garantizareléxitodeunevento.Esteprocesoabarcadesdelaconcepciónde
laideahastalaevaluaciónpost-evento.Loscomponentesclaveincluyen:
Planificación:Definirobjetivos,presupuesto,cronogramayrecursos
necesarios.
Diseño:Conceptualizacióndeltemayestilodelevento.
Producción:Coordinacióndeproveedoresylogística.
Ejecución:Implementacióndetodaslasactividadesplanificadas.
Evaluación:Análisisdeldesempeñoyretroalimentaciónparafuturos
eventos.

17. 2.1.ElOrganizadorProfesionaldeEventos
Elorganizadorprofesionaldeeventosesunespecialistaenlaplanificacióny
ejecucióndeeventos.Susresponsabilidadesincluyen:
ConsultoríayAsesoría:Asistiralosclientesenladefinicióndeobjetivosy
necesidades.
PlanificaciónDetallada:Desarrollarunplanintegralqueincluyacronogramas,
presupuestosylogística.
CoordinacióndeProveedores:Negociarycontratarservicioscomocatering,
decoración,tecnología,entretenimiento,etc.
GestióndelEquipo:Supervisaralequipodetrabajoygarantizarquecada
miembrocumplaconsusresponsabilidades.
ResolucióndeProblemas:Manejarimprevistosyasegurarqueeleventose
desarrollesincontratiempos.
EvaluacióndelEvento:Recopilarfeedbackyanalizareléxitodeleventopara
futurasmejoras.

18. 2.2.ElEquipodeTrabajo
Eléxitodeuneventodependeengranmedidadelequipodetrabajo,quesueleestar
compuestopor:
CoordinadoresdeEventos:Supervisandiferentesaspectosdelevento,asegurandola
coherenciaycumplimientodelplan.
EspecialistasenLogística:Gestionaneltransporte,montajeydesmontajedeequipos
ymateriales.
DiseñadoresyDecoradores:Creanelambienteylaestéticadelevento.
PersonaldeServicio:Incluyecamareros,bartenders,personaldelimpiezayotros
rolesesencialesduranteelevento.
TécnicosdeAudioyVideo:Seencargandelainstalaciónyoperacióndeequipos
tecnológicos.
Seguridad:Garantizanlaseguridaddelosasistentesyelcumplimientodelas
normativas.

19. 2.3.SeguridadLaboral
Laseguridadlaboralenlaorganizacióndeeventosescrucialparaprotegera
lostrabajadoresycumplirconlasnormativaslegales.Lasmedidasincluyen:
EvaluacióndeRiesgos:Identificarposiblespeligrosydesarrollarplanesde
contingencia.
FormaciónyCapacitación:Asegurarqueelpersonalestéentrenadoen
prácticasdeseguridad.
EquipamientoAdecuado:Proveerelequipodeprotecciónpersonal(EPP)
necesario.
ProtocolosdeEmergencia:Establecerycomunicarprocedimientosclarospara
emergencias.
Supervisión Constante: Mantener la vigilancia sobre el cumplimiento de las
normas de seguridad durante todo el evento.

20. 2.4.SeguridaddelaSede
Laseguridaddelasedeesfundamentalparaprotegeralosasistentesyel
éxitodelevento.Lasconsideracionesincluyen:
InspeccióndelaSede:Revisarlasinstalacionesparaidentificarymitigar
riesgos.
ControldeAcceso:Implementarmedidasparagestionarlaentraday
salidadepersonas.
CapacidadyFlujo:Asegurarquelasedepuedaalbergarelnúmero
previstodeasistentesdemanerasegura.
PlanesdeEvacuación:Diseñaryseñalizarrutasdeevacuaciónencasode
emergencias.
SeguridadMédica:Tenerpersonalmédicooserviciosdeemergencia
disponiblesenelsitio.

21. 2.5.PlanificaciónGastronómica
Laplanificacióngastronómicaesunelementovitalenlaorganización
deeventos,abarcando:
SeleccióndeMenú:Considerarlaspreferencias,restricciones
dietéticasyalergiasdelosasistentes.
Presupuesto:Ajustarlasopcionesgastronómicasalpresupuestodel
evento.
ContratacióndeCatering:Elegirproveedoresdealimentosybebidas
quegaranticencalidadypuntualidad.
LogísticadeServicio:Planificarladistribucióndealimentosybebidas
demaneraeficienteyestética.
NormativasSanitarias:Asegurarsedequesecumplantodaslas
regulacionesdehigieneyseguridadalimentaria.

22. Resumen:
Laorganizaciónintegraldeeventosesuna
tareamultifacéticaquerequiereuna
planificaciónmeticulosa,coordinación
efectivayatenciónalosdetalles.Desdeel
organizadorprofesionalhastaelequipode
trabajo,pasandoporlaseguridadyla
planificacióngastronómica,cada
componentejuegaunpapelcrucialenel
éxitodelevento.

23. Proyecto de Clase: Organización Integral de Eventos
Objetivo
Proporcionar una visión completa y práctica sobre la organización integral de eventos.
A través de este proyecto, los estudiantes adquirirán conocimientos y habilidades
esenciales para planificar, organizar y ejecutar eventos exitosos, comprendiendo la
importancia de la profesionalidad, la colaboración en equipo y las medidas de
seguridad.
TemasyActividades
1.Elorganizadorprofesionaldeeventos
Objetivo:Entenderelrolylasresponsabilidadesdelorganizadordeeventos.
Actividades:
Investigaciónypresentación:Cadaestudiantedebeinvestigarypresentarunperfilde
unorganizadordeeventosprofesional,incluyendosushabilidades,responsabilidades
yejemplosdeeventosexitososorganizados.
Entrevistasimulada:Losestudiantesseagruparánenparejasyrealizaránentrevistas
simuladasdondeunoactuarácomoelorganizadordeeventosyelotrocomoun
clientequebuscacontratarsusservicios.

24. 2.Elequipodetrabajo
Objetivo:Comprenderlaimportanciadeltrabajoenequipoylaorganizacióninterna.
Actividades:
Creacióndeequipos:Losestudiantessedividiránenequiposycadaunoasumirároles
específicosdentrodelaorganizacióndeunevento(porejemplo,coordinadorde
logística,coordinadordemarketing,coordinadordealimentosybebidas,etc.).
Dinámicaderoles:Realizarunadinámicaderolesdondecadaequipodeberá
planificaruneventoespecífico(porejemplo,unaconferencia,unaboda,unconcierto)
detallandolastareasyresponsabilidadesdecadamiembrodelequipo.
3.Seguridadlaboral
Objetivo:Identificarlasprácticasdeseguridadlaboralnecesariasenlaorganizaciónde
eventos.
Actividades:
Seminario:Invitaraunexpertoenseguridadlaboralparaquehablesobrelas
regulacionesymejoresprácticasenlaindustriadeeventos.
Caso de estudio: Analizar casos de estudio de eventos donde se hayan producido
incidentes laborales y discutir en grupo las medidas preventivas que se podrían haber
tomado.

25. 4.Seguridaddelasede
Objetivo:Asegurarqueellugardeleventocumplecontodaslasnormativasde
seguridad.
Actividades:
Inspeccióndesitios:Organizarunavisitaadiferentessedesdeeventos(auditorio,
salóndebanquetes,centrodeconferencias)pararealizarunainspeccióndeseguridad
yelaboraruninformeconrecomendacionesdemejoras.
Simulacióndeemergencias:Desarrollarunplandeemergenciaparaunevento
específicoyrealizarunasimulaciónenclaseparaevaluarlarespuestadelequipo.
5.Planificacióngastronómica
Objetivo:Aprenderaplanificarycoordinarelserviciodealimentosybebidasenun
evento.
Actividades:
Menúypresupuesto:Losestudiantesdeberánplanificarunmenúcompletoparaun
evento,considerandoaspectoscomopreferenciasdietéticas,númerodeasistentesy
presupuesto.
Cata y evaluación: Organizar una cata de alimentos donde los estudiantes presenten
sus opciones de menú y reciban retroalimentación de sus compañeros.

26. Evaluación
Laevaluacióndelproyectoserealizarámediantelacombinacióndelassiguientes
actividades:
Presentacionesindividualesyengrupo:Seevaluarálaclaridad,profundidady
creatividaddelaspresentacionessobreelorganizadorprofesionaldeeventosyla
planificacióndeequipos.
Informesescritos:Losinformesdeinspeccióndeseguridaddelasedey
planificacióngastronómicaseránevaluadosporsuprecisión,detalleyfactibilidad.
Participaciónycolaboración:Sevalorarálaparticipaciónactivadecadaestudiante
enlasdinámicasdeequipoysimulaciones,asícomosucapacidadparatrabajaren
equipoyresolverproblemasdemaneraefectiva.
Conclusión
Este proyecto proporcionará a los estudiantes una comprensión integral de lo que
implica la organización de eventos, desde la planificación y coordinación hasta la
implementación de medidas de seguridad. Al finalizar el proyecto, los estudiantes
estarán mejor preparados para enfrentar los desafíos del mundo real en la
industria de eventos.