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Os segredos para otimizar a rotina da área de TI

1. OS SEGREDOS PARA
OTIMIZAR A ROTINA DA
ÁREA DE TI

2. 2
Sumário
Sobre a GAEA ........................................................................................................................................................................ 35
Conclusão .............................................................................................................................................................................. 32
KPIs e metas: auxiliando na manutenção da qualidade dos serviços de TI .............................................................. 11
Como garantir o sucesso dos projetos ............................................................................................................................. 17
Tecnologia na produtividade e na diminuição de erros ................................................................................................. 26
Comunicação interna: informações a serviço da melhoria dos processos internos ............................................... 21
Automatização de rotinas no DataCenter e do Ciclo de desenvolvimento de Software ......................................... 28
Utilizando as ferramentas e configurações corretas para atingir o máximo de performance ............................... 08
A importância da segurança digital no dia a dia ............................................................................................................. 06
Introdução .............................................................................................................................................................................. 03

3. INTRODUÇÃO

4. 4Introdu??o
Como otimizar a gestão de TI? Em tempos de crise econômica, muitos profissionais da área passaram
a lidar com uma pressão constante para melhorarem os serviços e a performance dos sistemas e
equipamentos digitais corporativos.
Mas melhorias não ocorrem espontaneamente e medidas devem ser tomadas para otimizar o setor.
Elas permitirão a criação de um plano com metas, estratégias e rotinas que tornam todo o setor mais
eficiente. Decisões serão tomadas com mais precisão, equipamentos funcionarão melhor e sistemas
terão menos falhas.
E como modificar a estrutura de funcionamento para atingir o seu melhor desempenho? Quais
são as estratégias necessárias para chegar aos objetivos da companhia na busca por serviços
digitais de mais qualidade? O que deve ser prioridade durante a adoção de novas políticas?
Quais rotinas devem ser abandonadas?

5. 5Introdu??o
Vários gestores de TI gostariam de saber a resposta
para todas essas perguntas. Quando as políticas de
TI estão sendo modificadas para garantir um melhor
funcionamento das estruturas digitais de uma
empresa, as questões levantadas durante o processo
são indispensáveis para garantir uma compreensão
adequada de todo o setor de tecnologia da informação.
Quais métricas, rotinas e processos podem ser
adotados para a otimização de toda a estrutura digital
corporativa? Como é possível identificar os pontos de
melhoria e adotar melhores práticas no dia a dia da
empresa, gerando melhores receitas e aumentando
o valor agregado da TI nas estratégias comerciais?
Este e-book contém respostas para essas e outras
dúvidas. Confira!

6. A IMPORTÂNCIA DA
SEGURANÇA DIGITAL
NO DIA A DIA

7. 7A import?ncia da seguran?a digital no dia a dia
A segurança digital vai muito além da simples criação de senhas de alta complexidade, com letras
maiúsculas, números e símbolos. Ela deve incluir uma série de rotinas de prevenção, monitoramento e
resposta a falhas que sejam capazes de tornar o ambiente virtual corporativo mais seguro e confiável.
Nesse sentido, várias são as práticas que podem ser adotadas para atingir tais objetivos. Softwares de
identificação de vírus e spywares, por exemplo, auxiliam na resposta a ataques virtuais. Os algoritmos
de criptografia avançada devem ser utilizados para proteger os dados mais importantes de ataques e
acessos não autorizados, já as ferramentas automatizadas de monitoria de recursos permitem rastrear
problemas antes que eles causem danos e prejuízos à empresa.
Uma companhia com sistemas que utilizam uma política de privacidade e segurança digital de alta
capacidade é capaz de passar mais confiabilidade para os seus consumidores, parceiros comerciais e
investidores. Ela vai disponibilizar um ambiente digital protegido contra ameaças de segurança e ataques
virtuais, onde pessoas poderão executar as suas tarefas diárias com a certeza de que todas as suas
informações estarão protegidas.

8. UTILIZANDO AS
FERRAMENTAS E
CONFIGURAÇÕES
CORRETAS PARA
ATINGIR O MÁXIMO
DE PERFORMANCE

9. 9Utilizando as ferramentas e congura??es
corretas para atingir o m?ximo de performance
Implementar configurações corretas, uma boa política
de atualizações e adotar as ferramentas adequadas
são formas simples de melhorar o setor de TI. Uma
estrutura de serviços e equipamentos otimizada
corretamente auxilia analistas e técnicos de TI a
desenvolverem serviços ágeis e com alta qualidade.
Nesse sentido, as ferramentas que serão empregadas
por todos os que estão envolvidos com os serviços e
sistemas de alta tecnologia da empresa empenham
um papel crítico na produtividade de cada
colaborador. Se você procura o melhor do seu time,
faça investimentos nas soluções certas. A adoção
de ferramentas que otimizam o compartilhamento
de informações relevantes, por exemplo, vai integrar
pessoas e maximizar a sua produtividade.

10. 10Utilizando as ferramentas e congura??es
corretas para atingir o m?ximo de performance
Muitos gestores de TI não têm consciência da importância do bom uso da tecnologia na busca por um
melhor desempenho dos produtos digitais de uma empresa. Um roteador, sistema ou até um servidor
que esteja bem configurado diminui os custos com manutenção, tem um melhor consumo de energia e
permite que usuários sejam mais produtivos.
Atualizações frequentes também devem ser rotina na gestão de TI corporativa. Elas
garantem que produtos possam funcionar com mais segurança e oferecendo um risco menor
aos usuários. Mantendo todas as configurações otimizadas, aparelhos terão menos problemas
de funcionamento, aumentando a produtividade de toda a empresa.

11. KPIS E METAS:
AUXILIANDO NA
MANUTENÇÃO DA
QUALIDADE DOS
SERVIÇOS DE TI

12. 12KPIs e metas: auxiliando na manuten??o da qualidade dos servi?os de TI
Todo profissional de tecnologia deve lidar diariamente com uma série de metas e KPIs. Para gestores de
TI, eles representam uma maneira simples de acompanhar o progresso de técnicos e analistas durante
projetos e atividades diárias. Sem eles, prazos de entrega podem não ser alcançados facilmente e
profissionais terão dificuldades para conseguir aplicar políticas de melhoria operacional.
Para garantir a excelência dos serviços prestados pelo setor de TI, analistas podem empregar métricas
simples e adequadas ao perfil de cada área. Elas podem fazer referência à disponibilidade dos serviços,
ao tempo de resposta a incidentes ou até aos desvios durante a execução de projetos. Abaixo, listamos
algumas das métricas mais comuns no setor, tais como:
MÉTRICAS DE DISPONIBILIDADE DE SERVIÇOS DE REDE
Uma companhia pode investir fortunas em equipamentos de rede e sistemas integrados à nuvem e
mesmo assim ter grandes prejuízos. É indispensável que os gestores de rede sejam capazes de garantir a
disponibilidade de todos os serviços integrados à internet pelo maior tempo possível.

13. 13KPIs e metas: auxiliando na manuten??o da qualidade dos servi?os de TI
Indústrias normalmente aderem como meta uma disponibilidade mínima entre 95% e 98%. Em outras
palavras, os analistas devem garantir o pleno acesso aos recursos de rede em 95% do tempo em que eles
forem requisitados.
Isso pode ser feito com o uso de sistemas de monitoramento digital e a otimização de toda
a infraestrutura. Uma vez que todos os equipamentos estejam corretamente atualizados e
configurados, eles serão capazes de ter o melhor desempenho possível.
KANBAN E SCRUM
Métodos ágeis tornaram-se padrão em várias empresas de desenvolvimento. Eles permitem a entrega de
produtos com mais velocidade e a realização de mudanças mais facilmente. No entanto, com o aumento
da integração de vários profissionais durante a criação de uma nova ferramenta, gestores podem ter
dificuldades para identificar se todos os colaboradores estão cumprindo as suas metas.

14. 14KPIs e metas: auxiliando na manuten??o da qualidade dos servi?os de TI
É nesse cenário que entram o Scrum e o Kanban. Eles auxiliam
equipes a resolverem problemas complexos sem perder a
produtividade e o foco no projeto.
O Scrum é focado na divisão de tarefas em pequenas equipes,
mais funcionais e auto-organizadas. Dessa forma, o plano de
entrega é otimizado de acordo com as prioridades definidas
em colaboração com o cliente. Cada pessoa terá uma lista de
trabalho com tarefas fáceis de serem entregadas rapidamente, o
que torna o acompanhamento do progresso de cada profissional
mais simples e funcional.
Já times que focam no Kanban vão dividir o seu trabalho em partes,
criando um fluxo contínuo de tarefas . Ele pode ser organizado
de forma simples, com apenas alguns post-its separados por
colunas de acordo com o progresso de cada métrica.

15. 15KPIs e metas: auxiliando na manuten??o da qualidade dos servi?os de TI
Ambas as formas de trabalho se relacionam por tornarem a gestão de projetos de desenvolvimento mais
eficiente. O processo de execução de uma nova função ou correção de bug pode ser feito mais facilmente,
o que torna a tomada de decisões e toda a equipe de trabalho mais precisa.
TEMPO DE RESPOSTA A FALHAS
Uma das formas de garantir que os serviços digitais estejam disponíveis por mais tempo é diminuir o
tempo de resposta a falhas. Ainda que analistas tornem a sua estrutura de TI altamente otimizada, ela
continuará sujeita a uma série de problemas. Nesse momento, é indispensável que o time de suporte
consiga identificar a melhor solução possível rapidamente.
O rastreamento de falhas e a correta identificação de suas correções é uma habilidade inerente
a todo técnico de TI. Ainda assim, todo gestor da área deve ser capaz de implementar políticas
que facilitem esse trabalho. Como consequência, falhas causarão um menor impacto nas
operações da companhia.

16. 16KPIs e metas: auxiliando na manuten??o da qualidade dos servi?os de TI
INDICADORES DE NÚMERO DE INCIDENTES
A melhor forma de mensurar a eficiência das melhorias aplicadas em um departamento de TI corporativa
é a verificação da queda no número de incidentes. Toda nova política deve buscar a melhoria na eficiência
da prestação de serviços e, como consequência, a redução nas falhas dos sistemas digitais.
Ao identificar o impacto de cada medida no setor, gestores podem planejar novas ações e
tornar o seu setor mais eficiente.

17. COMO GARANTIR
O SUCESSO
DOS PROJETOS

18. 18Como garantir o sucesso dos projetos
Como garantir o sucesso de projetos de TI?
Muitas iniciativas são canceladas antes
mesmo da sua conclusão em função da
má execução de tarefas e da dificuldade de
times de TI atingirem as suas metas. Nesse
sentido, é indispensável que o gerente de
projetos consiga utilizar rotinas e métricas
que auxiliem os profissionais a manter o
foco no objetivo principal de um projeto.
Métricas, ferramentas e práticas diárias
podem ser empregadas para tornar um time
eficiente. Bem executadas, elas podem ser
incorporadas nos projetos futuros e até na
rotina corporativa, melhorando a prestação
de serviços e a qualidade do setor.

19. 19Como garantir o sucesso dos projetos
Tenha em mente que times de TI sempre querem desenvolver grandes ideias. No entanto, durante a
execução de um projeto, líderes devem trabalhar junto com os outros envolvidos para eliminar metas,
notificações e ideias que não contribuam com a iniciativa. Isso mantém o fluxo de trabalho constante e
permite a execução mais rápida de um projeto.
Reuniões devem ser feitas durante todas as etapas. Elas são importantes para colocar todos os
envolvidos na mesma página, permitir a troca de informações entre pessoas e alinhar novos processos
e rotinas mais eficientes. Além disso, gestores que compartilham mais a sua visão do projeto não só
auxiliam os seus colaboradores a terem objetivos semelhantes, mas também a trabalhar para alcançá-los
colaborativamente.
Lembre-se: você contratou pessoas talentosas. Procure reduzir o número de relatórios ao
mínimo necessário para acompanhar o andamento de tarefas. Assim todos conseguirão focar
mais em entregar as suas atividades e atingir as suas metas.

20. 20Como garantir o sucesso dos projetos
Caso algo esteja fora dos padrões necessários ou alguém não cumpra as suas expectativas, sempre dê
um feedback. Pessoas devem entender quais são as suas fraquezas, como podem combatê-las e quais
são as formas de tornar o seu trabalho mais eficiente.
Essas rotinas podem ser integradas ao Scrum e a Kanban, citados anteriormente. Dessa forma,
todo o processo de desenvolvimento de software será otimizado.

21. COMUNICAÇÃO INTERNA:
INFORMAÇÕES A SERVIÇO
DA MELHORIA DOS
PROCESSOS INTERNOS

22. 22Comunica??o interna: informa??es a
servi?o da melhoria dos processos internos
Garanta que todos os membros da equipe mantenha um
fluxo constante de troca de informações e experiências.
Dados estratégicos devem ser compartilhados, assim
como a visão e os objetivos de projetos e quaisquer políticas
que forem implementadas no ambiente corporativo.
O aumento das informações disponíveis para
a execução de tarefas cotidianas encoraja
técnicos e analistas a inovarem mais, além
de manter a equipe mais motivada.
Esse trabalho é feito constantemente. Seja com o uso de
ferramentas de acompanhamento automatizado ou com
a distribuição manual de tarefas, gestores de TI devem
designar objetivos para todos os seus colaboradores.

23. 23Comunica??o interna: informa??es a
servi?o da melhoria dos processos internos
Também caberá a esse profissional auxiliar cada técnico, analista ou engenheiro de software a
melhorar as suas técnicas e processos individuais.
Muitas pessoas têm dificuldades para lidar com o constante fluxo de mensagens, e-mails, reuniões,
conversas de corredor e ligações da vida corporativa moderna. Mal gerenciadas, essas atividades podem
levar a profissionais dessintonizados com os principais objetivos do setor.
E quando todos os integrantes de uma área corporativa não estão integrados totalmente, prioridades são
misturadas, deadlines são perdidos e recursos desperdiçados.
Toda a equipe de TI deve conhecer profundamente as suas metas, os KPIs que regem o seu trabalho e
como eles podem auxiliar o departamento a atingir os seus principais objetivos. Na execução de projetos,
todos precisam entender como podem contribuir para a entrega ou construção rápida de um novo produto
ou de uma nova ferramenta de trabalho. Assim, eles poderão definir melhor as suas tarefas diárias e as
suas prioridades.

24. 24Comunica??o interna: informa??es a
servi?o da melhoria dos processos internos
Para diminuir a carga de estresse com o gerenciamento de tarefas e melhorar a comunicação entre
pessoas, separamos algumas dicas para você:
TENHA PROJETOS ALINHADOS COM OS OBJETIVOS DO NEGÓCIO
Todas as novas requisições devem estar alinhadas com as principais estratégias e os projetos mais
importantes da empresa. Isso inclui a eliminação de todas as ideias que, mesmo parecendo interessantes,
não vão contribuir diretamente para a melhoria do negócio.
ENTENDER O IMPACTO DE CADA TAREFA NO FLUXO DE TRABALHO DO SETOR
Novos chamados não esperam a conclusão das tarefas que já estão sendo executadas pelos técnicos de
TI e podem interromper o fluxo do trabalho do setor. Todo novo chamado vai impactar projetos e atividades
de rotina, então é importante que o gestor de TI entenda como conciliar a necessidade de atender aos
usuários de um sistema ou plataforma sem deixar de lado os processos diários do setor.

25. 25Comunica??o interna: informa??es a
servi?o da melhoria dos processos internos
ENGAJE OS SEUS COLABORADORES
Durante a execução de um novo projeto, os técnicos,
desenvolvedores e analistas envolvidos devem ser
capazes de identificar quais mudanças não oferecem
um ROI (retorno sobre investimento) aceitável.
Assim, eles poderão recusar rapidamente
qualquer solicitação que vai impactar
negativamente no prazo final do projeto
e no desempenho do produto final.

26. TECNOLOGIA NA
PRODUTIVIDADE E NA
DIMINUIÇÃO DE ERROS

27. 27Tecnologia na produtividade e na diminui??o de erros
Uma das principais vantagens da tecnologia é a sua capacidade de reduzir custos por meio da
automatização de processos. Uma estratégia de automatização de rotinas de sucesso reduz custos,
aumenta a produtividade de colaboradores e permite que novas estratégias e projetos mais arrojados
sejam executados.
Não existe uma única maneira de implementar a automação no ambiente corporativo. Ela pode ser feita
no setor de suporte, com ferramentas de auxílio automatizado ou no setor de segurança digital, utilizando
as soluções de rastreamento de vulnerabilidades e ataques. Para quem pretende tornar a sua gestão de
TI mais ágil, softwares de monitoramento de recursos podem ser implementados, diminuindo o tempo de
resposta a falhas.
Gestores devem estar preparados para sempre identificarem pontos em que a tecnologia
pode ser utilizada para melhorar as estratégias operacionais de uma empresa, tornando a sua
estrutura interna mais eficiente e dinâmica.

28. AUTOMATIZAÇÃO
DE ROTINAS NO
DATACENTER E DO CICLO
DE DESENVOLVIMENTO
DE SOFTWARE

29. 29Automatiza??o de rotinas no DataCenter
e do Ciclo de desenvolvimento de Software
A nuvem tornou-se uma alternativa comercial para várias
empresas. Serviços de TI passaram a ser executados
em servidores remotos para tornar companhias mais
dinâmicas, flexíveis e móveis.
No entanto, esse ganho de competitividade aumentou
a carga de trabalho de analistas de rede, que precisam
lidar com um número maior de requisições de rede a
todo instante.
Para auxiliar na gestão de rede, muitos
profissionais passaram a utilizar ferramentas
de monitoramento automático. Elas permitem
a criação de alertas de indisponibilidade
e podem tomar medidas de acordo com
padrões definidos internamente.

30. 30Automatiza??o de rotinas no DataCenter
e do Ciclo de desenvolvimento de Software
Quem busca mais segurança pode contar com os serviços de software automatizados para buscar falhas
rapidamente. Eles são caracterizados pela capacidade de aprenderem a identificar e solucionar sintomas
de problemas sozinhos.
Juntas, ambas soluções permitem que o DataCenter passe a funcionar com mais eficiência. Os seus
recursos ficarão disponíveis por mais tempo, facilitando o dia a dia dos analistas e permitindo que elas
possam dar foco nas tarefas mais importantes.
No ciclo de desenvolvimento de software, a automação pode ser empregada por meio do DevOps. Em
uma época em que times de desenvolvimento estão trabalhando sob forte pressão para inovarem, serem
mais ágeis e conseguir entregar softwares de qualidade rapidamente, o DevOps tornou-se comum em
diversos lugares.
A essência desse movimento está na integração do time de desenvolvimento com o de operações. Esse
trabalho contínuo é feito com a busca por processos e ferramentas que possam ser utilizados em comum
para ajudar ambos os times, maximizando resultados e melhorando métricas diárias.

31. 31Automatiza??o de rotinas no DataCenter
e do Ciclo de desenvolvimento de Software
O processo de desenvolvimento, testes e deployment está sujeito a diversas falhas. Elas podem ocorrer
em função das diferenças entre os ambientes de desenvolvimento, testes e produção, aumentando o
tempo necessário para a entrega de um produto e diminuindo o ROI.
Nesse cenário, a automação entra como uma forma de automatizar as atividades manuais dos times
de infraestrutura e operação. Scripts e códigos podem ser utilizados para controlar versões, melhorar a
configuração de ambientes e facilitar a implementação de funções em larga escala.
Entre as principais vantagens dessa abordagem, conhecida como IaC (infraestrutura como código, em
tradução livre), podemos destacar:
• Diminuição dos atritos na promoção de aplicativos entre os clientes;
• Mais colaboração entre os times de desenvolvimento e operações;
• Aumento da eficiência;
• Redução de erros.

32. CONCLUSÃO

33. 33Conclus?o
A governança de TI é fundamental para lideres
empresariais conseguirem levar a tecnologia
para o centro das suas estratégias de negócio.
Gestores e analistas que são capazes de manter
um alto padrão de qualidade nas rotinas do
setor entregam uma estrutura de sistemas,
equipamentos de rede e computadores de
alta eficiência.
Por meio deles, colaboradores e
parceiros de negócios terão acesso
a serviços e ferramentas digitais de
alta capacidade. Elas serão a chave
na busca por novas estratégias de
negócio, aumento da inovação e
melhoria das receitas comerciais.

34. 34Conclus?o
A criação de um departamento de TI de alta performance envolve a busca por diversos padrões de
funcionamento e métricas de qualidade. Não existem atalhos para atingir esse objetivo. Criar rotinas,
executar treinamentos, desenvolver habilidades, buscar novas parcerias, implementar tecnologias e
políticas de governança é um trabalho demorado.
No entanto, no final de um ciclo de melhorias, a percepção do ganho de qualidade é imediata. Usuários
contarão com sistemas mais eficientes, gestores de TI terão menos dificuldade para executar os seus
projetos e parceiros comerciais terão acesso a produtos mais inovadores e práticos. Tudo isso levará a
empresa a ter mais receitas e um ganho de competitividade considerável.

35. A Gaea é uma empresa com mais de 10 anos de experiência em TI. Nosso desafio é otimizar e automatizar
o ciclo de desenvolvimento desde a solicitação até a entrega. Oferecendo um trabalho rápido com a
integração de desenvolvimento e produção, sem deixar de lado a segurança.
Nosso objetivo principal é transformar a TI das companhias, fazendo com que a área de desenvolvimento
e operações tenham mais fluidez de processos — entregue mais rápido para o cliente final.
Somos focados em tornar as atividades de TI mais simples. Fazemos com que a área de desenvolvimento
e operações tenham uma fluência de atividades, gerando maior velocidade, flexibilidade, com menor
conflitos e custos.
Com referência e experiências no mercado, identificamos o melhor caminho e ações a serem seguidas,
considerando cultura da empresa, pessoas, ferramentas e objetivos.
Saiba mais sobre nossos serviços e produtos. Acesse agora mesmo: gaea.com.br .