PANDUAN PENERIMAAN HADIAH ASET ALIH DAN ASET TAK ALIH (1).pdf

aset

1. PANDUAN PENERIMAAN HADIAH ASET ALIH DAN ASET TAK ALIH
KEMENTERIAN PENDIDIKAN

A. TUJUAN

1. Panduan Penerimaan Hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih Kementerian Pendidikan
(KPM) ini disediakan oleh Bahagian Pengurusan Aset (BPA), KPM sebagai rujukan
kepada warga KPM untuk mengurus penerimaan hadiah dalam bentuk Aset Alih, Aset
Hidup (Ikan / Haiwan / Tumbuhan), Aset Tak Ketara, Aset Tak Alih dan Stok semasa
melaksanakan urusan rasmi dengan pihak tertentu bagi mengelak timbulnya konflik
kepentingan atau persepsi negatif.

B. LATAR BELAKANG

2. Garis panduan berhubung pemberian dan penerimaan hadiah dalam perkhidmatan awam
telah dinyatakan dalam Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia Versi 1.0 (2022) di
Ceraian UP.7.2.5: Pengurusan Penerimaan atau Pemberian Hadiah, Keraian dan Tajaan
Dalam Perkhidmatan Awam serta Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
Tatatertib) 1993.

3. Namun begitu, Panduan Penerimaan Hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih KPM ini
adalah sebagai rujukan khusus bagi pengurusan penerimaan hadiah dalam bentuk Aset
Alih, Aset Hidup (Ikan / Haiwan / Tumbuhan), Aset Tak Ketara, Aset Tak Alih dan Stok
sahaja.

C. ISTILAH

WARGA KPM

4. Pegawai dan kakitangan yang berkhidmat di Bahagian, Jabatan Pendidikan Negeri
(JPN), Pusat Pendidikan Daerah (PPD), Institusi Pendidikan Cawangan Negeri / Kampus,
Unit dan Sekolah di bawah pentadbiran KPM sama ada lantikan tetap, sementara,
sangkut, pinjaman, kontrak, sambilan dan lantikan politik.

JABATAN

5. Bahagian / JPN / Institusi Pendidikan (Induk) di bawah KPM.

KETUA JABATAN

6. Setiausaha Bahagian / Pengarah Bahagian di KPM dan Pengarah Pendidikan Negeri.

2. PENERIMA HADIAH

7. Bahagian, JPN, PPD, Institusi Pendidikan Cawangan Negeri / Kampus, Unit atau Sekolah di
bawah KPM.

PENYUMBANG

8. Pihak selain daripada Kerajaan sama ada orang perseorangan atau mana-mana
pihak daripada Syarikat atau Badan Bukan Kerajaan (NGO) seperti Pertubuhan,
Persatuan, Kelab dan Alumni yang memberi hadiah.

HADIAH

9. Hadiah bermaksud apa-apa sumbangan berbentuk Aset Alih, Aset Hidup (Ikan / Haiwan /
Tumbuhan), Aset Tak Ketara, Aset Tak Alih dan Stok yang diberikan oleh individu atau
mana-mana pihak daripada Syarikat atau Badan Bukan Kerajaan (NGO) seperti
Pertubuhan, Persatuan, Kelab dan Alumni yang diberi kepada Penerima Hadiah secara
percuma dengan syarat -syarat tertentu dengan tujuan membantu
memperkasakan lagi fungsi dan operasi KPM.

D. SYARAT-SYARAT PENERIMAAN HADIAH

10. Penerima Hadiah dibenarkan menerima hadiah dalam bentuk Aset Alih dan Aset Tak
Alih daripada Penyumbang dengan mendapat kebenaran daripada Ketua
Setiausaha Kementerian atau Ketua Jabatan dengan syarat-syarat berikut:

 Penerima Hadiah adalah dilarang menjalankan usaha bagi mendapatkan
hadiah dalam bentuk Aset Alih dan Aset Tak Alih daripada mana-mana pihak;

 hadiah dalam bentuk Aset Alih dan Aset Tak Alih yang diberikan oleh
Penyumbang adalah secara sukarela dan percuma, tanpa sebarang
syarat atau ikatan;

 Penyumbang tidak mempunyai apa-apa kepentingan dengan Penerima
Hadiah dan tidak mengharapkan sebarang balasan;

 hadiah dalam bentuk Aset Alih dan Aset Tak Alih yang diterima memberi
manfaat atau faedah kepada Penerima Hadiah;

 hadiah dalam bentuk Aset Alih dan Aset Tak Alih hendaklah terlebih dahulu
dinilai dan disahkan mempunyai tahap boleh guna yang tinggi dan value
for money;

3.  alat ganti, perisian atau lesen perisian bagi hadiah Aset Alih dan Aset Tak
Alih tersebut hendaklah mudah diperoleh serta kos perolehannya tidak
membebankan Penerima Hadiah;

 Penerima Hadiah tidak terikat dengan Penyumbang Aset Alih dan Aset Tak
Alih tersebut untuk melaksanakan perolehan alat ganti, perisian, lesen
perisian atau penyelenggaraan bagi hadiah yang diterima;

 peruntukan Penerima Hadiah adalah mencukupi bagi membiayai
penyelenggaraan hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih tersebut;

 pengendalian sesuatu hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih itu hendaklah
menggunakan pegawai terlatih yang telah sedia ada dan tidak akan
menyebabkan pewujudan jawatan baharu dalam organisasi Penerima
Hadiah; dan

 hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih yang diluluskan penerimaannya
hendaklah didaftarkan dalam Sistem Pemantauan Pengurusan Aset
(SPPA) atau Sistem Pemantauan Pengurusan Stok (SPPS) oleh
Penerima Hadiah / Jabatan.

 Bagi pemasangan alat penyaman udara, ia hendaklah mematuhi ruangan
yang ditetapkan berdasarkan Garis Panduan dan Peraturan Bagi
Perancangan Bangunan: Jadual B1.0(2) Pemasangan Sistem Udara.

E. KUASA MELULUS

11. Pihak Berkuasa Melulus Penerimaan Hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih adalah
seperti jadual di bawah:











Nilai Hadiah
(RM)
Kuasa Melulus
Bahagian / Sekolah-
Sekolah di bawah seliaan
Bahagian di Kementerian
JPN / PPD /
Institusi Pendidikan
Cawangan Negeri /
Kampus
Hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih yang
nilainya RM10,000 seunit dan ke atas
Ketua Setiausaha KPM
(Permohonan kelulusan diangkat kepada Ketua
Setiausaha KPM melalui BPA, KPM)
Hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih yang
nilainya kurang daripada RM10,000 seunit
Setiausaha Bahagian /
Pengarah Bahagian
Pengarah Pendidikan
Negeri / Ketua Institusi
Pendidikan (Induk)

4. F. DOKUMEN YANG DIPERLUKAN BAGI PERMOHONAN PENERIMAAN
HADIAH UNTUK KELULUSAN KETUA SETIAUSAHA KPM / KETUA JABATAN

12. Penerima Hadiah hendaklah mengisi Lampiran UP.7.2.5 (A): Permohonan
Kelulusan Penerimaan Hadiah bagi permohonan penerimaan hadiah Aset Alih
dan Aset Tak Alih. Lampiran tersebut mengandungi maklumat berikut:

 nama dan alamat Penyumbang;

 tujuan hadiah itu diberikan;

 hubungan / kaitan Penyumbang dengan Penerima Hadiah;

 jenis / bentuk hadiah;

 anggaran nilai hadiah;

 syarat-syarat yang dikenakan oleh Penyumbang (sekiranya ada);

 kegunaan / faedah hadiah kepada Penerima Hadiah atau sebagainya;

 ulasan Ketua Jabatan; dan

 maklumat-maklumat lain yang berkaitan.

13. Penyumbang perlu mengisi Lampiran UP.7.2.5 (B) Akuan Pemberian Hadiah
/ Sumbangan Kepada Penerima Hadiah sebagai aku janji untuk mengesahkan
bahawa pemberian hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih itu tidak akan menyebabkan
Penyumbang diberikan sesuatu balasan, imbuhan atau seumpamanya daripada
Penerima Hadiah tersebut.

14. Permohonan kelulusan bagi penerimaan hadiah Aset Alih hendaklah
disertakan bersama dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Semak
seperti di Lampiran 1.

15. Permohonan kelulusan bagi penerimaan hadiah Aset Tak Alih (Komponen,
Pengubahsuaian dan Penyelenggaraan Aset Tak Alih) hendaklah disertakan
bersama dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Semak seperti di
Lampiran 2.

5. 16. Permohonan kelulusan bagi penerimaan hadiah Aset Tak Alih (Alat
Penyaman Udara) hendaklah disertakan bersama dokumen yang
disenaraikan dalam Senarai Semak seperti di Lampiran 3.

17. Permohonan yang tidak mematuhi Senarai Semak tidak akan diproses dan
BPA akan kembalikan dokumen kepada Jabatan Penerima Hadiah.

G. PEMATUHAN

18. Semua warga KPM perlu mematuhi Ceraian UP.7.2.5: Pengurusan Penerimaan Atau
Pemberian Hadiah, Keraian dan Tajaan Dalam Perkhidmatan Awam dan Panduan
Penerimaan Hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih KPM serta peraturan-peraturan lain
yang berkaitan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

H. TANGUNGJAWAB KETUA JABATAN

19. Ketua Jabatan boleh meminta pegawainya memberi penjelasan, sekiranya beliau
meragui apa-apa penerimaan hadiah Aset Alih dan Aset Tak Alih oleh pegawainya.
Ketua Jabatan juga hendaklah melaporkan kepada pihak berkuasa tatatertib atau
mana-mana pihak berkuasa lain, sekiranya terdapat apa-apa pelanggaran
terhadap apa-apa peraturan atau undang-undang berkaitan penerimaan hadiah
Aset Alih dan Aset Tak Alih oleh pegawainya.

I. PEMBATALAN

20. Dengan berkuat kuasanya Ceraian UP.7.2.5: Pengurusan Penerimaan atau
Pemberian Hadiah, Keraian dan Tajaan Dalam Perkhidmatan Awam, maka
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1998: Garis Panduan Pemberian dan
Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam dan Surat Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2008: Pihak Berkuasa Meluluskan Penerimaan
Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan adalah dibatalkan.

J. PERTANYAAN

21. Jika terdapat pertanyaan berhubung pengurusan penerimaan hadiah Aset Alih dan
Aset Tak Alih, boleh berhubung dengan pegawai-pegawai di Cawangan
Pengurusan Hartanah dan Aset Alih, Bahagian Pengurusan Aset, Kementerian
Pendidikan.


BAHAGIAN PENGURUSAN ASET
KEMENTERIAN PENDIDIKAN

6. LAMPIRAN 1

SENARAI SEMAK DOKUMEN
PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH
(ASET ALIH)


Nama Jabatan: ...........................................................................................................................
Nama Bahagian / JPN / PPD / Institusi Pendidikan / Unit / Sekolah:..........................................
Aset: ...........................................................................................................................................

BIL. DOKUMEN SEMAKAN
BAHAGIAN
/ JABATAN
(√ / ×)
SEMAKAN
BPA, KPM
(√ / ×)
1. Salinan asal Lampiran UP.7.2.5 (A) bagi penerimaan hadiah
Aset Alih
* Pastikan semua item diisi dengan lengkap oleh Penerima
Hadiah

2. Salinan asal Lampiran UP.7.2.5 (B) (Akuan Pemberian
Hadiah / Sumbangan Kepada Jabatan) – PPSM Versi 1.0
2022)
*Pastikan semua item diisi dengan lengkap oleh
Penyumbang

3. Surat iringan daripada Penerima Hadiah / Jabatan
Penerima Hadiah.



Tarikh: Dikemukakan Oleh:

Nama:
(Pegawai Aset / Penolong Pegawai Aset)

7. LAMPIRAN 2

SENARAI SEMAK DOKUMEN
PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH
(KOMPONEN, PENGUBAHSUAIAN DAN PENYELENGGARAAN ASET TAK ALIH)


Nama Jabatan: ..........................................................................................................................
Nama Bahagian / JPN / PPD / Institusi Pendidikan / Unit / Sekolah: ………………………… ....
No. Daftar Premis Aset:..............................................................................................................
Nama Ruang: .............................................................................................................................

BIL. DOKUMEN SEMAKAN
BAHAGIAN
/ JABATAN
(√ / ×)
SEMAKAN
BPA, KPM
(√ / ×)
1. Salinan asal Lampiran UP.7.2.5 (A) bagi penerimaan hadiah
Aset Tak Alih
* Pastikan semua item diisi dengan lengkap oleh Penerima
Hadiah

2. Salinan asal Lampiran UP.7.2.5 (B) (Akuan Pemberian
Hadiah / Sumbangan Kepada Jabatan) – PPSM Versi 1.0
2022)
*Pastikan semua item diisi dengan lengkap oleh Penyumbang

3. Salinan asal Ulasan Teknikal daripada Jabatan Kerja
Raya (sekiranya melibatkan komponen bersaiz besar
yang perlu dipasang pada struktur bangunan .
contoh: Kipas Gergasi)

4. Surat iringan daripada Penerima Hadiah / Jabatan
Penerima Hadiah.



Tarikh: Dikemukakan Oleh:

Nama:
(Pegawai Aset / Penolong Pegawai Aset)

8. LAMPIRAN 3
SENARAI SEMAK DOKUMEN
PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH
(PEMASANGAN ALAT PENYAMAN UDARA )

Nama Jabatan: ..........................................................................................................................
Nama Bahagian / JPN / PPD / Institusi Pendidikan / Unit / Sekolah: ………………………… ....
No. Daftar Premis Aset:..............................................................................................................
Nama Ruang: .............................................................................................................................
(Bagi permohonan di ruangan surau, hanya surau yang berada di dalam bangunan sahaja yang akan
dipertimbangkan untuk kelulusan)
Bangunan Kerajaan:

(Hanya Bangunan Kerajaan Persekutuan yang akan dipertimbangkan untuk kelulusan)
BIL. DOKUMEN SEMAKAN
BAHAGIAN
/ JABATAN
(√ / ×)
SEMAKAN
BPA, KPM
(√ / ×)
1. Salinan asal Lampiran UP.7.2.5 (A) bagi penerimaan hadiah
Aset Tak Alih
* Pastikan semua item diisi dengan lengkap oleh Penerima
Hadiah

2. Salinan asal Lampiran UP.7.2.5 (B) (Akuan Pemberian
Hadiah / Sumbangan Kepada Jabatan) – PPSM Versi 1.0
2022)
*Pastikan semua item diisi dengan lengkap oleh Penyumbang

3. Salinan asal Lampiran A1 (Panduan Pemasangan Alat
Penyaman Udara Yang Diperoleh Melalui Sumbangan
Hadiah Atau Selain Peruntukan Mengurus) yang telah
dilengkapkan oleh Jabatan dan Jabatan Kerja Raya.

4. Salinan asal Ulasan Teknikal daripada Jabatan Kerja
Raya berhubung anggaran kos, spesifikasi dan bilangan
unit alat penyaman udara atau lain-lain maklumat yang
berkaitan.

5. Surat iringan daripada Penerima Hadiah / Jabatan
Penerima Hadiah.


Tarikh: Dikemukakan Oleh:

Nama:

9. (Pegawai Aset / Penolong Pegawai Aset)
LAMPIRAN UP.7.2.5 (A)

PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN KERAJAAN
DI BAWAH PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA VERSI 1.0 TAHUN
2022 DI CERAIAN UP.7.2.5: PENGURUSAN PENERIMAAN ATAU PEMBERIAN
HADIAH, KERAIAN DAN TAJAAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM

PERHATIAN:
1. Borang ini hendaklah diisi dengan lengkap oleh Penerima Hadiah.
2. Borang ini boleh diisi dengan ditaip atau ditulis dengan huruf cetak.

A. PENERIMA HADIAH

(i) Nama Bahagian / JPN / PPD / : ………………………………………
Institusi Pendidikan / Unit / Sekolah ………………………………………
(ii) Alamat : ………………………………………
………………………………………
………………………………………
(iii) No. Telefon : ………………………………………

B. KETERANGAN MENGENAI HADIAH

(i) Jenis Hadiah / Model / Jenama : ………………………………………
(ii) Nilai Per Item (Anggaran) : ………………………………………
(iii) Tarikh Hadiah Diterima : ………………………………………
(iv) Nama dan Alamat Pemberi Hadiah : ………………………………………
………………………………………
………………………………………
(v) Hubungan / Kaitan Penyumbang Dengan Penerima Hadiah
Dengan Penerima Hadiah : ……………………………………….
(vi) Sebab Hadiah Diberi : ………………………………………


C. PERAKUAN PEGAWAI YANG MENERIMA HADIAH / PEGAWAI ASET

Saya ........................................................... mengaku bahawa butir-butir yang diberi di atas
adalah benar.


Tarikh: ................................................. …...................................................
(Tandatangan)

10. D. ULASAN PENERIMA HADIAH

Ulasan : ……………………………………………………………............................................
………………………………………………………………………………………......................

E. KEPUTUSAN KETUA JABATAN

Saya selaku Ketua Jabatan bagi pihak Penerima Hadiah, setelah menimbangkan penerimaan
hadiah di atas, membuat keputusan berikut:

Membenarkan Bahagian / JPN / PPD / Institusi Pendidikan / Unit / Sekolah menerima
hadiah;

Bahagian / JPN / PPD / Institusi Pendidikan / Unit / Sekolah hendaklah mengembalikan
hadiah kepada Penyumbang;

Hadiah digunakan oleh Bahagian / JPN / PPD / Institusi Pendidikan / Unit / Sekolah; atau
Lain-lain keputusan yang wajar dan munasabah, nyatakan:
……………………………………… ...........................................................................
( √ ) mana yang berkenaan



Tarikh : ................................................. …...................................................
(Tandatangan)

Nama : .................................
Jawatan : ................................
Cop Rasmi : ................................


Nota:
 Hadiah Aset Alih yang diluluskan penerimaannya hendaklah didaftarkan dalam Sistem
Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA), Sistem Pemantauan Pengurusan Stok
(SPPS) atau Dashboard Sistem Pengurusan Aset Alih KPM oleh Penerima Hadiah.
 Hadiah Aset Tak Alih yang diluluskan penerimaannya hendaklah didaftar dan
direkodkan secara manual di premis Penerima Hadiah.

11. LAMPIRAN UP.7.2.5 (B)


AKUAN PEMBERIAN HADIAH / SUMBANGAN KEPADA

Bahagian / JPN / PPD / Institusi Pendidikan / Unit / Sekolah: ............................................................

PERHATIAN:
1. Borang ini hendaklah diisi dengan lengkap oleh Penyumbang.
2. Borang ini boleh diisi dengan ditaip atau ditulis dengan huruf cetak.

Saya ....(Penyumbang).... No. Kad Pengenalan .....(No. K/P Wakil Penyumbang)..... yang
mewakili ....(Syarikat / NGO).... adalah dengan sesungguhnya dan sebenarnya
mengisytiharkan bahawa:
1. Hadiah / sumbangan yang diberikan ialah secara percuma tanpa sebarang syarat dan
/ atau ikatan yang dikenakan oleh saya / Syarikat / NGO / entiti asing.
2. Hadiah / sumbangan yang diberikan ialah secara sukarela dan bukan atas permintaan
mana-mana pihak ....(Penerima Hadiah)....
3. Saya / Syarikat tidak mempunyai apa-apa kepentingan dengan mana-mana pihak
daripada ....(Penerima Hadiah)....
4. Hadiah / sumbangan yang disumbangkan / dihadiahkan oleh saya / Syarikat / NGO /
entiti asing ialah barang atau peralatan masih berfungsi dan diselenggara dengan baik
dan alat-alat gantinya pula mudah diperoleh.
5. Pihak saya / syarikat / NGO / entiti asing tidak akan menggunakan pemberian hadiah
/ sumbangan ini untuk mendapatkan sebarang tawaran kontrak / kelebihan dalam
urusan rasmi dengan mana-mana pihak daripada ....(Penerima Hadiah).... pada bila-
bila masa.
6. Pihak ....(Penerima Hadiah).... tidak terikat untuk menawarkan / memberikan sebarang
tawaran kontrak / kelebihan dalam mana-mana urusan rasmi ....(Penerima Hadiah)....
kepada saya / Syarikat/ NGO / entiti asing.

Yang benar,
...................................................
Nama :
Kad Pengenalan :
Tarikh :
Cop Syarikat / NGO :