Pasos Gestión de Cambios dentro de un proyecto con un enfoque cuadrado

Pasos para la gestión de cambios,
Identificación de cambios
Evaluación del cambio
Propuesta de cambio de alcance
Clasificación del cambio de Alcance
Seguimiento a la gestión de cambios
Orden de Cambio

1. Pasos gestión de cambios Identificación de cambios (IC) Evaluación del cambio Propuesta de cambio de alcance (PCA) Clasificación del cambio de Alcance Seguimiento a la gestión de cambios Orden de Cambio Agenda

2. Identificación de Cambios IC Evaluación del Cambio Todo el personal en un proyecto tiene la obligación de notificar cualquier posible cambio que identifique Debe llenar el formato de Identificación de cambios (F-AC-07) Debe adjuntar los documentos probatorios de dicho cambio Enviar a personal de administración de contratos del proyecto Personal de administración de contratos evalúa el cambio y lo clasifica: No aplica: Cambio interno Retrabajo Aplica Cambio fuera del alcance del contrato Trabajo adicional Volumen adicional Personal de administración de contratos integra toda la información necesaria para hacer la propuesta al cliente Prepara la Propuesta de cambio de alcance y envía al cliente Debe llenar el formato de propuesta de cambio de alcance (F-AC-08) Propuesta de Cambio de Alcance PCA Administración de contratos recibe información de control de cotos para determinar el impacto en costos del cambio Solicita al planeador del proyecto el impacto en el programa de ejecución Impacto del cambio Pasos Gestión de Cambios

3. Seguimiento del Cambio Orden de Cambio OC El propósito de esta sección es registrar la evolución de cada PCA durante el proceso de negociación, por lo que se registrarán tantos eventos como sucedan, que nos permitan mantener una rastreabilidad del proceso Cada evento está asociado con una fecha y a un monto propuesto (no necesariamente se da esta condición) o ajustado hasta concluir con la emisión de la Orden de Cambio Documento contractual el cual permite estimar el cambio después de ser aprobado Con algunos clientes, con este documento no puede ser estimado el cambio hasta que se genere una adenda al contrato, aunque este aprobada la Orden de Cambio. Final del proceso Estimación Pasos Gestión de Cambios

4. Numeración: IC-XXX Numero consecutivo asignado por personal de administración de contratos del proyecto Fecha: Fecha en la que se detecta el cambio Descripción corta: Descripción genérica o palabras clave que identifique el cambio. Disciplina: Disciplina a la que pertenece el cambio Quien identificó el cambio: Nombre de la persona que identificó el cambio Responsable: Persona encargada de la disciplina a la que corresponde el cambio Descripción completa: Descripción completa del cambio indicando su justificación clara, precisa y sencilla que sustente la procedencia del cambio haciendo referencia a documentos, comunicaciones, planos, especificaciones y/o reuniones Como se originó la Identificación: Instrucción verbal o escrita por el cliente, comentario a un documento de ingeniería o notificación de un proveedor Consecuencias del cambio: Actividades que fueron afectadas por el cambio junto con las consecuencias que se puedan prever Estatus: Completa: Cuenta con toda la documentación para presentar al cliente En proceso: Se está recabando la información que le dé sustento a la identificación o bien se encuentra en análisis para determinar si procede o no procede presentar una Propuesta de Cambio de Alcance (PCA) Cancelada: Posterior al análisis realizado por las partes involucradas, se determina que la IC no es procedente. Alerta temprana Notificación de evento Identificación de Cambios

5. Evaluación del Cambio Identificación de cambio dentro del alcance del contrato No se envía al cliente Retrabajo Cambio interno: ingeniería o Procura Identificación de cambio fuera del alcance del contrato Personal de administración de contratos prepara la evaluación del impacto en costos y tiempo con apoyo de los responsables de control y planeación del proyecto El responsable de administración de contratos junto con el empresario definen precio y margen del cambio Responsable de administración de contratos prepara la propuesta del cambio de alcance (PCA) para entregar al cliente mediante el método oficial declarado en la estructura del contrato.

6. Propuesta de Cambio de Alcance La propuesta de cambio (PCA) incluye: Numero de la propuesta de cambio: PCA-XXX Numero consecutivo asignado por personal de administración de contratos del proyecto, Descripción completa del cambio Impactos: Básico, precio y margen del cambio. Incluyendo tipo de moneda Cambios en el programa de ejecución Afectaciones en la cláusulas del contrato Monto detallado del PCA Anexos: Análisis de precios unitarios Cantidades de obra Dibujo o planos Memorias de cálculo Ofertas de proveedores Memorias justificativas Antecedentes contractuales Cualquier otra información que pudiera solicitar el cliente Fecha de entrega la propuesta de cambio de Alcance al cliente

7. Clasificación del Cambio de Alcance (PCA) Escenarios El cliente aprueba el cambio Se inicia el proceso de negociación del cambio Una vez acordado todos los términos del cambio se firma la Orden de cambio El cliente rechaza parcial o total el cambio Se reformula la propuesta de cambio Se pasa a reclamación según los procedimientos contractuales Se acepta el rechazo Stand By Cuando el cliente da la instrucción de detener el cambio sin rechazarlo El cliente no contesta El responsable de administración de contratos identificará los mecanismos contractuales para tales situaciones y junto con el Empresario emitirán los documentos contractuales que correspondan Estatus del cambio de alcance Aprobado: Cuando el cliente aprueba la PCA con los impactos en tiempo y costo En proceso: Se está recabando la información adicional que le dé sustento al cambio o bien se encuentra en proceso de negociación de precios o impactos en el programa En espera de respuesta: Cuando el cliente ya cuenta con todos los elementos solicitados y aún así no emite una respuesta Cancelada: Posterior al análisis realizado por las partes involucradas, se determina que la PCA no es procedente. Fin de Proceso Rechazada

8. Seguimiento a la Gestión de Cambios Montos Costo (Básico): Costo básico de ejecución de la actividad Target: Monto mínimo esperado para esta actividad (Básico/Factor de operación) Propuesto: Monto solicitado inicialmente por el cambio en cuestión Expectativa: Monto mas probable esperado para esta actividad durante el proceso de negociación Autorizado: Monto autorizado por el cliente y aceptado o no por el proyecto Avanzado: Registro del % de avance que tiene la ejecución de la actividad correspondiente a la PCA, a la fecha de corte de la tabla de control de cambios Registro de las comunicaciones Enviada: Cada carta o documento formal que se envía al cliente, desde la notificación de identificación de cambio hasta conseguir la decisión del cliente (aprobación o rechazo) de manera oficial para este cambio junto Recibida: Cada carta o documento formal que se recibe del cliente, desde la notificación de identificación de cambio sea por parte del cliente o Arendal, pasando por las conciliaciones o carteos sobre esta PCA, hasta conseguir la decisión del cliente (aprobación o rechazo) de manera oficial para este cambio Minutas: Resumen de todas las reuniones, negociaciones y/o acuerdos sobra la PCA en cuestión. Se registraran tanto eventos como sean necesarios

9. Reportes Identificación de cambios (IC)

10. Reportes Propuesta de Cambio de Alcance (PCA) Por control de proyecto

11. Histórico Propuesta de Cambio de Alcance (PCA)