Pasos y comités en la organización de un evento

En este trabajo describimos cada uno de los pasos que se debe tener en cuenta y a la vez los comités necesarios para que un evento se realice de la manera mas optima

1. Grupos y convenciones docente: NADHEZDA GASPAR PEREZ presentado por: VIRANSHELY MILAGROS GUTIERREZ TUPAYACHI MARÍA CAMILA RIVERA GARZÓN ELIEL EMANUEL ROSAS SANCHEZ

2. Pasos para la organización de un evento

3. PARTE 1 PLANIFICARLO CON ANTELACIÓN

4. PASO 1 DETERMINAR EL OBJETIVO DEL EVENTO Limita tu objetivo lo más que puedas. Lo que sea que vayas a hacer (ya sea para educar, persuadir, homenajear, etc.), ¿por qué lo haces? Piensa en ello como tu principal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, ¡te será más fácil llevarlo a cabo!

5. PASO 2 ESTABLECER METAS Piensa en las tres cosas más importantes que te gustaría que ocurran como resultado de este evento y piensa en ellas haciéndose realidad. Quizás tu objetivo sea financiero, social y personal. ¡Depende de ti!

6. PASO 3 REUNIR VOLUNTARIOS Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades, ellos pueden ayudarte a terminar el trabajo. Así mismo, si es posible, ¡consigue voluntarios de confianza! Asegúrate de que los miembros de tu equipo y supervisores “estén al tanto” de tus planes, infórmales desde el principio todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel de participación.

7. PASO 4 PREPARAR UN PRESUPUESTO Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Encuentra maneras de reducir los costos. Recuerda: una fiesta pequeña y sencilla que salga bien siempre será más impresionante que una ostentosa que termine siendo un fiasco.

8. PASO 5 DECIDIR EL LUGAR Y LA HORA PARA TU EVENTO Esto es lo más importante al momento de organizar un evento. Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y un lugar al que todos puedan llegar Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de público que invitarás. De ser posible, ve a donde tu público se encuentre.

9. PASO 6 PENSAR EN LA LOGÍSTICA La logística es necesaria para todo. ¿Cuál será tu sistema de estacionamiento?, ¿cuáles son las vías de acceso para los discapacitados?, ¿qué puedes hacer con las dimensiones del lugar?, ¿qué equipos necesitarás?, ¿qué elementos adicionales demandarán un gasto extra?, ¿cuántas personas se necesitan para hacer que el evento se lleve a cabo sin problemas? Es importante sentarte por un minuto contigo mismo (y con tu equipo) y pensar en todos los aspectos del asunto.

10. PASO 7 PENSAR EN EL MARKETING Y EN LA PUBLICIDAD Mientras te encuentras en todo el proceso de organización, diseña un afiche. Este debe incluir una fecha tentativa, hora, lugar, invitado de honor, nombre y el tema o eslogan del evento. Piensa en otras maneras de dar a conocer tu evento ¿Qué necesitas hacer previamente para atraer gente a tu evento y qué para mantener su atención durante el mismo?

11. PASO 8 ORGANIZAR Elabora una lista de las actividades que habrá en el evento. Prepara un cronograma (con fechas límite) para cada actividad. Anota los nombres de todos y el lugar y momento en el que son requeridos. De esa manera, puedes organizarte y contestar cualquier duda futura.

12. PARTE 2 A DOS SEMANAS DEL EVENTO

13. PASO 1 ASEGURAR QUE TODO VA DE ACUERDO AL PLAN Fija la fecha, el lugar, el invitado de honor, el personal, el nombre del evento y el eslogan. ¿Hay algo que pueda salir mal?, ¿algún contratiempo de último minuto que pueda presentarse? En este punto, todo debe estar decidido.

14. PASO 2 REÚNETE CON TU EQUIPO Consigue la aprobación para tu presupuesto, programa, etc. de parte de los miembros del equipo, al igual que de los supervisores. Este es un buen momento para responder a todas las preguntas. ¿Todos saben lo que tienen que hacer?, ¿se sienten a gusto con todo lo acordado? También es un buen momento para crear un plan de acción.

15. PASO 3 DELEGAR RESPONSABILIDADES Si se trata de un mega-evento, deja que diferentes personas coordinen diferentes actividades bajo la supervisión de un encargado. El jefe de equipo debe ser alguien en quien los miembros del mismo puedan confiar.

16. PASO 4 ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DEL EVENTO Puedes enviar recordatorios, crear imágenes y vigilar las confirmaciones de asistencia al evento. Cuanto más activo seas, más personas te conocerán.

17. PASO 5 CONSEGUIR PATROCINADORES Reúne al menos parte del dinero para cubrir los gastos iniciales (como el lugar, el equipo y la comida). Asegúrate de tener un sistema para administrar los recibos, confirmaciones, facturas y documentación en general. Necesitarás guardar todo para poder sacar las cuentas luego, así que mientras más organizado seas desde el principio, mejor.

18. PASO 6 PROMOCIONAR EL EVENTO Prepara folletos, publica anuncios, informa a los medios de comunicación, realiza llamadas telefónicas, envía mensajes a grupos en línea y visita a los participantes o patrocinadores potenciales. Asegúrate de que la información que publicas sea completa, dejando al público con la menor cantidad de preguntas Piensa en tu público objetivo. Haz que tu publicidad sea lo más accesible y normal posible.

19. PASO 7 REUNIR LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL EVENTO Hay una gran cantidad de pequeños accesorios que pueden pasar desapercibidos para el ojo inexperto, pero tú ya sabes cómo llenar cada rincón o grieta sobrante. Asimismo, no olvides las mesas, las sillas, el equipo de sonido, las señales, los manteles ¡y todas las cosas importantes!

20. PASO 8 HAZ ARREGLOS PARA TODO Realiza arreglos para la comida y la bebida. También es un buen momento para preparar las ubicaciones especiales, tales como las destinadas a personas discapacitadas. Verifica si los invitados son vegetarianos o tienen algún otro tipo especial de dieta. Haz arreglos para las sillas, las mesas, el telón de fondo, los micrófonos, los altavoces, las computadores, los proyectores LCD, los podios, etc., todo lo que necesite instalarse en el lugar del evento.

21. PASO 9 PREPARAR UNA LISTA DE CONTACTOS Necesitarás los números de teléfono, direcciones y correos electrónicos de los miembros del equipo realiza una lista similar para los invitados VIP y proveedores de cualquier bien o servicio. Si alguien no asiste o llega tarde, esta lista te permitirá saberlo.

22. PASO 10 VISITAR EL LUGAR DEL EVENTO CON TU EQUIPO Evalúa la zona de estacionamiento, los baños, las áreas verdes, la disposición del lugar y las diferentes entradas y salidas. Familiarízate con el terreno como si se tratase de la palma de tu mano.

23. PARTE 3 24 HORAS ANTES DEL EVENTO

24. PASO 1 MANTENER LA CALMA Es sumamente importante mantener la cabeza fría y no dejarse dominar por el estrés. Mientras más calmado estés, más lo estará tu equipo y mejor saldrá el evento.

25. PASO 2 REALIZAR UNA ÚLTIMA REVISIÓN CON TU EQUIPO Asegúrate de haberles comunicado a todos el lugar y la hora de llegada. Haz lo posible por evaluar el desempeño de tu equipo. Conversa con ellos y ve si puedes solucionar sus diferencias, quizás alguno de ellos se encuentre más cómodo en un puesto distinto o trabajando con otras personas.

26. PASO 3 REVISAR LAS INVITACIONES Y RESPUESTAS Crea una lista de los invitados y haz un recuento de las personas que asistirán, recuérdales la fecha del evento a los invitados VIP. Para la mayoría de eventos, la cantidad de personas que hace una reservación no representa la cantidad que realmente asistirá, así que, si bien debes conocer la cantidad de reservaciones, de igual manera debes estar preparado para cualquiera de los dos casos.

27. PASO 4 COMPROBAR QUE TODO ESTE LISTO ¿El salón está limpio y disponible?, ¿todos los equipos electrónicos están instalados y operativos? Revisa si hay suficiente personal presente para encargarse del evento. Siempre es mejor tener más de lo necesario.

28. PASO 5 PREPARAR KITS PARA LOS PARTICIPANTES Este kit podría consistir de una botella de agua, un bocadillo, un pequeño cuaderno, un bolígrafo, un folleto y cualquier información que pudieran necesitar. También sería una buena idea incluir pequeños recuerdos. Este es un lindo detalle que les indica a los asistentes de que este es un evento bien pensado y organizado.

29. PASO 6 HACER UNA HOJA DE ACTIVIDADES Esta es una lista de toda la información necesaria clasificada en hora y/o salón. Prepara una agenda en la que detalles minuto a minuto las actividades importantes. El formato dependerá de ti. Sólo trata de mantener al mínimo la cantidad de información para que te sea fácil de leer.

30. PASO 7 HACER UNA LISTA DE VERIFICACIÓN D ebes hacer una lista, revisarla dos veces y llevar todo lo que sea necesario. Si las cosas se encuentran en distintos lugares, asigna una persona a cada labor específica.

31. PARTE 4 El DÍA DEL EVENTO

32. Paso 1 Llega temprano al lugar del evento junto con los miembros de tu equipo Verifica que todos estén presentes y que todo el equipo electrónico funcione correctamente. ¿Alguna pregunta de último minuto? Si hay tiempo, reparte unas bebidas, dales una charla para motivarlos ¡y tomen un descanso! Se lo merecen, están bien preparados.

33. Paso 2 Instala todo. Tanto dentro como fuera del lugar del evento. ¿Necesitas globos para colocar en el buzón?, ¿un cartel en la esquina?, ¿qué pondrás en las puertas y pasillos? Si tus invitados deben pasar por un verdadero laberinto para llegar, entonces mientras más señales coloques, mejor.

34. Paso 3 Asegúrate de que las personas importantes sepan lo que sucede .  Si un orador se retrasa, es necesario informárselo. Si la comida está tomando más tiempo de lo previsto, es necesario hacerles saber los cambios en el programa. En muy raras ocasiones los eventos salen tal y como se planean, en ese caso deja tus labores actuales y asegúrate de que los asistentes estén al tanto de los cambios.

35. Paso 4 ¡Toma fotos!   Es posible que quieras tener algún recuerdo del evento. Además, ver a alguien caminando por el lugar con una cámara en mano puede entusiasmar a los invitados. No olvides los banners de los patrocinadores, los tuyos, la entrada, la recepción, etc. ¡Quizás puedas utilizarlos en el próximo evento!

36. Paso 5 Dales a tus invitados algo para llevarse Probablemente sembraste una idea en sus mentes y quieres que cuando se vayan, lo hagan pensando en algo, preguntándose algo o queriendo tomar alguna medida. Así que distribuye un folleto o algo que puedan llevarse a casa y que les brinde ideas que puedan llevar a cabo después del evento.

37. Paso 6 ¡Limpia todo el lugar!   Revisa el medidor de electricidad, quita los carteles, las mesas, etc. querrás dejar el lugar tan limpio como lo encontraste, especialmente si pagaste por él y quieres volver a usarlo en otra ocasión; es posible que los dueños quieran cobrarte montos que hubieras podido evitar dejando limpio el lugar. Reparte el trabajo entre los miembros de tu equipo para que terminen lo más pronto y fácil posible.

38. Paso 7 7.Encárgate de todas las tareas posteriores al evento Agradece a todos los miembros del equipo, especialmente a los patrocinadores y voluntarios. ¡No lo hubieras podido lograr sin ellos ! Finaliza y cancela las deudas. Debes hacerlo lo más pronto posible. Mientras menos cabos sueltos dejes, mejor. Distribuye recuerdos u otras publicaciones a las personas relevantes. Publica las fotos en el sitio web de tu evento

39. Paso 8 Ten una reunión para evaluar la manera de hacer un mejor evento la próxima vez.   Después de todo lo que se dijo e hizo, ¿qué habrías hecho de otra manera?, ¿qué funcionó y qué no?, ¿organizarías un evento como este de nuevo?, ¿qué has aprendido de la experiencia?

40. COmités para la organización de un evento

41. Comité de programas Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la estructuración del programa general del evento; Principales funciones : Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes. Escoger temas a tratar y las actividades a realizar. Estructurar el programa técnico. Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes. Seleccionar coordinadores de actividades . Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y distribución. Elaborar el programa de acompañantes.

42. Comité de finanzas Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo; Funciones: Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo. Buscar recursos económicos necesarios. Mantener reuniones periódicas con el comité organizador. Establecer las prioridades de gastos. Efectuar los pagos. Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

43. Comité de apoyo Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento; Funciones: Reservación del centro de convenciones. Montaje de los salones. Alquiler de equipos de sonido. Alquiler de todos los equipos audiovisuales. Reproducción del material. Organización y contratación del personal técnico

44. COMITÉ DE PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS Sus funciones son : Diseño y elaboración del logotipo. Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos. Promoción interna y externa. Planificación y coordinación del protocolo. Coordinar los actos de inauguración y clausura. Elaborar los instructivos.

45. Comité de transporte Sus funciones son: Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo. Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales. Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.

46. Comité de seguridad Funciones: Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes. Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios. Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios. Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.

47. Comité de recepción Funciones: Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes. Recibir a los invitados especiales. Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.

48. Comité de registro Sus funciones son: Coordinar todo lo referente a la inscripción. Diseñar las planillas de inscripción. Entregar al material. Suministrar información.

49. COMITÉ DE ALOJAMIENTO Funciones: Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje. Contratar los servicios de alojamiento. Distribuir las habitaciones. Asignar habitaciones a los invitados especiales.

50. Comité de alimentos y bebidas Funciones: Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios, etc. Organizar los horarios. Seleccionar el menú.

51. Comité de damas Funciones: Coordinar el programa de acompañantes. Cooperar en la recepción y despedida de los invitados y participantes. Solicitar obsequios y donaciones. Ayudar en la organización del programa social. Colaborar en la decoración.