pengelolaan-rapat.ppt smk jurusan perkantoran

pengelolaan rapat yang baikdan benar sesuai dengan kebutuhan

1. PENGELOLAAN RAPAT
Solihin, SE.Sy

2. KENAPA HARUS RAPAT…...
Distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat
Memerlukan DM dan tidak ada waktu untuk
mengerjakan fungsi organisasinya
Informasi semua orang sama
Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming
dari persoalan
Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi
Mencari komitmen bersama

3. Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2 terbitan
balai pustaka
Rapat adalah pertemuan (kumpulan)
untuk membicarakan sesuatu sidang
majelis

4. KESIMPULAN
Rapat adalah pertemuan yang dilakukan orang yang
membicarakan suatu masalah atau kepentingan
untuk memberikan penjelasan atau memecahkan
suatu persoalan mengadakan perundingan demi
memperoleh kesepakatan bersama.

5. Bisnis dan Manajemen
Tujuan Rapat :
•Untuk memecahkan suatu masalah.
•Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
•Sebagai alat koordinasi

6. Bisnis dan Manajemen
Jenis-jenis Rapat
Rapat Berdasarkan Tujuan :
Rapat Berdasarkan sifat
Rapat Berdasarkan jangka waktu
Rapat Berdasarkan Frekuensi
Rapat Berdasarkan Nama

7. Berdasarkan Tujuan
Rapat Penjelasan
Rapat Pemecahan Masalah
Rapat Perundingan
Berdasarkan Sifat
Rapat Formal
Rapat Informal
Rapat Terbuka
Rapat Tertutup

8. Berdasarkan Jangka Waktu
Rapat Mingguan
Rapat Bulanan
Rapat Semester
Rapat Tahunan
Berdasarkan Frekuensi
Rapat Rutin
Rapat Insidental

9. Berdasarkan Nama
Rapat Kerja
Rapat Dinas
Musyawarah Kerja

10. Syarat-Syarat Rapat
Persiapan Rapat

Pelaksanaan Rapat

11. Persiapan Rapat
Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat
Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun
Penentuan Tempat
Akomodasi
Konsumsi
Media/Peralatan

12. Pelaksanaan Rapat
Suasana Rapat berlangsung terbuka
Peserta Rapat berpartisipasi aktif
Adanya kendali dari ketua rapat
Hindarkan debat kusir
Bahasa harus komunikatif
Hindarkan monopoli ketika berbicara
Adanya keputusan dan kesimpulan rapat
Adanya Notulen
Acara Rapat
Media Rapat
Waktu

13. Unsur-unsur rapat
Tujuan Rapat
Masalah yang akan dibicarakan
Pemimpin Rapat
Peserta Rapat
Media Rapat
Notulis

14. Bisnis dan Manajemen
Untuk memecahkan suatu masalah.
Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
Sebagai alat koordinasi antar intern atau
antar ekstern.
1. Tujuan Rapat

15. Bisnis dan Manajemen
Permasalah meliputi permasalahan ringan,
sedang dan berat yang memerlukan penanganan
dengan sesegera mungkin dan ada pula yang
dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi
adapula salah satu cara dengan mengadakan
rapat.
2. Masalah yang akan dirapatkan
3. Pemimpin Rapat
a.Tipe otoriter
b.Tipe demokratis
c.Tipe laissez-faire

16. Bisnis dan Manajemen
4. Peserta Rapat
a.Sifat atau karakter peserta rapat
1) Tipe pemersatu
2) Tipe perantara
3) Tipe pendengar
4) Tipe pemberi semangat
5) TIpe inisiatif
6) Tipe pemberi informasi
7) Tipe penyerangan
b. Fungsi peserta rapat
1) Sebagai penyumbang pendapat
2) Sebagai penyimpul
3) Sebagai penyumbang data
4) Sebagai penerima hasil keputusan
5) Sebagai pembantu pemimpin

17. Bisnis dan Manajemen
5. Media Rapat
a.Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board
b.Lampu penerangan
c.Flip chart
d.Sound system
e.Alat tulis
f.OHP, komputer dll,.
6. Notulis
Notulis adalah seseorang yang menulis
Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan
Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal
yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat

18. Teknik Penyelenggaraan Rapat
1.Persiapan rapat
2.Pelaksanaan Rapat
3.Pelaporan
4.Sarana Komunikasi/bahasa

19. Bisnis dan Manajemen
1. Persiapan rapat
Persiapan administrasi
Persiapan ruangan
Persiapan akomodasi konsumsi
Kesehatan dan keamanan

20. Bisnis dan Manajemen
2. Pelaksanaan rapat
Pembukaan rapat
Pembagian tugas
Rapat kelompok
Rapat pleno
Perumusan
Reproduksi

21. Bisnis dan Manajemen
3. Pelaporan
Pelapor
Penerima laporan
Bahan yang dilaporkan
4. Sarana komunikasi (bahasa)
Paragraf yang runtut
Kalimat yang efektif

22. Bisnis dan Manajemen
Keperluan Rapat
Bahan
Alat Tulis dan Perlengkapan
Akomodasi

23. Bahan
Notula yang merupakan hasil dari rapat sebelumnya
Makalah yang akan dibahas dalam rapat
Peraturan-peraturan yang diperlukan
Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah, media cetak/elektronik.
BISNIS DAN MANAJEMEN

24. Alat Tulis dan Perlengkapan
Pensil, Bolpoin, Penghapus
Map beserta isinya yaitu, kertas HVS, Jadwal rapat, dokumen –dokumen sehubungan dengan masalah yang
akan dibahas untuk dibaca para peserta rapat
Komputer/Laptop
Sound System
Overhead Proyektor (OHP)
Video
Tape Recorder
White Board
Camera
BISNIS DAN MANAJEMEN

25. Akomodasi dan Konsumsi
Hotel/Penginapan
Transportasi
Makanan dan Minuman

26. MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN
Macam-macam Tata Ruang Rapat
Perencanaan Cahaya
Perencanaan Warna
Perencanaan Udara
Penataan Suara

27. Teknik Menyusun Undangan Rapat
 Surat Undangan resmi
 Surat Undangan tidak resmi
 Surat Undangan setengah resmi

28. Surat Undangan Resmi
Surat Undangan yang dibuat oleh suatu organisasi, Instansi, lembaga,
Yayasan agar orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat
menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak yang mengundang.
Contoh : Undangan Rapat dinas

29. Surat Undangan tidak resmi
Surat Undangan yang dibuat oleh perorangan mewakili dirinya sendiri agar
pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh
yang mengundang.
Contoh : Undangan Pernikahan,
Khitanan, dan Syukuran.

30. Surat Undangan Setengah Resmi
Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu Organisasi untuk acara yang
bersifat tidak resmi.
Contoh : Halal bihalal dan
Ulang tahun Perusahaan

31. Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat :
Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan
Mengetahui tema dan tujuan rapat
Mengetahui keadaan calon peserta rapat
Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat
Mengetahui peralatan yang akan digunakan
Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
Mengetahui keadaan ruang rapat
Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
Mengetahui tata tertib rapat

32. Pembukaan
Pengarahan dari pemimpin rapat
Pelaksanaan rapat
Pembawa acara membacakan hasil rapat
Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan
Mengetahui tema dan tujuan rapat
Yang harus diperhatikan dalam menyusun
acara rapat :
 Acara disusun sesuai dengan pokok
permasalahan
 Urutan acara rapat terdiri dari :

33. Mengetahui keadaan calon peserta rapat
Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat
Mengetahui peralatan yang akan digunakan
Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
Mengetahui keadaan ruang rapat
Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
Mengetahui tata tertib rapat

34. Contoh Agenda Rapat
Pertemuan para eksekutif muda
Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan
pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang
Presidential Hotel Indonesia.
Agenda :
1. Laporan dari rapat sebelumnya
2. Perkenalan produk baru
3. Tanggapan terhadap produk baru
4. Pemasaran produk/promosi
5. Pembagian wilayah pemasaran
6. Persiapan promosi
7. Tanggal untuk rapat selanjutnya