Pengendalian, Pemantauan dan Evaluasi Persediaan Obat.pdf

Pengadaan Obat

1. Pengendalian, Pemantauan
dan EvaluasiPersediaanObat
Oleh:
Adji Prayitno
FF UBAYA

2. Distribution
Procurement
Use
Management Support
▪Organization
▪Financing
▪Information Management
▪Human Resources
Selection
Drug Management Cycle
➢
2

3. Evaluasi Seleksi
obat
Tentukan kuantitas yang dibutuhkan
Kumpulkan
Informasi Konsumsi
Penyesuaian kebutuhan dan dana
Pilih Metode Pengadaan
Pemilihan Supplier
Penentuan Syarat Kontrak
Monitor Status PesananPenerimaan &
Pemeriksaan
Pembayaran
Distribusi Obat
3

4. TahapanKuantifikasi
Quantification of Health Commodities, May 2022

5. Planning
Procurement
Purchasing
Warehousing
Distribution
Usage
Control
5

6. PENGENDALIANPERSEDIAANOBAT
Pengendalianpersediaan:
kegiatanuntukmemastikantercapainyasasaranyangdiinginkansesuaidengananalisakebutuhan
danperencanaanyangtelahditetapkansehinggatidakterjadikelebihandankekurangan/kekosongan
obatdiPuskesmas.
Pengendalianpersediaanobat:
1.Pengendalianketersediaan;
2.Pengendalianpenggunaan;
3.Penangananketikaterjadikehilangan,kerusakan,dankedaluwarsa.

7. Dokumenyang diperlukan
a. Kebijakandan Pedoman
Dokumenkebijakandan pedomanyang dibutuhkan:
1)FormulariumNasional
2)FormulariumPuskesmas
3)Perjanjiankerjasamadenganpemasokobat
4)Mekanismepenyediaanuntukmengantisipasikekosonganstok, misalnya
kerjasamadenganpihakketigadan prosedurpemberiansaran substitusike
dokterpenulisresep.
5)Sistempengawasan, penggunaandan pengamananobat
6)Pedomanpelayanankefarmasian
7)Pedomanpengadaanobat

8. Dokumenyang diperlukan
b. StandarProsedurOperasional
SPO yang perludipersiapkanantaralain:
1)SPO penangananketidaktersediaanstokobat
2)SPO monitoring obatbarudan KejadianTidakDiinginkan(KTD) yang tidak
diantisipasi
3)SPO sistempengamananatauperlindunganterhadapkehilanganatau
pencurian
4)SPO proses untukmendapatkanobatpada saatfarmasitutup/ di luarjam
kerja
5)SPO untukmengatasikondisikekosonganobat
6)SPO untukpemenuhanobatyang tidakpernahtersedia

9. 5.1Pengendalianketersediaan:
Pengendalianketersediaanadalahsuatuupayayangdilakukanuntuk
mencegah/mengatasikekosonganataukekuranganobatdiPuskesmas.
Kekosongan/kekuranganobatdapatterjadikarenabeberapahal:
a.Perencanaanyangkurangtepat
b.Obatyangdirencanakantidaktersedia/kosongdidistributor
c.Perubahankebijakanpemerintah(misalnyaperubahane-katalog,
sehinggaobatyangsudahdirencanakantahunsebelumnyatidakmasuk
dalamkatalogobatyangbaru)
d.ObatyangdibutuhkansesuaiindikasimedisdiPuskesmastidak
tercantumdalamFormulariumNasional

10. Langkah2 PengendalianObat
1)Melakukansubstitusiobatdenganobatlainyangmemilikizataktifyang
sama
2)Melakukansubstitusiobatdalamsatukelasterapidenganpersetujuan
dokterpenanggungjawabpasien
3)MembeliobatdariApotekyangmempunyaiperjanjiankerjasama
4)ApabilaobatyangdibutuhkansesuaiindikasimedisdiPuskesmastidak
tercantumdalamFormulariumNasionaldanharganyatidakterdapat
dalame-katalogobat,makadapatdigunakanobatlainberdasarkan
persetujuanketuaKomiteFarmasidanTerapi/KFTdenganpersetujuan
komitemedikataukepala/direkturPuskesmasyangbiayanyasudah
termasukdalamtarifINA-CBGs

11. Langkah2 PengendalianObat
5)MekanismepengadaanobatdiluarFormulariumNasionaldane-
katalogobatdilakukansesuaidenganketentuanperundang-
undangan.
6)ObatyangtidaktercantumdalamFormulariumNasionalataue-
katalogobatdapatdimasukandalamFormulariumPuskesmas.

12. 5.2Pengendalianpenggunaan
Pengendalianpenggunaanobatdilakukanuntukmengetahuijumlahpenerimaandanpemakaian
obatsehinggadapatmemastikanjumlahkebutuhanobatdalamsatuperiode.
Kegiatanpengendalianmencakup:
a.Memperkirakan/menghitungpemakaianrata-rataperiodetertentu.Jumlahstokinidisebut
stokkerja.
b.Menentukan:
1)Stok optimumadalahstokobatyang diserahkankepadaunit pelayananagar tidakmengalamikekurangan/
kekosongan.
2)Stok pengamanadalahjumlahstokyang disediakanuntukmencegahterjadinyasesuatuhalyang tidak
terduga, misalnyakarenaketerlambatanpengiriman.
3)Waktu tunggu(lead time) adalahwaktuyang diperlukandarimulaipemesanansampaiobatditerima.
4)Waktu kekosonganobat

13. 5.2Pengendalianpenggunaan
Cara menghitungstokoptimum :
SO = SK + SWK + SWT + Buffer stock
Keterangan:
•SO= Stok Optimum
•SK= Stok Kerja(stokpada periodeberjalan)
•SWK = Stok Waktu Kosong(jumlahyang dibutuhkanpada waktu
kekosonganobat)
•SWT = Stok Waktu Tunggu(jumlahyang dibutuhkanpada waktutunggu
(lead time)
•Buffer stock =Stok pengaman

14. 5.2Pengendalianpenggunaan
c. Pencatatan:
Pencatatanmerupakansuatukegiatanyangbertujuanuntukmemonitor
keluardanmasuknya(mutasi)obatdiPUSKESMAS.Pencatatandapat
dilakukandalambentukdigitalataumanual.Pencatatandalambentuk
manualbiasamenggunakankartustok.Fungsikartustokobat:
1)Mencatatjumlahpenerimaandanpengeluaranobattermasukkondisi
fisik,nomorbatchdantanggalkedaluwarsaobat
2)Satukartustokhanyadigunakanuntukmencatatsatujenisobatdari
satusumberanggaran
3)Datapadakartustokdigunakanuntukmenyusunlaporandanrencana
kebutuhanobatperiodeberikutnya

15. 5.2Pengendalianpenggunaan
Hal yang harusdiperhatikan:
1)Kartustokobatharusdiletakkanberdekatandenganobatyang
bersangkutan.Pencatatanharusdilakukansetiapkaliadamutasi
(keluar/masukobatataujikaadaobathilang,rusakdan
kedaluarsa).
2)Penerimaandanpengeluarandijumlahkansetiapakhirperiode.
3)Pengeluaransatujenisobatdarianggaranyangberbeda
dijumlahkandandianggapsebagaijumlahkebutuhanobattersebut
dalamsatuperiode.

16. 5.3Penangananketikaterjadikehilangan, kerusakan,
obatyang ditarikoleh pemerintahdan kedaluwarsa
Pemusnahandanpenarikanobatyangtidakdapatdigunakanharusdilaksanakan
dengancarayangsesuaidenganketentuanperundang-undangan.Penarikanobat
yangtidakmemenuhistandar/ketentuanperundang-undangandilakukanoleh
pemilikizinedarberdasarkanperintahpenarikanolehBPOM(mandatoryrecall)
atauberdasarkaninisiasisukarelaolehpemilikizinedar(voluntaryrecall)dengan
tetapmemberikanlaporankepadaKepalaBPOM.
Pemusnahandilakukanbila:
a.Produktidakmemenuhipersyaratanmutu/rusak
b.Telah kedaluwarsa
c.Dicabutizinedarnya

17. 5.3Penangananketikaterjadikehilangan, kerusakan,
obatyang ditarikoleh pemerintahdan kedaluwarsa
Tahapanpemusnahanterdiridari:
a.Membuatdaftarobatyangakandimusnahkan
b.Menyiapkanberitaacarapemusnahan
c.Mengkoordinasikanjadwal,metodedantempatpemusnahankepadapihakterkait
d.Menyiapkantempatpemusnahan
Pemusnahandilakukansesuaidenganjenis,bentuksediaandanperaturanyangberlaku.Untuk
pemusnahannarkotika,psikotropikadanprekursordilakukanolehapotekerdandisaksikanoleh
dinaskesehatankab/kotadandibuatberitaacarapemusnahan.Jikapemusnahanobatdilakukan
olehpihakketigamakainstalasifarmasiharusmemastikanbahwaobattelahdimusnahkan.

18. Manajemen
persediaan
18

19. 19 19

20. Gambar Penggunaan Persediaan/Inventory
Sepanjang WaktuQ
0
Jumlahyg
dipesan
(persediaan
maksimal)
Persediaan
minimum
Waktu
20

21. Gambar Kurva Titik Pemesanan Ulang(ROP)
Jumlah
Persediaan
WaktuQ*
ROP
21
ROP= Re Order Point

22. Q
SS
ROP
Waktu
Gambar RiilPenggunaan Persediaan/Inventory
Sepanjang Waktu
LT
Q yang terpakai selama LT
22

23. Q
ROP
Waktu
Gambar RiilPenggunaan Persediaan/Inventory
Sepanjang Waktu
LT
Q yang terpakai selama LT
23

24. Q
ROP
Waktu
Gambar RiilPenggunaan Persediaan/Inventory
Sepanjang Waktu
LT
Q yang terpakai selama LT
SS = =S min
24

25. Q
SS
ROP
Waktu
Terlambat datangDatang lebih cepat
LT
Q yang terpakai selama LT
25

26. S-max
SS
ROP
Waktu
Gambar RiilPenggunaan Persediaan/Inventory
Sepanjang Waktu
LT
Q yang terpakai selama LT
=S min
26
S-max= stock max

27. ROP
Waktu
Gambar RiilPenggunaan Persediaan/Inventory
Sepanjang Waktu
LT
Q yang terpakai selama LT
SS = =S min
S-max
27

28. S max
SS
S min
A
Waktu
Terlambat datangDatang lebih cepat
ROP=
LT
Q yang terpakai selama LT
28

29. S max
LT
S min
Waktu
29

30. Saat Pesan
Obat
diterima
LT LT
Working stock
Safety Stock
Qo
SS
Safety Stock
I
Average
inventory
SS+Qo
Waktu dalam bulan
30

31. Ketidak pastian
penggunaan
Grafik Model Persediaan
tidak mati & kaku, tapi
flexible.
31

32. Q = S-max
ROP = S-min
ROP = S-min = Safety Stock (SS)
SS bisa diset tersendiri di luar hal di
atas, tetapi jumlah (Q) antara ROP
(atau S-min) dengan SS adalah = Q
yang dibutuhkan selama Lead Time
(LT)
32

33. Q = S-max = rata2 X t-max
ROP = S-min = rata2 X t-min
ROP = S-min = Safety Stock
(SS) =rata2 X t-min/tss
SS = rata2 X tss
Bila SS = Q lead time
= rata2 X LT
33

34. Konsep Paling Sederhana?
❑Forecastingdengan rata2
sederhana
❑Forecastingdengan rata2 yang
disertai bobot
34

35. Rata2 sederhana penggunaan berdasarkan periode
waktu tertentu.
Contoh : Penggunaan Amoxycillin 500 mg
No.Minggu IMinggu IIMinggu IIIMinggu IV
1. 1.200 1.500 1.000 900
35

36. Rata-rata X = (1.200+1.500+1.100+1.000)/4
=1/4 (1.200)+1/4 (1.500)+1/4 (1.100)+
1/4 (1.000)
= 25% (1.200)+25%(1.500)+25%(1.100)+
25% (1.000)
= 1.200
Apakah boleh persentasenya diganti sbb?
= 10% (1.200)+20%(1.500)+30%(1.100)+40% (1.000)
= 120+300+330+400
=1.100
36

37. Rata-rata X = (a1m1+a2m2+a3m3+a4m4)
Di mana a = % bobot, m= quantity terpakai/periode
waktu
4= minggu/bulan terdekat dari periode waktu yang
akan diramalkan rata2 pemakaiannya
3= 1 minggu/1 bulan terdekat dari periode waktu
yang akan diramalkan rata2 pemakaiannya
2= 2 minggu/2 bulan terdekat dari periode waktu
yang akan diramalkan rata2 pemakaiannya
1= 3 minggu/3 bulan terdekat dari periode waktu
yang akan diramalkan rata2 pemakaiannya
Satuan waktu yang digunakan harus sama.
37

38. S-max = rata2 X t-max
= (a1m1+a2m2+a3m3+a4m4) X t -max
S-min = rata2 X t-min
= (a1m1+a2m2+a3m3+a4m4) X t -min
Satuan rata2 = ……buah/periode waktu
Satuan waktu = ……..periode waktu
38

39. Data terdekat dengan periode waktu yang
akan diforecasting diberi bobot tertinggi.
Makin jauh periode waktunya bobotnya
makin kecil.
Jumlah keseluruhan bobot adalah 100%.
Konsep forecastingdengan rata2 yang
disertai bobot adalah memberi bobot yang
relatif adil terhadap data yang ada.
Hasilnya adalah forecasting/prediksi rata2
pemakaian untuk periode waktu berikutnya.
39

40. Q
SS
ROP
Waktu
Gambar RiilPenggunaan Persediaan/Inventory
Sepanjang Waktu
LT
Q yang terpakai selama LT
(Rata2 x T3)
(Rata2 x T2)
(Rata2 x T1)
40

41. Q
ROP
Waktu
Gambar RiilPenggunaan Persediaan/Inventory
Sepanjang Waktu
LT
Q yang terpakai selama LT
(Rata2 x T1)
(Rata2 x T2)
41

42. Variabel rata-rata
Variabel waktu
42

43. Variabel 1 =Rata-rata
Variabel 2 = Waktu
Kesimpulan :
◦Q = rata-rata x waktu (3)
◦ROP = rata-rata x waktu (2)
◦SS = rata-rata x waktu (1)
Konsep Lead Time (Waktu Tunggu) →dari pesan sampai
barang tiba.
Selama menunggu tetap terpakai/tidak?
Jumlah terpakai (Q) = Rata2 X Lead Time.
43

44. No.Rata2
(hari)
S-max
(10 hari)
S-min
(5 hari)
ROP
(5 hari)
LT
(1 hari)
1 100 1.000 500 500 100
2 200 2.000 1.000 1.000 200
3 50 500 250 250 50
4 10 100 50 50 10
No.Rata2
(hari)
S-max
(14 hari)
S-min
(7 hari)
ROP
(7 hari)
LT
(2 hari)
1 100 1.400 700 700 200
2 200 2.800 1.400 1.400 400
3 50 700 350 350 100
4 10 140 70 70 20
44

45. Ketidak pastian penggunaan oleh dokter
dapat diantisipasi
Mindsetdetailer bahwa setelah masuk
formularium aman adalah salah
Detailer harus tetap bekerja keras untuk
detail dokter meskipun obatnya sudah
masuk formularium
Membuat formularium aman dan dipatuhi
Bila penggunaan oleh dokter menurun,
maka rata2, S-max, S-min, ROP turun, dan
tidak pernah disarankan beli →coret dari
formularium.
45

46. Minggu
I
Minggu
II
Minggu
III
Minggu
IV
Rata2
Simple
Rata2
dg
bobot
10% 20% 30% 40%
875 900 1.200 1.500 1.119 1.228
Sisa
Stok
S-max
(14 hari)
S-min
(7 hari)
ROP
(7 hari)
LT
(2 hari)
Q beli
2 1 1 0,286
1.102 2.455 1.228 1.228 351 1.704
46

47. KONSEP MINIMUM -
MAKSIMUM STOK
LEVEL (MMSL)
47

48. ❑Tiga model persediaan yang biasa
digunakan, dan tergantung
frekwensi order terhadap supplier
adalah :
❑Annual purchasing
❑Scheduled purchasing
❑Perpetual purchasing.
48

49. ❑Dua formula dasar dan sederhana yang
biasa dipakai sebagai metode pengadaan:
❑Minimum-maximum
❑Consumption based.
❑Pada presentasi ini akan dibahas :
❑Minimum dan maximum stock level formula
(MMSL)
❑Untuk pemahamannyasudahdibahas grafik
model manajemen persediaan.
49

50. ❑Aslinya digunakan untuk scheduled purchasing dengan
pengaturan interval waktu pemesanan
❑Setiap item harus ditentukan level stock maksimumnya
agar cukup dan tidak berlebihan
❑Kapan stock habis dari satu pemesanan ke pemesanan
berikutnya
❑Level stock minimum
❑Level Reorder Point
❑Safety stock yang termasuk level stock minimum
❑Atau jumlah tertentu untuk melindungi terhadap variasi
pemakaian dan kinerja supplier.
50

51. ❑Rata-rata pemakaian setiap bulan,
penyesuaian untuk stockout(CA)
❑Supplier lead time (LT)
❑Periode Pengadaan (PP)
❑Safety stock (SS)
❑Stock on hand in inventory (Si)
❑Stock yang lagi dipesan belum diterima
(So)
❑Jumlah dari pemesanan kembali
persediaan (stock back ordered) untuk
mencapai level terendah (Sb)
51

52. ❑Stock minimum =(Pemakaian rata-
rata X LT) + SS atau (CA X LT) + SS
❑Periode waktu biasanya dalam bulan
❑Stock maksimum = S min + (PP X
CA)
52

53. ❑Minimum stok = Safety Stock (SS) atau :
❑Minimum stok = SS+(LT x CA), di mana CA =
rata-rata pemakaian (per bulan/minggu).
❑Maksimum stok = Minimum stok + (PP x CA),
= SS+(LT x CA) + (PP x CA),
= SS+(LT + PP) x CA.
❑PP = jarak waktu dua pemesanan atau jarak
waktu antara S-max dan S-min
53

54. ❑Misal 6bulan ( u/model scheduled
purchasing)
❑Level stok pada stok minimum atau
di bawahnya, kuantitas pemesanan
(Qo) = (S.max+Sb)–(S1+So)
54

55. ❑Sb = stock back-ordered
❑S1 = stock on hand
❑So = Stock on order.
Contoh :
❑LT capsul tetracycline : 2 bulan
❑Pemakaian rata-rata/bulan = 1.000
capsul (termasuk penyesuaian
stockout)
❑SS = 2.000 capsul.
❑PP = 6 bulan
55

56. ❑Setting stok untuk level minimum
dan maksimum:
❑S min = ( 2 x 1.000) + 2.000 = 4.000
❑S max = 4.000 + ( 8x 1.000) = 12.000
❑S1= 3.000, So = 2.000, maka Qo
menjadi:
(12.000 + 0)–(3.000 +2.000) = 7.000
❑Bila waktu order tiba, level stok =
S.min, maka :
(PP+LT) x CA→untuk menghitung S max.
56

57. ❑Updating pada :
❑Lead time
❑Pola pemakaian/rata-rata
pemakaian
❑Kebutuhan SS
❑Interval pemesanan (PP)
❑S max dan S min
❑Sistem Informasi dengan Komputer
57

58. ❑Stockoutuntuk item fast moving yang lebih cepat
daripada setting level stock-nya
❑Overstockuntuk item yang “moving slower”
daripada sebelumnya.
58

59. ❑Modified Optional Replenishment
❑Emergency Warning Level
❑Stock di atas reorder level pada tanggal reorder, tidak
ada pesanan
❑Stock berada pada emergency warning level di antara
tanggal pemesanan, dilakukan pesanan emergency
59

60. ❑Untuk menghilangkan kelemahan tersebut PP bukan
merupakan scheduled purchasing tetapi bisa dirubah
menjadi perpetual purchasing, dengan komputer sebagai
warning system bila stok telah menjadi S.min atau sampai
pada Reorder Point.
60

61. ❑Formula ini mem-bypass-tahapan untuk
menentukan/menghitung S.max dan S.min
❑Yang dihitung : Jumlah reorder langsung
❑Jumlah pesanan yang akan datang dihitung:
❑Konsumsi rata-rata
❑LT
❑Level SS yang diinginkan
❑Posisi stock
❑Waktu pemakaian yang tercover dengan
pembelian tsb.
❑SS = S min di formula sebelumnya
61

62. ❑Dengan formula ini jumlah pesanan
dapat dihitung setiap saat tanpa
menunggu mencapai level SS. (Teori)
❑Kenyataannya : Jumlah pesanan kembali
seharusnya sama untuk kedua formula,
karena variabel yang sama.
❑Cocok untuk perpetual purchasing,
dengan asumsi ada software komputer
yang menghitung kembali jumlah order
yang disarankan, idealnya setiap selesai
transaksi.
62

63. ❑Qo = CA x (LT+PP) + SS –(S1+S0)
❑Qo= CA x (LT+PP) + SS+Sb–(S1+S0)
atau
63

64. Memahamipenilaianstatus stokAnda pada
tingkatyang lebihtinggi
•Jikakitamenilaistatuspasokandarigudangpusatsaja,
kitamungkinberpikirstoksemakinmenipisdengancepat
danmembutuhkanstokyanglebih.
•Grafiktersebutmenunjukkanbahwahalinitidakbenar;
stoksecarabertahapdidistribusikanketingkatyanglebih
rendahdidalampipa.

65. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
6.1 Pemantauanstatus pesanan
Pemantauanstatus pesananbertujuanuntuk:
a.Mempercepatpengirimansehinggaefisiensidapatditingkatkan.
b.Mengevaluasikinerjapenyedia
Apotekermemantaustatuspesananobatsecaraberkala.Pemantauandapatdilakukan
berdasarkankepadasistemVEN.Pemantauandanevaluasipesananharusdilakukan
denganmemperhatikan:
1)Nama obat
2)Satuankemasan
3)Jumlahobatdiadakan
4)Obatyang sudahditerima
5)Obatyang belumditerima

66. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
6.2 EvaluasiKesesuaianPerencanaandenganpenerimaanObat
Kesesuaianperencanaandenganpenerimaanobat, meliputi:
a.Kesesuaianrealisasipengadaanterhadaprencanakebutuhanobat
A= Jumlahrencanapengadaan
B= Jumlahrencanakebutuhanobat
R= Realisasipengadaanterhadapperencanaan
Rumus:
R= ??????/B X 100%
Cth: jumlahpesanan(A) untuksatuperiode1.000 tab, Jumlahrencanakebutuhanobat(B) untuk
satuperiode2.000 tab.
Realilisasipengadaanterhadapperencanaan(R) = 1000/2000 x 100% = 50 %

67. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
b. Kesesuaianjumlahpenerimaanobatterhadaprencanapengadaan
A = Jumlahpesanan
C = Jumlahobatdatang
P = Kesesuaianjumlahpenerimaanobatterhadapjumlahpesanan
Rumus:
P = C/A x 100%
Dikatakanbaikjikapersentasekesesuaian100%.
Jikapersentaserendahperludievaluasilagipemilihandistributordan
pembayaranobat.

68. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
c.Waktutungguantarapemesanandankedatanganobat(leadtime).Waktutungguini
digunakansebagaibahanuntukmengevaluasimutupemasokdanbahanevaluasi
untukperencanaanberikutnya.
d.Evaluasiobatrusakdankedaluarsa
Terjadinyaobatrusakmencerminkanketidaktepatanperencanaan,kurangbaiknyasistem
distribusidankurangnyapengamatanmutudalampenyimpananobatsertaperubahan
polapenyakit.
Rumus:
•Persentasiobatrusak=TotaljenisObatYangRusak/TotalJenisObatYangTersedia
•Persentaseobatrusaktidakbolehlebih0,1%darinilaitotalpembelianobat

69. TERIMA KASIH