Pengertian Arsip dan Kearsipan Pembelajaran perkantoran.pptx

PENEGRTIIAN KERASIPAN

1. A. Arsip dan Kearsipan 1. Defenisi Arsip Arsip secara etimologi merupakan kata serapan dari bahasa Belanda yakni   archief ,  yang juga diserap dari bahasa Prancis , yakni   archives.  Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani yakni   arkheia .  Sedangkan dalam bahasa Inggris , arsip dinyatakan dengan istilah   file , yang bersal dari bahasa latin   filum  yang berarti tali atau benang . Pengertian arsip secara umum adalah sebuah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga , organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan . Arsip menjadi pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat atau warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun , disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan . Arsip juga bisa digunakan sebagai   sumber sejarah  yang autentik dan berdasarkan fakta . Definisi arsip juga dapat diartikan sebagai kumpulan data, warkat , surat atau naskah berupa kertas , berkas , foto , film, mikro film, rekaman suara , gambar peta , bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah , swasta atau perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat .

2. 2. Penertian kearsipan Kearsipan dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan pengaturan arsip mulai dari penciptaan , penerimaan , pencatatan , penyimpanan . Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan , pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta mudah untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu .

3. 3. Arsiparis arsiparis bisa diartikan sebagai   seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal maupun pendidikan atau pelatihan kearsipan .

4. B. Karakteristik Arsip Unik –  Arsip tidak dibuat secara massal atau digandakan , arsip berbeda dengna buku , jurnal dan bahan publikasi lainnya . Menurut konteksnya arsip memiliki kronologi yang unik yang selalu merpakan satu-satunya produk . Adapun duplikasi arsip memiliki ari berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan ataupun bagi staf / pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut . Legal –  Arsip yang dibuat sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan , memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan . Reliable –  keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan . Otentik –  Arsip merupakan informasi yang melekat pada wujud aslinya terkecuali arsip elektronik , yang meliputi isi , struktur dan konteks . Yang memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan atau diterima . dan memiliki makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi , serta memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan , kegiatan , dan transaksi organisasi penciptanya . Berguna , artinya Arsip bias diambil , ditemukan kembali , disajikan , dan diditerpretasikan dalam jangka waktu yang dianggap wajar oleh pemangku kepentingan .

5. C. Fungsi Arsip 1 . Fungsi Primer Fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang berlangsung atau setelah kegiatan selesai . Arsip ini harus mencakup nilai guna keuangan , nilai guna hukum , nilai guna administrasi , dan nilai guna teknologi hingga ilmiah . 2. Fungsi Sekunder Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kegunaan . Bukan lagi pada pencipta arsip , melainkan bagi kepentingan lembaga atau instansi pemerintah , swasta , perorangan dan kepentingan umum lain sebagai bahan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan .

6. D. Jenis – jenis arsip 1. Jenis-jenis arsip berdasarkan kepemilikannya Jenis arsip berdasarkan kepemilikannya terbagi menjadi 2 macam , yakni arsip yang berasal dari Lembaga pemerintahan dan instansi pemerintah atau swasta . a. Arsip dari Lembaga pemerintahan Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang disebut Arsip Nasional Pusat ( Arnapus ). Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I disebut dengan Arsip Nasional Daerah ( Arnasda ). b. Arsip dari instansi pemerintah atau swasta Arsip primer merupakan arsip asli , bukan Salinan atau tembusan . Arsip sekunder merupakan arsip yang berupa Salinan dan tembusan . Arsip sentral merupakan arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya atau sentralisasi . Arsip unit merupakan arsip penyimpanan yang dilakukan oleh masing-masing

7. 2. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya Jenis arsip berdasarkan fungsinya terbagi menjadi 3 macam , yakni arsip aktif , arsip inaktif dan arsip statis . a. Arsip aktif Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan terus-menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi . b. Arsip inaktif Arsip inaktif atau arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi . c. Arsip statis Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan terus-menerus bagi organisasi maupun instansi . Tapi , arsip statis ini digunakan untuk kepentingan masyarakat umum karena memiliki nilai kebangsaan dan digunakan sebagai referensi saja

8. 3. Jenis-jenis arsip berdasarkan isinya Jenis arsip berdasarkan isinya terbagi menjadi 5 macam , yakni financial record, inventory record. personnel record, sales record dan production record. a.  Financial record Arsip bisa berisi   financial record  yang merupakan arsip berupa catatan-catatan mengenai masalah keuangan , antara lain: Arsip tentang tata cara mengajukan kredit Arsip tentang tata cara pembayaran uang Arsip tentang jumlah uang yang harus dibayar Arsip tentang tanggal pembayaran atau pelunasan hutang b.  Inventory record Arsip juga bisa berisi   inventory record , yakni arsip berupa catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods), antara lain: Arsip berisi jumlah dan macam-macam persediaan barang Arsip berisi harga barang-barang tersebut Arsip berisi lokasi atau tempat barang tersebut Arsip berisi keadaan fisik barang

9. c.  Personnel record Arsip juga bisa berisi   personnel record , yakni catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian , seperti catatan riwayat hidup , pengalaman kerja atau konduite absensi pegawai . d.  Sales record Arsip juga bisa berisi mengenai   sales record , yakni arsip berupa catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan , antara lain: Arsip berisi mutu penjualan Arsip berisi jumlah persediaan Arsip berisi harga barang Arsip berisi daerah pemasaran Arsip berisi hasil penjualan Arsip berisi prosedur penjualan

10. e.  Production record Arsip juga bisa berisi   production record , yakni arsip berupa catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi , antara lain: Arsip berisi jumlah barang yang dihasilkan Arsip berisi jenis barang yang dihasilkan Arsip berisi kualitas barang yang dihasilkan Arsip berisi jenis bahan baku yang digunakan Arsip berisi jenis bahan baku tambahan yang dibutuhkan Arsip berisi jenis alat produksi Arsip berisi laporan produksi

11. 4. Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya terbagi menjadi 2 macam , antara lain: a. Arsip tertulis Arsip tertulis adalah arsip berupa tulisan atau tertulis , seperti surat dinas , akta dan sebagainya .  b. Arsip visual Arsip visual adalah arsip berupa gambar , lukisan atau pahatan yang bisa dilihat , seperti relief, poster, dan sebagainya .

12. 5. Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya Jenis-jenis arsip berdasarkan kepentingannya terbagi menjadi 4 macam , seperti vital record, important record, useful record, dan non essential record. a.  Vital record   Arsip   vital record   merupakan warkat yang memiliki nilai penting bagi suatu organisasi atau instansi , sehingga harus disimpan dengan baik dan aman selama organisasi itu masih berdiri . b.  Important record   Arsip   important record   merupakan warkat yang memiliki fungsi besar dalam jangka waktu lama atau 3 tahun lebih , sehingga perlu disimpan dengan baik . Contohnya , arsip berupa surat perjanjian sewa dan sebagainya . c.  Useful record Arsip   useful record   merupakan warkat yang memiliki fungsi dalam jangka waktu biasa . Jenis ini harus disimpan sesuai dengan daftar retensi atau lamanya penyimpanan . Arsip jenis ini paling banyak jumlahnya di sebuah organisasi , seperti arsip surat-surat kantor . d.  Non essential record   Arsip   non essential record   merupakan arsip yang kegunaannya langsung habis setelah selesai dibaca .  Arsip jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi bisa langsung dimusnahkan atau cukup ditulis dalam catatan agenda.  Misalnya , arsip berupa undangan rapat dan lain-lain.

13. E. Nilai Guna Rasip a. Nilai Guna Primer Arsip Nilai guna primer pada   arsip   merupakan nilai guna yang muncul karena didasarkan untuk kegunaan dan kepentingan sang pencipta arsip itu sendiri ( instansi atau lembaga yang mengeluarkan arsip tersebut ). 1. Nilai Guna Administrasi (Administrative Value) Nilai guna administrasi , yaitu apabila sebuah arsip digunakan untuk tujuan keperluan administrasi . Salah satu contoh yang paling banyak digunakan adalah KTP atau SKCK yang sering dipakai untuk persyaratan tes seleksi calon pegawai negeri sipil (CPNS) 2. Nilai Guna Legalitas ( Legality Value ) Nilai guna legalitas merupakan sebuah arsip yang biasa digunakan sebagai bukti legalnya sesuatu . Contoh kartu tanda mahasiswa (KTM) sebagai bukti bahwa seorang mahasiswa tersebut benar mahasiswa dari universitas bersangkutan atau Kartu Perpustakaan yang digunakan untuk meminjam buku dan telah diakui atau terdaftar perpustakaan tersebut

14. 3. Nilai Guna Keuangan ( Financial Value ) Nilai guna finansial dapat diartikan sebagai sebuah arsip memiliki nilai uang atau digunakan untuk kepentingan pengelolaan keuangan dan ini sangat mudah ditemukan karena sangat dekat dengan Kita, contohnya adalah kuitansi sebagai bukti penyerahan dan penerimaan sejumlah uang . 4. Nilai Guna Penelitian (Research Value) Nilai guna penelitian apabila arisp digunakan untuk penelitian atau dihasilkan dari penelitian . Contoh Laporan Penelitian , skripsi , tesis , paper dan paten lain sebagainya . 5. Nilai Guna Pendidikan ( Education Value ) Arsip bisa dikatakan memiliki nilai guna pendidikan apabila digunakan untuk pendidikan . Contoh buku pelajaran ( buku ajar), LKS, dan Modul pembelajaran . 6. Nilai Guna Dokumentasi ( Documenter Value ) Nilai guna ini disebut juga nilai guna   history  ( sejarah ). Nilai guna sejarah berarti bahwa pada arsip tersebut terkandung nilai sejarah . Contoh Naskah Proklamasi .

15. b. Nilai Guna Sekunder Arsip Berbeda dengan nilai guna primer, nilai guna sekunder arsip lebih fokus kepada arsip yang pemanfaatnya untuk lembaga atau instansi lainya atau mungkin masyarakat umum diluar dari instansi pembuat atau pencipta arsip . Ada dua nilai guna sekunder , yaitu nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi . Nilai guna pembuktian yaitu nilai arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga atau instansi tersebut diciptakan , dikembangkan , diatur fungsinya , dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan , serta apa hasil atau akibat dari kegiatan itu . Nilai guna informasi yaitu arsip yang berisi informasi untuk berbagai kepentingan penelitian dan sejarah ,  tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi yang menciptakannya .