pengertian manajemen administrasi perkantoran.pptx

pengertian manajemen administrasi kantor

1. Manajemen Administrasi Perkantoran Dita Marisa Putri,SE. MM

2. Administrasi Pengertian Administrasi dalam arti sempit adalah pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan (Surat menyurat ). Sedangkan pengertian dalam arti luas , administrasi adalah semua yang berkaitan dengan proses kerja sama dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama dengan memanfaatkan semua sumber daya yang ada .

3. Definisi kantor Moekijat Prajudi Atmosudirdjo Kallaus dan Keeling Secara etimologi kantor Tempat atau ruang yang digunakan untuk aktivitas bekerja Menurut para ahli Secara umum Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi , dan prosedur untuk menangani data dan informasi apapun .

4. Tujuan dan Fungsi Kantor Menurut Mills (1984:9) tujuan dan fungsi kantor adalah sebagai berikut : Menerima Informasi Merekam dan menyimpan data serta informasi Mengatur informasi Memberi Informasi Melindungi aset

5. Manajemen Administrasi Perkantoran Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut para ahli Secara Umum perencanaan , pengawasan , dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan . George R. Terry fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dalam kegiatan dokumentasi. Arthur Grager William Leffingwell & Edwin Robinson Turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat. Manajemen Administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan , mengorganisasi ( mengatur atau menyusun ), mengarahkan , mengawasi suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien .

6. Kebutuhan Informasi bagi setiap kantor Pengelolaan informasi sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi formal, baik organisasi besar maupun kecil. Tanpa informasi kegiatan perusahaan tidak akan berlangsung. Informasi dalam perusahaan seperti darah dalam tubuh manusia. Oleh karena itu, informasi harus dikumpulkan, diolah, dan diproses serta dikomunikasikan melalaui alat-alat atau sistem yang berlaku dalam perusahaan. Informasi yang akurat sangat dibutuhkan dalam setiap pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan jika tidak ada informasi atau informasi yang ada tidak akurat untuk mengambil keputusan. Hal ini disebabkan karena baik/buruk informasi, ditinjau dari kelengkapan, ketetapan dan ketelitian sangat mempengaruhi kualitas keputusan yang ditetapkan oleh manajer. Komputer merupakan salah satu sarana yang sangat membantu untuk mengelola, menyimpan dan menyediakan data dan informasi. Penyediaan informasi yang menyediakan fakta-fakta yang menjadi dasar pembuatan keputusan adalah salah satu fungsi kantor yang paling penting dan akan memberikan kontribusi paling real dan essensial bagi produktivitas, asalkan dikelola secara efektif dan efesien.

7. Fungsi Manajemen Kantor Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengawasan Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang , dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan . Keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat , tugas-tugas , tanggungjawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan Keseluruhan proses untuk memastikan personel dapat melaksanakan tugas yang telah diberikan sesuai dengan harapan , sasaran dan target. Proses pengamatan dari pelaksanaan kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan .

8. Manajer Kantor Manajer kantor berada pada posisi organisasi menengah sampai pada posisi organisasi besar . Manajer kantor mempunyai tugas utama yaitu mengarahkan dan mengawasi untuk mencapai tujuan dalam waktu yang bersamaan . Posisi seorang manajer kantor adalah sebagai berikut Manajer administratif Manajer kantor Penyelia / Pengawas supervisor kantor

9. Tugas Seorang Manajer kantor Menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan secara efisien dan ekonomis Menjamin ketersediaan sumber daya yang memadai untuk memenuhi kebutuhan kantor Menyiapkan anggaran dan estimasi serta memastikan bahwa prosedur ditetapkan untuk mengendalikan keluaran (output) dan pengeluaran berdasarkan anggaran Menegakkan system dan prosedur kantor guna menjamin penyediaan informasi secara efisien dan sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen Mengatur perekrutan , seleksi , dan prosedur latihan bagi personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan yang akan dating Menjamin keselamatan , kesehatan dan kesejahteraan personel kantor

10. Kesekretarisan Pengertian sekretaris Sekretaris dapat diartikan sebagai seseorang yang bekerja dikantor atau instansi yang tugasnya sebagai tangan kanan atau membantu dan mengingatkan pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinan . Macam-macam sekretaris Sekretaris organisasi Sekretaris pribadi

11. Tugas Sekretaris Tugas rutin Tugas khusus Tugas kreatif Menyusun dan membuat jadwal pimpinan Menerima tamu Menerima telp filling( kearsipan ) Mengelola petty cash Menyusun hasil rapat Mewakilkan pimpinan Mendampingi pimpinan Memanage perjalanan dinas pimpinan Menyusun acara pertemuan Menkonsep surat perjanjian kerjasama Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi Mengingatkan pimpinan untuk membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi . Menghadiri rapat-rapat dinas sebagai pimpinan selama mengadakan pertemuan dinas Mengadakan pemeriksa peralatan kantor , mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor .

12. Menerima tamu Menerima telp Mendampingi pimpinan Filling/ kearsipan Menyusun hasil rapat

13. Tanggung jawab sekretaris Personal Responsibility ( Tanggung Jawab Individu ) Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas . Dengan “ mengelola ” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari . 2. Internal Responsibility ( Tanggung Jawab Dalam ) Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan . 3. Networking Responsibility ( Tanggung Jawab Cabang Perusahaan) Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. 4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan . 5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris , walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis , adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi .