PENGURUSAN MESYUARAT.ppt / meeting management

pengurusan mesyurat

2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran
Awam Bil.2 Tahun 1991
22

3. OBJEKTIF PEMBELAJARAN

4. DEFINISI MESYUARAT.
•satu mekanisme utama
yang digunakan untuk:
merancang pelaksanaan
sesuatu dasar dan
program
memperoleh nasihat
daripada pihak yang
mempunyai kepakaran
menyelaras dan
memantau usaha-usaha
pelaksanaan sesuatu
program .
membuat keputusan
secara kolektif melalui
perbincangan dan
perundingan; dan
 menyelesaikan masalah
yang timbul dalam
melaksanakan sesuatu
keputusan.
Mesyuarat dilakukan
dengan melibatkan
pengerusi, setiausaha,
ahli mesyuarat yang
terlibat dengan isu atau
agenda.

5. PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
Pengerusi memainkan
peranan sebagai
pengacara, penggerak,
pemandu dan pengadil
mesyuarat. beliau
mempunyai komitment
untuk

6. PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
•merancang serta
menentukan objektif
mesyuarat
•mempengerusi
mesyuarat
•menentukan susunan
agenda dipatuhi
•menggalakkan
perbincangan dan
penyertaan
•menghormati pendapat
dan pandangan ahli-ahli
•menjaga displin
mesyuarat
•mengawal perjalanan
masa
•mendapatkan
maklumbalas daripada
ahli-ahli

7. PERANAN SETIAUSAHA
sangat penting.
3 peringkat iaitu peringkat
sebelum, semasa dan
selepas mesyuarat

8. PERANAN SETIAUSAHA
sebelum mesyuarat
•berbincang dengan pengerusi untuk
menyediakan agenda mesyuarat
•menghantar surat jemputan mesyuarat
lebih awal
•memastikan tempat mesyuarat
•menyediakan peralatan yang berkaitan
seperti kertas, pen dan sebagainya
•menyediakan minit mesyuarat yang
lepas

9. •datang lebih awal ke
tempat mesyuarat
untuk persiapan teratur
dengan sempurna
•mencatat kehadiran
ahli-ahli
•mencatat butir dan
perbincangan
•mengedarkan kertas
borang kehadiran
PERANAN SETIAUSAHA
semasa mesyuarat

10. selepas mesyuarat
•menyediakan draf minit mesyuarat untk
kelulusan pengerusi mesyuarat dalam masa 3
hari selepas mesyuarat
•mengedarkan minit mesyuarat kepada semua
ahli mesyuarat dalam masa seminggu

11. PELAKSANAAN MESYUARAT YANG
BERKESAN
• (i) Menentukan
Agenda:
•Tarikh, Masa dan
Tempat
Mesyuarat ,Tajuk
dipersetujui oleh
Pengerusi Mesyuarat
•Agenda mesyuarat
hendaklah
mengandungi perkara-
perkara seperti yang
berikut:
•(a)Perutusan Pengerusi
b) Pengesahan Minit;
(c) Perkara Berbangkit;
(d) Pembentangan
Kertas;
(e) Hal-Hal Lain;
(f) Penutup.

12. PELAKSANAAN MESYUARAT YANG
BERKESAN (sebelum)
•ii.pengesahan kehadiran
•iii.mengemas kini
keahlian iaitu sekurang-
kurangnya seorang
pengerusi, seorang urus
setia dan seorang ahli.
•iv.Tempahan Bilik
Mesyuarat

13. v. Antara maklumat yang
perlu dikemukakan ialah:
• Nama dan jawatan
Pengerusi Mesyuarat;
•masa bermulanya
mesyuarat dan masa
mesyuarat dijangka tamat;
PELAKSANAAN MESYUARAT YANG
BERKESAN (sebelum)

14. Jika ada pembentangan .
•bagi urusan pembentangan kertas:
Surat panggilan pembentangan kertas dihantar
kepada ahli mesyuarat 14 hari bekerja sebelum
mesyuarat.
•Kertas pembentangan dikemukakan kepada
pihak urus setia sekurang-kurangnya tujuh (7)
sebelum mesyuarat.
PELAKSANAAN MESYUARAT YANG
BERKESAN (sebelum)

15. PELAKSANAAN MESYUARAT YANG
BERKESAN ( semasa)
•Mengemas kini kehadiran
ahli mesyuarat
•mengikut agenda yang
telah ditetapkan;
• Merekod perkara-perkara
yang dibincangkan
•Tidak melebihi tempoh
masa
•Pemerhatian tumpuan ahli
mesyuarat.

16. •Menyediakan Minit
Mesyuarat berciri:
••ringkas, tepat, dan padat
serta laras bahasanya
bersifat formal.
•• perkara dalam
minit mesyuarat adalah:
•(a) Senarai kehadiran
disusun mengikut
kekananan jawatan.
•b) Perkara-perkara
penting yang
dibincangkan dalam
mesyuarat disusun
mengikut tajuk dan
perkara;
•(c) Keputusan-
keputusan yang dibuat
hendaklah dicatat
dengan jelas.
PELAKSANAAN MESYUARAT
YANG BERKESAN selepas.
PELAKSANAAN MESYUARAT YANG
BERKESAN ( selepas)

17. •(d) Tindakan-tindakan
susulan yang perlu diambil;
•(e) Menentukan pihak yang
perlu mengambil tindakan
susulan; dan
• f) Sekiranya terdapat
butiran pembentangan
kertas,
•(1) Tajuk kertas
pembentangan
•(2) Pihak yang menyediakan
kertas pembentangan
 (3) Tujuan utama kertas
pembentangan berkenaan
disediakan;
• (4) Isu-isu penting yang
dibangkitkan
• (5) Pandangan/ulasan ahli
mesyuarat berkenaan isu
yang dibangkitkan
•(6) Keputusan mesyuarat
terhadap kertas
pembentangan
PELAKSANAAN MESYUARAT YANG
BERKESAN ( selepas)

18. HALANGAN YANG
BERLAKU DALAM
MESYUARAT
DAN CARA MENGATASI

19. HALANGAN: DOMINATOR
Peserta yang menguasai perbincangan.
Tindakan pengerusi :
•melibatkan peserta lain dengan menyoal pendapat
mereka secara terus
•jangan pandang ke arah peserta dominator apabila
menyoal supaya beliau tidak mendapat perhatian
anda
•jika tidak berkesan berbincang dengan peserta
dominator secara sulit semasa waktu minum

20. peserta yang suka memberi tentangan.
tindakan pengerusi:
menyoal arguer dengan soalan-soalan sehingga
beliau bercakap silap dan 'irritate' peserta lain
peserta lain akan bertindakbalas dan ini
mengakibatkan arguer mendiamkan diri
pengerusi boleh menyoal peserta lain supaya
perbincangan dapat diteruskan.
(dominator):
HALANGAN: 'ARGUER'

21. samb...
•apabila arguer sedar bahawa beliau adalah
penghalang kepada perbincangan, beliau akan
berubah
•arguer terus menghalang perjalanan perbincangan,
pengerusi memberitahunya tindakan beliau
membazirkan masa dan mengakibatkan ojektif tidak
tercapai
•selepas itu pengerusi akan bertanya peserta lain dan
meneruskan mesyuarat
HALANGAN: 'ARGUER‘
(sambungan…)

22. peserta yang berbisik-bisk dengan rakan sebelah
tindakan pengerusi :
•menjemput side talker memberitahu kumpulan
perbincangannya
• pengerusi mendiamkan diri dan pandang side talker
sehingga beliau sedar pembuatanya dan mendiamkan
diri.
HALANGAN: 'SIDE TALKER'

23. tindakan pengerusi :
•bertanya kepada peserta pendiam satu atau dua
soalan yang senang yang pasti boleh dijawabnya
•apabila ia sudah mula bercakap peserta pendiam
akan mengatasi perasaan malu dan takut
HALANGAN: PESERTA YANG PENDIAM
DAN KURANG KEYAKINAN DIRI

24. tindakan pengerusi
•pengerusi boleh menggunakan cara yang betul
supaya mesyuarat yang sedang berlangsung
•jika perasaan skepticall ini adalah terhadap
pengerusi dengan tujuan untuk berdendam diri,
pengerusi perlu tactful dan menjadi sabar. ini
boleh dilakukan dengan apa yang dikatakan dan
memberi jawapan yang sewajarnya
HALANGAN: PESERTA YANG NEGATIF
'SKEPTICAL‘

25. tindakan pengerusi
jika terdapat situasi seperti ini, pengerusi boleh
merujuk soalan berkenaan kepada kumpulan
dan merujuk balik kepada penyoal tersebut
untuk dijawabkan
HALANGAN:
PESERTA YANG LEBIH SUKA BERTANYA DAN MENDAPATKAN
PANDANGAN DARIPADA MEMBERIKAN PANDANGANNYA

26. PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT
YANG BERKUALITI

27. •Format Teknikal Pada asasnya, penulisan minit
mesyuarat perlu menepati format teknikal minit
mesyuarat seperti yang berikut:
•(1) Jenis Fon (Font) : Arial
•(2) Saiz Fon (Font) : Minimum 12
•(3) Langkau Antara Barisan : Minimum 1.15
• (4) Kedudukan Teks : Justified
•(5) Istilah Bahasa Inggeris : Italic (Sekiranya minit
mesyuarat disediakan dalam Bahasa Melayu)
PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT
YANG BERKUALITI (samb…)

28. PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT YANG
BERKUALITI
Struktur minit mesyuarat perlulah berpandukan
agenda dan turutan seperti :
•Senarai Kehadiran;
• Perutusan Pengerusi;
•Pengesahan Minit Mesyuarat;
• Perkara-Perkara Berbangkit;
•Perbincangan;
•Pembentangan Kertas;
•Hal-Hal Lain; dan
• Penutup.
PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT
YANG BERKUALITI (samb…)

29. PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT
YANG BERKUALITI.
•Setiap perkara yang
dibincangkan hendaklah
diikuti dengan catatan
yang menunjukkan sama
ada :tindakan diperlukan,
perhatian atau untuk
makluman sahaja.
•Catatan menggunakan
perkataan yang mudah
difahami ringkas dan
jelas.
•Minit mesyuarat yang
berkualiti perlu menepati
ciri-ciri sistematik, tepat,
padat dan kemas. mudah
difahami
•disemak oleh Pengerusi
untuk kelulusan dalam
tempoh tiga hari
•diedarkan dalam tujuh
hari.
PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT
YANG BERKUALITI (samb…)