PINDAAN PK 2.14 - TUGASAN KE LUAR NEGARA BERKAITAN PEROLEHAN KERAJAAN.pdf

Perbehandaraan Malaysia

1. PK 2.14

KERAJAAN MALAYSIA








Tugasan Ke Luar Negara Berkaitan Perolehan
Kerajaan














PERBENDAHARAAN MALAYSIA

2. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2.14


KANDUNGAN
PK 2.14 Tugasan Ke Luar Negara Berkaitan Perolehan Kerajaan ................... 1
1. Pendahuluan ......................................................................................... 1
2. Skop Tugasan ....................................................................................... 1
3. Syarat- syarat tugasan ke luar Negara berkaitan Perolehan
Kerajaan ................................................................................................ 2
4. Permohonan Tugasan .......................................................................... 5
5. Kuasa Melulus ...................................................................................... 5
6. Laporan Tugasan .................................................................................. 6
7. Tarikh Kuat Kuasa ................................................................................ 6
SENARAI LAMPIRAN

Lampiran 1 : Borang Permohonan Untuk Tugasan Ke Luar Negara
Berkaitan Perolehan Kerajaan

3. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2.14
M.S. 1/6



PK 2.14 Tugasan Ke Luar Negara Berkaitan Perolehan Kerajaan

1. Pendahuluan
1.1 Kementerian Kewangan telah menetapkan tatacara tugasan ke luar
negara berkaitan perolehan Kerajaan untuk dipatuhi oleh Agensi
Kerajaan.
1.2 Amalan menerima lawatan/latihan yang dibiayai oleh
pembekal/kontraktor adalah dilarang sama sekali dan pegawai
Kerajaan boleh dikenakan tindakan tatatertib. Pembekal/kontraktor
yang menawarkan lawatan/latihan ke luar negara boleh diambil
tindakan termasuk disenaraihitamkan dan tidak dipertimbangkan
untuk perolehan lain.
2. Skop Tugasan
2.1 Agensi hendaklah terlebih dahulu menentukan jika sesuatu
perolehan akan melibatkan lawatan/latihan ke luar negara. Jika
perolehan itu akan melibatkan lawatan/latihan ke luar negara,
Agensi hendaklah menyatakan sedemikian di dalam dokumen
pelawaan tender dan menyatakan dengan jelas bahawa
pembekal/kontraktor hendaklah menyatakan anggaran kos
berkaitan secara berasingan dan jelas dalam tawaran tender.
2.2 Jika tender telah dipelawa tanpa menyatakan kos lawatan/latihan
yang terlibat, maka Agensi tidak dibenarkan untuk membuat
sebarang lawatan/latihan berkaitan perolehan tersebut.
2.3 Tugasan ke luar negara berkaitan perolehan Kerajaan hanya
dibenarkan bagi tugasan selepas pelawaan tender sahaja tertakluk
kepada syarat yang ditetapkan.
2.4 Skop tugasan yang dilakukan selepas pelawaan tender ditetapkan
seperti berikut:

(i) Tugasan Penilaian Spesifikasi/Penilaian Tender

Tugasan yang dibuat ke atas petender yang telah disenarai
pendek untuk menilai keupayaan produk yang ditawarkan serta
pematuhan kepada spesifikasi yang ditetapkan.

4. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2.14
M.S. 2/6


(ii) Tugasan Pemeriksaan Sebelum Penerimaan

Tugasan yang dibuat untuk mengesahkan produk yang dibuat
di luar negara memenuhi spesifikasi yang ditetapkan sebelum
penghantaran dibuat seperti tugasan Pre Delivery Inspection
(PDI), Final Acceptence Test (FAT) dan Transfer of Title (TOT).

(iii) Program Pemantauan Pengurusan Projek

Program Pemantauan Pengurusan Projek adalah program
yang bertujuan mengesahkan status pembuatan produk,
pemantauan dan perbincangan isu-isu berkaitan projek/produk
tersebut di antara Agensi dan pembekal/kontraktor seperti
tugasan Project Monitoring Report (PMR) dan Executive
Reporting Meeting (ERM) bagi kontrak yang sedang berkuat
kuasa.

(iv) Latihan

Program latihan berkaitan perolehan yang telah dilaksanakan
seperti pemindahan teknologi, kaedah/cara penggunaan serta
penyelenggaraan peralatan dan kelengkapan yang diperoleh
bagi meningkatkan kemahiran pegawai Agensi.

3. Syarat-syarat Tugasan Ke Luar Negara Berkaitan Perolehan Kerajaan
3.1 Syarat-syarat tugasan ke luar negara adalah seperti berikut:

(i) Hanya dibenarkan sekali sahaja secara fizikal di luar negara
bagi tugasan selepas pelawaan tender (selain latihan)
untuk satu kontrak perolehan sama ada bagi pelaksanaan
tugasan penilaian spesifikasi/penilaian tender, tugasan
pemeriksaan sebelum penerimaan atau program pemantauan
pengurusan projek. Agensi hendaklah mengenalpasti
keutamaan untuk keperluan kehadiran wakil Kerajaan secara
fizikal di luar negara adalah hanya bagi sesi penting sahaja dan
lain-lain sesi hendaklah dibuat menggunakan medium dalam
talian (video conference) atau menggunakan perkhidmatan
pihak ketiga/pihak syarikat yang mempunyai badan
pengujian/akreditasi/kalibrasi ke atas barangan yang dibeli
untuk melaksanakan pengujian/akreditasi/kalibrasi bagi pihak
Kerajaan.

5. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2.14
M.S. 3/6


Kerajaan berhak menolak barangan tersebut se kiranya
terdapat sebarang kecacatan atau ketidakpatuhan kepada
spesifikasi/ obligasi kontrak semasa penghantaran sebenar
berlaku;

(ii) Hanya dibenarkan sekali sahaja secara fizikal di luar negara
bagi tugasan selepas pelawaan tender berkaitan latihan,
tertakluk kepada obligasi kontrak. Pelaksanaan latihan secara
dalam talian (video conference) atau secara fizikal di Malaysia
oleh pihak wakil syarikat Original Equipment Manufacturer
(OEM) adalah digalakkan agar lebih ramai pengguna (user)
dapat menghadiri sesi latihan tersebut. Penetapan kos bagi
latihan dalam kontrak perolehan hanya boleh dibuat untuk satu
medium pelaksanaan latihan sahaja sama ada secara fizikal di
luar negara atau dilaksanakan oleh wakil syarikat OEM secara
fizikal di Malaysia. Perbelanjaan bagi skop latihan tidak boleh
diubah kepada skop tugasan selain latihan atau
seumpamanya;

(iii) Nilai perolehan bagi tugasan ke luar negara selepas pelawaan
tender hendaklah melebihi RM10 juta;

(iv) Kelulusan tugasan ke luar negara adalah tertakluk kepada
Pekeliling Perbendaharaan (PP) mengenai Tugas Rasmi Ke
Luar Negara yang berkuat kuasa;

(v) Tempoh tugasan yang dibenarkan adalah tidak melebihi tujuh
(7) hari (tidak termasuk hari perjalanan) kecuali bagi program
latihan yang perlu ditentukan berdasarkan syarat-syarat
kontrak;

(vi) Bilangan wakil Kerajaan bagi tugasan selepas pelawaan
tender (selain latihan) secara fizikal di luar negara hendaklah
tidak lebih daripada tiga (3) orang pegawai sahaja bagi satu
kontrak, terdiri daripada seorang pegawai yang terlibat dengan
perolehan dan sekurang-kurangnya seorang pegawai
teknikal/pakar bagi perolehan berkaitan.

6. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2.14
M.S. 4/6


(vii) Bilangan pegawai yang dibenarkan bagi tugasan selepas
pelawaan tender berkaitan latihan secara fizikal di luar negara
hendaklah tidak melebihi lapan (8) orang sahaja bagi satu
kontrak perolehan. Pegawai yang menyertai latihan tersebut
hendaklah ditauliahkan sebagai jurulatih bagi pelaksanaan
latihan secara Training of Trainers kepada pegawai lain yang
perlu diberi latihan, di dalam negara;

(viii) Tugasan ke luar negara berkaitan perolehan Kerajaan adalah
dikhususkan untuk tujuan pemeriksaan dan latihan oleh
pegawai teknikal/perolehan sahaja dan tidak boleh digunakan
untuk tujuan membiayai pegawai pengurusan atau pentadbiran
bagi menghadiri latihan/persidangan, lawatan tanda aras atau
justifikasi lawatan yang lain. Tujuan selain pemeriksaan
dan/atau latihan seperti dinyatakan di perenggan 3.1 (i) dan
(ii) di atas tidak dibenarkan dimasukkan sebagai skop kontrak;

(ix) Keperluan dan bilangan wakil Kerajaan untuk mengadakan
tugasan ke luar negara telah dinyatakan dengan jelas di dalam
dokumen kontrak dan berdasarkan kelayakan rasmi mengikut
gred pegawai sebagaimana kelayakan tuntutan bertugas rasmi
ke luar negara yang berkuat kuasa. Agensi hendaklah
memastikan bahawa harga tawaran syarikat termasuk kos
tugasan untuk wakil Kerajaan;

(x) Pembiayaan bagi tugasan hendaklah dibiayai di bawah
obligasi kontrak dan bukan dibiayai oleh syarikat swasta
tertakluk kepada perkara berikut:

(a) Pembiayaan melalui skop kontrak terhad kepada
senarai berikut atau seumpamnya:

i. PMR;
ii. ERM;
iii. PDI;
iv. FAT;
v. TOT; dan
vi. Latihan.

(b) Jika kos untuk tugasan telah ditanggung oleh obligasi
kontrak maka pegawai tidak dibenarkan untuk membuat
sebarang tuntutan bertugas rasmi;

7. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2.14
M.S. 5/6


(c) Kos tugasan ke luar negara hendaklah berdasarkan kos
yang diluluskan dan tidak melebihi daripada amaun
yang telah dinyatakan dalam klausa kontrak; dan

(d) Sekiranya kesemua atau sebahagian tugasan ke luar
negara tidak dilaksanakan maka Agensi dikehendaki
untuk membuat potongan/penyelarasan kos kontrak
daripada pembayaran kepada pembekal/kontraktor.

(xi) Pemakaian peraturan ini perlu dilaksanakan untuk semua
kontrak perolehan semasa dan perolehan baharu. Sekiranya
pelaksanaan tugasan selepas pelawaan tender yang dihadkan
hanya sekali secara fizikal di luar negara telah dilaksanakan
bagi kontrak perolehan semasa, tiada lagi tugasan ke luar
negara dibenarkan.

4. Permohonan Tugasan

4.1 Borang permohonan untuk tugasan ke luar negara berkaitan
perolehan Kerajaan perlu dikemukakan kepada Pegawai Pengawal
seperti di Lampiran 1.

4.2 Permohonan kelulusan ke luar negara hendaklah dikemukakan
kepada Pegawai Pengawal sekurang-kurangnya 30 hari sebelum
tarikh tugasan.

4.3 Agensi hendaklah dalam tempoh 15 hari sebelum tarikh tugasan,
mengemukakan permohonan kepada Kementerian Kewangan untuk
pertimbangan cadangan penyertaan wakil Kementerian Kewangan
sekiranya berkaitan.

5. Kuasa Melulus
5.1 Pegawai Pengawal diberi kuasa untuk meluluskan permohonan
tugasan ke luar negara selepas pelawaan tender.

5.2 Pegawai Pengawal dikehendaki memastikan kuasa yang diberikan
untuk meluluskan tugasan ke luar negara ini tidak disalahgunakan dan
memastikan pegawai yang berkelayakan sahaja menghadiri tugasan
tersebut. Pegawai Pengawal juga hendaklah memastikan tiada
tugasan berkaitan perolehan yang berulang dibuat kepada perolehan
yang sama walaupun kontrak yang berbeza.

8. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2.14
M.S. 6/6


5.3 Pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa sebarang
tugasan ke luar negara berkaitan perolehan Kerajaan dibiayai
sepenuhnya melalui obligasi kontrak dan bukan dibiayai oleh syarikat
swasta. Syarikat yang menawarkan pembiayaaan untuk sebarang
tugasan ke luar negara berkaitan perolehan Kerajaan boleh diambil
tindakan tatatertib ke atas pendaftaran syarikat.

6. Laporan Tugasan

6.1 Pegawai-pegawai yang membuat tugasan perlu menyediakan
laporan penuh mengenai tugasan. Satu salinan laporan ini perlu
dikemukakan kepada Kementerian Kewangan melalui Pegawai
Pengawal selewat-lewatnya sebulan selepas tarikh tugasan selesai.

7. Tarikh Kuat Kuasa

7.1 Peraturan ini berkuat kuasa mulai 29 November 2022.

7.2 Pindaan berkuat kuasa mulai 20 Disember 2022.

7.3 Pindaan berkuat kuasa mulai 2 Mei 2025.

9. LAMPIRAN

10. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK2.14
M.S 1/5


LAMPIRAN 1
PERMOHONAN UNTUK TUGASAN KE LUAR NEGARA
BERKAITAN PEROLEHAN KERAJAAN
No Rujukan (Agensi):...............................
Tarikh:..............................


BAHAGIAN A: MAKLUMAT PERMOHONAN


PERKARA
(TAJUK PERMOHONAN)

:


KATEGORI
:

TUGASAN LUAR NEGARA





JENIS TUGASAN









:

Jenis
Tandakan
(x)

TUGASAN SELAIN LATIHAN



TUGASAN LATIHAN



PROGRAM PEMANTAUAN PENGURUSAN
PROJEK

11. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK2.14
M.S 2/5



BAHAGIAN B: MAKLUMAT KONTRAK


BIL.

PERKARA


1.

TUJUAN PERMOHONAN:
Permohonan ini bertujuan ……







2.

MAKLUMAT PEROLEHAN:


Bil.

Perkara

Keterangan

i. Kementerian/ Agensi
Pelaksana

:

ii. Tajuk Kontrak

:

iii. No. Kontrak

:

iv. Nama Kontraktor

:

v. Alamat Kontraktor

:

vi. Nilai Kontrak

:

vii. Tempoh Kuat Kuasa
Kontrak

:

viii. Kaedah perolehan

:

Jenis Tandakan (x)
Tender Terbuka Antarabangsa
Tender Terbuka
Rundingan Terus
Kontrak Panel

ix. Klausa Tugasan Ke
Luar Negara Yang
Diperuntukkan Dalam
Kontrak

:
Klausa:

Salinan klausa kontrak di Lampiran.

12. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK2.14
M.S 3/5




BAHAGIAN C: MAKLUMAT TUGASAN KE LUAR NEGARA


BIL.

PERKARA

1.

PERIHAL TUGASAN:


Bil.

Perkara

Keterangan

i. Tempat Tugasan

:

ii. Tarikh & Tempoh Tugasan

:

iii. Tarikh Perjalanan Pergi

:

iv. Tarikh Perjalanan Balik

:

v. Program Tugasan

:

vi. Bilangan Wakil Kerajaan

:


Bil. Nama Jawatan
Tugas Semasa
Lawatan
1.
2.
3.

Perincian di Lampiran
vii. Implikasi Kewangan
Tugasan

:
RM
Perincian di Lampiran
viii. Sumber Peruntukan


Belanja Pembangunan Belanja Mengurus

RMK

Program

Kod Projek

Pusat Tanggung
jawab



Kod Setia

Objek Sebagai

13. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK2.14
M.S 4/5



2.

JUSTIFIKASI KEPERLUAN TUGASAN:





3.

FAEDAH KEPADA JABATAN/NEGARA:




BAHAGIAN D: SENARAI SEMAK DOKUMEN YANG PERLU DI LAMPIRKAN


BIL.

DOKUMEN SENARAI SEMAK

1.

Surat Permohonan yang ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/
Timbalannya/ Ketua Agensi



2.

Salinan klausa kontrak yang berkaitan dengan tugasan ke luar
Negara (sekiranya berkaitan)



3.

Program Tugasan ke luar Negara



4.

Pengiraan terperinci kos tugasan ke luar Negara



5.

Dokumen lain yang berkaitan (sekiranya perlu)



BAHAGIAN E: MAKLUMAT PEGAWAI PROSES


PERKARA

MAKLUMAT

Nama



Jawatan



Unit/ Jabatan



No. Telefon Pejabat (DL/Ext)



No. Telefon Bimbit



E-mel



No. Faksimili

14. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK2.14
M.S 5/5




BAHAGIAN F: PERAKUAN/ ULASAN BAHAGIAN PEROLEHAN/ KEWANGAN AGENSI


PERKARA

PERAKUAN

ULASAN
(sila guna ruangan yang disediakan)













TANDATANGAN



NAMA



JAWATAN



TARIKH



BAHAGIAN G: PERAKUAN/ ULASAN PEGAWAI PENGAWAL/ TIMBALAN/ KETUA AGENSI


PERKARA

KETERANGAN

ULASAN
(sila guna ruangan yang disediakan)













SYOR
(sila guna ruangan yang disediakan)













KEPUTUSAN PENGAWAI PENGAWAL

Bersetuju/ Tidak Bersetuju Dengan Syor

TANDATANGAN



TARIKH