Planeación de Ventas y Operaciones / Sales & Operations Planning (S&OP)

Sales & Operations Planning (S&OP) basic concepts, tips and experiences regarding its implementation in chemical company.
Planeación de Ventas y Operaciones (PVO) - conceptos básicos, recomendaciones y experiencias vividas durante su implementación en una compañía trasnacional de recubrimientos.

1. Planeación de Ventas y Operaciones (S&OP) Israel Villarello

2. S&OP - ¿Qué es? Proceso de comunicación y toma de decisiones para: Balancear oferta y demanda Establecer planes de volumen que guiarán a un mix más detallado Integrar planes financieros, operativos y de desarrollo de productos

3. Los otros dos factores: Volumen y Mix Volumen = Visión general: ¿Cuánto? Tasas Familias de producto Mix = Detalles: ¿Cuáles? Tiempo / Secuencia SKU’s Pedidos de clientes

4. Balanceando los 4 Factores Inventario / Backlog Volumen Mix Oferta Demanda S&OP Plan Financiero Plan Agregado de Suministro Plan de Desarrollo Plan Agregado de Ventas Plan detallado de Ventas ( Forecast ) Admin . de Ordenes de Clientes Plan Maestro de Producción Corte de Planeación

5. S&OP – Proceso Mensual

6. S&OP – Pasos Relacionados

7. Pasos: Actualización de datos de ventas, producción e inventarios Generación de información (ventas) para la generación de un nuevo pronóstico Generación de información para que Manufactura y Suministros pueda actualizar los planes de suministro ( KPI’s de suministro, capacidad, niveles de inventario) Consideraciones: Período de tiempo: Algunas empresas inician días o antes del fin de mes. Otras inician durante los primeros días del mes. Nivel de agregación: Depende de la industria. Unidad de Negocio, Familia, subfamilia, productos principales a nivel SKU, clientes principales, Familia-SKU Horizonte de Planeación: S&OP es un proceso de mediano-largo plazo. Los resultados deben ser comparados contra el plan anual. El resultado debe ser un rolling-forecast de 4 meses hacia adelante.  Considerar 12-24 meses de historia. 1. Recolección de Datos

8. 2. Planeación de Demanda Se revisa la información (ventas, desempeño, KPI’s ) Se crea el nuevo pronóstico para los siguientes 4+ meses para productos existentes y nuevos Se genera el pronóstico revisado ( management forecast ) El “Management Forecast ” no es igual que el Pronóstico Estadístico

9. 2. Planeación de la Demanda | Pilares para un mejor plan

10. 2. Planeación de Demanda | Corrección de Historia Pasos: Corrección de historia (quitar outliers , eventos no repetibles) Incorporar productos nuevos, clientes nuevos, chaining de productos nuevos Tips : Llevar bitácora de eventos pasados (desastres, stockouts , picos de venta) Segmentar por nivel de error histórico (Ejemplo: Segmento 1 - WMAPE < 20%, 2 – WMAPE medio, 3 – WMAPE > 300%) Usar distintos niveles de agregación (SKU, familia, características similares) Pronosticar sell-out y comparar con sell -in

11. ¿Cómo medir la exactitud del pronóstico?

12. ¿Cómo medir la exactitud del pronóstico? WMAPE ( Weighted Mean Absolute Percent Error)

13. 2. Planeación de la Demanda | Pronóstico Estadístico 2. Generar Pronóstico Estadístico (Excel, Forecast Pro, Demantra u otro software) Tips : Tecnología (utilizar un pronosticador potente) Entender a fondo los componentes de las series de tiempo ( estacionariedad , estacionalidad, tendencia, ciclicidad , aleatoriedad) Entender a fondo los modelos de suavización de series de tiempo (promedios móviles simple / doble, suavización exponencial simple / respuesta adaptativa / Brown / Holt / Winter Entender a fondo otros modelos (promedios móviles autorregresivos [ARIMA, Box-Jenkins], causales o econométricos, subjetivos)

14. 2. Planeación de la Demanda | Pronóstico Estadístico Técnicas Cuantitativas: Estadísticas: Se enfocan en patrones y cambios en éstos Determinísticas: Causales, establecen relación entre el factor a pronosticar y otras variables Componentes Series de Tiempo: Componente Descripción Tendencia Componente a largo plazo que representa el crecimiento o disminución en la serie sobre un período amplio Ciclicidad Fluctuación en forma de onda alrededor de la tendencia Estacionalidad Patrón de cambio que se repite a sí mismo año con año Aleatoriedad Variabilidad de las series de tiempo después de retirar los otros componentes

15. 2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico

16. 2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico Utilizar la inteligencia y conocimiento del planeador y de la gente de otras áreas (Ventas, Marketing, Inteligencia Comercial, R&D) para ajustar el pronóstico estadístico. Incorporar promociones , descuentos, cambios de precio - elasticidad, factores económicos, canibalización, competencia, proyectos especiales, tendencias de sell-out.

17. Colaboración con Marketing: Promociones, ventas especiales, descuentos, cupones, lanzamientos, eliminación de códigos, cambios de mix, campañas nacionales y regionales. Colaboración con Ventas: iniciativas comerciales, apertura / cierre tiendas, ajustes al plan de marketing, consolidación / nuevos clientes, etc. 2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico

18. Building Blocks (ejemplo) Building Blocks Colabora Nivel de Agregación Campañas y Promociones Marketing Mes – SKU - Cantidad Lanzamientos Marketing / Ventas Mes – Familia - Cantidad Precios (Elasticidad) Marketing / Ventas Mes – Familia / SKU – Cantidad Exhibiciones Marketing Mes – Familia / SKU – Cantidad Proyectos Ventas Mes – SKU – Cantidad Nuevos Clientes / Canales Ventas Mes – Canal – Familia – Cant Apertura Tiendas Ventas Mes – Familia – Cantidad Adiciones al Portafolio Marketing / Ventas Mes – Familia / SKU - Cantidad 2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico

19. 2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico Tips: Dejar que el pronóstico sea retado por los directivos , pueden tener otra visión Autoservicios (Big Box): Incorporar a un CPFR (in-plant que colabora el pronóstico con el resurtidor , analiza sell-out y existencias en piso de tienda, estrategias a mediano y largo plazo de resurtido ) Demanda intermitente o por proyectos : Colaboración detallada de proyectos (por cliente , SKU, fecha requerida ) Tomar demanda directo de software donde Ventas registra proyectos en firme ( ej : Sales Force)

20. MTO / Demanda Intermitente: Pronóstico agregado o por atributos de materia prima Beneficios: Planeación de MP’s compartidas asegurando existencias Racionalización de MP’s Mejor planeación de equipos 2. Planeación de la Demanda | Pronóstico Agregado

21. Tips : Colaboración directa con clientes grandes Entregar plan de demanda separado por proyectos y venta normal Observar lista de materias primas críticas con tiempo largo de entrega en la junta de colaboración Llenar formatos de política temporal en la misma junta de colaboración y aclarar qué productos necesitarán pedido especial 2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico

22. Tips : Analizar con mayor detalle el presupuesto por Región / No solo el Nacional Estrategia Bottom -Up y Top-Down Medir WMAPE x bodega Medir Índice de declive o ciclo de vida de producto. 2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico

23. 4. Reunión Plan de Demanda Presentación de plan de demanda cuatrimestral Por SKU a directivos de Ventas y Marketing Entregable: Plan de Demanda Consensuado 2. Planeación de la Demanda | Reunión

24. 3. Reunión de Suministro Responsabilidad de Manufactura (Planeador de Producción, Suministros, gerentes de Producción) Modificación de planes de suministro (compra y manufactura) para las familias y sub-familias de acuerdo a backlog de órdenes, plan de demanda de los siguientes meses, capacidad de planta y disponibilidad de materias primas.

25. 3. Reunión de Suministro Entregables: Plan Cuatrimestral de Producción con volumen a producir por código / familia y objetivos de inventario final Restricciones de capacidad y limitantes de MP, tiempo de entrega, costo (proveedores internos) Impactos por nuevos lanzamientos Mejores prácticas: Algunas compañías tienen una reunión formal , otras no Algunas compañías entregan el plan agregado a nivel SKU, otras a nivel familia. Make-to-Order , Design-to-Order y Finish-to-Order : Hacer plan agregado

26. 3. Reunión de Suministro Tips de seguimiento al plan KPI Precisión Plan de Producción: Medir volumen planeado vs. real, analizar buenas / malas decisiones que lleven a sobreinventario o caída en NS Seguimiento proyectos por semana Seguimiento semanal de estacionalidad

27. 4. Reunión Pre-S&OP (Partnership Meeting) Objetivos: Discutir, retar y validar los planes de demanda y suministro Tomar decisiones para balancear oferta y demanda o ante restricciones Hacer recomendaciones para la reunión ejecutiva

28. Invitados: Logística, Operaciones, Finanzas Entregables: Visión financiera actualizada del negocio (último plan de venta vs plan de negocio) Acciones recomendadas por familia de producto Restricciones de capacidad y acciones a tomar Recomendaciones para cambios en la estrategia de demanda / suministro, objetivos de inventario, lead-times. 4. Reunión Pre-S&OP (Partnership Meeting)

29. 5. Reunión Ejecutiva S&OP Objetivos: Tomar decisiones de negocio Resolver conflictos de la junta Pre-S&OP Revisar KPI’s Aprobar o tomar decisiones por familia de producto Autorizar cambios en tasas de producción o compra Tip: Incluir análisis de flujo de efectivo. Proyección de capital de trabajo, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Detectar meses con mayor restricción.

30. 6. S&OP Global Las empresas multinacionales enfrentan el problema de coordinar globalmente. Este tipo de empresas muchas veces hacen una revisión final de planes operativos y financieros a nivel global.

31. ¡Gracias!