Planificacion de proyectos cronograma

cronograma para la planificación

1. ING. ANGELISMAR TERAN
Cronograma

2. Planificación de Proyectos
La planeación es la fase en la cual van a fundamentarse
lógicamente los problemas, las hipótesis y los métodos de estudio,
es el primer paso del proceso administrativo de todo proyecto. Al
planear, se fijan los objetivos a lograr y la forma en que se van a
cumplir satisfactoriamente.
Por lo tanto el proceso de gestión de proyectos incluye
dentro de si misma una planificación específica de todos aquellos
elementos que intervienen en él, es decir; se deben tomar en
cuenta los aspectos técnicos y científicos del tema y problema
propuesto, el cual obedece a sus objetivos, todo proyecto debe
contemplar además los aspectos logísticos del cómo se va a lograr
la realización del mismo.
En conclusión la planificación es la fase fundamental de
una investigación, es la etapa del razonamiento y la previsión.

3. Planificación de Proyectos Actividad
num

Tiempo
estimado
(días
hábiles)
1
Búsqueda de antecedentes teóricos
15
2 Establecimientp de hipótesis de trabajo
(hípótesis nulas y alternas)
2
3
Formulación del cuestionario preliminar
5
4
Estudio estadístico previo para la determinación
de la muestra (obtención de datos de diversas
fuentes: Anuario estadístico, censos, etc.)
2
5 Mecanografía e impresión del cuestionario en su
versión preliminar
2
6 Entrenamiento de encuestadores para aplicar el
precuestionario.
1
7
Determinación de la premuestra para el estudio
piloto que servirá para la afinación del
cuestionario y para obtener datos
complementarios requeridos para la
determinación de la muestra definitiva.
3
8
Aplicación del cuestionario preliminar en la
premuestra (a fin de detectar errores,
omisiones, preguntas oscuras, etc.)
5
9
Tabulación y resumen de los resultados
obtenidos (para determinar si hay confiabilidad
en las preguntas, si las respuestas están muy
dispersas, etcétera)
2
10
Obtención y discusión de los comentarios de los
encuestadores a fin de pulir los procedimientos
y el cuestionario
2
11 Análisis de los resultados obtenidos en la
actividad 9 y 10
1
12
Reestructuración del cuestionario preliminar,
incorporando los comentarios de los
encuestadores, así como los resultados
obtenidos en la actividad 9.
5
13
Determinación de la muestra definitiva
5
14 Mecanografía e impresión del cuestionario
definitivo
2

Antes de comenzar a
planificar se deben recolectar
y analizar datos o
informaciones pertinentes a
la investigación, una vez
establecido estos elementos
se deben clasificar por una
parte, las actividades y, por
otra, los recursos necesarios
para llevar a cabo dicha
investigación.
A continuación se muestra
una lista a modo de ejemplo
de las actividades necesarias
para levantar una encuesta:
Actividades
Los tiempos anotados en la
lista se proporcionan como
ilustración y de ninguna
manera deben considerarse
como normas

4. De la lista de actividades anterior podemos observar
el renglón del tiempo desde allí el investigador puede
visualizar los pasos sucesivos que son necesarios dar para
llegar a su objetivo final y las posibles dificultades que
pueden presentarse, a fin de buscar la solución antes de que
el proyecto sea interrumpido.

Planificación de Proyectos
En este punto es importante
destacar que el tiempo es un
factor primordial en la gestión
de proyectos, pues todo
proyecto se encuentra limitado
por una o varias fechas de
entrega que hay que respetar y
cumplir.

5. Planificación de Proyectos
Los tiempos se deben definir en cada caso
particular y de acuerdo con la envergadura del
problema y los recursos disponibles.
Para sujetarse al calendario establecido, es
necesario planificar adecuadamente cada una de
las actividades que componen el proyecto y
distribuir el tiempo de la manera más eficaz,
teniendo presente todos los elementos que
intervienen y los posibles imprevistos que puedan
surgir.

Además de describir los objetivos, analizar los recursos necesarios o
diseñar las actividades, es preciso gestionar eficazmente el tiempo.

6. Para llevar a cabo el proceso de
administración del tiempo se utilizan los
cronogramas de actividades que no es más
que un gráfico en el que se reflejan el
principio y fin de cada actividad que
componen el proyecto.
Por lo tanto toda investigación debe
tener un cronograma de actividades tentativo
con fechas del estudio para tener una idea
general del proceso de elaboración, en
término de tiempo, días, meses y años. Cada
parte de la investigación necesita su tiempo
específico para todo evento. El cronograma
puede elaborarse en un cuadro diseñado por
el investigador.

Planificación de Proyectos

7. Cronograma de Actividades
Definiciones:
Un Cronograma es un concepto que se utiliza en varios
países latinoamericanos para mencionar a un
calendario de trabajo o de actividades. El cronograma,
es una herramienta muy importante en la gestión de
proyectos.
Es la descripción de las actividades en relación con el
tiempo en el cual se van a desarrollar, lo cual implica,
primero que todo, determinar con precisión cuáles son
esas actividades, a partir de los aspectos técnicos
presentados en el proyecto.

8. Cronograma de Actividades
Gracias a esta herramienta, se puede visualizar de
forma clara y rápida la evolución del proyecto, y
realizar un seguimiento preciso sobre el mismo. Este
seguimiento, es imprescindible en la gestión de
tiempos, lo cual ayudará a comprobar si se están
cumpliendo los plazos establecidos y a tomar las
decisiones necesarias en caso contrario

9. Algunas de las actividades dispuestas en el
cronograma pueden realizarse en forma paralela y no
necesariamente en forma secuencial. Si bien el programa de
actividades tiene por objetivo establecer tiempos para cada
actividad, no debe pensarse que es imprescindible cumplir
con la fecha fijada, si esto va en demérito de la calidad de la
investigación, pues en algunas ocasiones los tiempos
estimados son inferiores al real.


Cronograma de Actividades
Se debe tener la elasticidad y
flexibilidad suficiente para
cumplir cabalmente con la
investigación de manera exitosa
en el tiempo total previsto y sin
dificultades.

10. Para la presentación del cronograma se utilizan
generalmente diagramas, lo cual permite visualizar mejor el
tiempo de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos en
que hay varias actividades en un mismo tiempo.
Existen diversos métodos y herramientas para elaborar
los cronogramas de actividades. Su elección dependerá de las
características del proyecto y sus necesidades.
Los diagramas más comunes son los de barras,
conocidos con el nombre de diagramas de Gantt, y que se
utilizan en proyectos sencillos. Para proyectos de mayor
complejidad, y a partir de la teoría de sistemas, se utilizan los
diagramas de flechas o redes, como el PERT y el CPM.
Cronograma de Actividades

11. Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es uno de los métodos más populares,
ya que sirve para cualquier tipo de proyecto, con independencia del tamaño y
sector de la empresa. Esa sencilla herramienta permite plasmar de manera
gráfica el cronograma, a través de una serie de barras horizontales, que señalan
el inicio y fin da cada una de las actividades del proyecto y su evolución. Este
tipo de método facilita el seguimiento de las tareas y la toma de decisiones.
Diagrama PERT: el diagrama PERT (Project Evaluation and Review
Techniques) es otra de las herramientas más utilizadas para la gestión de
proyectos. Este tipo de método es muy útil para proyectos complejos y el
complemento ideal para el resto de métodos. Este diagrama permite
representar las relaciones entre cada tarea y calcular el inicio y fin da cada
actividad.
Método CPM: el método CPM (Critical Path Method) o método del camino
crítico, facilita el cálculo de la ruta más corta para completar el proyecto en
general y simplifica su seguimiento y control.
Tipos de Cronograma de Actividades

12. Pasos para Elaborar un Cronograma de
Actividades

Recopilar la información clave para elaborar el cronograma: Lo primero que se
necesita conocer es el alcance del proyecto, todos aquellos requisitos y
características que lo definen, la fecha de inicio y fin o las entregas pautadas, e
identificar los posibles obstáculos y limitaciones que pueden encontrarse.
Identificar y definir las actividades: Luego de analizar toda la información, se
determinan qué actividades se llevarán a cabo para elaborar el proyecto y el
grado de prioridad de cada una. Estas actividades deben ser planificadas,
teniendo en cuenta todos los factores y circunstancias que puedan poner en
riesgo al proyecto.
Secuenciar las actividades: Esto debido a que algunas actividades dependen de
otras, mientras que otras tareas pueden desarrollarse simultáneamente.
Establecer los recursos necesarios para cada actividad: Tanto personales,
materiales como económicos. Una ineficaz previsión de los recursos puede
provocar retrasos en las entregas y poner en riesgo el proyecto.
Estimar el tiempo para cada actividad: Una vez definida cada tarea, es el
momento de calcular el tiempo de duración de las mismas.
Distribuir las actividades: Cada miembro o equipo del proyecto debe
responsabilizarse de una serie de actividades, según su naturaleza.
Seguimiento del cronograma: Una vez elaborado el cronograma, debe ser
revisado constantemente , actualizado y mejorado siempre que sea posible.

13. Ventajas de los Cronograma de
Actividades
Proporciona una base para
supervisar y controlar el
desarrollo de todas y cada
una de las actividades que
componen el proyecto.
Facilita la evaluación de la
manera en que cada
retraso puede afectar a
otras actividades y a los
resultados finales.
Ayuda a determinar la
mejor manera de asignar
los recursos, para que se
pueda alcanzar la meta del
proyecto de manera
óptima.
Permite averiguar dónde
van a quedar recursos
disponibles, de forma que
se puede proceder a su
reasignación a otras tareas
o proyectos.
Sirve de base para realizar
un seguimiento del
progreso del proyecto.

14. Hoy día, gracias a las nuevas tecnologías, la elaboración y control de cronogramas es mucho
más fácil. Existen en el mercado variedad de softwares, tanto libres como privativos, que
sirven para el diseño de dichos cronogramas. Entre los programas más populares, cabe
destacar los siguientes:

Project libre. Con este programa gratuito se pueden crear cronogramas de manera fácil e
intuitiva. Esta aplicación también permite definir las tareas y subtareas del proyecto y
distribuir la secuencia de actividades, señalando el inicio y fin de cada una. Este software
ofrece la posibilidad de comparar la planificación inicial y final, para observar y analizar
los cambios producidos.
Microsoft Project. Es uno de los software más completos. Este programa no sólo facilita
el diseño de cronogramas de Gantt o Pert, también se puede utilizar para secuenciar las
tareas según el método de las cadena crítica.
Gantt Project. Esta sencilla aplicación facilita la creación de diagramas de Gantt. A
través de ella se puede definir las tareas de un proyecto y distribuirlas en el calendario.
Además, el software permite distribuir las actividades por equipos o recursos y visualizar
las relaciones existentes entre las tareas. El Gantt Project ofrece la posibilidad de obtener
un Diagrama de Pert asociado al proyecto.
TaskJuggler: Está desarrollado principalmente para los sistemas Linux y Unix-like. El
programa proporciona la planificación del proyecto y la solución de seguimiento de
manera superior a las herramientas de uso común, como la edición de gráficos de Gantt.
Project HQ: Similar a Basecamp, Project HQ está construido sobre Python, Pylons y
SQLAlchemy, y su base de datos es totalmente independiente. Gestiona distintas
compañías, miembros y proyectos y cuenta con minestrones y listas de tareas. Es
configurable visualmente usando CSS

Herramientas para la Elaboración de
Cronograma de Actividades

15. PHProjekt: Es una aplicación de código abierto y modular escrito en PHP para la
coordinación de actividades grupales y para compartir información y documentos a
través de la web. Como se trata de la aplicación de código abierto, se puede descargar y
utilizar de forma gratuita. El programa incluye diversos componentes, tales como grupos,
calendario, gestión de proyectos, sistema de tarjeta de tiempo, gestión de archivos, gestor
de contactos, cliente de correo y muchos otros módulos.
Trac: Es una herramienta de gestión de proyectos de peso ligero que se implementa como
una aplicación basada en web, escrita en el lenguaje de programación Python. Ideal para
la gestión de los desarrollos de software, es lo suficientemente flexible como para
utilizarla para muchos tipos de proyectos. El programa ofrece características de
administración de proyectos y de seguimiento de fallos, y más características se pueden
agregar mediante el uso de plug-ins disponibles, como el del anti-spam para diagramas
de Gantt, gestión de archivos y seguimiento de tiempo.
Redmine: Es una de las web más populares basadas ​​en la aplicación de gestión de
proyectos. Incluye gráficos de Gantt y calendario para ayudar a la representación visual de
los proyectos y sus plazos. Es compatible con múltiples proyectos. Redmine es una
aplicación de código abierto y liberado bajo los términos de la GNU General Public
License v2 (GPL) que se puede descargar y utilizar de forma gratuita. Es compatible con
múltiples bases de datos incluyendo: MySQL, PostgreSQL o SQLite

Herramientas para la Elaboración de
Cronograma de Actividades

16. Ejemplos de Software para la Creación
Cronograma de Actividades

17. Diagrama de Gantt
El diagrama de GANTT es una herramienta que le permite
al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias
para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue
inventada por Henry L. Gantt en 1917.
Otras Definiciones son:
Es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el
tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o
actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A
pesar de esto, el Diagrama de Gantt no indica las relaciones
existentes entre actividades.
Matriz donde se ubican actividades, tiempo programado
para realizarlas y responsables del cumplimiento de las
mismas.

18. Uso del Diagrama de Gantt
Programar actividades.
Vigilar el
cumplimiento de un
proyecto en el tiempo.
Determinar el avance
en un momento dado.
Asignar
responsabilidades de
cada ejecución.
Se utiliza en la
representación de los
proyectos como
cronograma de
actividades.

19. El Diagrama de Gantt se plantea en dos ejes:

Un eje Horizontal: Donde se define la escala de
tiempo, un calendario adaptado a la unidad que mejor
se adapte al modelo de proyecto que estás llevando
puede ser Día, Mes, Semana, Hora o año.

Un eje Vertical: Se plantea la tarea que se pretende
ejecutar. Se muestra cómo una especie de barra
horizontal que ocupará el tiempo necesario expresado
en el eje horizontal de la siguiente forma:

Diagrama de Gantt

21. Por lo tanto, cada tarea se representa por una línea o
barra en cada una de las filas del diagrama, mientras que las
columnas representan el tiempo en distintas unidades (días,
semanas, o meses) Dependiendo de la duración del proyecto.
La fecha de inicio y la fecha de finalización de cada tarea,
corresponden al inicio y final (respectivamente) de la barra
correspondiente a esa actividad.
Existen actividades que pueden ser simultáneas,
consecutivas y hay tareas que pueden depender entre ellas, es
decir si no se cumple una, no se puede dar inicio a la otra, hay
también sub-tareas que son pequeñas actividades necesarias
para cumplir una tarea.
Diagrama de Gantt

22. Como se Construye el Diagrama de
Gantt
• Identificar y listar todas las acciones que se deben realizar para
cumplir con un proyecto.
• Determinar la secuencia de ejecución de las acciones.
• Definir los responsables que ejecutaran cada acción.
• Escoger la unidad de tiempo adecuada para establecer el diagrama.
• Estimar el tiempo de inicio y término que se requiere para ejecutar
cada acción.
• Se puede agregar y graficar una columna más al final incluyendo
indicadores o puntos de control.

23. Software Libre para trabajar con
Diagramas de Gantt

Calligra Suite Plan
GANTTER
DotProject
GanttProject
KMKey
NavalPlan
OpenProj
Planner
ProjectLibre

24. Referencias
http://www.obs-edu.com/blog-project-management/herramientas-
esenciales-de-un-project-manager/el-cronograma-de-actividades-
herramienta-clave-en-project-management/
http://www.organizartemagazine.com/7-pasos-para-elaborar-tu-
cronograma-de-actividades/
https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt
TAMAYO Y TAMAYO, Mario. Manual del proyecto de investigación, Ed.
ICESI, Instituto Colombiano de Estudios Superiores de Incolda, Cali,
Colombia. 1988. pp. 78 a 80.
http://www.minsa.gob.pe/dgsp/obhttp://www.clasec.net/diagrama-
de-gantt-herramienta-de-planificacion-estrategica-para-tu-
empresa/servatorio/documentos/herramientas/DiagramadeGantt.pdf
http://www.clasec.net/diagrama-de-gantt-herramienta-de-
planificacion-estrategica-para-tu-empresa/