PPT Topik Seminar Nasional Mewujudkan Layanan Arsip Efektif.pptx

Arsip Dinamis

1. LogoType http://www.free-powerpoint-templates-design.com “ Mewujudkan Layanan Arsip Efektif Melalui Pengelolaan Arsip Dinamis ” E-Guru.id Instruktur : Prof. Dr. Nina Oktarina, SPd, MPd. Instansi : Universitas Negeri Semarang

2. Pengertian Arsip Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

3. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan bentuknya Berupa lembaran dan tidak berbentuk lembaran 2. Berdasarkan sifatnya Arsip tidak penting, arsip biasa, arsip penting, arsip vital, dan arsip rahasia Berdasarkan kepemilikannya Arsip lembaga dan arsip perseorangan Berdasarkan fungsinya Arsip dinamis dan arsip statis

4. Nilai Guna Arsip 1 222222 Bernilai informasi Bernilai hukum Bernilai administrasi Bernilai Ilmiah 1 2 3 4 5 6 Bernilai Keuangan Bernilai Sejarah 7 Bernilai Pendidikan

5. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem Abjad/Alphabetical Filling System Sistem Nomor/Numerical Filling System Sistem Tanggal/Chronological Filling System Sistem Wilayah/Geographical Filling System Sistem Subjek/Subjectical Filling System

6. Arsip Dinamis Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi / perkantoran sehari-hari . Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu .

7. Pengelolaan Arsip Dinamis P roses pengendalian arsip dinamis secara efisien , efektif , dan sistematis yang meliputi penciptaan , penggunaan dan pemeliharaan , serta penyusutan arsip . Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah .

8. Strategi Pengelolaan Arsip Dinamis Yang Efektif Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien , pencipta arsip perlu membuat : SOP/Tata Naskah Dinas berkaitan dengan pengelolaan arsip Klasifikasi arsip Jadwal Retensi Arsip Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip   

9. Tata Naskah Dinas Tata naskah dinas , adalah pengaturan tentang jenis , format, penyiapan , pengamanan , pengabsahan , distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan . 

10. Klasifikasi Arsip Klasifikasi arsip , adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan . 

11. Tujuan Klasifikasi Arsip Tujuan utama dari klasifikasi arsip adalah: Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat dapat ditemukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula. Semua arsip yang bersubyek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subyeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan

12. Dasar Penyusunan Klasifikasi Arsip A. Fungsi Fasilitatif Fungsi fasilitatif berkaitan dengan kegiatan pengorganisasian, kepegawaian, prosedur, kerumahtanggaan B. Fungsi Substantif Fungsi yang menjadi kegiatan pokok utama contoh di PT Penerimaan mahasiswa, Pelaksanaan Perkuliahan, Pengabdian Masyarakat, Penelitian

13. Syarat Penyusunan Klasifikasi Arsip logis faktual perbaikan berkelanjutan sistematis akomodatif kronologis

14. Empat Sistem Dasar Klasifikasi Arsip Ada empat sistem dasar untuk mengklasifikasi arsip:  alfabet Numerik alfanumerik kronologis  (Ricks etc., 1992:142).

15. Skema Klasifikasi Arsip Skema klasifikasi disusun secara berjenjang atau bertingkat dari masalah pokok (primer), sub masalah (sekunder), dan sub-sub masalah (tersier) Sebaiknya maksimal tiga tingkat sampai masalah tersier.

16. Permasalahan Klasifikasi Arsip Petugas pengelola arsip belum memahami secara benar pola klasifikasi dengan segala aspeknya. Pemberian kode yang terlalu rinci sehingga menyulitkan petugas itu sendiri.

17. Strategi Klasifikasi Arsip Klasifikasi naskah menurut masalahnya. Klasifikasi naskah sesuai dengan maksud dan tujuan pembuatannya. Klasifikasi naskah pada subyek yang paling spesifik. Klasifikasi naskah pada suatu hal yang diperkirakan paling mudah untuk diingat/dikenali kembali. Apabila masalah yang ada di dalam suatu naskah tidak mempunyai kode klasifikasi maka klasifikasikan surat tersebut pada kode yang paling mendekati dan dapat menampung permasalahan yang bersangkutan. Jangan mengklasifikasikan suatu permasalahan pada rincian yang terlalu detail. Perlu dipertimbangkan pula mengenai tugas dan fungsi suatu organisasi/instansi.

18. Contoh Klasifikasi Arsip Masalah Utama Sub Masalah Sub-Sub Masalah Kode KP Kepegawaian 00 Pengadaan Pegawai Lamaran Pekerjaan SK KP.00.1 KP.00.2 01 Pengembangan     02 Pengendalian     03 Izin     PM Pemasaran 00 Penjualan     01 Iklan Brosur Katalog Laporan Iklan PM.01.1 PM.01.2 PM.01.3 KU Keuangan       UM Umum      

19. Jadwal Retensi Arsip Jadwal retensi arsip , yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat . Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah , perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/ atau BUMD. 

20. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip , yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip . Sebagai salah satu sumber informasi , arsip harus mudah diakses oleh publik , namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis .