Presentación Administración Del Tiempo
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Aug 21, 2009
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About This Presentation
Una interesante historia de como se pierde y se puede administrar el tiempo.
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¡Bienvenidos!
• Consultor: Sebastian Lilly dHainaut.
• Coordinación Horaria
• Materiales (Apunte y Lápiz)
• ¡No permita que se le vaya una buena idea!
• Favor completar el formulario de Presentación
Personal
• Consultor: Sebastian Lilly dHainaut.
• Coordinación Horaria
• Materiales (Apunte y Lápiz)
• ¡No permita que se le vaya una buena idea!
• Favor completar el formulario de Presentación
Personal
Nombre: .....................................
Favor complete las siguientes frases y luego
entregue la hoja al Moderador.
• Me gusta......................................................................................................
• Estoy orgulloso de.....................……........................................................
• Algunas veces deseo..................................................................................
• Cuando hago algo mal.............................................................................
• No puedo.............................................................................…………………
• Si puedo ………………………………………………………………………
• La película que más me ha gustado es ..................................................
• Ser trabajador de mi empresa es……………….....................................
Favor complete las siguientes frases y luego
entregue la hoja al Moderador.
• Me gusta......................................................................................................
• Estoy orgulloso de.....................……........................................................
• Algunas veces deseo..................................................................................
• Cuando hago algo mal.............................................................................
• No puedo.............................................................................…………………
• Si puedo ………………………………………………………………………
• La película que más me ha gustado es ..................................................
• Ser trabajador de mi empresa es……………….....................................
¿Que es El Tiempo?
La mejor definición, si bien no la más
clara para el lector moderno, sigue
siendo la antiquísima definición de
Aristóteles:”El número, o la medida,
del movimiento según antes y
después”.
Para Aristóteles, como para la
mayoría de los filósofos
antiguos y medievales, la
palabra movimiento equivalía a
cambio (decían que todo lo que
cambiaba “se movía” de la
potencia al acto, es decir, de la
posibilidad a la realidad)
Video que es
el tiempo
La mejor definición, si bien no la más
clara para el lector moderno, sigue
siendo la antiquísima definición de
Aristóteles:”El número, o la medida,
del movimiento según antes y
después”.
Para Aristóteles, como para la
mayoría de los filósofos
antiguos y medievales, la
palabra movimiento equivalía a
cambio (decían que todo lo que
cambiaba “se movía” de la
potencia al acto, es decir, de la
posibilidad a la realidad)
Video que es
el tiempo
El Tiempo
Video Jar Palo
Video Jar Palo
El Tiempo
Video Jar Palo
No existe el tiempo como no existen ni el
kilómetro ni el litro, sino únicamente las
cosas que son medidas por tales patrones
convencionales.
Video Jar Palo
No existe el tiempo como no existen ni el
kilómetro ni el litro, sino únicamente las
cosas que son medidas por tales patrones
convencionales.
Que
definición
puede
dar
UD.?
El
Tiempo
definición
puede
dar
UD.?
El
Tiempo
¿ Cómo optimizamos nuestra labor ?
Tenemos que hacer mas PRODUCTIVA nuestra
función, para lo cual es necesario sacarle el
máximo de rendimiento a los recursos. Hoy, uno de los
recursos más
escasos es el tiempo,
para lo cual cada
actividad que diga
relación con la venta
u otras que nos
permita ser más
eficientes y ahorrar
tiempo es básica.
Video: MOTIVACION LABORAL
TERRY TATE+ Motivador
Español
Tenemos que hacer mas PRODUCTIVA nuestra
función, para lo cual es necesario sacarle el
máximo de rendimiento a los recursos. Hoy, uno de los
recursos más
escasos es el tiempo,
para lo cual cada
actividad que diga
relación con la venta
u otras que nos
permita ser más
eficientes y ahorrar
tiempo es básica.
Video: MOTIVACION LABORAL
TERRY TATE+ Motivador
Español
Caso: Las Piedras Grandes
Video
Video
La Administración del Tiempo
Es el arte de hacer
que sirva para el
beneficio de las
personas y de las
sociedades. Como
el tiempo no existes
en sí, la
administración del
tiempo es la
administración de sí
mismo; el manejo
adecuado de los
recursos en todo
orden, ya que no
hay una sola
realidad que se
sustraiga al tiempo.
Video que es el
tiempo+ el tiempo no
existe
Es el arte de hacer
que sirva para el
beneficio de las
personas y de las
sociedades. Como
el tiempo no existes
en sí, la
administración del
tiempo es la
administración de sí
mismo; el manejo
adecuado de los
recursos en todo
orden, ya que no
hay una sola
realidad que se
sustraiga al tiempo.
Video que es el
tiempo+ el tiempo no
existe
La Administración del Tiempo
El tiempo es como una
gota de agua que se
evapora. No podemos
físicamente, capturarlo
ni encerrarlo para
hacerlo nuestro. La
administración del
tiempo es una ilusión,
porque nadie puede
realmente administrar
el tiempo. El tiempo es
una constante. Una
medida de intervalos.
Independientemente
de quiénes somos o
que estamos tratando
de lograr, el tiempo
continúa moviéndose
al mismo ritmo.
Video que es el
tiempo+ el tiempo no
existe
El tiempo es como una
gota de agua que se
evapora. No podemos
físicamente, capturarlo
ni encerrarlo para
hacerlo nuestro. La
administración del
tiempo es una ilusión,
porque nadie puede
realmente administrar
el tiempo. El tiempo es
una constante. Una
medida de intervalos.
Independientemente
de quiénes somos o
que estamos tratando
de lograr, el tiempo
continúa moviéndose
al mismo ritmo.
Video que es el
tiempo+ el tiempo no
existe
La Administración del Tiempo
Administrar el
tiempo realmente
significa
administrarnos
nosotros
mismos,
de tal manera
que podamos
optimizar el
tiempo que
tenemos.
Administrar el
tiempo realmente
significa
administrarnos
nosotros
mismos,
de tal manera
que podamos
optimizar el
tiempo que
tenemos.
La Administración del Tiempo
Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que
tendría tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus
horas más eficientemente. El resultado es a menudo un
intento por realizar sus tareas con más rapidez,
razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos,
podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto
raramente funciona y como estrategia para usar el
tiempo es muy pobre.
Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que
tendría tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus
horas más eficientemente. El resultado es a menudo un
intento por realizar sus tareas con más rapidez,
razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos,
podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto
raramente funciona y como estrategia para usar el
tiempo es muy pobre.
La Administración del Tiempo
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas.
Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay
menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes
de tomar decisiones para solucionar problemas. Como
resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas.
Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay
menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes
de tomar decisiones para solucionar problemas. Como
resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.
• Cuando la presión no funciona, a menudo se
adopta una segunda estrategia:
“Trabajar más horas”
• El tiempo personal va
desapareciendo a medida
que se incrementa el tiempo
de trabajo. El juicio es
menos claro y problemas
que se podrían ser
resueltos en minutos por
una mente fresca, se
resuelven en horas.
adopta una segunda estrategia:
“Trabajar más horas”
• El tiempo personal va
desapareciendo a medida
que se incrementa el tiempo
de trabajo. El juicio es
menos claro y problemas
que se podrían ser
resueltos en minutos por
una mente fresca, se
resuelven en horas.
• Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias
pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo,
mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les
permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser
hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan,
siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones
de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con
acciones.
pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo,
mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les
permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser
hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan,
siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones
de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con
acciones.
La Administración del
Tiempo
Describa otras consecuencias del trabajo
excesivo:
Test de
Productividad
Tiempo
Describa otras consecuencias del trabajo
excesivo:
Test de
Productividad
La Administración del Tiempo
La
Administración
del Tiempo
Administración
del Tiempo
Prioridad
Video
Estos hombres tenía claras sus prioridades y llegaron lejos
Video
Estos hombres tenía claras sus prioridades y llegaron lejos
Prioridad
Video
Video
Prioridad
Video
Video
Prioridad
Video
Video
Prioridad
Video
Video
Prioridad
Video
Video
Mis Enemigos!
La Urgencia!
La Urgencia!
• Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
• Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
• Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
• Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
La Urgencia!
• Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
• Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
• Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
• Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
La Urgencia!
• Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
• Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
• Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
• Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
La Urgencia!
• Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
• Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
• Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
• Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION
Agrava los problemas que intenta remediar
Y que hay de
¿Usted?
¿Usted?
Y ¿Ahora que?
Veamos
Lo verdaderamente
Importante
Lo verdaderamente
Importante
Matriz de Administración del
Tiempo
Urgente NO Urgente
I
m
p
o
r
T
a
n
T
e
I
Crisis
Fechas Críticas
II
Cuadr. Calidad
Planificación
Prevención
III
Interrupciones
Reuniones
V
Actividades Escape
Trivialidades
Tiempo
Urgente NO Urgente
I
m
p
o
r
T
a
n
T
e
I
Crisis
Fechas Críticas
II
Cuadr. Calidad
Planificación
Prevención
III
Interrupciones
Reuniones
V
Actividades Escape
Trivialidades
Video tiempo
japones
TIEMPO DE
CALIDAD
En vista de que no podemos incrementar
la cantidad de tiempo que recibimos, la
calidad del tiempo se convierte en la
única variable.
Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie
más.
Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu
tiempo.
En última instancia, usas tu tiempo
como lo desea.
japones
TIEMPO DE
CALIDAD
En vista de que no podemos incrementar
la cantidad de tiempo que recibimos, la
calidad del tiempo se convierte en la
única variable.
Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie
más.
Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu
tiempo.
En última instancia, usas tu tiempo
como lo desea.
Video tiempo
japones
TIEMPO DE
CALIDAD
La forma como usas tu tiempo define quién
eres, más aún que lo que dices, lo que
vistes, lo amigos que eliges, lo que
piensas.
Mucha gente dice algo y hace lo contrario,
por ejemplo: mucha gente identifica a su
familia como el aspecto más importante de
su vida y sin embargo, invierte muy poco
tiempo en actividades familiares.
Tu compromiso para administrar tu tiempo
es realmente un compromiso contigo
mismo y con lo que es importante en
tu vida.
japones
TIEMPO DE
CALIDAD
La forma como usas tu tiempo define quién
eres, más aún que lo que dices, lo que
vistes, lo amigos que eliges, lo que
piensas.
Mucha gente dice algo y hace lo contrario,
por ejemplo: mucha gente identifica a su
familia como el aspecto más importante de
su vida y sin embargo, invierte muy poco
tiempo en actividades familiares.
Tu compromiso para administrar tu tiempo
es realmente un compromiso contigo
mismo y con lo que es importante en
tu vida.
TIEMPO DE
CALIDAD
Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dará más tiempo para
hacer las cosas.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo
permite disfrutar de su trabajo y su
descanso.
La autodisciplina significa fuerza de
voluntad para hacer las cosas que deben
hacerse antes que las queremos hacer
porque nos son más fáciles o agradables.
CALIDAD
Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dará más tiempo para
hacer las cosas.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo
permite disfrutar de su trabajo y su
descanso.
La autodisciplina significa fuerza de
voluntad para hacer las cosas que deben
hacerse antes que las queremos hacer
porque nos son más fáciles o agradables.
TIEMPO DE
CALIDAD
Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dará más tiempo para
hacer las cosas.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo
permite disfrutar de su trabajo y su
descanso.
La autodisciplina significa fuerza de
voluntad para hacer las cosas que deben
hacerse antes que las queremos hacer
porque nos son más fáciles o agradables.
CALIDAD
Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dará más tiempo para
hacer las cosas.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo
permite disfrutar de su trabajo y su
descanso.
La autodisciplina significa fuerza de
voluntad para hacer las cosas que deben
hacerse antes que las queremos hacer
porque nos son más fáciles o agradables.
TIEMPO
DE
CALIDAD
Puesto que es nuestro tiempo lo que
estamos gastando, somos nosotros
quienes debemos dominarlo, y ni dejar que
él nos domine. Y nadie podrá dominar su
tiempo mientras no esté primero dispuesto
a dominarse a sí mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado
de cientos de pequeñas y grandes
elecciones cada día, cada hora y aún cada
minuto.
DE
CALIDAD
Puesto que es nuestro tiempo lo que
estamos gastando, somos nosotros
quienes debemos dominarlo, y ni dejar que
él nos domine. Y nadie podrá dominar su
tiempo mientras no esté primero dispuesto
a dominarse a sí mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado
de cientos de pequeñas y grandes
elecciones cada día, cada hora y aún cada
minuto.
El mito de la actividad: “El ejecutivo más
lleno de trabajo es el más eficiente”. Se
confunden los resultados con la
actividad… para no llegar a ninguna
parte.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más
alto sea el nivel en que se manejan los
asuntos, tanto mejor”. Se regatea la
delegación y se pretende hacer las cosas
uno mismo “para estar en todo”:
invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones.
MITOS
lleno de trabajo es el más eficiente”. Se
confunden los resultados con la
actividad… para no llegar a ninguna
parte.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más
alto sea el nivel en que se manejan los
asuntos, tanto mejor”. Se regatea la
delegación y se pretende hacer las cosas
uno mismo “para estar en todo”:
invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones.
MITOS
El mito de la decisión aplazada: “Hay
que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos”. Lo que sucede
es que no se decide a tiempo, o no se
decide.
MITOS
que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos”. Lo que sucede
es que no se decide a tiempo, o no se
decide.
MITOS
El mito de trabajar contra el tiempo:
“El tiempo presiona al ejecutivo: se le
hecha encima”: EL más preciosos
recurso queda convertido en estorbo
y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte
del ser humano: Cierto tiempo perdido
puede ser constructivo porque ayuda a
relajarse o a reducir la tensión; sin
embargo, a veces esto puede ser algo
frustrante, especialmente cuando se pierde
el tiempo por hacer algo menos importante
de lo que se podría estar haciendo.
“El tiempo presiona al ejecutivo: se le
hecha encima”: EL más preciosos
recurso queda convertido en estorbo
y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte
del ser humano: Cierto tiempo perdido
puede ser constructivo porque ayuda a
relajarse o a reducir la tensión; sin
embargo, a veces esto puede ser algo
frustrante, especialmente cuando se pierde
el tiempo por hacer algo menos importante
de lo que se podría estar haciendo.
El mito de ahorra tiempo: “Hay que ahorrar
tiempo a través de soluciones sencillas y
fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difíciles, tratándolos
de manera superficial, de modo que se
está condenado a repetir lo que salió mal.
tiempo a través de soluciones sencillas y
fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difíciles, tratándolos
de manera superficial, de modo que se
está condenado a repetir lo que salió mal.
MITOS MITOS
MITOS
TOS
MITOS
TOS
MITOS MITOS
MITOS
TOS
¿cuáles son
sus
MITOS?
MITOS
TOS
¿cuáles son
sus
MITOS?
MITOS MITOS
MITOS
TOS
¿cuáles son
sus
MITOS?
Haga una lista con sus
5 MITOS
propios
MITOS
TOS
¿cuáles son
sus
MITOS?
Haga una lista con sus
5 MITOS
propios
Desperdiciadores de Tiempo
Desperdiciadores de Tiempo
Es cualquier cosa
que impida que un
ejecutivo alcance sus
objetivos de la manera
más efectiva posible.
Desperdiciadores
de tiempos
Externos vs.
Internos. Los
DDT se dividen
en externos, si
son
provocados por
otras personas, o
internos si son
provocados por
nosotros mismos.
Es cualquier cosa
que impida que un
ejecutivo alcance sus
objetivos de la manera
más efectiva posible.
Desperdiciadores
de tiempos
Externos vs.
Internos. Los
DDT se dividen
en externos, si
son
provocados por
otras personas, o
internos si son
provocados por
nosotros mismos.
Externos
Desperdiciadores de Tiempo
Desperdiciadores de Tiempo
Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
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• Información (Falta/exceso)
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• Información (Falta/exceso)
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• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
Desperdiciadores de Tiempo
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• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
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• Información (Falta/exceso)
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• Información (Falta/exceso)
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• Información (Falta/exceso)
Posibles Soluciones
Proyectos
Actividades por
Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B)
Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
Proyectos
Actividades por
Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B)
Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
Posibles Soluciones
Proyectos
Actividades por
Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B)
Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
Proyectos
Actividades por
Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B)
Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
Posibles Soluciones
Antes de llamar, planifica la conversación.
Trata de acortar la parte social de la
conversación, ve directo al grano y
permanece en él.
Si la conversación se
extiende innecesariamente,
busca excusas para cortarla.
Establece períodos donde no
recibirás llamadas sino sólo en
caso de emergencia.
Antes de llamar, planifica la conversación.
Trata de acortar la parte social de la
conversación, ve directo al grano y
permanece en él.
Si la conversación se
extiende innecesariamente,
busca excusas para cortarla.
Establece períodos donde no
recibirás llamadas sino sólo en
caso de emergencia.
Posibles Soluciones
Escribe menos, usa el teléfono
Escribe respuestas a cartas y memos,
anotando las respuestas al margen y
enviándolas de vuelta
Escribe respuestas a cartas y memos,
anotando las respuestas al margen y
enviándolas de vuelta
Piensa antes de escribir,
planea lo que se quieres
expresar
Usa el estilo claro, conciso y orientado
a hechos
Al escribir usa palabras sencillas
No revises una y otra vez en nombre de la
perfección, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes
Escribe menos, usa el teléfono
Escribe respuestas a cartas y memos,
anotando las respuestas al margen y
enviándolas de vuelta
Escribe respuestas a cartas y memos,
anotando las respuestas al margen y
enviándolas de vuelta
Piensa antes de escribir,
planea lo que se quieres
expresar
Usa el estilo claro, conciso y orientado
a hechos
Al escribir usa palabras sencillas
No revises una y otra vez en nombre de la
perfección, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes
Posibles Soluciones
Interrupciones y visitantes inesperados
Prevé un tiempo diario para visitantes
inesperados e interrupciones
No permitas que ciertos visitantes
inesperados tomen asiento
Recibe a los visitantes fuera de tu
oficina
No contribuyas a conversaciones
innecesarias
Aprende a decir no, especialmente
cuando te preguntan ¿Tiene un
minuto?
Interrupciones y visitantes inesperados
Prevé un tiempo diario para visitantes
inesperados e interrupciones
No permitas que ciertos visitantes
inesperados tomen asiento
Recibe a los visitantes fuera de tu
oficina
No contribuyas a conversaciones
innecesarias
Aprende a decir no, especialmente
cuando te preguntan ¿Tiene un
minuto?
Posibles Soluciones
• Reuniones
– Desalienta y
discontinúa las
reuniones
innecesarias
Pregúntate
si la
reunión es
realmente
necesaria.
¿Una
conversaci
ón
telefónica
tendría el
mismo
efecto?
• Reuniones
– Desalienta y
discontinúa las
reuniones
innecesarias
Pregúntate
si la
reunión es
realmente
necesaria.
¿Una
conversaci
ón
telefónica
tendría el
mismo
efecto?
Posibles Soluciones
¿Es necesaria mi
presencia?
Fíjate un limite de
tiempo y ajústate a
él
Prepárate para la
reunión,
resiste las
interrupciones,
mantente en el
tema
Minimiza las
conversaciones
intrascendentes.
No contribuyas
a
conversaciones
innecesarias
¿Es necesaria mi
presencia?
Fíjate un limite de
tiempo y ajústate a
él
Prepárate para la
reunión,
resiste las
interrupciones,
mantente en el
tema
Minimiza las
conversaciones
intrascendentes.
No contribuyas
a
conversaciones
innecesarias
Internos
Desperdiciadores de Tiempo
Desperdiciadores de Tiempo
¿dónde están
TUS
TUS
¿dónde están
TUS
PRIORIDADDES ?
TUS
PRIORIDADDES ?
Falta de
Planificación
Planificación
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Desperdiciadores de Tiempo
Internos
• Falta de prioridades
• Falta de planes
• Objetivos no claros
• Dejar cosas para después
• Intentar hacer muchas cosa a la vez
• Falta de autodisciplina
• Falta de habilidad y conocimientos
Internos
• Falta de prioridades
• Falta de planes
• Objetivos no claros
• Dejar cosas para después
• Intentar hacer muchas cosa a la vez
• Falta de autodisciplina
• Falta de habilidad y conocimientos
González
!!!Hoy
tengo que
vender¡¡¡
González
tengo que
vender¡¡¡
González
!!!Hoy
tengo que
vender¡¡¡
NO, mejor
hago el
MANDADO que
me pidió mi
jefe
González
tengo que
vender¡¡¡
NO, mejor
hago el
MANDADO que
me pidió mi
jefe
González
!!!Hoy
tengo que
vender¡¡¡
NO, mejor
hago el
MANDADO que
me pidió mi
jefe
Hoy tengo
que ir a
cobrar,
sÍ eso
mejor
González
tengo que
vender¡¡¡
NO, mejor
hago el
MANDADO que
me pidió mi
jefe
Hoy tengo
que ir a
cobrar,
sÍ eso
mejor
González
González
!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES
LO QUE LE PEDÍ HACE 3
SEMANAS?
!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES
LO QUE LE PEDÍ HACE 3
SEMANAS?
González
!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES
LO QUE LE PEDÍ HACE 3
SEMANAS?
EEE NO LO
RECUERDO
JEFE
!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES
LO QUE LE PEDÍ HACE 3
SEMANAS?
EEE NO LO
RECUERDO
JEFE
González
!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES
LO QUE LE PEDÍ HACE 3
SEMANAS?
EEE NO LO
RECUERDO
JEFE
¡¡¡¡¡VENGA A MI
OFICINA
AHORAAAAAA!!!
!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES
LO QUE LE PEDÍ HACE 3
SEMANAS?
EEE NO LO
RECUERDO
JEFE
¡¡¡¡¡VENGA A MI
OFICINA
AHORAAAAAA!!!
González
González
González
Glup
¡¡¡¡¡¿Es que UD no
tiene claro lo que
tiene que hacer en
su trabajo?!!!!!
Le dije la semana
pasada, que tenía
que asistir al Gte
Gral…
Glup
¡¡¡¡¡¿Es que UD no
tiene claro lo que
tiene que hacer en
su trabajo?!!!!!
Le dije la semana
pasada, que tenía
que asistir al Gte
Gral…
González
Me hará Ud ur reporte
completo de las
actividades realizadas,
no me interesa si se tiene
qie quedar toda la noche.
¡¡¿ENTENDIÓ?!!
Si don
Wenceslao
Me hará Ud ur reporte
completo de las
actividades realizadas,
no me interesa si se tiene
qie quedar toda la noche.
¡¡¿ENTENDIÓ?!!
Si don
Wenceslao
González
¿y que le pongo al
reporte si no
acompañé al GTE
Gral jamás?
¿y que le pongo al
reporte si no
acompañé al GTE
Gral jamás?
González
González
Posibles Soluciones
• Reflexión
• Decisión
• Disciplina
• No rendirse hasta haber desarrollado
nuevos hábitos
• Reflexión
• Decisión
• Disciplina
• No rendirse hasta haber desarrollado
nuevos hábitos
Identificación de Hábitos
Personales
• Ejercicio
– Haz dos listas identificando tus propios
“enemigos del tiempo”, destacando los cinco
principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima
gravedad). Haz una de los enemigos externos
y otra lista de los enemigos internos.
– Una vez que ya lograste identificar a tus
“enemigos” enlista las posibles soluciones
para cada uno de ellos.
Personales
• Ejercicio
– Haz dos listas identificando tus propios
“enemigos del tiempo”, destacando los cinco
principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima
gravedad). Haz una de los enemigos externos
y otra lista de los enemigos internos.
– Una vez que ya lograste identificar a tus
“enemigos” enlista las posibles soluciones
para cada uno de ellos.
Soluciones
• Ahora, haz dos listas más, escribiendo
soluciones de cada uno de los problemas
en la lista anterior.
• Ahora, haz dos listas más, escribiendo
soluciones de cada uno de los problemas
en la lista anterior.
Causas de la Morosidad
• Morosidad
• La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito
llega cuando se hacen en el momento preciso
las cosas realmente importantes que conducen
a los resultados deseados. Sin embargo, son
esas cosas importantes las que usualmente
dejamos para después.
• Una de las razones que nos inducen a posponer
las cosas importantes es porque tendemos a
confundir lo importante con lo urgente, y
nuestros días se ven copados de demandas y
presiones.
• Morosidad
• La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito
llega cuando se hacen en el momento preciso
las cosas realmente importantes que conducen
a los resultados deseados. Sin embargo, son
esas cosas importantes las que usualmente
dejamos para después.
• Una de las razones que nos inducen a posponer
las cosas importantes es porque tendemos a
confundir lo importante con lo urgente, y
nuestros días se ven copados de demandas y
presiones.
Causas de la Morosidad
• Morosidad
• Las cosas importantes raramente ejercen esta
clase de presión, hasta que alcanzan el estado
de crisis. El responder a lo urgente y posponer
lo importante, nos garantiza un continuo número
de crisis en nuestros trabajos y en nuestras
vidas.
• Para vencer a la morosidad, necesitamos
superar nuestra inercia, nuestra tendencia a
resistir el comienza de acciones. Una vez que la
acción ha comenzado, será más fácil
continuarla. Lo difícil es comenzar.
• Morosidad
• Las cosas importantes raramente ejercen esta
clase de presión, hasta que alcanzan el estado
de crisis. El responder a lo urgente y posponer
lo importante, nos garantiza un continuo número
de crisis en nuestros trabajos y en nuestras
vidas.
• Para vencer a la morosidad, necesitamos
superar nuestra inercia, nuestra tendencia a
resistir el comienza de acciones. Una vez que la
acción ha comenzado, será más fácil
continuarla. Lo difícil es comenzar.
Causas de la Morosidad
• Morosidad
• La morosidad conduce en la mayoría de los casos a
carrera de último minuto, resultados por debajo de la
calidad esperada, fechas topo no cumplidas, ventas
perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental
y estrés, lo cuala traduce en más tiempo improductivo.
Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de
la gerencia es tan importante como el hacer las cosas
eficientes y efectivamente.
• Las principales causas de morosidad son:
• Trabajos no placenteros
• Trabajos difíciles
• Indecisión
• Morosidad
• La morosidad conduce en la mayoría de los casos a
carrera de último minuto, resultados por debajo de la
calidad esperada, fechas topo no cumplidas, ventas
perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental
y estrés, lo cuala traduce en más tiempo improductivo.
Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de
la gerencia es tan importante como el hacer las cosas
eficientes y efectivamente.
• Las principales causas de morosidad son:
• Trabajos no placenteros
• Trabajos difíciles
• Indecisión
Uso del Tiempo
• Principios prácticos
• Para conocer qué cosa en particular
puede hacer un ejecutivo, que verdadera y
rápidamente lo haga más efectivo, y que
lo haga lograr más y disfrutar de lo que
está haciendo, es necesario saber en qué
se le va el tiempo.¡No dependa de la
memoria, pues es traicionera!
• Principios prácticos
• Para conocer qué cosa en particular
puede hacer un ejecutivo, que verdadera y
rápidamente lo haga más efectivo, y que
lo haga lograr más y disfrutar de lo que
está haciendo, es necesario saber en qué
se le va el tiempo.¡No dependa de la
memoria, pues es traicionera!
Uso del Tiempo
• Principios prácticos
• Nosotros no podemos manejar el tiempo
pasado, pero si podemos examinar en forma
objetiva y realista como lo manejamos. El
resultado final de nuestro análisis no será una
técnica, o una serie de complicadas formas
burocráticas que debamos seguir por el resto de
nuestros días: El resultado de examinar cómo
gastamos nuestro tiempo debes ser un paso
hacia el desarrollo de un sentido personal del
mismo: en que se nos va y en que debería
írsenos.
• Principios prácticos
• Nosotros no podemos manejar el tiempo
pasado, pero si podemos examinar en forma
objetiva y realista como lo manejamos. El
resultado final de nuestro análisis no será una
técnica, o una serie de complicadas formas
burocráticas que debamos seguir por el resto de
nuestros días: El resultado de examinar cómo
gastamos nuestro tiempo debes ser un paso
hacia el desarrollo de un sentido personal del
mismo: en que se nos va y en que debería
írsenos.
Autoanálisis del Uso del Tiempo
• Para quién sinceramente se propone mejorar la
administración de su propio tiempo, el primer
paso consistirá en averiguar como lo está
empleando.
• En este punto se puede dividir la próxima
semana en intervalos de quince o treinta
minutos, y al final de cada hora se registra como
se empleó esa hora.
• Se requiere autodisciplina para comenzar y
seguir adelante.
• Para quién sinceramente se propone mejorar la
administración de su propio tiempo, el primer
paso consistirá en averiguar como lo está
empleando.
• En este punto se puede dividir la próxima
semana en intervalos de quince o treinta
minutos, y al final de cada hora se registra como
se empleó esa hora.
• Se requiere autodisciplina para comenzar y
seguir adelante.
Planear las Actividades
• Diseño de objetivos
• Planes de contingencia
• El tiempo para planear, prever contingencias y
pensar en oportunidades a menudo brilla por su
ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria
o se diluye en actividades más rutinarias.
• Diseño de objetivos
• Planes de contingencia
• El tiempo para planear, prever contingencias y
pensar en oportunidades a menudo brilla por su
ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria
o se diluye en actividades más rutinarias.
Planear las Actividades
• Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables
sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse
dueños de la situación. Para esto es
indispensable planear nuestra s actividades, a fin
de optimizar lo más posible el tiempo del que
disponemos.
• Tener los objetivos por escrito y revisarlos
periódicamente (por ejemplo: diariamente, una
vez a la semana o tan siquiera cada mes), es
fundamental para no perder la orientación y no
malgastar tiempo y energía en cosas secundarias
o en actividades innecesarias.
• Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables
sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse
dueños de la situación. Para esto es
indispensable planear nuestra s actividades, a fin
de optimizar lo más posible el tiempo del que
disponemos.
• Tener los objetivos por escrito y revisarlos
periódicamente (por ejemplo: diariamente, una
vez a la semana o tan siquiera cada mes), es
fundamental para no perder la orientación y no
malgastar tiempo y energía en cosas secundarias
o en actividades innecesarias.
Planear las Actividades
• Puedo realizar una planificación eficaz si:
– Reviso mis metas y establezco tareas diarias
específicas
– Determino el tiempo que tomará realizar cada
tarea
– Anticipo los obstáculos a los que enfrentaré
– Organizo mis tareas por orden de prioridad
• Puedo realizar una planificación eficaz si:
– Reviso mis metas y establezco tareas diarias
específicas
– Determino el tiempo que tomará realizar cada
tarea
– Anticipo los obstáculos a los que enfrentaré
– Organizo mis tareas por orden de prioridad
Planear las Actividades
• Para establecer mis metas de una manera
adecuada es necesario que:
– Estén en línea con mis valores
– Sean de tiempo definido
– Estén definidas clara y específicamente
– Sean completamente mías
– Sean realistas
• Para establecer mis metas de una manera
adecuada es necesario que:
– Estén en línea con mis valores
– Sean de tiempo definido
– Estén definidas clara y específicamente
– Sean completamente mías
– Sean realistas
Organizar las Actividades
• Nos servirá para establecer prioridades a las
actividades planeadas, debiendo de clasificarlas
en tres categorías:
• Prioridad A
• “Imprescindible de hacerse”: éstas son las
actividades decisivas: Algunas de ellas entrarán
en esta categoría debido a órdenes
administrativas, requerimientos de clientes
importantes, tiempo límite significativo, u
oportunidades de éxito o desarrollo.
• Nos servirá para establecer prioridades a las
actividades planeadas, debiendo de clasificarlas
en tres categorías:
• Prioridad A
• “Imprescindible de hacerse”: éstas son las
actividades decisivas: Algunas de ellas entrarán
en esta categoría debido a órdenes
administrativas, requerimientos de clientes
importantes, tiempo límite significativo, u
oportunidades de éxito o desarrollo.
Organizar las Actividades
• Prioridad B
• ”Debe hacerse”:son actividades de valor
medio; pueden contribuir a mejorar el
desempeño pero no son tan esenciales o
no requieren de un tiempo límite
• Prioridad B
• ”Debe hacerse”:son actividades de valor
medio; pueden contribuir a mejorar el
desempeño pero no son tan esenciales o
no requieren de un tiempo límite
Organizar las Actividades
• Prioridad C
• ”Deseable de hacer” es la categoría de
menor valor. Al incluir actividades tan solo
interesantes o divertidas, podrían
eliminarse, posponerse o realizarse en
períodos de poca presión.
• Prioridad C
• ”Deseable de hacer” es la categoría de
menor valor. Al incluir actividades tan solo
interesantes o divertidas, podrían
eliminarse, posponerse o realizarse en
períodos de poca presión.
Organizar las Actividades
• Dependiendo de la fecha en que se elabore su
lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las
prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy
pueden convertirse en A el día de mañana, al
acercarse alguna fecha importante. Asimismo,
las A de hoy pueden ser la C de mañana si no
se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias
cambiaron.
• Dependiendo de la fecha en que se elabore su
lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las
prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy
pueden convertirse en A el día de mañana, al
acercarse alguna fecha importante. Asimismo,
las A de hoy pueden ser la C de mañana si no
se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias
cambiaron.
Organizar las Actividades
• Es obvio que no vale la pena pasar
demasiado tiempo en una tarea de bajo
valor: por otro lado, vale la pena invertir
tiempo en un proyecto de valor alto: Sólo
una planeación le permitirá recoger los
beneficios del tiempo invertido
sabiamente.
• Es obvio que no vale la pena pasar
demasiado tiempo en una tarea de bajo
valor: por otro lado, vale la pena invertir
tiempo en un proyecto de valor alto: Sólo
una planeación le permitirá recoger los
beneficios del tiempo invertido
sabiamente.
El Beneficio de la Planeación
• El principio de Pareto
• Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX
postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual
dice que un 80% de los resultados se obtienen con un
20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de
nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un
20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar
cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más
constructivo y cuál es usado en tareas menos
productivas. Para hacer esto tenemos primero que
analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
• El principio de Pareto
• Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX
postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual
dice que un 80% de los resultados se obtienen con un
20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de
nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un
20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar
cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más
constructivo y cuál es usado en tareas menos
productivas. Para hacer esto tenemos primero que
analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
El Beneficio de la Planeación
El Beneficio de la Planeación
• Eficiencia vs. Efectividad
• Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o
hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las
cosas correctas. En nuestras vidas es mucho
más valioso lograr efectividad que eficiencia.
• En otra palabras la eficiencia buscar lograr
resultados…va derecho al objetivo. La
efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la
efectividad es un equilibrio entre lograr los
resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados..
• Eficiencia vs. Efectividad
• Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o
hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las
cosas correctas. En nuestras vidas es mucho
más valioso lograr efectividad que eficiencia.
• En otra palabras la eficiencia buscar lograr
resultados…va derecho al objetivo. La
efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la
efectividad es un equilibrio entre lograr los
resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados..
El Beneficio de la Planeación
• Aspectos importantes a considerar
• Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro
más a la hora de la ejecución, aparte de que los
resultados serán mejores.
• Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato
y preguntándose” ¿Qué es lo que tengo que-y quiero-
hacer hoy?”. Si se escribe una lista de pendientes” y se
jerarquiza, se manejará mejor.
• Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras
palabras, evitar la realización demasiado correcta de
tareas…que no son las que se tiene que hacer.
• Aspectos importantes a considerar
• Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro
más a la hora de la ejecución, aparte de que los
resultados serán mejores.
• Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato
y preguntándose” ¿Qué es lo que tengo que-y quiero-
hacer hoy?”. Si se escribe una lista de pendientes” y se
jerarquiza, se manejará mejor.
• Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras
palabras, evitar la realización demasiado correcta de
tareas…que no son las que se tiene que hacer.
El Beneficio de la Planeación
• Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en
las que con menores esfuerzos se producen
mayores resultados. Tener presente el “principio
del 80/20” o “Principio de Pareto”. Unos pocos
esfuerzos críticos (20% por poner un número
redondo) producen la gran mayoría de los
resultados y viceversa. Evitar el empleo del
tiempo en cantidades inversamente
proporcionales a la importancia de las tareas.
• Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en
las que con menores esfuerzos se producen
mayores resultados. Tener presente el “principio
del 80/20” o “Principio de Pareto”. Unos pocos
esfuerzos críticos (20% por poner un número
redondo) producen la gran mayoría de los
resultados y viceversa. Evitar el empleo del
tiempo en cantidades inversamente
proporcionales a la importancia de las tareas.
El Beneficio de la Planeación
• No confundir el manejo de problemas con
solución de problemas. Antes de buscar
soluciones cerciorarse de tener bien definido el
problema.
• También en la medida de lo posible, señalar en
el programa diario tiempos de no interrupción
para poder concentrarse. Alternar las horas de
disponibilidad” con horas de privacía”.
• No confundir el manejo de problemas con
solución de problemas. Antes de buscar
soluciones cerciorarse de tener bien definido el
problema.
• También en la medida de lo posible, señalar en
el programa diario tiempos de no interrupción
para poder concentrarse. Alternar las horas de
disponibilidad” con horas de privacía”.
El Beneficio de la Planeación
• Asegurar la buena comunicación dentro de la
institución. Se ahorra mucho tiempo cuando
prevalecen la claridad, la concisión de los
mensajes y la retroalimentación o feedback.
• Concentrarse en las oportunidades, antes que
en los problemas. Recordar que “aquellos que
viven sepultados en los problemas, dejan pasar
de largo las oportunidades”
• Asegurar la buena comunicación dentro de la
institución. Se ahorra mucho tiempo cuando
prevalecen la claridad, la concisión de los
mensajes y la retroalimentación o feedback.
• Concentrarse en las oportunidades, antes que
en los problemas. Recordar que “aquellos que
viven sepultados en los problemas, dejan pasar
de largo las oportunidades”
El Beneficio de la Planeación
• Tener su oficina, habitación o escritorio bien
ordenado, es como tener su barco dispuesto
para la acción. Uno puede comenzar a trabajar
efectivamente.
• Uno tiene que tener claridad acerca del
propósito, de los fines y objetivos del trabajo.
Entonces, la situación le dirá cuáles son las
prioridades en términos de importancia y
urgencia, cosas que no son necesariamente lo
mismo.
• Tener su oficina, habitación o escritorio bien
ordenado, es como tener su barco dispuesto
para la acción. Uno puede comenzar a trabajar
efectivamente.
• Uno tiene que tener claridad acerca del
propósito, de los fines y objetivos del trabajo.
Entonces, la situación le dirá cuáles son las
prioridades en términos de importancia y
urgencia, cosas que no son necesariamente lo
mismo.
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