PRESENTACION DE ARCHIVO Y CICLO VITAL DE DOCUMENTO Y TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SDADSDA

1. Gestión documental bienvenidos

2. Que es un documento Un documento es un soporte que contiene un mensaje con intención comunicativa y que puede ser informativo para el receptor. Los documentos pueden ser escritos, impresos, electrónicos, gráficos o audiovisuales Los documentos son una herramienta fundamental para transmitir conocimientos, ideas y dar testimonio de hechos. También son un medio de formación y docencia, y pueden materializar los conocimientos humanos para constituir una memoria colectiva Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. Se define como documento de archivo a la información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización (pública o privada) o personas en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

3. DOCUMENTOS FACILITATIVOS DOCUMENTOS FACILITATIVOS Son aquellos de carácter general que por la información que contienen, inciden en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Estos pueden ser generados por la misma entidad o proceder de otras, no forman parte de las series documentales de la entidad y sus dependencias. Ejemplo: leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos.

4. DOCUMENTOS facultativos Son aquellos documentos que son necesarios para el funcionamientos de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantizan el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción la historia institucional. Ejemplo: inventarios, ordenes de compra, presupuesto, facturas, actas, informes, DOCUMENTOS facultativos

5. Que SON series , subserieS, y tipologías documental SERIES DOCUMENTALES CONJUNTO DE UNIDADES DOCUMENTALES DE ESTRUCTURA Y CONTENIDO HOMOGENEO, EMANADOS DE UN MISMO ORGANO O SUJETO PRODUCTOR COMO CONSECUENCIA DEL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES ESPECÍFICAS, Ejemplo: historial laboral, contratos, actas.

6. subSERIES DOCUMENTALES Conjunto de unidades documentales que forman parte de serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.

7. tipologías DOCUMENTALES Conjunto de documentos que conforman la serie o subserie documentales. Ejemplo: COMPROBANTES SERIE DOCUMENTAL COMPROBANTES CONTABLES SUBSERIE DOCUMENTAL Requisición Cotización Orden de Compra TIPOLOGIAS DOCUMENTALES Formato de anticipo Factura